Raport

Intranet a Prawo
Vademecum dla Managerw, Redaktorw i Administratorw Intranetu

Autorami raportu Intranet a Prawo - Vadamecum dla Managerw, Redaktorw i Administratorw Intranetu s w rwnej czci kancelaria Domaski Zakrzewski Palinka Sp.k. i Kolibro Sp. z o.o. Wszelkie prawa do treci zamieszczonych w niniejszym raporcie s zastrzeone. Cytowanie i opracowania na podstawie raportu wycznie po podaniu autora i tytuu raportu wedug adnotacji: rdo: Raport Intranet a Prawo 2010, autorzy - kancelaria Domaski Zakrzewski Palinka Sp.k. i Kolibro Sp. z o.o. Powielanie, kopiowanie i dystrybuowanie tylko za zgod autorw raportu. Domaski Zakrzewski Palinka Sp.k. Rondo ONZ 1 00-124 Warszawa e-mail: dzp@dzp.pl tel. (+48 22) 557 76 00 www.dzp.pl Kolibro Sp. z o.o. ul. Skrzetuskiego 6 02-726 Warszawa e-mail: biuro@kolibro.com tel. (+48 22) 251 70 79 www.kolibro.com

Copyright Domaski Zakrzewski Palinka Sp.k. Copyright Kolibro Sp. z o.o.

Spis treci

Wprowadzenie do Raportu ............................................................................................................................................................ 7 Jak korzysta z raportu?..................................................................................................................................................................... 9 Prawo pracy w Intranecie .................................................................................................................................................................11 Wasno intelektualna w Intranecie .........................................................................................................................................21 Dane osobowe w Intranecie ...........................................................................................................................................................43 Zasady korzystania z Intranetu w regulaminie pracy .......................................................................................................55 Indeks pyta ............................................................................................................................................................................................59 rda prawa ........................................................................................................................................................................................... 65

Listy przedstawicieli rm wsptworzcych raport

Szanowni Pastwo,
przez ostatnie dziesi lat aktywnie obserwuj powstawanie i rozwj Intranetw w Polsce. W pamici mam pierwsze wdroenia, w ktrych Intranet funkcjonowa w rmach i organizacjach jako wewntrzna strona informacyjna. Analizujc projekty, w ktrych uczestniczy Kolibro Intranet & BPM Experts oraz obserwujc wysoki poziom prac zgoszonych do tegorocznej edycji Konkursu na Najlepszy Intranet i Komunikacj Wewntrzn INTERNALE 2010, czuj si uprawniony do stwierdzenia, e Intranet od dawna nie jest ju tylko systemem informatycznym. Przez ca ostatni dekad Intranet rozwija si bardzo dynamicznie zyskujc rang kluczowego narzdzia Komunikacji Wewntrznej. Zmienia si struktura dziaw i osb zarzdzajcych Intranetem. Coraz liczniejsze zespoy Komunikacji Wewntrznej oraz Managerowie HR, IT i PR tworz dzi caociowe strategie wykorzystania i rozwoju Intranetw w zaawansowanych metodykach. Audyt Komunikacji Wewntrznej i Intranetu realizowany w organizacjach wykazuje coraz czciej, e Intranet wpisa si praktycznie we wszystkie paszczyzny funkcjonowania organizacji. Obok bardzo istotnych aspektw infrastrukturalnych, informatycznych czy organizacyjnych Intranet sta si czci polityki zarzdzania pracownikami (w tym ich zaangaowania i motywacji). Managerowie, Redaktorzy i Administratorzy Intranetw z sukcesem zdobywaj zasoby i budety do kolejnych projektw, ktre ewoluuj swoim zakresem w stron zoonych procesw organizacyjnych i biznesowych. Wysokie kompetencje i wiadomo managerw powoduj rwnie, e czsto przy wdroeniach Intranetw rozstrzygamy, z udziaem prawnikw, wtpliwoci prawne i deniujemy odpowiednie zalecenia ich rozwizania. To wanie pytania i wtpliwoci managerw organizacji, ich zoono i skala, skoniy nas do podjcia projektu caociowej analizy problematyki prawnej w kontekcie Intranetu. Od pocztku jasnym byo, e do takiego projektu musimy zaprosi najlepszych prawnikw. Dlatego w tym miejscu bardzo dzikuj naszemu Partnerowi Merytorycznemu, kancelarii prawniczej Domaski Zakrzewski Palinka, ktra entuzjastycznie przyja nasze zaproszenie, delegujc do projektu kilkuosobowy zesp specjalistw z rnych dziedzin prawa. Kancelaria Domaski Zakrzewski Palinka podja si przygotowania kompletnej ekspertyzy prawnej oraz odpowiedzi na kilkadziesit pyta i wtpliwoci rodzcych si na paszczynie Intranet a prawo. Po wielotygodniowej wsplnej pracy merytorycznej mam wielk przyjemno przekaza w Pastwa rce raport, ktry, o czym jestem przekonany, przyda si wszystkim tworzcym i rozwijajcym Intranety w Polsce. Jednoczenie licz, e w kolejnej planowanej edycji raportu bdziemy mogli stwierdzi, jak znacznie prawo zmienio si w kontekcie moliwoci usprawniania gospodarki od strony kadej pojedynczej organizacji. A w tej dziedzinie, co udowadnia niniejszy raport, czeka nas wszystkich duo wspaniaej pracy.

Aleksander Sala

Prezes Zarzdu KOLIBRO Intranet & BPM Experts Wydawca portalu Intranety.pl Dyrektor Generalny INTERNALE 2010 pierwszego w Polsce konkursu na Najlepszy Intranet i Komunikacj Wewntrzn

Szanowni Pastwo,
w dobie nieustannego i szybkiego rozwoju nowoczesnych technologii, przedsibiorcy z kadego sektora gospodarki niemal codziennie maj moliwo implementacji nowych rozwiza w swoich rmach. Jednym z przejaww zmiany w podejciu do prowadzenia biznesu jest rosnca popularno wewntrznych sieci rmowych, czyli tzw. Intranetw. Narzdzie, ktre niegdy suyo jedynie do obsugi poczty wewntrz rmy jest wzbogacane o coraz nowsze, bardziej zaawansowane moliwoci przetwarzania danych. Za porednictwem Intranetu pracownicy ju nie tylko komunikuj si z pracodawc i ze sob nawzajem. Intranet sta si dzi platform wymiany informacji - miejscem publikacji biuletynw, newsletterw, raportw i statystyk. Wielokrotnie Intranet spenia funkcj rozbudowanej bazy danych zawierajcej dokumenty rmowe, informacje o klientach, podwykonawcach i wsppracownikach, a take staje si wielofunkcyjnym narzdziem dla poszczeglnych dziaw rmy. Wraz z nowymi moliwociami pojawiaj si jednak liczne wtpliwoci natury prawnej. Nie jest bowiem tajemnic, e prawo nie nada za dynamicznie rozwijajc si technologi. Niniejszy raport jest wic prb analizy i opracowania podstawowych zagadnie prawnych zwizanych z funkcjonowaniem Intranetu w nowoczesnym przedsibiorstwie. Raport zosta sporzdzony przez prawnikw specjalizujcych si w prawie pracy, ochronie danych osobowych oraz prawie na dobrach niematerialnych czyli dziedzinach, ktre najcilej zwizane s z funkcjonowaniem Intranetw. Celem naszego opracowania jest przede wszystkim zwrcenie uwagi na praktyczne problemy prawne zwizane z obsug i funkcjonowaniem Intranetu w rmie. Raport ma stanowi form vademecum, przejrzystego przewodnika dla przedsibiorcw, ktry pozwoliby unikn bdw i odpowiedzia na podstawowe dylematy prawne zwizane z funkcjonowaniem Intranetw. Punktem wyjcia byy dla nas konkretne pytania dotyczce prawnych aspektw dziaania tego narzdzia, najczciej zadawane przez pracownikw i szefw rm, w ktrych dziaa nowoczesny Intranet. Materia, ktry przygotowalimy w odpowiedzi na te wtpliwoci, zosta usystematyzowany i podzielony na czci odpowiadajce poszczeglnym dziedzinom prawa: prawo pracy, ochrona danych osobowych, prawo autorskie i prawo prasowe. ycz miej lektury i mam nadziej, e nasze opracowanie bdzie dla Pastwa pomocne.

Janina Lignereromska

Adwokat, Partner kancelarii Domaski Zakrzewski Palinka

Wprowadzenie do raportu

Historia Intranetu
Wraz z rozkwitem nowych technologii, ktre masowo rozwijay w sprzyjajcych warunkach dostpu do Internetu, rmy i organizacje rozpoczy poszukiwania moliwoci wykorzystania tych technologii do prowadzenia swojej dziaalnoci. Najpowszechniejszymi z nich stay si oczywicie rnego rodzaju strony internetowe wykorzystywane jako narzdzia kontaktu z rynkiem i otoczeniem dziaania organizacji. Tak powstay setki tysicy tzw. wizytwek rm. Jak wiemy, na wizytwkach obecno rm i organizacji w Internecie si nie zakoczya. Coraz wiksze moliwoci aplikacji internetowych sprawiy, e stosunkowo szybko rozwijay si systemy transakcyjne, internetowe bazy danych i ecommerce. Nieuniknionym nastpstwem rozwoju tzw. technologii webowych, w tym protokow szyfrowania i zabezpiecze dostpu na poziomie infrastruktury, stao si wykorzystywanie funkcji stron internetowych do komunikacji w wewntrznych strukturach organizacji. W tym momencie po raz pierwszy pojawia si termin Intranet. Pierwsze Intranety speniay gwnie funkcj informacyjn i miay posta tzw. Gazetek/Aktualnoci. Kolejnym etapem byo doczanie do nich rnych aplikacji funkcjonujcych w strukturach organizacyjnych (bazy danych, systemy HR, systemy zintegrowane).Taka praktyka sprawia, i Intranet zyska posta Portalu Korporacyjnego lub Portalu Intranetowego. Tendencja ta nie zostaa jednak przyjta na stae, gdy na potrzeby Intranetu rozwiny si dedykowane platformy. Mao znaczcym, acz rozpoznawalnym sformuowaniem, stanowicym synonim sowa Intranet byo okrelenie wewntrzna sie komputerowa. Mona powiedzie, e dzisiaj nomenklaturowo Intranet zatoczy swoiste koo i znw nazywa si Intranetem. Jak Intranet ingeruje w organizacje? Rozwj Intranetw to nie tylko rozwj technologii i funkcji. Tworzone dla Intranetw aplikacje i moduy zaczy ingerowa w wiele realnych obszarw dziaania organizacji. Przede wszystkim w Intranetach zaczo pojawia si coraz wicej informacji i dokumentw, ktre w swojej papierowej rzeczywistoci podlegay i nadal podlegaj rnym przepisom oraz regulacjom. W Intranecie wreszcie pojawi si rwnie sam pracownik. Istnieje ze swoimi prawami i obowizkami. w pracownik zacz funkcjonowa jako pozycja w ksice teleadresowej organizacji, ale rwnie w Intranecie zaczy pojawia si informacje oraz utwory, ktre w ramach swojej pracy zacz w nim publikowa. Do czego wykorzystywany jest Intranet? Dzisiaj nie dziwi nas funkcje umoliwiajce zoenie elektronicznego wniosku urlopowego w Intranecie. Naturalnie te akceptujemy faktury bez uycia stempla akceptacji wanie w Intranecie. Z wykorzystaniem Intranetu skadamy wniosek delegacyjny lub wypeniamy podanie do dziau HR. W dzisiejszym rodowisku biznesowym to Intranet stanowi miejsce, w ktrym realizuje si coraz wicej procesw operacyjnych i biznesowych, podlegajcych rnym praktykom oraz przepisom. Postp technologiczny i wzrastajca popularno elektronicznych rodkw komunikacji w stosunkach prawnopracowniczych wymusi prawdopodobnie w przyszoci odpowiednie zmiany przepisw. Mona si spodziewa, e ustawodawca ureguluje zasady posugiwania si przez strony stosunku pracy Intranetem i poczt elektroniczn, rozstrzygajc w ten sposb wtpliwoci, z ktrymi dzisiaj borykaj si pracodawcy i pracownicy. W cigu ostatnich kilku lat elektroniczne formy komunikacji w rodowisku pracy upowszechniy si tak bardzo (a naley si spodziewa, e tendencja ta bdzie z czasem wzrasta), e interwencja ustawodawcy w tym zakresie staje si coraz bardziej podana. Na elektronizacj stosunkw prawnopracowniczych coraz czciej zwraca uwag Sd Najwyszy, ktry w jednym ze swych ostatnich orzecze podkreli znaczenie poczty elektronicznej w komunikacji z pracownikami. Kwestie pojawiajce si w ramach korzystania z Intranetu wymagaj kompleksowej analizy, jako e czsto regulowane s przez akty prawne, nalece do rnych dziedzin prawa, w tym dotyczcych prawa pracy, praw autorskich, dbr osobistych, wiadczenia usug drog elektroniczn, prawa wasnoci przemysowej, podpisu elektronicznego, ochrony danych osobowych czy zwalczania nieuczciwej konkurencji. Nadrzdn potrzeb i tym samym oczekiwaniem ze strony biznesu staje si wic zdeniowanie podstawowych zagadnie tworzcych odpowiedni siatk pojciow, ktre umoliwi swobodne poruszanie si po obszarach prawa obejmujcych wyej wymienione zagadnienia. Przepisy prawa pracy nie reguluj zasad komunikowania si z pracownikami z wykorzystaniem Intranetu, a tym samym nie zabraniaj takiej formy komunikacji. Powstaje jednak wiele niejasnoci i wtpliwoci zwizanych z funkcjonowaniem Intranetu w rmach. Problemy najczciej pojawiajce si w praktyce, a odnoszce si do kwestii relacji pracodawcapracownik, mona podzieli na dwie grupy. Pierwsza grupa dotyczy owiadcze pracodawcw i pracownikw, ktre wedug prawa pracy musz by skadane w formie pisemnej. Doskonaym przykadem s czynnoci prawne zmierzajce do zmiany warunkw pracy i pacy lub ustania zatrudnienia. Powstaje wwczas pytanie, czy skorzystanie z poczty elektronicznej lub Intranetu jest wystarczajce, by dokonana w tej formie czynno prawna bya wana i skuteczna. Drug grup zagadnie problemowych stanowi kwestie, w ktrych Intranet jest wykorzystywany do realizacji innych czynnoci i obowizkw z zakresu prawa pracy (np. do skadania i akceptowania wnioskw urlopowych, organizowania szkole z zakresu

bezpieczestwa i higieny pracy, rozliczania zaliczek). W praktyce powstaj wtpliwoci, czy realizowanie tych obowizkw i czynnoci za pomoc Intranetu lub poczty elektronicznej jest zawsze dopuszczalne i prawidowe. W Intranecie, podobnie jak w Internecie, napotyka si na szereg zagadnie zwizanych z wasnoci intelektualn. Bez znajomoci poj takich jak utwr, twrca czy te wiedzy na temat rodzajw i nastpstw narusze praw autorskich, nie mona waciwie oceni sytuacji, z ktrymi na co dzie stykaj si uytkownicy rmowego Intranetu. Warto jest rwnie wyjani wszelkie kwestie zwizane z ochron dbr osobistych uytkownikw Intranetu, problematyk podpisu elektronicznego i ustawy o wiadczeniu usug drog elektroniczn oraz podstawowe zagadnienia zwizane z prawem prasowym, ktrego stosowanie moe okaza si niezbdne, jeli korzysta si z okrelonych form przekazu za porednictwem Intranetu. W kontekcie form przekazu i komunikacji za pomoc Intranetu take kwestie ochrony danych osobowych wci rodz wiele pyta i nasuwaj wiele wtpliwoci. Stan wiedzy o wymogach, jakim sprosta musz podmioty przetwarzajce dane, jest czsto niewystarczajcy, a skutki zaniedba w tej sferze mog by dla rmy i jej zarzdu bardzo powane, z sankcjami karnymi wcznie. Intranet jest narzdziem, w ktrym co do zasady umieszczane s dane osobowe (dane pracownikw, kontrahentw czy te klientw). Dlatego niezmiernie istotnym jest fakt, aby Administratorzy Intranetw mieli wiadomo, jakie wymogi musz speni i jakim warunkom sprosta, aby przetwarzanie danych byo bezpieczne i odbywao si zgodnie z prawem. Zanim jednak stosowne przepisy ulegn zmianie i bd w stanie dostosowywa si do dynamicznie rozwijajcej si rzeczywistoci, naley zadba o to, by komunikacja z pracownikami za porednictwem Intranetu nie naruszaa obowizujcych regulacji.

Jak korzysta z raportu?

Raport podzielony zosta na sekcje tematycznie zwizane z dziedzinami prawa i obszarami ich stosowania w Intranecie. Zatem nagwkami przewodnimi poszczeglnych rozdziaw s dziedziny prawa lub same akty prawne, ktre przez autorw zostay rozpoznane jako te, ktre dotycz Intranetu. Nale do nich: Prawo pracy w Intranecie. Wasno intelektualna w Intranecie, w tym: prawo autorskie, utwory osb trzecich, dobra osobiste, wiadczenie usug drog elektroniczn, podpis elektroniczny, tajemnica przedsibiorstwa, znaki towarowe, prawo prasowe.

Dane osobowe w Intranecie, w tym: lary zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych.

Ponadto czytelnik raportu bardzo szybko zauway, i ma do czynienia z kilkoma jego autorami. Jednym, zbiorowym wspautorem raportu s anonimowi przedstawiciele rm i organizacji, u ktrych przy wdraaniu i utrzymaniu Intranetu rodziy si pytania czy wtpliwoci rozwizywane indywidualnie i na bieco przez konsultantw oraz prawnikw, a ktre postanowilimy zastosowa w raporcie ze wzgldu na du czstotliwo ich wystpowania w skali Polski. Udzia tej grupy w raporcie kryje si w pytaniach problemowych wyraonych jako Pytanie. Kolejnym wspautorem raportu s konsultanci z rmy KOLIBRO Intranet & BPM Experts, ktrzy dokonali syntezy wielokrotnie stawianych w projektach pyta i realnego ich zastosowania w projektach Intranetowych i Komunikacji Wewntrznej. Udzia tych wspautorw w raporcie wyraony jest Komentarzem Praktyka. Rwnie zbiorowym, reprezentowanym przez specjalistw z wielu dziedzin prawa, wspautorem raportu s prawnicy z kancelarii Domaski Zakrzewski Palinka. Ich zadaniem bya ekspertyza prawna postawionych w problematyce zagadnie, zbudowanie waciwej interpretacji i identykacja podstaw prawnych jak te denicje prawne stosowanych w raporcie zagadnie. Jest to ta najobszerniejsza cz raportu, szczeglnie wyraona w Odpowiedziach. Poza spisem treci, jedn z moliwych drg korzystania z raportu jest nawigacja przez pryzmat wyej zdeniowanych wspautorw. Dla uatwienia, spis wszystkich pyta zawartych w raporcie znajduje si w czci Indeks pyta.

11

Prawo pracy w Intranecie

12

W poniszej czci raportu znajd Pastwo odpowiedzi na pytania dotyczce wykorzystania Intranetu w stosunkach prawnopracowniczych.

Pytanie

Dla jakich typw dokumentw i procesw zwizanych z zarzdzaniem pracownikami wystarczajca jest forma elektroniczna / Intranet?
Przepisy prawa okrelaj tzw. form czynnoci prawnej, a wic sposb, w jaki dana czynno ma zosta dokonana. Jedn z form czynnoci prawnych jest forma pisemna. Do jej zachowania niezbdne jest zoenie wasnorcznego podpisu pod treci dokumentu lub, w przypadku komunikacji elektronicznej, opatrzenie dokumentu tzw. bezpiecznym podpisem elektronicznym werykowalnym za pomoc wanego kwalikowanego certykatu. Korespondencja oraz inne czynnoci dokonywane za pomoc Intranetu nie s, z natury rzeczy, opatrzone wasnorcznym podpisem. Oznacza to, e o ile komunikacja w Intranecie nie odbywa si z uyciem podpisu elektronicznego, forma pisemna nie zostaje dochowana. Skutkiem niezachowania formy pisemnej moe by niewano lub bezskuteczno czynnoci prawnej, jednak tylko wwczas, gdy przepisy ustawy wprost przewiduj tak sankcj. Kodeks pracy zastrzega form pisemn pod rygorem niewanoci w przypadku umowy o zakazie konkurencji zawartej na czas trwania stosunku pracy lub po jego ustaniu. Zawarcie powyszych umw wycznie za pomoc Intranetu i bez uycia podpisu elektronicznego, spowoduje zatem niedochowanie formy pisemnej, a tym samym niewano takich umw z mocy prawa. Z kolei bezskuteczno jako sankcj niedochowania formy pisemnej, kodeks pracy przewiduje dla formy owiadczenia pracodawcy o wypowiedzeniu warunkw pracy i pacy. Oznacza to, e jeeli pracodawca nie zoy pracownikowi owiadczenia o zmianie umowy o prac na pimie, jego czynno nie wywoa skutkw prawnych. Zdarza si take, i strony stosunku pracy zastrzegaj w umowie u prac, i jej zmiana lub uzupenienie wymaga dla swej wanoci lub skutecznoci formy pisemnej. Sd Najwyszy uzna, e w takim wypadku strony umowy o prac s zwizane tym zastrzeeniem, a niedochowanie formy pisemnej powoduje niewano lub bezskuteczno dokonywanych czynnoci. Zagadnieniami, ktre wymagaj szczeglnej uwagi s ponadto niedochowanie pisemnej formy umowy o prac oraz owiadczenia pracodawcy o rozwizaniu umowy o prac. Umowa o prac zawarta bez zachowania formy pisemnej jest skuteczna, jak i wana, poniewa kodeks pracy nie zastrzega w tym przypadku formy pisemnej pod rygorem niewanoci czy bezskutecznoci. Jeeli jednak, pracodawca nie potwierdzi pracownikowi na pimie ustnych ustale co do stron umowy, rodzaju oraz jej warunkw (najpniej w dniu rozpoczcia pracy przez pracownika) popeni wykroczenie zagroone kar grzywny do 30.000 zotych. Podobnie jak w przypadku umowy o prac, owiadczenie pracodawcy o rozwizaniu umowy o prac dokonane bez zachowania formy pisemnej bdzie take skuteczne i wane. Niemniej jednak, nastpi z naruszeniem przepisw kodeksu pracy o rozwizywaniu umw o prac, w zwizku z czym pracownik bdzie mg wystpi do sdu pracy ze stosownymi roszczeniami. W pozostaych przypadkach kodeks pracy, co do zasady, nie zastrzega formy pisemnej pod rygorem niewanoci, czy dla wywoania okrelonych skutkw prawnych. Ogln zasad jest, e jeeli ustawa nie przewiduje, i skutkiem niedochowania formy pisemnej jest niewano lub bezskuteczno czynnoci prawnej, wymg formy pisemnej jest zastrzeony jedynie dla celw dowodowych (tj. niedochowanie takiej formy uniemoliwia przeprowadzanie dowodu ze wiadkw lub dowodu z przesuchania stron na fakt dokonania czynnoci). Powysza zasada nie ma jednak zastosowania do stosunkw prawnopracowniczych. Zgodnie bowiem z kodeksem postpowania cywilnego, w postpowaniach z zakresu prawa pracy nie stosuje si przepisw ograniczajcych dopuszczalno dowodu ze wiadkw i z przesuchania stron. Jak wynika z powyszego, forma pisemna przewidziana dla niektrych czynnoci w kodeksie pracy nie jest zastrzeona dla celw dowodowych, a jej brak powoduje bezskuteczno lub niewano tylko wwczas, gdy przepisy wyranie to przewiduj. Funkcj formy pisemnej w przepisach prawa pracy jest zatem, w wikszoci przypadkw, dokumentowanie stosunku pracy. Warto take pamita, i pracodawcy naruszajcy przepisy prawa pracy dotyczce formy pisemnej mog naraa si na kar grzywny.

