AFAS: Betaalbare bedrijfssoftware voor iedereen.

AFAS Profit:
de meest moderne geïntegreerde
bedrijfssoftware van Nederland.
Geschikt voor iedere organisatie,
in iedere branche en vanaf 5 medewerkers.
afas.nl
 PROFIT
OVER AFAS OVER PROFIT CRM LOGISTIEK PROJECTEN HRM/PAYROLL FINANCIEEL
ALGEMEEN STANDAARDSOFTWARE
Over AFAS ERP Software
AFAS ERP Software B.V. uit Leusden is een dynamisch,
solide en eigenzinnig softwarebedrijf met 300 enthou-
siaste medewerkers. Met het flexibele en geïntegreer-
AFAS is kerngezond en groeit gecontroleerd
de ERP-softwarepakket: AFAS Profit, zijn meer dan
10.000 bedrijven in Nederland, België, Luxemburg en
op de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd.
Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en
deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige
softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te
ondersteunen.
Rechtstreeks contact met de eindgebruiker
AFAS levert de software direct aan de eindgebruiker,
zonder tussenkomst van dealers. Door de rechtstreekse
relatie met de eindgebruiker weet AFAS wat er in de
markt leeft. Naast het direct contact met consultants
en supportmedewerkers, zijn er gebruikersdagen en
inspraaksessies met de productontwikkelaars. Deze er-
varing wordt direct vertaald in de functionaliteit en het
gebruiksgemak van onze software.
Altijd realtime inzicht in alle processen binnen uw hele organisatie
2 3
FLEXIBELE OVERZICHT AFAS
FUNCTIONALITEIT SERVICES
Inhoudsopgave
Over AFAS ERP Software 2
Waarom Profit ERP-software? 2
Waarom Profit ERP-software? Wat is Profit ERP 4
Efficiënter werken is noodzakelijk om als bedrijf te
overleven. Succes vereist een solide en flexibele basis, AFAS Online 5
zeker voor bedrijven die willen groeien. Uw klanten en
Algemeen: (Management)Informatie binnen handbereik 7
medewerkers worden steeds kritischer en uw organi-
satie zal op hoog niveau moeten kunnen opereren. U
zult uw dienstverlening steeds sneller en beter moeten CRM: Uw klanten echt centraal 8
organiseren. Onze ERP-software zorgt voor efficiënte
processen en lagere kosten, zodat u uw klanten en Logistiek: Optimale logistieke handelingen 10
medewerkers optimaal kunt bedienen. Meer doen met
minder mensen, zonder op kwaliteit in te leveren, is de Projecten: Realtime projectinzicht 12
grote uitdaging waar veel organisaties voor staan. De
software ondersteunt u daar mee. Is uw organisatie HRM/Payroll: Inzicht in P&O- en Payrollprocessen 14
klaar voor Profit ERP, de meest moderne en complete
ERP-software van Nederland? Financieel: Realtime inzicht in alle financiële processend 16
Met meer dan 10.000 klanten beschikt AFAS over vele
succesverhalen. Dagelijks gebruiken vele bedrijven, Informatie en flexibiliteit op maat 18
organisaties en instellingen onze software naar volle
tevredenheid. Alle functionaliteiten op een rij 20
Lees de succesverhalen op afas.nl/succesverhalen of
afas.nl/fotoverslagen AFAS Dienstverlening 22
Alle afdelingen werken met één softwarepakket, geen losse modules meer
 PROFIT
OVER AFAS OVER PROFIT CRM LOGISTIEK PROJECTEN HRM/PAYROLL FINANCIEEL
ALGEMEEN
‘Ik wil niet investeren, maar wel mijn hele bedrijf automatiseren.’
Wat is Profit ERP?
Profit ERP is één geïntegreerd softwarepakket, waarmee u alle
afdelingen van uw organisatie probleemloos automatiseert.
De software is volledig online (via internet) te gebruiken,
maar kan ook op uw eigen systemen draaien. De keuze voor
één geïntegreerde oplossing is een keuze voor efficiency. U
kunt de software van AFAS huren, hierdoor zijn investeringen
vooraf overbodig en betaalt u een vast bedrag per maand.
Meer informatie op bladzijde 5.
Profit ERP bestaat uit: CRM, HRM, Payroll, Financieel,
Logistiek, Projecten, Abonnementen, Fiscaal, Workflow- &
Documentmanagement en beschikt tevens over de volledig
geïntegreerde modules Competentiemanagement en
Cursusmanagement. Voor kleinere bedrijven tot maximaal 5
medewerkers is er Profit Small Business: het kleine complete
zusje van AFAS Profit.
4
4 5
FLEXIBELE OVERZICHT AFAS
STANDAARDSOFTWARE FUNCTIONALITEIT SERVICES
Profit HRM/Payroll
Per maand worden er in Nederland meer dan 1.000.000
verloningen verzorgd met de personele software van AFAS en
daar komen dagelijkse vele loonstroken bij.
Profit Accountancy
Met meer dan 850.000 fiscale aangiftes met Profit Fiscaal is
AFAS Accountancy Software marktleider in Nederland. Profit
Accountancy bestaat uit: CRM, HRM, Payroll, Financieel, Uren/
Declaraties, Fiscaal, Workflow- & Documentmanagement.
Uiteraard zijn deze producten ook als deeloplossing inzetbaar.
Voor kleinere kantoren is er Profit Accountancy Lite, het kleine
complete broertje van Profit Accountancy
Meer informatie op afas.nl/profit
Een pc met internet is alles wat u nodig heeft
AFAS Online ERP
Met AFAS Online beschikt u over de nieuwste generatie
zakelijke ERP-software via internet. Nooit meer zelf software
installeren, onderhouden en updaten. Meer dan 25% van
alle klanten van AFAS werken online. AFAS Online biedt
transparantie voor een vast bedrag per medewerker, per
maand. U gebruikt AFAS Online in combinatie met Profit ERP of
onderdelen daarvan. Bij Profit Online ERP is applicatiebeheer
inclusief. In tegenstelling tot veel online applicaties, beschikt u
met AFAS Online over de complete, uitgebreide functionaliteit
van Profit ERP. Met AFAS Online werkt u met Profit ERP alsof
het op uw eigen pc draait!
Meer informatie op afasonline.nl
Huren of kopen?
Het huren van ERP-software heeft veel voordelen. Zonder
investeren profiteert u toch van nieuwe software om uw
klanten optimaal van dienst te zijn en te besparen op tijd en
geld. Een vast bedrag per maand per medewerker geeft u
financiële ruimte om te blijven ondernemen.
Meer informatie op afas.nl/huren
Automatiseringskosten
Automatiseringskostenworden flexibel
worden flexibel
 PROFIT FLEXIBELE
OVER AFAS OVER PROFIT CRM LOGISTIEK PROJECTEN HRM/PAYROLL FINANCIEEL
ALGEMEEN STANDAARDSOFTWARE
‘Ik wil klantinformatie eenvoudig vastleggen en delen.’
Uw eigen agenda volledig geïntegreerd in de Profit Agenda
Ontwikkelingen rondom uw organisatie
volgen elkaar in een razend tempo op. Zo
wilt u op elk moment van de dag beschik-
ken over de laatste prospect-, klant- en
leveranciersgegevens. Door de integratie
van AFAS Profit met Microsoft Exchange
heeft u snel toegang tot de laatste infor-
matie over alle organisaties en personen
waarmee u zaken doet, of zaken wilt
doen. Bent u onderweg? Met uw PDA ge-
koppeld aan Profit vindt u alles realtime
en vliegensvlug. Uw medewerkers moe-
ten altijd en overal kunnen beschikken
over de laatste informatie om de juiste
beslissingen te kunnen nemen. Overzicht
en inzicht, daar draait het om.
Profiteer optimaal van uw (bedrijfs-)
agenda
Een e-mail van uw klant of prospect legt u
met één muisklik vast in het juiste dossier
