ZASTOSOWANIE INTEGRATORW PRZEPYWU INFORMACJI W JEDNOSTKACH ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ

Janusz SASAK

Streszczenie: Wspczesne spoeczestwa zmierzaj w kierunku pastwa dobrobytu i spoeczestwa informacyjnego. Wan rol stymulujc ten proces peni organizacje publiczne. Szczeglnie wany staje si ich rozwj funkcjonalny wspomagany nowoczesnymi metodami wymiany informacji. Rnorodno rozwiza informatycznych i teleinformatycznych stosowanych przez organizacje publiczne sprawia, e znacznie utrudnione jest wprowadzenie standardw okrelajcych parametry rozwiza okrelanych mianem e-urzd. Waciwy dobr i zastosowanie systemw zarzdzania integratorami przepywu informacji pozwoli organizacjom publicznym usprawni komunikacj zarwno wewntrz organizacji jak te umoliwi szerszy elektroniczny dostp do danych publicznych. Zastosowanie systemw integratorw informacji zaowocowa powinno popraw jakoci obsugi i ograniczeniem kosztw funkcjonowania organizacji publicznych. Sowa kluczowe: integrator przepywu informacji, organizacje publiczne, przepyw informacji.

1. Wstp Zmiana systemu zarzdzania ze scentralizowanego na rozwizania dajce pewn samodzielno jednostkom administracji publicznej, spowodowaa zmian w sposobie widzenia zoonej problematyki zarzdzania. Koniecznym stao si opracowanie nowych metod kierowania, zasad przepywu informacji i sposobw komunikacji. Dodatkowo szybki rozwj wspczesnej gospodarki, powstawanie spoeczestwa opartego na wiedzy oraz zmiany dokonujce si w sposobach komunikowania wymuszaj na organizacjach publicznych cige doskonalenie i dostosowywanie si do nowy standardw. Powszechne w organizacjach publicznych biurokratyczne struktury organizacyjne okazay si zbyt mao wydajne, aby zapewni realizacj postawionych im zada. Jednake sama zmiana struktury organizacyjnej i zastosowanie nowoczesnych metod i technik zarzdzania jest niewystarczajca, aby zapewni waciwe wypenianie swojej misji przez te organizacje. Podstawowym problemem, jaki naley rozwiza dokonujc transformacji systemowej w organizacjach publicznych, jest sprawne zarzdzanie informacj. Gwn barier utrudniajc sprawny przepyw informacji jest sposb jej przechowywania. Wikszo archiwalnych danych do dzi jest gromadzona i przechowywana w formie papierowej, le skatalogowanej i umieszczonej w archiwach o utrudnionym dostpie. Sytuacja ta powoduje, e pozyskanie informacji z tak zorganizowanej bazy jest nie tylko czasochonne, ale i bardzo kosztowne. Niezbdnym staje si wic wprowadzenie nowoczesnych technologii i metod zarzdzania informacj do organizacji publicznych. Prowadzone przez wiele instytucji badania wskazuj, e narastajca ilo informacji sprawia due problemy z 377