Odpowied

13

Ze wzgldu na koszty, niejasne zasady i zakres stosowania, rmy oraz organizacje rzadko wewntrznie stosuj podpis elektroniczny, ktry na dzie tworzenia raportu, w skali kraju, praktykowany jest raczej incydentalnie. Z kolei obserwowanym kierunkiem, stosowanym przez polskie rmy i organizacje, jest wiadome rezygnowanie z automatyzacji oraz usprawnie w zakresie tych procesw i dokumentw, co do ktrych wystpuj wtpliwoci prawne. Wie si to z brakiem usystematyzowanych zasad stosowania, pogbionym przez wysokie i niczym nie uargumentowane koszty wdraania podpisu elektronicznego. Podstawowe wydaje si wic pytanie dlaczego w takich sytuacjach wicy nie moe by tzw. log systemowy i praktycznie stosowane metody autentykacji pracownika. W praktyce, wszystkie dokumenty pracownicze, co do ktrych wymagana jest forma pisemna, funkcjonuj w Intranetach na zasadzie elektronicznego duplikatu, czyli zeskanowanych dokumentw. O ile, z prawnego punktu widzenia, dla dokumentw wymagajcych formy pisemnej taka praktyka jest bezzasadna, to z punktu widzenia pracodawcy ju tak. Stosowanie elektronicznego duplikatu, mimo, e wie si ze zwikszeniem kosztw zarzdzania ow dokumentacj, zasadniczo obnia koszty i usprawnia kwestie zwizane z przeszukiwaniem i analiz tych dokumentw. Nie bez znaczenia pozostaje kwestia szybkiej dystrybucji tych dokumentw, co do ktrych pracownik oczekuje wgldu lub jako tak dystrybucj deniuje prawo (przykad: RMUA). Wydaje si zatem, e podpis elektroniczny ma niedue szanse, aby sta si standardem w wewntrznych strukturach organizacji. Kolejne nowelizacje aktw prawnych jednostkowo dostosowuj si do nowych warunkw. Jednak, aby przedsibiorstwa mogy w peni wykorzysta si Intranetu, ustawodawca bdzie zobowizany do podjcia zagadnienia w sposb kompleksowy. Naley wykluczy wszelkie sytuacje, w ktrych w przypadku istnienia dwch podobnych dokumentw z obszaru pracownika, jeden jest ju elektroniczny, drugi za widnieje tylko w wersji papierowej.

Komentarz Praktyka

Czy moliwe jest przeprowadzenie szkolenia np. BHP i ppo. przez Intranet?
Przepisy nie zakazuj prowadzenia szkolenia BHP i ppo. w drodze elektronicznej, w tym przez Intranet. Szkolenia takie musz jednak spenia odpowiednie warunki. Przykadowo, instrukta oglny BHP powinien zapewni uczestnikom zapoznanie si z podstawowymi przepisami BHP wynikajcymi z: kodeksu pracy, regulaminu pracy, ukadu zbiorowego pracy oraz przepisw i zasad BHP obowizujcych u danego pracodawcy, a take z zasadami udzielania pierwszej pomocy. Owiadczenie pracownika o odbyciu szkolenia musi by jednak sporzdzone w formie pisemnej i przechowywane w aktach osobowych pracownika. Podstawa prawna: Rozporzdzenie Ministra Gospodarki i Pracy z 27 lipca 2004 r. (Dz.U. Nr 180, poz. 1860 z zm.)

Pytanie Odpowied

Coraz wicej organizacji decyduje si na przeprowadzanie szkole np. BHP i ppo. za pomoc Intranetu, ograniczajc tym samym koszty ich realizacji. Dopenienie tego procesu zapewniaby moliwo zoenia owiadczenia potwierdzajcego przeprowadzony instrukta rwnie w Intranecie. Wanym aspektem, z ktrym spotykamy si we wdroeniach Intranetu, jest kwestia zarzdzania szkoleniami. Poza rzeczywist realizacj szkole (dotyczy rwnie np. okresowych bada lekarskich) pozostaje zagadnienie administrowania nimi tj. np. wiedzy o tym, ktrzy pracownicy posiadaj zalegoci w danym zakresie. Dziay HR ju dzisiaj szeroko stosuj tzw. intranetowe przypominacze, mwice o koniecznoci np. skierowania pracownika na badania okresowe.

Komentarz Praktyka

Czy akta osobowe (teczki pracownicze) mona prowadzi jedynie w formie elektronicznej w Intranecie? A jeli naley prowadzi je rwnolegle w formie papierowej i elektronicznej, to ktre?
Przepisy prawa pracy nie wskazuj jednoznacznie, w jakiej formie maj by prowadzone akta osobowe pracownikw. Wydaje si jednak, e w obecnym stanie prawnym prowadzenie akt osobowych wycznie na nonikach elektronicznych nie jest moliwe. Dlatego te, pracodawcy decydujcy si na ich prowadzenie w formie elektronicznej, powinni przechowywa przynajmniej cz ich zawartoci rwnolegle w tradycyjnej formie papierowej. Wynika to z przepisw przewidujcych wymg formy pisemnej dla niektrych dokumentw umieszczanych w aktach osobowych. Wymg taki istnieje przede wszystkim w odniesieniu do kopii umowy o prac, potwierdzenia zapoznania si przez pracownika

Pytanie

Odpowied

14

z treci regulaminu pracy, pisemnej informacji o warunkach zatrudnienia, wniosku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego o obnienie wymiaru czasu pracy. Tak interpretacj przepisw potwierdzi ostatnio departament prawny Gwnego Inspektora Pracy, podkrelajc e w obecnym stanie prawnym prowadzenie akt osobowych wycznie w formie elektronicznej nie jest moliwe. Za obowizkiem przechowywania akt w formie papierowej przemawiaj rwnie techniczne wymogi dotyczce sposobu ich prowadzenia. Dokumenty musz by bowiem uoone w porzdku chronologicznym, ponumerowane i przechowywane w trzech odrbnych czciach. Kolejnym obowizkiem pracodawcy jest przechowywanie akt osobowych przez 50 lat po rozwizaniu umowy o prac w warunkach niegrocych uszkodzeniem lub zniszczeniem. W obecnym stanie prawnym przyjmuje si, e przechowywana dokumentacja powinna mie form papierow. Podstawa prawna: art. 94 pkt 9a i 9b Kodeksu pracy, rozporzdzenie Ministra Pracy i Polityki Spoecznej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawc dokumentacji w sprawach zwizanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r., Nr 62, poz. 286 ze zm.)

Pytanie

Czy skan dokumentu pracowniczego w Intranecie jest dokumentem, czy wymagane jest posiadanie oryginau?
Skan dokumentu stanowi jego kopi i nie spenia wymogu formy pisemnej. Skanowanie dokumentw pracowniczych na potrzeby Intranetu jest dozwolone, jednak naley pamita, e w przypadkach, w ktrych przepisy prawa pracy wymagaj oryginau dokumentu w formie pisemnej, wymg ten nie zostanie speniony.

Odpowied

Komentarz Praktyka

Akta osobowe oraz inne dokumenty dotyczce pracownika, ktre wymagaj formy pisemnej, powszechnie przechowywane s w Intranecie jako dokumenty pomocnicze (intranetowy duplikat w formie skanu). Dodatkowo, coraz czciej Managerowie Intranetu (szczeglnie ci umocowani przy dziaach HR) decyduj si na agregowanie i opracowywanie, w formie zoonych baz danych i aplikacji intranetowych, wybranych danych z dokumentw pracownika. Jest to zwizane z faktem, i wiksza cz danych opisujcych pracownika i jego obecno w organizacji jest wykorzystywana aktywnie i wiadomie do rozwoju kadr oraz usprawniania zarzdzania przez dziay HR. Dla przykadu informacja o przebytych szkoleniach, znajdujca si w teczce pracowniczej lub w formie skanu stanowi duo mniejsz warto, ni taka sama informacja zamieszczona w Intranecie i korelujca z pozostaymi pracownikami. Dodatkowo istnieje moliwo umiejscowienia szkole w czasie oraz w planach budetw szkoleniowych. Wszystko to sprawia, i zarzdzanie szkoleniami to szczeglnie rozwinite sekcje w Intranetach.

Pytanie

Czy pracownik moe nie podpisywa papierowej listy obecnoci? Czy moe to zrobi automatycznie (np. poprzez odczyt z karty wejciowej lub uruchomienie komputera) lub pautomatycznie przez Intranet (np. poprzez kliknicie przy danej dacie jestem, wyszedem)? Czy w Intranecie lub innym systemie mona prowadzi ewidencj czasu pracy pracownika?
Lista obecnoci nie jest dokumentem obowizkowym, w zwizku z czym jej forma moe by dowolna. Nie ma przeszkd do stosowania elektronicznej listy obecnoci. Kady pracodawca jest natomiast zobowizany do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Przepisy nie okrelaj formy, w jakiej ma ona by prowadzona i w praktyce przyjmuje si, e ewidencja czasu pracy moe mie zarwno tradycyjn form papierow, jak i elektroniczn. Elektroniczna karta ewidencji czasu pracy musi jednak spenia warunki przewidziane dla tego rodzaju dokumentacji. W szczeglnoci, powinna rejestrowa prac w poszczeglnych dobach, w tym prac w niedziele i wita, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy, a take dyury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecnoci w pracy.

Pytanie Odpowied

Komentarz Praktyka

Narzdziem intranetowym, ktre odnotowao znaczcy rozwj w kontekcie rejestracji czasu pracy jest tzw. Kalendarz Nieobecnoci, czsto powizany rwnie z Elektronicznym Wnioskiem Urlopowym stosowanym w Intranetach. Okazao si, e z punktu widzenia pracodawcy rwnie istotn informacj obok tej, kiedy pracownik pracowa (by w pracy) jest wiedza o tym, kiedy go nie bdzie. Z kolei wiedza ta jest bardzo przydatna nie tylko samemu pracodawcy, ale rwnie (moe nawet przede wszystkim) jego wsppracownikom.

15

Czy przy uyciu Intranetu mona podpisywa umowy/owiadczenia/zobowizania z pracownikiem? Czy potrzebny jest podpis elektroniczny czy wystarczy elektroniczna akceptacja? Czy mona zatrudni pracownika przez Intranet?
Umowa o prac powinna by zawarta w formie pisemnej. Niezachowanie pisemnej formy umowy o prac nie powoduje jednak jej niewanoci lub braku skutecznoci. Pracownik i pracodawca mog zatem zawrze umow o prac i okreli jej niezbdne elementy (rodzaj i strony umowy, dat jej zawarcia, miejsce pracy, termin rozpoczcia pracy, wynagrodzenie oraz wymiar czasu pracy) w dowolnej formie, np. ustnie lub w drodze elektronicznej. W takiej sytuacji pracodawca, najpniej w dniu rozpoczcia pracy, musi jednak potwierdzi na pimie ustalenia dotyczce powyszych warunkw umowy o prac. Jeeli potwierdzenia takiego zamierza dokona w drodze elektronicznej, musi posugiwa si podpisem elektronicznym. Pracodawcy, ktry nie potwierdzi na pimie warunkw umowy o prac, grozi kara grzywny. Podstawa prawna: art.291 i 2, 281 pkt. 2 Kodeksu pracy; art. 61, 78 Kodeksu cywilnego; wyrok SN z 6 padziernika 1976 r., I PRN 66/76; wyrok SN z 20 wrzenia 1977 r., I PR 67/77; wyrok SN w wyr. z 8 padziernika 1987 r., I PRN 47/87; uchwaa SN z 11 maja 1976 r., I PZP 18/76; uchwaa SN z 30 maja 1979 r., I PZP 11/79;

Pytanie

Pytanie Odpowied

Czy mona rozwiza umow o prac przez Intranet?

Zarwno pracownik jak i pracodawca, ktry chce rozwiza umow o prac, powinien uczyni to na pimie. W przeciwnym razie rozwizanie umowy o prac bdzie wadliwe. Pomimo swojej wadliwoci, owiadczenie o rozwizaniu stosunku pracy bez zachowania formy pisemnej jest skuteczne. Prowadzi zatem do ustania stosunku pracy po upywie okresu wypowiedzenia lub, w przypadku rozwizania umowy o prac bez wypowiedzenia, w dniu zoenia drugiej stronie stosownego owiadczenia. W razie braku formy pisemnej owiadczenia pracodawcy o rozwizaniu umowy o prac pracownik bdzie mg da w sdzie przywrcenia do pracy lub odszkodowania. Sd Najwyszy potwierdzi, e zgodnie z prawem postpi pracodawca, ktry najpierw zawiadomi sw pracownic o rozwizaniu umowy o prac emailem, a nastpnie dorczy jej identyczne owiadczenie w formie pisemnej tradycyjn przesyk pocztow. Sd stwierdzi, e pracodawca nie naruszy w ten sposb przepisw o pisemnej formie owiadczenia o rozwizaniu umowy o prac, tym bardziej, e system przesyania wiadomoci subowych poczt elektroniczn u tego pracodawcy by bardzo popularny i korzystali z niego wszyscy zatrudnieni, cznie ze zwolnion pracownic. Podstawa prawna i orzecznictwo: art. 30 3, art. 45 1 Kodeksu pracy; art. 61, 78 Kodeksu cywilnego; wyrok SN z 18 stycznia 2007 r., II PK 178/06; wyrok SN z 24 marca 1999 r., I PKN 631/98; uchwala SN z 2 padziernika 2002 r., III PZP 17/02;

Pytanie Odpowied

Czy pracownik moe akceptowa wewntrzne regulaminy przez rmowy Intranet? Jeli tak, to ktre? I czy taka akceptacja jest wystarczajca w kontekcie ewentualnego ich egzekwowania?
Dla niektrych owiadcze pracownika o zapoznaniu si z treci wewntrznych regulaminw przepisy przewiduj obowizkow form pisemn. Forma ta jest zastrzeona dla celw dowodowych. Tak jest na przykad w przypadku potwierdzenia zapoznania si z treci regulaminu pracy oraz z przepisami i zasadami dotyczcymi bezpieczestwa i higieny pracy, z zakresem informacji objtych tajemnic okrelon w obowizujcych ustawach dla umwionego z pracownikiem rodzaju pracy. W przypadku innych regulaminw forma pisemna potwierdzenia zapoznania si z ich treci nie jest wymagana, jednak dla celw dowodowych warto j stosowa. Dziki niej pracownik nie bdzie mg uchyla si od przestrzegania regulaminu, twierdzc, na przykad, e nie zapozna si z jego treci. Aby mc powszechnie wykorzystywa Intranet do akceptacji regulaminw i dokumentw (nie wymagajcych formy pisemnej) organizacje coraz czciej stosuj praktyk, w ktrej zasady takich akceptacji wyznaczone s w Regulaminie Pracy i/lub Regulaminie Wykorzystywania

Pytanie

Odpowied

Komentarz Praktyka

16

Intranetu. Takie dziaanie powoduje, e pracownik konsekwentnie bdzie uznawa Intranet jako form akceptacji pozostaych regulaminw i dokumentw oraz zobowizuje si do ich stosowania. Naley podkreli, e istotne w tym zakresie jest poprawne stworzenie i wdroenie takiego generalnego regulaminu.

Pytanie

Czy wnioski o zmian wynagrodzenia lub stanowiska mona skada i akceptowa przez rmowy Intranet?
Pracodawca i pracownik mog negocjowa warunki pracy i pacy przez rmowy Intranet (np. za pomoc emaila lub poprzez zoenie stosownego wniosku elektronicznego). Jeeli dojd do porozumienia, mona uzna, e zawarli porozumienie zmieniajce te warunki. Niemniej jednak, przepisy prawa pracy wymagaj potwierdzenia tego faktu na pimie, cho zastrzeenie innej (ni pisemna) formy nie pozbawia skutecznoci uzgodnionych warunkw pracy i pacy. Warto rwnie pamita, e zmiana umowy o prac odbywa si niekiedy w drodze tzw. wypowiedzenia zmieniajcego (tj. wypowiedzenia dotychczasowych warunkw pracy i pacy dokonanego jednostronnie przez pracodawc). Dla skutecznoci takiego wypowiedzenia przez pracodawc kodeks pracy zastrzega form pisemn. Podstawa prawna: art. 294 Kodeksu pracy; art. 76 Kodeksu cywilnego; wyrok SN z 5 wrzenia 1997 r., I PKN 250/97; wyrok SN z 20 wrzenia 2005 r., III PK 83/05

Odpowied

Pytanie

Czy wniosek o delegacj, rozliczenie delegacji i zaliczki na jej poczet mog by realizowane przez Intranet?
Mona korzysta z Intranetu przy rozliczaniu delegacji i zaliczek oraz do skadania wnioskw w tym zakresie. Przepisy nie wymagaj bowiem w tym przypadku formy pisemnej. Rozliczajc koszty podry subowej pracownik musi jednak przedstawi pracodawcy dokumenty (np. rachunki) potwierdzajce poszczeglne wydatki. Forma pisemna jest natomiast wymagana, jeeli uzyskanie dokumentacji potwierdzajcej koszty podry subowej byo niemoliwe. W takiej sytuacji pracownik musi zoy pisemne owiadczenie o poniesionych wydatkach oraz przyczynach braku stosownej dokumentacji.

Odpowied

Komentarz Praktyka

Intranetowe systemy do obsugi delegacji, podobnie jak wikszo aplikacji intranetowych, podlegaj cigemu rozwojowi. Do niedawna peniy rol systemu do wnioskowania o zgod na podr subow z funkcj informowania pozostaych pracownikw o swojej nieobecnoci. Dzisiaj, w lad za szybkim rozwojem aplikacji intranetowych, do tego typu rozwiza masowo doczane s funkcje rozliczania zaliczek delegacyjnych. Dziki temu w proces funkcjonuje w Intranetach w sposb kompletny. Kolejnym krokiem w rozwoju aplikacji do zarzdzania delegacjami bdzie poszukiwanie wartoci dodanych wynikajcych ze zautomatyzowania tego procesu. Wyrazi si to m.in. poprzez poczenie moduu delegacji z systemami rezerwacyjnymi i transakcyjnymi np. hoteli czy rodkw transportu. Ju dzisiaj wiele wdroonych moduw do obsugi delegacji prezentuje w Intranetach (na razie statycznie) rozkady jazdy, adresy hoteli czy umoliwia dostp do informacji o warunkach ubezpiecze w podry.

Pytanie

Czy w Intranecie mona zoy wniosek o udzielenie dnia / czasu wolnego za godziny nadliczbowe? Jeli tak, to jakie warunki musz by spenione?
Zgodnie z przepisami, wniosek pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w nadgodzinach powinien by zoony w formie pisemnej. W celu zoenia takiego wniosku pracownik powinien posuy si podpisem elektronicznym lub wasnorcznie taki wniosek podpisa.

Odpowied

17

Czy pracownik moe skada wniosek o urlop wypoczynkowy przez Intranet i w taki sam sposb otrzyma jego akceptacj lub odrzucenie? Czy w takim wypadku potrzebny jest podpis elektroniczny? Czy dotyczy to wszystkich typw urlopw i wolnych dni pracownika?
Przepisy nie przewiduj szczeglnej formy dla wniosku pracownika o udzielenie urlopu wypoczynkowego, std nie ma przeszkd, aby wprowadzi system skadania i akceptowania/odrzucania wnioskw przez Intranet. Podpis elektroniczny w takim przypadku nie jest konieczny. Powysza zasada nie ma jednak zastosowania do wszystkich typw urlopw. Przepisy zastrzegaj, na przykad, obowizkow form pisemn dla wniosku o udzielenie urlopu bezpatnego lub ojcowskiego.

Pytanie

Odpowied

Pomimo wspomnianych wyjtkw proces wnioskowania i akceptacji urlopu jest jednym z najczciej automatyzowanych usprawnie w Intranetach. Z naszych obserwacji wynika, e obok samego procesu wnioskowania, funkcj najczciej wykorzystywan jest wielokrotne sprawdzanie przez pracownika liczby dni urlopu pozostaych do wykorzystania. Automatyzacja tego procesu znaczco odciya dziay HR, ktre do tej pory zobowizane byy do udzielania odpowiedzi na pojedyncze zapytania pracownikw. Z punktu widzenia pracodawcy atrakcyjna okazuje si moliwo planowania urlopw w Intranecie (Plany Urlopowe), gdzie w zbiorczym kalendarzu zainteresowane osoby maj caociowy przegld zaplanowanych urlopw. Podobna sytuacja ma miejsce w przypadku udzielania zgody na urlop przez przeoonego. Wniosek skadany w formie pisemnej nie dawa przeoonemu praktycznie adnych moliwoci odniesienia otrzymanego wniosku do stanu ju udzielonych urlopw w jego jednostce. Elektronicznie zoony i zaakceptowany wniosek urlopowy zyska jeszcze jedn warto. Mona go w prosty sposb zaprezentowa we wspomnianym ju module Kalendarz Nieobecnoci. W tym momencie warto przytoczy interesujce zjawisko dotyczce intranetowego wniosku urlopowego. Pomimo, i przepisy prawne wyranie zezwalaj na wnioskowanie, akceptacj i przechowywanie podania o urlop w Intranecie (tj. elektroniczne zaakceptowanie wniosku) dziay HR, rednio w co pitym w Polsce wdroonym Intranecie, drukuj zaakceptowany elektroniczny wniosek, a w niektrych przypadkach rwnie kompletuj podpisy post factum. Porwnujc z rokiem 2005, gdzie praktyka ta dotyczya w ponad 70ciu procentach wdroe moduu urlopowego, moemy powiedzie, e ronie wiadomo wykorzystania Intranetu w dziaach HR. Z drugiej strony, potwierdza si zachowawczy charakter dziaw HR, wynikajcy z nieczytelnoci i niespjnoci przepisw, co uzasadnia funkcjonowanie wersji papierowych. W tym kontekcie optymistyczne wydaj si dziaania ustawodawcy zmierzajce do poszerzania palety procesw, ktre mog dziaa bez uycia papieru.

Komentarz Praktyka

Czy poinformowanie pracownika za pomoc Intranetu i / lub poczty elektronicznej o wanych, z punktu widzenia pracodawcy, sprawach np. o zadaniach do wykonania, czy o dniu wolnym mona uzna za skuteczne?
Przepisy nie przewiduj szczeglnej formy dla polece subowych i innych zawiadomie, w zwizku z czym ich dokonywanie przez Intranet lub przy uyciu poczty elektronicznej jest dozwolone. Owiadczenie w formie elektronicznej uwaa si za skutecznie zoone adresatowi w chwili, w ktrej zostaje ono wprowadzone do rodka komunikacji elektronicznej (np. do Intranetu) w taki sposb, e adresat owiadczenia moe si z nim zapozna.

Pytanie

Odpowied

Ktre wnioski pracownik moe skada przez Intranet, a ktrych nie moe?
Pracownik moe zoy w drodze elektronicznej kady wniosek, dla ktrego przepisy nie wymagaj formy pisemnej. Forma pisemna jest, na przykad, zastrzeona dla wniosku o udzielenie czasu wolnego od pracy za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych, wniosku o obnienie wymiaru czasu pracy skadanego przez pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego, wniosku o udzielenie urlopu bezpatnego, wniosku o ustalenie indywidualnego czasu pracy, wniosku o zastosowanie systemu skrconego tygodnia pracy, wniosku pracownikaojca o udzielenie niewykorzystanej czci urlopu macierzyskiego. Std te, tego typu wnioski powinny by opatrzone albo podpisem elektronicznym albo wasnorcznym podpisem pracownika.

Pytanie Odpowied

Czy pracownik moe pobra z Intranetu (lub otrzyma emailem) PIT11 lub pasek wynagrodzenia / RMUA? Czy to jest skuteczne dorczenie?
Od 2009 roku pracodawcy s zobowizani do przekazywania drukw ZUS RMUA do ZUSu drog elektroniczn, przy czym dokument ten musi by opatrzony bezpiecznym podpisem elektronicznym. Pracodawca moe przekaza informacje zawarte

Pytanie

Odpowied

18

w druku ZUS RMUA (pasku wynagrodzenia) pracownikowi drog elektroniczn, po uzyskaniu jego zgody w tym wzgldzie. Dokument wysany w ten sposb bdzie uwaany za skutecznie dorczony w chwili wprowadzenia go do rodka komunikacji elektronicznej (np. poprzez wysanie go emailem do pracownika), w taki sposb, eby pracownik mg si z nim zapozna. Przepisy umoliwiaj pracodawcom skadanie deklaracji podatkowej PIT11 do urzdu skarbowego drog elektroniczn. Nie ma natomiast wyranych zasad dotyczcych dorczania PIT11 pracownikom. Std te, rozsdnym rozwizaniem bdzie przesanie pracownikowi deklaracji w tradycyjnej formie papierowej (np. za porednictwem poczty za potwierdzeniem odbioru), dziki czemu skuteczne dorczenie dokumentu nie bdzie budzio adnych wtpliwoci. Nie ma oczywicie przeszkd, aby pracodawca wysa rwnolegle deklaracj w formie elektronicznej, w celach informacyjnych.

