Manual Sistemas de Informacin Administrativa

Marcelo Videla Franco Ingeniero Comercial

Revisado: Mayo 2009

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Sistemas de Informacin Administrativa

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Sistemas de Informacin Administrativos

Descripcin de las etapas que contempla el desarrollo de un SIA
Conceptos Fundamentales

1.- Definicin de sistemas Conjunto de unidades o elementos interrelacionados y dependientes entre s, su caracterstica principal es que existe una constante interaccin entre las relaciones funcionales (si uno cambia el otro se altera). Sistema Total Es aquel sistema que est compuesto por varios sub sistemas, que pueden operar en serie o en paralelo. Se debe tener presente que todos los sistemas estn ligados y cuando cambia algo en uno, en los otros tambin cambia. Caractersticas de los sistemas a.b.Todo sistema tiene un propsito (objetivo a lograr) Los sistemas son globales o totales, es decir, los cambios que se producen en una unidad producen cambio en las dems, abarcando todo el sistema. Todo sistema tiende a la Entropa (destruccin), es decir, todo sistema tiende al desgaste o a la destruccin, ya sea de la empresa o el sistema. Ngentropa o entropa negativa, a travs de ella el sistema trata de mantener el equilibrio y esto se va ha lograr en la medida que se posea mayor informacin sobre el problema en particular (este equilibrio se puede obtener por medio de la retroalimentacin). Sinergia, consiste en que la suma de las partes es diferente del todo, lo cual puede ser mayor o menor. Homeostasis, consiste en el equilibrio dinmico entre las partes, es la capacidad que posee el sistema para mantener el equilibrio interno, frente a los cambios del medio ambiente.

c.-

d.-

e.f.-

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g.-

h.-

Recursividad, se dice que un objeto sinergtico de un sistema, est compuesto de partes que a su vez son objetos sinergticos. La recursividad tambin representa la jerarquizacin del sistema (efecto cascada). Viabilidad, significa que los sistemas poseen la capacidad de adaptarse al medio ambiente.

En el esquema 1, se presenta un ejemplo bsico de sistema abierto, en este caso una empresa cualquiera.

Entrada RR.HH RR.MM RR.FF RR.TT Informacin

Proceso Produccin Proceso Administrativo

Salida Bienes Servicios Deshechos

Retroalimentacin (Control de Calidad) Esquema 1 El esquema nos muestra un sistema simple de una empresa cualquiera, este se caracteriza por estar compuesto de cuatro partes mnimas y comunes a todo sistema, una entrada, un proceso, una salida y una lnea de control llamada retroalimentacin. Se puede apreciar que la corriente de entrada corresponde a los recursos de la empresa y la salida al bien y/o servicio que ella produce (incluidos los deshechos que se generan en el proceso).

Tipos de Sistema Sistema Concreto : Son aquellos que estn conformados por cosas "reales", con desempeo cuantitativo, es decir que se pueden medir. Por ejemplo Un motor de auto, el sistema elctrico, etc.

Sistema Abstracto : Se define como las creaciones que hace la mente dentro o fuera de la empresa. Por ejemplo Ideas, Hiptesis, Conceptos, Leyes. Sistemas Cerrados : Son aquellos que tienen estructuras con relaciones definidas, es decir con lmites y orden fijos, cuya caracterstica principal es que no posee comunicacin con el medio ambiente. Segn esta definicin este tipo de sistema es un sistema ideal, puesto que en rigor, por rgido que sea el sistema jams ser cerrado. Como ejemplos podemos citar algunas aproximaciones como, una Pila, una Secta Dogmtica.

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Sistema Abierto

: Son aquellos que se considera que estn en una constante comunicacin, ya sea con el medio ambiente econmico, social o poltico. Por ejemplo las empresas, organizaciones sociales, el gobierno.

Sistema Administrativo : Es el conjunto complejo de relaciones personales, formales y sistemticamente organizado y reviste caractersticas parecidas a los sistemas fsicos y biolgicos. Se conforma por varios subsistemas cuya interrelacin se puede observar en la lnea de comunicacin o en la de jerarqua. Desde el punto de vista de la empresa el sistema Administrativo es un Sub sistema de ste. Sistema de Informacin : Es el conjunto complejo de datos que se relacionan para formar informacin que ser utilizada en la toma de decisiones y por tanto en estrecha relacin con el sistema Administrativo y el de gestin.
PROCESAMIENTO

Usuario

ENTRADAS

SALIDAS

Usuario

Retroalimentacin Esquema 2 Este esquema presenta un ejemplo sencillo que puede asimilarse a cualquier tipo de sistema abierto empresarial.

HADWARE

Dispositivos E/S Memoria principal Memoria auxiliar

Equipos de procesamiento

ENTRADA

PROGRAMAS DATOS

HARDSOFTWARE

Sistemas Operativos Plataforma o Ambiente de trabajo Compiladores Intrpretes Programas utilitarios Biblioteca Archivos Pblicos

RESULTADOS

SALIDA

SOFTWARE

Esquema 3 Sistema de Procesamiento de Datos (S.P.D.), este ejemplifica un sistema eminentemente computacional y su proceso interno, como su input es a travs de datos y programas; y su salida es de informacin como resultados.

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2.- Definicin de un SIA: Es el conjunto interrelacionado de elementos que tiene como objetivos la identificacin, manipulacin (recoleccin, preparacin, almacenamiento, actualizacin y recuperacin) y uso de toda aquella informacin que se considere relevante para apoyar la toma de decisiones. Si bien es cierto, los SIA's se relacionan habitualmente con la mecanizacin, no se debe perder el horizonte que la implementacin de un SIA puede ser tanto manual como mecnica o automtica. Consideraciones para tener presentes: Los SIA's son sistemas que existen para y en funcin de los objetivos organizacionales. La informacin que proveen es determinada mediante el conocimiento de los procesos especficos que implementan las decisiones que conforman un Sistema de Administracin. En una Organizacin pueden existir tantos SIA's como subconjuntos de decisiones se quisieran identificar y apoyar. Los elementos que componen un SIA pueden ser implementados de manera manual o computarizada dependiendo de su naturaleza o conveniencia. Las alternativas de implementacin deben supeditar su sofisticacin tecnolgica a los requerimientos de manipulacin e interfase que requieran los usuarios y a los recursos con que cuenta la Organizacin.