en de Profit Agenda. Deze is via Exchange
gesynchroniseerd met Microsfot Outlook,
zodat u nooit een afspraak mist of juist een
dubbele afspraak maakt.
6 7
OVERZICHT AFAS
FUNCTIONALITEIT SERVICES
Signalen: uw digitale knoop in de zakdoek
Na het bijwerken van de agenda ziet u
via het intranet van Profit (ProfitWeb) alle
openstaande acties en signalen. Een signaal
attendeert medewerkers op belangrijke
gebeurtenissen, zoals een jubileum, het
overschrijden van een betalingstermijn of het
scoren van een belangrijke order. Een stuk
extra flexibiliteit die de betrokkenheid van
medewerkers bij uw organisatie vergroot.
AFAS Profit genereert signalen op een door u
vast te stellen tijdstip en toont deze bij door
u geselecteerde gebruikers. De gebruiker
leest het signaal, onderneemt actie en han-
delt het signaal af. Op deze manier worden
iedere dag de zaken afgehandeld die op dat
moment belangrijk zijn. U krijgt standaard
meer dan tachtig uitgewerkte signalen voor
alle Profit-producten meegeleverd. Op basis
van deze signalen kunt uw eigen zakelijke
inspiratie gebruiken om nieuwe signalen
maken. Het is ook mogelijk om een signaal
te koppelen aan een workflow of e-mail.
Managementinformatie
Continu inzicht in trends en stuurgetallen
zijn essentieel binnen de organisatie en elke
afdeling. Alle informatie is op één plaats te
vinden en zelf samen te stellen. Dankzij dy-
namische cockpits en rapporten kunt u alle
beslissingen van vandaag en morgen nemen
op basis van trends en actuele cijfers. Com-
plete managementinformatie op maat voor
zowel de directie als het management.
Om vandaag de dag winstgevend te blijven,
moet u niet alleen uw interne bedrijfsproces-
sen op orde hebben, maar ook de commu-
nicatie met uw leveranciers en klanten moet
zo optimaal mogelijk verlopen. Waardevolle
informatie uit alle klantprocessen bekijkt
u realtime via cockpits. Deze geven u een
betrouwbaar en actueel beeld op de door u
zelf gedefinieerde afdeling- of organisatie
indicatoren.
Realtime managementinformatie onder andere op uw PDA
Procesautomatisering dankzij workflows
Een workflow borgt alle processen binnen uw
organisatie, zorgt voor inzicht en overzicht,
zodat u alle processen op een standaardmanier
kunt beheren. Niet alleen voor u, maar voor de
hele organisatie, afhankelijk van de gekozen
autorisatie. Op elk willekeurig moment kunt u
de status van het proces volgen, analyseren
en rapporteren. Standaard worden specifieke
workflowmodellen meegeleverd. Uiteraard kunt
u ook uw eigen workflows samenstellen en de
door AFAS meegeleverde workflows op maat
maken. Proces-automatisering in optima forma,
dankzij de volledig geïntegreerde moderne ERP-
software van AFAS.
Meer informatie op afas.nl/algemeen
Realtime inzicht in alle klantprocessen
 PROFIT
OVER AFAS OVER PROFIT CRM LOGISTIEK PROJECTEN HRM/PAYROLL FINANCIEEL
ALGEMEEN
‘Mijn medewerkers weten precies welke acties ze nog moeten ondernemen.’
De kwaliteit van het contact tussen een organisatie en
haar zakenrelaties is afhankelijk van informatie die me-
dewerkers ter beschikking staat. Met de geïntegreerde
CRM-oplossing zijn al uw klantgegevens centraal op-
geslagen en voor de juiste medewerkers beschikbaar.
Bovendien voorziet Profit CRM in het vastleggen van de
juiste verbanden tussen personen en organisaties. Ook
kan een persoon aan meerdere organisaties worden ge-
koppeld. Het systeem is daarbij flexibel in te richten naar
uw eisen en wensen.
Meerwaarde van CRM
Gewoon je werk doen met CRM klinkt eenvoudig en is het
ook. Maar de echte meerwaarde van CRM komt pas boven-
drijven als dit geïntegreerd is met andere onderdelen. In het
dagelijkse verkoopproces werken met meerdere applicaties
leidt tot problemen. Niet bij Profit CRM: alles draait immers
om de klant. De afspraken met de klant liggen vast in de
Profit Agenda. De tevredenheid van de klant en alle offertes
Alles draait om de klant!
8 9
FLEXIBELE OVERZICHT AFAS
STANDAARDSOFTWARE FUNCTIONALITEIT SERVICES
zijn keurig geborgd in zijn eigen digitale dossier. Voor ieder-
een inzichtelijk, zodat alle medewerkers beschikken over de
gewenste en actuele informatie. Alle informatieverwerking
rondom een klant verloopt gemakkelijk en overzichtelijk. Met
Profit CRM kijkt u met één interface over alle afdelingen heen
en heeft u inzicht in de klantprocessen.
Maak, test en zend uw e-mailing
Wilt u meer omzet halen uit bestaande en nieuwe klanten?
Houd uw prospects en klanten op de hoogte van uw organi-
satie, uw diensten en producten. Voor het maken, beheren
en versturen van (e-)mailingen heeft u geen technische of
software specifieke kennis (zoals HTML) nodig. Met Profit
CRM verstuurt u vanuit Profit op eenvoudige wijze een geper-
sonaliseerde e-mail. Of het nu een e-nieuwsbrief, een leadge-
nererende mailing of een uitnodiging voor een evenement is, u
verstuurt het snel dankzij de Exchange- of Outlook-koppeling
met Profit. Alle verstuurde digitale mailingen worden opgesla-
gen in de betreffende dossiers.
De digitale klantenkaart in Profit
Inzicht in het verkoopproces
Nieuwe klanten zijn van levensbelang. In de forecast van Profit kunt u het verkooptraject van
begin tot eind volgen en managen. U kunt snel nagaan hoeveel offertes er uitstaan en om welke
redenen uw offertes zijn geaccepteerd of afgewezen. Hierdoor ontstaat waardevolle informatie
over uw prijzen, concurrentie en dienstverlening. Ook heeft u altijd zicht op het slagingspercent-
age per klant of de resultaten per verkoper binnen uw organisatie. Daarnaast weet u wat er
de komende maanden in de ‘pijplijn’ zit qua orders en omzet. Gedetailleerde afwijzing- of suc-
cesanalyses zijn hierdoor eenvoudig te maken.
Profiteer van uw klanten
CRM is zo oud als de weg naar Rome. De oude kaartenbak van vroeger met persoonlijke en
sociale informatie van de klant is allang achterhaald. Uw klant wil nog steeds persoonlijk bena-
derd en goed geïnformeerd worden. Om de moderne, mondige klant goed te benaderen, is
echter heel veel informatie en vooral combinatie van informatie nodig. Profit CRM vormt hierin
de basis voor goed relatiemanagement.
De kracht van geïntegreerd werken
Eén klantenbestand, één cursus, één applicatiebeheerder en één look & feel van de software
borgen de acceptatie en het werkplezier van uw medewerkers.
Alle klantinformatie bij de hand en veel handigheidjes:
• Koppeling tussen (bedrijfs)agenda en het digitaal dossier;
• Snelle mailmerge naar Excel en Word met één druk op de knop;
• Vastleggen van e-mail vanuit Outlook in het dossier in één handeling;
• Logische snelkoppelingen door uw medewerkers naar eigen inzicht te plaatsen.
Meer informatie op afas.nl/crm
Het lijkt gemaakt voor mij!
 PROFIT FLEXIBELE OVERZICHT AFAS
OVER AFAS OVER PROFIT CRM LOGISTIEK PROJECTEN HRM/PAYROLL FINANCIEEL
ALGEMEEN STANDAARDSOFTWARE FUNCTIONALITEIT SERVICES