Komentarz Praktyka

Pytania, ktre zadali nam przedstawiciele rm i organizacji przy wdroeniach oraz utrzymaniu ich Intranetw wskazuj jednoznacznie, e wykorzystywanie Intranetu do obsugi kadrowej i usprawniania zarzdzania jest dla nich bardzo wane. Przez ostatnie lata istotnie wzrosa wiadomo wykorzystywania Intranetu w dziaach HR, za organizacje poszukuj coraz to nowych form osigania wartoci dodanej z tego tytuu. Ekspertyzy prawnikw, zawarte w odpowiedziach na postawione pytania, pokazuj bardzo due moliwoci stosowania Intranetu w kontekcie prawa pracy i funkcjonowania pracownika w organizacji. Zwracaj jednak uwag na szereg niespjnoci i nierwnomiernego stosowania przepisw prawa w aspekcie Intranetu. Niewtpliwym powodem takiego stanu rzeczy jest brak kompleksowych rozwiza prawnych zorientowanych na t dziedzin. Widzc jednak zainteresowanie organw ustawodawczych (wyraane deklaracjami uchwalenia szeregu ustaw uatwiajcych prowadzenie dziaalnoci gospodarczej) naley spodziewa si, e przepisy w tym zakresie bd w przyszoci ewoluowa. Z naszych obserwacji wynika, e w palecie wielu rozwiza oraz moliwoci Intranetw, funkcje i moduy zorientowane na kadrow obsug czy te samoobsug pracownicz zajmuj okoo 3040% wdraanych funkcji w Intranetach. Coraz czciej te Managerami/Zarzdcami Intranetu staj si szefowie dziaw HR, ktrzy obok szefw IT i szefw Komunikacji Wewntrznej, stanowi trzeci co do wielkoci grup odpowiedzialn caociowo za Intranet. Nie mona zbagatelizowa tego zjawiska, ktre bezporednio skorelowane jest ze wzrastajcymi wymaganiami stawianymi przed dziaami HR i angaowaniem ich w procesy usprawniania organizacji (w tym osigania przewagi rynkowej).

21

Wasno intelektualna w Intranecie

22

Znaki towarowe, patenty, knowhow i prawa autorskie majtkowe to istotne, niematerialne elementy majtku przedsibiorstwa. W poniszej czci znajd Pastwo omwienie kwestii wartoci niematerialnych i prawnych pojawiajcych si przy korzystaniu z sieci typu Intranet.

Komentarz Praktyka

Intranet, aktualnie jedno z podstawowych narzdzi komunikacji w organizacji, jest miejscem, na amach ktrego rne dziay organizacji i pojedynczy pracownicy publikuj rnorodne treci utwory. Najczciej, co do wasnoci treci publikowanych w Intranecie, nie ma adnych wtpliwoci, poniewa powstay w ramach wykonywanych czynnoci pracownika (czyli np. artyku napisany przez Redaktora Intranetu). Niemniej jednak na kontent Intranetu skadaj si rne inne utwory, co do ktrych nie zawsze mamy takie same prawa. Filmy video, zdjcia, zeskanowane artykuy, cytaty, wypowiedzi, logotypy rm i inne znaki towarowe to wszystko stanowi dzisiaj cz Intranetu. Zatem konieczna z punktu widzenia osb tworzcych i zarzdzajcych Intranetem jest wiedza co do prawnych moliwoci stosowania tych treci. Dotyczy to zarwno stosowania materiaw w Intranecie, jak rwnie uywania Intranetu w szerszym kontekcie dziaalnoci podmiotu czyli np. (co jest dosy powszechn ostatnio praktyk) uywanie zrzutw ze strony intranetowej w materiaach promocyjnych, ktre dystrybuowane s na zewntrz organizacji. W pracy konsultantw ds. Intranetw wielokrotnie spotykamy si z pytaniami o rozstrzygnicia, ktre swoim zakresem deniowane s pod hasem Wasno Intelektualna czy Prawa Autorskie. wiadcz one o duej uwadze Managerw Intranetw w kontekcie prawidowego uywania wszelkich utworw, szczeglnie tych, do ktrych organizacja nie posiada praw. Z drugiej jednak strony moemy spotka Intranety, w ktrych przykada si mniejsz uwag do kwestii prawnych. Wynika to w duej mierze z niewiadomoci samych Redaktorw Intranetw. Rozdzia ten okae si szczeglnie pomocny wanie Redaktorom i Administratorom Intranetw. Z duej czci zagadnie poruszanych przez ekspertw prawnych skorzystaj przedstawiciele dziaw Public Relations, Marketingu, Komunikacji Wewntrznej i Korporacyjnej.

Pytanie

Czy stron intranetow (wewntrzn) moemy opublikowa na innych (zewntrznych) stronach rmowych? Czy zrzut ekranowy z Intranetu moemy opublikowa np. w folderze reklamowym, pokaza w telewizji? Jeli tak, to na jakich zasadach?
Na stronach intranetowych mog zosta zamieszczone elementy majce rne pochodzenie i rdo ochrony prawnej, tj. mog znale si na niej utwory chronione prawem autorskim, dobra osobiste chronione prawem cywilnym, znaki towarowe chronione prawem wasnoci przemysowej, tajemnica przedsibiorstwa chroniona ustaw o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, etc. Tym samym, moliwo opublikowania danej strony intranetowej na innych stronach rmowych (rozumiemy przez to strony www danej rmy) czy te moliwo opublikowania zrzutu ekranowego z Intranetu np. w folderze reklamowym, zalee bdzie od tego, czy rmie, czyli podmiotowi korzystajcemu z danej strony intranetowej, przysuguje prawo do wykorzystywania tej strony (i jej zawartoci) w okrelony sposb. W szczeglnoci, w tym celu rmie powinno przysugiwa prawo korzystania z autorskich praw majtkowych do szaty gracznej i innych utworw chronionych prawem autorskim, zawartych na danej stronie intranetowej, prawo do wykorzystywania zawartych na danej stronie intranetowej znakw towarowych, jak rwnie prawo do publikowania zawartych tam baz danych czy imion, nazwisk i wizerunkw osb zycznych. Opublikowanie danej strony intranetowej na stronach www publicznie dostpnych czy w reklamie nie moe te stanowi czynu nieuczciwej konkurencji (np. naruszenia tajemnicy innego przedsibiorstwa) jak rwnie narusza przepisw prawa cywilnego dotyczcych ochrony dbr osobistych czy ustawy o ochronie danych osobowych. W zwizku z tym, kady zrzut ekranu czy kad stron intranetow naley bada odrbnie, z uwzgldnieniem treci w nich zawartej.

Pytanie

Odpowied

23

Prawo autorskie a Intranet przepisy, zasady, wytyczne

Utwr
Gdy wykonywanie pracy czy si z prac intelektualn, jej wynikiem jest czstokro utwr, ktry jest przedmiotem ochrony Prawa autorskiego. Utworem jest kady przejaw ludzkiej dziaalnoci twrczej o indywidualnym charakterze. Oznacza to, i okrelony wytwr niematerialny, aby uzyska kwalikacje utworu i podlega ochronie na gruncie Prawa autorskiego powinien wykazywa cznie nastpujce cechy: 1) stanowi rezultat pracy czowieka (twrcy) 2) stanowi przejaw dziaalnoci twrczej 3) mie indywidualny charakter. Istotne jest te, aby utwr by ustalony w jakiejkolwiek postaci. Pomysy (odkrycia, idee, procedury, metody, zasady dziaania, koncepcje matematyczne) nie podlegaj ochronie dopki nie zostan wyraone, np. na kartce papieru lub wygoszone podczas przemwienia. Dla uzyskania ochrony nie jest istotna posta w jakiej utwr zosta ustalony. Nie jest rwnie istotna warto utworu, jego przeznaczenie, ani sposb wyraenia. Utwr o powyszych cechach stanowi dobro niematerialne tj. nie jest czci przyrody i jest niezaleny od nonika, na ktrym zosta wyraony. Dla przykadu, spalenie ksiki nie powoduje wyganicia ochrony dla utworu w niej wyraonego. Twrcze opracowanie cudzego utworu (tumaczenie, przerbka, adaptacja) samo w sobie rwnie stanowi utwr, a co za tym idzie, stanowi przedmiot ochrony na gruncie Prawa autorskiego. Takie utwory opracowania nazywane s utworami zalenymi. Utwr moe stanowi rezultat dziaania wielu osb. Mamy wwczas do czynienia z utworem zbiorowym. Podstawa prawna: art. 1 i 2 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.) Denicja

Prawa autorskie
Prawa autorskie su ochronie utworu przed naruszeniami. Przysuguj one twrcy w ramach monopolu autorskiego. Prawa autorskie dziel si na autorskie prawa osobiste oraz majtkowe. Autorskie prawa osobiste su ochronie niematerialnej wizi twrcy ze swoim utworem. Prawa te nie mog zosta przeniesione na osoby trzecie (s niezbywalne) i s nieograniczone w czasie. Autorskimi prawami osobistymi s m.in. prawa do autorstwa utworu; oznaczenia utworu swoim nazwiskiem lub pseudonimem albo do udostpniania go anonimowo; nienaruszalnoci treci i formy utworu oraz jego rzetelnego wykorzystania; decydowania o pierwszym udostpnieniu utworu publicznoci; nadzoru nad sposobem korzystania z utworu. W przeciwiestwie do osobistych praw autorskich, autorskie prawa majtkowe mog zosta przeniesione na osoby trzecie (s zbywalne) i s ograniczone w czasie (zasadniczo, gasn 70 lat po mierci twrcy). Su one ochronie interesw ekonomicznych twrcy zwizanych z dzieem. Twrca ma moliwo przeniesienia przysugujcych mu autorskich praw majtkowych na inny podmiot (umowa o przeniesienie autorskich praw majtkowych) lub te udzielenia mu zgody na korzystanie z utworu (umowa licencyjna). W pierwszym przypadku (przeniesienie) twrca wyzbywa si przysugujcych mu praw i sam nie moe ju z nich korzysta. W drugim przypadku prawa autorskie pozostaj przy twrcy, a jedynie osoba trzecia moe z nich korzysta w pewnym, ograniczonym zakresie. Umowa o przeniesienie autorskich praw majtkowych wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem niewanoci. Umowa licencyjna moe zosta zawarta w dowolnej formie, choby ustnej. Wyjtek stanowi licencja wyczna wwczas wymagana jest forma pisemna pod rygorem niewanoci. Umowa o przeniesienie autorskich praw majtkowych jak i umowa licencyjna powinny okrela pola eksploatacji (obszary), na ktrych nastpuje przeniesienie (upowanienie do korzystania) autorskich praw majtkowych. Wymienione w ustawie pola eksploatacji to: w zakresie utrwalania i zwielokrotniania utworu wytwarzanie okrelon technik egzemplarzy utworu, w tym technik drukarsk, reprograczn, zapisu magnetycznego oraz technik cyfrow, w zakresie obrotu oryginaem albo egzemplarzami, na ktrych utwr utrwalono wprowadzanie do obrotu, uyczenie lub najem oryginau albo egzemplarzy, w zakresie rozpowszechniania utworu w sposb inny ni okrelony powyej publiczne wykonanie, wystawienie, wywietlenie, odtworzenie oraz nadawanie i reemitowanie, a take publiczne udostpnianie utworu w taki sposb, aby kady mg mie do niego dostp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.

Denicja

24

Prawo autorskie nieco odmiennie okrela pola eksploatacji dla programw komputerowych oraz dla autorskich praw pokrewnych. Podstawa prawna: art. 16, art. 17, art. 41, art. 50, art. 53, art. 67 ust. 5, art. 74 ust. 4; 86 ust. 1 pkt. 2, 94 ust. 4, 97 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Utwory w rodowisku pracy

Komentarz Praktyka Wraz z rozwojem funkcji spoecznociowych, forw i blogw pracowniczych oraz udziaem pracownika w sekcjach dzielenia si wiedz i wsptworzeniem innowacji dla organizacji z wykorzystaniem Intranetu, nie tylko pracodawca jest stron publikujc i udostpniajc rne treci. Rwnie pracownik wykazuje w tym zakresie du proaktywno. Na tym polu pojawia si wiele pyta, na ktre odpowiedzi szukaj przede wszystkim dziay HR, ale rwnie same dyrekcje i zarzdy. Problematyk zasadnicz z punktu widzenia pracodawcy jest to, czy i jak organizacja moe wykorzystywa utwory pracownika znajdujce si w Intranecie? Jeli moe, to na jakich zasadach? Czy sytuacja ulega zmianie, kiedy usta stosunek pracy z pracownikiem, ktry w Intranecie pozostawi swoisty arsena wiedzy, zdj, tekstw i innych utworw?

Pytanie

Jaki podmiot jest uprawniony do utworu stworzonego przez pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o prac oraz innej umowy cywilnoprawnej (o dzieo, zlecenie)?
Pracodawca, ktry zatrudnia twrc na podstawie umowy o prac, dzieo lub zlecenie moe naby prawa do utworw stworzonych przez tego pracownika (wsppracownika) w ramach wykonywania obowizkw wynikajcych z wicej strony umowy. Zakres nabywanych przez pracodawc praw zaley od charakteru umowy czcej strony (czy jest to umowa o prac czy umowa cywilnoprawna) oraz od postanowie samej umowy.

Odpowied

Umowa o prac (utwory pracownicze)

W przypadku, gdy twrca jest zwizany umow o prac, autorskie prawa majtkowe do jego utworw przenoszone s z mocy prawa (automatycznie) na pracodawc, jeeli umowa o prac, lub przepis szczeglny nie stanowi inaczej. Warunkiem takiego przeniesienia jest 1) wykonywanie danego utworu w ramach obowizkw pracowniczych twrcy oraz 2) przyjcie (zaakceptowanie) tego utworu przez przeoonego twrcy. Pracodawca ma 6 miesicy od dostarczenia utworu przez pracownika na zawiadomienie go w kwestii przyjcia utworu. Jeli powysze warunki s spenione, utwr jest tzw. utworem pracowniczym, a pracodawca nie musi prosi pracownika o zgod na wykorzystanie utworu.

Umowa cywilnoprawna (umowa o dzieo, zlecenie)

Autorskie prawa majtkowe do utworw wytworzonych przez osob zatrudnion na podstawie umowy cywilnoprawnej (jak rwnie utworw wytworzonych przez pracownika poza zakresem obowizkw pracowniczych) nie zostaj przeniesione z mocy ustawy (automatycznie) na pracodawc, chyba e umowa z dan osob stanowi inaczej. To z kolei oznacza, i pracodawca musi uzyska zgod tej osoby (wsppracownika) w celu korzystania z takich utworw. Taka zgoda moe mie form umowy o przeniesienie autorskich praw majtkowych lub umowy licencyjnej (szerzej na temat tych umw piszemy powyej, w czci dotyczcej praw autorskich) Nieco odmienne zasady maj zastosowanie dla utworw stworzonych przez pracownika instytucji naukowej oraz dla programw komputerowych.

Podstawa prawna: art. 12, 41 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Pytanie

Czy po zwolnieniu pracownika moemy w Intranecie przechowywa jego utwory (np. wypowiedzi na blogu wewntrznym)?
Jeeli mowa jest o utworze pracowniczym (wytworzonym przez pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o prac, w ramach wykonywania obowizkw pracowniczych i przyjtym przez pracodawc patrz punkt powyej) pracodawcy przysuguj wszelkie autorskie prawa majtkowe do tego utworu. Prawa te nie wracaj do pracownika po jego zwolnieniu, lecz pozostaj przy pracodawcy. Pracodawca moe zatem nimi rozporzdza i korzysta z nich, przez czas nieokrelony, w dowolny sposb. Moe, midzy innymi, przechowywa utwory tego pracownika w Intranecie.

Odpowied

25

W przypadku zwizania twrcy umow inn ni umowa o prac, moliwo wykorzystania utworw danego pracownika po jego zwolnieniu zalee bdzie od tego, czy i w jakim zakresie pracodawca naby prawa autorskie majtkowe do stworzonych przez tego pracownika utworw. W przypadku cakowitego przeniesienia autorskich praw majtkowych, sytuacja jest identyczna jak w przypadku utworw pracowniczych mona korzysta z utworw po zwolnieniu pracownika. Jeeli udzielona zostaa tylko licencja moliwo korzystania z utworw zalee bdzie od tego, na jaki czas zostaa udzielona licencja (czy obejmuje rwnie okres po zwolnieniu pracownika) oraz od tego, czy inne postanowienia tej umowy nie zakazuj wykorzystywania utworw tego wsppracownika w okrelony sposb. W przypadku wpisw na blogu, naley wpierw zbada, czy danej wypowiedzi przysuguje ochrona prawnoautorska, tj. czy dany wpis na blogu jest w ogle utworem. Podstawa prawna: art. 1, 12, 41 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Szczegln uwag naley powici tym treciom (utworom) naszego Intranetu, ktrych autorem s wsppracownicy lub klienci. Dobrym rozwizaniem jest utrzymywanie tych obszarw w formie odrbnych zakadek, co stanowczo uatwi szybk identykacj i np. usunicie z Intranetu, jeli bdzie taka konieczno. Warto zwrci uwag na to, co w powyszej odpowiedzi zaznacza ekspert prawny nie wszystkie wytwory, ktre powstay w wyniku wsppracy i tworzenia treci intranetowych s utworami. Zasadniczo czciej mamy do czynienia z sytuacj, w ktrej powstajce w Intranecie treci z zasady staj si wasnoci organizacji, co deniuje zakres i charakter wsppracy. Przykadowo, jeli elementem wsppracy z kontraktowym managerem jest jego raportowanie przez Intranet, to nie mwimy tutaj o utworach tylko o produktach wsppracy. Podobnie jeli nasz partner korzysta z Intranetu (Extranetu) w zakresie zamawiania produktw, rwnie tutaj denicja utworu nie ma zastosowania.

Komentarz Praktyka

Utwory osb trzecich

Aby Intranet mia atrakcyjn posta, jego redaktorzy i og pracownikw bardzo czsto dostarczaj i publikuj w nim zewntrzne utwory, ktrych sami nie s autorami i ktre nie powstay w wyniku wykonywania obowizkw na zajmowanym stanowisku. Istnieje naturalna pokusa, aby w Intranecie opublikowa znaleziony w Internecie lm lub zdjcie, do ktrych nie posiadamy praw. W Intranetach spotka moemy rwnie opublikowane graki satyryczne, ktre autor zamieszcza na swojej stronie www. Pamitajmy jednak, aby za kadym razem sprawdzi warunki licencyjne. Ta sama zasada dotyczy utworw, ktre pochodz z tzw. monitoringu mediw. Tutaj, z jednej strony istot jest samo korzystanie z materiaw, ktre otrzymujemy w monitoringu (najczciej licencja ogranicza dostp do kilku osb), z drugiej prawa autorskie do tych utworw zdeponowane s po stronie np. tego tytuu prasowego, ktry w swoim artykule wspomina nazw naszej organizacji. Z zasady nie mamy prawa do takiego utworu. Materiaem, ktry stanowi si napdow kontentu intranetowego s wszelkiego rodzaju zdjcia i lmy. Zdarza si, e publikujemy w Intranecie zdjcie, na ktrym jest nasz wizerunek, jednak nie zawsze posiadamy prawa do takiego zdjcia. Zagadnienie utworw osb trzecich jest na tyle istotnym aspektem w projekcie intranetowym, e dla sprawnego i zgodnego z prawem dziaania Intranetu w tym zakresie zespoy projektowe prowadz analiz sposobu wykorzystywania zdj i lmw. Wypracowane zasady opisywane s np. w Regulaminie Pracy lub Regulaminie Intranetu. Komentarz Praktyka

Jakie s zasady korzystania z utworw osb trzecich w Intranecie? Jakie s zasady publikowania w Intranecie utworw, ktre pochodz z zewntrznych rde?
W celu skorzystania z utworw osb trzecich (nie bdcych pracownikami rmy lub wsppracownikami, ktrzy przenieli przysugujce im prawa autorskie majtkowe na rm lub udzielili rmie licencji), np. w celu opublikowania tych utworw w Intranecie, rma musi uzyska zgod odpowiedniej osoby, ktrej przysuguj prawa autorskie do tego utworu. Zgoda ta powinna zosta udzielona przez twrc utworu lub jego nastpc prawnego (np. osob, ktra nabya autorskie prawa majtkowe od twrcy w drodze umowy lub jest jego spadkobierc).

Pytanie Pytanie

Odpowied

26

Taka zgoda moe mie form umowy o przeniesienie autorskich praw majtkowych lub umowy licencyjnej (szerzej na temat umw licencyjnych piszemy w czci dotyczcej praw autorskich). Uzyskanie zgody twrcy nie jest konieczne w przypadku utworw objtych tzw. woln licencj1, w ramach tzw. dozwolonego uytku (kwestie te reguluj art. 2325 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych). Z oczywistych wzgldw, nie jest te wymagana zgoda na korzystanie z utworw, do ktrych autorskie prawa majtkowe wygasy (zasadniczo, nastpuje to 70 lat po mierci twrcy). Podstawa prawna: art. 23, 24, 25, 36, 41, 43, 79 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Pytanie Odpowied

Na jakich zasadach moemy cytowa wypowiedzi, teksty innych osb w Intranecie?

Jak ju wskazalimy, co do zasady, korzystanie z cudzych utworw wymaga zgody ich twrcw. Niemniej jednak, zgoda ta nie jest wymagana, jeeli danego utworu nie wykorzystujemy w caoci, a jedynie go cytujemy. Aby cytat by rzetelny musi spenia kilka warunkw, na ktre skadaj si: rozpoznawalno aby nie naruszy cudzych praw autorskich poprzez popenienie plagiatu, cytowany tekst musi by wyranie odrniony od reszty publikacji, oznaczenie autorstwa naley wyranie oznaczy, ktry fragment tekstu pochodzi od danego autora oraz wskaza rdo tego tekstu. W przypadku tekstw anonimowych lub niepublikowanych ten fakt rwnie naley zasygnalizowa, celowo cytowanie suy ma wyjanianiu lub nauczaniu, krytycznej analizie lub prawom gatunku twrczoci, pomocniczo naley pamita o zachowaniu odpowiedniej proporcji midzy cytowanymi utworami a wkadem wasnym autora. Jeeli proporcja ta bdzie zaburzona i cytaty w utworze bd stanowi element dominujcy to mamy wtedy rwnie do czynienia z naruszeniem praw autorskich.

Przepisy nie okrelaj jednoznacznie dugoci cytatu czy jego proporcji wzgldem utworu, w ktrym jest zamieszczony. Sd Najwyszy wypowiedzia si w tej kwestii stwierdzajc, e cytowany urywek lub nawet cay drobny utwr musi pozostawa w takiej proporcji do wkadu wasnej twrczoci, aby nie byo wtpliwoci co do tego, e powstao wasne, samoistne dzieo. Jeeli spenione s powysze warunki, nie jest konieczne zawarcie umowy z uprawnionym, a twrcy w takim przypadku nie przysuguje prawo do wynagrodzenia. Podstawa prawna: art. 23, 24, 25 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.) oraz wyrok Sdu Najwyszego z dnia 23 listopada 2004 r., Syg, akt I CK 232/04

Komentarz Praktyka

Kwestia cytowania dotyczy szczeglnie rzecznikw prasowych, dziaw PR i Marketingu, ale rwnie tych pracownikw, ktrzy wykorzystuj zewntrznych ekspertw i materiay prasowe do kreowania wewntrznej polityki. Obserwujemy praktyk, e w Intranecie swobodnie publikowane s materiay eksperckie z rnych dziedzin, ktrych gwnym zadaniem jest urozmaicenie kontentu. Pochodz one gwnie ze szkole, ksiek i stron internetowych. Zasady uywania takich utworw warto zdeniowa w Regulaminie Intranetu.

