Curso Excel

BIENVENIDO AL CURSO DE EXCEL AVANZADO PRESENTACION DEL CURSO
Introduccin Muchas personas usan el programa Microsoft Excel, pero realmente no aprovechan todas las posibilidades de la aplicacin; Microsoft Excel es una herramienta muy potente que nos permite optimizar nuestro trabajo, desarrollar habilidades y destrezas para aplicarlas en nuestro diario desempeo tanto personal como laboral. Este curso ha sido diseado con el fin de ofrecerle al participante una referencia para profundizar en el uso de las herramientas de Excel. El curso esta dividido en cinco semanas, en cada semana usted encontrar: Una gua de las actividades que usted debe desarrollar durante el curso. Material de apoyo, lecturas donde se explican diferentes temas. Ejemplos desarrollados paso a paso de cada leccin. Talleres propuestos, para que usted los realice, practiqu y aplique lo estudiado Evaluaciones para evidenciar su aprendizaje. Los ejercicios presentados son de aplicacin general permitiendo una fcil comprensin de los temas desarrollados. Objetivo General Adquirir conocimientos avanzados sobre el manejo y aplicacin de la Hoja Electrnica. Objetivos Especficos Adquirir habilidades en el manejo de rangos. Manipular eficientemente funciones simples y anidadas. Ordenar, filtrar, subtotal izar, validar y consolidar listas de informacin Elaborar resmenes y configurar correctamente grficos dinmicos Comprender el uso de las macros automticas Disear eficazmente formularios.
A quien va dirigido Est dirigido a usuarios con experiencia bsica en Excel. Pre-requistos
Excel Avanzado Presentacin Curso
Ing. Leila Sofa Farfn
Es necesario que el estudiante interesado en participar en este curso, evidencie competencias en el uso y manejo eficiente de las siguientes herramientas: Destreza en el manejo de Sistema Operativo Windows, Competencia en Excel bsico; con buen manejo del men Archivo, Edicin y Formato; formulas con expresiones aritmticas, manejo de referencias relativas y absolutas. Requerimientos de Software Windows XP Microsoft Excel 2003 XP Tiempo en semanas El curso dura 5 semanas, usted debe dedicar mnimo dos horas diarias. Metodologa Durante el desarrollo del curso se desarrollarn una serie de lecciones, evaluaciones, talleres guiados y propuestos que le permitirn al participante desarrollar competencias avanzadas y un buen manejo de la herramienta. Estrategias de evaluacin Resolucin de problemas propuestos.
Excel Avanzado Presentacin Curso
Lectura 1.1: TRABAJANDO CON NOMBRES

INTRODUCCION
En esta lectura se explican los conceptos bsicos para definir, crear, pegar, aplicar y eliminar rangos de nombres en Excel.
OBJETIVO
Identificar nombres de rangos Definir, crear, pegar, aplicar y eliminar nombres Reconocer la utilidad de trabajar con nombres en una hoja de Excel
Dar nombres a rangos o celdas.

Excel nos permite asignar un nombre a una celda o rango de celdas; de esta forma podremos: Utilizar los nombres en una formula Desplazarnos a ese rango ms fcilmente Identificar mejor los rangos. Definir un nombre a un rango o celda: 1. Seleccionar el rango o la celda a nombrar. 2. Seleccionar men Insertar, Nombre, Definir. Nos aparece la ventana: Definir Nombre
3. Digitar el nombre que deseamos asignar para nuestro ejemplo VENTAS; En el cuadro de dialogo Se refiere a: nos indica cual es el rango que seleccionamos. 4. Aceptar. Eliminar un nombre
Excel Avanzado Lectura 1.1 - Nombres
5. Clic en men Insertar, Nombre, Definir. Seleccionar el nombre de la lista de nombres y Clic en botn Eliminar. Creando Nombres Se puede crear nombres usando la informacin escrita en una celda. El nombre de la celda puede estar a la derecha, izquierda, por encima o debajo del rango o celda a nombrar. 6. Seleccionar el rango, segn nuestro ejemplo A2:A9
7. Clic en Insertar, Nombre, Crear. Aparece la ventana Crear nombres 8. Seleccionamos Fila Superior, ya que el nombre de nuestro rango ser VENTAS y la palabra ventas se encuentra en la fila superior de nuestro rango seleccionado. Pegar Nombres Sirve para pegar los nombres dentro de las frmulas a medida que se van creando, escogindolos de la lista que presenta la opcin Pegar Aplicar Nombres Se aplica a formulas ya realizadas con direcciones de celdas, cuando se desea reemplazar por los nombres de estas celdas. 9. Se selecciona la celda que contiene la formula, clic en Insertar, Nombre, Aplicar 10. Seleccionar los nombres que se desean aplicar a la formula usando clic sostenido sobre los nombres y Aceptar.
Excel Avanzado Lectura 1.1 - Nombres
Ejemplo 1.1: TRABAJANDO CON NOMBRES

Objetivos
Poner en prctica el uso de nombres de rangos Crear, definir, pegar y aplicar nombres de rangos en una tabla de Excel. Ejemplo Supongamos que tenemos una tabla en Excel, con la siguiente informacin: Columna A: Cdigo Artculo Columna B: V.compra Necesitamos hallar en la columna C el valor de venta para cada artculo, teniendo en cuenta que este valor es el 20% ms sobre el valor de compra. Tambin deseamos conocer en la columna D cual sera el valor de IVA para cada artculo, sobre este valor de venta 1. Digite la siguiente tabla en un libro nuevo
2. Seleccione el rango A2:C10 3. Clic en men Insertar, Nombres, Crear 4. Aparece la ventana Crear Nombres, deje activa la opcin Fila superior y Aceptar. NOTA: Para consultar los nombres creados y el rango, solo tenemos que ingresar por el men Insertar, Nombre, Definir y seleccionar el nombre del rango, en el cuadro de dialogo de la parte inferior aparecer el nombre de la hoja y el rango de celdas que esta definido bajo este nombre. En esta ventana aparecen todos los nombres creados.
Excel Avanzado Ejemplo 1.1 - Nombres
5. Ubique el cursor en la celda C3, digite el signo igual (=) para indicar que vamos a introducir una formula; vamos a calcular el valor de las ventas, usando el nombre V.COMPRA. 6. Clic en Insertar, Nombre, Pegar 7. Seleccione el nombre V.COMPRA y Aceptar 8. Digite el signo por (*) 9. Clic en la celda B13, presione la tecla F4 dos veces lpara indicarle a Excel que la fila 13 es absoluta fija. 10. Enter Copie la formula en las otras celdas. Rango C4:C10 Vamos a crear otros rangos. 11. Seleccione el rango A12:B13 12. Clic en Insertar, Nombre, Crear; dejar activa la opcin Columna izquierda y Aceptar. 13. Clic en Insertar, Nombre, Definir, en este momento se han agregado los nuevos nombres a la lista. Ahora, vamos a reemplazar en la frmula creada la referencia B$13 por el nombre V. Venta 14. Seleccione el rango C3:C10 15. Clic en Insertar, Nombre, Aplicar, seleccione los nombres que se necesitan para calcular el valor de venta
16. Aceptar Vamos a calcular el IVA 17. Clic en la celda D3 y digite el signo igual (=) 18. Clic en Insertar, Nombre, Pegar, 19. Seleccione el nombre VENTAS, Aceptar 20. Digite el signo por (*) 21.Clic en Insertar, Nombre, Pegar 22.Seleccione el nombre IVA, Aceptar y Enter 23. Copie la frmula en el rango D4:D10 24. Guarde el archivo con nombre Ejemplo 1
Taller 1.1: TRABAJANDO CON NOMBRES

Objetivo Practicar, crear y aplicar nombres Taller 1. Digite la siguiente tabla
2. Defina nombres para los rangos de las columnas B y C, ENTRADAS y SALIDAS respectivamente. 3. Calcule el saldo, usando los nombres de los rangos. 4. Guarde el archivo con nombre TALLER1
Excel Avanzado Taller 1.1 - Nombres
Lectura 1.2: FUNCIONES

INTRODUCCION
Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin con la tarea de escribir una frmula. Son ms rpidas, ocupan menos en la barra de frmulas y reducen los errores. Pueden utilizarse solas o como componentes para construir frmulas ms extensas. El uso de funciones simplifica y acorta las frmulas en las hojas de clculo, y es una de las herramientas ms potentes de Excel. En esta gua se explican los conceptos bsicos de una funcin, su estructura y las diferentes formas de introducir una funcin.
OBJETIVO
Conocer la definicin de Funcin Comprender la estructura y sintaxis de una funcin Utilizar y comprender las diferentes formas de introducir una funcin
CONTENIDO
Definicin: Una funcin consiste en frmulas abreviadas que posee Excel para solucionar aplicaciones de orden estadstico, financiero, matemtico, etc. La funcin permite al usuario obtener resultados con tan slo definir variables en la misma. Las funciones aceptan informacin o argumentos, y devuelven un resultado. Estructura La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Una palabra reservada por Excel, la cual identifica el nombre de la funcin a ejecutar. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No deje espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser nmeros, texto, valores lgicos como VERDADERO o FALSO, valores de error como #N/A o referencias de celda. El argumento que se designe deber generar un valor vlido para el mismo. Los argumentos pueden ser tambin constantes, frmulas u otras funciones. Excel Avanzado Lectura 1.2 - Funciones 9 Ing. Leila Sofa Farfn
Referencias de celdas: Conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de clculo. Por ejemplo, la referencia de celda que aparece en la interseccin de la columna C y la fila 5 es C5. Constantes: Un valor numrico o de texto que se escribe directamente en una celda o en una frmula o que se representa mediante un nombre. Por ejemplo, la fecha 12/05/04, un nmero como 520 y el texto Total Ventas son constantes. Una frmula o un valor que sean el resultado de una frmula no es una constante. En la mayora de los casos, el resultado es un valor numrico, pero tambin pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lgicos, valores de error o informacin sobre la hoja de clculo.
Los argumentos de la funcin deben estar separados por comas (,) o punto y coma (;) segn la configuracin del equipo
Ejemplos:
=PROMEDIO(A3;A10;A15) es igual a (A3 + A10 + A15)/3 =MAX(A3;A10;A15) halla el valor mximo del valor contenido en las celdas A3, A10 y A15 =SUMA(A1:A8) sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplos de tipos de Argumentos Valores numricos individuales separados por punto y coma coma; =suma(228;450;25;36) =promedio(228;450;25;36) Referencia de celdas individuales =suma(A5;B7;C6) =promedio(A5;B7;C6) Referencia a una celda =raiz(A5) =redondear(a5;2)
Referencia de un rango de celdas =suma(A7:C20) =contar(A7:C20) Referencia de varios rangos de celdas separados por punto y coma; =promedio(B5:C10;G5:H8;K7:L9) =suma(B5:C10;G5:H8;K7:L9) Excel Avanzado Lectura 1.2 - Funciones 10 Ing. Leila Sofa Farfn
Otra funcin anidada =raiz(promedio(A5:C15)) =redondear(raiz(promedio(A5:C15));2) Una referencia EXTERNA de otra hoja de un libro de trabajo =promedio(HOJA2!B2:C8) =suma(HOJA2!B2:C8) Una referencia REMOTA a otro libro de trabajo =suma([Ventas.xls]Enero:Marzo!A5:C10) =promedio([Ventas.xls]Enero:Marzo!A5:C10) Existen diferentes categoras de funciones; encontramos funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. Formas de introducir una funcin. Las funciones se pueden utilizar de tres formas diferentes. Estas son: Teclendolas directamente en la celda. Utilizando el cuadro de dilogo Insertar funcin. Utilizando el Cuadro de Nombres Celda Activa.
Para activar el cuadro de dilogo Insertar funcin disponemos de dos formas diferentes:

Seleccionando el men Insertar y seguidamente la opcin funcin. Pulsando el botn (Insertar funcin) de la Barra de frmulas.
Ejemplos Excel Avanzado Lectura 1.2 - Funciones 11 Ing. Leila Sofa Farfn
Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. 1. Seleccionar el men Insertar. 2. Elegir la opcin Funcin... O bien, hacer clic sobre el botn frmulas. Aparecer la siguiente ventana: de la barra de
3. En el recuadro O seleccionar una categora tendremos que elegir a qu categora pertenece nuestra funcin. Si no estamos muy seguros, podemos elegir Todas. 4. En el recuadro Seleccionar una funcin hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observe como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparece la sintaxis, los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. 5. Seleccionemos la funcin MAX, hacer clic sobre el botn Aceptar.
Excel Avanzado Lectura 1.2 - Funciones
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Excel Avanzado Lectura 1.2 - Funciones
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Ejemplo 1.2: FUNCIONES

EJEMPLO PASO A PASO Objetivo. Practicar las diferentes formas de introducir una funcin en una Hoja de clculo. Ejemplo. La hoja de clculo que vamos a crear deber calcular las estadsticas de ventas anuales en una empresa. Cree el siguiente libro de trabajo
Una vez diseada la Hoja pasaremos a calcular la venta media, mxima, mnima y total utilizando para ello las funciones MAX, MIN, PROMEDIO y SUMA. En nuestra prctica emplearemos el mtodo del teclado para las funciones PROMEDIO y SUMA, el Cuadro de Nombres para la funcin MAX y por ltimo la opcin Insertar funcin para la funcin MIN. Mtodo del teclado 1. Desplace el cursor a la celda E5 2. Digite =PROMEDIO(B5:B16) y pulse la tecla Enter. Usando el Cuadro de Nombres 1. Desplace el cursor a la celda E7 2. Digite el signo =. Observe como se activa la opcin de seleccin de funcin.
3. Pulse sobre el botn desplegable, seleccione la funcin Max.
Excel Avanzado Ejemplo 1.2: Funciones
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Ing. Leila Sofa Farfn C.
A continuacin en su pantalla aparecer un cuadro de dilogo donde se muestra el nombre de la funcin, los argumentos, la descripcin de la funcin, el resultado actual de la funcin y el resultado actual de toda la frmula.
En el interior del cuadro tenemos que introducir el argumento (valores que utilizar la funcin para hacer el clculo). Para ello pulsaremos el botn del cuadro Nmero1 y seleccionaremos las referencias de celda que utilizar el argumento. del cuadro Nmero1. 4. Pulse el botn 5. Seleccione el rango B5:B16 y pulse Enter. 6. Pulse para finalizar la frmula.
Si ha realizado correctamente los pasos anteriores, el promedio de las celda E5 ser igual a $390.833 y el mximo de la celda E7 ser igual a $850.000 Usando la opcin Insertar funcin 1. Desplace el cursor a la celda E9 2. Pulse el botn (Insertar funcin) de la barra de frmulas o bien seleccione el men Insertar / Funcin. En su pantalla aparecer la ventana Insertar Funcin:
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3. Seleccione Estadsticas de la opcin O seleccionar una categora. 4. Digite M para que nos muestre las funciones que empiezan por esta letra, desplcese con la Barra de desplazamiento hasta que se muestre la funcin MIN y haga clic sobre ella. 5. Pulse el botn con lo que aparecer el cuadro de dilogo que estudiamos anteriormente. 6. Pulse el botn del cuadro Numero 1. 7. Seleccione el rango B5:B16 y pulse Enter. 8. Pulse a $50.000. para finalizar la frmula. El resultado de la celda E9 ser igual (Autosuma) de la barra
Para el clculo de ventas totales utilizaremos el botn de herramientas. Realice los siguientes pasos: 1. Desplace el cursor a la celda E11. (Autosuma) 2. Pulse el botn 3. Seleccione el rango B5:B16 y pulse la tecla Enter. 4. Guarde el archivo con nombre Ejemplo 2
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Taller 1.2: FUNCIONES

Objetivo Practicar las diferentes formas de introducir una funcin en una Hoja de clculo. Ejercicio 1 1. Cree el siguiente libro de trabajo
2. 3. 4. 5.
Halle los totales para cada columna usando el botn autosuma Halle el valor promedio para cada columna usando el mtodo del teclado. Halle el valor mximo para cada columna usando el cuadro de nombres. Halle el valor mnimo para cada columna usando la opcin insertar funcin. 6. Guarde el taller con nombre PRESTAMOS
Al final del ejercicio su hoja de clculo, mostrara los siguientes resultados:
Ejercicio 2. 1. Cree el siguiente libro de trabajo
Excel Avanzado Taller 1.2: Funciones
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2. 3. 4. 5. 6.
Halle los totales para cada columna usando el botn autosuma Halle el valor promedio en pesos usando el mtodo del teclado. Halle el valor mximo en pesos usando el cuadro de nombres. Halle el valor mnimo en pesos usando la opcin insertar funcin. guarde el taller con nombre EUROS
Excel Avanzado Taller 1.2: Funciones
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Lectura 1.3: FUNCIONES LOGICAS