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Desarrollo de un SIA: El desarrollo de un SIA, es un proceso complejo y conflictivo, tanto por el tipo de recursos que emplea como por la incidencia que ste tiene sobre el desempeo Organizacional. Al comenzar cualquier anlisis sobre un SIA en desarrollo o en operacin, es frecuente encontrar insatisfaccin tanto en administradores y usuarios como en analistas de sistemas y encargados de proyectos. Cada involucrado deslinda su responsabilidad, respecto de su propia ineficiencia, a los dems, razn por la cual se causan tantas interferencias al querer llevar a cabo el desarrollo de un SIA. Para analizar estas situaciones se presenta, a continuacin, un listado de Pros y Contras en el desarrollo de un SIA: Dificultades posibles Abarcar muchas aplicaciones al mismo tiempo Personal asignado al proyecto no es adecuado Direccin del equipo de trabajo no es idnea No se ha detectado a tiempo reas problema El impacto de la inversin inicial es demasiado fuerte Desconocimiento de los usuarios de los procesos originales Dificultoso estudio de factibilidad por excesiva oferta Demora de los proveedores en la entrega de equipos eleva el costo inicial Inconsistencias de objetivos propuestos (usuarios v/s Analistas) Falta de control del desempeo (en el SIA y/o en el Proyecto) Desconocimiento de los administradores respecto de las recomendaciones tcnicas
Resumen de las reas principales del conocimiento de los sistemas de informacin Sistemas de Informacin

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3.- Modelo Conceptual de un SIA Existen dos tipos de actividades en un sistema, las realizadas por personas llevadas a cabo por mltiples funciones y las asignadas a la automatizacin (preferentemente en una computadora), que se llevan a cabo en forma centralizada. La centralizacin de los procesos que habitualmente se encuentran dispersos en la Organizacin, es una de las caractersticas claves de los SIA. Esta se produce principalmente por factores econmicos. El procesamiento centralizado permite aprovechar economas de escala, lo que redunda en un menor costo de proceso, sin embargo, resulta ms importante el hecho de tener la informacin almacenada y disponible de forma centralizada, en medios magnticos (o alternativos, pticos o lser) de fcil acceso y con la rapidez de clculo de una computadora, se pueden realizar cmputos y operaciones que seran imposibles de manera manual. Estos cmputos pueden tener un alto valor econmico para la Organizacin. El conjunto de equipos computacionales y de actividades relacionadas a ellos, lo llamaremos Interior del SIA. Tambin conocido como Sistema de Procesamiento de Datos o SPD. Todas las actividades realizadas por personas y que quedan fuera del Interior, pero que interactan con l por medio de informacin lo denominaremos como Exterior del SIA. As, todo lo que queda fuera de los equipos computacionales y que corresponde a su entorno prximo y remoto, y que no es medio ambiental, es el Exterior. Se puede precisar el Exterior basados en el siguiente punto de vista. Primero, se definen las Funciones Administrativas como aquellas que incluyen todas las labores de coordinacin, planificacin y control, adems de las de tratamiento de la informacin llevada a cabo por personas de la Organizacin. Tales funciones pueden agruparse sobre la base del grado de estructuracin de las mismas. Entonces, una funcin ser estructurada cuando con ella se pueda desarrollar un procedimiento o programa que puede ser efectuado en forma mecnica o automatizada por una persona o por una mquina. (p.e. Calcular el sueldo de un Trabajador). Una funcin ser no estructurada si no se puede desarrollar procedimiento alguno para su realizacin. Naturalmente, la funcin ser semiestructurada si ella es parcialmente programable. Obviamente, la funcin estructurada es la que presenta la mayor posibilidad de ser mecanizada o automatizada. En la Figura 1, se representan en forma generalizada las funciones, el Interior, el medio ambiente y los procesos.

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S.I.A. EXTERIOR

FUNCION ESTRUCTURADA

FUNCION SEMIESTRUCTURADA

M E D INTERIOR I O INTER FASE A M B I E

INTER FASE

SOFTWARE ARCHIVOS HARDWARE

FUNCION ESTRUCTURADA

N T E

PROCE SO S Figura 1.-En la figura se aprecia el bosquejo esquemtico del flujo general de informacin, estos son los canales que
unen el Interior al Exterior, las funciones entre s y stas con el medio ambiente y los procesos. Estos flujos son parte integrante del Exterior.

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Cabe hacer notar que todo el funcionamiento del Exterior del sistema est regido por procedimientos que regulan los procesos, acciones, decisiones y el flujo de informacin. Tambin es necesario indicar que los procesos de toma de decisiones no se limitan exclusivamente al Exterior, sino que existen decisiones y acciones de control programables, parta las cuales es factible desarrollar reglas de decisin asignadas al Interior. La distincin realizada entre Interior y Exterior, resulta extremadamente til al momento del diseo, pues permite definir dos problemas que pueden resolverse en forma relativamente aislada y secuencial; uno es el problema de diseo del exterior (especificacin del sistema desde el punto de vista de la Organizacin) y el otro es el diseo del Interior (asociado al equipo de procesamiento). Al presentar un SIA en estos trminos (Interior - Exterior), se debe tomar una serie de decisiones de diseo, entre otras, qu funciones cubrir el sistema, cmo se realizarn esas funciones, qu se llevar a cabo en el Interior y qu en el Exterior, o el grado de automatizacin, flujos de informacin, etc. Estas decisiones involucran ciertos requerimientos de procesamiento que debern ser satisfechos por el Interior. Resulta claro que, para tomar las decisiones de diseo, se debe considerar el valor asociado a los procesos de decisiones y el costo de proveer la informacin (Exterior e Interior respectivamente).