Pytanie

Czy moemy wykorzystywa prywatne zdjcia pracownika? Jeli tak, to jakie warunki naley speni?
Przez prywatne zdjcia pracownika rozumiemy zdjcia, ktrych pracownik jest twrc, ktre zostay wykonane poza obowizkami pracowniczymi tego pracownika (np. zdjcia z wakacji, zdjcia rodzinne). Na wykorzystanie takich zdj wymagana jest zgoda tego pracownika (umowa licencyjna). O wymogach, jakie powinna spenia taka umowa szerzej piszemy we fragmencie powiconym prawom autorskim.
1

Odpowied

Wolne licencje - niektrzy twrcy decyduj si na ograniczenie ochrony prawnoautorskiej swoich utworw. Wwczas tego typu utwory rozpowszechniane s wraz ze stosown licencj, lub jej graczn reprezentacj, np. licencje Creative Commons, GPL, itd. Reguy korzystania z tych utworw opisane s w danej licencji.

27

Podstawa prawna: art. 23, 24, 25, 36, 41, 43, 79 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Odpowiedzialno za naruszenie praw autorskich

Naruszenie praw autorskich osobistych
Twrca, ktrego prawa autorskie osobiste s zagroone naruszeniem, moe wystpi z daniem zaniechania tego dziaania. Ju samo zagroenie naruszenia prawa autorskiego osobistego jest wystarczajce do wystpienia z takim daniem. Nie musi w zwizku z tym istnie naruszenie (np. pracownik dowiedzia si, e pracodawca zamierza opublikowa w Intranecie artyku jego autorstwa bez wskazania imienia i nazwiska twrcy). Szerszy jest katalog uprawnie przysugujcych twrcy, ktrego autorskie prawa osobiste zostay ju naruszone (np. artyku pracownika zosta opublikowany bez podania imienia i nazwiska twrcy). W takiej sytuacji, moe on take da, aeby osoba, ktra dopucia si naruszenia, dopenia czynnoci potrzebnych do usunicia jego skutkw, w szczeglnoci aby zoya owiadczenie odpowiedniej treci i w odpowiedniej formie. Jeeli naruszenie byo zawinione, sd moe przyzna twrcy odpowiedni sum pienin tytuem zadouczynienia za doznan krzywd lub na danie twrcy zobowiza sprawc, aby uici odpowiedni sum pienin na wskazany przez twrc cel spoeczny. Podstawa prawna: art. 78 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Naruszenie autorskich praw majtkowych

Uprawniony (czyli twrca lub jego nastpca prawny), ktrego autorskie prawa majtkowe zostay naruszone, moe da od osoby, ktra naruszya te prawa: zaniechania naruszania, usunicia skutkw naruszenia, wydania uzyskanych korzyci, naprawienia wyrzdzonej szkody: a) na zasadach oglnych albo b) poprzez zapat sumy pieninej w wysokoci odpowiadajcej dwukrotnoci, a w przypadku gdy naruszenie jest zawinione trzykrotnoci stosownego wynagrodzenia, ktre w chwili jego dochodzenia byoby nalene tytuem udzielenia przez uprawnionego zgody na korzystanie z utworu.

Niezalenie od powyszych roszcze uprawniony moe si domaga:

jednokrotnego albo wielokrotnego ogoszenia w prasie owiadczenia odpowiedniej treci i w odpowiedniej formie lub podania do publicznej wiadomoci czci albo caoci orzeczenia sdu wydanego w rozpatrywanej sprawie, w sposb i w zakresie okrelonym przez sd, zapaty przez osob, ktra naruszya autorskie prawa majtkowe, odpowiedniej sumy pieninej, nie niszej ni dwukrotna wysoko uprawdopodobnionych korzyci odniesionych przez sprawc z dokonanego naruszenia, na rzecz Fundusz Promocji Twrczoci, gdy naruszenie jest zawinione i zostao dokonane w ramach dziaalnoci gospodarczej wykonywanej w cudzym albo we wasnym imieniu, choby na cudzy rachunek.

Osobie, ktra naruszya autorskie prawa majtkowe, na jej wniosek i za zgod uprawnionego, w przypadku gdy naruszenie jest niezawinione, sd moe nakaza zapat stosownej sumy pieninej na rzecz uprawnionego, jeeli zaniechanie naruszenia lub usunicie skutkw naruszenia byoby dla osoby naruszajcej niewspmiernie dotkliwe. Sd, rozstrzygajc o naruszeniu prawa, moe orzec na wniosek uprawnionego o bezprawnie wytworzonych przedmiotach oraz rodkach i materiaach uytych do ich wytworzenia, w szczeglnoci moe orzec o ich wycofaniu z obrotu, przyznaniu uprawnionemu na poczet nalenego odszkodowania lub zniszczeniu. Orzekajc, sd uwzgldnia wag naruszenia oraz interesy osb trzecich.

28

Uprawniony ma moliwo zabezpieczania powyszych roszcze, jak rwnie wystpowania z daniem uzyskania informacji o pochodzeniu, sieciach dystrybucji, iloci i cenie towarw lub usug naruszajcych autorskie prawa majtkowe. Podstawa prawna: art. 79 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Komentarz Praktyka

Temat zdj pracownikw w Intranecie dotyczy wielu jego sekcji. Problemy ze zdjciami pojawiaj si szczeglnie w kontekcie tzw. Ksiki Teleadresowej lub moduu Prol Pracownika. W przypadku Ksiki Teleadresowej wyzwaniem samym w sobie jest pozyskanie zdj od wszystkich pracownikw. Zdarza si na przykad sytuacja, w ktrej pracownik w swoim prolu Ksiki Teleadresowej chce umieci zdjcie ze znan postaci ycia publicznego. Interwencja Managera Intranetu moe okaza si szczeglnie krytyczna w momencie, kiedy autorem zdjcia ze znan osobistoci jest nie sam pracownik a inny, mniej lub bardziej znany fotograf. Naley mie na uwadze to, e liczba rozstrzygni w tym zakresie z udziaem wymiaru sprawiedliwoci bdzie rosa proporcjonalnie do wzrastajcej wiadomoci wasnoci intelektualnej. Doradzamy, aby w miejscach gdzie to jest moliwe, autorem (posiada prawa) zdj w Intranecie by sam pracodawca. Zawsze sprawdzajcym si zabiegiem jest np. zorganizowanie sesji zdjciowej dla pracownikw. Warto doda, e sama sesja jest dobrym pretekstem do promocji Intranetu w organizacji.

Dobra osobiste
Denicja Dobra osobiste przynalene s kadej osobie zycznej. Przykadowe wyliczenie dbr osobistych czowieka zawiera art. 23 kodeksu cywilnego. S to: zdrowie, wolno, cze, swoboda sumienia, nazwisko lub pseudonim, wizerunek, tajemnica korespondencji, nietykalno mieszkania, twrczo naukowa, artystyczna, wynalazcza i racjonalizatorska. Katalog ten nie jest zamknity, co oznacza, e istniej te inne ni wymienione wyej dobra osobiste czowieka, takie jak prywatno i intymno czowieka. Podobnie chronione s dobra osobiste osb prawnych, takie jak prawo do nazwy, dobra reputacja, tzw. goodwill, tajemnica korespondencji. Uprawnienia do dbr osobistych s niezbywalne, oraz nie podlegaj dziedziczeniu. Oznacza to, e przykadowo, pracownik nie moe przenie np. prawa do swego wizerunku lub nazwiska na rm. Dobra osobiste nie podlegaj te dziedziczeniu. W miejscu pracy istotne znaczenie maj zasadniczo trzy dobra osobiste wizerunek, tajemnica korespondencji oraz prawo do prywatnoci. Wizerunek to zestawienie cech, ktre pozwalaj na identykacj konkretnej osoby. Mog nimi by elementy twarzy osoby, fryzura, biuteria, okulary, odzie, lub inne cechy, jeeli tylko s wystarczajce do rozpoznania osoby. Rozpowszechnianie (tj. publiczne udostpnianie) wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej. W przypadku braku wyranego zastrzeenia zezwolenie nie jest wymagane, jeli osoba ta otrzymaa umwion zapat za pozowanie. Zezwolenia nie wymaga rozpowszechnianie wizerunku: osoby powszechnie znanej, jeeli wizerunek wykonano w zwizku z penieniem przez ni funkcji publicznych, w szczeglnoci politycznych, spoecznych, zawodowych, osoby stanowicej jedynie szczeg caoci, takiej jak zgromadzenie, krajobraz, publiczna impreza.

By doszo do naruszenia wizerunku nie jest potrzebny wyrany sprzeciw, wystarczy brak wyraenia zgody. Inn spraw jest, e zgoda ta moe by dorozumiana (np. brak reakcji na fotografowanie etc.). Zgodnie z art. 47 Konstytucji RP kady ma prawo do ochrony prawnej ycia prywatnego. Prywatno to termin, ktry w najszerszym znaczeniu oznacza moliwo jednostki lub grupy osb do utrzymania swych osobistych zwyczajw i zachowa z dala od widoku publicznego. S to w szczeglnoci zdarzenia zwizane z yciem rodzinnym, seksualnym, stanem zdrowia, przeszoci, sytuacj majtkow, w tym take uzyskiwanymi dochodami. Przykadowo, ujawnienie przez pracodawc bez zgody pracownika wysokoci jego wynagrodzenia za prac moe stanowi naruszenie dobra osobistego. Takim naruszeniem moe by rwnie ledzenie dziaa pracownika na komputerze pracowniczym m.in. jakie strony internetowe odwiedza uytkownik komputera, z kim si kontaktuje, jakich zakupw dokonuje w sklepach internetowych etc. Podstawa prawna: art. 47 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 roku, Nr 78, poz. 483, z pn. zm.); art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.

29

Czy pracownik musi wyrazi zgod na pokazywanie jego zdjcia w Intranecie?

Tak. Wizerunek utrwalony na zdjciu nie naley do katalogu danych osobowych, ktre pracodawca moe przetwarza bez zgody pracownika na podstawie kodeksu pracy. Pracownik musi zatem wyrazi zgod na publikacj jego wizerunku w Intranecie. W wietle najnowszego orzecznictwa sdowego dotyczcego portali spoecznociowych dotyczy to rwnie zdj grupowych. Nie, o ile zamieszczenie zdjcia bdzie odpowiada celom przetwarzania, np. zamieszczenie zdjcia paszportowego w zbiorze kontaktowym pracownikw danej organizacji. Wwczas nie jest konieczne uzyskanie zgody pracownika na umieszczenie jego zdjcia w Intranecie. Zgodnie bowiem z art. 81 ust. 1 Prawa autorskiego, zgoda wymagana jest na rozpowszechnianie wizerunku. Umieszczenie w Intranecie nie jest rozpowszechnianiem. Zdjcie w Intranecie nie jest udostpniane publicznie, a wic bliej nieokrelonemu krgowi osb (tak jak np. w Internecie). Dostp do niego maj jedynie pracownicy i wsppracownicy danej rmy. Gdyby jednak dostp do Intranetu mieli uzyska rwnie pracownicy innej, np. wsppracujcej rmy, zgoda pracownikw byaby ju konieczna. Szczegowy opis kwestii zwizanych z ochron danych osobowych zamieszczony jest w dalszej czci raportu. Podstawa prawna: art. 47 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 roku, Nr 78, poz. 483, z pn. zm.); art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.); art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Pytanie

Odpowied

W zasadzie do rzadkoci nale Intranety, w ktrych pracownik nie jest pokazywany. Zdjcie uzupenia zarwno prol pracownika w Ksice Teleadresowej, jak i wystpuje w innych zakadkach Intranetu. Nie dziwi nas zdjcie pracownika w artykule Aktualnoci Intranetowych, standardem jest zdjcie pracownika w narzdziach do Zarzdzania Zadaniami czy Projektami. Zdjcie pracownika podpisuje go w raportach, w zestawieniach, wreszcie zdjcia pracownikw masowo tworz Intranetowe Galerie, w ktrych zebrane s zdjcia z imprez, szkole, spotka i innych aktywnoci naszej organizacji. Wymieniony przykadowy katalog cechuje si tym, e to bardziej pracodawcy zaley na uywaniu zdjcia pracownika. Celem jest sprawniejsze zarzdzanie, budowanie kultury organizacyjnej i oczywicie usprawnianie komunikacji wewntrznej. I w tym zakresie najczciej syszymy pytanie Czy musimy mie zgod na prezentowanie tych zdj?. Na szczcie przepisy prawne w tym zakresie s bardzo czytelne i mona powiedzie, e dostosowuj si do faktycznego wykorzystywania zdj pracownikw w Intranecie. Drugi przypadek funkcjonowania zdj w Intranecie, bezporednio zwizany jest z tymi wszystkimi obszarami Intranetu, gdzie pracownik umieszcza zdjcia samodzielnie. Uoglniajc, mona powiedzie, e to wszystkie miejsca z dziedziny spoecznoci wewntrznych czy szeroko rozumianego Intranetu 2.0. Prol spoecznociowy pracownika, samodzielnie publikowane zdjcia z urlopu, czy z wesela uporzdkoway sposb dystrybucji tych zdj w organizacji. Wczeniej dziao si to za porednictwem dugich posiedze i przegldania albumw, pniej wielomegabajtowe pliki zdjciowe (stajc si prawdziw zmor administratorw sieci rmowej) kryy w poczcie email. Intranet w tym zakresie nie tylko uporzdkowa kwesti obcionych skrzynek poczty elektronicznej, ale umoliwi wiadome wykorzystywanie zdj do budowania kultury organizacyjnej i budowania relacji grupowych w organizacjach. Nadmieni naley, e samodzielne publikowanie zdjcia przez pracownika w Intranecie jest ju udzieleniem zgody na ich publikacj w obrbie Intranetu. Inn kwesti bdzie oczywicie ewentualne wykorzystanie wizerunku pracownika w formie np. wydrukowanego w folderze promocyjnym, zrzutu ekranu Intranetu. Aby unikn nieporozumie oraz koniktw zwizanych z wykorzystywaniem zdj pracownikw w Intranecie zaleca si opisanie zasad ich eksploatowania w Regulaminie Pracy/Regulaminie Intranetu.

Komentarz Praktyka

Czy moemy wprowadzi do Intranetu zdjcie pracownika, ktre zostao zrobione podczas wyjazdu integracyjnego, szkolenia etc.? Czy pracownik musi wyrazi na to zgod?
Zgodnie z art. 81 ust. 2 Prawa autorskiego, zezwolenie na rozpowszechnianie wizerunku nie jest konieczne, gdy wizerunek ten stanowi jedynie cz kadru (np. gdy ta osoba przypadkiem znajdzie si na zdjciu krajobrazu grskiego, lub wrd wielu osb taczcych na parkiecie). Czstokro ma miejsce sytuacja, w ktrej istnieje dorozumiana zgoda na wykorzystywanie wizerunku przez pracodawc (w tym rwnie w Intranecie). Ma to miejsce przykadowo w sytuacji, gdy pracownik skada na rce pracodawcy fotogra portretow, dobrowolnie bierze udzia w sesji fotogracznej zorganizowanej przez rm dla pracownikw rmy lub podczas wyjazdu integracyjnego, nie protestuje przeciwko wykonywaniu fotograi z jego udziaem. Jeli pracodawca wykae, e zamieszczenie zdj w Intranecie suy jedynie poprawie organizacji pracy (usprawnieniu komunikacji midzy pracownikami) to pracownik nie moe sprzeciwi si zamieszczeniu takiej fotograi. Umieszczajc zdjcie pracownika w Intranecie, naley jednak pamita o przepisach zwizanych z ochron dbr osobistych. Samo zdjcie lub kontekst w jakim zostao umieszczone nie moe narusza dbr osobistych pracownika, np. jego dobrego imienia lub

Pytanie

Odpowied

30

wizerunku (np. poprzez umieszczenie obraliwego dla pracownika podpisu, edycj zdjcia programem do obrbki gracznej w sposb powodujcy znieksztacenie wizerunku lub pokazanie pracownika w sytuacji dla niego kopotliwej). Moe to dotyczy zwaszcza zdj z wyjazdu integracyjnego lub szkolenia. Jeeli zdjcie ma charakter neutralny (np. zdjcie grupowe z wyjazdu integracyjnego przed hotelem, lub w sali konferencyjnej szkolenia), nie powinno doj do naruszenia dbr osobistych pracownika przez jego publikacj w Intranecie. Podsumowujc, nie trzeba uzyska zgody pracownika na publikacj jego zdjcia. Jeeli jednak mamy do czynienia z wyran odmow zgody na zamieszczenie w Intranecie lub samo zdjcie lub kontekst, w ktrym jest umieszczone moe narusza dobra osobiste pracownika, wwczas rma naraa si na zarzut naruszenia praw do wizerunku danej osoby. Podstawa prawna: art. 47 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 roku, Nr 78, poz. 483, z pn. zm.); art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.); art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Pytanie

Czy kwestie zdj pracownika mona uregulowa np. zgod pracownika na publikowanie jego wizerunku w regulaminie? Jeli tak, to w jakiego rodzaju regulaminie?
Udzielenie zgody pracownika na rozpowszechnianie jego wizerunku w Intranecie moe mie miejsce w umowie o prac, wspprac, etc. Zezwolenie takie moe mie take form jednostronnego owiadczenia woli. Zgoda taka musi by wyrana, tj. dokadnie wskazywa cel i zakres rozpowszechniania tego wizerunku. Uzyskanie takiej zgody jest jednak wymagane, gdy, jak pisalimy o tym powyej, umieszczenie wizerunku w Intranecie nie bdzie rozumiane jako jego rozpowszechnianie.

Odpowied

Pytanie

Czy mona monitorowa gdzie w danej chwili przebywa pracownik (w budynku, czy korzysta w danym czasie z Intranetu, Internetu)?
Monitoring dziaalnoci pracownika przy uyciu rodkw elektronicznych nie jest uregulowany wprost w prawie polskim. Co do zasady nie jest zabroniony, niemniej jednak naley pamita o istniejcych ograniczeniach. Monitoring nie powinien ingerowa w prywatn / intymn sfer ycia i nie powinien prowadzi do naruszenia godnoci osobistej pracownika. rdem zainteresowania pracodawcy mog by jedynie dziaania pracownika zwizane z wykonywaniem przez niego obowizkw pracowniczych. Oznacza to, i co do zasady, pracownik moe by monitorowany na stanowisku pracy. Natomiast umieszczenie kamer CCTV w toaletach stanowioby naruszenie dbr osobistych pracownika z zakresu sfery prywatnoci lub sfery intymnoci. Aby wyeliminowa przynajmniej cz ryzyk prawnych zwizanych z monitoringiem, naley poinformowa pracownika, e jego aktywno w Intranecie jest monitorowana. Informacja taka moe zosta podana w regulaminie pracy. Jeeli chodzi o przetwarzanie informacji o pracowniku zebranych za pomoc monitoringu, to rekomendowane jest uzyskanie wyranej zgody pracownika na takie przetwarzanie. Podstawa prawna: art. 47 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 roku, Nr 78, poz. 483, z pn. zm.); art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.); art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Odpowied

Komentarz Praktyka

Wszelkiego rodzaju statystyki pobra dokumentw i otwierania stron intranetowych (Statystyki Intranetu) stay si bardzo atrakcyjn, z punktu widzenia zarzdzania Intranetem i organizacj, funkcj. Pozwalaj na zarzdzanie ogldalnoci Intranetu i wiadomym jego uywaniem do dystrybucji najodpowiedniejszych dla pracownika i jego stanowiska informacji. Wan cech jest moliwo szybkiej reakcji na np. czste pobrania przykadowego formularza kadrowego i umoliwienie tym samym przygotowania si organizacji na sytuacje niestandardowe, w tym rwnie kryzysowe. Najczciej statystyki umoliwiaj rwnie usuwanie lub promowanie tych treci Intranetu, ktre s np. nieprzegldane od wielu miesicy. Inne przykady, w ktrych monitorujemy zachowania pracownika, to postrzeganie jego ruchu na podstawie analizy systemu dostpu do pomieszcze organizacji. Popularnym elementem Intranetw stay si ostatnio widoki z kamer przemysowych, ktre zainstalowane s w pomieszczeniach pracy. Peni one rne funkcje taktyczne i promocyjne. Znamy przypadki, gdzie w Intranecie prezentowany jest widok z kamery umieszczonej w stowce rmowej, recepcji czy hali produkcyjnej. Jak pokazuje praktyka, bardzo przydaje si pracownikom wiedza o tym, jak duga aktualnie jest kolejka na stowce.

31

Czy wiadomoci o charakterze prywatnym przesyane w Intranecie mog by odczytywane przez pracodawc? Jakie s zasady wgldu w korespondencj w systemie intranetowym i poczcie elektronicznej?
Intranet, podobnie jak rmowe konto emailowe pracownika, stanowi wasno pracodawcy oraz narzdzie pracy, korzystanie z ktrego pracodawca ma prawo kontrolowa. Wgld pracodawcy w korespondencj pracownika zwizan z wykonywaniem przez niego obowizkw pracowniczych jest zatem dozwolony. Jednake, jeeli pracodawca dopuci uywanie Intranetu bd subowych kont email do celw prywatnych, powinien powstrzyma si od odczytywania komunikatw, ktre s wyranie oznaczone jako prywatne. Kontrolowanie takiej korespondencji moe by bowiem poczytane za naruszenie dbr osobistych pracownika oraz przepisw prawa pracy. Naruszeniem prawa pracownika do poszanowania jego sfery prywatnoci moe by bowiem ledzenie dziaa pracownika na komputerze pracowniczym m.in. jakie strony internetowe odwiedza uytkownik komputera, z kim si kontaktuje, jakich zakupw dokonuje w sklepach internetowych, prywatnej korespondencji elektronicznej etc. Pracodawca nie ma rwnie prawa monitorowa treci (zawartoci) prywatnej poczty wysyanej z prywatnej skrzynki pocztowej przy uyciu subowego komputera.

Pytanie

Odpowied

Czy w rmowym Intranecie moemy publikowa informacje o dacie urodzin pracownika?

Publikacja informacji o dacie urodzin pracownika w rmowym Intranecie wymaga zgody pracownika. Data urodzin naley do sfery prywatnoci czowieka. ycie prywatne czowieka podlega ochronie na mocy art. 47 Konstytucji, ktry stanowi, e kady ma prawo do ochrony prawnej ycia prywatnego oraz art. 23 kodeksu cywilnego, ktry stanowi, e dobra osobiste czowieka podlegaj ochronie. Uznaje si, e prywatno jest dobrem osobistym czowieka. Ochrona moe zatem odnosi si do wypadkw ujawniania faktw z ycia osobistego danej osoby, w tym, w okrelonych okolicznociach, rwnie daty urodzin. Podstawa prawna: art. 47 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 roku, Nr 78, poz. 483, z pn. zm.); art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.)

Pytanie Odpowied

Intranetowy Modu Kalendarza Urodzin (a w Polsce rwnie Imienin) jest naturaln odpowiedzi na kultur skadania sobie ycze w pracy. Przed er Intranetw suya do tego poczta elektroniczna. Obecno takiego moduu w zestawie funkcji intranetowych jest niezwykle atrakcyjna dla wielu organizacji, gdzie rozpowszechniona jest praktyka celebrowania prywatnych wit pracownikw. W ocenie uytkownikw modu peni rwnie funkcj integracyjn a dodatkowo gwarantuje, e solenizant przynajmniej raz w roku odwiedzi Intranet, aby przeczyta otrzymane yczenia. Naley pamita o pozyskaniu zgody pracownika na informowanie o jego rocznicy. W praktyce dzieje si to w ten sposb, e pierwsze skorzystanie pracownika z Moduu Urodzin wymusza na nim decyzj o zgodzie lub braku zgody na udzia w tej praktyce.