Introduccin Excel puede realizar operaciones, escribir valores, de acuerdo con la informacin de otras celdas, dependiendo de si se cumple o no una condicin. Este tipo de funciones son importantes para el anlisis de valores y de acuerdo a los resultados permiten tomar decisiones. Hoy, estudiaremos las funciones lgicas y su utilidad en la toma de decisiones. Objetivo Adquirir conocimientos sobre el manejo y aplicacin de funciones lgicas. Conocer la sintaxis de las funciones lgicas Comprender la utilidad del uso de funciones lgicas Funcin =SI El uso de funciones condicionales nos permite tomar una decisin dependiendo de una condicin; lo cual posibilita que una celda o rango adopten distintos valores en funcin de cules sean los valores de otras celdas (sea de la misma hoja, de otras hojas del mismo libro o, incluso, de libros diferentes).
Condicin Proceso Falso
Proceso Verdadero
Si la Condicin es verdadera, entonces realiza Proceso Verdadero, en caso contrario realiza Proceso Falso En su formato ms simple, la funcin =SI esta compuesta de tres argumentos separados por punto y coma (;) la sintaxis de la funcin condicional es: =Si(Condicin; valor verdadero; valor falso) As, el valor que se le asignar a la celda que contenga esta frmula ser el que se derive del valor verdadero si la condicin es cierta y el de valor falso en caso de que la condicin sea falsa. La condicin puede ser ms o menos simple; algo similar ocurre con las acciones. Analicmoslo ms detenidamente. Excel Avanzado Lectura 1.3: Funciones Lgicas 19 Ing. Leila Sofa Farfn
Condicin: Es una indagacin que se hace acerca del un valor, una cadena de caracteres, una celda determinada, es una expresin lgica tal como A5>2*C3 C3<=D1. Para construir las condiciones se usan los operadores lgicos: mayor mayor o igual igual menor o igual menor diferente > >= = <= < <>
Podemos usar nmeros, texto o frmulas para construir condiciones; todo depender del problema concreto que nos estemos planteando.
Valor verdadero: Es la operacin que se debe realizar si la condicin es verdadera. Valor falso: Es la operacin que se debe realizar si la condicin es falsa o no se cumple. El Valor verdadero y el Valor Falso, pueden ser un valor, una operacin matemtica, una palabra o una operacin entre celdas Ejemplos =SI(salario base>salario mnimo;0;pague subsidio) En este ejemplo se esta preguntado que SI el salario base es mayor que el salari mnimo, si es verdadero; el resultado de la formula ser cero (0); en caso contrario deber pagar subsidio. =SI(A8=B1;A8+5;A8*5) En este otro ejemplo se esta preguntado que SI el contenido de A8 es igual al contenido de la celda B1, si es verdadero; debe sumarle 5 al contenido de A8; en caso contrario es decir es falsa la condicin, debe Multiplicar por 5 el contenido de A8. Operadores lgicos: Los operadores lgicos permiten unir varias condiciones en una sola, se pueden realizar varias preguntas a la vez. De acuerdo con el operador que se est usando se obtendr el resultado verdadero o falso.
Funcin lgica Y
Excel Avanzado Lectura 1.3: Funciones Lgicas
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Operador de inclusin, si se unen dos condiciones con el operador Y, deben cumplir ambas condiciones para asumir la expresin verdadera. Sintaxis: =Y(condicin 1; condicin 2; condicin 3;...) Si todas las condiciones se cumplen devuelve la expresin verdadero, basta con que una sea falsa para que el resultado sea falso, tal como se muestra en la tabla de verdad. . cond1 cond2 F F F V V F V V Y F F F V
Tabla de verdad de la funcin lgica Y Funcin Lgica O Operador de exclusin, analiza dos o ms condiciones. Si se aplica este tipo de operador analizando dos condiciones, basta con que una de ellas se cumpla para asumir la expresin verdadera. Sintaxis: =O(condicin 1; condicin 2; condicin 3;...) Slo ser Falsa, si todas las condiciones son falsas. cond1 cond2 F F F V V F V V O F V V V
tabla de verdad de la funcin lgica O Funcin Lgica NO Operador de negacin, niega el valor de la condicin NO(condicin) devuelve verdadero si la condicin es falsa y viceversa. cond F V NO V F 21 Ing. Leila Sofa Farfn
Tabla de verdad de la funcin lgica NO Como puede observarse, esta funcin se puede obviar, ya que podemos hacer lo mismo mediante el uso correcto de los operadores lgicos, como vemos en el ejemplo siguiente: NO(A1>B1) es igual que A1<=B1 NO(A1=B1) es igual que A1<>B1
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Ejemplo 1.3: FUNCIONES LOGICAS ESTADISTICAS

Objetivo Aplicar el uso de funciones lgicas en diferentes tablas Comprender la utilidad de las funciones lgicas. Trabajar funciones estadsticas aplicando Nombres de rangos. Funcin =SI Ejercicio Paso a Paso 1 1. Cree la siguiente tabla
En la columna C debe aparecer para cada estudiante Apto o Deficiente, dependiendo del caso. Si la nota es mayor o igual que 3.5, entonces debe aparecer APTO en caso contrario debe aparecer DEFICIENTE. 2. Ubicar el cursor en la celda C3 3. Ingresar a funciones, por cualquiera de los mtodos explicados en la leccin anterior. 4. En O seleccionar una categora, seleccione Lgicas; en Seleccione una funcin seleccione SI y Aceptar. Veremos la siguiente ventana:
Excel Avanzado 23 Ejemplo 1.3: Funciones Lgicas y Estadsticas.
5. Ahora vamos a introducir la prueba lgica. De clic en el de dialogo Prueba _ lgica 6. Seleccione la celda B3 7. Digite >=3.5 y Enter 8. En la barra de formulas debe aparecer la condicin
botn del cuadro
9. Ubique el cursor en el cuadro de dialogo del segundo argumento Valor_si_verdadero y digite "Apto". 10. Ahora en el tercer argumento y digite "Deficiente"
11. Clic en el botn 12. Repita los pasos para C4 y C5, copie la funcin de C6 en adelante. 13. Guarde el archivo con nombre NOTAS Ejercicio Paso a Paso 2 En el siguiente ejercicio, vamos a calcular el subsidio de transporte para los empleados de una empresa. Si el salario del empleado es < que dos salarios bsico legales, entonces, tiene derecho a subsidio de transporte, sino, no se le paga subsidio. Observe que el mismo planteamiento del problema, me indica que funcin se debe usar. 1. Cree la siguiente tabla
2. Ubicar el cursor en la celda C7 3. Ingresar a funciones, seleccione funciones lgicas, funcin SI Excel Avanzado 25 Ejemplo 1.3: Funciones Lgicas y Estadsticas. Ing. Leila Sofa Farfn C.
4. Los Argumentos quedarn como en el siguiente cuadro
Al final en la barra de formulas nos quedar: =SI(B7<2*B$3,B$4,0), en otras palabras: SI el contenido de B7 es menor que 2 veces el bsico legal, entonces, pague subsidio de transporte, sino, no pague nada. 5. Calcule el resultado de la celda C8, usando el cuadro de nombres. 6. Calcule el resultado de la celda C9, ingresando la formula manualmente. 7. Copie la formula de C10 en adelante, no se olvide de usar Referencias Absolutas. Ahora, vamos a hallar el valor total de nmina y de subsidio de transporte pagado, as como el valor mximo, mnimo y promedio pero usando Nombres de rangos. 8. Seleccione el rango B6:C16 9. Clic en Insertar, Nombres, Crear, deje activa la opcin Fila Superior y Aceptar. 10. Clic en la celda B17, 11. Digite =suma( 12. Clic nuevamente en Insertar, Nombre, Pegar, seleccione nombre Salario y Aceptar. Cierre parntesis. 13. Repita los pasos 11 y 12 para la celda C17, pero seleccione el nombre Subsidio. Hallaremos el mximo sueldo 14. Clic en la celda B18, 15. Ingrese por Insertar, Funcin, seleccione MAX y Aceptar 16. En el cuadro de dialogo nmero 1, digite Salario y Aceptar Repetir los pasos 15 y 16 para hallar el mnimo y el promedio, pero cambiando el nombre de la funcin segn sea el caso.
Guarde el archivo con nombre NOMINA, ya que lo utilizaremos en temas posteriores.
Taller 1.3: FUNCIONES LOGICAS

Objetivo Utilizar, practicar y comprender el uso de la funcin SI Comprender la utilidad de las funciones lgicas. Ejercicio 1 En el Supermercado EL DESEMBOLSO, necesitan calcular el valor del IVA a los siguientes productos, pero teniendo en cuenta el Tipo de Artculo, ya que los artculos de primera necesidad no aplican este impuesto, slo se le debe calcular a los que son artculos de lujo. El valor del IVA es del 16% sobre el Valor Unitario. El Total es la suma del Valor Unitario ms el Valor IVA multiplicado por la cantidad. Halle los totales por columna, para las columnas E y F Disee la siguiente tabla
Al final del ejercicio su tabla debe presentar los siguientes resultados:
Excel Avanzado Taller 1.3: Funciones Lgicas.
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Guarde el archivo con nombre SUPERMERCADO Ejercicio 2 Usted trabaja en la Universidad X, y le han solicitado un listado de los nuevos estudiantes, donde se informe cuales estudiantes son mayores de edad y cuales no son mayores de 18 aos. La siguiente imagen, muestra la lista de los estudiantes y su edad.
Al final del ejercicio su tabla debe presentar los siguientes resultados:
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Guarde el archivo con nombre ALUMNOS Ejercicio 3 Se necesita completar la tabla de las proposiciones lgicas, usando funcin Y, O, NO, use funciones lgicas para completar la tabla
Al final usted obtendr la siguiente tabla
Guarde el archivo con nombre TABLAS DE VERDAD
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Lectura 2.1: FUNCIONES ANIDADAS

Introduccin En algunos casos, podemos necesitar trabajar con funciones que como argumento tienen otra funcin; este tipo de formulas se conocen como anidadas, donde el resultado de la funcin ms interna es el argumento de la funcin externa. Excel nos permite hacer hasta siete niveles de anidamiento sin problemas. Objetivos Adquirir conocimientos sobre el manejo y aplicacin de funciones anidadas. Conocer su sintaxis Identificar argumentos SI ANIDADOS Algunas veces se presentan casos en los cuales, al utilizar la funcin condicional se analizan varias condiciones, es decir, en la condicin se presentan varias posibilidades. Cuando se hace un =SI normal se tienen dos posibilidades, que la posibilidad se cumpla o no, pero cuando existen ms de dos posibilidades, un solo =SI no es suficiente, ya que si una posibilidad se cumple o no, tambin, hay que verificar que puede pasar con las otras posibilidades, en estos casos hay que utilizar los =SI anidados, es decir, un =SI dentro de otro. Para n posibilidades se utilizan (n-1) SI. Dos posibilidades, un solo SI, lo normal, cuatro posibilidades, tres SI. Sintaxis: =SI(condicin1;proceso1;SI(condicin2;proceso2;SI(condicin3;proceso3;proceso 4)))
La ltima posibilidad no necesita condicin ya que por defecto, si no se cumple ninguna de las anteriores, la nica que queda es esa. Excel Avanzado Lectura 2.1: Funciones Anidadas 31 Ing. Leila Sofa Farfn
Como podemos observar en el grfico, podemos usar una funcin condicional como argumento de otra funcin, podemos anidar hasta siete funciones. Ejemplos: =SI (condicin1; SI(condicin2;accin1;accin2); accin 3 ) Imaginemos que la accin1 de una condicional es a su vez otra condicional. Se trata, en otras palabras, de una anidacin de dos condicionales: en caso de que la condicin1 sea verdadera tendremos que ver qu ocurre con la condicin2; si sta es verdadera se ejecuta la accin1 y la accin2 si fuera falsa. La accin3 se ejecutar slo cuando la condicin1 haya resultado ser falsa; cada una de estas acciones podran, a su vez, ser otras funciones condicionales, de manera que podemos anidar, hasta siete de estas funciones.
Para construir funciones lgicas correctas es preciso dominar la sintaxis de las mismas y ser lgicos en el diseo; es muy comn que se cometan fallos como los indicados a continuacin: =SI(C7>C8; 1;SI(C7<=C8;0;2)) En esta funcin lgica comparamos el contenido de las celdas C7 y C8, de manera que, en el caso de que C7 sea mayor que C8 se asigne el valor 1; en caso contrario, comparamos si C7 es menor o igual que C8: podemos observar como esta ltima comparacin carece de lgica, ya que siempre se cumplir. En otras palabras, si la primera condicin es falsa (C7>C8), quiere decir que C7 es menor que C8, por lo tanto la segunda condicin (C7<=C8) siempre ser verdadera y nunca se asignar al valor 2 en la condicional anterior. C7C8Resultado 5 8 0 9 8 1 4 6 0 8 8 0 =SI(A1>B1;"Al es mayor que B1";SI(Al=B1;"A1 es igual que B1";SI(A1<B1;"Al es menor que B1 ";"Y aqu qu pongo?")) En esta funcin sobra la ltima condicional ya que siempre se cumplir: en el caso de que las dos primeras sean falsas, por tanto A1 no sea ni mayor ni igual que B1, la tercera condicin (A1 < B1) siempre ser cierta (es decir, A1 ser menor que B1). La construccin correcta ser: =SI(A1>B1;"A1 es mayor que B1 ";SI(A1=B1;"A1 es igual que B1";"A1 es menor que B1")) Excel Avanzado 32 Ing. Leila Sofa Farfn Lectura 2.1: Funciones Anidadas
Funcin anidada SI - Y La funcin Y suele utilizarse conjuntamente con la funcin SI. Nos permite realizar en lugar de una pregunta, varias. Y slo se realizar el argumento situado en la parte verdadero del SI, s el resultado de la funcin Y es verdadero, es decir, en el momento que todas las condiciones sean verdaderas. =SI(Y(condicin 1; condicin 2; ... ; condicin 30); accin l; accin 2) Si el resultado de la funcin Y es falso, se ejecuta la accin 2. En las funciones anidadas siempre se desarrolla primero el parntesis ms interno dentro de la formula Funcin anidada SI - O Dentro de la funcin =SI =SI(O(condicin 1;condicin 2; ... ;condicin 30);accin 1; accin 2) En esta ocasin, la evaluacin de la condicin difiere: para que el resultado de la funcin O sea verdadero, al menos una de las condiciones ha de serlo, ejecutndose la accin 1. Slo en el caso de que todas las condiciones sean falsas, el resultado de la funcin O lo ser y se ejecutar la accin 2. Al igual que la funcin Y, primero se desarrolla la funcin ms interna, en este caso, primero se desarrolla la funcin O, y el resultado de esta, ser el primer argumento de la funcin SI.
Excel Avanzado Lectura 2.1: Funciones Anidadas
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Ejemplo 2.1: FUNCIONES ANIDADAS

Objetivos Aplicar el uso de funciones anidadas Utilizar =SI anidados para validar informacin con diferentes opciones Anidar diferentes funciones lgicas. Ejemplo 1 Teniendo en cuenta la informacin del archivo NOMINA, vamos a suponer que esta empresa, tambin asigna un subsidio de alimentacin y de estudio a sus empleados si cumplen ciertas condiciones: Para el subsidio de alimentacin Si el salario es >= de $900000, no tiene auxilio de alimentacin Si el salario es >= de $600000 y < de $900000 tiene un auxilio del 5% de su salario base; si el salario es < de $600000, entonces el auxilio es del 10% de su salario. Para el auxilio de Estudio El auxilio de estudio se otorga teniendo en cuenta si el salario del empleado es <= de $1500000 y tiene 2 hijos o ms, El auxilio corresponde a $25000 por cada hijo, este auxilio puede variar en cualquier momento. Teniendo en cuenta estas condiciones, debemos agregar una nueva columna donde se indicar en nmero de hijos de cada empleado. 1. Abrir el archivo NOMINA 2. Modifquelo como en el grfico
Excel Avanzado Ejemplo 2.1: Funciones Anidadas
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Formulemos el subsidio de Alimentacin. Tenemos tres condiciones a validar, que sea >= $900000, si esto es falso, quiere decir que el valor es menor a $900000; por lo tanto en la segunda opcin slo debemos validar si es >= que $600000, si es falso, es porque el valor es menor de $600000, por lo tanto no debemos validar esta opcin. Siguiendo las reglas de SI anidados, el nmero de SI anidados es el nmero de opciones 1, tenemos tres opciones, nuestra frmula constara de 2 SI anidados. 3. En la celda E11, digite la siguiente frmula =SI(C11>=B$5;C5;SI(C11>=B$6;C11*C$6;C11*C$7)) Pasemos la frmula a palabras, reemplazado los valores de las respectivas celdas usadas en la frmula: SI $500000 es >= que $900000; si es verdadero, entonces, el resultado de la funcin ser 0, pero si es falso; quiere decir, que el sueldo es menor de $900000, pero no sabemos si es >= a $600000, por lo tanto, debemos preguntar de nuevo SI $500000 es >= que $600000, si la condicin es verdadera, el resultado de la funcin ser $500000 * 5%, pero si es falsa, quiere decir que el sueldo es menor de $600000 y por lo tanto el resultado de la funcin ser $500000 * 10% 4. Copie la funcin en el rango E12:E20. Ahora hallaremos quienes tienen derecho a Subsidio de Estudio. 5. En la celda F11, digite la siguiente frmula =SI(Y(C11<=B$8;B11>=2);C$8*B11;C$5) Primero se desarrolla la funcin Y, el resultado de esta funcin ser el primer argumento de la funcin SI. La funcin Y ser verdadera, si ambas condiciones son verdaderas de lo contrario ser falso; es decir; que el salario sea <= que $1500000 Y Nmero de hijos sea >=2. (As se lee la funcin Y) Miremos la funcin SI Si la funcin Y da Verdadero, entonces, el resultado de la funcin SI ser los $25000 por el nmero de hijos, en caso contrario, si el resultado de la funcin Y es Falso, el resultado ser cero. 6. Copie la funcin en el rango F12:F20 Su tabla en este momento, debe tener el siguiente aspecto: Excel Avanzado Ejemplo 2.1: Funciones Anidadas 35 Ing. Leila Sofa Farfn C.
Cambie diferentes valores en las columnas B y C; observe como cambian los resultados en las columnas D, E y F. Deben funcionar para cualquier caso. 7. Guarde el archivo con los datos iniciales. Ejemplo 2 Teniendo en cuenta la informacin del archivo NOTAS, vamos a suponer que son notas de la universidad X y desea obtener un reporte de un grupo de estudiantes de primer semestre de ingeniera, quienes aprobaron todos los mdulos, quienes hacen curso de vacaciones y quienes pierden el semestre. Las condiciones son las siguientes: Los mdulos son tres: modulo de humanidades, mdulos transversales y mdulos especializados Si el alumno aprueba los tres mdulos, aprueba el semestre. Si el alumno aprueba uno de los tres mdulos, pasa a curso de vacaciones Si el alumno pierde los tres mdulos, pierde el semestre. El mdulo se aprueba si la nota es mayor o igual a 3,5 sobre 5,0
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Tambin se desea saber cuantos alumnos aprobaron, cuantos perdieron y cuantos pasaron a curso de vacaciones. 1. Abrir el Archivo Notas 2. Modifquelo como en la imagen
3. En la celda E4, digite la siguiente frmula: =SI(Y(B4>=B$16;C4>=B$16;D4>=B$16);"aprueba";SI(O(B4>=B$16;C4>=B$16;D 4>=B$16);"curso de vacaciones";"pierde")) Desarrollemos la Y, Y(B4>=B$16;C4>=B$16;D4>=B$16) Solo ser Verdadera cuando las tres notas sean > = a 3,5, con una condicin que no se cumpla, es decir con una nota < a 3,5 el resultado de la funcin Y ser falso. Ahora la funcin O O(B4>=B$16;C4>=B$16;D4>=B$16) Solo ser Falsa, cuando las tres notas sean < a 3,5, con una sola condicin que sea verdadera, es decir que sea >= a 3,5, el resultado de la funcin ser Verdadero. Ahora el SI externo Si el resultado de la funcin Y es verdadero, el resultado de este SI ser Aprueba, y termina la formula; en caso contrario, si el resultado de la funcin Y es falso, pasar a ejecutar el SI interno. Excel Avanzado 37 Ing. Leila Sofa Farfn C. Ejemplo 2.1: Funciones Anidadas
SI Interno Si el resultado de la funcin O es Verdadero, el resultado de este SI ser Curso de Vacaciones; en caso contrario, si el resultado de la funcin O es falso, el resultado del SI interno ser pierde. Observe que cuando un argumento es texto, el testo va entre comillas. Esta regla aplica a todas las funciones. 4. Copie la frmula en el rango E5:E13 5. Guarde el archivo. Si Usted hizo todos los pasos, su tabla debe presentar los siguientes resultados.
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Taller 2.1: FUNCIONES ANIDADAS

