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FEDERACION DE COLEGIOS DE COLEGIOS DE LICENCIADOS EN ADMINISTRACION DE VENEZUELA FECLAVE RESOLUCIN DN-20/20031115-EP OFICIALIZAR EL USO DEL MANUAL DE NORMAS DE ANLISIS

DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD) El Directorio Nacional de la Federacin de Colegios de Licenciados en Administracin de Venezuela, en respuesta a la inquietud manifestada por los Licenciados en Administracin en el ejercicio liberal o independiente de la profesin, especficamente en lo referente a la normativa a cubrir en el proceso de Analista de Gestin Administrativa, con fundamento en la carencia de un instrumento que regule esta actuacin profesional, EL DIRECTORIO NACIONAL DE LA FEDERACIN DE COLEGIOS DE LICENCIADOS EN ADMINISTRACIN DE VENEZUELA, EN USO DE LAS FACULTADES QUE LE CONFIEREN EL ESTATUTO, EN SU ARTCULO 7, PARRAFO NICO, RESUELVE: OFICIALIZAR EL USO DEL MANUAL DE NORMAS DE ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD) PRIMERO: La consistencia terica metodolgica es imprescindible para el Anlisis de Gestin Administrativa (AGAD); el Manuel de Normas de Anlisis de Gestin Administrativa, en la postura crtica y aplicacin de los conocimientos cientficos de las actividades propias del Licenciado en Administracin permite implantar las reglas bsicas que el analista de gestin debe seguir de manera estricta en la ejecucin de su trabajo. SEGUNDO: El Manual de Normas de Anlisis de Gestin Administrativa permite presentar, dentro de un marco conceptual slido, los elementos fundamentales en el contexto que pone de relieve las mltiples funciones, actividades y tareas que se ejecutan en los diversos niveles de la estructura organizativa. TERCERO: Los Colegios estn en la obligacin de darle amplia y suficiente divulgacin al contenido de las Normas de Anlisis de Gestin Administrativa. CUARTO: Los Licenciados en Administracin, a los fines consiguientes, deben acatar las disposiciones contenidas en las Normas de Anlisis de Gestin Administrativa. QUINTO: Los Colegios y los Licenciados en Administracin quedan sujetos a las medidas disciplinarias de defensa gremial y de tica profesional por la no sujecin a la reglamentacin emanada del gremio. En Caracas, a los quince (15) das del mes de noviembre de dos mil tres (2003).

RESOLUCION DN-20-EP-151103 Directorio Nacional

Lic. Benito Gmez Presidente Lic. William H. Pea A. Director General Lic. Nectty Daz de Martins Directora de Estudios e Investigacin

Lic. Ovidio Salazar Vicepresidente Lic. Victoria Zapata Directora de Relaciones y Organizacin Lic. Virgilio Prez Secretario de Cultura, Deportes y Recreacin

RESOLUCION DN-20-EP-151103 MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (NORPROAGAD) CONTENIDO 1. Presentacin 2. Concepto de anlisis de gestin administrativa 3. Objetivo del anlisis de gestin administrativa 4. Alcance y enfoque del anlisis de gestin administrativa 5. Normas para el anlisis de gestin administrativa 1. Normas generales 2. Normas relativas a la ejecucin del trabajo 3. Normas relativas al informe 6. Papeles de trabajo 1. Objetivos 2. Contenido 3. Normas 4. Confidencialidad 5. Propiedad y control 7. Programas 8. Procedimientos 9. Indicadores

RESOLUCION DN-20-EP-151103 1. PRESENTACIN 01. Las normas y procedimientos para el anlisis de gestin administrativa contienen las reglas bsicas que el analista de gestin debe seguir de manera estricta en la ejecucin de su trabajo. 02. El analista de gestin no debe esperar en las normas y procedimientos para el anlisis de gestin administrativa la totalidad de las reglas que recojan todas las situaciones posibles en las que pueda encontrarse al ejecutar un anlisis. El nivel profesional, la experiencia en la prctica profesional y el juicio equilibrado son fundamentales en el analista de gestin para determinar los procedimientos necesarios a aplicar. 2. CONCEPTO DE ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA Es el examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y eficacia con el cual se estn cumpliendo la Planificacin, la Organizacin, la Direccin, la Coordinacin, la Ejecucin y el Control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieren existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad hasta lograr la calidad total y su control, mediante la mejor utilizacin de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de las normas y polticas de la verdadera administracin. (JOS RUIZ ROA, Fundamentos para el Administrativa, Caracas 1995, Editorial PANAPO). Anlisis de Gestin

3. OBJETIVOS DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA 01. Objetivos de carcter general: a) La identificacin de reas donde las mejoras pueden ser sustanciales. b) La determinacin de lo adecuado de la organizacin, de la entidad. c) La verificacin de la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas d) La determinacin de la existencia de polticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.

