FACULDADE SANTSSIMO SACRAMENTO

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ACCESS
O Access um dos programas de gerenciamento de banco de dados mais poderosos e flexveis venda atualmente. No importa se voc precisa de um registro simples do seu estoque domstico ou de um sistema de gerenciamento comercial completo, o Access poder ajud-lo em todas as tarefas. Embora o programa venha com muitos recursos para ajudar os iniciantes, ele no muito simples. Voc provavelmente no poder comear a us-lo sem receber instrues. O Access lhe permite coletar, armazenar e organizar informaes e tambm gerar relatrios que levam a concluses. Aqui esto algumas das coisas que voc pode fazer com ele: Digitar dados diretamente em um banco de dados ou import-los de outro programa Classificar, indexar e organizar como voc desejar Criar rapidamente relatrios e etiquetas de correspondncia usando todos ou parte dos seus dados Criar formulrios de entrada de dados personalizados que simplificam o modo como os usurios de computador menos experientes incluem novas informaes no banco de dados Realizar consultas que extraem subconjuntos dos seus dados com base em certas condies PARA QUE SERVEM OS BANCO DE DADOS Banco de Dados uma coleo de informaes. Sua lista telefnica, por exemplo, um banco de dados, assim como sua

agenda e o catlogo de fichas de sua biblioteca. Com um banco de dados computadorizado, voc pode armazenar informaes, mas tambm pode fazer muito mais que isso. Por exemplo, se voc tiver uma lista de todos os seus clientes em um banco de dados do Access, voc poder: Imprimir uma lista com todos os clientes que no compraram nada nos ltimos 60 dias, junto com seus nmeros de telefone, de modo que voc possa ligar para cada um. Classificar os clientes por nmero de CEP e imprimir etiquetas de endereamento nesta ordem. Criar um formulrio de entrada de pedidos simples na tela para que at mesmo o seu funcionrio menos habilitado tecnicamente possa us-lo sem problemas.

TABELAS
As tabelas so o ncleo dos bancos de dados. Uma tabela como uma planilha. A figura abaixo mostra uma tabela de dados:
CDIGO NOME CARGO DATA NASCIMENTO

1 2 3

JOO FRED LORENA

PROFESSOR DIRETOR SECRETRIA

15/06/75 15/07/85 15/09/65

Registro a linha da tabela. Campo cada clula da tabela.

FORMULRIOS
Todos os dados que voc insere no seu banco de dados acabam ficando em uma tabela para armazenamento. Voc pode inserir informaes diretamente em um banco de dados, mas essa no a melhor maneira. Um formulrio semelhante a

uma folha com espaos em branco, que voc completa mo, como um formulrio de pedido de emprego. O Access vincula o formulrio uma tabela e armazena nela as informaes digitadas.

RELATRIOS
Enquanto os formulrios so projetados para serem usados na tela, os relatrios so projetados para serem impressos. Relatrios so colees de dados especialmente formatados, organizados de acordo com suas especificaes.

CONSULTAS
Uma consulta um modo de retirar informaes que voc no deseja ver, de modo que possa ver mais claramente as informaes de que necessita. Voc pode pensar nela como uma peneira onde voc joga os dados; os dados que voc no deseja passam pelos furos da peneira, deixando apenas aqueles em que voc est interessado.

ASSISTENTES
Um assistente um programa que o entrevista, fazendo perguntas sobre o que voc deseja realizar. Depois ele coleta suas respostas e cria a tabela, o relatrio, a consulta, ou o que quer que seja, de acordo com as suas especificaes.

PLANEJAR IMPORTANTE
Antes que voc crie seu banco de dados, dever fazer as seguintes perguntas: 1. Quais dados eu desejo armazenar, e qual a melhor maneira de organiz-los? Isso determina as tabelas que voc precisa

2. Quais aes de entrada de dados eu realizo no dia-a-dia de minha empresa ou de meu hobby? Isto determina os formulrios de que voc precisa 3. Quais informaes eu quero saber sobre o estado da empresa ou do hobby? Essa resposta indica que relatrios e consultas voc desejar.