4.- Caractersticas de un SIA Evolucin de los SIAs: Los primeros sistemas computacionales llevaban un registro unitario de la informacin con una acumulacin secuencial de datos, las salidas de resultados eran listados dantescos que peridicamente deban ser chequeados y representaban generalmente saldos. Complementariamente, emitan resmenes de informacin. En un segundo nivel de perfeccionamiento se visualiza cuando se agregan niveles de reordenamiento automtico, es decir un nivel de toma de decisiones simple p ej. Comprar materiales. Para esto se agrega un procedimiento de decisin que indica cuando es necesario el reordenamiento y se emite un listado con instrucciones del procedimiento para comprar materiales. Un tercer nivel es aquel que agrega procedimientos de decisiones selectivas como por ejemplo, definir cual es el mejor proveedor en forma automtica. Esta disminuye el tiempo de confeccin de la orden de compra en forma manual. Por tanto se requiere que el nivel de informacin del registro incorpore datos adicionales necesarios para la toma de la decisin, ms archivos adicionales que manejen parmetros relacionados al tema y que no sea una relacin directa con el registro inicial. Esto tambin requiere procedimientos adicionales.

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Un cuarto nivel es aquel que incorpora requerimientos de informacin inmediata, denominados de tiempo real por medio de computadoras terminales conectados en lnea a un computador central (centralizacin). Los niveles descritos requieren procedimientos cada vez ms complejos, modelos decisionales ms complicados, por tanto podemos definir generaciones en forma similar a las de las computadoras: 1 Generacin (1950-1964) : Implementacin de funciones nicas, automatizacin de funciones simples y bien definidas. Enfasis en la mquina, por las dificultades de programacin de la poca. : Sistemas multifuncionales, integracin de varias funciones en un solo sistema. Enfasis en explicitar y mejorar el proceso de desarrollo o construccin del sistema. : Sistemas de multinivel, abarcan los sistemas estratgicos de toma de decisiones en los altos niveles de la organizacin Necesidad de una mejor comprensin de la organizacin ( est relacionado al Desarrollo Organizacional).

2 Generacin (1964-1968)

3 Generacin (1968-1980)

4 Generacin (1980- ala fecha) : Sistemas globales, insertos en la organizacin abarcando los sistemas de gestin en todos los niveles de la empresa. Necesidad de ver la organizacin desde el punto de vista del cliente y las relaciones complejas que se generan en un mercado global. Caractersticas ms relevantes i. ii. El sistema opera sobre un horizonte de tiempo dado, las especificaciones permanecen aunque cambien los programas individuales. El SPD debe procesar muchos tipos diferentes de entradas y salidas, los recursos interiores deben ser asignados a las varias actividades y las acciones programadas en forma dinmica. El procesamiento en el interior debe ser dividido y estructurado segn las capacidades del hardware. Los datos se almacenan en archivos por perodos variables de tiempo. La organizacin de los datos es importante en este punto. Los programas mismos deben ser almacenados y resguardados, y estar disponibles a requerimiento. Una gran cantidad de software debe ser desarrollado especialmente. Se debe optimizar el proceso antes de la etapa de desarrollo debido al alto costo de implementacin en Hardware y Software. Los requerimientos y capacidades del sistema son dinmicos (cambiantes) por tanto el diseo ptimo debe ser dinmico.
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iii. iv.

v. vi. vii.

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5.- Ejemplos de SIA Los ejemplos que se presentan a continuacin corresponden a un desarrollo de carcter intuitivo, utilizando nomenclatura estndar:
FUNCION ADMINISTRACION DEL PERSONAL FUNCION RECOLECCION DE DATOS COMPUTADOR (CALCULO DE SUELDOS) Informacin para pagar FUNCION PAGO DE SUELDOS

Datos sobre poltica de sueldos

Datos para clculo sueldos

Otros Insumos

PERSONAL

Servicios o Productos

Ejemplo 1

Sistema de sueldos

Expansin de las funciones de las aplicaciones de negocio de los sistemas de informacin. Negocio y comercio electrnico: desde la dcada que comenz en 1990 Sistemas de negocio y comercio electrnico basados en Internet Operaciones empresariales habilitadas en la WEB, de negocio electrnico y de comercio electrnico globales en Internet, intranets, extranets y otras redes Apoyo estratgico y al usuario final: dcada que comenz en 1980 Sistemas informticos para el usuario final Apoyo informtico directo para la productividad del usuario final y la colaboracin de grupos de trabajo Sistemas de informacin ejecutiva Informacin crtica para la alta direccin Sistemas expertos Consejo experto basado en el conocimiento para usuarios finales Sistemas de informacin estratgica Productos y servicios estratgicos para una ventaja competitiva Apoyo a la toma de decisiones: dcada que comenz en 1970 Sistemas de apoyo a la toma de decisiones Apoyo interactivo y especfico del proceso directivo de toma de decisiones Reportes administrativos: dcada que comenz en 1960 Sistemas de informacin administrativa Reportes de administracin de informacin preespecificada para apoyar la toma de decisiones Procesamiento de datos: dcada que comenz en 1950 Sistemas de procesamiento de datos electrnico Procesamiento de transacciones, almacenamiento de registros y aplicaciones tradicionales de contabilidad

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Creciente participacin de los usuarios finales y de los gerentes en

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Expansin de las funciones de los SI en los negocios y la

6.- Conceptos Entorno de un SIA Todo aquello que rodea al SIA y que se encuentra ms all de sus fronteras, generalmente corresponde al resto de las funciones de la organizacin y que no son parte del SIA. En el entorno encontramos funciones organizacionales, estratgicas y de gestin, como tambin funciones de relacin con el medio ambiente. Fronteras de un SIA Son los lmites del SIA, que pueden no ser tan claros o bien considerados como flexibles segn la ubicacin y alcance del SIA. Al igual que las fronteras geogrficas, sirven para delimitar el alcance de responsabilidades del SIA y el rea que ste abarcar. Entradas y Salidas Son los flujos de ingreso y egreso de datos e informacin incluyendo, segn el caso, insumos, trabajo(mano de obra), servicios, tecnologa, etc. Se debe tener en cuenta que un SIA, dada su ubicacin, puede tener mltiples flujos de entrada y salida, y que para su desarrollo cada subsistema posee sus propios flujos. Proceso Conjunto de tareas y actividades relacionadas, cuyo fin es la transformacin del flujo de entrada en un producto o flujo de salida. En un proceso las tareas y actividades se ordenan de manera que la transformacin de los flujos se realiza con un cierto orden determinado. 7.- Metodologa de desarrollo de un SIA
El desarrollo de soluciones de sistemas de informacin utiliza siempre una metodologa base como se aprecia en la figura