Objetivos Aplicar el uso de funciones anidadas Anidar diferentes funciones lgicas. Ejercicio 1 Usted trabaja en una Universidad, y se va ha realizar la fiesta de integracin semestral, pero la universidad para cuidarse en salud con los menores de edad y las alumnas tiene las siguientes condiciones para poder asistir. Los alumnos sin importar el sexo, si son mayores de edad, pueden asistir sin problema. Si son hombres y son menores de edad, deben traer permiso Las nias menores de edad no pueden asistir Este reporte debe entregarlo en cada portera del sitio donde se realizar el evento, para poder controlar esta asistencia. El listado de alumnos es el siguiente,
Excel Avanzado Taller 2.1: Funciones Anidadas
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Guarde el archivo con nombre Primparos.
Excel Avanzado Taller 2.1: Funciones Anidadas
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Lectura 2.2: FUNCIONES DE BUSQUEDA

INTRODUCCION
En esta leccin se explicara la sintaxis y utilidad de algunas funciones de esta categora.
OBJETIVO
Conocer su sintaxis Identificar sus argumentos Reconocer la utilidad de trabajar funciones de bsqueda en una hoja de Excel
Definicin
Las funciones de bsqueda y referencia, son aquellas que nos permiten buscar un valor en listas o tablas de Excel. Funcin BUSCARV O bsqueda vertical, es una de las funciones ms usadas al lado de la funcin =SI. Nos permite conociendo un valor encontrar otro. Sintaxis
=BUSCARV(Valor_Buscado;Matriz_donde_Buscar;nmero_columna;Ordenado)
Busca un valor especfico en la columna ms a la izquierda de una matriz y devuelve el valor de la celda cuya fila sea la fila donde encuentre el valor y cuya columna sea aquella de la matriz que corresponda a un nmero especificado. Esta funcin se utiliza normalmente para obtener un valor correspondiente a otro dado. Ingresar por Insertar, Funcin Seleccionar en O seleccionar una categora, la opcin Bsqueda y Referencia
Excel Avanzado 41 Lectura 2.2: Funciones de Bsqueda
Seleccionar BUSCARV y Aceptar Excel nos mostrar la ventana para ingresar los argumentos necesarios para trabajar esta funcin.
Valor Buscado: es un valor conocido y que se puede comparar, ejemplo si conocemos el apellido de una persona, puedo buscar su nmero telefnico en el directorio. En este ejemplo el apellido es el valor buscado, y el directorio telefnico la matriz. Matriz donde Buscar: Es el conjunto de informacin, donde se busca el valor buscado. Nmero de Columna: Es el nmero de columna de la matriz donde se encuentra la informacin que debe regresar. Es decir, si la matriz consta de tres columnas, y en la tercera columna esta la informacin que se esta buscando, el nmero de columna, ser igual a 3. Ordenado: Es un valor lgico, Verdadero Falso. Si la funcin no encuentra el valor buscado en la matriz y Ordenado es Verdadero, regresar el valor ms alto de la matriz pero que sea inferior al buscado, y si es falso regresa el error #N/A. Funcin BUSCARH Bsqueda Horizontal, Esta funcin Busca en la primera fila de una tabla o matriz de valores y devuelve el valor en la misma columna desde una fila especificada. Para utilizar esta funcin es necesario que los datos de la tabla en donde se realizar la bsqueda estn dispuestos en forma Horizontal, es decir, los ttulos de la tabla estarn ubicados en las filas. Sintaxis: =BUSCARH(valor_buscado,matriz_buscar_en,indicador_filas,ordenado) Excel Avanzado 42 Lectura 2.2: Funciones de Bsqueda Ing. Leila Sofa Farfn
En donde: valor_buscado: es el valor que se busca en la primera fila de la tabla o matriz de datos, puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto. Matriz_buscar_en: es la tabla en donde se encuentran los datos de donde se extraer la informacin. Es aconsejable manejar nombres para las tablas como se explic en la lectura 1.1 Trabajando con Nombres. Indicador_filas: es el nmero de fila desde el cual se deber devolver el valor encontrado. Si nmero-fila es menor que 1, BUSCARH devuelve un valor de error; si nmero-fila es mayor que el nmero de filas en nombre-tabla, BUSCARH devuelve el valor de error. Ordenado: Indica si el dato que se est buscando se encuentra o no ordenado en la matriz donde se encuentra. Se debe escribir Falso o Verdadero segn corresponda. Funcin Coincidir Busca un valor en una matriz y regresa un nmero que es la posicin dentro de ella. Nos sirve para confirmar, si un dato existe o no dentro de una lista. Sintaxis =COINCIDIR(Valor_buscado;Matriz donde Buscar) Esta funcin slo regresa dos resultados: El error #N/A, cuando no encuentra el valor buscado en la matriz Un nmero, cuando lo encuentra e indica la posicin del valor buscado dentro de la matriz. Normalmente la columna es una sola columna o fila, es decir si yo estoy buscando si un cdigo existe, solo debe buscar en la columna o fila donde se encuentra la lista de cdigos.
Ejemplo 2.2: FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA

OBJETIVO
Poner en prctica el uso de funciones de bsqueda Comprender la utilidad de las funciones de bsqueda
Ejemplo 1
Nuevamente vamos a trabajar con el archivo NOMINA, ahora vamos a suponer que esta empresa tiene una categora de cargos, los cuales tienen un cdigo que identifica la categora y que dependiendo de eso cdigo de cargo se asigna el nombre del cargo y el salario base. Para trabajar las funciones de bsqueda, vamos a modificar un poco la tabla. Este es su nuevo aspecto
Note que se han borrado los datos de la columna Salario, ya que lo vamos a calcular con la funcin =BUSCARV. Tambin fjese que en las columnas J y L, tienen informacin, esto ocurre, porque al borrar los salarios, las funciones que estn aplicadas toman el nuevo valor del salario, para nuestro caso cero, por lo tanto para la funcin, todos tiene derecho a subsidio de Transporte y los que tienen 2 o ms hijos tienen derecho a subsidio de estudio. Vamos a hallar primero los cargos usando una funcin =BUSCARV 1. Clic en la celda G14 2. Men Insertar, Funcin Excel Avanzado 44 Ejemplo 2.2: Funciones de Bsqueda Ing. Leila Sofa Farfn C.
3. Seleccione categora Bsqueda y referencia 4. Seleccione funcin BUSCARV Aparece la siguiente ventana
5. 6. 7. 8.
Clic en el cuadro de dialogo Valor Buscado, seleccione la celda F14 Clic en Matriz_buscar_en, seleccione el rango H4:J11 Clic en Indicador de columnas, digite 2 Clic en Ordenado, digite Falso
En otras palabras, nuestro valor buscado es el CodCargo, es lo que conocemos de cada uno de nuestros empleados y podemos ir a comparar en la matriz, Indicador de columnas es 2, ya que nuestra matriz esta compuesta de tres columnas y en la columna 2 se encuentra la informacin que debe regresar, es decir el nombre del cargo, segn el cdigo cargo 9. Aceptar. No se olvide de aplicar absolutas. 10. Copie la frmula en el rango G15:G23 Vamos a hallar el salario 11. Digite la siguiente frmula en la celda H14 =BUSCARV(F14;H$4:J$11;3;FALSO) Es decir, busque el cdigo del cargo en la matriz H$4:J$11, cuando lo encuentre, regrese el contenido de la columna 3, es decir, el salario. 12. Copie la frmula hacia abajo, para los otros empleados. Excel Avanzado 45 Ejemplo 2.2: Funciones de Bsqueda Ing. Leila Sofa Farfn C.
En este momento se actualizan todos los valores de subsidio, teniendo en cuenta las condiciones trabajadas en la sesin anterior. 13. En la celda I14, calculamos el sueldo base, teniendo en cuenta el nmero de das trabajados. Digitar la siguiente formula: =H14/30*E14 Es decir, el salario dividido 30 das, para hallar el valor de un da y multiplicado por el nmero de das trabajados. 14. Copiar la formula en el rango I15:I23 15.Tambin debemos arreglar la formula del subsidio de transporte, y as pagar el proporcional al nmero de das trabajados. En J14, debemos dividir el subsidio en 30 y multiplicarlo por el numero de das trabajados =SI(H14<2*D$4,D$5/30*E14,0) 16. Copiar la formula en el rango J15:J23 Al final del ejercicio su hoja de clculo, mostrara los siguientes resultados:
17. Guarde el Archivo Ejercicio 2 En Internet, ingrese a la siguiente direccin, hay encontrar un ejemplo Paso a Paso para generar una factura. Excel Avanzado 46 Ejemplo 2.2: Funciones de Bsqueda Ing. Leila Sofa Farfn C.
http://www.cs.us.es/cursos/ai-2003/Lecciones/excel7.htm Guarde el archivo en su carpeta de trabajos con nombre FACTURA
Excel Avanzado 47 Ejemplo 2.2: Funciones de Bsqueda
Taller 2.2: FUNCIONES DE BUSQUEDA Y REFERENCIA

OBJETIVO
Poner en prctica el uso de funciones de bsqueda Ejercicio La universidad ha perdido el archivo de alumnos primiparos, y le han solicitado a usted que disee una tabla que le permita hallar el valor de la matrcula dependiendo del cdigo de la carrera, se espera que usted les resuelva este inconveniente en la menor brevedad. Escriba la direccin y el telfono de cada uno de los alumnos Halle el valor de la matrcula segn el cdigo de la carrera y la tabla que aparece sombreada.
Excel Avanzado Taller 2.2: Funciones de Bsqueda
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Lectura 2.3: FUNCION ESBLANCO() DATOS VALIDACION

INTRODUCCION
Algunas veces necesitamos saber si en una celda existe o no informacin; restringir la entrada de informacin a una celda o rango de celdas dependiendo de unas condiciones dadas. Hoy estudiaremos como lograr estos dos objetivos en Excel.
OBJETIVO
Conocer la sintaxis de la funcin ESBLANCO Identificar sus argumentos Validar la entrada de informacin en una celda rango de celdas.
Funcin ESBLANCO
La funcin =ESBLANCO me informa si hay contenido en una celda. Su resultado es un valor lgico. Dar verdadero si la celda que estoy indagando esta vaca, y falso cuando la celda contiene cualquier informacin. Sintaxis =ESBLANCO(Ref)
Observe la frmula que aparece en la barra de formulas. En la celda C2 se esta preguntando que si esta en blanco la celda B2, como no tiene informacin el resultado de la funcin es Verdadero. En C3, se pregunto por B3, como la celda contiene un guin, el resultado es falso, no se encuentra vaca. DATOS VALIDACION Como su nombre lo indica, VALIDACION permite validar la entrada de datos a una celda. Con esta opcin podemos limitar el nmero de caracteres de una celda, restringir la entrada de ciertos datos para evitar errores en las listas de Excel, mostrar mensajes de ayuda, crear listas desplegables para seleccionar el valor y evitar errores de digitacin. Excel Avanzado 50 Lectura 2.3: Funciones de Bsqueda Ing. Leila Sofa Farfn C.
1. Clic en men Datos, seleccionar Validacin Aparece la siguiente ventana
Lista desplegable
2. En la pestaa configuracin, en la lista desplegable podemos elegir que valores sern validos para la celda activa o rango de celdas. Las opciones que aparecen en el cuadro de dilogo validacin de datos cambiarn segn las selecciones que se hagan en los cuadros Permitir y Datos. Escriba Cualquier valor Personalizar Descripcin y opciones No incluye ninguna restriccin en las entradas vlidas. Se utiliza este valor si desea que aparezca un mensaje de entrada sin comprobar las entradas vlidas. Permite introducir una frmula, utilizar una expresin o hacer referencia a un clculo en otra celda para determinar las entradas vlidas. Omitir blancos: Se activa para permitir entradas en blanco en la celda. Se desactiva para especificar que las entradas en blanco no son vlidas. Especifica que las entradas debern ser fechas. Fecha inicial: indica la fecha de inicio del operador. Fecha final: indica la fecha de finalizacin del operador. Omitir blancos: se activa para permitir entradas en blanco en la celda. Se desactiva para especificar que las entradas en blanco no son vlidas. Especifica que las entradas debern ser nmeros o fracciones. Mnimo: se debe escribir el nmero mnimo para el operador Mximo: se debe escribir el nmero mximo para el operador. Omitir blancos: se activa para permitir entradas en blanco en la celda. Se desactiva para especificar que las entradas en blanco no son Ing. Leila Sofa Farfn C.
Fecha
Decimal
Escriba Lista
Descripcin y opciones vlidas. Permite especificar una lista de las entradas vlidas. Origen: se debe introducir una referencia de rango en le libro en que se han introducido las entradas vlidas; o un nombre definido, o bien, las entradas vlidas separadas. Omitir blancos: se activa para permitir entradas en blanco en la celda. Se desactiva para especificar que las entradas en blanco no son vlidas. Celda con lista desplegable: se activa para que aparezca una flecha de lista desplegable que facilite hacer selecciones cuando se haga clic en la celda. Se desactiva para omitir la lista desplegable. del Especifica el nmero de caracteres para las entradas. Longitud: se debe introducir el nmero del operador. Mnimo: se utiliza para introducir el nmero mnimo para el operador. Mximo: se utiliza para introducir el nmero mximo para el operador. Omitir blancos: se activa para permitir entradas en blanco en la celda. Se desactiva para especificar que las entradas en blanco no son vlidas. Especifica que las entradas debern ser horas. Hora inicial: para introducir la hora de inicio del operador. Hora final: para introducir la hora de finalizacin del operador. Omitir blancos: se activa para permitir entradas en blanco en la celda. Se desactiva para especificar que las entradas en blanco no son vlidas. Especifica que las entradas debern ser nmeros enteros. Mnimo: para introducir el nmero mnimo para el operador. Mximo: Introducir el nmero mximo para el operador. Omitir blancos: se activa para permitir entradas en blanco en la celda. Se desactiva para especificar que las entradas en blanco no son vlidas.
Longitud texto
Hora
Nmero entero
Por defecto esta seleccionada la opcin Cualquier valor, es decir podemos ingresar cualquier tipo de dato. 3. Mensaje Entrante, me permite mostrar un mensaje en el momento de ingresar un valor. 4. Mensaje saliente permite ingresar un mensaje que se muestra cuando el valor digitado no esta permitido.
Ejemplo 2.3: FUNCION =ESBLANCO Y VALIDACION