Komentarz Praktyka

Jakie s zasady informowania pozostaych pracownikw o nieobecnociach pracownika?

Informowanie pozostaych pracownikw o nieobecnociach pracownika nie moe narusza dbr osobistych tego pracownika, w szczeglnoci jego dobrego imienia, czci, dobrej sawy. Naruszeniem wyej wymienionych dbr osobistych mogoby by poinformowanie o nieobecnociach pracownika w pracy w sposb, ktry sugeruje, e pracownik ten postpuje niewaciwie w yciu zawodowym, np. opublikowanie informacji dotyczcej osb, ktre najczciej s nieobecne w pracy. Takie postpowanie moe bowiem narusza dobre imi danej osoby i narazi j na utrat zaufania potrzebnego do wykonywania zawodu lub innej dziaalnoci. Mona natomiast informowa innych pracownikw o nieobecnociach w pracy danego pracownika w sposb, ktry nie narusza dobrego imienia tej osoby. Dopuszczalna jest zatem obiektywna i rzeczowa informacja o urlopie danej osoby. W duych rmach, najlepiej, by bya ona skierowana tylko do zainteresowanych, czyli najbliszych wsppracownikw danej osoby oraz dziau personalnego rmy. Podstawa prawna: art. 47 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 roku, Nr 78, poz. 483, z pn. zm.); art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.) Informacje o zdrowiu pracownika, ktre mog zosta porednio ujawnione poprzez informowanie pozostaych pracownikw o np. urlopie zdrowotnym, nale do grupy tzw. danych wraliwych. Zasady przetwarzania danych wraliwych zostay opisane w czci niniejszego opracowania dotyczcej danych osobowych.

Pytanie Odpowied

32

Komentarz Praktyka

Dowiadczenie wskazuje, e najczciej udostpnian informacj w Intranetach w zakresie nieobecnoci jest kalendarz o kilku (np. siedmiu) najbliszych dniach nieobecnoci pracownika (Kalendarz Nieobecnoci). Taka informacja przydatna jest nie tylko najbliszym wsppracownikom z dziau, ale jak pokazuj nasze badania, najczciej przydaje si w recepcji/sekretariacie do informowania dzwonicych klientw, kontrahentw czy petentw. Badania wykazay, e cenniejsz informacj od tej, e nie ma danej osoby, jest wiedza na temat tego, kiedy bdzie.

Odpowiedzialno za naruszenia dbr osobistych

Pytanie Odpowied

Jakie zagroenia pyn z faktu opublikowania wizerunku pracownika bez jego zgody?
Opublikowanie wizerunku pracownika bez jego zgody np. w reklamie, czy opublikowanie wizerunku pracownika w sposb naruszajcy jego dobre imi moe narazi rm na roszczenia z tytuu naruszenia dbr osobistych tego pracownika. Uprawnienia z tytuu naruszenia dbr osobistych, w tym prawa do wizerunku, osb zycznych, okrela art. 24 kodeksu cywilnego w zwizku z art. 448 kodeksu cywilnego. Zgodnie z tym przepisem, uprawniony, ktrego dobra osobiste s zagroone naruszeniem, moe da zaniechania tego dziaania. W razie dokonanego naruszenia (a w sytuacji opublikowania wizerunku mamy do czynienia z naruszeniem ju dokonanym), moe on take da, aby osoba, ktra dopucia si naruszenia, dopenia czynnoci potrzebnych do usunicia jego skutkw, w szczeglnoci eby zoya owiadczenie odpowiedniej treci i w odpowiedniej formie. Moe ona rwnie da zadouczynienia pieninego lub zapaty odpowiedniej sumy pieninej na wskazany cel spoeczny. Jeeli wskutek naruszenia dobra osobistego zostaa wyrzdzona szkoda majtkowa, poszkodowany moe da naprawienia tej szkody, pod warunkiem wykazania oglnych przesanek odpowiedzialnoci odszkodowawczej, w szczeglnoci, powstania szkody w jego majtku. Niezalenie od roszcze przewidzianych w kodeksie cywilnym osobie, ktrej prawa do wizerunku zostay naruszone, przysuguj roszczenia okrelone w art. 78 Prawa autorskiego. Roszczenia te zostay opisane w akapicie odnoszcym si do odpowiedzialnoci za naruszenie praw autorskich. Podstawa prawna: art. 23, 24, 448 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.); art. 78 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Pytanie

W jakim zakresie informacje o pracowniku: adres, telefon, informacje o rodzinie, wyksztaceniu, historii zawodowej, odbytych szkoleniach, punktacjach w dziaaniach operacyjnych, wynagrodzeniu mog by publikowane w Intranecie?
Zakres przetwarzanych danych musi by adekwatny do celu przetwarzania. Tak wic to, jakie dane mog by umieszczone w Intranecie zdeterminowane jest tym, jakim celom ma suy dana baza intranetowa np. jeeli jest to baza kontaktowa, zamieszczenie innych danych ni imi i nazwisko, nr telefonu, adres email, stanowisko, czy miejsce pracy moe by uznane za nieadekwatne i jako takie niedozwolone. Przy zamieszczaniu danych w Intranecie naley rwnie zapewni, e zamieszczenie takie nie stoi w sprzecznoci z zasadami przetwarzania danych osobowych, omwionymi w dalszej czci opracowania. Naley take zwrci uwag, e celowe i uzasadnione moe by udostpnienie okrelonych danych wycznie okrelonym kategoriom uytkownikw Intranetu (np. dane dotyczce wynagrodze pracownikom ksigowoci, czy dziaowi personalnemu, ale ju nie pracownikom dziau marketingu). W takich sytuacjach wskazane jest zrnicowanie poziomw dostpu do rnych kategorii danych zamieszczonych w Intranecie. W Intranecie mona umieszcza tylko te informacje o pracowniku, ktre nie naruszaj jego dbr osobistych, w szczeglnoci prawa do prywatnoci i dobrego imienia. Niedopuszczalne bdzie zatem opublikowanie informacji o yciu rodzinnym, seksualnym czy stanie zdrowia danego pracownika (naruszenie prawa do prywatnoci) czy te wszelkich informacji, ktre mog ukazywa tego pracownika w negatywnym wietle. Przykadem informacji naruszajcej dobre imi pracownika mogaby by informacja, e poprzedni pracodawca rozwiza z danym pracownikiem umow w trybie dyscyplinarnym czy te informacja, e wielokrotnie, bez powodzenia stara si on zda okrelony egzamin zawodowy. Podstawa prawna: art. 47 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 roku, Nr 78, poz. 483, z pn. zm.); art. 23, 24 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.)

Odpowied

33

Jak w takim razie powinno si traktowa tzw. prole pracownicze w czciach spoecznociowych Intranetu Intranet 2.0? Chodzi o to, e w takich moduach intranetowych pracownicy maj moliwo publikowania swoich prywatnych zdj, prowadzenia blogw, wymieniania si informacjami o czasie wolnym i rodzinie. O co powinien zadba pracodawca, a o co pracownik przy korzystaniu z takich rozwiza?
W odniesieniu do serwisw spoecznociowych Intranetu, tj. serwisw, w ktrych informacje s zamieszczane przez pracownikw, ma zastosowanie powszechnie obowizujce prawo. W zwizku z tym, pracodawca powinien prowadzi intranetowy portal spoecznociowy zgodnie z przepisami o usugach wiadczonych drog elektroniczn, prawie autorskim i prawach pokrewnych, o ochronie danych osobowych, dobrach osobistych, etc. W szczeglnoci, usuga portalu spoecznociowego w ramach Intranetu bdzie usug wiadczon drog elektroniczn, jako e jej celem nie jest kierowanie prac lub procesami gospodarczymi tego podmiotu. Ponadto pracodawca musi zadba o uzyskanie zgody pracownika na korzystanie z jego lub cudzych utworw, przetwarzania danych osobowych, etc. Uytkownicy takiego portalu spoecznociowego powinni w szczeglnoci posiada prawa autorskie lub uprawnienie do korzystania z utworw, ktre zamieszczaj na portalu. Powinni poza tym uzyska zgod na rozpowszechnianie wizerunkw osb, ktre znajduj si na zdjciach lub lmach zamieszczanych na portalu spoecznociowym. Przed skorzystaniem z usug portalu, uytkownik powinien dokadnie zapozna si z jego regulaminem w szczeglnoci, w zakresie danych osobowych. Ponadto, uytkownik portalu spoecznociowego nie powinien narusza praw innych uytkownikw, np. ich dbr osobistych.

Pytanie

Odpowied

Zoono przepisw prawnych w zakresie budowania tzw. spoecznoci w Intranecie jest na tyle dua, e w praktyce oznacza dokadn analiz wszystkich przypadkw i funkcji, jakie chcemy, aby w tej czci Intranetu funkcjonoway. Dobr praktyk jest precyzyjne okrelenie zasad funkcjonowania takiego serwisu w ramach Intranetu. Te zasady czsto staj si elementem tworzonej Strategii Komunikacji Wewntrznej, a w warstwie wykonawczej prezentowane s w Regulaminie Intranetu. Nasze dowiadczenie pokazuje, e nie ma jednego waciwego wzoru na poprawnie dziaajcy Intranet 2.0.

Komentarz Praktyka

Czy pracodawca ponosi odpowiedzialno za to, co opublikowa pracownik np. na forum intranetowym czy w komentarzu pod artykuem?
Kodeks pracy przewiduje, e jeeli pracownik przy wykonywaniu swych obowizkw pracowniczych wyrzdzi szkod innemu podmiotowi, odpowiada za ni wycznie pracodawca. Pracodawca jest zatem zobowizany do naprawienia powstaej szkody, moe jednak da od pracownika zwrotu czci poniesionych w zwizku z tym kosztw. Co do zasady kwota ta nie powinna przekracza rwnowartoci trzymiesicznego wynagrodzenia przysugujcego pracownikowi w dniu wyrzdzenia szkody. Odpowiedzialno pracownika wzgldem pracodawcy nie podlega jednak adnym ograniczeniom, jeeli wyrzdzi on szkod umylnie. W przypadku gdy opublikowanie tekstu na forum intranetowym lub komentarza pod artykuem nie zawiera si w ramach wykonywania obowizkw pracowniczych, pracodawca nie odpowiada za dziaania pracownika.

Pytanie

Odpowied

Przepis prawny zwraca uwag na kwesti przemylanego uruchamiania i moderowania miejsc, ktre swobodnie moe redagowa pracownik. Nie jest zatem prawd, e Intranet jest w tym zakresie bezobsugowy, poniewa wymaga angaowania nakadw osobowych do zarzdzania Intranetem. Oczywicie, w tym zakresie nie ma jednego waciwego wzoru, ale kwesti wypowiedzi na forach warto deniowa Regulaminem Intranetu. Z dowiadczenia praktyka moemy doda jeszcze, e chocia nie jest to proste zadanie, to najlepsze fora dyskusyjne i komentarze w Intranecie s nieanonimowe.

Komentarz Praktyka

wiadczenie usug drog elektroniczn

Tematyka wiadczenia usug drog elektroniczn pojawia si w naszym raporcie nie bez przyczyny. Po pierwsze, Managerowie Intranetu nie posiadaj odpowiedniej wiedzy na ten temat. Po drugie, w duych organizacjach, zatrudniajcych od kilkuset osb, pracownik rwnie staje si swoistym klientem takiej organizacji. Nie dziwi nas dzisiaj, e bank zatrudniajcy 6 10 tys. pracownikw traktuje Intranet rwnie jako narzdzie promocji i sprzeday. W niektrych sytuacjach pracownik staje si rwnie klientem. Warto zapozna si z treci tego rozdziau nie tylko przygotowujc si do stworzenia mailingu (newslettera) rmowego. Komentarz Praktyka

34

Denicja

Ustawa o wiadczeniu usug drog elektroniczn (UUDE) okrela obowizki usugodawcy zwizane ze wiadczeniem usug drog elektroniczn, zasady wyczania odpowiedzialnoci usugodawcy z tytuu wiadczenia usug drog elektroniczn oraz zasady ochrony danych osobowych osb zycznych korzystajcych z usug wiadczonych drog elektroniczn. UUDE podaje nastpujc denicj wiadczenia usugi wiadczonej drog elektroniczn: jest to wykonanie usugi wiadczonej bez jednoczesnej obecnoci stron (na odlego), poprzez przekaz danych na indywidualne danie usugobiorcy, przesyanej i otrzymywanej za pomoc urzdze do elektronicznego przetwarzania, wcznie z kompresj cyfrow, i przechowywania danych, ktra jest w caoci nadawana, odbierana lub transmitowana za pomoc sieci telekomunikacyjnej w rozumieniu ustawy Prawo telekomunikacyjne. Ustawa o wiadczeniu usug drog elektroniczn wycza stosowanie przepisw w niej zawartych w stosunku do wiadczenia usug drog elektroniczn, jeeli odbywa si ono w ramach struktury organizacyjnej usugodawcy, przy czym usuga wiadczona drog elektroniczn suy wycznie do kierowania prac lub procesami gospodarczymi tego podmiotu. Oznacza to, i co do zasady, stosowanie przepisw ustawy o wiadczeniu usug drog elektroniczn wyczone jest w przypadku korzystania z sieci korporacyjnych, prywatnych oraz Intranetu. Podobna konkluzja nasuwa si w przypadku VPN (Virtual Private Network). Jednak szczeglna posta Intranetu Extranet czcy z reguy prawnie odrbne podmioty, np. dystrybutorw z przedstawicielami handlowymi, bdzie rozumiana jako usuga wiadczona drog elektroniczn. Podstawa prawna: art. 2 pkt 4; art. 3 pkt 6 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o wiadczeniu usug drog elektroniczn (Dz. U. z 2002 roku, Nr 144, poz. 1204, z pn. zm.)

Pytanie

Czy wysyanie z Intranetu mailingu do pracownikw podlega ustawie o wiadczeniu usug drog elektroniczn? Jakie zasady obowizuj pracodawc przy wysyaniu emaili do pracownikw (emaile o charakterze prywatnym, rozrywkowym, reklamowym i ofertowym)?
To, czy mailing do pracownikw bdzie stanowi usug wiadczon drog elektroniczn, zalee bdzie od treci zawartej w wiadomoci email. Mianowicie, mailing bdzie traktowany jako usuga wiadczona drog elektroniczn, gdy tre wiadomoci email bdzie suya celowi innemu, ni kierowanie prac lub procesami gospodarczymi przedsibiorstwa (np. wysyanie zamwie towarw do tamy produkcyjnej, ustalanie urlopw z pracownikiem). W takim przypadku emaile do pracownikw mog podlega obowizkom i zakazom zawartym w ustawie o wiadczeniu usug drog elektroniczn. W szczeglnoci, przesyanie niezamwionych informacji handlowych wiadomoci email o charakterze reklamowym lub ofertowym (SPAM) jest zakazane, chyba e pracownik wyrazi zgod na otrzymywanie takich informacji. Przesyanie wiadomoci o charakterze prywatnym i rozrywkowym nie jest zakazane, jeeli treci zawarte w tych wiadomociach nie zawieraj informacji handlowych. Rozwizaniem rekomendowanym przez GIODO jest umieszczenie oferty handlowej w Intranecie pord innych ofert. W ten sposb pracownik ma do niej dostp, a jednoczenie pracodawcy nie bd grozi ww. ryzyka prawne. Podstawa prawna: art. 10 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o wiadczeniu usug drog elektroniczn (Dz. U. z 2002 roku, Nr 144, poz. 1204, z pn. zm.)

Pytanie

Odpowied

Pytanie

Czy powysza opinia moe si zmieni, kiedy pracodawca przele te informacje na stron intranetow, ktrej jest wacicielem lub na skrzynk pocztow w domenie rmowej?
W sytuacji w ktrej dany przekaz pracodawcy ma charakter niezamwionej informacji handlowej, jest skierowany do oznaczonego odbiorcy za pomoc rodka komunikacji elektronicznej i suy celowi innemu, ni kierowanie prac lub procesami gospodarczymi przedsibiorstwa, pracownik odbiorca musi wyrazi zgod na otrzymywanie takiej informacji. Pracodawca, ktry umieszcza informacj handlow dostpn nieoznaczonemu odbiorcy, np. na stronie intranetowej, do ktrej kady pracownik moe mie dostp, nie musi uzyskiwa zgody odbiorcw takiej informacji. Natomiast zgoda odbiorcy musi by uzyskana, gdy pracodawca rozpowszechnia informacj handlow wiadomociami email kierowanymi bezporednio na indywidualne skrzynki pocztowe pracownikw (rwnie indywidualne skrzynki pracownicze).

35

Podpis elektroniczny
Bezpieczny podpis elektroniczny werykowany przy pomocy kwalikowanego certykatu stanowi dowd tego, e zosta zoony przez osob okrelon w tym certykacie jako skadajc podpis elektroniczny jeeli zosta zoony w okresie wanoci tego certykatu. Owiadczenie woli (np. osoby zawierajcej umow) zoone w postaci elektronicznej opatrzone podpisem elektronicznym okrelonym powyej jest rwnowane z owiadczeniem woli zoonym w formie pisemnej (art. 78 ust. 2 kodeksu cywilnego). Oznacza to, e podpis elektroniczny (bezpieczny werykowany przy pomocy kwalikowanego certykatu) jest rwnowany z wasnorcznym podpisem osoby go skadajcej. wiadczenie usug certykacyjnych w charakterze kwalikowanego podmiotu wiadczcego usugi certykacyjne wymaga uzyskania wpisu do rejestru kwalikowanych podmiotw wiadczcych usugi certykacyjne. Rejestr jest dostpny pod adresem www.nccert.pl. Podstawa prawna: art. 5, 6, 23 ustawy z dnia 18 wrzenia 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 roku, Nr 130, poz. 1450, z pn. zm.); art. 78 ust. 2 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.)

Gdzie wymagany jest podpis elektroniczny, a gdzie nie?

Podpis elektroniczny nie jest wymagany w sytuacjach, gdy przepisy prawa nie okrelaj formy, w jakiej powinno zosta zoone dane owiadczenie woli. W sytuacjach, w ktrych przepisy pracy wymagaj dla owiadczenia woli formy pisemnej pod rygorem niewanoci, istnieje moliwo zoenia takiego owiadczenia woli w formie z podpisem elektronicznym (bezpiecznym weryfikowanym przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu). Szczegowy opis wymaga formy owiadcze woli znajduje si powyej, w czci dotyczcej prawa pracy.

Pytanie Odpowied

Kwestia podpisu elektronicznego dotyczy szczeglnie tych Intranetw, ktre obok funkcji komunikacyjnych, posiadaj narzdzia procesowe. Przykadem jest prezentacja paskw pacowych/RMUA, ktre musz by podpisane elektronicznie przez pracodawc. W tym zakresie zachcamy do indywidualnego rozpatrywania kadego przypadku z udziaem eksperta, poniewa bardzo czsto okazuje si, e mona tak zaprojektowa funkcje systemu, aby realizowa postawione cele biznesowe bez ponoszenia nakadw na podpis cyfrowy. W tym zakresie przedsibiorcy bardzo licz na powstanie spjnych i atwych do stosowania przepisw.

Komentarz Praktyka

Tajemnica przedsibiorstwa
Przez tajemnic przedsibiorstwa rozumie si nieujawnione do wiadomoci publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsibiorstwa lub inne informacje posiadajce warto gospodarcz, co do ktrych przedsibiorca podj niezbdne dziaania w celu zachowania ich poufnoci. Informacjami chronionymi s m.in.: prawa wasnoci intelektualnej, w tym wynalazki, wzory uytkowe, zdobnicze, jak rwnie plany techniczne, listy klientw, metody kontroli jakoci towarw i usug, procedury marketingowe organizacji pracy oraz szeroko pojmowany knowhow. Dla powstania ochrony nie jest wymagane utrwalenie powyszych informacji na jakimkolwiek noniku. Zwraca si jednak uwag, i brak utrwalenia moe rodzi powane problemy w przypadku prby przeprowadzenia dowodu naruszenia poufnej informacji w ewentualnym postpowaniu sdowym. Przekazanie, ujawnienie lub wykorzystanie cudzych informacji stanowicych tajemnic przedsibiorstwa albo ich nabycie od osoby nieuprawnionej jest czynem nieuczciwej konkurencji, jeeli zagraa lub narusza interes przedsibiorcy. Podstawa prawna: art. 11 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz. U. z 2003 roku, Nr 153, poz. 1503, z pn. zm.) Denicja

36

Pytanie

Co grozi pracownikowi bdcemu w posiadaniu danych rmy pochodzcych z wewntrznego systemu informatycznego w przypadku ich ujawnienia osobom trzecim? Jakie s zasady odpowiedzialnoci i ochrony danych rmowych przenoszonych na mobilnych nonikach danych? Czy sam stosunek pracy oznacza, e pracownik odpowiada za taki nonik i takie dane (odpowiedzialno materialna, inna)?
Jeeli dane z systemu informatycznego stanowi tajemnic przedsibiorstwa, pracownik, ktry przekazuje dane osobom trzecim bez zgody pracodawcy, dopuszcza si czynu nieuczciwej konkurencji okrelonego w art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Czyn ten moe popeni rwnie osoba, ktra wiadczya prac na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego w okresie trzech lat od ustania tego stosunku, chyba e umowa stanowi inaczej albo usta stan tajemnicy. Z przytoczonej regulacji wynika ponadto obowizek wszystkich pracownikw, ktrzy mieli dostp do informacji posiadajcych istotn warto gospodarcz dla przedsibiorcy bdcego pracodawc, do zachowania w tajemnicy szczeglnie wanych informacji ujawnionych im przez pracodawc w czasie zatrudnienia. W przypadku naruszenia powyszego obowizku przez pracownika, przedsibiorca, ktry go zatrudnia (na podstawie umowy o prac lub innego stosunku prawnego) moe wystpi przeciwko temu pracownikowi z roszczeniami okrelonymi w art. 18 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, w szczeglnoci da: zaniechania niedozwolonych dziaa, usunicia skutkw niedozwolonych dziaa, zoenia jednokrotnego lub wielokrotnego owiadczenia odpowiedniej treci i w odpowiedniej formie, naprawienia wyrzdzonej szkody (z ograniczeniami wynikajcymi z art. 119 kodeksu pracy, jeeli czyn by popeniony nieumylnie), wydania bezpodstawnie uzyskanych korzyci, na zasadach oglnych, zasdzenia odpowiedniej sumy pieninej na okrelony cel spoeczny zwizany ze wspieraniem kultury polskiej lub ochron dziedzictwa narodowego jeeli czyn nieuczciwej konkurencji by zawiniony. Za czyn nieuczciwej konkurencji opisany powyej grozi te odpowiedzialno karna. Przestpstwo ujawnienia tajemnicy przedsibiorstwa jest zagroone kar grzywny, ograniczenia wolnoci, lub pozbawienia wolnoci do dwch lat. ciganie tego przestpstwa nastpuje na wniosek pokrzywdzonego. Niezalenie od powyszych sankcji przewidzianych w ustawie, ujawnienie informacji poufnych przez pracownika moe zosta uznane za cikie naruszenie przez pracownika podstawowych obowizkw pracowniczych (art. 52 par. 1 pkt 1 kodeksu pracy) i stanowi podstaw do wypowiedzenia tej umowy z winy pracownika jak rwnie skutkowa odpowiedzialnoci odszkodowawcz (art. 114 i nastpne kodeksu pracy) i porzdkow (art. 108 kodeksu pracy) tego pracownika. Jeeli na mobilnych nonikach danych znajduj si dane rmowe stanowice tajemnic przedsibiorstwa w rozumieniu art. 11 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, pracownik, ktry je ujawni osobom trzecim dopuszcza si czynu nieuczciwej konkurencji okrelonego w powoanym wyej przepisie. W takiej sytuacji ponosi on odpowiedzialno na zasadach opisanych powyej. Podstawa prawna: art. 11, 18, 23 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz. U. z 2003 roku, Nr 153, poz. 1503, z pn. zm.); art. 52, 114 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 roku, Nr 21, poz. 94, z pn. zm.)