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8.- Definicin de las etapas para el desarrollo de un SIA Las etapas a aplicar en el desarrollo de un SIA, as como el enfoque empleado, siempre depender de la organizacin. A continuacin revisaremos las actividades que se realizan en cada etapa a desarrollar. Determinacin de las necesidades El propsito de esta etapa es Identificar y delimitar en forma precisa el rea problema involucrada as se puede determinar si el SIA es necesario o no, o si se debe modificar uno existente; esto nos permite evaluar la conveniencia de seguir el estudio en mayor detalle. Es decir, que esta etapa es la investigacin inicial que permite evaluar un problema, determinar lo que resulta insatisfactorio en el actual modo de hacer las cosas, e identificar los objetivos probables para el estudio de factibilidad. Las ideas preliminares se originan en diferentes fuentes: Requerimientos del usuario Instrucciones de un administrador Recomendaciones de analistas de sistemas y/o analistas de organizacin y mtodos Decisiones a priori existentes en un plan de informtica Naturalmente, la prctica dice que se produce un cruzamiento entre todas las fuentes generadoras. Las ideas sern analizadas por el Comit de Informtica, quin decidir si se implementar o no la siguiente etapa. Al finalizar la etapa de determinacin de necesidades, la documentacin debera contener al menos la siguiente informacin tipo: Definicin del problema, original. (Fuente) Antecedentes aportados por los usuarios (validacin) Ambito de cobertura del estudio (Alcance) Descripcin de la situacin actual y estructura administrativa que lo soporta (Diagnstico) Planteamiento del problema El por qu no se ha resuelto el problema directamente o por otros sistemas (Justificacin) Alternativas de solucin y su descripcin (Propuesta) Curso de accin a seguir (Recomendacin) Actividades generales Entre las actividades generales de esta etapa se pueden mencionar las siguientes:

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Estudio de factibilidad 3. 3.1 Anlisis de costos y beneficios en un SIA Presentacin del problema

Es un proceso iterativo y que se realiza a lo largo de todo el ciclo de vida del SIA. Es muy til para evaluar la conveniencia de efectuar el estudio de factibilidad o para asignar las prioridades entre un portafolio de proyectos potenciales, o para decidir si se sigue o no con el desarrollo de un SIA luego de evaluar los resultados del diseo lgico y fsico, o por ltimo, para evaluar la continuidad o trmino de un Sia en operacin. En cada caso la estructura del anlisis es la misma y slo vara el nfasis de las fases del desarrollo de un SIA, y/o el grado de conocimiento que se va obteniendo sobre el comportamiento de las variables que originan costos y beneficios. Cuatro son las caractersticas que se mencionan como primarias para llevar a cabo un anlisis de este tipo: a. La explicitacin del uso que se dar a los resultados del anlisis b. La oportunidad en que se llevar a cabo el anlisis c. El mbito del anlisis, la profundidad y/o exhaustividad con que se considerarn las diferentes variables que son causas de costo y beneficio d. El criterio que se usar para dar peso relativo, en el tiempo, a los diferentes parmetros.

3.2

El valor de la informacin

Presente en todo el esquema anterior, est el hecho que la informacin, cuya utilizacin inducir costos y cuyo uso implicar beneficios, es algo de naturaleza multidimensional y difcil de precisar. Para cualificar la informacin se usan los siguientes aspectos: a. b. c. d. e. Contenido especfico de un informe Selectividad con que se provee la informacin Veracidad Confiabilidad Flexibilidad

El valor de la informacin se genera por la influencia que su uso pueda tener en determinados eventos, sean estos influenciados por personas o por sistemas automatizados.

3.3

Medicin de beneficios

Entre las formas de medir beneficios se encuentran las siguientes:

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a.

b. c. d.

e.

La reduccin de los costos operacionales en actividades externas al SIA y que son apoyadas por ste. La reduccin entre lo actual y lo nuevo representa el valor del nuevo SIA. La mejora de servicios en las actividades apoyadas por el SIA. La mejora en la informacin provista para la toma de decisiones, sobre todo para niveles estratgicos y tcticos. La mejora en las actividades propias de la manipulacin de la informacin que lleva a reduccin de costos por: omisin de actividades, reduccin de errores, aumento de flexibilidad, aumento en la velocidad de desarrollo de las actividades, mejoras en las actividades de control, etc. Otros beneficios posibles de obtener de un SIA, como por ejemplo los que provienen de actividades de clculo e impresin, almacenamiento de datos, reestructuracin de sistemas, etc.

3.4

Medicin de costos

En cuanto a los costos, es necesario diferenciar los siguientes tipos: a. b. c. Costos de operar el sistema actual Costos de desarrollo de cada alternativa considerada en el estudio de factibilidad Costos de operacin de las alternativas proyectadas en el tiempo.

Para las alternativas a y b, los costos asociados son del mismo tipo: i. Personal para la operacin del sistema (operadores computacionales y operadores de procedimientos administrativos) ii. Infraestructura requerida iii. Uso del computador (considerar computadoras existentes y posibles cambios tecnolgicos) En cuanto a la alternativa c, considrese lo siguiente: i. Sealar valores de tal modo que ellos reflejen las situaciones ms probable, ms optimista y ms pesimista ii. Asignar peso relativo a los costos iii. Presentar rangos de confianza, para cada uno de los tems considerados iv. Hacer uso de teoras decisionales (bayesiana) Respecto de los costos de desarrollo e implementacin hay que considerar los siguientes: i. Desarrollo de las diferentes fases del SIA ii. Mantencin del SIA una vez que est en operaciones iii. Conversin de aquellas partes del sistema actual que seran de uso en el nuevo SIA iv. Desarrollo de manuales de instruccin y operacin v. Bsqueda y entrenamiento de personal vi. Implementacin piloto del sistema (o partes de l) En el anlisis final, con los valores de costos y beneficios as determinados o estimados, se est en condiciones de efectuar los anlisis econmicos que se estimen convenientes.
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Para lo anterior se puede utilizar el clculo del valor presente para cada alternativa considerada, como sigue:
n