‘Ik verdien mijn geld met een efficiënt en effectief logistiek proces.’
Weergave Artikelcockpit
Bij Profit Logistiek draait alles om gebruiksgemak, snelheid en overzicht. Vanuit Profit
Logistiek maakt u vanuit een nieuwe of bestaande klant direct een offerte aan, waarbij
automatisch de juiste klantgegevens, artikelinformatie en prijsafspraken worden mee-
genomen. Vanuit Profit mailt u deze offerte gelijk naar de klant. Geen Word- of Excelof-
fertes meer met verkeerde prijzen of adressen en op alle afdelingen altijd werken met
dezelfde gegevens.
Van zand tot klant
Uw klant is akkoord met de offerte? Met één druk op de knop zet u uw offerte om in een
verkooporder. Veel informatie in offertes, orders en facturen gebruikt u steeds opnieuw. Denk
hierbij aan documentteksten, speciale afspraken en leveringsvoorwaarden. U kunt deze cen-
traal beheren en koppelen aan uw huisstijl en betreffende standaard. Uw offertes, orders,
pakbonnen en facturen zijn dus afgestemd op uw bedrijf en altijd actueel.
Uw handelsmarge is gegarandeerd
Op elk moment kunt u in Profit de status volgen van uw offerte of order. Nog snel op verzoek van
de klant enkele wijzigingen doorvoeren? Geen enkel probleem. Iedereen werkt met hetzelfde
digitale document en elke wijziging kunt u in het digitaal dossier van de klant terugvinden. Er
is nooit meer een offerte of getekende klantopdracht zoek. Werkt u met prijsstaffels, kortingen,
samenstellingen, serienummer, EDI, meerdere magazijnen, eenheden en partijregistratie? U
kunt het allemaal kwijt in Profit Logistiek. Ook kunt u zelf een digitale catalogus aanmaken met
afbeeldingen van de artikelen en de juiste prijzen voor die specifieke klant. Bang dat uw me-
dewerkers teveel korting verlenen? De instelling ‘marge per artikel’ zorgt ervoor dat uw marge
altijd zeker is.
Duidelijk overzicht van factuurregels inclusief status
Snel en foutloos digitaal factureren
Ook de facturering van artikelen, activiteiten of samenstellingen verloopt snel en foutloos. Met één
druk op de knop worden de facturen naar de klant gemaild. Is nog niet elke klant zover? In het
klantprofiel kunt u aangeven of de factuur per post of per e-mail verstuurd wordt. Optimaal inzicht
in de status van de facturen zorgt voor rust en duidelijkheid voor alle betrokken afdelingen. Omdat
alle voorwaarden, informatie en prijzen reeds in een eerder stadium zijn vastgelegd, hoeft u alleen
de juiste factuurgegevens te selecteren en uw factuur is klaar. Een prettig idee. Bovendien wordt uw
factuur automatisch in de juiste financiële administratie geboekt en verwerkt. Nadat u de factuur vol-
ledig heeft voltooid, zijn de betreffende dagboeken bijgewerkt en staat de openstaande post bij uw
debiteur. Klaar om betaald te worden.
Facturen verzamelen en digitaal verwerken
Ook het verzamelen van facturen en creditnota’s zijn voorzien in Profit Logistiek. De facturen
kunt u in een keer en per e-mail versturen aan uw klanten. Dit scheelt u veel tijd en geld. Profit
slaat de verstuurde facturen automatisch op in het digitale dossier van de klant. Geen kostbaar
papieren archief, waarbij de zoektocht naar die ene factuur altijd teveel tijd kost. Via de klant of
de openstaande post zoomt u eenvoudig door naar de betreffende factuur.
Innovatie in Profit Logistiek
Is snelheid en nauwkeurigheid geboden met het inboeken of orderpicken van uw goederen?
Profit Logistiek beschikt over uitgebreide mogelijkheden om handscanners en andere innova-
tieve scantechnieken te koppelen. Menselijke fouten worden uitgesloten en de snelheid van
handelen neemt toe. Vele organisaties gingen u voor en profiteren dagelijkse van de vele voor-
delen van Profit Logistiek.