RESOLUCION DN-20-EP-151103 e) La comprobacin de la confiabilidad de la informacin y de los controles establecidos. f) La verificacin de la existencia de mtodos o procedimientos adecuados de operacin y la eficiencia de los mismos. g) La comprobacin de la utilizacin adecuada de los recursos. h) La Determinacin de la relacin existente entre la produccin de bienes y servicios y los recursos destinados a esa produccin. i) La medicin de los resultados obtenidos. 02. Objetivos de carcter especfico: a) El estudio de la organizacin de la empresa, visualizando los cambios de importancia que deben hacerse. b) La determinacin de las debilidades en los mtodos o procedimientos administrativos. c) La evaluacin de la adecuacidad y efectividad de los controles internos. d) La deteccin de las desviaciones en la administracin de la empresa, revelando las causas y efectos que inciden en la toma de decisiones. e) La determinacin del grado de utilidad de la informacin que los ejecutivos entregan a la alta administracin. f) La revisin de la confiabilidad que debe darse a la informacin financiera que recibe la administracin general y la alta administracin. g) La deteccin de las reas crticas y la determinacin de las medidas para superar crisis. h) La identificacin de reas donde es posible lograr notorias economas. i) La prestacin de asistencia a toda la administracin en su acepcin ms amp0lia. j) La presentacin de observaciones constructivas y la propuesta de recomendaciones viables. k) La simplificacin de las tareas en el aprovechamiento del esfuerzo humano. 5

RESOLUCION DN-20-EP-151103 l) La toma de acciones contra posibles prdidas, errores y deficiencias en general. m) El establecimiento de patrones de produccin y la mejora del rendimiento de los trabajadores, motivndolos en relacin con posibles ascensos. n) La mejora de los movimientos y tiempos operacionales, en funcin de la reduccin de los costos y la simplificacin de tareas. o) El logro del mximo aprovechamiento de los recursos de la empresa. p) La propensin al mejor uso de la mano de obra, materia prima y equipos. q) La obtencin de mejor calidad de los productos o servicios. r) La mejora de los servicios y beneficios a favor de la colectividad y la maximizacin de las utilidades. 4. ALCANCE Y ENFOQUE DEL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA 01. Anlisis de gestin global de la organizacin: a) Evaluacin de la posicin competitiva. b) Evaluacin de la estructura organizativa. c) Evaluacin del proceso de la estrategia de la direccin. d) Evaluacin de los cuadros directivos.

02. Anlisis de gestin del sistema comercial: a) Anlisis de la estrategia de negocios. b) Oferta de bienes y servicios. c) Sistema de distribucin. d) Poltica de precios. e) Publicidad.

RESOLUCION DN-20-EP-151103 f) Ventas. g) Promocin de ventas. h) Atencin post-venta. 03. Anlisis de gestin del sistema financiero: a) Capital de trabajo. b) Inversiones. c) Financiamiento a largo plazo. d) Planificacin financiera. e) Relaciones internacionales. 04. Anlisis de gestin del sistema de produccin: a) Diseo del sistema. b) Programacin de la produccin. c) Control de calidad. d) Almacn de inventarios. e) Productividad tcnica y econmica. f) Diseo y desarrollo de productos. 05. Anlisis de gestin de los recursos humanos: a) Productividad. b) Ambiente de trabajo. c) Polticas de promocin e incentivos. d) Polticas de seleccin y desarrollo. e) Diseo de tareas y puestos de trabajo.

RESOLUCION DN-20-EP-151103 06. Anlisis de gestin de sistemas administrativos: a) Anlisis de proyectos. b) Anlisis de la funcin de procesamiento de datos. c) Anlisis de procedimientos administrativos y formas de control interno en las diferentes reas funcionales. 07. Anlisis de gestin de las obligaciones tributarias: a) Determinacin de las obligaciones tributarias. b) Cumplimiento oportuno de las obligaciones tributarias. c) Planificacin tributaria. 5. NORMAS PARA EL ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA De manera resumida, las normas para el anlisis de gestin administrativa son: 01. Normas generales a) El anlisis de gestin administracin administrativa debe ser ejecutado por Licenciados en Administracin, debidamente colegiados. b) El analista de gestin debe tener independencia mental en todo lo relacionado con su trabajo, para garantizar la imparcialidad y objetividad de sus juicios. c) En la ejecucin de su anlisis y en la preparacin de su informe debe proceder con diligencia profesional. 02. Normas relativas a la ejecucin del trabajo: a) El trabajo debe ser tcnicamente planificado y debe ejercerse una supervisin apropiada sobre el personal que participe en tal trabajo. b) Debe hacerse un apropiado estudio y una evaluacin del sistema de control interno, de manera de que se pueda confiar en l como base para la determinacin de la extensin y oportunidad de los procedimientos para el anlisis de gestin administrativa.