VP

t 0

B C (1 d )
t

t t

Donde: VP= valor presente; Bt= valor de los beneficios en el perodo t; Ct= valor de los costos en el perodo t; d= tasa de descuento y n= vida til del proyecto. La comparacin puede hacerse basndose slo en un indicador, o bien usando criterios mixtos como: a. maximizacin de beneficios con respecto a costos dados b. minimizacin de costos para un nivel dado de beneficios c. maximizacin de beneficios netos

Estudio tcnico Revisado todo lo anterior se deduce que el estudio tcnico debe responder la siguiente pregunta Se dispone de los recursos y de las herramientas tcnicas y metodolgicas necesarias para desarrollar el proyecto? Estudio Operacional Del mismo modo, el estudio operacional responde al siguiente requerimiento Se dispone de los recursos y de la decisin necesaria para operar el SIA solucin? Estudio Econmico Para terminar el estudio Econmico que es el ms complejo debe responder lo siguiente Es conveniente, en cuanto a costos y beneficios que se generen, desarrollar el proyecto?

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Diseo lgico de un SIA Propsito de la etapa Identificar, caracterizar y especificar el conjunto de decisiones y/o actividades organizacionales apoyadas por el SIA y los correspondientes requerimientos de informacin. En esta etapa se debe entender la relacin entre el Sistema de Administracin y el Sistema de informacin administrativo, tal como se aprecia en la figura:
SISTEMA DE ADMINISTRACIN

DATOS

PROCESO DE MANIPULACIN DE DATOS

INFORMACION

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES

DECISION

SISTEMA DE INFORMACIN ADMINISTRATIVO

La dificultad de llevar a cabo esta etapa reside, principalmente, en la delimitacin de las reas de inters, dado que es difcil separar el proceso de determinar los requerimientos de informacin que sern satisfechos por el SIA, del proceso de caracterizar el sistema de administracin que ser apoyado por dicho SIA. Lo anterior lleva a argumentar que antes de desarrollar un SIA se debiera proceder a racionalizar y/o estructurar los esquemas administrativos (procedimientos). Una forma de hacerlo es la siguiente: a. Entradas a esta etapa: provienen de dos fuentes, las pautas entregadas por el comit de informtica a los resultados del estudio de factibilidad, y de la documentacin que se tenga sobre los actuales procedimientos administrativos de la empresa o de la documentacin que exista sobre sistemas similares desarrollados en otras empresas. Salidas de esta etapa: Conforman las especificaciones lgicas del sistema, es decir, la referencia a que dicha actividad se refiere a QUE es lo que se pretende sea el sistema; por el contrario la referencia fsica dice relacin con el COMO las especificaciones lgicas seran ms adecuadamente implementadas. Esto implica que los procesos de diseo lgico y diseo fsico no son necesariamente secuenciales. Por lo tanto, este conjunto de salidas del diseo lgico puede constar de requerimientos: i. Iniciales
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b.

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Funcionales De Salida De entrada De Procedimientos De Recursos humanos De Recursos de financieros De administracin De medicin del desempeo, dentro de estas, de: 1. Costo 2. tiempo 3. eficiencia 4. seguridad 5. capacidad En los casos en que se pueden cuantificar estos factores, las mediciones son de fcil operacin; no ocurre lo mismo en el caso de no poderse cuantificar. En estos casos deben crearse escalas que permitan encasillar los resultados. Proceso de diseo lgico Las actividades de esta etapa no son estndares por lo cual y slo para efectos metodolgicos, se aplicar un enfoque de sistemas considerando los siguientes aspectos: 1. El proceso de diseo de un sistema se debe enfrentar de la siguiente forma: a. Analizar los objetivos del sistema y sus correspondientes medidas de efectividad b. Determinar un conjunto de criterios para generar, evaluar y seleccionar la alternativa ms adecuada. c. Generar alternativas de solucin para alcanzar los objetivos planteados. d. Analizar y caracterizar cada una de las alternativas de solucin. e. Evaluacin de las alternativas consideradas f. Seleccin de la alternativa ms adecuada g. Especificacin (o sea, formalizar adecuadamente la documentacin) de la alternativa seleccionada. h. Diseo especfico de las actividades, mtodos y procedimientos que, al entrar en operacin interrelacionadamente, permiten que se obtengan los objetivos del sistema. Depender de cun buena haya sido la seleccin realizada, el grado de efectividad que se logre con la alternativa implementada. La preocupacin por los Sistemas de Administracin nace de la necesidad de conocer cul era aquel sistema que tena al SIA como componente funcional y por conocer alguna forma de determinar cul es la informacin relevante que debe manjar dicho SIA. Siempre se proceder a desarrollar el SIA de derecha a izquierda, es decir, determinando primero el QUE y despus el COMO. por lo anterior el esquema de trabajo para el proceso de diseo lgico de un SIA ser el siguiente:
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ii. iii. iv. v. vi. vii. viii. ix.

2.

3. 4.

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a. Estudio y anlisis del sistema actual: tanto en lo que se refiere a las actividades de gestin como a las de manipulacin y uso de informacin; ello con el objeto de visualizar en detalle el rea problema. b. Estudio, anlisis y diseo del Sistema de Administracin, asociado al SIA a desarrollar. c. Estudio, anlisis y diseo del SIA objeto. Enfoques para el estudio del sistema actual El informe general que debera entregar el estudio del sistema actual podra resumirse del siguiente modo: 1. Descripcin global: historia de la empresa, antecedentes del sector industrial en el que se encuentra la empresa, metas y objetivos, polticas y prcticas de administracin principales existentes en la empresa, regulaciones legales existentes, etc. 2. Descripcin estructural: identificacin de productos y/o servicios comprometidos, de mercados, de materias primas, de recursos tipo, etc. 3. Descripcin operativa: descripcin y formalizacin de diagramas y flujos de productos, materias primas, servicios, informacin, etc. 4. Descripcin de evaluaciones: medidas de efectividad y de eficiencia existentes, incluyendo los rangos establecidos; todo asociado a los objetivos, metas, actividades y recursos ya descritos. Para llevar a cabo el estudio del sistema actual se puede proceder de dos maneras: 1. El enfoque deductivo: donde se espera que los administradores planteen los objetivos y las metas 2. El enfoque inductivo: que procede a documentar en detalle las operaciones que se llevan a cabo en el sistema actual y los recursos involucrados. En la prctica se emplean enfoques que en general, son mezclas de los dos enfoques sealados. En todo caso hay que recordar que las actividades as documentadas pueden cambiar en el nter tanto ya que la Organizacin no es esttica para los propsitos de este estudio.