jej wykorzystaniem. Piotr Maksimczuk na amach PC Kuriera podaje, e ...kady dokument jest rednio 19 razy kopiowany, co angauje ok. 70 proc. czasu pracownikw administracyjnych. Gdy powstaj nowe kopie, nikt dokadnie nie wie, czy ma aktualn wersj i co powinien z ni dalej zrobi. ...Przecitny pracownik administracyjny 35% czasu pracy powica na tworzenie dokumentw, 33% na wyszukiwanie informacji, 17 na administrowanie, 13 na komunikacj, a tylko 2% na analiz informacji. Najwikszym problemem s niezgodnoci w zapisach oraz proces nadzorowania dokumentacji [2]. Ju w 1998 Alwin Toffler twierdzi, e: ...powstaje gospodarka, ktrej nie mona analizowa za pomoc narzdzi czy poj stosowanych do tej pory [7]. Zauwaona zmiana bya pocztkowym symptomem oznaczajcym przejcie spoeczestwa z fazy postindustrialnej do fazy spoeczestwa informacyjnego. Takie spoeczestwo nie zadowala si ju posiadaniem informacji i traktowaniem jej jako strategicznego zasobu, ktry pozyskuje si ponoszc wysokie nakady, a nastpnie przechowuje. Podstaw istnienia spoeczestwa informacyjnego jest cigy, sprawny i celowy przepyw informacji, przepyw, w ktrym istotn rol peni organizacje publiczne. Realizacja tego celu moliwa jest tylko przy wykorzystaniu najnowoczeniejszych metod organizacji i zarzdzania informacj. Dlatego te, celem tego artykuu jest analiza stanu i przyblienie podstawowych zasad oraz sposobw wykorzystania integratorw przepywu informacji w zapewnieniu sprawnej komunikacji w organizacjach publicznych. 2. Systemy informacyjne Samodzielno uzyskana przez organizacje publiczne z jednej strony przypieszya proces informatyzacji tych organizacji, z drugiej jednak wprowadzia pewne bariery informacyjne wynikajce z braku kompleksowej polityki zarzdzania informacj. Brak standardw zarzdzania informacj, dowolno w wyborze rozwiza informatycznych, oraz sposobw ich wdroenia sprawiy, e w organizacjach publicznych funkcjonuje dua liczba systemw informatycznych, ktre charakteryzuj si rnymi rozwizaniami technologicznymi, funkcjonalnoci i przydatnoci do realizacji celw organizacji publicznych. Dodatkowym mankamentem tych systemw jest brak kompatybilnoci pomidzy systemami realizujcymi podobne funkcje, oraz bardzo czsto brak automatycznych kanaw komunikacyjnych pomidzy wszystkimi systemami wykorzystywanymi w danej jednostce. Rnorodno wykorzystywanych rozwiza czsto uniemoliwia elektroniczn wymian danych, powodujc tym samym konieczno zatrudniania dodatkowych pracownikw oraz opnienia i bdy w informacjach. Analizujc stosowane systemy informatyczne tylko w urzdach wojewdzkich naley zauway, e ich liczba waha si od 5-7 do 25 rnych systemw w jednym urzdzie [3] Prawie w kadym z urzdw wykorzystywane byo minimum 8-9 rnych systemw operacyjnych, a czsto znaczna cz komputerw nie miaa dostpu do sieci lokalnej. W wymienionych organizacjach uytkowano praktycznie wszystkie dostpne na rynku systemy baz danych, cznie z rozwizaniami autorskimi. Panujcy chaos w przyjtych rozwizaniach sprawia, e praktycznie niemoliwym jest sprawny i uporzdkowany przepyw informacji. Proste uaktualnienie danych czstokro wymaga kilkukrotnego wprowadzania tych samych informacji do rnych systemw, co jest powodem licznych bdw i sprzecznych informacji zawartych w rnych systemach. Sytuacja ta, wymaga nowego systemowego podejcia do zarzdzania informacj i nowej polityki informacyjnej, spjnej dla wszystkich organizacji publicznych, uwzgldniajcej procesy integracyjne polski z Uni Europejsk, oraz standardy dziaania 378