Pytanie

Pytanie

Odpowied

Pytanie

W ramach istniejcego Intranetu w organizacji pracownicy wsptworz i maj dostp do rnego rodzaju informacji. Nale do nich np. dzielenie si wiedz lub pomysami przez pracownikw. czy przez sam fakt, udostpnienia takiego miejsca w Intranecie, pracodawca staje si wacicielem opublikowanych przez pracownikw informacji, wiedzy, pomysw? czy powinno nastpi jakie szczeglne przekazanie praw do takich informacji (utworw)?

37

Sam fakt udostpnienia usugi w ramach Intranetu, dla celw korzystania przez pracownikw z zamieszczonych tam informacji nie oznacza, i pracodawca bdzie uprawniony do korzystania z zamieszczanych tam utworw. Szczegowy opis konkretnych wymaga co do moliwoci korzystania przez pracodawc z utworw pracownikw znajduje si w akapicie dotyczcym utworw pracowniczych, powyej. Odpowied

Zarzdzanie wiedz, pomysami i innowacjami z udziaem pracownikw jest dziedzin stosunkowo mod. Przy projektowaniu intranetowego systemu, np. Bazy Wiedzy, naley zaplanowa nie tylko funkcje i narzdzia takiego systemu. Istotniejszym zagadnieniem jest zaprojektowanie logiki biznesowej i prawnej takiego przedsiwzicia. S one istotne nie tylko ze wzgldu na poprawno prawn dziaania takiego systemu, ale przede wszystkim przez wzgld na to, e bardzo atwo w tej dziedzinie o bd, ktry spowoduje, e pracownicy nie bd chcieli dzieli si wiedz. Nakady nansowe na naprawienie bdw s niewspmiernie wysze od inwestycji w sam system. Regulamin Dzielenia si Wiedz czy Tworzenia Innowacji w Intranecie powinien deniowa kwestie prawne co do wasnoci powstajcych utworw, ale rwnie takie aspekty jak ewentualne (w jakiejkolwiek formie) wynagradzanie/premiowanie pracownika. Odkryciem ostatnich lat w tej dziedzinie jest stwierdzenie, e wiedz od pracownika musimy kupi. Inn sprawdzon form s otwarte systemy klasy Wiki, ktrych wdroenie wie si z tymi samymi przepisami, o ktrych pisz eksperci prawni naszego raportu.

Komentarz Praktyka

Czy pracownicy posiadajcy dostp do zasobw informacyjnych w Intranecie (dokumenty projektowe, komunikaty, formularze, etc.) z zasady musz traktowa je jako tajemnic przedsibiorstwa, czy naley je za kadym razem szczeglnie oznacza?
Ochronie z tytuu tajemnicy przedsibiorstwa podlegaj te informacje, co do ktrych przedsibiorca podj niezbdne dziaania w celu zachowania ich poufnoci. Poufno informacji istnieje wwczas, gdy przedsibiorca kontroluje liczb i charakter osb majcych dostp do okrelonych informacji. Granica pomidzy informacjami, objtymi tajemnic przedsibiorstwa a nieobjtymi t tajemnic jest nieostra. Niemniej jednak, naley zakada, i pracodawca poprzez umieszczenie informacji w sieci Intranet otwartej tylko dla pracownikw obj je tajemnic przedsibiorstwa.

Pytanie

Odpowied

Istotnym w tym zakresie jest prowadzenie przemylanej polityki bezpieczestwa i dostpu do Intranetu. Przy projektowaniu Intranetu i w trakcie jego rozwoju naley przewidzie prace tworzenia architektury dostpu do informacji. Praktycznym zabiegiem jest wydzielenie czci Intranetu, do ktrych dostp nadaje si tylko uprawnionym pracownikom. Aby dobrze przygotowa polityk bezpieczestwa i dostpu, organizacje coraz czciej przeprowadzaj projekt tzw. Inwentaryzacji Zasobw Informacyjnych i Dokumentw.

Komentarz Praktyka

Znaki towarowe
Kwestie znakw towarowych reguluje prawo wasnoci przemysowej.

Znakami towarowymi s oznaczenia nadajce si do odrnienia towarw (lub usug) jednego przedsibiorstwa od towarw (lub usug) innego przedsibiorstwa. Podlegaj one rejestracji w Urzdzie Patentowym RP, Urzdzie ds. Harmonizacji Rynku Wewntrznego (Znaki Towarowe i Wzory), lub Biurze Midzynarodowym wiatowej Organizacji Wasnoci Intelektualnej. W ramach tych rejestracji przyznawane s prawa ochronne. Znakami towarowymi z reguy s loga, nazwy, rmy, opakowania produktw, slogany reklamowe, a nawet kolory, zestawienia kolorw, obrazy przestrzenne, dwiki. Korzystanie ze znakw towarowych podmiotw trzecich wymaga zgody uprawnionego tytuu prawa ochronnego, np. w formie umowy licencyjnej. Takie wymaganie w ramach Intranetu wydaje si uzasadnione w przypadku, gdy pewna cz Intranetu jest publikowana wraz z widocznym znakiem towarowym podmiotu trzeciego, np. publicznie dostpny zrzut ze strony Intranetu ukazuje logo/logotyp/ nazw jednego z klientw. Podstawa prawna: art. 120, 153, 162 ustawy z dnia 30 czerwca 2000 roku Prawo wasnoci przemysowej (tekst jednolity Dz. U. z 2003 roku, Nr 119, poz. 1117, z pn. zm.)

Denicja

38

Prawo prasowe
Komentarz Praktyka Powodem, dla ktrego tematyka prawa prasowego znalaza si w niniejszym raporcie, jest stosowane przez uytkownikw Intranetw skojarzenie porwnujce Intranet do gazety. Czsto sekcje Aktualnoci Firmowe nazywamy wanie gazet. To, czy tworzenie i redagowanie takiej sekcji bdzie nas obligowao do np. rejestracji naszej gazety zaley ju bezporednio od sposobu jej prowadzenia. Poniszy dzia jest zbiorem wskazwek w tym zakresie.

Denicja

Zgodnie z przepisami prawa prasowego terminem prasa okrela si publikacje periodyczne, ktre nie tworz zamknitej, jednorodnej caoci, ukazujce si nie rzadziej ni raz do roku, opatrzone staym tytuem albo nazw, numerem biecym i dat, a w szczeglnoci: dzienniki i czasopisma, serwisy agencyjne, stae przekazy teleksowe, biuletyny, programy radiowe i telewizyjne oraz kroniki lmowe; pras s take wszelkie istniejce i powstajce w wyniku postpu technicznego rodki masowego przekazywania, w tym take rozgonie oraz tele i radiowzy zakadowe, upowszechniajce publikacje periodyczne za pomoc druku, wizji, fonii lub innej techniki rozpowszechniania. Na powyszej podstawie, uznaje si, e prasa musi posiada co najmniej nastpujce cechy: periodyczny charakter (pojawianie si w formie kolejnych numerw w tej sytuacji nie maj charakteru prasy podobne do niej czsto zewntrzn szat graczn, materiay konferencyjne czy pisma okolicznociowe), nie tworzenie zamknitej jednorodnej caoci, (nie s pras kalendarze, poradniki czy np. tomy encykopedii ukazujce si w staych odstpach czasu poniewa stanowi one kadorazowo zamknit cao), ukazywanie si nie rzadziej ni raz do roku, ukazywanie si pod staym tytuem albo nazw, opatrzenie poszczeglnych wyda kolejnymi numerami i dat.

Przez pojcie prasa ustawodawca rozumie publikacje nie tylko drukowane, ale take emitowane za porednictwem fal radiowych i telewizyjnych. Prawo prasowe stwierdza jednoznacznie, e pras mog by wszelkie nie tylko istniejce, ale i powstajce w wyniku postpu technicznego rodki masowego przekazywania, oczywicie pod warunkiem, e rozpowszechniaj takie publikacje periodyczne, ktre ustawodawca traktuje jako pras. W tej sytuacji pras s take publikacje rozpowszechniane za pomoc Internetu. Przekazy periodyczne rozpowszechniane za porednictwem Internetu mog mie posta dziennikw bd czasopism, w zalenoci od czstotliwoci ukazywania si. Podstawa prawna: art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 roku Prawo prasowe (Dz. U. z 1984 roku, Nr 5 poz. 24, z pn. zm) Sd Najwyszy uzna w swoim postanowieniu, e przez fakt ukazywania si w formie elektronicznej dziennik lub czasopismo nie traci przymiotu prasy. Oznacza to, e jeeli dany dziennik lub czasopismo spenia wskazane wyej cechy, kwalikujce ten dziennik jako pras, to mona je nazwa pras. Natomiast Internet czy Intranet nie s same z siebie pras w rozumieniu prawa prasowego, a jedynie nonikiem, ktry moe by wykorzystany do publikacji tytuw prasowych. Z faktem uznania danej publikacji za pras wie si szereg obowizkw nakadanych przez prawo prasowe (patrz niej). Sdy i doktryna nadal spieraj si, jakie publikacje mieszcz si w denicji prasy. Aby ustrzec si przed koniecznoci dopenienia czsto niewygodnych formalnoci naley pilnowa, aby publikowane w Intranecie teksty nie speniay wyej opisanych warunkw. Tak wic jeli tekst tworzy jednorodn cao albo nie ukazuje si periodyczne (tzn. regularnie, w staych odstpach czasu), to nie bdzie mona podnie, i jest tytuem prasowym a co za tym idzie nie bdzie przedmiotem obowizkw nakadanych przez prawo prasowe. Podstawa: Postanowienie Sdu Najwyszego z dnia 26 lipca 2007 r., IV KK 174/07

Pytanie

Czy publikowanie w Intranecie (elektroniczna gazetka) podlega prawu prasowemu? Czy konieczne jest zarejestrowanie gazety wewntrznej (biuletyn, aktualnoci)?
Jeeli taka gazetka (biuletyn / aktualnoci / wewntrzny newsletter) ukazuje si regularnie, jej poszczeglne numery / czci nie tworz jednorodnej zamknitej caoci i ukazuje si ona w Intranecie nie rzadziej ni raz do roku, to bdzie ona podlega przepisom prawa prasowego.

Pytanie Odpowied

39

Przykadowo, przesanki prasy moe spenia newsletter skierowany do pracownikw, zamieszczany w Intranecie regularnie raz na kwarta. Blog, na ktrym ze zmienn czstotliwoci ukazuj si wpisy pracownikw nie bdzie ju w rozumieniu ustawy nosi przymiotu prasy. Rwnie publikacja majca na celu np. przyblienie caego systemu prawnego danego kraju kolegom z zagranicznych lii danego przedsibiorstwa, jeeli bdzie zamieszczona w caoci w Intranecie i aktualizowana regularnie, co miesic, te nie bdzie pras, gdy stanowi zamknit cao (nie ma charakteru periodycznego).

Obowizki naoone przez prawo prasowe

Jeeli w okrelonej sytuacji (np. wspomnianej gazetki elektronicznej) dojdziemy do wniosku, e mamy do czynienia z pras, prawo prasowe nakada na nas szereg obowizkw, ktre musimy speni:

Obowizek rejestracji tytuu prasowego

Najwaniejszym obowizkiem wydawcy publikacji bdcej pras w rozumieniu przepisw prawa jest rejestracja tytuu prasowego w odpowiednim Sdzie Okrgowym. W toku procedury rejestracyjnej sd sprawdza wniosek o rejestracj danego tytuu pod wzgldem formalnym oraz sprawdza czy wnioskowany tytu nie pokrywa si z nazw istniejcego ju tytuu prasowego. Podstawa prawna: art. 20 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 roku Prawo prasowe (Dz. U. z 1984 roku, Nr 5 poz. 24, z pn. zm)

Pozostae obowizki wydawcy, redaktora i dziennikarza

Poza rejestracj, na wydawc, redaktora i dziennikarza (autora tekstu zamieszczonego w tytule prasowym) prawo prasowe nakada liczne obowizki i ograniczenia w szczeglnoci takie jak: obowizek zachowania szczeglnej starannoci i rzetelnoci przy zbieraniu i wykorzystaniu materiaw prasowych, obowizek dbania o poprawno jzyka i unikanie uywania wulgaryzmw, zakaz prowadzenia ukrytej dziaalnoci reklamowej, obowizek zachowania w okrelonych przypadkach tajemnicy dziennikarskiej, obowizek zamieszczenia w okrelonych przypadkach sprostowania lub odpowiedzi, odpowiedzialno cywilna i karna za publikowane treci.

Podstawa prawna: art. 12, 15, 31, 38, 43 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 roku Prawo prasowe (Dz. U. z 1984 roku, Nr 5 poz. 24, z pn. zm)

Czy przygotowujc sprostowanie do gazety wewntrznej konieczne jest odwoanie si do prawa prasowego? Czy w takim przypadku prawo prasowe obowizuje?
Odpowied na powysze pytanie zalee bdzie od tego czy dana publikacja stanowi pras w rozumieniu prawa prasowego i podlega rejestracji, jako tytu prasowy. Jeeli tak, to naley oczywicie w takim przypadku stosowa przepisy prawa prasowego wcznie z uregulowaniami dotyczcymi sprostowania czy odpowiedzi. Jeeli za publikacja nie jest tytuem prasowym, to jej wydawca nie ma wynikajcego z przepisw prawa prasowego obowizku sprostowania. Oczywicie nic nie stoi na przeszkodzie, aby zamieszczono sprostowanie rwnie w takiej publikacji. Jego forma bdzie zalee jednak wycznie od woli publikujcego. Podstawa prawna: art. 31 pkt 1 ustawy z dnia 26 stycznia 1984 roku Prawo prasowe (Dz. U. z 1984 roku, Nr 5 poz. 24, z pn. zm)

Pytanie

Odpowied

W jaki sposb cytowa publikacje innych pracownikw w gazecie rmowej?

Szczegowe przesanki, ktre powinien spenia cytat zostay przez nas opisane w czci opracowania dotyczcej utworw osb trzecich.

Pytanie

Odpowied

40

Komentarz Praktyka

Znajomo zasad cytowania powinna by powszechna wrd wszystkich pracownikw organizacji. Czstemu cytowaniu w Intranecie sprzyja bowiem caa paleta dedykowanych narzdzi. Nale do nich automaty cytujce wczeniejsz wypowied wsppracownika na forum dyskusyjnym, w komentarzach blogw lub w module Zarzdzania Wiedz. S to miejsca, w ktrych kontent wypracowywany jest wsplnie przez wiele osb. Tylko pozornie ostatnia opinia jest wypowiedzi jednej osoby. Poza przepisami okrelajcymi zasady cytowania, kady Manager Intranetu musi prowadzi dziaania promujce kultur wypowiedzi w Intranecie. Warto podkreli, e powszechne uczestnictwo pracownikw organizacji w rnych portalach spoecznociowych w ostatnich latach pozytywnie wpywa na kultur wypowiedzi rwnie w Intranecie.

Pytanie

Czy mona pracownikom udostpni zewntrzny utwr, ktry zakupilimy na zewntrz organizacji np. skan publikacji z monitoringu mediw lub skan z gazety codziennej?
Oglnie rzecz ujmujc, nie wolno zakupionego przez rm zycznego egzemplarza ksiki zdygitalizowa (np. zeskanowa) i zamieci w Intranecie udostpniajc go pracownikom, podobnie jak nie mona kupi jednego egzemplarza ksiki i skserowa go na rmowej kopiarce, po czym rozda wszystkim pracownikom. Licencja, ktr de facto otrzymujemy kupujc ksik, w szczeglnoci do biblioteczki rmy, nie obejmuje takich pl eksploatacji jak digitalizacja i udostpnianie szerszemu gronu odbiorcw nawet w ramach jednej struktury organizacyjnej. Aby mc zamieci skan takich publikacji w rmowym Intranecie naleaoby uzyska na to zgod wydawcy/autora, co wizaoby si z dodatkow opat licencyjn. Bez uzyskania zgody wydawcy lub autora dysponujemy jedynie prawem przedruku, o ktrym mowa w art. 25 Prawa autorskiego. Zgodnie z tym przepisem, wolno w celach informacyjnych rozpowszechnia w prasie wczeniej rozpowszechnione: sprawozdania o aktualnych wydarzeniach oraz aktualne artykuy na tematy polityczne, gospodarcze lub religijne, chyba e zostao wyranie zastrzeone, e ich dalsze rozpowszechnianie jest zabronione, a take krtkie wycigi z tych sprawozda i artykuw, aktualne wypowiedzi i fotograe reporterskie, przegldy publikacji i utworw rozpowszechnionych.

Odpowied

Jak wynika z powyszej definicji, prawo przedruku przysuguje tylko prasie. Oznacza to, e z wyej wymienionych, rozpowszechnionych ju publikacji mona korzysta jedynie w zarejestrowanym tytule prasowym. Ponadto przedmiotem przedruku mog by jedynie artykuy aktualne i poruszajce tematy polityczne, gospodarcze lub religijne, nie mona wic stosowa go do artykuw np. o tematyce naukowej. Ponadto przedruk zwizany jest z obowizkiem uiszczenia stosownego wynagrodzenia dla twrcy za porednictwem odpowiedniej Organizacji Zbiorowego Zarzdzania w przypadku prasy bdzie to Stowarzyszenie Wydawcw REPROPOL. Natomiast w publikacjach nie bdcych pras mona zamieszcza zeskanowane krtkie fragmenty zakupionych przez rm utworw w formie cytatu. W tym przypadku musz by spenione warunki dotyczce cytatw, o ktrych pisalimy we fragmencie o utworach pracowniczych niniejszego opracowania. Codzienny monitoring mediw w formie dostpnych dla pracownikw skanw artykuw zapewne przekracza znacznie ramy dozwolonego cytowania. Skanowanie caych publikacji np. ksikowych i udostpnianie ich wszystkim pracownikom rmy przez Intranet rwnie nie mieci si w ramach dozwolonego uytku i wymaga wniesienia opaty za uytkowanie danego utworu na nowym polu eksploatacji. Podstawa prawna: art. 25 ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.)

Komentarz Praktyka

Redaktorzy Intranetu powinni zwrci szczegln uwag na ten aspekt. Zdarza si bowiem, e bardzo swobodnie w Intranecie publikujemy skany artykuw, obszerne fragmenty ksiek czy materiay szkoleniowe. Takie praktyki nios za sob nie tylko sankcje prawne. Bezreeksyjne kopiowanie zewntrznych treci autorw trzecich i wstawianie ich do Intranetu jest le odbierane przez uytkownikw. Aby zapobiec rnego rodzaju sytuacjom kryzysowym, wiadomi Redaktorzy Intranetu tworz wasne, autorskie opracowania pozytywnie przyjmowane przez czytelnikw.

41

Jak rozstrzyga konikty prawne wynikajce z Intranetu?

Konikty wynikajce z korzystania z Intranetu naley rozstrzyga tak jak wszelkie inne spory pojawiajce si w zwizku z funkcjonowaniem rmy. Mog by one rozstrzygane w drodze polubownej, poprzez prowadzenie negocjacji i podpisanie ugody, jak rwnie w drodze postpowania sdowego przed sdami powszechnymi bd arbitraowymi.

Pytanie

Odpowied

43

Dane osobowe w Intranecie

44

Komentarz Praktyka

Tematyka danych osobowych w Intranecie podnoszona jest przede wszystkim przez Administratorw IT. To oni maj na dzisiaj najszersz wiedz oraz wiadomo stosowania przepisw i standardw w tym zakresie. Okazuje si, e temat danych osobowych i ich przetwarzania czsto wychodzi poza zarzdzanie nimi na poziomie serwerw. Warto zatem, aby t tematyk zgbili take Redaktorzy i Managerowie Intranetu.

Podstawowe przepisy regulujce kwesti przetwarzania danych osobowych to ustawa z 29 sierpnia 1997 r o ochronie danych osobowych oraz rozporzdzenie MSWiA z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunkw technicznych i organizacyjnych, jakim powinny odpowiada urzdzenia i systemy informatyczne suce do przetwarzania danych osobowych. Ponadto przepisy dotyczce przetwarzania danych osobowych znajduj si rwnie w Konstytucji RP, kodeksie cywilnym, a take w ustawach szczeglnych (np. prawo telekomunikacyjne). Przepisy ustawy o ochronie danych osobowych maj zastosowanie wobec podmiotw majcych sw siedzib w Polsce lub poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (w tym przypadku jedynie, gdy dane s przetwarzane przy wykorzystaniu rodkw technicznych znajdujcych si w Polsce; nie dotyczy to urzdze wycznie przesyowych).

Pytanie Odpowied

Jakim przepisom podlega przetwarzanie danych osobowych przez pracodawc?

Poza wskazanymi powyej oglnymi uregulowaniami ochrony, do przetwarzania danych pracownikw znajduje zastosowanie w szczeglnoci kodeks pracy. Przepisy te wskazuj przede wszystkim na zakres w jakim pracodawca jest uprawniony przetwarza dane pracownikw. Pracodawca, zgodnie z art. 221 kodeksu pracy, moe zbiera takie informacje o pracownikach jak: nazwisko, imi, imiona rodzicw, dat urodzenia, miejsce zamieszkania, adres do korespondencji, informacje o wyksztaceniu oraz przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Dane osobowe przepisy, zasady, wytyczne

Dane osobowe to wszelkie informacje dotyczce zidentykowanej lub moliwej do zidentykowania osoby zycznej. Danymi osobowymi bd zatem informacje odnoszce si do wszystkich aspektw danej osoby, jej ycia osobistego i zawodowego, wyksztacenia, cech zycznych i charakteru, stanu majtkowego, etc. o ile te informacje mona przypisa teje konkretnej osobie. Nie jest przy tym konieczne, aby osoba bya zidentykowana wprost (np. poprzez podanie imienia, nazwiska i adresu) wystarczy, e przetwarzane informacje pozwalaj bez nadmiernego nakadu kosztw, czasu i rodkw na dokonanie takiej identykacji.

Pytanie Odpowied

Czy adres poczty elektronicznej stanowi dane osobowe?

Adres poczty elektronicznej jest dan osobow, jeeli jego brzmienie pozwala na identykacj uytkownika (np. Jan.Kowalski@ domena.pl) lub jeeli wystpuje cznie z innymi informacjami, ktre pozwalaj na tak identykacj. Adres email nie bdzie uznany za dane osobowe, jeeli ani jego brzmienie (np. zbyszek78@xyz.pl) ani kontekst nie pozwala na identykacj osoby.

45

Jakie dane s danymi wraliwymi (sensytywnymi) i jakie s zasady ich przetwarzania?

Dane wraliwe s to informacje o pochodzeniu rasowym lub etnicznym, pogldach politycznych, religijnych, lozocznych, wyznaniu, przynalenoci do partii lub zwizku, stanie zdrowia, kodzie genetycznym, naogach, yciu seksualnym, skazaniach, orzeczeniach o ukaraniu, mandatach i innych orzeczeniach wydanych w postpowaniu przed sdem lub urzdem. S to dane podlegajce szczeglnej ochronie, a ich przetwarzanie podlega odrbnym rygorom. Co do zasady, poza wyjtkowymi okolicznociami wskazanymi w ustawie, przetwarzanie danych wraliwych jest zabronione, o ile osoba, ktrej dane dotycz nie wyrazia na przetwarzanie pisemnej zgody. Istotne jest rwnie, e dane wraliwe mona przetwarza dopiero po zarejestrowaniu zbioru w GIODO w przypadku danych zwykych wystarcza samo zgoszenie do rejestracji.

Pytanie Odpowied

Czy moemy mwi o przetwarzaniu danych wraliwych jeli to sam pracownik opublikowa je w ramach swojego prolu w Intranecie?
Co do zasady, ustawa dopuszcza przetwarzanie danych wraliwych, ktre zostay podane do wiadomoci publicznej przez osob, ktrej dane dotycz. Jednake istnieje powana wtpliwo czy zamieszczenie informacji w Intranecie, do ktrego co do zasady ma dostp ograniczona liczba osb, mona uzna za podanie ich do publicznej wiadomoci. Ponadto, w praktyce ustalenie czy pracownik samodzielnie i z wasnej inicjatywy wprowadzi dane do Intranetu moe by utrudnione bd niemoliwe. Z powyszych wzgldw rekomendowane jest, aby administrator nie dopuszcza do zamieszczania danych wraliwych w Intranecie lub aby dane takie usuwa.