Meer informatie op afas.nl/logistiek

Professionele offertes zijn ons visitekaartje

10 11
 PROFIT FLEXIBELE OVERZICHT AFAS
OVER AFAS OVER PROFIT CRM LOGISTIEK PROJECTEN HRM/PAYROLL FINANCIEEL
ALGEMEEN STANDAARDSOFTWARE FUNCTIONALITEIT SERVICES

‘Ik wil totale grip op mijn projecten.’

Projectinformatie voorhanden op de digitale projectkaart
Met Profit Projecten houdt u eenvoudig overzicht over alle uw externe en interne
projecten, de begrote en gerealiseerde uren, de budgetten en alle overige projectge-
gevens. Uw projectgegevens zijn door de volledige integratie met CRM, Financieel
en HRM altijd up-to-date. Op deze manier voorkomt u pijnlijke financiële verrassin-
gen en houdt u optimale controle over alle projecten van uw organisatie.
Projecten lijden of leiden?
In de projectcockpit ziet u van dag tot dag de voortgang van uw interne en externe projec-
ten. De door de medewerkers geregistreerde uren in de nacalculatie zijn netjes bijgewerkt
en kunnen gematched worden met de begroting in de voorcalculatie. Uren zijn automa-
tisch gekoppeld aan de juiste kostprijs en verkoopprijs. Tevens kunnen deze uren automa-
tisch aan uw klanten worden gefactureerd. Vanuit Profit Financieel worden inkoopfacturen
rechtstreeks geboekt op het project. Totale controle geeft rust en overzicht bij u en uw
projectmedewerkers.
Controle is beter
Het vastleggen van de uren in de nacalculatie is tevens mogelijk
via ProfitWeb, het intranet van Profit. Via internet even inloggen
aan het einde van de dag, de uren registreren en eventueel een
taak afhandelen. U en uw medewerkers hebben altijd optimaal
inzicht. Bij de invoer van de uren controleert Profit automatisch
of de ingevoerde gegevens geldig en compleet zijn. Met de
standaardrapporten en uitgebreide mogelijkheden tot manage-
mentrapportage kunt u snel analyseren hoe het staat met de
projectkosten, -opbrengsten, onderhanden werk, directe en
indirecte uren.
Tijdens uw vakantie gaat het werk door
Tijdens uw verlof of ziekte, kunt u zich door een collega laten
vervangen. Uw eigen autorisatie is dan gedurende uw afwe-
zigheid beschikbaar voor de door u aangegeven vervanger.
Bij de inrichting kunt u aangeven om welke taken het gaat.
Zo kunnen bijvoorbeeld workflows en signalen gewoon afge-
werkt worden en ontstaan geen wachtrijen met taken.
Meer informatie op afas.nl/projecten
Periodieke facturen
Bij terugkerende facturen, bijvoorbeeld omdat u werkt met
onderhoudscontracten of abonnementen, kunt u gebruik ma-
ken van Profit Abonnementen. Deze periodieke facturen kunt
u uitstekend automatiseren, zodat deze altijd en op het juiste
moment worden gefactureerd. Bovendien kunt u in Profit
Abonnementen eenvoudig alle abonnementeneigenschappen
zoals verlengingstermijn, opzegtermijn en factureringsinter-
val aanpassen.
Meer informatie op afas.nl/abonnementen