organizacji publicznych np. projekt e-urzd.. Nowoczesne spoeczestwo wymaga od administracji publicznej stosowania nowoczesnych kanaw komunikacyjnych. Z bada prowadzonych w Urzdach Pracy wynika, e klienci urzdu wyej ceni moliwo elektronicznego kontaktu z urzdnikiem ni kontakt realizowany za pomoc tradycyjnych kanaw komunikacyjnych [6]. Dlatego te celowym wydaje si zastosowanie systemw zarzdzania integratorami przepywu informacji jako czynnika porzdkujcego i usprawniajcego wymian informacji pomidzy jednostkami administracji publicznej, a jej otoczeniem. 3. Integratory przepywu informacji Czynnikiem krytycznym istnienia kadej organizacji jest obecnie nie tylko posiadanie informacji, ale i moliwo szybkiej i sprawnej wymiany informacji pomidzy poszczeglnymi jej strukturami. Bez wymiany informacji niemoliwym staje si istnienie zarwno firm jak i organizacji publicznych, a bez sprawnie i precyzyjnie wymienianej informacji niemoliwym jest rozwj. Olbrzymie iloci danych, jakie tworzone s w procesach decyzyjnych na rnych szczeblach zarzdzania, wymuszaj zastosowanie sprztu komputerowego i technik komputerowych dla przetwarzania i przesyania informacji. Dotychczasowe metody polegajce na wymianie papierowych dokumentw zawierajcych okrelone informacje staj si mao wydajne, nieprecyzyjne i trudne do zrealizowania. Ich miejsce zajmuj powoli metody elektronicznej wymiany informacji i elektronicznej wymiany danych. Tradycyjny papierowy obieg dokumentw zastpuj elektroniczne media transmisyjne, a kartki papieru zastpuj pliki na dyskach komputerw. W nowoczesnych organizacjach funkcjonujcych w spoeczestwie informacyjnym, coraz wiksz rol zaczynaj odgrywa systemy realizujce kompleksowy i zintegrowany przepyw informacji, ktrego niezbdnym ogniwem s integratory przepywu informacji (IPI). Kompleksowe rozwizanie jakie wymagane jest w opracowaniu polityki informacyjnej organizacji publicznych wymaga rozpoznania i zaprojektowania podstawowych elementw systemu informacyjnego. Do analizy istniejcego stanu i projektowania kierunkw rozwoju systemw informacyjnych dobrze jest posuy si pojciem integratora przepywu informacji, rozumianego jako tego elementu systemu sieci komputerowych, ktrego funkcje bior bezporedni udzia w przepywie i zarzdzaniu przepywem informacji w organizacjach z wyczeniem linii transmisyjnych [5]. Dziaajce w naszym kraju organizacje publiczne borykaj si z problemami okrelanymi oglnie jako niesprawno informacyjna. Niesprawnoci informacyjne w systemie zarzdzania rozpatrywa naley w dwch zasadniczych paszczyznach: informacji jako produktu i jako procesu. Wedug autorw Lesca H. i Lesca E., informacja jako produkt nie moe doznawa takich schorze jak: nadmiar, niespjno, dwuznaczno, nieodpowiednia prezentacja. W odniesieniu do informacji jako procesu, niedomaganiami mog by: niewiarygodno, dystorsja, brak sprzenia zwrotnego [1, s. 69 75]. Niektre z przyczyn powstawania niesprawnoci informacyjnej mona zredukowa dobierajc odpowiedni konfiguracj integratorw przepywu informacji. Przed zaproponowaniem systemowych rozwiza koniecznym jest wykonanie czynnoci ustalajcych: obecnie stosowane integratory sprztowe i programowe, stosowane rozwizania z dziedziny zarzdzania, kierunki przepywu i sposoby przetwarzania informacji, problemy zwizane z przepywem informacji wewntrz organizacji, 379