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Actividades en el estudio del sistema actual Las siguientes son algunas actividades y resultados que ayudan a conocer y formalizar el sistema actual: a. b. c. Definicin del problema y mbito del estudio Estudio de la Organizacin La Organizacin con respecto a su medio ambiente. Conocer acerca de: i. Tecnologas usadas ii. Estructura econmica iii. Regulaciones gubernamentales iv. Estimaciones sobre desarrollos futuros La Organizacin con respecto a su estructura interna, como por ejemplo: i. Estrategias y polticas generales ii. Estrategias y polticas funcionales de marketing iii. Estudio de la estructura organizacional iv. Estudio de la estructura funcional de marketing Flujos de productos y/o servicios Flujos de informacin, como por ejemplo: i. Enfoque departamental ii. Enfoque estmulo respuesta iii. Enfoque orientado a la accin iv. Enfoque informacin objeto v. Enfoque anlisis de salidas Documentacin de procedimientos Evaluacin de desempeo del sistema actual Anlisis y evaluacin del sistema actual Observaciones finales

d.

e. f.

g. h. i. j.

Consideraciones sobre las entrevistas El siguiente listado de observaciones permitira, por un lado, obtener datos cualitativos y cuantitativos respecto de polticas y procedimientos organizacionales y, por otro lado, obtener respuestas francas y completas de las personas que estn en conocimiento de dichas polticas y procedimientos: a. b. c. d. e. Observaciones sobre factores motivacionales Observaciones sobre preparacin de una entrevista Directrices para una entrevista Cuestionamientos del entrevistador Uso de cuestionarios

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Herramientas de documentacin La necesidad de documentar Durante el estudio del sistema actual es numerosa la informacin y antecedentes que son generados. El anlisis y evaluacin de los antecedentes que describen el estudio del sistema actual, es un proceso que fuera de involucrar un gran nmero de personas, con gran diferencia de intereses entre ellos (analistas, usuarios, administradores), es iterativo y se prolonga por un perodo de tiempo que, a veces, es considerable. Es conveniente contar entonces con algn tipo de documentacin que permita comunicar a los analistas con los usuarios y a estos con los administradores. A continuacin se indican algunos mtodos manuales de documentacin aplicables tambin en la fase de diseo lgico: 1. 2. Tablas de informacin: representacin tabular de relaciones entre dos o ms entidades documentables. Diagramas de flujo: Conjunto de smbolos grficos conectados por lneas dirigidas. Cada elemento representa acciones o decisiones, mientras que las flechas representan la secuencia en que se realizan dichas acciones. Diagramas de decisiones e informacin: Las ventajas visuales del diagrama de flujos a llevado a su aplicacin en la relacin de decisiones e informacin entre unidades administrativas que conforman un determinado procedimiento o entre los componentes funcionales que conforman un determinado SIA. Tablas de decisiones: en las cuales se expresan las relaciones entre cursos de accin posibles y las condiciones que implicaran seguir tales cursos de accin. Una tabla de decisin se compone de tres partes: El conjunto de decisiones posibles, el conjunto de acciones posibles y el conjunto de reglas de decisin. Tipos de tablas: i. Tablas de entrada limitada ii. Tablas de entrada determinada iii. Tablas de entrada mixta Diagramas globales de requerimientos: representacin grfica de las relaciones globales que se producen entre los procesos de toma de decisiones y sus correspondientes entradas, salidas y recursos Mallas y matrices: Otra forma de documentacin son las mallas de decisiones y las de informacin y las matrices de decisiones y las de informacin.

3.

4.

5.

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Enfoque para el desarrollo de la fase de identificacin y caracterizacin del Sistema de Administracin asociado al SIA objeto Conocido y evaluado el sistema actual, estamos en condiciones de definir, en ms detalle, el rea problema en la cual se enmarcar el SIA a ser desarrollado (objeto). Lo anterior generalmente se traduce en definir los objetivos que deber satisfacer el SIA o, en otras palabras, que resultados deben esperarse de l. A modo de ejemplos de objetivos de Sistemas de Administracin estn los siguientes: 1. Para el manejo de materiales: proveer, almacenar y controlar el uso de determinados materiales de la empresa, de modo de satisfacer en un 98% al mnimo costo, los requerimientos de las unidades productivas. Para el Control de costos: determinar, estandarizar y controlar los costos de cada uno de los centros productivos de la empresa. Para control presupuestario: determinar los esquemas presupuestarios a utilizar, e identificar los rubros tipo sobre los cuales dichos esquemas sern aplicados, adems, llevar a cabo y controlar la ejecucin presupuestaria.

2. 3.

Los objetivos de un sistema de administracin deben definirse de modo de extraer de ellos tanto los resultados esperados del sistema, como las formas en que tales resultados sern evaluados (medidas de efectividad).