Medewerkers zijn de basis

Vanuit Profit HRM worden de gegevens van de medewerkers up-to-date gehouden. Zit een
medewerker nog in de juiste organisatorische eenheid, is een medewerker ziek of heeft
hij een andere functie met een ander salaris gekregen? Al deze zaken bepalen of iemand
uren kan registreren en tegen welk tarief in de nacalculatie van Profit Projecten. Wordt
iemand ziek of gaat deze persoon met vakantie, dan staan deze uren automatisch in de
nacalculatie verwerkt. De uren kunnen nooit per ongeluk gefactureerd worden en worden
tevens getoond in de Profit Agenda. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om de gewerkte
uren van bepaalde medewerkers te verlonen in Profit Payroll op basis van de daadwerke-
lijk gewerkte uren. Automatisch elke maand het juiste salarisstrookje zonder handmatige
aanpassingen. Uren boeken via Windows Explorer

Help uw medewerkers snel en slim te werken

12 13
 PROFIT FLEXIBELE
OVER AFAS OVER PROFIT CRM LOGISTIEK PROJECTEN HRM/PAYROLL FINANCIEEL
ALGEMEEN STANDAARDSOFTWARE
‘Ik wil inzicht in essentiële medewerkersprocessen.’
Het digitale smoelenboek
Het vak van de P&O manager en salaris-
administrateur verandert in snel tempo.
Besteedden deze afdelingen tot voor een
paar jaar geleden nog veel tijd aan ad-
ministratieve handelingen, tegenwoordig
worden hele andere eisen gesteld en zijn
de verwachtingen vanuit de organisatie en
medewerkers drastisch veranderd.
Meer tijd voor beleid
Weet u precies hoe uw organisatie ervoor
staat? Heeft u in één oogopslag inzicht in de
voor ú belangrijke managementinformatie?
U wilt –net als iedere zichzelf respecterende
P&O-manager in Nederland- dagelijks realtime
inzicht hebben in belangrijke ken- en stuur-
getallen, zodat u op tijd kunt bijsturen. U wilt
immers niet achter de feiten aanlopen!
Dit is het uitgangspunt waarop AFAS haar
HRM/Payroll-software (Profit HRM/Payroll)
heeft gebouwd. AFAS maakt deze gegevens op
een eenvoudige manier inzichtelijk met onder
andere de HRM-cockpit. Een verzameling van
gegevens die u naar eigen wens kunt samen-
stellen en die u ieder moment van de dag de
actuele stand van zaken toont. Zo bent u niet
alleen trendsetter, maar kunt u ook anticiperen
en informeren!
Inzicht in P&O-beleid is onmisbaar
14
OVERZICHT AFAS
FUNCTIONALITEIT SERVICES
Van administreren naar profiteren
Hoeveel tijd besteedt u daadwerkelijk aan
beleid? Dagelijks wordt u geconfronteerd met
de afhandeling van administratieve zaken,
zoals het verwerken van papieren verlofaan-
vragen, het wijzigen van NAW-gegevens van
medewerkers, het uitprinten en versturen van
salarisstroken en natuurlijk het printen en
distribueren van het personeelshandboek. Met
Profit HRM/Payroll vindt de invoer plaats bij de
bron. Veel processen worden gestuurd door
workflows en digitaal verwerkt. Dit verkleint de
kans op fouten en het bespaart u enorm veel
tijd en geld.
Employee Self Service (ESS)
De basisgedachte achter ESS is dat informatie
voor iedereen (geautoriseerd) toegankelijk en
raadpleegbaar is. Zo zijn de medewerkerge-
gevens (ziek, verlof, dossier, opleidingen, wa-
genpark, etc.) direct oproepbaar door de me-
dewerker en/of de manager. Daarnaast kunt u
de medewerker meer zelf laten doen, zoals het
muteren van zijn eigen NAW-gegevens en het
aanvragen van verlof. Hiermee verhoogt u de
betrouwbaarheid van de gegevens aanzienlijk,
zal de werkdruk verminderen en het werkple-
zier toenemen.
Manager Self Service (MSS)
Niet alleen medewerkers, maar ook het
management kan uw taken verlichten door
bepaalde activiteiten en handelingen digitaal
te verwerken. Zo kan de verwerking van een
verlofaanvraag, studieaanvraag of declaratie
eenvoudig worden geaccordeerd door de ma-
nager.
Meer informatie op afas.nl/HRM
Het verloningsproces: één druk op de knop
Salarisverwerking is in de visie van AFAS een
logisch gevolg van de registratie van perso-
neelsgegevens. Als de gegevens van mede-
werkers, looncomponenten en maandelijkse
mutaties - zoals uren en overwerk - goed zijn
vastgelegd, is verlonen niet meer dan één druk
op de knop. Feitelijk vindt de salariscontrole
plaats in het primaire proces: het vastleggen
van personeelsgegevens. De output – de (digi-
tale) loonstrook – is dan altijd juist! Tijdens het
verlonen worden journaalposten, loonstroken,
betaalbestanden pensioenbestanden en de
loonaangifte automatisch aangemaakt.
Digitale loonstrook
Na de verwerking en accordering van de sala-
rissen in Profit Payroll kunnen de loonstroken
digitaal verstuurd worden naar de medewerker.
Deze ontvangt in zijn inbox een e-mail met in
de bijlage de (eventueel met een wachtwoord
beveiligde) loonstrook in PDF-formaat. Deze di-
gitale loonstrook wordt ook automatisch in het
dossier van de medewerker geplaatst, zodat
inzicht en controle achteraf altijd mogelijk blijft.
Meer informatie op afas.nl/payroll
Proformaberekening
op scherm
Digitale loonstrook
15
 PROFIT FLEXIBELE
OVER AFAS OVER PROFIT CRM LOGISTIEK PROJECTEN HRM/PAYROLL FINANCIEEL
ALGEMEEN STANDAARDSOFTWARE
‘Financiële processen moeten duidelijk en eenvoudig zijn.’
Goedkeuren inkoopfactuur met workflow
Geen wirwar aan financiële transacties,
maar een duidelijke structuur in de dag-
boeken en overzichten. Met vele dage-
lijkse verkoop- en kostenmutaties vanuit
Projecten, Logistiek, Abonnementen en/of
Payroll is overzicht en controle essentieel.
Financiële eenvoud
Medewerkers op de financiële administratie
zijn vaak bezig met registreren. Afdelingen le-
veren gegevens aan die handmatig omgezet
worden naar journaalposten in het financiële