 oczekiwania uytkownikw systemw informatycznych, moliwoci finansowe organizacji, plany rozwojowe organizacji. Do analizy stanu integratorw organizacji konieczna jest znajomo zasad ich klasyfikowania. Wrd wielu koncepcji najprzydatniejsz wydaje si by dzielca integratory na [Por. 4, s. 236 243]: niezbdne, moliwe, perspektywiczne. Integratory niezbdne s nieodzowne w procesie przekazywania i zarzdzania informacj. Stanowi one podstaw kadego systemu informacyjnego oraz s wykorzystywane we wszystkich wariantach procesu przepywu informacji. Zalicza si do nich sprzt komputerowy poczony odpowiednim medium transmisyjnym, najprostsze oprogramowanie umoliwiajce komunikacj pomidzy komputerami, z bardzo ograniczonymi moliwociami zarzdzania przepywem informacji. Integratory niezbdne to np.: karty sieciowe, modemy, media transmisyjne, koncentratory, podstawowe oprogramowania komunikacyjne itp. Realizuj one tylko podstawowe usugi sieciowe. Integratory moliwe do zastosowania peni funkcje uzupeniajce w stosunku do integratorw niezbdnych. Stosowane s one jako opcje uzupeniajce systemy przepywu informacji, poprawiajce wydajno i skuteczno zarzdzania przepywem informacji. Nale do nich zaawansowane oprogramowania np.: zbiorw baz danych, hurtowni danych, wyszukiwarek internetowych, zintegrowanych systemw zarzdzania, elektronicznych archiww, poczty elektronicznej, oraz oprogramowania zaawansowanych urzdze sieciowych. Do moliwych integratorw sprztowych zaliczy naley przede wszystkim: przeczniki, routery i mosty. Integratory perspektywiczne stanowi wsk grup integratorw bdcych obecnie w fazie projektowania lub testowania. Integratory te mog by zastosowane w zarzdzaniu informacj i jej przepywem w przyszoci. Celem analizy obecnie stosowanych integratorw przepywu informacji jest wybr najlepszych rozwiza w istniejcych warunkach. Kolejnym krokiem jest okrelenie minimalnych wymaga sprztowych, oraz moliwoci wsppracy poszczeglnych elementw systemu. Elementy nie speniajce wymaga przeznaczone zostan do wymiany lub modernizacji. W oparciu o istniejce procedury wymiany informacji i schematy organizacyjne dokonuje si najbardziej poprawnego wyboru kierunkw przepywu informacji. Rozmieszczenie i typy stosowanych integratorw sprztowych opracowywane s na podstawie iloci i kierunkw przepywu informacji w taki sposb by zapewni najsprawniejszy przepyw informacji, z zachowaniem niezbdnych progw bezpieczestwa. Majc na uwadze potrzeby organizacji, kompatybilno i skalowalno rozwiza dokonuje si doboru najprzydatniejszych integratorw programowych. Jako podstawowe kryterium wyboru rozwizania przyjmuje si wielko organizacji, zapotrzebowanie na konkretny typ i jako informacji, plany rozwojowe i warunki finansowe przedsibiorstwa. Poznanie zasad dziaania i cech systemu zarzdzania integratorami przepywu informacji umoliwi maksymalne wykorzystanie istniejcego potencjau informatycznego, a jednoczenie zapewni jego prawidowy rozwj. Zaimplementowane w nim procedury postpowania umoliwiaj dziaanie w przypadku wystpienia awarii i w maksymalny sposb zaspokajaj potrzeby informacyjne komrek organizacyjnych przy jednoczesnej selekcji przekazywanych informacji. Tak zaprojektowany system zapewnia bezpieczny i 380

wydajny sposb przekazywania informacji, spenia normy zwizane z ustaw o ochronie danych osobowych. Przewiduje rwnie moliwo modyfikacji zastosowanych rozwiza w zalenoci od zmieniajcych si warunkw wewntrz i na zewntrz organizacji. Analizujc dane dotyczce stosowanych w urzdach administracji publicznej systemw informacyjnych i informatycznych stwierdzi naley, e proces informatyzacji prowadzony by w nich bez przeprowadzenia waciwej analizy zasobw i potrzeb informatycznych i informacyjnych. wiadczy o tym fakt, e zakupione i uytkowane systemy nie wsppracuj ze sob, nie posiadaj kanaw automatycznej wymiany danych, oraz nie wykorzystuj wsplnych baz danych. Przez to informacje dostpne w organizacjach s niespjne, niepene i czsto istotnie rnice si w zalenoci od systemu, z ktrego pochodz. Budowa nowoczesnych systemw informacyjnych i informatycznych organizacji publicznych powinna by oparta na sprawnym systemie zarzdzania integratorami przepywu informacji. Organizacj i zasady dziaania takiego systemu przedstawia rysunek 1.
Polityka Zarzdzania IPI Raporty Prognozy Struktury wiedzy Procedury i funkcje Algorytmy dziaania Metody uczenia Inteligentny System Zarzdzania Integratorami Przepywu Informacji Analizy

Zesp Menederw Zarzdzania IPI

si
RP ZIPI

Monitorowanie

Sterowanie

Administratorzy Aplikacji

Integratory Przepywu Informacji

Rys. 1. Schemat dziaania systemu zarzdzania integratorami przepywu informacji rdo: opracowanie wasne Na podstawie misji organizacji, analizy jej zada, kierunkw i metod przepywu informacji opracowywana jest oglna polityka zarzdzania integratorami przepywu informacji. Na podstawie polityki oglnej zarzdzania integratorami przepywu informacji, oraz informacji pochodzcych z inteligentnego systemu zarzdzania IPI menederowie systemu zarzdzania IPI opracowuj Regionaln Polityk Zarzdzania Integratorami Przepywu Informacji. Polityka ta w formie wytycznych dotyczcych standardw 381