OBJETIVO
Practicar el uso de la funcin =ESBLANCO Validar la entrada de informacin en una celda o rango de celdas.
Ejemplo 1
Supongamos que al digitar el cdigo del cargo nos equivocamos o que por cualquier razn no lo digitamos, es decir la celda queda en blanco. Observemos en la grfica que pasa
Cuando la celda F14 esta en blanco, las celdas que dependen de este valor generan el error #N/A, de la misma manera, cuando digitamos mal el cdigo. Para controlar estos dos errores vamos a trabajar con la funcin =ESBLANCO y DATOS VALIDACION. Vamos a agregar a las formulas G4 y H4 la funcin es blanco y as evitar errores cuando la celda F14 esta vaca. 1. Clic en la celda G14 y pulse la tecla F2 2. Modifique la formula de la siguiente manera: =SI(ESBLANCO(F14);"";BUSCARV(F14;H$4:J$11;2;FALSO)) Que hemos hecho: Estamos preguntando que si esta en blanco la celda F14; si el resultado de la funcin es verdadero, quiere decir que no existe informacin en esta celda, por lo tanto, que nos la deje en blanco, pero si es falso, quiere decir que en la celda F14 Excel Avanzado 53 Ing. Leila Sofa Farfn C. Ejemplo 2.3: Funciones de Bsqueda
existe algn dato, entonces que busque este cdigo en la matriz y me regrese el nombre del cargo. 3. Copie la formula de la celda G14 en el rango G15:G23 4. Clic en la celda H14 y pulse la tecla F2 5. Agreguemos a esta formula la funcin es blanco: =SI(ESBLANCO(F14);0;BUSCARV(F14;H$5:J$11;3;FALSO)) Nuevamente preguntamos que si esta en blanco la celda F14, si es verdadero, que nos deje cero en la celda del salario; en caso contrario, debe buscar el cdigo del cargo en la matriz y regresarnos el salario correspondiente a este cdigo. 6. Copie la formula en el rango H15:H23 Sin embargo, nos sigue apareciendo informacin en la columna del subsidio de transporte y de alimentacin. Como en este momento el salario es menor de dos salarios mnimos le asigna estos subsidios. Estos valores dependen del salario, vamos a modificar las formulas. 7. Clic en la celda J14 y pulse F2 8. Modifiquemos la formula =SI(H14=0;0;SI(H14<2*$D$4;$D$5/30*E14;0)) En palabras, si el salario es igual a cero, si es verdadero, deje en cero el subsidio de transporte, en caso contrario, si es falso pregunte nuevamente, si el salario es menor de dos salarios mnimos, si es verdadero, tome el salario divdalo en treinta y multiplicuelo por el nmero de das trabajados, en caso contrario, en la celda J14 debe aparecer cero. 9. Copie la formula en el rango J15:J23 10.Clic en L14, pulse F2 y modifique: =SI(H14=0; 0;SI(Y(H14<=D$9;D14>=2);E$9*D14;E$6)) Si el salario es igual a cero, entonces deje cero en subsidio de estudio; en caso contrario; si el salario es menor o igual a $1.500.000 Y nmero de hijos es mayor o igual a 2 hijos, si es verdadero; multiplique $25000 * el nmero de hijos, en caso contrario, deje cero en esta celda. 11. Copie la formula en el rango L15:L23 Hasta el momento hemos garantizado que si no existe ningn cdigo en G14, no nos genere error ni nos calcule valores. Ahora, vamos a validar el ingreso de los cdigos y as evitar errores Excel Avanzado 54 Ejemplo 2.3: Funciones de Bsqueda Ing. Leila Sofa Farfn C.
12. Seleccione el rango H4:H11 y cree un NOMBRE de rango, seleccionando Fila Superior. 13. Seleccione el rango F14:F23 14. Clic en DATOS, VALIDACION 15. En Permitir, seleccionar LISTA
16. En Origen, pegar el nombre de rango, para nuestro ejemplo CODCARGO 17. Aceptar
18. Ahora pruebe la lista deje en blanco algunos cdigos, intente escribir un cdigo errneo, seleccione un cdigo de la lista y observe como varan las otras columnas dependiendo de este dato. 19. Guarde nuevamente el archivo.
Taller 2.3: FUNCIONES ANIDADAS DATOS VALIDACION

OBJETIVO
Practicar y aplicar lo aprendido. Ejercicio Informe Semanal de Ventas Empresa Frituras Colombia Frituras de Colombia, necesita llevar un reporte semanal de ventas y aplicar un descuento dependiendo de la cantidad de productos vendidos. Disee y formule el siguiente libro de trabajo teniendo en cuenta las condiciones abajo mencionadas. El siguiente libro de trabajo, consta de 3 hojas principalmente: La primera hoja contiene la informacin de los clientes:
La segunda hoja, contiene la informacin de los productos:
La tercera hoja, es la hoja de gestin y contiene la siguiente informacin: En las columnas A y C, con la opcin Datos-Validacin, validar la entrada correcta de los datos por medio de lista desplegable. En la columna G, validar que los datos no sean menores de cero. Use rangos de nombres para las listas. Excel Avanzado Taller 2.3: Funciones de Bsqueda 57 Ing. Leila Sofa Farfn C.
Columna B: Al digitar CodCliente, validar si la celda esta vaca, dejar vaco, sino me debe aparecer el nombre del cliente. Columna D: Al seleccionar CodProducto, me debe aparecer la descripcin de este. Validar cuando en la celda del CodProducto, existe informacin o no. Columna E: Al seleccionar CodProducto, me debe aparecer el costo de este. Validar cuando en la celda del CodProducto, existe informacin o no. Columna F: Si existe en la columna C, algn cdigo, entonces, el precio de venta es igual al valor del costo ms el valor del costo por el 50%
Columna H: Si en la columna G y F no existe informacin, entonces la celda debe quedar vaca, sino, debe multiplicar las unidades por el precio de venta. Columna I: Si en nmero de unidades es >=20 y <40, entonces V/Total tiene un 5% de descuento, sino si es >=40, el descuento es del 7%, en caso contrario (menor que 20), dejar la celda vaca. Columna J: Escribir cuanto es el porcentaje que se esta aplicando en la columna I, en caso de que no tenga descuento, dejar la celda vaca. Llene la informacin para 50 tems, se puede repetir Codcliente y CodProducto Guarde el archivo con nombre FRITURAS COLOMBIA
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Lectura 3.1: LISTAS

INTRODUCCION
Una lista es una herramienta utilizada para la organizacin, el manejo y la recuperacin de informacin. Esta semana vamos a estudiar como ordenar, filtrar y subtotal izar listas.
OBJETIVO
Ordenar informacin dependiendo de una condicin Ordenar informacin teniendo en cuenta dos o tres criterios CONTENIDO Una lista consta de una serie de filas rotuladas que contienen datos similares, por ejemplo, una lista de alumnos, una lista de proveedores, etc. Las listas pueden considerarse como una simple base de datos, donde las filas son los registros y las columnas, los campos. Campo Telfono
Registros
En Excel, cada fila es un registro, en el ejemplo, cada registro contiene la informacin de un cliente. El nombre del campo, es el que identifica la informacin de cada columna, en el grfico los nombres de campo son: CdCliente, Nombre, Telfono; el nombre del campo debe estar almacenado en una sola celda. y un campo es una sola columna. Cuando trabajamos con lista debemos tener en cuenta ciertos aspectos y as evitar problemas al usar las funciones de las listas: Debemos crear los rtulos para la columna en la primera fila de la lista. Excel usara los rtulos para crear informes, buscar y organizar datos. Excel Avanzado Lectura 3.1: Listas 59 Ing. Leila Sofa Farfn C.
Use un formato diferente para los rtulos, de modo que se diferencie de la lista. Use el mismo formato para todas las celdas de la columna. No se deben insertar espacios extras al principio de una celda ya que afectar los procesos de ordenacin y bsqueda. No se deben tener en cuenta totales por columna. En lo preferible No dejar espacio entre los rtulos y la lista de informacin. ORDENAR LISTAS. Una lista se puede ordenar de forma alfabtica, numrica o cronolgica segn el contenido, tambin puede ser ordenada en forma ascendente o descendente, por una o ms columnas. A la columna o columnas que determinen ese ordenamiento se les denomina llaves o claves de ordenamiento. Como ejemplo vamos a tomar la lista de clientes en donde se registra el Cdigo, nombre, telfono . Una lista o Base de datos puede ser ordenada por una, dos o tres columnas mximo. En el ejemplo la lista se encuentra ordenada por CDIGO. Se puede recurrir a dos formas de ordenamiento, una directa en la que se utilizan los botones de Ordenamiento que se encuentran en la barra de herramientas estndar y otra por medio del men Datos en donde se pueden considerar hasta tres columnas o criterios de ordenamiento. Ordenar Datos Por Un Criterio Para ordenar un rango o lista de datos, se puede recurrir al ordenamiento por un solo criterio (Columna), en cuyo caso puede utilizar los botones que se encuentran en la barra de herramientas , los cuales realizan el ordenamiento en forma Ascendente o Descendente respectivamente. Basta con ubicar el cursor en la columna por la cual se desea ordenar y activar el botn correspondiente. En el ejemplo se ubic el cursor en la columna Nombre y se activo el botn de ordenamiento Ascendente.
Ordenar Datos Por Dos o Tres Criterios Se puede ordenar una lista o base de datos por ms de un criterio (columna), mximo tres, en cuyo caso tambin basta con ubicar el cursor dentro de la lista que se va a ordenar, y seleccionar men DATOS, ORDENAR. En la pantalla aparecer la siguiente caja de dilogo: Excel Avanzado 60 Ing. Leila Sofa Farfn C. Lectura 3.1: Listas
Es necesario definir por lo menos un criterio de ordenamiento. Si se define otro criterio, Excel ordenar las filas o columnas por el primer criterio; de encontrarse datos repetidos por este criterio proceder a ordenar por el segundo nivel o criterio las filas o columnas que se repitan, lo mismo suceder si se define una tercera condicin. Para determinar el tipo de ordenamiento, si es en forma ascendente o descendente, se deben activar las respectivas acciones con las opciones que estn a la derecha de cada criterio. Si en el rango se seleccionaron los nombres de los campos, es decir los encabezados de columna, damos clic en la opcin SI, para que no los tenga en cuenta en el ordenamiento, en caso contrario seleccionamos NO. Si se activa el botn Opciones, en la pantalla aparecer una caja de dilogo donde se podr determinar el sentido de ordenamiento y el estilo de sta. La orientacin del ordenamiento consiste en determinar si se desean ordenar las filas o las columnas; si se activa la lnea Ordenar de izquierda a derecha sern las filas las ordenadas, entre tanto, si se activa la opcin Ordenar de arriba haca abajo sern las columnas las que se ordenarn.
Excel Avanzado Lectura 3.1: Listas
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Ejemplo 3.1: Ordenar Listas

OBJETIVO
Ordenar informacin teniendo en cuenta un criterio Ordenar informacin usando dos o ms criterios.
Ejemplo 1
Imaginemos que necesitamos ordenar la informacin de la nmina por nombre de empleado que debemos ordenarla por cargo y dentro de este criterio condicin debemos ordenar por nombre. Otra opcin es que nos pidan ordenar primero por sexo, despus por cargo y para finalizar por nombre. Primero vamos a organizar nuestra informacin por nombre de empleado. 1. Abrir el archivo de nmina. 2. Agregar 10 empleados a nuestra nmina actual.
3. Copiar las formulas para los nuevos empleados 4. Seleccionar un cdigo de cargo (columna F) para cada uno de nuestros nuevos empleados. La tabla se debe completar automticamente. 5. Insertar entre las filas 33 y 34 una fila, de esta forma evitamos tener problemas al ordenar y le permitimos a Excel identificar el rango automticamente. 6. Observe que la informacin esta ordenada por CodEmp. 7. Ubique el cursor en cualquier celda de la columna B, es decir cualquier celda del rango B13:B33 8. Clic en el botn Excel Avanzado Ejemplo 3.1: Listas Orden ascendente de la Barra de herramientas Estndar. 62 Ing. Leila Sofa Farfn C.
Ahora la informacin esta ordenada por NOMBRE en orden ascendente, ya no aparece organizada por CodEmp. 9. Nuevamente ubique el cursor en cualquier celda de la columna B. 10. Clic en el botn Orden descendente de la barra de herramientas; ahora la informacin se encuentra organizada por nombre pero en orden inverso, es decir, de la A a la Z. 11. Pruebe nuevamente, ubicando el cursor en cualquier celda de la columna NombreCar y clic en el botn , hemos organizado la informacin por nombre de cargo en forma ascendente. 12. Deje la lista como estaba inicialmente, ordene ascendentemente por CodEmp. Hasta el momento slo hemos ordenado por un solo criterio condicin, vamos a ordenar uno, dos o tres condiciones usando la opcin Datos, Ordenar. 13. Clic en cualquier celda del rango comprendido en B13:B33 14. Clic en men Datos, Ordenar 15. Aparece la siguiente ventana
16. La ventana Ordenar muestra tres cuadro de dialogo, donde podemos ingresar tres diferentes criterios para ordenar la informacin. Inicialmente vamos a ordenar por un slo criterio 17. Clic en el filtro del primer cuadro de dilogo Ordenar por Clic en esta flecha
Excel Avanzado Ejemplo 3.1: Listas
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18. Excel muestra un listado con los nombres de campos de cada una de las columnas, seleccionemos el criterio por el cual deseo ordenar, para nuestro ejemplo Nmero de hijos. 19. Dejaremos la opcin por defecto que aparece al lado derecho: Ascendente 20. En la opcin La lista tiene fila de encabezamiento, seleccionaremos Si, para indicarle a Excel que no ordene esta primera fila, ya que en ella se encuentran los encabezados o nombres de campos de cada columna. 21. Aceptar. 22. Excel, en este momento muestra la informacin ordenada de mayor a menor teniendo en cuenta el Nmero de hijos de cada empleado. Ahora, ordenaremos teniendo en cuenta tres criterios o condiciones, recuerde que el segundo criterio se ordena dentro del primero si existe informacin repetida, en caso contrario, no podr ejecutar el segundo nivel de ordenamiento y el tercer criterio se ordena dentro del segundo nivel. Ordenaremos la informacin por Sexo, Nombre del Cargo y Nombre del empleado; los dos primeros criterios los ordenaremos descendentemente y el ltimo de forma ascendente. 23. Clic en cualquier celda de la lista de informacin. 24. Clic en men Datos, Ordenar 25. Llenar los diferentes cuadros de dialogo como aparece en la imagen.
26. Aceptar. Observemos los resultados:
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Observe que ordeno de forma descendente los Nombre de cargo dentro de Sexo y si existe informacin repetida en el segundo criterio, los ordena de forma ascendente, por ejemplo, los nombres de las vendedoras estn ordenados de la A a la Z. Ahora ordenaremos por CodCargo y por nombre Empleado 27. Clic en cualquier celda de la lista de informacin. 28. Clic en men Datos, Ordenar 29. Llenar las diferentes opciones como aparece en la imagen.
30. Aceptar. Observe los resultados.
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Taller 3.1: ORDENAR LISTAS

OBJETIVO
Practicar y aplicar lo aprendido Identificar registros, campos, nombres de campos Evidenciar su habilidad y destreza para ordenar listas. Ejercicio 1 Empresa Frituras Colombia El Gerente de Frituras de Colombia, necesita llevar un control por Cliente de los productos que este adquiere, por lo tanto desea que usted le ayude facilitndole la informacin organizada principalmente por Nombre cliente y por CodProducto como un segundo nivel de ordenamiento. Tambin desea saber en otro listado que productos son los que ms se venden en cantidad. Para finalizar desea cuales clientes son los que menos adquieren productos y as poder generar una campaa de promocin. Ejercicio 2 Para realizar este taller, debe bajar el archivo: Biblioteca Mi Primer Librito. En la Biblioteca Mi Primer Librito se lleva una base de datos del inventario de libros. El libro consta de las siguientes columnas: Un Cdigo principal y un cdigo anexo (sigla), que identifican el tema y determinan el costo de alquiler dependiendo de esta tabla.
CODIGO A-01 B-01 C-01 D-01 E-01 F-01 G-01 H-01 I-01 J-01 K-01 L-01 TEMAS LITERATURA Y LINGSTICA MATEMATICAS Y ARITMETICA CIENCIAS SOCIALES CIENCIAS FINANCIERAS ARQUITECTURA BIOLOGIA Y CIENCIAS NATURALES ADMINISTRACION E INFORMATICA HUMANISTICA MERCADEO Y VENTAS ELECTRICIDAD Y ELECTRONICA HEMEROTECA ARTES Y PINTURA SIGLA AYL MYA CSO CFI ARQ BCN AEI HUM MYV EYE HEM AYP COSTO ALQUILER 5.000,00 7.000,00 9.000,00 8.000,00 10.000,00 8.000,00 11.000,00 12.000,00 10.000,00 9.000,00 8.000,00 15.000,00
$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
Excel Avanzado Taller 3.1: Ordenar Listas
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Un cdigo interno que identifica cada ttulo de libro dentro del tema, es un nmero del 1 al 10. Un Cdigo Real que es la unin del Cdigo principal ms el cdigo anexo ms el cdigo interno, por ejemplo: A-01AyL5 Donde A-01 es el cdigo principal, AyL es el cdigo anexo y 5 es el cdigo interno. Columna Libros, identifica el nombre del libro Tema identifica el tema al que pertenece el libro segn la tabla anterior. Estado Libro informa si el libro esta disponible o no. Zona, Localizacin libro y Sitio Libro informan dentro de la biblioteca en que piso y costado est ubicado, segn la siguiente tabla:
ZONA A B C D E F G H I J K L LOCACION PRIMER PISO PRIMER PISO PRIMER PISO SEGUNDO PISO SEGUNDO PISO SEGUNDO PISO TERCER PISO TERCER PISO TERCER PISO CUARTO PISO CUARTO PISO CUARTO PISO SITIO COSTADO IZQUIERDO CENTRO COSTADO DERECHO CENTRO COSTADO IZQUIERDO COSTADO DERECHO CENTRO COSTADO IZQUIERDO COSTADO DERECHO CENTRO COSTADO IZQUIERDO COSTADO DERECHO
Se desea tener un listado por nombre libro, para poder ubicar de manera ms gil los libros, para lograr esto se pide ordenar la lista por Libro, Localizacin y Sitio Libro. Tambin se solicita un listado por tema libro, disponibilidad y nombre del libro. Para realizar este taller debe bajar el archivo BIBLIOTECA.
Excel Avanzado Taller 3.1: Ordenar Listas
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Lectura 3.2: FILTROS