pakket. Profit Financieel is volledig geïnte-
greerd met CRM, Fiscaal, Abonnementen,
Logistiek én Projecten. Door deze integratie
verdampen veel registrerende werkzaam-
heden en is dubbele invoer verleden tijd.
Hierdoor kunt u ‘boekhouden met het licht
uit’. Profit verzorgt de foutgevoelige en repe-
terende boekingen. U kunt zich bezighouden
met echt belangrijke zaken zoals het infor-
meren van het management en de overige
medewerkers, de controle op debiteuren en
crediteuren en het inzichtelijk maken van de
financiële cijfers.
Continu de financiële vinger aan de pols
16
OVERZICHT AFAS
FUNCTIONALITEIT SERVICES
Onmisbare financiële hulpmiddelen
Naast de registrerende werkzaamheden zijn
er vele financiële processen die van groot be-
lang zijn voor de realisatie van uw financiële
doelstellingen. U volgt ze op de voet en ze
zorgen ervoor dat u achteraf niet voor ver-
rassingen komt te staan. Zo kunt u in Profit
Financieel gebruik maken van volledig geïn-
tegreerde functionaliteiten zoals:
• Budgetteren met reserveringen, verplich- worden en bij de bron worden hersteld. Hier-
tingen en budgetscenario’s;
• Vaste Activa met automatische
afschrijvingen;
• Inlezen en automatisch verwerken van
bankafschriften;
• Workflow inkoopfactuur, vrijgeven voor
betaling na de digitale goedkeuring;
• Digitaal factureren (e-factureren), alle
inkoop- en verkoopfacturen automatisch
verwerken en archiveren.
Aanmanen en betalen
‘De klant is koning’ maar moet wel betalen.
Het aanmaningsproces zorgt dat u bovenop
uw geld kunt zitten. Een duidelijk signaal
naar uw afnemers. Dankzij vele standaard-
rapportages en overzichten verloopt dit
proces bijna geheel automatisch. U stuurt op
de uitzonderingen.
Fouten herstellen in plaats van corrigeren
Inzicht en overzicht zijn belangrijk voor elke
organisatie. Of het nu gaat om één admi-
nistratie of om meerdere, u wilt precies de
juiste informatie zien. Foutjes liggen altijd op
de loer en dus is eenvoud van groot belang.
Fouten kunnen snel en makkelijk opgespoord
door zijn er geen vervelende gevolgen die u
later veel tijd en geld kosten om op te sporen
en te verklaren.
Financiële managementinformatie
op maat
Continu de financiële vinger aan de pols van
uw organisatie: Kengetallen, trendanalyses,
geavanceerd of eenvoudig. U heeft ze nodig De debiteuren cockpit
om uw afdeling en organisatie te sturen. Alle
Overzicht betalingsgegevens
gegevens uit de diverse onderdelen komen
samen in Profit Financieel en geven u een van een debiteur
helder en transparant totaalbeeld, zodat u op
tijd en op basis van actuele feiten de juiste
beslissingen neemt.
Meer informatie op afas.nl/financieel
17
 PROFIT FLEXIBELE OVERZICHT AFAS
OVER AFAS OVER PROFIT CRM LOGISTIEK PROJECTEN HRM/PAYROLL FINANCIEEL
ALGEMEEN STANDAARDSOFTWARE FUNCTIONALITEIT SERVICES
‘Ik wil de beste standaardsoftware, maar toch flexibel zijn.’
AFAS Profit is een generiek maar alles behalve stan-
daard ERP-softwarepakket. Wie weet welke informatie u
volgend jaar nodig heeft om uw dienstverlening op peil
te houden? Elk standaardveld, maar ook alle door u zelf
aangemaakte velden kunt u in Profit tonen en gebruiken
voor managementinformatie. In een rapport of in een
weergave, in Word, in Excel of in PDF-formaat, alles is
mogelijk. Optimale flexibiliteit om uw eigen rapportages
te maken en te onderhouden voor de toekomst.
Haal eruit wat erin zit
Volledig geïntegreerd zijn de rapportage- en analysemo-
gelijkheden met de rapportgenerator of via Excel. Naast de
meer dan 500 standaardrapportages, kunt u zeer eenvoudig
deze bestaande rapporten aanpassen. U heeft hiervoor geen
technische kennis nodig van de database. Anderzijds heeft u
de mogelijkheid om eigen rapportages te ontwikkelen. Geen
lastige databasenamen, maar gewoon de benamingen zoals
u deze in de schermen tegenkomt. Naast het op het scherm
presenteren van gegevens, kunt u hier ook een Excel, PDF,
CSV, webpagina of XML- bestand van genereren. Deze kunt
u ad hoc laten draaien, maar ook via een scheduler in het
menu opnemen.
Maatwerk binnen de standaard!
18
Standaard, maar helemaal op maat
Ultieme flexibiliteit creëert maatwerk, maar wel beheersbaar en
ondersteunbaar. Profit is een standaard ERP-softwareapplicatie,
maar wel vergaand aan uw eigen wensen aan te passen. Om
meer en extra informatie in het systeem vast te leggen, kunt
u aan de vaste bestanden vrije velden en tabellen toevoegen.
Deze velden kunt u vervolgens plaatsen op zelf te definiëren
tabbladen in de volgorde die u wilt. Deze vrije velden en tabel-
len zijn dan helemaal ‘standaard’ geworden.
U kunt er net zoveel mee doen als u wenselijk acht. U kunt zelf
vrije bestanden aanmaken en deze geïntegreerd koppelen aan
bestaande bestanden. Op deze manier automatiseert u elke
losse Excel in uw organisatie en kunt u bedrijfsspecifieke be-
hoeften, regelingen en processen uniform beheren.
Persoonsgebonden lay-out
De lay-outs van de diverse schermen voor het maken van
bijvoorbeeld een offerte, order, mutatie in een dagboek of
het vastleggen van uren, kunt u naar eigen inzicht aanpas- Rapport artikel stamkaart
sen om efficiënt en consistent te werken. Heeft u bijvoorbeeld met afbeelding
geen klanten buiten de EU, dan verwijdert u gewoon het veld
‘vreemde valuta’. Dat scheelt uw medewerkers weer een extra
veld om in te vullen.
Vrije velden en tabbladen naar
eigen wens te definiëren
19
 PROFIT FLEXIBELE OVERZICHT AFAS
OVER AFAS OVER PROFIT CRM LOGISTIEK PROJECTEN HRM/PAYROLL FINANCIEEL
ALGEMEEN STANDAARDSOFTWARE FUNCTIONALITEIT SERVICES