przesyania i znakowania informacji przekazywana jest administratorom aplikacji. Wynikajce z przyjtej polityki procedury, funkcje, algorytmy dziaania, struktury wiedzy oraz metody uczenia si s implementowane w inteligentnym systemie decyzyjnym (ISDZIPI). Podstawowym zadaniem tego systemu jest monitorowanie integratorw i wysyanie do nich instrukcji sterujcych. Informacje o dziaaniach systemu w postaci raportw, analiz i prognoz przesyane s menederom oraz uzupeniaj baz wiedzy systemu. Inteligentny System Decyzyjny Zarzdzajcy IPI jest implementacj systemu ekspertowego podejmujcego decyzje bez kontroli czowieka. Moduowa budowa systemu zapewnia sprawno dziaania i uatwia jego rozwj. ISZIPI komunikuje si z otoczeniem za pomoc trzech interfejsw: administracyjnego, obserwacyjnego i wykonawczego. Sprzg administracyjny wykorzystywany jest przez menederw systemu zarzdzania IPI do aktualizacji zestawu procedur, funkcji i metod. Umoliwia kontrol pracy systemu, wykorzystywanie bazy wiedzy i moduu prognozujcego. Suy rwnie jako narzdzie do weryfikacji opracowywanych polityk. Interfejs wykonawczy jest wykorzystywany przez system do sterowania przepywem informacji w organizacji. Za jego pomoc system przesya rozkazy do integratorw ustalajc priorytety i drogi przekazywania informacji. Interfejs obserwacyjny przeznaczony jest do: kontroli pracy integratorw, zbierania danych, analiz zapotrzebowania na informacje, detekcji bdw i uszkodze. Rol koordynatora systemu peni modu wnioskujco-koordynujcy. Modu ten nadzoruje prac caego systemu. Gros czasu pracy zajmuje mu pobieranie informacji z moduu monitorujcego i w oparciu o wiedz zgromadzon w bazie wiedzy, oraz analiz przeprowadzon przez modu prognozujcy podejmuje decyzje. Monitorujc efekty podjtych dziaa weryfikuje i uaktualnia wiedz zawart w bazie wiedzy (system uczy si). Do przewidywania zapotrzebowania na informacj modu wnioskujcy wykorzystuje modu prognozujcy. Podjte decyzje realizowane s przez modu wykonawczy i przesyane w formie raportw regionalnym menederom systemu zarzdzania IPI. Modu monitorujcy za porednictwem sieci komputerowej czy si z poszczeglnymi integratorami przepywu informacji i korzystajc z odpowiednich funkcji obserwuje aktualne dania dostpu do informacji, kierunki i iloci przekazywanych danych oraz zakcenia wystpujce w sieci. Zebrane w ten sposb informacje przekazywane s do moduu wnioskujcego. Elementem realizujcym decyzje jest modu wykonawczy. Zadaniem jego jest sterowanie integratorami przepywu informacji zgodnie z decyzjami podjtymi przez modu wnioskujcy. Sterowanie to odbywa si poprzez wydawanie polece poszczeglnym integratorom zarwno sprztowym jak te programowym. Pierwotn struktur bazy wiedzy tworzy zesp specjalistw, a nastpnie jest ona aktualizowana i rozwijana przy wykorzystaniu moduw systemu. Wanym elementem procesu budowy bazy wiedzy jest proces uczenia si systemu. Dobrze dobrane procedury uczce umoliwiaj szybkie ewaluowanie wiedzy, a to z kolei podnosi jako procesu zarzdzania i efektywno przepywu informacji w organizacji. Moduy prognozujcy i raportujcy s elementami uzupeniajcymi system. Wykorzystywane s one przez modu wnioskujcy do weryfikacji wariantw decyzyjnych oraz informowania o podjtych przez system dziaaniach. Elementy te mog by wykorzystywane rwnie w procesie planowania i projektowania rozwoju systemu zarzdzania IPI. Pozwalaj one bowiem na sprawdzenie i weryfikacj planowanych rozwiza przed ich wdroeniem. Przy odpowiednio wysokim poziomie wiedzy modu 382