OBJETIVO
Extraer informacin dependiendo de un o unos criterios Aplicar autofiltos en una lista Aplicar Filtros Avanzados en una lista CONTENIDO Excel posee herramientas de consultas llamadas Filtros, las cuales permiten encontrar datos que cumplan condiciones dadas por el usuario segn los requerimientos del mismo. Antes de pasar a explicar el proceso de aplicar los filtros, definiremos conceptos bsicos para este tema. Criterios Un criterio consiste en una condicin para seleccionar registros de la lista o base de datos. Los criterios pueden ser de tipo carcter o numrico, en el filtro avanzado se deben escribir en un rango de la hoja de clculo y se compone de dos reas: el rea de ttulos y el rea de datos. El rea de ttulos debe ser uno o ms ttulos de columnas o campos de la lista o base de datos (exactamente igual), es preferible usar la herramienta de copiado para desarrollar esta tarea. El rea de datos corresponde a la informacin que se evaluar con respecto al ttulo del criterio, es decir la condicin que debe cumplir el criterio o criterios seleccionados. Los criterios se utilizan para realizar consultas fuera de la base de datos, y pueden estar compuestos por un solo campo o por dos campos, los cuales pueden tener conector lgico Y, O. Definicin de un solo criterio La consulta debe cumplir con una condicin, dada por el criterio que se establece. Para definir un Criterio sencillo, es decir con un solo campo se debe: Copiar el Titulo del campo a Condicionar. Escribir en la celda siguiente la condicin que debe cumplir el campo. Las condiciones en los criterios deben tener la siguiente estructura: Operador de Relacin (>, <, >=, <=, <>,) el signo igual se omite ya que en Excel indica frmula o Funcin. Es decir primero la expresin, despus el valor Ejemplo: Definicin de dos Criterios En este caso la consulta a realizar debe cumplir con dos condiciones para los cual es necesario utilizar conectores lgicos Y, O para las condiciones. Excel Avanzado Lectura 3.2: Filtros 69 Ing. Leila Sofa Farfn C.
Ejemplo: Dos criterios conectados con Y En este caso deben mostrarse los registros que cumplan las dos condiciones, que el CODIGO PRODUCTO sea A1 y que la cantidad del mismo sea mayor que 10. Dos criterios conectados con O En este caso el operador O permite que se muestren los registros que cumplan la primera condicin o la segunda, para el ejemplo se mostrarn los que cumplan que la cantidad inicial sea menor que 5 y tambin aquellos que la cantidad total sea mayor que 20. Manejo de comodines Los comodines son caracteres utilizados como parte de una condicin. Reemplazan uno o ms caracteres en el rea de datos de un criterio. Caracteres comodines * Reemplaza una cadena de caracteres Reemplaza un solo carcter ? Ejemplos: Si se digita en el criterio: D* Microsoft Excel buscar todos los registros cuyo nombre comience por la D, como DETODITO Si se digita el criterio: *os Microsoft Excel buscar todas los nombres terminados en os, tales como PLATANITOS Si se digita el criterio: CAF?M Microsoft Excel buscar todos los registros cuya cuarta letra sea cualquier carcter, pero que la primera, segunda, tercera y quinta sean correspondientemente a C, a, f y m. Autofiltro o criterios dinmicos Un Autofiltro o criterio dinmico es una herramienta de Excel que permite realizar consultas sobre una lista o base de datos que puede ser cambiado en cualquier momento y los resultados se actualizarn al instante; los criterios dinmicos o Autofiltro se activan dentro de la lista o base de datos. Para aplicar Autofiltros Se debe ubicar el cursor dentro de la lista y seleccionar la opcin Filtro del men Datos. En el submen que aparece se debe escoger la opcin Autofiltro. Los campos de la lista se presentarn acompaados por un botn al lado derecho que permite al usuario interactuar con la lista y generar consultas en forma prctica y rpida. Al oprimir clic sobre el botn para cada campo en forma individual se despliega una ventana de seleccin que contiene los posibles valores que puede tomar el campo, la opcin Todas que permitir restaurar la lista y la opcin Personalizar para establecer condiciones conectadas con operadores lgicos. Excel Avanzado Lectura 3.2: Filtros 70 Ing. Leila Sofa Farfn C.
Se activ el botn para el campo CODIGO PRODUCTO el cual despliega la ventana con las opciones Todas, que restaura la lista una vez se haya hecho una consulta, las 10 ms, que muestra los 10 registros siguientes a partir de donde est el cursor y personalizar que se utiliza para establecer condiciones en la consulta y los posibles valores que puede tomar el campo, en este caso, A1, D1, C1. Si se desea ver los registros cuyo cdigo es A4 basta con hacer clic sobre este cdigo en esta ventana y la lista mostrar estos registros. La personalizacin en los criterios dinmicos, permite definir ms de una condicin, unidas por operadores lgicos. Por ejemplo se desea ver los artculos de cdigos A1 y A4, para esto se debe activar la opcin personalizar y establecer la condicin. Restaurar la tabla o Base de Datos despus de una operacin de Autofiltro Si se ha usado la operacin de Autofiltro con una lista, lo ms probable es que hayan desaparecido de la lista registros originales, para poder observarlos nuevamente, es decir recuperarlos, se puede activar la opcin Todas del botn correspondiente al campo que se filtro o seleccionar la opcin Mostrar Todo del submen Filtros, del men Datos. Si se desea dejar de trabajar con Autofiltros se debe desactivar la Opcin de la misma forma como se activ, es decir ir al men Datos, Filtros y hacer clic en Autofiltros, de esta manera desaparecen los botones de los campos y la tabla quedar en su forma inicial. Nota: Al aplicar autofiltros sobre una lista la informacin puede ser copiada y llevada a otros lugares en el mismo o en otro libro. Filtro Avanzado Una de las utilidades ms importantes al manejar listas es poder generar listados de informacin fuera de sta, que cumplan especificaciones y que muestren la informacin que se desee o necesite. Con la herramienta de Filtros avanzados es posible extraer de una lista informacin que cumpla una o dos condiciones y que muestre uno o ms campos de informacin. Para esto se deben seguir los siguientes pasos: Definir fuera de la tabla o base de datos el criterio Copiar de la lista o base de datos los ttulos de campos que se desean ver al generar la consulta. Se debe ir al men Datos, Filtros y activar Filtros avanzados. Se presenta la siguiente caja de dilogo:
Excel Avanzado Lectura 3.2: Filtros
71
En la lnea de accin se debe activar en qu sitio de la hoja se desean obtener los resultados. Si se encuentra activa la opcin Filtrar la lista sin moverla, los resultados del filtro o listados se generarn sobre la informacin de la base de datos. El resultado sera igual a ejecutar un Autofiltro. Si se activa la opcin Copiar a otro lugar, los resultados se obtendrn fuera de la lista de informacin. En la lnea Rango de la lista se debe definir el rango de la base de datos; si a la lista o base de datos se ha definido un nombre, ste puede ser escrito en esta lnea, de lo contrario se deben seleccionar las celdas que la componen. En la lnea Rango de criterios se deben definir las condiciones para filtrar, es decir, designar en qu sitio de la hoja se encuentran los criterios. Si al rango de los criterios se le ha definido un nombre, ste puede ser escrito en esta lnea, de lo contrario se deben seleccionar las celdas que componen el rango de los criterios. En caso de realizar dos o ms criterios se seleccionan todas. La lnea Copiar a, se activa si se ha definido que se desean copiar los datos de la operacin en otro lugar, en esta lnea se le debe indicar a Excel el rango de salida, o sea, seleccionar los ttulos de columnas que se desean obtener al aplicar el filtro y que se haban copiado ya en el paso anterior. Si este rango tiene asignado un nombre, se debe escribir el previamente definido, de lo contrario se deben seleccionar las celdas que componen el rango de salida. Si se activa el botn Slo registros nicos, los resultados obtenidos no presentarn registros repetidos. Una vez se hayan definido las opciones en la anterior caja se debe oprimir click sobre el botn <Aceptar>, si no se desea realizar esta operacin, se debe oprimir click sobre el botn <Cancelar>.
Excel Avanzado Lectura 3.2: Filtros
72
Ejemplo 3.2: Filtrar Listas

OBJETIVO
Practicar el uso de Autofiltro en una lista de informacin Practicar el uso de Filtro Avanzado para extraer informacin.
Ejemplo 1 - Autofiltro
a. Necesitamos un listado donde pueda visualizar la informacin de nmina de aquellos empleados que tengan como cargo Vendedor. b. Tambin se desea obtener otro listado de aquellos empleados de sexo femenino que tengan subsidio de alimentacin superior a $50000. c. Y para terminar, un ltimo listado de aquellas personas que trabajaron entre 15 y 20 das.
Solucin Punto a. Filtro por CodCargo Vendedor

1. Abrir archivo Nmina 2. Clic en cualquier celda del rango A13:L33 3. Seleccionar men Datos, Filtro, Autofiltro
4. En el encabezado de cada columna aparece un botn
Flechas desplegables para filtrar los contenidos de cada columna. A continuacin vamos a seleccionar los registros que sean CodCargo Vendedor. Excel Avanzado Ejemplo 3.2: Filtrar listas 73 Ing. Leila Sofa Farfn C.
5. Haga clic en el botn
de la columna del campo CodCargo
En estas listas desplegables siempre aparecern todos los valores de la columna. En el caso de que el valor est repetido slo aparecer una sola vez. Todas. Muestra todos los registros de la lista Las 10 ms Muestra los 10 nmeros ms grandes de la columna Personalizar Permite asignar un criterio propio.
6. Haga clic en CodCargo Vendedor. Excel oculta automticamente los registros que no contengan el CodCargo Vendedor. 7. Clic en el botn del campo CodCargo y seleccione la opcin Todas para volver a visualizar todos los registros.
Solucin Punto b. Filtro por sexo Femenino y con Subsidio de Alimentacin > 50000.
8. Clic en el botn del campo Sexo
Excel aplica automticamente el filtro mostrando solo los registros con ese contenido especfico, ocultando los otros registros de la lista de informacin.
Vamos a filtrar esta lista y as obtener que empleados de sexo femenino recibieron subsidio de alimentacin superior a 50000 pesos. Para realizar este filtro utilizaremos la opcin Personalizar. Excel Avanzado Ejemplo 3.2: Filtrar listas 74 Ing. Leila Sofa Farfn C.
9. Clic en el botn del campo Sub. Alimentacin. 10. Seleccione la opcin Personalizar. En su pantalla aparecer el cuadro de Autofiltro personalizado del primer cuadro 11. Pulse el botn 12. Seleccione la opcin es mayor que 13. Clic en el segundo cuadro y digite 50000 Si ha realizado los pasos correctamente, el cuadro Autofiltro debe tener el siguiente aspecto: personalizado
14. Clic en el botn Aceptar. Slo cuatro registros cumplen los criterios asignados, que sean de Sexo Femenino y reciban un Subsidio de alimentacin superior a 50000 pesos.
Los filtros aplicados aparecen en otro color. 15. Clic en el botn 16. Clic en el botn del campo Sexo y seleccione Todas. del campo Sub. Alimentacin y seleccione Todas.
Nuevamente obtenemos nuestra lista original. Excel Avanzado Ejemplo 3.2: Filtrar listas 75 Ing. Leila Sofa Farfn C.
Solucin Punto c. Empleados que trabajaron entre 15 y 20 das. Usaremos la opcin Personalizar.
17. Clic en el botn del campo Das trabajados. 18. Seleccionar la opcin Personalizar. 19. Completar el cuadro Autofiltro personalizado como en el grfico:
20. Como se deben cumplir las dos opciones, es decir que sea mayor o igual a 15 Y menor o igual a 20, seleccione la opcin Y. 21. Clic en Aceptar. Slo tres registros cumples los criterios.
22. Clic en el botn
del campo Das trabajados y seleccione Todas.
Obtenemos nuestro listado original. Ahora desactivaremos la opcin Autofiltro. 23. Ubique el cursor en cualquier celda de la lista. 24. Clic en men Datos, Filtro, Autofiltro.
Ejemplo 2 Filtro Avanzado

Para seleccionar registros conservando los criterios anteriores que vamos utilizando, tenemos que emplear la opcin Filtro Avanzado. Aplicaremos los mismos ejemplos, pero usando esta opcin. Excel Avanzado 76 Ing. Leila Sofa Farfn C. Ejemplo 3.2: Filtrar listas
Solucin Punto a. Filtro por CodCargo Vendedor

El primer ejercicio que desarrollaremos, seleccionar las personas que sean Vendedores. En este caso no utilizaremos la opcin Copiar a del cuadro Filtro avanzado para crear una copia de la seleccin. 1. Marque el rango de celdas A13:L13 2. Clic en el botn Copiar. 3. Sitese en la celda A40. 4. Clic en el botn Pegar.
A continuacin asignaremos el criterio en el campo CodCargo. 5. 6. 7. 8. Seleccione la celda G41. Digite Vendedor y pulse la tecla Enter. Site el cursor en cualquier celda del rango A13:L33 Clic en men Datos, Filtro, Filtro Avanzado
En este ejemplo vamos a utilizar la opcin activa por defecto Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.
Compruebe que el rango de la lista que ha seleccionado Excel es correcto, para nuestro ejemplo A13:L33
El siguiente paso es asignar el rango de criterios. 9. Haga clic en el botn de la opcin Rango de criterios. 10. Seleccione el rango A40:L41 En este momento el cuadro Filtro avanzado Rango de criterios debe ser igual al siguiente:
11. Clic en Aceptar para ejecutar el filtro. Los registros seleccionados son: Excel Avanzado Ejemplo 3.2: Filtrar listas 77 Ing. Leila Sofa Farfn C.
12. Para volver a visualizar todos los registros tenemos que utilizar la opcin Datos, Filtro, Mostrar todo.
Solucin Punto b. Filtro por sexo Femenino y con Subsidio de Alimentacin > 50000.
Cuando usamos Filtro avanzado, se ocultan los registros que no cumplen la condicin o criterio, utilizando la opcin Copiar a otro lugar y el cuadro Copiar a podemos duplicar los registros y conservar la lista original. Los pasos a realizar son muy parecidos al ejemplo anterior, slo que ahora tenemos que aadir un rango de extraccin para aquellos registros que cumplan el o los criterios. 13. Marque el rango de celdas A13:L13 14.Clic en el botn Copiar. 15.Sitese en la celda A43. 16.Clic en el botn Pegar.
Ahora asignaremos los criterios 17. Digite F en la celda C44 18. Digite >50000 en la celda K44
Cuando los criterios se encuentran en la misma fila, como en este ejemplo estamos aplicando un Y, es decir, que los registros deben cumplir las dos condiciones: que sean de Sexo F y que el Subsidio de alimentacin sea >50000. Excel Avanzado Ejemplo 3.2: Filtrar listas 78 Ing. Leila Sofa Farfn C.
19. Sitese en una de las celdas que forman la lista A13:L33 20. Seleccione men Datos, Filtro, Filtro Avanzado 21. Haga clic en la opcin Copiar a otro lugar para activarla. de la opcin Rango de criterios. 22. Clic en el botn 23.Seleccione el rango A43:L44 24. Pulse el botn de dicho cuadro para regresar al cuadro Filtro Avanzado 25. Clic en el botn de la opcin Copiar a. 26. Clic en la celda A47. 27. Pulse el botn Compruebe que el cuadro Filtro Avanzado est completo como el de la figura:
El nombre de la hoja puede variar. 28. Clic en Aceptar. 29. Usando la barra de desplazamiento desplcese hasta la celda A47 para poder ver el resultado. Realicemos el mismo ejemplo pero aplicando el operador lgico O 30. Marque el rango de celdas A13:L13 31.Clic en el botn Copiar. 32.Sitese en la celda A53. 33.Clic en el botn Pegar.
Ahora asignaremos los criterios 34. Digite F en la celda C54 35. Digite >50000 en la celda K55 Excel Avanzado Ejemplo 3.2: Filtrar listas 79 Ing. Leila Sofa Farfn C.
Cuando los criterios se encuentran en diferente fila como en este ejemplo estamos aplicando un O, es decir, que si una de las dos condiciones se cumple (que sean de Sexo F que el Subsidio de alimentacin sea >50000), se mostrar el registro en el rango solucin. 36. Sitese en una de las celdas que forman la lista A13:L33 37. Seleccione men Datos, Filtro, Filtro Avanzado 38. Haga clic en la opcin Copiar a otro lugar para activarla. de la opcin Rango de criterios. 39. Clic en el botn 40.Seleccione el rango A53:L55 41. Pulse el botn de dicho cuadro para regresar al cuadro Filtro Avanzado 42. Clic en el botn de la opcin Copiar a. 43. Clic en la celda A57. 44. Pulse el botn Compruebe que el cuadro Filtro Avanzado est completo como el de la figura:
45. Clic en Aceptar.
46. Guarde Excel Avanzado Ejemplo 3.2: Filtrar listas
el 80
archivo. Ing. Leila Sofa Farfn C.
Taller 3.2: FILTROS

OBJETIVO
Practicar y aplicar lo aprendido Identificar registros, campos, nombres de campos Evidenciar su habilidad y destreza para filtrar listas. Ejercicio 1 Empresa Frituras Colombia El Gerente de Frituras de Colombia, desea un informe donde pueda visualizar que productos compro CARULLA. Tambin desea un listado de aquellos productos cuyo costo sea menor o igual a 360 pesos. Para finalizar desea obtener un listado, sin borrar la lista inicial, donde se informe si Carrefour realizo compras mayores a 500000 pesos y menores a 800000. Ejercicio 2 Biblioteca Mi Primer Librito. En la Biblioteca Mi Primer Librito en el Tercer piso en el Costado derecho se presento una sobrecarga elctrica y se han quemado algunos libros, por lo tanto se necesita de carcter urgente un listado de los ttulos de libros que estaban en este sector y as conocer que libros se perdieron y poder adquirirlos nuevamente. Una de las mayores demandas de prstamo de la biblioteca son los libros de Literatura y Lingstica, por lo tanto se desea saber que ttulos se encuentran disponibles para poder ofrecerles con certeza.
Excel Avanzado Taller 3.2: FILTROS
81
Lectura 3.3: SUBTOTALES