‘Profit ERP: de meest moderne geïntegreerde bedrijfssoftware.’

Het startscherm van AFAS Profit ERP
Algemeen Financieel • Verslaglegging Logistiek • Profit CAO • Rapportensets De productstrategie van Profit ERP
• Rapporten, meer dan • Meerdere • Vaste Activa • In- en Verkoop • Ondersteuning • Loonaangifte
500 rapporten meege- administraties • Scanoplossingen • Offertes wet- en regelgeving
leverd • Verbijzonderen tot 5 • Pakbonnen • Salarisverwerkings- Projecten
• Signalen, meer dan 100 dimensies HRM • Facturering plan • Voorcalculatie en
signalen meegeleverd • Automatisch verdelen • Sollicitant en • Voorraad • Salarisverwerkings- offertes
• Analysegenerator, meer verbijzonderingen Vacature • Handelsfuncties cockpit • Nacalculatie/uren-
dan 60 analyses mee- • Multi-valuta • Organigram over meerdere • Mailen en in dossier registratie
geleverd • Rekening Courant • Wet Poortwachter financiële admini- opslaan van loonstro- • Voorraadadministratie
• Geïntegreerde • Audit file en • Koppeling naar straties ken en jaaropgave • Meerdere dimensies
workflows Auditfile XML urenregistratie • Magazijnbeheer • Loonschalen • Projectfases
• Geïntegreerd • Automatisch betalen • Week- en werk- • Goederenontvangst • Automatische • Projectdossier
documentmanagement crediteuren roosters • Magazijnoverboe- periodieke schaalver- • Termijnfacturatie
• Profit Agenda • Automatische incasso • Bezettingsoverzicht king en -opboeking hogingen • Uurtje – factuurtje
• Digitaal dossier debiteuren • Uitgebreide • Meerdere • Boeken loonmutaties • Handmatige factuur
• Importeren stambe- • Importeren verzuim- & verlof- magazijnlocaties • Verwerken & • Eén artikelbestand
standen en mutaties bankafschriften registratie • Inventarisatie raadplegen salaris met Logistiek
• Vrije bestanden, velden, • Telebankieren • Employee & Mana- • Prijzen en • Kosten- en journaal- • Conceptfacturering
tabellen en tabbladen • Budgetteren met ger Self Service kortingen postanalyse
• Geïntegreerde web- budgetscenario’s (ESS/MSS) • Barcodes • Standenregister Workflow- en
functionaliteit • Reserveringen en • In- & uit- dienst • Serienummers • Loonmutatieoverzicht Documentmanagement
• Profit Office Connector verplichtingen wizard • CBS-aangifte per periode • Documentenbeheer
• Elektronische Uitwisse- • Wet Keten • Signalen genereren • EDI • Terugwerkende via ProfitWeb
ling Belastingdienst Aansprakelijkheid (o.a. Poortwachter) • Artikelcockpit kracht berekening • Procesautomatisering
• Transitorische posten • Wagenparkbeheer • Samenstellingen (TWK) • Workflow-
CRM • Kredietbeperking & • Vacaturebank • Confrontatie met • Vrij inrichtbare lay-out management
• Relatiemanagement betalingskorting • Digitaal Financieel van de loonstrook
• Campagnes • Vaste journaalposten personeelsdossier • Integratie met • Aanmaken Abonnementen
• Digitaal dossier • Debiteurenbewaking • HRM-cockpit webshops betaalbestand • Periodiek factureren
• Prospectbeheer • Crediteurenbewaking • Registratie • Integratie met DWS • Journaliseren
• Prospectdossier • Consolidatie personeelsleningen • CAO-onderhoud
• Forecast • Kolommenbalans • Opleidings- en Payroll • Digitale Arbo-melding
• (E-)mailingen • Proef- /Saldibalans cursusbeheer • Digitale loonstrook • Digitale bestanden
• BTW/ICT aangifte • Proforma- verschillende
berekening pensioenfondsen