Otros factores importantes a considerar son los siguientes: 1. 2. 3. 4. El medioambiente de un Sistema de administracin: aportes y restricciones del medio Los recursos del sistema de administracin: basados en restricciones de tipo y cantidad de recursos a utilizar. Las componentes funcionales de un SA: como la subdivisin de funciones a partir de una macro funcin. Alternativas para generar componentes funcionales: mantener siempre alternativas funcionales dado que la conformacin funcional no necesariamente es nica y requiere slidos conocimientos tanto del rea problema como de diseo. Estudio de las estructuras funcionales: Luego de lo anterior se est en condiciones de generar las estructuras funcionales alternativas del nuevo sistema. Definicin lgica de componentes funcionales: Determinada la estructura funcional se est en condiciones de definir lgicamente cada una de sus componentes elementales, al igual que sus interrelaciones. Para ello podemos utilizar las siguientes herramientas: i. Diagramas SADT ii. Diagramas HIPO (IBM) iii. Mallas de decisiones
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iv. Matrices de especificacin de decisiones Definicin fsica de componentes funcionales: Habiendo definido el QUE, estamos en condiciones de definir el COMO implementar dicho sistema. Aqu debemos considerar: i. La generacin de alternativas ii. El estudio de las alternativas generadas iii. Otras consideraciones para el anlisis de las alternativas de transformacin Relaciones entre niveles de decisiones: El anlisis de las decisiones que son generadas por las funciones elementales del SA, permite conocer el nivel organizacional en el cual est situado dicho sistema y por ende, conocer sus correspondientes variables exgenas. Anlisis de decisiones no estructuradas: Analizar las decisiones tomadas por funciones no estructuradas y sus requerimientos de informacin. La funcin del negocio electrnico en las empresas

Internet

Proveedores y otros Socios de negocio Extranet

Lmite de la empresa

Administracin de la cadena de suministro: Suministro, distribucin y logstica

Intranets Ingeniera e investigacin Intranets Manufactura y produccin Contabilidad y finanzas

Administracin de las relaciones con los clientes: Mercadotecnia, ventas, servicio al cliente

Extranet Consumidores y clientes del negocio

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Enfoque para la Identificacin y caracterizacin del SIA Identificado y caracterizado el SA que ser implementado, estamos en condiciones de definir en ms detalle los requerimientos de informacin que deber satisfacer el SIA que apoye tal SA. Para esta etapa debemos considerar lo siguiente: 1. 2. Identificacin de requerimientos de informacin: con el objeto de visualizar los distintos flujos de informacin que deber manipular y proveer el SIA Identificacin de procesos de manipulacin y uso de informacin: construir las mallas y matrices de informacin as se definen las mallas que involucran a los procesos estructurados y no estructurados. Especificacin de requerimientos de informacin: Identificados los procesos, las entradas y las salidas del SPD, es necesario documentarlos; igual cosa sucede con los procesos que se implementarn manualmente. Diccionario de datos: conjunto centralizado de atributos que especifican la identificacin y caracterizacin de los datos, desde el punto de vista de un usuario. Algunos de estos atributos son: i. De identificacin ii. Para control administrativo iii. De informacin para seguridad iv. De informacin para validacin v. De informacin para relaciones lgicas vi. De informacin para relaciones fsicas Diseo de procedimientos administrativos: generar alternativas de implementacin administrativas de las tareas que conforman los procesos del SA, del SIA y del SPD; para que dichas tareas se realicen interrelacionadamente.

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La figura nos presenta una caracterizacin de los diferentes sistemas de informacin.

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Diseo fsico de un SIA El problema de diseo Fsico Generalidades Se puede decir que el problema de diseo fsico de un SIA comienza cuando todas las necesidades de informacin de los usuarios han sido identificadas, caracterizadas, evaluadas y especificadas (documentadas). Lo anterior no es totalmente cierto si recordamos que las etapas de diseo lgico y fsico son iterativas y que muchas de las decisiones de diseo lgico tienen que ser modificadas debido a las restricciones que se imponen durante el diseo fsico. En otras palabras, en forma iterativa pasamos de decisiones que tienen que ver con responder a la pregunta qu debe hacer el sistema?, hasta decisiones que tienen que ver con alternativas para decidir cmo construir dicho sistema?. De este modo hemos visto que el diseo lgico busca identificar el lugar que, dentro de la Organizacin y de su estructura y procesos de toma de decisiones, tiene el SIA a desarrollar. En cambio el diseo fsico busca generar alternativas de solucin al problema de cmo manejar y procesar computarizadamente la informacin; dentro de estas alternativas, se deber seleccionar cul debiera ser la ms adecuada configuracin computacional (hardware, software), en caso que sta sea requerida. Lo anterior obliga a tener un conocimiento profundo acerca de las capacidades del equipo computacional, sus modos de operacin y de las formas de estructurar y organizar la informacin. Durante el desarrollo del diseo fsico se pueden producir cambios tanto tecnolgicos como organizacionales que afecten las decisiones de esta etapa. Propsito del diseo fsico Consiste en decidir y especificar las caractersticas e interrelaciones de los elementos que intervendrn en el procesamiento computarizado de los datos, de modo que estos: Cumplan con los requerimientos definidos en el diseo lgico (efectividad del SPD) Se ajusten a las normas y restricciones que impone la Organizacin (factibilidad y compatibilidad del diseo) Tiendan a satisfacer ciertos criterios de evaluacin (funcin objetivo) que se hayan predefinido (eficiencia en la eleccin de la mejor alternativa) Una breve descripcin de las entradas, salidas y funcin objetivo nos permitir presentar los elementos que intervienen en este proceso de diseo:

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ENTRADAS (antecedentes): a. Marco general plan de informtica Mtodos y normas b. Disponibilidades y restricciones Hardware Software Recursos c. Requerimientos definidos en el diseo lgico d. Otras entradas Aplicaciones similares Caractersticas del mercado de hardware y software

Funcin Objetivo

Proceso de diseo fsico

SALIDAS (especificaciones de los elementos que componen el diseo elegido): a. Hardware a utilizar b. Software a utilizar c. Organizacin fsica de los datos d. Definicin de los programas e. Organizacin del procesamiento f. Procesos no computarizados g. Modo de operacin h. Plan de implementacin

Caractersticas del proceso de diseo fsico Con el fin de generar las especificaciones del subsistema de procesamiento computarizado, de acuerdo a la funcin objetivo, el analista deber: Seleccionar o identificar la configuracin computacional con la cual operar el SIA Disear el software de aplicacin requerido, en trminos de programas, estructuras de datos, organizacin de archivos, mtodos de acceso, organizacin del procesamiento, modo de operacin, etc. Decidir acerca de la modalidad a seguir para llevar a cabo la conversin al nuevo sistema Llevar a cabo un estudio de costos y beneficios del diseo resultante Otras caractersticas generales son: a. El imput bsico para comenzar la etapa de diseo fsico es la especificacin de los requerimientos lgicos generada en la etapa de diseo lgico b. El proceso de generacin de alternativas de diseo significa tomar decisiones sobre la alternativa a implementar. c. Sin perjuicio de que esta tipificacin de decisiones reduce en algn grado la complejidad del problema, an es muy grande la cantidad de variables que es necesario tener en cuenta, y ellas en ningn caso son independientes entre s d. Una alta proporcin de las decisiones de este proceso es de naturaleza poco cuantificable