Pytanie

Odpowied

Czy przepisy o przetwarzaniu danych osobowych stosuje si do wszelkich informacji stanowicych dane osobowe?
Nie, przepisy o ochronie danych osobowych stosuje si wycznie do danych przetwarzanych w zbiorach (prosz porwna z opisem poniej) oraz w systemach informatycznych. Ponadto przepisw tych nie stosuje si do osb zycznych, ktre przetwarzaj dane wycznie w celach osobistych lub domowych. W przypadku zbiorw sporzdzanych doranie, wycznie ze wzgldw technicznych, szkoleniowych, etc., a po wykorzystaniu niezwocznie usuwanych lub poddanych anonimizacji stosuje si wycznie przepisy regulujce zapewnienie bezpieczestwa danych.

Pytanie

Odpowied

Zbir danych osobowych

Jest to kady posiadajcy struktur zestaw danych o charakterze osobowym, dostpnych wedug okrelonych kryteriw. Zbiorami bd zatem wszelkiego rodzaju kartoteki, skorowidze, rejestry czy wykazy, o ile zawieraj one dane osobowe. Naley przy tym podkreli, e dane osobowe przetwarzane w systemach informatycznych podlegaj rygorom ustawy o ochronie danych osobowych, nawet jeli nie s uporzdkowane. Denicja

Administrator danych osobowych

Administrator danych osobowych to organ, jednostka organizacyjna, podmiot lub osoba decydujca o celach i rodkach przetwarzania danych. Administratorem moe by osoba zyczna, osoba prawna, organ pastwowy, organ samorzdu terytorialnego lub pastwowa albo komunalna jednostka organizacyjna. Istotne jest to, e o fakcie czy dany podmiot jest, czy te nie jest administratorem decyduje jego faktyczna decyzyjno w zakresie rodkw i celw przetwarzania nie mona natomiast uregulowa statusu administratora umownie, np. przenie penienie tej funkcji na inny podmiot. Denicja

46

Cztery lary zgodnego z prawem przetwarzania danych osobowych

Prawidowe przetwarzanie danych osobowych opiera si na czterech larach.

Filary te to: A. Podstawy prawne przetwarzania danych B. Obowizki informacyjne C. Zabezpieczenie danych osobowych D. Zgoszenie zbioru danych osobowych do rejestracji Aby zapewni, e dane s przetwarzane w sposb prawidowy i zgodny z prawem, administrator danych musi speni szereg obowizkw zwizanych z kadym z tych obszarw.

Podstawy prawne przetwarzania danych osobowych (I lar)

Aby przetwarza dane administrator musi mie ku temu podstaw prawn swoiste uzasadnienie dla faktu, e dane przetwarza. Ustawa o ochronie danych osobowych zawiera katalog takich podstaw legitymizujcych przetwarzanie. S to: zgoda osoby, ktrej dane dotycz (nie moe by domniemana lub dorozumiana) lub, realizacja uprawnie i spenienie obowizkw wynikajcych z przepisw prawa lub, realizacja umowy z osob, ktrej dane dotycz lub podjcie dziaa na danie takiej osoby przed zawarciem takiej umowy lub, zadania okrelone przepisami prawa lub realizowane dla dobra publicznego lub, niezbdno do realizacji prawnie usprawiedliwionego celu administratorw / odbiorcw danych, o ile przetwarzanie nie narusza praw i wolnoci osoby, ktrej dane dotycz. W szczeglnoci dotyczy to marketingu bezporedniego wasnych produktw/usug administratora danych.

47

Czy jednorazowe opublikowanie informacji w Intranecie np. wzmianki o pracowniku, kliencie, wsppracowniku w dziale aktualnoci jest przetwarzaniem danych?
Klasykacja danych wywietlanych w dziale aktualnoci Intranetu zaley od formy prowadzenia tego dziau. Jeeli aktualnoci w Intranecie ukazuj si w formie regularnej tzn. na przykad codziennie rano, w okrelone dni tygodnia etc. to bd one podlega prawu prasowemu, a przepisy dotyczce danych osobowych nie znajd zastosowania. Nie jest to zatem przetwarzanie danych. Wicej o zastosowaniu prawa prasowego czytaj w czci raportu powiconej temu prawu. Jeeli dane osobowe zawierajce aktualnoci zamieszczane s w Intranecie w sposb nieregularny np. wtedy kiedy rma lub jej pracownicy otrzymaj nagrod lub kiedy rma zdobdzie nowego klienta, to przepisy dotyczce przetwarzania danych znajd zastosowanie. Niemniej jednak, co do zasady, nie wynikaj z tego adne dodatkowe obowizki dla administratora, o ile spenione s opisane w niniejszej czci opracowania wymagania.

Pytanie

Odpowied

Czy pracodawca jest zobowizany uzyska zgod pracownikw na przetwarzanie ich danych, w tym na umieszczenie ich w Intranecie?
Podstaw przetwarzania danych pracownikw s przepisy kodeksu pracy oraz np. przepisy dotyczce ubezpieczenia spoecznego. Obowizek uzyskania zgody moe si natomiast pojawi, jeli pracodawca przetwarza dane w zakresie szerszym ni przewidziany w ww. przepisach lub przetwarza je w celach niezwizanych z zatrudnieniem danej osoby. Niemniej jednak przetwarzanie danych osobowych na podstawie zgody pracownika moe by uznane za kontrowersyjne. Jak zauway Naczelny Sd Administracyjny, midzy pracodawc a pracownikiem wystpuje oczywista nierwno pozycji. Wyraona przez pracownika zgoda moe mie zatem charakter iluzoryczny, wymuszony i jako taka moe by kwestionowana.

Pytanie

Odpowied

Czy administrator zobowizany jest uzyska zgod osb, z ktrymi wsppracuje na podstawie umw cywilnych (np. umowy zlecenia, umowy o dzieo, etc.) na przetwarzanie ich danych, w tym na umieszczenie ich w Intranecie?
Nie, o ile dane te s przetwarzane w celu wykonania zawartej z tak osob umowy. Ocena, czy konkretne dziaania w odniesieniu do danych mieszcz si w tej kategorii przetwarzania, podlega bdzie indywidualnej ocenie i zalee bdzie od konkretnego celu i zakresu przetwarzania. Na przykad umieszczenie danych w Intranecie bdzie mogo by uznane za przetwarzanie w ramach realizacji umowy, jeli bdzie konieczne do zapewnienia niezbdnego kontaktu z dan osob pozostaym wsppracownikom czy pracownikom administratora.

Pytanie

Odpowied

Obowizki informacyjne cice na administratorze danych osobowych (II lar)

Na administratorze danych osobowych ciy obowizek poinformowania osoby, ktrej dane dotycz m.in. o adresie swojej siedziby i penej nazwie, celu zbierania danych, odbiorcach danych lub kategoriach odbiorcw, jeli s oni znani w czasie zbierania danych, prawie osoby, ktrej dane dotycz do dostpu do treci swoich danych oraz ich poprawiania. W przypadku zbierania danych nie od osoby, ktrej one dotycz, administrator jest zobowizany dodatkowo poinformowa podmiot danych m.in. o rdle, z ktrego uzyska dane oraz o szczeglnych uprawnieniach do wniesienia sprzeciwu.

48

Obowizki administratora danych w zakresie zapewnienia bezpieczestwa przetwarzania danych osobowych (III lar)
Na administratorze ciy obowizek zapewnienia bezpieczestwa danych osobowych, poprzez zastosowanie waciwych rodkw prawnych, organizacyjnych i technicznych. Administrator w szczeglnoci jest obowizany: prowadzi dokumentacj opisujc sposb przetwarzania danych oraz zastosowane rodki bezpieczestwa, zgodn z przepisami prawa, wyznaczy administratora bezpieczestwa informacji (data protection ocer), zezwala na przetwarzanie danych wycznie osobom posiadajcym upowanienie nadane przez administratora danych, zapewni kontrol nad tym, jakie dane osobowe, kiedy i przez kogo zostay do zbioru wprowadzone oraz komu s pokazywane, prowadzi ewidencj osb upowanionych do przetwarzania danych, stosowa rodki techniczne (w szczeglnoci sprztowe i dotyczce oprogramowania) zapewniajce bezpieczestwo przetwarzania danych.

Zasady rejestracji zbiorw danych osobowych (IV lar)

Zasad jest, e administrator danych ma obowizek zgosi do rejestracji przez Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zbiory, w ktrych przetwarza dane osobowe.

Dane mona przetwarza po zgoszeniu zbioru do GIODO (wyjtek stanowi dane sensytywne, ktrych przetwarzanie dopuszczalne jest dopiero po rejestracji). Z obowizku rejestracji zbiorw danych zwolnieni s m.in. administratorzy danych: przetwarzanych w zwizku z zatrudnieniem u nich, wiadczeniem usug na podstawie umw cywilnoprawnych lub ksztaceniem, przetwarzanych w zakresie drobnych biecych spraw ycia codziennego (np. wizytwki w biznesie).

Pytanie Odpowied

Czy pracodawca ma obowizek zgosi do rejestracji zbir danych swoich pracownikw?

Co do zasady nie. Z obowizku rejestracji zwolnieni s administratorzy danych przetwarzanych w zwizku z zatrudnieniem u nich. Obowizek rejestracyjny moe pojawi si, jeeli pracodawca przetwarza dane pracownikw rwnie w innych ni zwizane z zatrudnieniem celach.

49

Czy administrator ma obowizek zgosi do rejestracji zbir danych osb wsppracujcych z nim na podstawie umw cywilnych (np. umowy zlecenia, umowy o dzieo)?
Nie, jeeli przetwarzanie odbywa si w zwizku ze wiadczeniem usug na podstawie rzeczonych umw cywilnoprawnych. Jeeli zakres i cele przetwarzania s szersze, moe pojawi si obowizek rejestracyjny.

Pytanie

Odpowied

Czy pracownicy, ktrzy stykaj si z danymi osobowymi wsppracownikw musz mie jakie szczeglne uprawnienia lub spenia szczeglne warunki?
Dostp pracownikw do danych osobowych musi by uzasadniony charakterem penionych przez nich obowizkw np. pracownicy dziau HR bd dysponowa najszerszym dostpem do danych ze wzgldu na penione funkcje, trudno natomiast byoby uzasadni udostpnienie danych na przykad dotyczcych wynagrodze pracownikom np. dziau reklamy. Kady z pracownikw, ktry ma dostp do zbiorw danych osobowych, zarwno pracownikw, jak i innych osb, musi zosta imiennie upowaniony do ich przetwarzania.

Pytanie

Odpowied

Czy rejestracji podlegaj zbiory zawierajce dane osobowe osb kontaktowych w przedsibiorstwach lub innych organizacjach, z ktrymi wsppracuje administrator (np. baza kontrahentw zamieszczona w Intranecie)?

Pytanie

Nie, o ile dane te wykorzystywane s wycznie do celw kontaktowych w ramach wsppracy z danym kontrahentem. Przetwarzanie danych w takim zbiorze uwaa si za przetwarzanie w zakresie drobnych, biecych spraw ycia codziennego, co stanowi podstaw wyczenia od obowizku rejestracji.

Odpowied

Czy przetwarzanie / zamieszczenie w Intranecie danych osobowych pracownikw / kontrahentw lub innych podmiotw podlega przepisom o ochronie danych osobowych?
Tak, przepisy zapewniaj ochron danych osobowych bez wzgldu na to, jaki stosunek prawny (zatrudnienie, umowa cywilna, czy te brak jakiegokolwiek sformalizowanego stosunku) czy administratora danych i osob, ktrej dane przetwarza. Nie zmienia to faktu, e zakres zastosowania przepisw (np. obowizek zgoszenia zbioru danych do rejestracji lub jego brak) moe by zrnicowany w zalenoci od rda danych, rodzaju danych, celu i sposobu ich przetwarzania, etc. Co do wycze ze stosowania przepisw o ochronie danych osobowych prosimy porwna odpowied na pytanie poniej.

Pytanie

Odpowied

Jakie warunki organizacyjne i techniczne naley speni, aby umieci dane w Intranecie?
Brak jest szczeglnych uregulowa w tym zakresie. Administrator danych musi zapewni, e umieszczenie i przetwarzanie danych za porednictwem Intranetu jest zgodne z oglnymi zasadami regulujcymi przetwarzanie danych i zastosowane zostay wszelkie prawne, organizacyjne i techniczne rodki wymagane dla zabezpieczenia danych i zgodnego z prawem przetwarzania. W szczeglnoci administrator musi zapewni, e: dane s przetwarzane zgodnie z prawem (np. administrator dysponuje wymagan prawem podstaw przetwarzania, dopeni obowizkw informacyjnych, etc.), dane s merytorycznie poprawne i adekwatne do celw w jakich s przetwarzane (np. jeeli intranetowa baza pracownikw suy ma uatwieniu kontaktw midzy nimi, niedopuszczalne bdzie zamieszczenie w niej np. informacji o wieku, czy stanie cywilnym), umieszczenie danych w Intranecie jest uzasadnione celem, dla ktrego dane zostay zebrane, do przetwarzania danych umieszczonych w Intranecie dopuszczone s tylko uprawnione osoby, dane s umieszczone nie duej ni jest to konieczne dla osignicia celu przetwarzania (tu: zamieszczenia w Intranecie).

Pytanie

Odpowied

50

Pytanie Odpowied

Czy moliwe jest umieszczenie w Intranecie danych wraliwych?

Przepisy nie zawieraj w tym zakresie wyranych ogranicze. Jednake naley mie na uwadze, e dane wraliwe podlegaj szczeglnej ochronie, dlatego stanowczo odradzamy umieszczenie ich w Intranecie. Umieszczenie takich danych w Intranecie moe by rozwaane jedynie w przypadku, gdy jest to niezbdne z punktu widzenia zaoonych celw przetwarzania, osoba, ktrej te dane dotycz udzielia na to zgody., a przetwarzanie odbywa si wycznie w zakresie niezbdnym dla osignicia tego celu, oraz jeeli zapewnione jest cakowite bezpieczestwo danych w szczeglnoci nie maj do nich dostpu osoby nieuprawnione, nie ma ryzyka ich utraty, zniszczenia, etc.

Pytanie Odpowied

Czy pracodawca moe gromadzi dane biometryczne i przechowywa je w Intranecie?

Nie, dane biometryczne np. linie papilarne przetworzone do postaci cyfrowej s danymi osobowymi i nale do kategorii danych osobowych, ktre nie mog by przetwarzane przez pracodawc. Naczelny Sd Administracyjny odrzuci moliwo przetwarzania danych biometrycznych na podstawie zgody pracownika. Sd uzna, e udzielenie zgody w sytuacji oczywistej nierwnoci pracodawcy i pracownika, moe by wymuszone i prowadzi do obejcia przepisw kodeksu pracy.

Pytanie Odpowied

Czy pracodawca moe zamieszcza w Intranecie informacj o przynalenoci zwizkowej?

Dane o przynalenoci zwizkowej, zgodnie z ustaw o ochronie danych osobowych, nale do kategorii danych szczeglnie chronionych. Uznaje si, e pisemny wniosek organizacji zwizkowej i pisemna zgoda pracownika na pobieranie z jego pensji skadki czonkowskiej s wystarczajc podstaw do przetwarzania informacji o przynalenoci zwizkowej. Pracodawca nie moe jednak udostpnia informacji o wysokoci skadek bez zgody pracownika. Informacja o wysokoci skadki moe bowiem, porednio, wskazywa na wysoko wynagrodzenia.

Pytanie

Jakie dane osobowe pracownikw pracodawca moe zamieszcza w Intranecie? W jakim zakresie informacje o pracowniku: adres, telefon, informacje o rodzinie, wyksztaceniu, historii zawodowej, odbytych szkoleniach, punktacjach, wynagrodzeniu mog by publikowane w Intranecie?
Zakres przetwarzanych danych musi by adekwatny do celu przetwarzania. Tak wic to, jakie dane mog by umieszczone w Intranecie zdeterminowane jest tym, jakim celom ma suy dana baza Intranetowa np. jeeli jest to baza kontaktowa, zamieszczenie innych danych ni imi i nazwisko, nr telefonu, adres email, stanowisko, czy miejsce pracy moe by uznane za nieadekwatne i jako takie niedozwolone. Przy zamieszczaniu danych w Intranecie naley rwnie zapewni, e zamieszczenie takie nie stoi w sprzecznoci z prawem, w tym z oglnymi zasadami przetwarzania danych osobowych, omwionymi pokrtce powyej. Naley take zwrci uwag, e celowe i uzasadnione moe by udostpnienie okrelonych danych wycznie okrelonym kategoriom uytkownikw Intranetu (np. dane dotyczce wynagrodze pracownikom ksigowoci, czy dziaowi personalnemu, ale ju nie pracownikom dziau marketingu). W takich sytuacjach wskazane jest zrnicowanie poziomw dostpu do rnych kategorii danych zamieszczonych w Intranecie. W Intranecie mona umieszcza tylko te informacje o pracowniku, ktre nie naruszaj jego dbr osobistych, w szczeglnoci prawa do prywatnoci i dobrego imienia. Niedopuszczalne bdzie zatem opublikowanie informacji o yciu rodzinnym, seksualnym czy stanie zdrowia danego pracownika (naruszenie prawa do prywatnoci) czy te wszelkich informacji, ktre mog ukazywa tego pracownika w negatywnym wietle. Przykadem informacji naruszajcej dobre imi pracownika mogaby by informacja, e poprzedni pracodawca rozwiza z danym pracownikiem umow w trybie dyscyplinarnym czy te informacja, e wielokrotnie, bez powodzenia stara si on zda okrelony egzamin zawodowy.

Odpowied

Pytanie

Czy mona umieszcza w Intranecie dane pracownikw tymczasowych oddelegowanych przez agencje pracy?
Pracodawca wynajmujcy pracownikw jest administratorem ich danych w zakresie koniecznym do wykonywania obowizkw. Moe zatem umieci dane pracownikw tymczasowych w Intranecie, o ile jest to uzasadnione i o ile speni pozostae cice na nim jako na administratorze obowizki.

Odpowied

51

Kto i na jakich zasadach moe mie dostp do danych osobowych, w tym zamieszczonych w Intranecie?
O tym kto i w jakim zakresie ma dostp do danych osobowych decyduje administrator. Moe on zatem dopuci do przetwarzania danych (np. umoliwi dostp do danych zamieszczonych w Intranecie) kadej osobie, nawet nie zwizanej bezporednio z jego organizacj, o ile dochowane zostan warunki wskazane poniej. Dopuszczenie do przetwarzania danych (np. umoliwienie dostpu do Intranetu, w ktrym zamieszczone s dane) musi by uzasadnione celem, dla ktrego dane s przetwarzane (umieszczone w Intranecie). Dostp do danych osobowych (do Intranetu) mog mie wycznie osoby, ktre uzyskay od administratora imienne upowanienie do przetwarzania danych, ktre to upowanienie powinno m.in. okrela jego zakres (przegldanie, wprowadzanie, modykacja, etc.). Administrator jest zobowizany prowadzi ewidencj osb upowanionych do przetwarzania danych, okrelajc m.in. zakres upowanienia, dat jego powstania i ustania. Ponadto, administrator musi zapewni, e udostpnienie danych (np. przez Intranet) nie bdzie prowadzio do naruszenia bezpieczestwa danych i nie bdzie rodzi ryzyka udostpnienia lub zabrania ich przez osoby nieupowanione, przetwarzania z naruszeniem prawa, ich zmiany, uszkodzenia bd utraty.

Pytanie

Odpowied

Czy osoby inne ni pracownicy (np. wsppracujce z dan organizacj na podstawie umw cywilnoprawnych) mog mie dostp do Intranetu i zamieszczonych w nim danych osobowych?
Tak, o ile spenione zostay warunki, o ktrych mowa jest w odpowiedzi powyej.

Pytanie

Odpowied

Czy dopuszczalne jest prezentowanie na zewntrz Intranetu / niektrych jego podstron / screenw zawierajcych dane osobowe pracownikw?

Pytanie

Tak, ale mog zosta ujawnione tylko dane cile powizane z yciem zawodowym pracownika oraz z wykonywaniem przez niego obowizkw np. imi, nazwisko, subowy adres email i subowy numer telefonu. Dane te, jako uznawane za powszechnie dostpne, mog zosta ujawnione bez zgody pracownika.

Odpowied

Czy dopuszczalne jest prezentowanie na zewntrz Intranetu / niektrych jego podstron / screenw zawierajcych dane osobowe byych pracownikw?
Nie, poniewa GIODO uzna, e nie ma podstaw prawnych do takiego wykorzystania informacji o byym pracowniku.

Pytanie

Odpowied

W jakim zakresie pracodawca moe monitorowa Intranet? Czy moemy prowadzi i udostpnia pozostaym pracownikom informacj o tym ktry pracownik najczciej odwiedza dany dzia Intranetu lub ktre dokumenty otwiera (statystyki Intranetu)?
Monitoring dziaalnoci pracownika przy uyciu rodkw elektronicznych nie jest uregulowany wprost w prawie polskim. Co do zasady nie jest zabroniony, niemniej jednak naley pamita o istniejcych ograniczeniach. Monitoring nie powinien ingerowa w prywatn / intymn sfer ycia i nie powinien prowadzi do naruszenia godnoci osobistej pracownika. Aby wyeliminowa, przynajmniej cz ryzyk prawnych zwizanych z monitoringiem, naley poinformowa pracownika, e jego aktywno w Intranecie jest monitorowana. Informacja taka moe zosta podana w regulaminie pracy. Jeeli chodzi o przetwarzanie informacji o pracowniku zebranych za pomoc monitoringu, to rekomendowane jest uzyskanie wyranej zgody pracownika na takie przetwarzanie.

Pytanie

Odpowied

52

Pytanie Odpowied

Jakie s zasady przekazywania danych za granic?

Ustawa dopuszcza przekazywanie danych w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (obejmujcego kraje Unii Europejskiej, Islandii, Norwegii i Lichtensteinu). Przekazanie danych osobowych do pastwa spoza EOG moe nastpi, jeli pastwo docelowe daje gwarancje ochrony danych osobowych na swoim terytorium przynajmniej takie, jakie obowizuj na terytorium Polski. Jeeli pastwo docelowe takiej gwarancji nie daje, administrator moe przekazywa dane, tylko po spenieniu odpowiednich przesanek. Administrator moe przekazywa dane w szczeglnoci gdy: uzyska pisemn zgod osoby, ktrej dane dotycz, przekazanie danych poza EOG jest niezbdne do wykonania umowy zawartej przez osob, ktrej dane dotycz lub zawartej w jej interesie, przekazanie jest niezbdne ze wzgldu na dobro publiczne lub do wykazania roszcze prawnych, przekazanie jest niezbdne do ochrony ywotnych interesw osoby, ktrej dane dotycz, przekazywane dane s oglnie dostpne.

W przypadku braku tych przesanek, transfer danych do pastw spoza EOG wymaga uzyskania zgody GIODO.

Pytanie Odpowied

Co to jest program Safe Harbor?

Jest to program opracowany przez Departament Handlu Stanw Zjednoczonych w porozumieniu z Komisj Europejsk umoliwiajcy amerykaskim podmiotom gospodarczym sprostanie wymaganiom ochrony danych obowizujcych w UE. Uzyskanie certykatu programu Safe Harbor przez uczestniczce w nim podmioty zapewnia, e gwarantuj one odpowiedni poziom ochrony danych osobowych, moliwe jest zatem przekazywanie do nich danych tak jak do podmiotw z pastw EOG.

Pytanie

Czy dopuszczalne jest zamieszczanie danych osobowych w Intranecie, jeeli dostp do niego maj take osoby spoza EOG (np. Intranet obsugujcy midzynarodow grup kapitaow)?