Geïntegreerd samenwerken is de sleutel tot succes en kostenbesparing.

20 21
 PROFIT FLEXIBELE OVERZICHT
OVER AFAS OVER PROFIT CRM LOGISTIEK PROJECTEN HRM/PAYROLL FINANCIEEL
ALGEMEEN STANDAARDSOFTWARE FUNCTIONALITEIT
‘Ik wil van te voren weten waar ik aan toe ben.’
Consultancy en Support zorgen ervoor dat u tijdens en na
de implementatie probleemloos kunt werken met AFAS
Profit. De onderdelen Support, Consultancy en de AFAS
Klantportal zijn dan ook belangrijke zaken die uw aan-
dacht verdienen.
Consultancy
De aanschaf van software binnen uw organisatie heeft grote
invloed op uw medewerkers, bedrijfsprocessen en voorzienin-
gen. Er moet worden geanalyseerd op welke wijze de primaire
bedrijfsprocessen kunnen worden ondersteund. Daarnaast
moeten medewerkers worden getraind in het gebruik van de
functionaliteit.
Het aanschaffen van nieuwe software kan zelfs aanleiding
geven de bedrijfsprocessen opnieuw te evalueren en waar
nodig aan te scherpen. De afdeling Consultancy voert deze
werkzaamheden uit of biedt hierin ondersteuning. De steeds
grotere complexiteit van organisaties en de enorme flexibiliteit
van de software vereisen een grote inhoudelijke kennis. Goed
gefundeerde keuzes maken is dan ook van groot belang. De
AFAS-consultant helpt u daarbij. AFAS werkt volgens Prince2-
projectmanagement of de eigen SIMPEL-methode.
22
AFAS
SERVICES
Support wachttijd, goede uitleg geven aan de klant en toezeggingen
Het AFAS Support Center biedt u ondersteuning via twee ka- nakomen. AFAS is het eerste softwarebedrijf dat het certifi-
nalen. Het meest gebruikte kanaal is uw eigen klantportal op ceringstraject succesvol heeft afgelegd en haar certificering
www.afas.nl. U logt in op de beveiligde website van AFAS en weet te continueren.
op uw persoonlijke pagina kunt u zelfstandig zoeken naar het
antwoord op uw vraag via de FAQ-database (veelgestelde vra- De AFAS klantportal
gen). Wist u dat ruim 80% van onze klanten hier een oplossing Via www.afas.nl/klantportal komt u -nadat u bent ingelogd-
op zijn/haar vraag vindt? Kunt u de oplossing niet vinden, dan direct in uw persoonlijke, beveiligde klantportal terecht. Deze
stuurt u direct vanuit de desbetreffende FAQ een vraag in en klantportal is onderdeel van de AFAS-website. Hier kunt u
kunt u LIVE de status van uw vraag volgen. Daarnaast bestaat heel veel zelfstandig uitvoeren en beheren:
de mogelijkheid om direct telefonisch contact op te nemen • Oplossingen zoeken in de FAQ- (veelgestelde vragen)
met een van onze gespecialiseerde supportmedewerkers. database
• Incident insturen Support, status bijhouden Support
ITO-gecertificeerd • Wijzigen contactgegevens
Het AFAS Support Center is sinds november 2004 ITO-ge- • Aanmaken contactpersonen
certificeerd en is in 2010 hergecertificeerd. De certificering • Abonneren nieuwsbrief
vormt het bewijs van een klantgerichte dienstverlening. ITO • Downloaden licentie
staat voor Instituut voor Telecom Organisaties en is een cer- • Ophalen bezoekverslagen
tificeringsinstantie die wordt aanbevolen door onder andere • Inschrijven cursussen
het ministerie van Economische Zaken. De ITO-certificering • Afspraak maken Consultancy
voorziet in een jaarlijkse audit, waarbij ITO-medewerkers • Online enquête invullen klanttevredenheid
‘incognito’ met het AFAS Support Center bellen. AFAS dient • Downloaden updates
zich te conformeren aan de vastgestelde norm waarop de • Aanvragen nieuwe versie
certificering heeft plaatsgevonden: maximaal 60 seconden
En nog veel meer! G
EC D Het AFAS Support Center
ERTIFICEER
is ITO gecertificeerd
Enthousiaste en professionele AFAS medewerkers staan voor u klaar!
23
www.afas.nl
AFAS ERP Software BV
Philipsstraat 9
Postbus 310
3830 AJ Leusden
Tel: 033-43 43 883
info@afas.nl