RESOLUCION DN-20-EP-151103 c) Debe obtenerse evidencia vlida y suficiente por medio de anlisis, inspeccin, observacin, entrevistas, confirmaciones y otros procedimientos considerados necesarios con el propsito de llegar a bases razonables para la preparacin de un informe sobre los resultados del anlisis. 03. Normas relativas a la rendicin de informes: El informe debe contener: a) Antecedentes y motivacin del informe. b) Descripcin del rea objeto de anlisis. c) Informacin general incluyendo cargos, responsables y campo de responsabilidad de los mismos. d) Objetivo y alcance del anlisis. e) Metodologa empleada. f) Indicadores utilizados. g) Asuntos de importancia relevante y constataciones importantes hechas durante el anlisis. h) Puntos fuertes y dbiles detectados. i) Conclusiones y comentarios sobre las causas y los efectos de los puntos dbiles observados. j) Recomendaciones. k) Observaciones o comentarios sobre los responsables de las reas objeto de anlisis. 6. PAPELES DE TRABAJO 01. Objetivos: a) Facilitar la preparacin del informe. b) Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe.

RESOLUCION DN-20-EP-151103 c) Coordinar y organizar todas las fases del trabajo. d) Proveer un registro histrico permanente de la informacin examinada y los procedimientos de anlisis de gestin administrativa aplicados. e) Servir de gua en anlisis subsiguientes. f) Probar la ejecucin del anlisis de gestin administrativa. g) Cumplir con disposiciones de carcter legal. 02. Contenido: a) Cuestionarios y hojas de asuntos pendientes por analizar. b) Extracto de los manuales de procedimientos. c) Reglamentos internos. d) Copias de contratos. e) Grficas de la organizacin (organigramas y flujogramas) y alcances de autoridad y responsabilidad del personal. f) Hojas de trabajo con los resultados de las pruebas de cumplimiento. g) Cuestionarios con evaluacin de los controles h) Resultados de entrevistas y consultas. i) Planillas, hojas de anlisis y otros papeles soporte. j) Extracto de actas y otros papeles o documentos narrativos. k) Certificaciones y confirmaciones. l) Acta constitutiva y reformas estatutarias o gaceta o ley de creacin. m) Borradores del informe. 03. Normas: a) Los papeles de trabajo deben ser preparados con debida atencin a la planificacin, concepcin y legibilidad, con ttulos completos y explicacin en cuanto a la fuente. 10

RESOLUCION DN-20-EP-151103 b) Los papeles de trabajo deben dar una impresin de metodologa y orden, de consciente atencin al detalle, aunada a una clara distincin entre lo importante y lo trivial. c) Los papeles de trabajo deben ser protegidos y archivados cuidadosamente, de manera que puedan ser localizados y consultados fcilmente, de la manera siguientes: 1 Cada hoja de trabajo debe ser adecuadamente identificada con el nombre del ente, una descripcin de la informacin presentada, el perodo cubierto. 2 Debe utilizarse una o varias hojas por separado para cada asunto. Cualquier informacin de valor suficiente para requerir su inclusin en los papeles de trabajo amerita una hoja completa sobre su titulo descriptivo. 3 Cada papel de trabajo deber contener el nombre o iniciales de la persona que los prepar, la fecha cuando fue preparado y el nombre o las iniciales del encargado del trabajo y del supervisor que los revis. 4 La completa y especfica identificacin de las reas objeto de anlisis, empleados entrevistados y los documentos examinados es indispensable para lograr un buen trabajo. Omitir detalles tales como el nombre completo y jerarqua de un empleado mencionado en los papeles de trabajo o la fecha y fuente de un documento revisado pueden provocar situaciones embarazosas para el analista de gestin que efecta una revisin subsecuente de los resultados del trabajo y, adems, constituyen indicio de apresuramiento que, a la larga, se traduce en prdida de tiempo. d) Los papeles de trabajo debe contener ndices que los relacionen con la hoja de trabajo. Debe prepararse una hoja sumaria para cada funcin bsica, a la cual se referirn todos los papeles de trabajo detallados. Cuando sea necesaria una referencia entre papeles de trabajo, deber existir un adecuado ndice cruzado. e) La naturaleza del trabajo de comprobacin efectuado por el analista debe indicarse en cada hoja de trabajo. Los papeles de trabajo deben describir los procedimientos de verificacin aplicados. En lugar de transcribir amplios documentos o registros, el analista debe adoptar el ms eficiente y prctico procedimiento de obtener duplicados o fotocopias.