Odpowied

Z formalnego punktu widzenia, zamieszczenie danych w Intranecie w takiej sytuacji spenia kryteria przekazywania danych do krajw spoza EOG, a zatem powinny zosta dochowane wszelkie warunki takiego przekazywania. Jednake, zgodnie z pogldem GIODO, ktry zosta podzielony przez Sd Najwyszy, dane pracownikw cile zwizane z yciem zawodowym pracownikw oraz wykonywaniem przez niego obowizkw (takie jak imi i nazwisko, subowy adres email, czy numer telefonu subowego) mog by wykorzystywane przez pracodawc. Pracodawca moe je poda do publicznej wiadomoci, np. umieszczajc je w Internecie. Naley zatem uzna, e zamieszczenie takich danych w Intranecie (z denicji nie tak dostpnym i publicznym jak Internet) jest rwnie dopuszczalne. Sytuacja jest bardziej zoona, jeli w Intranecie miayby by zamieszczane dane osobowe innych ni pracownicy osb lub dane pracownikw w zakresie nie zwizanym z ich yciem zawodowym. Poniewa takie dane nie s objte opisanym wyomem w zasadach transferu danych, przed ich zamieszczeniem konieczne moe okaza si spenienie okrelonych wymogw (np. uzyskanie zgd).

55

Zasady korzystania z Intranetu w regulaminie pracy

56

Komentarz Praktyka

Jak pokazuje nasz raport i ekspertyza prawna zagadnie zwizanych z Intranetem, temat ten jest rozlegy i niejednorodny. W obszarze Intranetu zastosowanie znajduje wiele przepisw prawnych z rnych dziedzin. W realizowanych projektach intranetowych Managerowie coraz czciej zwracaj uwag na poprawno stosowania przepisw prawa i zapewnienie najlepszych praktyk w dziaaniu Intranetu. Std tendencj coraz efektywniej stosowan na naszym rynku jest tworzenie Regulaminu Intranetu i/lub deniowanie zasad uytkowania Intranetu w ramach Regulaminu Pracy. Nasi eksperci prawni prezentuj poniej kilka wanych zasad obowizujcych przy tworzeniu takiego regulaminu. Warto zwrci uwag, e charakter organizacji i indywidualne uwarunkowania skaniaj rmy i organizacje do skorzystania, przy tworzeniu takich regulaminw, zarwno z fachowej pomocy prawnej, jak te pomocy ekspertw od Intranetw. W Regulaminie Pracy ustala si organizacj oraz porzdek w procesie pracy, a take zwizane z tym prawa i obowizki pracodawcy oraz pracownikw. Obowizek jego wprowadzania maj pracodawcy zatrudniajcy co najmniej 20 osb, chyba e w zakadzie pracy obowizuj postanowienia ukadu zbiorowego pracy regulujce powysz materi.

Regulamin pracy stanowi wewntrzzakadowe rdo prawa pracy, a wic podstaw praw i obowizkw stron stosunku pracy. Uregulowane w nim kwestie dotyczce Intranetu bd zatem dla pracownikw i pracodawcw wice. Kodeks pracy zawiera katalog zagadnie, ktre wymagaj ustalenia w regulaminie pracy. S to midzy innymi prawa oraz obowizki pracodawcy i pracownikw, a take organizacja pracy. Nie ma zatem przeszkd, aby to wanie regulamin pracy normowa zasady posugiwania si Intranetem jako narzdziem organizacji pracy. W zakresie stosunkw prawnopracowniczych w regulaminie pracy mona wskaza, ktre dokumenty pracownicze lub procesy zarzdzania pracownikami bd realizowane za porednictwem Intranetu, w tym na przykad: 1. tryb skadania wnioskw o udzielenie urlopu wypoczynkowego, 2. zasady przeprowadzania szkolenia z zakresu bezpieczestwa i higieny pracy, 3. zasady potwierdzania obecnoci w pracy, 4. sposb sporzdzania raportw dotyczcych wynikw pracy / wykonywanych zada i obowizkw pracowniczych, 5. zasady skadania owiadcze o zapoznaniu si z treci niektrych regulaminw wewntrznych obowizujcych u pracodawcy (tj. tych, dla ktrych przepisy prawa pracy nie wymagaj formy pisemnej), 6. zasady komunikacji w sprawach zwizanych z warunkami zatrudnienia, 7. zasady rozliczania delegacji i zaliczek oraz skadania wnioskw w tym zakresie, 8. zasady przekazywania pracownikom informacji (np. o dniach wolnych od pracy, zmianach regulaminw wewntrznych, itd.).

57

W zakresie ochrony prawa wasnoci intelektualnej i danych osobowych, w regulaminie pracy mona ustali na przykad: 1. oznaczenie informacji dostpnych za porednictwem usug intranetowych jako tajemnic przedsibiorstwa, 2. zasady korzystania z informacji stanowicych tajemnic przedsibiorstwa, 3. tryb przyjcia utworw pracowniczych przez pracodawc, 4. informacj o obowizku poszanowania praw wasnoci intelektualnej, dbr osobistych pracodawcy oraz osb trzecich, 5. informacj o aplikacjach komputerowych oraz innych urzdzeniach, ktrych uywanie jest monitorowane przez pracodawc, informacj o umieszczeniu kamer telewizji przemysowej, 6. zasady korzystania z funkcji spoecznociowej Intranetu, 7. podanie w sposb wyrany, jednoznaczny i bezporednio dostpny poprzez system teleinformatyczny informacji wymaganych w ustawie o wiadczeniu usug drog elektroniczn.

59

Indeks pyta

60

Dla jakich typw dokumentw i procesw zwizanych z zarzdzaniem pracownikami wystarczajca jest forma elektroniczna / Intranet? ..............................................................................................................................................................................................12 Czy moliwe jest przeprowadzenie szkolenia np. BHP i ppo. przez Intranet? ....................................................................................................13 Czy akta osobowe (teczki pracownicze) mona prowadzi jedynie w formie elektronicznej w Intranecie? A jeli naley prowadzi je rwnolegle w formie papierowej i elektronicznej, to ktre? ................................................................................13 Czy skan dokumentu pracowniczego w Intranecie jest dokumentem, czy wymagane jest posiadanie oryginau? ......................14 Czy pracownik moe nie podpisywa papierowej listy obecnoci? Czy moe to zrobi automatycznie (np. poprzez odczyt z karty wejciowej lub uruchomienie komputera) lub pautomatycznie przez Intranet (np. poprzez kliknicie przy danej dacie jestem, wyszedem)?..............................................................................................14 Czy w Intranecie lub innym systemie mona prowadzi ewidencj czasu pracy pracownika? .................................................................14 Czy przy uyciu Intranetu mona podpisywa umowy/owiadczenia/zobowizania z pracownikiem? Czy potrzebny jest podpis elektroniczny czy wystarczy elektroniczna akceptacja? ........................................................................................15 Czy mona zatrudni pracownika przez Intranet? ...............................................................................................................................................................15 Czy mona rozwiza umow o prac przez Intranet? ......................................................................................................................................................15 Czy pracownik moe akceptowa wewntrzne regulaminy przez rmowy Intranet? Jeli tak, to ktre? I czy taka akceptacja jest wystarczajca w kontekcie ewentualnego ich egzekwowania? ..................................15 Czy wniosek o delegacj, rozliczenie delegacji i zaliczki na jej poczet mog by realizowane przez Intranet? .................................16 Czy w Intranecie mona zoy wniosek o udzielenie dnia / czasu wolnego za godziny nadliczbowe? Jeli tak, to jakie warunki musz by spenione? ...................................................................................................................................................................16 Czy pracownik moe skada wniosek o urlop wypoczynkowy przez Intranet i w taki sam sposb otrzyma jego akceptacj lub odrzucenie? Czy w takim wypadku potrzebny jest podpis elektroniczny? Czy dotyczy to wszystkich typw urlopw i wolnych dni pracownika? .................................................................................................................17 Czy poinformowanie pracownika za pomoc Intranetu i / lub poczty elektronicznej o wanych, z punktu widzenia pracodawcy, sprawach np. o zadaniach do wykonania, czy o dniu wolnym mona uzna za skuteczne? ..............................................................................................................................................................................................................17 Ktre wnioski pracownik moe skada przez Intranet, a ktrych nie moe? .....................................................................................................17 Czy pracownik moe pobra z Intranetu (lub otrzyma emailem) PIT11 lub pasek wynagrodzenia / RMUA? Czy to jest skuteczne dorczenie?.............................................................................................................................................................................17 Czy stron intranetow (wewntrzn) moemy opublikowa na innych (zewntrznych) stronach rmowych? .........................22 Czy zrzut ekranowy z Intranetu moemy opublikowa np. w folderze reklamowym, pokaza w telewizji? Jeli tak, to na jakich zasadach? .......................................................................................................................................................................................................22 Jaki podmiot jest uprawniony do utworu stworzonego przez pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o prac oraz innej umowy cywilnoprawnej (o dzieo, zlecenie)? ..............................................................................24 Czy po zwolnieniu pracownika moemy w Intranecie przechowywa jego utwory (np. wypowiedzi na blogu wewntrznym)? .............................................................................................................................................................................24 Jakie s zasady korzystania z utworw osb trzecich w Intranecie? ..........................................................................................................................25 Jakie s zasady publikowania w Intranecie utworw, ktre pochodz z zewntrznych rde? ...............................................................25 Na jakich zasadach moemy cytowa wypowiedzi, teksty innych osb w Intranecie? ..................................................................................26

61

Czy moemy wykorzystywa prywatne zdjcia pracownika? Jeli tak, to jakie warunki naley speni? .............................................26 Czy pracownik musi wyrazi zgod na pokazywanie jego zdjcia w Intranecie? ..............................................................................................29 Czy moemy wprowadzi do Intranetu zdjcie pracownika, ktre zostao zrobione podczas wyjazdu integracyjnego, szkolenia etc.? Czy pracownik musi wyrazi na to zgod?........................................................................................29 Czy kwestie zdj pracownika mona uregulowa np. zgod pracownika na publikowanie jego wizerunku w regulaminie? Jeli tak, to w jakiego rodzaju regulaminie? .......................................................................................................30 Czy mona monitorowa gdzie w danej chwili przebywa pracownik (w budynku, czy korzysta w danym czasie z Intranetu, Internetu)? .........................................................................................................................30 Czy wiadomoci o charakterze prywatnym przesyane w Intranecie mog by odczytywane przez pracodawc? Jakie s zasady wgldu w korespondencj w systemie intranetowym i poczcie elektronicznej? .............................................................. 31 Czy w rmowym Intranecie moemy publikowa informacje o dacie urodzin pracownika? .................................................................... 31 Jakie s zasady informowania pozostaych pracownikw o nieobecnociach pracownika? ....................................................................... 31 Jakie zagroenia pyn z faktu opublikowania wizerunku pracownika bez jego zgody? ................................................................................32 W jakim zakresie informacje o pracowniku: adres, telefon, informacje o rodzinie, wyksztaceniu, historii zawodowej, odbytych szkoleniach, punktacjach w dziaaniach operacyjnych, wynagrodzeniu mog by publikowane w Intranecie?......................................................................................................................................................32 Jak w takim razie powinno si traktowa tzw. pro le pracownicze w czciach spoecznociowych Intranetu Intranet 2.0? Chodzi o to, e w takich moduach intranetowych pracownicy maj moliwo publikowania swoich prywatnych zdj, prowadzenia blogw, wymieniania si informacjami o czasie wolnym i rodzinie. O co powinien zadba pracodawca, a o co pracownik przy korzystaniu z takich rozwiza? ...........................................33 Czy pracodawca ponosi odpowiedzialno za to, co opublikowa pracownik np. na forum intranetowym czy w komentarzu pod artykuem? .............................................................................................................................................................33 Czy wysyanie z Intranetu mailingu do pracownikw podlega ustawie o wiadczeniu usug drog elektroniczn? .....................34 Jakie zasady obowizuj pracodawc przy wysyaniu emaili do pracownikw (emaile o charakterze prywatnym, rozrywkowym, reklamowym i ofertowym)? ...........................................................................................34 Czy powysza opinia moe si zmieni kiedy, pracodawca przele te informacje na stron intranetow, ktrej jest wacicielem lub na skrzynk pocztow w domenie rmowej? ............................................................................................................34 Gdzie wymagany jest podpis elektroniczny, a gdzie nie? .................................................................................................................................................35 Co grozi pracownikowi bdcemu w posiadaniu danych rmy pochodzcych z wewntrznego systemu informatycznego w przypadku ich ujawnienia osobom trzecim? .....................................................................36 Jakie s zasady odpowiedzialnoci i ochrony danych rmowych przenoszonych na mobilnych nonikach danych? ...............36 Czy sam stosunek pracy oznacza, e pracownik odpowiada za taki nonik i takie dane (odpowiedzialno materialna, inna)?.........................................................................................................................................................................................36 W ramach istniejcego Intranetu w organizacji pracownicy wsptworz i maj dostp do rnego rodzaju informacji. Nale do nich np. dzielenie si wiedz lub pomysami przez pracownikw. czy przez sam fakt, udostpnienia takiego miejsca w Intranecie, pracodawca staje si wacicielem opublikowanych przez pracownikw informacji, wiedzy, pomysw? czy powinno nastpi jakie szczeglne przekazanie praw do takich informacji (utworw)? ................................................................36 Czy pracownicy posiadajcy dostp do zasobw informacyjnych w Intranecie (dokumenty projektowe, komunikaty, formularze, etc.) z zasady musz traktowa je jako tajemnic przedsibiorstwa, czy naley je za kadym razem szczeglnie oznacza? .......................................................................37 Czy konieczne jest zarejestrowanie gazety wewntrznej (biuletyn, aktualnoci)? ............................................................................................38 Czy przygotowujc sprostowanie do gazety wewntrznej konieczne jest odwoanie si do prawa prasowego? Czy w takim przypadku prawo prasowe obowizuje? .......................................................................................................................................................39 Czy mona pracownikom udostpni zewntrzny utwr, ktry zakupilimy na zewntrz organizacji np. skan publikacji z monitoringu mediw lub skan z gazety codziennej? ..................................................................................40 Jakim przepisom podlega przetwarzanie danych osobowych przez pracodawc? ..........................................................................................44 Czy adres poczty elektronicznej stanowi dane osobowe? ...............................................................................................................................................44

62

Jakie dane s danymi wraliwymi (sensytywnymi) i jakie s zasady ich przetwarzania? ...............................................................................45 Czy moemy mwi o przetwarzaniu danych wraliwych jeli to sam pracownik opublikowa je w ramach swojego prolu w Intranecie? ..............................................................................................................................................................................45 Czy przepisy o przetwarzaniu danych osobowych stosuje si do wszelkich informacji stanowicych dane osobowe?.............45 Czy jednorazowe opublikowanie informacji w Intranecie np. wzmianki o pracowniku, kliencie, wsppracowniku w dziale aktualnoci jest przetwarzaniem danych? ....................................................................................................................47 Czy pracodawca jest zobowizany uzyska zgod pracownikw na przetwarzanie ich danych, w tym na umieszczenie ich w Intranecie?..................................................................................................................................................................................47 Czy administrator zobowizany jest uzyska zgod osb, z ktrymi wsppracuje na podstawie umw cywilnych (np. umowy zlecenia, umowy o dzieo, etc.) na przetwarzanie ich danych, w tym na umieszczenie ich w Intranecie?..............47 Czy pracodawca ma obowizek zgosi do rejestracji zbir danych swoich pracownikw? .......................................................................48 Czy administrator ma obowizek zgosi do rejestracji zbir danych osb wsppracujcych z nim na podstawie umw cywilnych (np. umowy zlecenia, umowy o dzieo)? ................................................................................................49 Czy pracownicy, ktrzy stykaj si z danymi osobowymi wsppracownikw musz mie jakie szczeglne uprawnienia lub spenia szczeglne warunki? ...............................................................................................................................49 Czy przetwarzanie / zamieszczenie w Intranecie danych osobowych pracownikw / kontrahentw lub innych podmiotw podlega przepisom o ochronie danych osobowych? ....................................................................................................49 Jakie warunki organizacyjne i techniczne naley speni, aby umieci dane w Intranecie?........................................................................49 Czy moliwe jest umieszczenie w Intranecie danych wraliwych? .............................................................................................................................50 Czy pracodawca moe gromadzi dane biometryczne i przechowywa je w Intranecie? ..........................................................................50 Czy pracodawca moe zamieszcza w Intranecie informacj o przynalenoci zwizkowej? ...................................................................50 Jakie dane osobowe pracownikw pracodawca moe zamieszcza w Intranecie? W jakim zakresie informacje o pracowniku: adres, telefon, informacje o rodzinie, wyksztaceniu, historii zawodowej, odbytych szkoleniach, punktacjach, wynagrodzeniu mog by publikowane w Intranecie? ........................50 Czy mona umieszcza w Intranecie dane pracownikw tymczasowych oddelegowanych przez agencje pracy? ......................50 Kto i na jakich zasadach moe mie dostp do danych osobowych, w tym zamieszczonych w Intranecie? .................................... 51 Czy osoby inne ni pracownicy (np. wsppracujce z dan organizacj na podstawie umw cywilnoprawnych) mog mie dostp do Intranetu i zamieszczonych w nim danych osobowych? ............................................................................................... 51 Czy dopuszczalne jest prezentowanie na zewntrz Intranetu / niektrych jego podstron / screenw zawierajcych dane osobowe byych pracownikw? ......................................................................................................................................................... 51 W jakim zakresie pracodawca moe monitorowa Intranet? Czy moemy prowadzi i udostpnia pozostaym pracownikom informacj o tym ktry pracownik najczciej odwiedza dany dzia Intranetu lub ktre dokumenty otwiera (statystyki Intranetu)? ................. 51 Jakie s zasady przekazywania danych za granic? ..............................................................................................................................................................52 Co to jest program Safe Harbor?.....................................................................................................................................................................................................52

65

rda prawa

Konstytucja Rzeczypospolitej Polskiej z dnia 2 kwietnia 1997 r. (Dz. U. z 1997 roku, Nr 78, poz. 483, z pn. zm.) ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (Dz. U. z 1964 roku, Nr 16, poz. 93, z pn. zm.) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 roku Kodeks pracy (tekst jednolity Dz. U. z 1998 roku, Nr 21, poz. 94, z pn. zm.) ustawa z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, Nr 90, poz. 631, z pn. zm.) ustawa z dnia 30 czerwca 2000 roku Prawo wasnoci przemysowej (tekst jednolity Dz. U. z 2003 roku, Nr 119, poz. 1117, z pn. zm.) ustawa z dnia 16 kwietnia 1993 roku o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (tekst jednolity Dz. U. z 2003 roku, Nr 153, poz. 1503, z pn. zm.) ustawa z dnia 18 lipca 2002 roku o wiadczeniu usug drog elektroniczn (Dz. U. z 2002 roku, Nr 144, poz. 1204, z pn. zm.) ustawa z dnia 18 wrzenia 2001 roku o podpisie elektronicznym (Dz. U. z 2001 roku, Nr 130, poz. 1450, z pn. zm.) ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku Prawo prasowe (Dz. U. z 1984 roku, Nr 5 poz. 24, z pn. zm) ustawa z 29 sierpnia 1997 r o ochronie danych osobowych rozporzdzenie MSWiA z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunkw technicznych i organizacyjnych, jakimi powinny odpowiada urzdzenia i systemy informatyczne suce do przetwarzania danych osobowych rozporzdzenie Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczestwa i higieny pracy z dnia 27 lipca 2004 r. (Dz.U. Nr 180, poz. 1860, ze zm.) rozporzdzenie Ministra Pracy i Polityki Spoecznej w sprawie wysokoci oraz warunkw ustalania nalenoci przysugujcych pracownikowi zatrudnionemu w pastwowej lub samorzdowej jednostce sfery budetowej z tytuu podry subowej na obszarze kraju z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1990, ze zm.) rozporzdzenie Ministra Pracy i Polityki Spoecznej w sprawie wysokoci oraz warunkw ustalania nalenoci przysugujcych pracownikowi zatrudnionemu w pastwowej lub samorzdowej jednostce sfery budetowej z tytuu podry subowej poza granicami kraju z dnia 19 grudnia 2002 r. (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 ze zm.)

66

Kancelaria Domaski Zakrzewski Palinka jest najwiksz kancelari prawnicz w Polsce. Jej reputacja i marka to efekt wielu lat dowiadczenia w doradztwie prawnym na rzecz podmiotw gospodarczych. Kancelaria ma swoj siedzib w Warszawie i biura w Poznaniu, Wrocawiu, Toruniu i odzi. Liczcy prawie 150 osb zesp prawnikw i doradcw podatkowych pracujcych pod kierownictwem 25 Partnerw, wiadczy usugi klientom ze wszystkich bran gospodarki, oferujc im kompleksowe doradztwo prawne we wszystkich dziedzinach i specjalizacjach prawa. Wyrnikiem usug wiadczonych przez DZP jest dogbna znajomo polskich realiw gospodarczych, zrozumienie zarwno prawnych, jak i biznesowych potrzeb klientw oraz wieloletnie dowiadczenie i ekspercka wiedza prawnikw. Od wielu lat eksperci z kancelarii DZP s rekomendowani i wysoko pozycjonowani przez midzynarodowe publikacje specjalistyczne: Legal 500, Chambers & Partners, PLC Which Lawyer?, IFLR 1000. W 2010 roku kancelaria dwukrotnie znalaza si w pierwszej 100 najwikszych europejskich niezalenych kancelarii prawniczych. Rankingi zostay opublikowane przez prestiowe midzynarodowe magazyny: The Lawyer oraz Top Legal International. Kancelaria ju od kilku lat niezmiennie zajmuje pierwsze miejsce w corocznym rankingu polskich kancelarii prawniczych publikowanym przez dziennik Rzeczpospolita i Dziennik Gazeta Prawna.

KOLIBRO INTRANET & BPM EXPERTS jest wiodc polsk rm doradczowdroeniow, specjalizujc si w systemach zarzdzania komunikacj i procesami wewntrznymi. Projektuje, wdraa i rewitalizuje systemy intranetowe oraz dedykowane aplikacje do zarzdzania procesami biznesowymi. Podstawowe produkty KOLIBRO to dwa autorskie systemy: Kolibro Intranet Pack pierwszy w Polsce i jeden z pierwszych na wiecie gotowy do wdroenia Intranet wykorzystujcy platform SharePoint oraz ObiegFaktur.pl, profesjonalny system do zarzdzania obiegiem dokumentw kosztowych. Kluczowe usugi Kolibro to: Audyt Komunikacyjny, Audyt Intranetu, Inwentaryzacja Zasobw Informacyjnych oraz Tworzenie Strategii Komunikacji Wewntrznej i Strategii Intranetu, realizowane w autorskich metodykach: Kolibro Internal Communication Broad View, Kolibro Intranet View, Kolibro Content Mapping. KOLIBRO stanowi zesp specjalistw z ponad dziesicioletnim dowiadczeniem w konsultingu i wdraaniu ponad stu systemw m.in. dla: TVN, Kompania Piwowarska, Jeronimo Martins Dystrybucja, Agora, Bauer, Bakoma, Orlen, Operator Logistyczny Paliw Pynnych, PGE, LeroyMerlin, Rossmann, Stroer, Termoizolacja, Anpharm, DR Irena Eris, Estee Lauder, Budlex, Ministerstwo Sprawiedliwoci Suba Wizienna, Mazowiecki Urzd Wojewdzki i wielu innych. Wieloletnie dowiadczenie, konsekwentny rozwj produktw i usug wspierane s projektami edukacyjnymi i badawczymi spki. Do takich projektw naley niniejszy raport. Ponadto KOLIBRO prowadzi dziaalno edukacyjn, ktrej podstawowym celem jest podnoszenie wiadomoci i kompetencji managerw w obszarze zarzdzania procesami i komunikacj wewntrzn. KOLIBRO jest wydawc czterech serwisw tematycznych: www.Intranety.pl, www.ObiegFaktur.pl, www.SharePoint.pl oraz www.AudytKomunikacyjny.pl.

Autorzy
kancelaria Domaski Zakrzewski Palinka:
prawo pracy: Katarzyna Dobkowska, Senior Associate Zuzanna Rosner, Associate wasno intelektualna: Aleksandra Auleytner, Partner Jakub Kubalski, Associate ochrona danych osobowych: Bartosz Marcinkowski, Partner Rafa Surowiec, Associate

Kolibro Intranet & BPM Experts:

Komentarze Praktyka: Aleksander Sala, Prezes Zarzdu Katarzyna Sosiska, Public Relations Manager