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Actividades durante el diseo fsico Debido a las caractersticas del proceso de diseo fsico, es muy difcil encontrar un mecanismo o metodologa nica y perfectamente definida que asegure una optimizacin global del diseo. Una vez definidos los equipos computacionales y la funcin objetivo, el problema de diseo consiste en determinar y especificar las restantes variables que intervienen para lo cual se proponen las siguientes actividades: 1. Determinar subsistemas a. Funciones del SIA que son apoyadas por la informacin b. Periodicidad de procesos de la informacin c. Tema de la informacin d. Archivos que se manejarn 2. Determinacin de conjuntos de datos y procesos elementales 3. Generacin de diseos factibles 4. Evaluacin y eleccin del mejor diseo 5. Especificacin del diseo elegido

Determinacin del Hardware y software La traduccin de los requerimientos de informacin ya establecidos a una especificacin que permita una implementacin de un hardware y en un software concretos, implica decidir respecto al equipo fsico que sustentar el sistema. Cuando no hay equipos disponibles nos enfrentamos al problema de decidir entre diferentes alternativas como: a. Arriendo b. Compra c. Otras formas

Seleccin de un equipo El proceso de seleccionar un computador es complejo pues comprende aspectos tcnicos y consideraciones econmicas. Consideraciones bsicas para la seleccin: a. Mltiples alternativas b. Heterogeneidad de componentes c. Medidas aproximadas d. Factores intangibles e. Factores humanos f. Tiempo g. Subjetividad h. El objetivo del usuario
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El objetivo del proveedor La ergonoma del equipo

Etapas en el proceso de evaluacin y seleccin Se pueden definir cuatro etapas bsicas: Anlisis y especificaciones de la necesidad Llamado a propuesta Evaluacin de las propuestas Seleccin

Especificaciones de un equipo disponible Cuando ya se dispone de un equipo debemos plantear especficamente aquellas caractersticas que se deben tomas en cuenta en el diseo para que sea operable. Comnmente las caractersticas que como mnimo hay que conocer se refieren a: a. Computador: Memoria Procesador Perifricos Sistema operativo Costo del equipo por tiempo y cantidad de uso Disponibilidad, costo y plazo de implementacin Otros perifricos Software incorporado al equipo Otros equipos

Seleccin de paquetes de software En el diseo del sistema, normalmente la mayor parte del Software debe desarrollarse. Sin embargo, existen programas ya desarrollados que se comercializan como paquetes y que deben considerarse como alternativa en el diseo fsico. Con todo la mayor parte de la etapa de diseo fsico corresponde a los analistas de sistemas tcnicamente capacitados para la seleccin adecuada de los equipos y de los software, con lo cual la intervencin de los usuarios en esta etapa esta determinada por su aporte en la etapa de diseo lgico.

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9.- Importancia de la administracin

y gestin de los datos

La informacin es un recurso vital de las organizaciones, que tiene que administrarse como cualquier otro activo importante del negocio. En la actualidad, las empresas no pueden sobrevivir o tener xito sin informacin de calidad acerca de sus operaciones internas y de su ambiente externo. Antes de seguir, comentemos algunos conceptos fundamentales acerca de cmo se organizan los datos en los sistemas de informacin. Se ha desarrollado un esquema conceptual de varios niveles de datos, que identifica las diferencias entre diversas agrupaciones, o elementos, de datos. De este modo los datos pueden organizarse de forma lgica en caracteres, campos, registros, archivos y bases de datos, del mismo modo como la escritura puede organizarse en letras, palabras, oraciones, prrafos y documentos. Definamos pues, estos elementos fundamentales: 1. Carcter: Elemento bsico de los datos lgicos, consistente en un smbolo nico, alfabtico, numrico o de otro tipo. 2. Campo: Es el siguiente nivel de datos. Un campo consiste en una agrupacin de caracteres relacionados. Por ejemplo, la agrupacin de los caracteres alfabticos en el nombre de una persona conforman el campo nombre. Un campo tiene dos componentes, el atributo y la entidad, es decir, que el campo representa a una entidad que tiene un atributo (caracterstica o cualidad). 3. Registro: Los campos debidamente relacionados conforman un registro. Lo que significa que un conjunto de campos interrelacionados son un registro o dicho de otra forma, un registro es el conjunto de atributos que describen a una entidad. Por ejemplo, el nombre, rut, fecha de nacimiento, direccin son campos que describen a una persona. 4. Archivo: Un grupo de registros debidamente relacionados y ordenados conforman un archivo de datos o tabla. As un archivo de empleados contendra los datos de los empleados de la empresa. El concepto de archivo se debe entender como un almacn o carpeta archivadora. Existen diferentes tipos de archivo, pero ello depende principalmente del tipo de aplicacin que genera dicho almacn. 5. Base de datos: Es una coleccin integrada de elementos de datos relacionados de manera lgica. La base de datos consolida los registros almacenados en archivos separados dentro de un grupo ordenado y comn de elementos de datos. Vase los siguientes diagramas para comprender mejor la importancia de los datos.

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Elementos de datos lgicos en los sistemas de informacin

Entidades y relaciones en una base de datos simplificada

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Almacn de datos y sus subconjuntos de mercados de datos contienen datos que han sido extrados de diferentes bases de datos

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Un ejemplo de sistema de procesamiento de archivos en un banco

Un ejemplo de enfoque de administracin de bases de datos en un sistema de informacin bancario

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Tres estructuras bsicas de bases de datos

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Diferentes dimensiones de una base de datos multidimensional

Es de esperar que slo revisando los esquemas presentados se entienda la importancia de los datos para la generacin del recurso ms preciado de las empresas en la actualidad como es la informacin.

Fin

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