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RESOLUCION DN-20-EP-151103 f) La extensin y alcance de los anlisis deben ser claramente mencionados en cada fase del trabajo en el que el procedimiento sea aplicado. Los papeles de trabajo deben revelar el carcter y alcance de todas las pruebas efectuadas. La finalidad de cada papel de trabajo y su relacin con el objetivo de la revisin deben ser claras. g) En la medida en que avanza el anlisis debe elaborarse una relacin de asuntos pendientes. En el curso del anlisis surgen inconvenientes que no pueden ser solucionados de inmediato lo que obliga a posponer la revisin, lo que obliga a incluirlo en la relacin de asuntos pendientes. La lista de asuntos pendientes debe ser revisada y cada punto satisfactoriamente resuelto. h) Los papeles de trabajo deben ser archivados en el expediente de asuntos terminados tan pronto como se haya concluido el anlisis. 04. Confidencialidad: a) Para la ejecucin satisfactoria del trabajo el analista tiene acceso irrestricto a toda la informacin concerniente a las operaciones de la organizacin y mucha de esta informacin es confidencia. La organizacin objeto de anlisis puede confiar en el secreto profesional que debe mantener el analista, segn lo establecido por las normas ticas y las disposiciones legales que regulan su profesin. b) Gran parte de la informacin confidencial obtenida por el analista se registra en los papeles de trabajo, por lo tanto los papeles de trabajo son de naturaleza confidencial. c) Los papeles de trabajo deben ser adecuada y permanentemente protegidos y en ninguna circunstancia se debe perder el control sobre ellos, ya que constituyen la nica prueba para la elaboracin de su informe. 05. Propiedad y control: a) Los papeles de trabajo son propiedad exclusiva de la firma de profesionales o del analista; la circunstancia de que los papeles de trabajo sean de naturaleza confidencial exige que sean protegidos en forma permanente. b) La propiedad de los papeles de trabajo est sujeta a las limitaciones de tica profesional sobre violaciones de informacin ante las autoridades competentes.

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RESOLUCION DN-20-EP-151103 c) La propiedad de los papeles de trabajo del analista de gestin es consecuencia lgica de las relaciones entre el analista y la organizacin ya que l no es empleado de ella. Es un profesional independiente que tiene libertad para seleccionar los procedimientos necesarios para su actuacin profesional. 7. PROGRAMAS 01. El programa de anlisis de gestin administrativa contiene informacin relativa a : a) Bases de control de tiempo. b) Bases de control de costo. c) Procedimientos ejecucin del anlisis. d) Analistas seleccionados para la ejecucin del trabajo. e) Apoyo de colegas o de profesionales de otras disciplinas (reas especficas). f) Objetivos del anlisis por rea. g) Cronograma de ejecucin del anlisis. h) Apoyo de la empresa (personal, especio fsico, equipos, entre otros). i) Designacin de supervisores. j) Asignacin de reas objeto de supervisin. k) Informe de anlisis de gestin efectuados con anterioridad (si los hubiere). l) En definitiva, toda la informacin de carcter general relacionado con el trabajo a ejecutar. 8. PROCEDIMIENTOS Los procedimientos son el instrumento que guiar la ejecucin del anlisis de gestin, elaborndose un procedimiento por cada rea objeto de revisin, a cuyos efectos se han elaborado los procedimientos que se sealan a continuacin:

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RESOLUCION DN-20-EP-151103 01. Para la revisin de los ASPECTOS DE CONSTITUCIN Y LEGALIDAD DE LA ORGANIZACIN. 02. Para la revisin de las IDEAS RECTORAS. 03. Para la revisin del CONTROL. 04. Para la revisin de la DIRECCIN. 05. Para la revisin de la ORGANIZACIN. 06. Para la revisin de la PLANIFICACIN. 07. Para la revisin del CUMPLIMIENTO DE CONTENIDAS EN EL CDIGO DE COMERCIO. 08. Para la revisin del CAPITAL SOCIAL. 09. Para la revisin de COBERTURA DE PLIZAS DE SEGURO. 10. Para la revisin de COMPRAS. 11. Para la revisin de CONTABILIDAD. 12. Para la revisin de CONTROL DE CALIDAD. 13. Para la revisin de CRDITO Y COBRANZAS. 14. Para la revisin de CUENTAS POR PAGAR. 15. Para la revisin de DOCUMENTOS POR PAGAR Y OBLIGACIONES A LARGO PLAZO. 16. Para la revisin de INVENTARIOS. 17. Para la revisin de INVESTIGACIN DEL PRODUCTO. 18. Para la revisin de MERCADEO. 19. Para la revisin de NMINA. 20. Para la revisin de PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO. 21. Para la revisin de PUBLICIDAD Y MERCADEO. 22. Para la revisin de RELACIONES PBLICAS. LAS OBLIGACIONES

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