OBJETIVO
Crear resmenes de listas Agrupar listas Aplicar operaciones sobre listas CONTENIDO Una herramienta poderosa de Excel consiste en la posibilidad de aplicar una o ms funciones (suma, promedio, mximo, etc.) sobre rangos de informacin por un campo determinado. En primer lugar, el usuario debe asegurarse de que el rango o lista en donde se aplicarn subtotales tenga una o ms columnas en donde se puedan generar grupos de datos al ordenar. Antes de Subtotalizar, siempre se debe ordenar por el criterio que se desea el resumen. Una vez se ha hecho el ordenamiento, basta con ubicarse dentro de la lista o rango a subtotalizar y escoger la opcin Subtotales del men Datos. En la pantalla aparecer la siguiente ventana:
En la lnea Para cada cambio en, se debe especificar por cual columna se ha de subtotalizar, (tener en cuenta que esta columna debe estar ordenada y que al aplicar la funcin de subtotal se formarn los respectivos grupos). Si se oprime clic sobre la flecha de desplazamiento que est a la derecha del cuadro, se presentar el listado de los ttulos de cada columna, permitiendo seleccionar el campo de agrupamiento. Por defecto la operacin de subtotalizacin se ha de realizar con la operacin suma; sin embargo se puede seleccionar otro tipo de operacin en la lnea Usar funcin, la cual contiene el listado de las operaciones posibles a ejecutar. Excel Avanzado Lectura 3.3: Subtotales 82 Ing. Leila Sofa Farfn C.
Finalmente, se debe indicar en qu columnas se debe aplicar la funcin seleccionada en donde Excel realizar la respectiva operacin cada vez que cambie el dato definido en la primera lnea. Si se activa la opcin Reemplazar subtotales actuales, los subtotales existentes en la lista se actualizarn en caso de haber modificado algn registro de la lista, o de generar otra operacin. Si se desea definir cada agrupamiento en una pgina diferente, se debe activar la opcin Salto de pgina entre grupos. La casilla Resumen Debajo de los datos escribe las operaciones aplicadas, y los ttulos de columnas en donde se aplic dicha operacin. Si se ha realizado la operacin de subtotales y se desea cancelar el esquema obtenido, se debe situar nuevamente dentro del rango, entrar nuevamente a subtotales y oprimir clic sobre el botn Quitar todos; de esta forma, la lista volver a su estado original.
Excel Avanzado Lectura 3.3: Subtotales
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Ejemplo 3.3: Subtotales

OBJETIVO
Aplicar subtotales a una lista de informacin
Ejemplo
d. Ahora necesitamos un listado que nos informe cuantas personas de sexo femenino y cuantas de sexo femenino existen en nuestra nmina. e. Tambin se desea obtener otro listado por cargo, cuanto sumo el Subsidio de alimentacin y de estudio f. Y para terminar, un campo CodCargo. ltimo listado de cual es el promedio de hijos por
Solucin Punto a. Subtotal por Sexo

Primero se debe ordenar la lista base de datos por el campo Sexo para el cual se van a crear los subtotales. a. Clic en cualquier celda de la columna C b. Clic en el botn Orden Ascendente de la barra de herramientas.
Una vez ordenada la lista ya se puede aplicar los Subtotales. Por cada subtotal crearemos una copia de la hoja, se recomienda tener slo una opcin de subtotales por hoja. c. Clic en men Edicin, Mover o copiar hoja,
d. Activar la opcin Crear una copia. e. Aceptar. f. Seleccionar men Datos, Subtotales. En su pantalla aparece la siguiente figura:
Excel Avanzado Ejemplo 3.3: Subtotales
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Para cada cambio en: seleccione el campo por el cual orden la lista. Para nuestro ejemplo por Sexo. En Usar funcin: seleccionar la funcin que se va a utilizar para calcular los subtotales. En nuestro ejemplo deseamos saber cuantos hombres y cuantas mujeres trabajan en la empresa. Seleccionamos funcin Cuenta. En la lista Agregar Subtotal a: Activar las casillas de los campos numricos que va a subtotal izar; se puede utilizar campos tipo texto para subtotal izar utilizando la funcin Cuenta.
g. Clic en Aceptar. Observe los diferentes niveles de resumen de los Subtotales, utilizando los smbolos numricos del esquema generado por Excel. Niveles de agrupamiento
Subtotal por sexo F
Subtotal por sexo M
Subtotal General El nmero muestra el resumen Total General h. Clic en el nmero En nmero muestra el resumen general por cada subtotal i. Clic en el nmero Excel Avanzado Ejemplo 3.3: Subtotales 85 Ing. Leila Sofa Farfn C.
En nmero muestra todo el detalle del subtotal j. Clic en el nmero
Solucin Punto b. Subtotal por campo NombreCargo del Subsidio de alimentacin y de estudio.
k. Crear una copia de la hoja sin subtotales. Ordenar la lista base de datos por el campo NombreCargo. l. Clic en cualquier celda de la columna G m. Clic en el botn Orden Ascendente de la barra de herramientas.
Una vez ordenada la lista ya se puede aplicar los Subtotales. n. Seleccionar men Datos, Subtotales. o. Llenar los diferentes cuadros como aparece en el grfico.
p. En Agregar subtotal a: slo dejar activas las casillas de Sub. Alimentacin y Sub. Estudio. q. Aceptar. En su pantalla aparece la siguiente figura:
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Para eliminar subtotales siga los siguientes pasos: r. Clic en cualquier celda de la lista con subtotales s. Men Datos, Subtotales t. Clic en el botn
Solucin Punto c. Subtotal por Codcargo, promedio de hijos.

u. Ordenar por Codcargo v. Seleccionar men Datos, Subtotales. w. Llenar la ventana Subtotales con la siguiente informacin
x. Aceptar. Obtendremos el siguiente grfico:
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Taller 3.3: SUBTOTALES

OBJETIVO
Practicar y aplicar lo aprendido Identificar registros, campos, nombres de campos Evidenciar su habilidad y destreza para subtotal izar listas. Ejercicio 1 Empresa Frituras Colombia Frituras de Colombia, dentro de su programacin semanal de inventarios requiere conocer mediante un informe las ventas en unidades y pesos por cada uno de los productos. Tambin desea un informe semanal por Cliente de cuanto sumo el descuento efectuado en las compras. Ejercicio 2 Biblioteca Mi Primer Librito. Debido al inconveniente presentado en el Tercer Piso, Costado derecho de la biblioteca se requiere realizar un inventario de los textos por Tema, para comparar si coinciden los datos con la informacin fsica. Tambin se necesita saber cuanto ha recaudado la biblioteca por alquiler, esta informacin siempre se resume por Cdigo Anexo de cada ejemplar.
Excel Avanzado Taller 3.3: Subtotales
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Lectura 4.1: TABLAS DINAMICAS

INTRODUCCION
En esta lectura, se explica como realizar diferentes resmenes de grandes listas de informacin de una forma fcil y amigable; como sintetizar estas listas y permitir el anlisis y consulta con solo mover campos de lugar.
OBJETIVO
Trabajar con Tablas Dinmicas Adquirir conocimientos sobre el manejo y aplicacin de las Tablas Dinmicas Comprender la utilidad de trabajar con Tablas Dinmicas CONTENIDO Una Tabla Dinmica es una herramienta de Excel que permite dar un gran dinamismo a la informacin; las Tablas dinmicas son interactivas, se pueden giras sus filas y columnas para ver diferentes resmenes de la informacin original. Se crea usando las funciones =SUMA, =PROMEDIO, =MAX entre otras, para analizar la informacin de tipo numrico. Una tabla dinmica permite realizar en forma combinada las operaciones de Autofiltro, Filtro avanzado, y Subtotales. Para trabajar Tablas Dinmicas, se deben tener en cuenta las mismas condiciones enunciadas en la lectura 3.1 Listas. Para crear una tabla dinmica se va a utilizar el asistente para tablas dinmicas como gua. Se debe tener una lista o base de datos. Pasos 1. Ingresar por el men Datos, Informe de tablas y grficos dinmicos.
Excel Avanzado Lectura 4.1: Tablas Dinmicas
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Nos aparece la siguiente ventana:
En esta ventana se debe seleccionar de donde proviene la informacin, tenemos 4 fuentes: Lista o base de datos de Microsoft Excel: Se crea un resumen de una lista con mltiples columnas creadas en Excel, cada una de estas columnas debe tener rotulo o encabezado, los cuales generan una lista de campos, el nombre de un campo hace referencia al rotulo de una columna. Fuente de datos externa: Crear una tabla dinmica a partir de Bases de Datos generadas en otras aplicaciones, como por ejemplo: Access, ORACLE FoxPro entre otras. Rangos de Consolidacin mltiples: Resumir informacin de mltiples rangos de Hojas de clculo de Excel Otra tabla dinmica: Tomar como fuente de informacin otra tabla dinmica generada en el mismo libro. Tambin se debe seleccionar que se desea hacer: Una tabla dinmica Un grfico dinmico Despus de seleccionar la fuente de informacin y el tipo de informe, clic en Siguiente 2. El segundo paso es seleccionar o confirmar el rango donde se encuentra la informacin fuente: Excel Avanzado Lectura 4.1: Tablas Dinmicas 91 Ing. Leila Sofa Farfn C.
Seleccionar la informacin y Siguiente. 3. En el tercer paso se indica la ubicacin de la tabla dinmica; existe la opcin de crear la tabla en una hoja nueva en la hoja de clculo actual, en este ltimo caso se debe usar el botn de Contraer dialogo y seleccionar la celda inicial donde se creara la tabla dinmica.
Clic en el botn
, Excel nos muestra la estructura de una tabla dinmica:
Una tabla dinmica se compone de cuatro elementos: Excel Avanzado Lectura 4.1: Tablas Dinmicas 92 Ing. Leila Sofa Farfn C.
El primer elemento de una tabla dinmica y el nico indispensable en el desarrollo de sta, es el rea de DATOS, que corresponde generalmente a uno o ms campos de tipo numrico, a los cuales se les puede realizar un proceso aritmtico. Sobre los campos asignados a esta rea se pueden aplicar las siguientes funciones: =Suma, =Contar, =Promedio, =Mx, =Mn, =Producto, =Desvest, =Desvestp, =Var, =Varp. =Contar nmeros,
El segundo elemento, FILA, son campos de la lista original que se ubican en esta rea para que se muestren en las filas. COLUMNA, campos asignados en esta rea de la tabla, los valores se muestran en columnas dentro de la tabla dinmica. PAGINA, es el cuarto elemento de la tabla dinmica, puede tener uno o ms campos y se convertirn en los criterios de la tabla, estos criterios reciben el nombre de criterios dinmicos y permiten filtrar la informacin y presentar individualmente el resumen. 4. Luego de asignar los campos clic en Aceptar y en Finalizar.
Excel Avanzado Lectura 4.1: Tablas Dinmicas
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Ejemplo 4.1: Tablas Dinmicas

OBJETIVO
Practicar el uso de Tablas Dinmicas Aplicar Tablas dinmicas a una lista de informacin.
Ejemplo 1
o Necesitamos un resumen por Nombre Cargo, de cuanto se pago a los empleados por subsidio de alimentacin y que empleados pertenecen a cada cargo. o Tambin se necesita consultar cuantos hijos suman por cargo. Solucin Punto a) 31.Abrir el archivo de nmina. 32.Ubicar el cursor en cualquier celda de la lista de informacin. 33.Clic en men Datos, Informe de tablas y grficos dinmicos
34.Seleccionar las opciones que aparecen el la siguiente ventana
Seleccionar Lista o base de datos de Microsoft Excel, ya que nuestra fuente de informacin es una lista de Excel Y tabla dinmica, es lo que deseamos hacer. Excel Avanzado Ejemplo 4.1: Tablas Dinmicas 94 Ing. Leila Sofa Farfn C.
Clic en Siguiente. 35.En este paso nos pide seleccionar el rango
Excel reconoce el rango sobre el cual vamos a trabajar, es importante que estn seleccionados los rtulos de las columnas, segn el ejemplo el rango es $A$13:$L$33. Si al iniciar el proceso para crear la tabla dinmica el cursor quedo ubicado fuera de la lista de informacin, se debe seleccionar el rango manualmente: clic en el botn de Contraer dilogo y seleccionar el rango. Compruebe que el rango es el correcto.
Botn Contraer dilogo
Clic en Siguiente 36.En este paso debemos indicarle a Excel si deseamos crear una nueva hoja para la tabla dinmica o en la hoja ya existente, en el ejemplo seleccionaremos la opcin Hoja de calculo nueva
Excel Avanzado Ejemplo 4.1: Tablas Dinmicas
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37.Clic en el botn tabla.
, este es el momento de empezar a disear nuestra
Observe a la derecha los campos, cada uno de ellos representa el rotulo o encabezado de las columnas existentes en nuestra lista o base de datos. Estos campos son los que permiten crear los resmenes. Como se necesita un resumen por nombre de cargo, con clic izquierdo sostenido arrastrar el botn a la seccin FILA, en caso de cometer un error el botn se devuelve a su posicin inicial de la misma forma. Ahora, clic izquierdo sostenido sobre el campo DATOS Nuestra ventana presenta el siguiente aspecto: y arrastrarlo a la seccin
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38.Clic en Aceptar y Finalizar Aparece la Tabla dinmica diseada
Lista de campos
Barra de herramientas Tabla dinmica
Observemos en el grfico: La barra de herramientas la cual permite modificar la tabla dinmica actual, la lista de campos, desde este panel se puede agregar o retirar campos en las diferentes reas de la tabla dinmica. En la parte superior encontramos la tabla dinmica creada, se obtuvo un resumen de cuanto sumo el Subsidio de alimentacin por cargo y un total general de todos los cargos. Pero, como nos solicitan mostrar los empleados que pertenecen a cada cargo, vamos a modificar la tabla
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39.El cursor debe estar dentro de la tabla dinmica, clic en Tabla dinmica de la barra de herramientas Tabla dinmica y seleccionar Asistente del men contextual
40. Seleccionar nuevamente Diseo, arrastre el campo Empleado al rea FILA debajo de NombreCargo, como aparece en la imagen
Doble clic izquierdo sobre este campo.
41. Vamos a dar formato a los valores numricos, doble clic izquierdo sobre el campo Suma de Sub. Alimentacin que se encuentra en el rea Datos, obtenemos una nueva ventana
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42. Seleccionar el botn 43. Seleccionar formato Contabilidad y configurar como aparece en la imagen
44. Clic en Aceptar, Aceptar, Aceptar y Finalizar. La nueva tabla dinmica nos presenta un resumen por el campo cargo, dentro de cada cargo se puede visualizar los empleados que pertenecen a este y el subsidio de alimentacin de cada uno de ellos. Tambin podemos observar que se genera un total por cada cargo y al final de la
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Campos dinmicos, permiten filtrar la informacin y obtener resmenes parciales sobre la tabla dinmica
Tabla un total general. Tambin observe que el formato de los valores numricos cambio segn la configuracin establecida. Nuevamente, vamos a modificar la tabla dinmica, no olvide, el cursor debe estar dentro de la tabla dinmica. 45. Clic en tabla dinmica, Asistente y Diseo (paso 9) 46. Arrastre el campo NombreCargo al rea PGINA, como en la imagen siguiente.
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47. Doble clic izquierdo sobre el campo Suma de Sub. Alimentacin 48. Seleccione la funcin Promedio
49. Clic en Aceptar, Aceptar y Finalizar. La nueva tabla dinmica presenta el promedio por empleado de Subsidio de alimentacin, y un promedio general por todos los empleados. Campos dinmicos, permite filtrar la informacin por nombre de cargo y por empleado
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Hasta el momento hemos modificado la tabla dinmica inicial, se puede concluir: las reas FILAS, COLUMNAS y PGINA son diferentes formas de visualizar la informacin, en DATOS normalmente incluimos campos sobre los cuales se pueden ejecutar funciones. Intente cambiar de posicin los campos y generar otras tablas dinmicas. Solucin Punto b) Consultar cuantos hijos suman por cargo. Vamos a crear nuevamente una Tabla dinmica nueva. 50. Posicionar el cursor en cualquier celda de la lista de informacin, recuerde, de esta manera Excel reconoce el rango automticamente. 51. Clic en men Datos, Informe de Tablas y grficos Dinmicos 52. Seleccione las opciones como en la imagen
53. Clic en Siguiente
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Lectura 4.2: TABLAS

INTRODUCCION
En muchas ocasiones al disear un hoja de clculo nos preguntamos qu pasara si..?, es decir, realizar cambios en algunos valores constantes de la hoja para ver su efecto en otras celdas dependientes. Para efectuar esta operacin Excel dispone de una opcin en el men Datos llamada Tabla, que nos permite realizar este tipo de anlisis de una forma sencilla.
OBJETIVO
Crear tablas con una variable Crear tablas con dos variables. CONTENIDO Las tablas de datos nos permiten hacer supuestos, en Excel pueden ser de dos tipos: Tabla de una variable Tabla de dos variables. Tablas de Datos de una variable Para crear una tabla de datos de una variable es necesario tener: 1. Una celda de entrada que se desee modificar. (Variable) 2. Una fila o columna con valores variables que se deseen aplicar a la celda de entrada. 3. Una celda con la frmula que nos permita obtener los resultados de las tablas de datos. Tabla de datos de dos variables, necesitamos: 1. Dos celdas de entrada que se desean modificar (variables) 2. Una fila con valores variables que se desean aplicar a una de las celdas de entrada. 3. Una columna con valores variables que se desean aplicar a la segunda celda de entrada. 4. Una frmula en la interseccin de la fila y columna de los valores variables para obtener los resultados de la tabla de datos.
Excel Avanzado Lectura 4.2: Tablas
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TALLER 4.2: TABLAS