wnioskujcy systemu sam bdzie mg proponowa niezbdne zmiany w systemie integratorw przepywu informacji w formie wielowariantowych rozwiza. W proponowanym modelu rozproszonym zakada si, e na najwyszym szczeblu zarzdzania organizacji uytkowane s systemy wspomagajce zarzdzanie i systemy informowania kierownictwa. Bazy danych tych systemw zasilane s automatycznie danymi syntetycznymi pochodzcymi z baz produkcyjnych. Nad poprawnoci procesu adowania i przetwarzania danych czuwaj administratorzy pracujcy w komrce Gwnego Menedera Systemu Zarzdzania IPI. Komrka ta opracowuje plany rozwoju szkieletowej sieci korporacyjnej, ustala zasady adresacji i priorytetw w sieci. Opracowuje procedury bezpieczestwa danych, oraz podejmuje decyzje dotyczce unifikacji sprztu i aktualnych wersji oprogramowania w ramach organizacji. Dodatkowymi obowizkami menederw systemu zarzdzania IPI na szczeblu regionu s: prowadzenie polityki dotyczcej zarzdzania integratorami w regionie w ramach oglnie przyjtej polityki firmy, podejmowanie decyzji dotyczcych koniecznoci rozbudowy i modernizacji sprztu, przydzielanie praw dostpu do informacji, rozpoznawanie i realizacja potrzeb informacyjnych poszczeglnych uytkownikw. Tak opracowany i dziaajcy system powinien stanowi podstaw wszystkich systemw informacyjnych organizacji i peni rol platformy integrujcej i umoliwiajcej wymian informacji. 4. Podsumowanie Informacja dla organizacji publicznych stanowi jeden z jej najistotniejszych, ale niedocenianych, zasobw. Dlatego koniecznoci staje si siganie po coraz nowoczeniejsze narzdzia zarzdzania informacj. W wikszoci organizacji proste rozwizania techniczne, usprawniajce komunikacj i przepyw informacji, s ju dzi niewystarczajce, koniecznym staje si wic siganie po coraz nowoczeniejsze rozwizania gwarantujce sprawny przepyw informacji i skuteczne zarzdzanie. Wikszo organizacji publicznych wymaga usprawnienia kanaw komunikacyjnych, oraz opracowania nowych metod wymiany informacji. Zmiany te musz zosta poprzedzone dogbn analiz istniejcych systemw informatycznych. Celowym wydaje si wic, wykorzystanie systemw zarzdzania integratorami przepywu informacji jako podstawy funkcjonowania wszystkich systemw informatycznych i informacyjnych wspczesnej organizacji publicznej. Zastosowanie systemu zarzdzania integratorami przepywu informacji jako uniwersalnej platformy komunikacyjnej moe zmieni proporcje wykorzystania czasu pracy i przynie korzyci wynikajce z eliminacji straconego czasu na poszukiwanie i uzgadnianie dokumentacji. Zaprezentowane rozwizane moe stanowi punkt wyjcia do dalszych bada prowadzcych do opracowania skutecznych i efektywnych systemw komunikacyjnych i informacyjnych wspczesnych organizacji publicznych. Literatura 1. Lesca E., Lesca H.: Gestion de Information. Litec, Paris, 1995. 2. Maksimczuk P.: Informacje mona okiezna. PC Kurier, 7/2001. 3. Pawowska A.: Zasoby informacyjne w administracji publicznej w Polsce, Wydawnictwo UMCS, Lublin, 2002. 383

4. Sasak J.: Zarzdzanie integratorami przepywu informacji w firmach telekomunikacyjnych. [w:] Multimedia w zarzdzaniu, opracowanie i redakcja naukowa L. Kietyka, Wyd. WZPCz, Czstochowa, 2002. 5. Sasak J.: Rola systemw zarzdzania intgratorami przepywu informacji w zarzdzaniu wiedz. [w:] L. Kietyka: Integracja IT z systemami zarzdzania w organizacjach gospodarczych, Wydawnictwo Dom Organizatora, Toru, 2006. 6. Sasak J.: Informatyczne wspomaganie zarzdzania organizacjami publicznymi. WUJ, Krakw, 2008. 7. akowski J.: Fala za fal, wywiad z Alvinem Tofflerem. Gazeta Wyborcza, 2427.12.1998. Dr Janusz SASAK Instytut Spraw Publicznych Uniwersytet Jagielloski 31-007 Krakw, ul. Gobia 24 e-mail: janusz.sasak@uj.edu.pl

384