OBJETIVO
Usted desea solicitar un crdito de $10.000.000 por 15 aos a una entidad bancaria, ya consulto en un banco, y le informaron que la tasa de inters es del 9,5% anual y tambin le informaron cual sera su cuota, pero ahora usted quisiera hacer diferentes supuestos, quisiera saber ese mismo valor solicitado pero con otro inters, cual sera su cuota, tambin le gustara saber cual sera su cuota si toma el crdito con ms o menos nmeros de aos. Solucin. 1. Digite la siguiente tabla
2. Calculemos el valor de la celda C8 utilizando la funcin =PAGO, funcin de tipo financiero, que permite saber cual sera la cuota peridica de un crdito a una tasa de inters constante. Sintaxis de la funcin =Pago =PAGO(Tasa;Nper;Va) donde Tasa es la tasa de inters por perodo de prstamo; para nuestro ejemplo la tasa de inters es del 9.5% anual, pero como necesitamos hallar la cuota mensual, dividimos esta tasa en 12 y as obtener la tasa de inters mensual.
Excel Avanzado Ejemplo 4.2: Tablas
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Nper es el nmero total de pagos o cuotas de un crdito, en nuestro ejemplo son 15 aos pero como la cuota es mensual necesitamos multiplicar los 15 aos por 12 para hallar el nmero total de cuotas. Va es el valor que debemos pagar, en nuestro ejemplo son los $10.000.000 Para concluir la frmula de la celda C8 es la siguiente: =-PAGO(C5/C7;C6*C7;C4) La funcin PAGO siempre nos da un valor negativo, por eso el signo menos antes de la funcin para que el resultado lo muestre positivo. Ahora s vamos a trabajar con la opcin TABLAS. Para crear una tabla de datos de una variable es necesario tener 3. Una celda de entrada que se desee modificar. (Variable). En este caso la celda que se desea modificar dentro de la frmula es el inters (C5) 4. Una fila o columna con valores variables que se deseen aplicar a la celda de entrada, en el rango B11:B15; encontramos los diferentes valores de intereses. 5. Una celda con la frmula que nos permitan obtener los resultados de las tablas de datos. En la celda B10, copiamos la frmula que se encuentra en C8, pues es en esta frmula donde deseamos variar el inters. 6. Seleccione el rango de la tabla A10:B15 7. Seleccione el men DATOS, opcin TABLA 8. En el cuadro de dilogo que aparece se debe introducir la referencia de la celda de entrada en el interior del recuadro Celda de entrada fila o Celda de entrada columna dependiendo de si los valores variables de la tabla han sido introducidos en fila o en columna. En nuestro caso Celda de entrada Columna, ya que los valores variables estn en columna; teclee o seleccione la celda C5. 9. Aceptar. En este momento, hemos averiguado cual sera la cuota pero con otros intereses. Tabla de datos de dos variables, necesitamos: 1. Dos celdas de entrada que se desean modificar (variables), para nuestro ejemplo, vamos a variar los aos y el inters. 2. Una fila con valores variables que se desean aplicar a una de las celdas de entrada. Digitar en B17=5; C17=7; D17=10; queremos saber a 5, 7 y 10 aos cual sera la cuota. 3. Una columna con valores variables que se desean aplicar a la segunda celda de entrada. En la columna vamos a digitar los intereses; Digitar en A18, 9%; A19, 10%, en A20 12%, en A21, 13%. Excel Avanzado Ejemplo 4.2: Tablas 106 Ing. Leila Sofa Farfn C.
4. Una frmula en la interseccin de la fila y columna de los valores variables para obtener los resultados de la tabla de datos. 5. En A17 digite =C8 Ya tenemos todas las condiciones, 6. Ahora seleccionar el rango A17:D21 7. Men Datos, Tabla, Nos aparece a siguiente ventana
8. En fila seleccionar C6, ya que los aos variables estn en fila, y en la frmula, C6 corresponde al ao. 9. En columna, seleccionar C5, es la celda que contiene el inters y los datos variable de tasa de inters se encuentran en columna. Aceptar. 10.Hemos realizado un supuesto de un crdito a diferentes aos y con diferentes tasas de inters y as saber cual se acomoda mejor al presupuesto. 11.Guardar con nombre CREDITO
Excel Avanzado Ejemplo 4.2: Tablas
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TALLER 4.2: TABLAS

OBJETIVO
Practicar lo aprendido Taller Usted es el administrador de un almacn de artculos de cuero, en estos momentos hay en inventario de 25 carteras con imperfectos y usted desea aplicarles un descuento para facilitar la venta. Aplique la opcin tablas para saber dependiendo del porcentaje, cual sera el descuento Solucin. 10.Digite la siguiente tabla
11.Calcule el valor de la celda D7 utilizando la frmula =(D4*D5)-(D4*D5)*D6 12.Cree una Tabla de Datos de una variable con los siguientes descuentos 5,0%; 5,50%; 6,0%; 6,5% y 7,0% 13.Guarde el libro con el nombre VENTAS CON DESCUENTO.
Excel Avanzado Taller 4.2: Tablas
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Lectura 4.2: BUSCAR OBJETIVO

INTRODUCCION
En algunas ocasiones tenemos necesidad de buscar un valor de una celda especfica de la que depende una frmula, con el fin de obtener un resultado correcto. Para ello Excel dispone de la herramienta BUSCAR OBJETIVO con la que es posible ir variando el valor de una celda de entrada hasta lograr el resultado deseado.
OBJETIVO
Analizar informacin para lograr objetivos. CONTENIDO Esta opcin, sirve para lograr AJUSTAR el resultado de una frmula. Esto significa, que, indicando a Excel el resultado que se desea obtener en una celda donde se encuentre una frmula dada que haga referencia al contenido de otras, y definiendo cul de esas celdas deber modificar su valor para la obtencin de ese resultado, puede conseguirse el valor de la celda mencionada. 1. Para utilizar la opcin BUSCAR OBJETIVO se debe crear primero un modelo de hoja que represente el problema. 2. Clic en men Herramientas, Buscar Objetivo 3. Aparecer una ventan como la siguiente
DEFINIR LA CELDA: Es la referencia de la celda que contiene la frmula con relacin a la celda cambiante para buscar una solucin CON EL VALOR: Permite escribir el valor deseado para la celda anterior PARA CAMBIAR LA CELDA: Se debe indicar la referencia de la celda que contiene el valor que se desea ajustar. 4. Aceptar. Excel Avanzado Lectura 4.3: Buscar Objetivo 109 Ing. Leila Sofa Farfn C.
5. En breves instantes Excel resuelve el problema, apareciendo un cuadro de dialogo llamado Estado de la bsqueda de Objetivo. En algunos casos puede ocurrir que no exista solucin posible al problema planteado.
Excel Avanzado Lectura 4.3: Buscar Objetivo
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Ejemplo 4.3: BUSCAR OBJETIVO

OBJETIVO
Aplicar la herramienta Buscar Objetivo Ejemplo Para ver el funcionamiento de esta opcin, vamos a realizar la prctica con el ejercicio crdito. Vamos a suponer que disponemos de $200000 pesos para pago de cuota mensual, por lo tanto, deseo saber cuanto puedo solicitar de crdito, sin variar el plazo o nmero de periodos y sin variar el inters. 1. Abrir libro crdito, copiar el rango B4:C8 en otra hoja. 2. Clic en Herramientas, Buscar Objetivo
3. DEFINIR CELDA, clic en la celda C8, es la referencia de la celda que contiene la frmula con relacin a la celda cambiante para buscar una solucin. 4. CON EL VALOR, digitar 200000, es el valor deseado a consultar 5. PARA CAMBIAR LA CELDA: clic en C4, este es el valor que se desea ajustar. 6. Aceptar, 7. Aparece esta ventana
Excel Avanzado Ejemplo 4.3: Buscar Objetivo
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8. Como puede observar en la celda C8 aparece el valor de la cuota sugerida y en C4 el valor del prstamo que se puede solicitar. Guarde nuevamente el archivo.
Taller 4.3: BUSCAR OBJETIVO

OBJETIVO
Practicar la herramienta Buscar Objetivo Taller 1 En las ventas de cartera, se desea que el valor total de las 25 carteras no baje de $1.000.000, cual sera el porcentaje de descuento a aplicar para lograr este objetivo. Guarde Nuevamente el archivo Taller 2 Un alumno de informtica en sus dos primeros talleres obtuvo un 6,5 y un 8,0 respectivamente, si el promedio mnimo para pasar la materia es de 8,0; cual es la nota que debe sacar en su tercer taller para lograr su objetivo.
Excel Avanzado Ejemplo 4.3: Buscar Objetivo
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Lectura 5.1: MACROS

INTRODUCCION
Esta semana vamos a estudiar como crear, ejecutar y asignar una macro a un botn de la barra de herramientas. Explicaremos este tema con un ejercicio paso a paso.
OBJETIVO
Crear macros automticas Ejecutar macros Asignar macros a un botn de la barra de herramientas. CONTENIDO Una macro no es ms que un sistema de automatizar tareas repetitivas, con el fin de evitar la repeticin de las mismas operaciones una y otra vez. Vamos a crear una macro, para darle formato a los encabezados de las columnas. Seleccione el men Herramientas/macro/grabar nueva macro
Nombre de la macro: permite especificar el nombre que queremos dar a dicha macro. Mtodo abreviado: permite asignar una combinacin de teclas para ejecutar la macro despus de su creacin. Guardar macro en: Permite seleccionar dnde se desea almacenar la macro. Descripcin: Para aadir o modificar la informacin descriptiva de la macro. En el cuadro de texto nombre de la macro, digite formato_especial; teclee f en mtodo abreviado, clic en aceptar. En este momento todas las acciones que realicemos las grabara la macro, por lo tanto siga con atencin los prximos pasos, ya que un error significar un error en la grabacin Abra el men formato, seleccione Celdas, Fuentes, elija Times New Roman, con tamao 14 y un color para la fuente, haga clic en pestaa bordes, seleccione un tipo de borde, Haga clic en pestaa Tramas, seleccione un color, tenga en cuenta el color de la fuente para el fondo, pulse el botn aceptar.
Excel Avanzado Lectura 5.1: Macros
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Taller 5.1: MACROS

OBJETIVO
Aplicar macros automticos Asignar macros a un botn de la barra de herramientas. Ejercicio 1 Genere una nueva macro, que le permita imprimir en forma horizontal, tamao de papel A4, todas las mrgenes de 4 cms, centrado en la pgina tanto horizontal como verticalmente, margen de encabezado y pie de pgina = 2 cms, un Encabezado que diga Ejemplo de Macros y un pie de pgina con su nombre, fecha y nombre del archivo con fuente arial 12. Asigne la macro a un botn en la barra de herramientas. Ejectelo en los otros ejercicios de Excel y compruebe su funcionamiento. Ejercicio 2 Disee una macro en el Taller de Fritolay, donde genere una copia de la hoja GESTION y en esta nueva hoja borre el contenido de las celdas, sin borrar las formulas.
Excel Avanzado Taller 5.1: Macros
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Lectura 5.2: FORMULARIOS

INTRODUCCION
Esta semana vamos a estudiar como crear, ejecutar y asignar una macro a un botn de la barra de herramientas. Explicaremos este tema con un ejercicio paso a paso.
OBJETIVO
Crear macros automticas Ejecutar macros Asignar macros a un botn de la barra de herramientas. CONTENIDO Un formulario es utilizado generalmente para reunir informacin del usuario que interacta con l. La utilizacin de los controles en forma de botn agilizan el manejo de las hojas de clculo. Nos permiten hacer consultas, seleccionar informacin sin equivocarnos. Para trabajar formularios antes que nada debemos activar la barra de botones (si no lo est ya). La barra se activa con la opcin Ver - Barras de herramientas y activando la casilla Formularios.
La utilizacin de los controles en forma de botn agiliza el manejo de las hojas de clculo. A continuacin se detallan las ms utilizadas en formularios de pantalla: 1. Etiqueta, permite insertar texto esttico a un formulario de Excel. 2. Cuadro de grupo, permite insertar un borde de trabajo, generalmente usado para dividir secciones de un mismo formulario. 3. Casilla de verificacin, permite incluir casillas a los formularios. Usadas comnmente para activar / desactivar opciones. 4. Botn de opcin, permite incluir botn de alternativas a un formulario. 5. Cuadro combinado, permite disear una ficha o lista de opciones. 6. Control de nmero, permite aumentar o disminuir un nmero en una escala personalizada.
Excel Avanzado Lectura 5.2: Formularios
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7. Barra de desplazamiento, conocido elemento que nos permite aumentar o disminuir un valor. Ahora pasemos al ejemplo de formularios, para entender como funcionan.
Excel Avanzado Lectura 5.2: Formularios
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Ejemplo 5.2: FORMULARIOS

OBJETIVO
Crear formularios para la consulta de informacin Aplicar funciones segn los requerimientos Crear y aplicar macros. Ejemplo 1 FORMULARIO PARA REALIZAR COTIZACIONES Tomaremos como base la Empresa ABC que comercializa un nico artculo (mgie), cuyo precio vara en razn del color de dicho artculo, de acuerdo con el siguiente cuadro: Color Amarillo Azul Negro Rojo Verde Precio 9.900 10.000 8.000 9.600 10.500
Este artculo adems, por polticas de la empresa, solo es comercializado en paquetes de 24 unidades cada uno. Con el objetivo de incentivar las ventas, la empresa ofrece una poltica de descuentos, as entonces, cuado el monto total de la venta supera los $ 500.000 otorga un 3% de descuento sobre el total, ahora bien si el monto supera los $ 800.000 el descuento ser de un 5% sobre el total. Debido a lo importante que es el flujo de efectivo para la empresa, sta ha decidido aplicar tambin un descuento especial para fomentar el pago al contado, siendo este de un 2% (sobre el monto total, una vez realizados los descuentos por volumen). Las otras opciones de pago que ofrece es dentro de los 30 das siguientes al de la venta, caso en el cual esta empresa no ofrece descuento alguno. Adems, ahora ha incorporado tambin el pago con tarjeta de crdito, pero esta forma de pago tiene un costo para la empresa debido a las comisiones que debe cancelar, razn por la cual ha decido sobrecargar el monto total de venta en un 1,5% cada vez que uno de sus clientes decida pagar su compra con tarjeta de crdito. Teniendo en cuenta todas estas situaciones, ahora deberemos construir un formulario muy fcil de usar, pero que nos permita considerar todos los factores que condicionan el precio final de venta de los artculos. Construccin del Formulario
Excel Avanzado Ejemplo 5.2: Formularios
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En primer lugar abrir un libro en blanco, en el cual llamaremos "formulario" la primera hoja de dicho libro. Si bien es cierto, que usted puede construir el formulario de la forma que le sea ms cmoda o agradable, le recomiendo que siga los pasos y posiciones que se indican en este ejemplo, con el objetivo que se ms fcil la revisin en caso de que se comentan errores. A modo de gua, utilizare el resultado final que se desea obtener con dicho formulario:
Como podemos apreciar, el formulario abarcar desde B4 hasta H19, por lo que pintaremos el fondo de esta rea y adems le daremos formato a los bordes. El rea entre B2 y H2 la uniremos para colocarle un ttulo al formulario, conjuntamente le aplicaremos formato al texto hasta obtener el efecto deseado. A continuacin lo que haremos ser construir la estructura de dicho formulario, para lo cual le daremos formato a las distintas celdas que formarn parte de l. En F7 escriba Cantidad En F9 Precio unitario En F11 SUB TOTAL En F13 Dcto. Volumen En F15 Dcto. Pronto Pago, En F17 TOTAL Luego crearemos una tabla que contenga la relacin entre el color y el precio del artculo. En el caso de nuestro ejemplo lo hemos hecho en el rango B36:C41. Color Precio Amarillo 9.900 Azul 10.000 Negro 8.000 Rojo 9.600 Verde 10.500 Excel Avanzado Ejemplo 5.2: Formularios 118 CURSOAVA51855842
Seleccionar el rango B36:C41 e ingresar por la opcin INSERTAR, NOMBRE, CREAR, desactivar COLUMNA IZQUIERDA, ACEPTAR. Con esta paso creamos los nombres para los rangos. NOTA: Para consultar los nombres que ha creado y el rango, slo tiene que ingresar por men INSERTAR, NOMBRE, DEFINIR y seleccionar el nombre del rango, en el cuadro de dialogo de la parte inferior aparecer el nombre de la hoja y el rango de celdas que esta definido bajo este nombre. En esta ventana aparecen todos los nombres de los rangos creados. Activar la barra de herramientas FORMULARIO (Men VER, BARRAS DE HERRAMIENTAS)
Pues bien, lo que ahora corresponde hacer es agregar los distintos controles. El primero que agregaremos ser el cuadro combinado para la seleccin del color. En la celda B6 digite el texto Seleccione su color, combine este texto con la celda C6 para que el texto quede centrado en ambas celdas. De la barra de herramientas Formulario, seleccione la opcin CUADRO y trace un rectngulo desde la celda B7 hasta la celda C7, COMBINADO, sobre el cuadro dar clic derecho y en este men contextual seleccionar FORMATO DE CONTROL y rellenar el cuadro de dilogo que aparece con las siguientes opciones: Rango de entrada: Color Vincular con la celda: I9 Lneas de unin verticales: 8 Aceptar Pulsar un clic fuera del cuadro de la lista para poder utilizarlo, cuando salga el dedito, abrir la lista y seleccionar un color. Qu hemos hecho? En la opcin Rango de entrada le estamos diciendo a este cuadro de dilogo que mire en el rango que hemos definido como Color, es decir: B32:B41; en que posicin de la lista esta el color seleccionado; de esta forma cuando abramos la lista que estamos creando y escojamos un color, aparecer un nmero en la celda I9, este nmero ser la posicin en la lista que se encuentra el color que hayamos escogido. Este nmero nos servir para determinar el precio de este color. Determinar el precio Seleccione la celda G9 y digite =INDICE(Precio;I9) Excel Avanzado Ejemplo 5.2: Formularios 119 CURSOAVA51855842
Es decir, busque la posicin que aparece en la celda I9, pero dentro del rango Precio, y regrsenos este valor. De esta forma determinamos el precio segn el color. Determinar la cantidad Ahora, en D11 digitar Cantidad, de la barra de herramientas FORMULARIOS, selecciona el botn CONTROL DE NUMERO, y dibujar el rectngulo entre las posiciones D12 y D14 (mirar modelo); nuevamente clic derecho sobre el cuadro dibujado para asignarle sus propiedades: Valor Actual: 0 Valor Mnimo: 24 Valor Mximo: 2000 Incremento: 24 Vincular con la celda: G7 En cuanto a sus propiedades, lo vincularemos la celda "G7" que es donde queremos que aparezca la cantidad que esta siendo cotizada. Debido a que el artculo en cuestin slo se vende por paquetes de 24 unidades, asignaremos este valor a la propiedad Valor Mnimo y a la propiedad Incremento le asignaremos igual cantidad y a la propiedad Max, le asignaremos un valor lo suficientemente alto, por ejemplo 2000. Ahora probemos el control. Descuento por Volumen Nos queda ahora realizar todo aquello correspondiente a los descuentos, con el objetivo de evaluar si el monto de venta ser objeto o no de descuento por volumen introduciremos la siguiente frmula en dicha celda: =REDONDEAR(G11*SI(G11<500001;0;SI(G11<800001;-0,03;-0,05));0) Lo que estamos haciendo en primer trmino es redondear el resultado obtenido del clculo a cero decimales. Luego la frmula nos permite evaluar si el monto de ventas (G11) cumple con alguno de los requisitos para que sean aplicables los descuentos, indicando en cada caso la cuanta de cada uno de los descuentos. Forma de pago Es tiempo ahora de insertar un nuevo control, el cual se trata en realidad de tres botones de opcin que se comportarn como un nico control. Para esto seleccionamos de la barra de herramientas FORMULARIOS el botn BOTON DE , y lo insertamos (segn el modelo), para luego dimensionarlo con OPCION el mouse a nuestro gusto. Dar clic izquierdo sobre el botn y cambiar el nombre visible a dicho botn, siendo en el primer caso "Efectivo". Ahora, clic derecho sobre el botn, seleccionar FORMATO DE CONTROL y vincularemos este control con la celda I10. Luego repetiremos estos mismos pasos con los dos botones siguientes, solo que en este caso tomar los valores "30 das" y "Tarjeta de Crdito" en cada caso. Excel Avanzado Ejemplo 5.2: Formularios 120 CURSOAVA51855842
En cuanto a las celdas vinculadas, ser I10 en los dos botones. Luego de esto alinee los distintos botones con el mouse hasta que den una imagen de bloque. Si realiz correctamente todos los pasos, al probar los controles de opcin podr comprobar que stos devuelven el valor de 1, 2 3 en la celda vinculada, dependiendo si stos han sido seleccionados o no. Pues bien, nos basaremos es esto ltimo para construir la frmula o algoritmo que nos permita calcular el eventual descuento o sobrecargo segn corresponda. Descuento pronto pago As entonces, introduciremos la siguiente frmula en la celda G15 =REDONDEAR((G11+G13)*SI(I10=1,-2%,SI(I10=2,0,1.5%)),0) Al igual que en el caso anterior, esta frmula comienza redondeando el resultado final a cero decimales, luego hace un calculo previo del monto al cual eventualmente le sern aplicados los descuentos o sobrecargos, esto es al subtotal menos el descuento por volumen. Posteriormente la frmula evala la condicin de las distintas celdas vinculadas, para de esta forma establecer si el descuento le ser aplicable o no, o si, muy por el contrario, deber aplicrsele un recargo. Finalmente, le daremos formato a las celdas vinculadas a los cuadros de opciones, eligiendo un color igual al del fondo, esto para ocultar el pequeo "truco" que hemos realizado para relacionar los cuadros de controles con otras celdas y frmulas. Macro para borrar formulario Para finalizar, crearemos una macro para borrar el formulario y lo asignaremos a un botn. Lo primero que haremos ser la macro: Los valores que alimentan nuestro formulario son los que aparecen en las celdas G7, I9 e I10; antes de crear la macro, borre el contenido de estas tres celdas y observe que pasa con el modelo; se dar cuenta que solo borrando estas celdas borro el formulario; esto es lo nico que debe hacer mi macro; por lo tanto cree una macro con nombre BORRAR que hago los pasos que necesitamos. Ya creada la macro, slo tengo que asignarla a un botn Asignar macro a un Botn De la barra de herramientas FORMULARIO, seleccione BOTON y dibuje segn el modelo en la posicin D19, en el momento que terminamos de dibujar el botn y soltemos el Mouse, aparece la ventana asignar macro, donde aparece la lista de macros que tenemos creados, para nuestro ejemplo, slo aparecer la que acabamos de crear BORRAR; seleccionamos esta macro de la lista y aceptar. Ahora, clic izquierdo en el botn, para editar el texto, reemplazar el contenido por Borrar Formulario; de esta forma estaremos asignado un nombre visible al botn. Excel Avanzado Ejemplo 5.2: Formularios 121 CURSOAVA51855842
Slo nos resta probar nuestro formulario y la macro, seleccione un color de la lista, una cantidad y una forma de pago, en este momento se nos calculan todas las frmulas. Ahora, clic derecho sobre el botn de la macro, si la macro quedo bien creada, el formulario nos debe quedar en blanco y listo para una nueva cotizacin. Bueno, le gusto el taller?. Ejemplo 2 Disear una Hoja Electrnica de Excel para ofrecer Planes de Viaje a distintos destinos, tanto nacionales como internacionales, de acuerdo a las especificaciones dadas. En la Hoja 1 crear una lista de destinos de viaje como la que aparece a continuacin, que incluya el nombre de la ciudad de destino y la distancia en Kilmetros desde Bogot. Nombre de la hoja: DESTINOS Ciudad Distanciakm Cartagena 250 Capurgan 240 Orlando 1790 Madrid 2900 Roma 3200 Atenas 3600 1. Seleccionar el rango A1:B7 de la hoja DESTINOS, ingresar por men INSERTAR, NOMBRE, CREAR, desactivar COLUMNA IZQUIERDA y ACEPTAR. Con esta opcin le hemos dado nombre al rango A2:A7 de Ciudad y DistanciaKm al rango de B2:B7 En la Hoja2 crear dos listas, una lista de Planes de vuelo que incluya un nombre de plan, valor del Kilomtrico de recorrido y los valores adicionales por da y noche para el plan correspondiente y otra lista de meses de plazo para el pago del Plan de viaje con el respectivo inters anual a aplicar de acuerdo al plazo dado. Nombre de la hoja: MESES DE PLAZO Valor Adicional Adicional Planes Km. Da Noche Econmico 300 15000 32000 Medio 500 22000 38000 Completo 700 29000 44000 Excel Avanzado Ejemplo 5.2: Formularios 122
Plazo meses Inters Anual 0 0 3 46% 6 48% CURSOAVA51855842
Ejecutivo 900
36000
50000
9 12 15 18 21 24 27 30 33 36
50% 52% 54% 56% 58% 60% 62% 64% 66% 68%
2. En esta hoja, seleccionar el rango A1:B7 e ingresar por la opcin INSERTAR, NOMBRE, CREAR, desactivar COLUMNA IZQUIERDA, ACEPTAR. Con este paso creamos los nombres para los rangos de la columna A, B, C, y D. NOTA: Para consultar los nombre que ha creado y el rango, solo tiene que ingresar por men INSERTAR, NOMBRE, DEFINIR y seleccionar el nombre del rango, en el cuadro de dialogo de la parte inferior aparecer el nombre de la hoja y el rango de celdas que esta definido bajo este nombre. En esta ventana aparecen todos los nombres de los rangos creados. En la Hoja 3 disear la tabla para Anlisis de los Planes de Vuelo. Nombre de la Hoja: PLANES DE VUELO.
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3. Activar la barra de herramientas FORMULARIO (Men VER) 4. Digitar en la celda Destino: E6 C8 F9 Plan: Noches: C10 Valor Bsico F11 Personas C11 Adicional F14 P. Adicional C17 Total Plan F17 Plazo meses C20 Cuota mensual F18 Inters Anual 5. En la celda D6 insertar una ETIQUETA con el texto Bogot Punto 1 Para la seleccin del Plan de Viaje y Destino, utilizar 2 Cuadros Combinados. De acuerdo a la seleccin hecha en los 2 Cuadros Combinados Excel deber calcular el Valor Bsico del Plan. (Utilizar Funcin INDICE) , ir a la celda F6 y pintar un 6. Seleccionar el icono Cuadro Combinado rectngulo, clic derecho sobre el cuadro, seleccionar Formato de Control y digitar las siguientes propiedades: Rango de Entrada: Ciudad Vincular con la celda: H6 Lneas de divisin: 8 Excel Avanzado Ejemplo 5.2: Formularios 124 CURSOAVA51855842 C6 Origen:
Aceptar 7. En la celda D8, dibujar nuevamente un Cuadro Combinado las siguientes propiedades: Rango de Entrada: Planes Vincular con la celda: H8 Lneas de divisin: 4 Aceptar Esta posicin permitir calcular el Valor Bsico 8. En la celda H7 digite la siguiente frmula: =INDICE(DistanciaKm;H6). Con esta opcin estamos hallando el nmero de kilmetros de este recorrido teniendo en cuenta la tabla de la hoja DESTINOS; este valor lo necesitamos para calcular el Valor Bsico. 9. En la celda D10, digitar la siguiente frmula: =SI(H8=0,0,INDICE(Valor_Km,H8)*H7) Es decir, que si la celda H8 es igual a cero, entonces que deje cero el Valor Bsico; en caso contrario; busque esa posicin en el rango Valor_Km de la hoja Meses de plazo para que me devuelva el valor del Km para ese tipo de plan y multiplicuelo por el nmero de kilmetros. De esta manera, calcularemos el Valor Bsico para ese Plan y Destino. Punto 2. Para el Nmero de das utilizar un Control de nmero y el Nmero de Noches ser el Nmero de Das menos 1 (Noches = Das 1). De acuerdo a los valores definidos Excel deber calcular el Valor Adicional del Plan (Utilizar Funcin INDICE). y asignarle las siguientes 10.En la celda H8, dibujar un Control de Nmero propiedades: Valor Actual: 1 Valor mnimo: 1 Valor Mximo: 8 Incremento: 1 Vincular con la celda: G8 Con este botn controlamos el nmero de das del plan, el cual no exceder de 8 das 11.En la celda G9 digitar la siguiente frmula: =SI(G8="","",G8-1), con esta frmula calculamos el nmero de noches del plan, teniendo en cuenta el nmero de das. 12.En la celda D11, digitar la siguiente frmula: y asignarle
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=SI(O(D10=0,G8="",G9=""),0,INDICE(Adicional_Da,H8)*G8+INDICE(Adicio nal_Noche,H8)*G9) Con esta frmula calculamos el valor de una persona adicional teniendo en cuenta el nmero de das y el nmero de noches y los valores de la hoja meses de plazo Adicional Da, Adicional Noche. Punto 3. Para el nmero de Personas a tomar el Plan se utiliza un control de nmero. 13. Ir a la celda H11 e insertar un control de nmero , con las siguientes propiedades: Valor Actual: 0 Valor mnimo: 0 Valor Mximo: 5 Incremento: 1 Vincular con la celda: G11 Con este botn controlamos el nmero de personas, no puede exceder de 5 Punto 4. Para el nmero de Personas Adicionales se utiliza un control de nmero. El Valor total del Plan ser la suma del Valor Bsico ms el adicional por el Nmero de Personas (incluyendo las adicionales). 14.Ir a la celda H11 e insertar un control de nmero , con las siguientes propiedades: Valor Actual: 0 Valor mnimo: 0 Valor Mximo: 5 Incremento: 1 Vincular con la celda: G14 Con este botn controlamos el nmero de personas adicionales, no puede exceder de 5 15. En la celda D17 digitar: =D10*G11+D11*G14 Es decir: sume el producto de el Valor Bsico por persona por el Nmero de personas con el producto del Valor adicional por persona adicional con el Nmero de personas adicionales. Punto 5. El Plazo en meses se controla con un Control de Nmero y con una Funcin BUSCARV. Excel deber recuperar el valor del Inters Anual. 16. En la celda H17, dibuje un Control de nmero caractersticas: Excel Avanzado Ejemplo 5.2: Formularios 126 , con las siguientes CURSOAVA51855842
Valor Actual: 0 Valor mnimo: 0 Valor Mximo: 36 Incremento: 3 Vincular con la celda: G17 Con este botn se puede seleccionar el nmero de meses para el crdito 17.En la celda G18 digitar: =BUSCARV(G17,'meses de plazo'!$F$2:$G$14,2,FALSO) est frmula permite hallar el porcentaje de inters segn el plazo de crdito. Busca el plazo en la hoja Meses de plazo y me regresa su respectivo porcentaje anual. Punto 6. La Cuota Mensual se calcula con una Funcin PAGO y si el valor del Plazo Meses es cero (0), deber aparecer un letrero que especifique que el pago se har en Efectivo. 18. En la celda G20 digitar:
=SI(G17="","",SI(G18=0,"PAGO EN EFECTIVO",PAGO(G18/12,G17,D17)))
Punto7. Crear una Macro para limpiar la Hoja, es decir que coloque todos los valores en cero (0). Una vez creada asignarla al Botn Limpiar. NOTA: Para blanquear los Cuadros Combinados basta con poner en cero (0) la celda vinculada con el control En la celda F20, dibuje un Botn, asignele la macro.
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Taller 5.2: FORMULARIOS

OBJETIVO
Aplicar funciones Aplicar macros Aplicar diseo de formularios. Ejercicio prctico 1. Teniendo como base el taller Fritolay, agregue una nueva columna antes de codcli, esta columna se llamara No Factura. E ingrese un nmero consecutivo para cada fila. 2. Disee un formulario, donde usando un cuadro de despliegue, pueda consultar el nombre del cliente, producto comprado, cantidad comprada, valor unitario, valor total y si se le asigno descuento o no. 3. Crear una macro para borrar el formulario y hacer una nueva consulta.
Excel Avanzado Taller 5.2: Formularios
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Leila Sofa Farfn C.

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BIENVENIDO AL CURSO DE EXCEL AVANZADO PRESENTACION DEL CURSO

Excel Avanzado Presentacin Curso

Ing. Leila Sofa Farfn

Excel Avanzado Presentacin Curso

Ing. Leila Sofa Farfn

Lectura 1.1: TRABAJANDO CON NOMBRES

Dar nombres a rangos o celdas.

Excel Avanzado Lectura 1.1 - Nombres

Ing. Leila Sofa Farfn

Excel Avanzado Lectura 1.1 - Nombres

Ing. Leila Sofa Farfn

Ejemplo 1.1: TRABAJANDO CON NOMBRES

Excel Avanzado Ejemplo 1.1 - Nombres

Ing. Leila Sofa Farfn

Excel Avanzado Ejemplo 1.1 - Nombres

Ing. Leila Sofa Farfn

Excel Avanzado Ejemplo 1.1 - Nombres

Ing. Leila Sofa Farfn

Taller 1.1: TRABAJANDO CON NOMBRES

Excel Avanzado Taller 1.1 - Nombres

Ing. Leila Sofa Farfn

Lectura 1.2: FUNCIONES

Excel Avanzado Lectura 1.2 - Funciones

Ing. Leila Sofa Farfn

Excel Avanzado Lectura 1.2 - Funciones

Ing. Leila Sofa Farfn

Ejemplo 1.2: FUNCIONES

3. Pulse sobre el botn desplegable, seleccione la funcin Max.

Excel Avanzado Ejemplo 1.2: Funciones

Ing. Leila Sofa Farfn C.

Excel Avanzado Ejemplo 1.2: Funciones

Ing. Leila Sofa Farfn C.

Excel Avanzado Ejemplo 1.2: Funciones

Ing. Leila Sofa Farfn C.

Taller 1.2: FUNCIONES

Al final del ejercicio su hoja de clculo, mostrara los siguientes resultados:

Ejercicio 2. 1. Cree el siguiente libro de trabajo

Excel Avanzado Taller 1.2: Funciones

Ing. Leila Sofa Farfn C.

Al final del ejercicio su hoja de clculo, mostrara los siguientes resultados:

Excel Avanzado Taller 1.2: Funciones

Ing. Leila Sofa Farfn C.

Lectura 1.3: FUNCIONES LOGICAS

Condicin Proceso Falso

Excel Avanzado Lectura 1.3: Funciones Lgicas

Ing. Leila Sofa Farfn

Excel Avanzado Lectura 1.3: Funciones Lgicas

Excel Avanzado Lectura 1.3: Funciones Lgicas

Ing. Leila Sofa Farfn

Ejemplo 1.3: FUNCIONES LOGICAS ESTADISTICAS

Excel Avanzado 23 Ejemplo 1.3: Funciones Lgicas y Estadsticas.

Ing. Leila Sofa Farfn C.

botn del cuadro

Excel Avanzado 24 Ejemplo 1.3: Funciones Lgicas y Estadsticas.

Ing. Leila Sofa Farfn C.

4. Los Argumentos quedarn como en el siguiente cuadro

Excel Avanzado 26 Ejemplo 1.3: Funciones Lgicas y Estadsticas.

Ing. Leila Sofa Farfn C.

Guarde el archivo con nombre NOMINA, ya que lo utilizaremos en temas posteriores.

Excel Avanzado 27 Ejemplo 1.3: Funciones Lgicas y Estadsticas.

Ing. Leila Sofa Farfn C.

Taller 1.3: FUNCIONES LOGICAS

Al final del ejercicio su tabla debe presentar los siguientes resultados:

Excel Avanzado Taller 1.3: Funciones Lgicas.