DETERMINANDO TABELAS
O maior erro que a maioria das pessoas comete com o Access colocar muitas informaes em uma nica tabela. O Access um programa de banco de dados relacional; ao contrrio dos programas de banco de dados mais simples, ele trata de muitas tabelas e cria relacionamentos entre elas. Por exemplo, um banco de dados que registra pedidos de clientes, voc pode ter as seguintes tabelas: Clientes, Pedidos, Produtos, Vendedores.

NORMALIZANDO SEU BANCO DE DADOS

Quando um banco de dados sofre uma organizao de tabela deficiente, os especialistas dizem que ele no est normalizado. Algumas regras governam o modo como um banco de dados deve armazenar suas tabelas; estas so as regras de normalizao de dados. A normalizao torna as tabelas o mais eficientes e compactas possvel, para eliminar a possibilidade de confuso e erro. Existem cinco regras de normalizao, mas as trs ltimas so muito complicadas e usadas principalmente por profissionais de banco de dados. Evite informaes repetidas

Suponha que voc queira manter informaes de contato sobre seus clientes juntamente com um registro de cada transao que eles efetuarem. Se voc mantivesse tudo em uma tabela, teria que repetir o nome completo do cliente, endereo, e o nmero do telefone toda vez que inclusse uma nova transao. Tambm seria um pesadelo se o endereo do cliente mudasse; voc teria que mudar o endereo em cada registro de transao para esse cliente.
Nome do cliente Endereo Telefone Data do pedido Total

Joaquim Joaquim Joaquim Fernando Fernando Xuxa

Rua B Rua B Rua B Rua XE Rua XE Rua B

421-1981 421-1981 421-1981 422-3585 422-3585 244-5858

15/06/99 17/08/99 20/05/00 25/08/00 25/09/00 25/10/00

R$ 1.000 R$ 3.000 R$ 3.600 R$ 500 R$ 3.500 R$ 400.000

Uma maneira melhor atribuir a cada cliente um nmero de cdigo. Inclua esse nmero de cdigo em uma tabela contendo nomes e endereos; depois use o mesmo nmero de cdigo com um vnculo em uma tabela separada que contenha as transaes. Cdigo 1 2 3
Nome do cliente

Tabela clientes

Endereo

Telefone

Joaquim Fernando Xuxa Cdigo 1 1

Data do pedido

Rua B Rua XE Rua B

Total

421-1981 422-3585 244-5858

Tabela Pedidos 15/06/99 17/08/99

R$ 1.000 R$ 3.000

1 2 2 3 Evite dados redundantes

20/05/00 25/08/00 25/09/00 25/10/00

R$ 3.600 R$ 500 R$ 3.500 R$ 400.000

Suponha que voc queira acompanhar quais funcionrios freqentaram certas aulas de treinamento. Existem muitos funcionrios e muitas aulas. Uma forma seria manter tudo em uma nica tabela Pessoal, da seguinte forma:
Felipe Betina Nelson Marta Jlio Soraia

Nome Endereo Telefone

Rua B Rua C Rua Z Rua Y Rua X Rua K 421-1981 422-5020 422-8080 421-9090 422-7070 422-8584

15/06/80 Liderana 15/08/01 Atendimento 15/07/00 Direito 15/07/01 Direito 15/07/01 Atendimento 15/06/00 Liderana

Data

Aula

Horas Passou?
3 2 5 5 2 3 Sim Sim Sim No Sim Sim

E se um funcionrio tiver mais de uma aula? Voc teria de incluir uma linha duplicada na tabela para relaciona-lo e depois teria o problema descrito na seo anterior: vrios registros com entradas de campo praticamente idnticas. E se o nico funcionrio que assistiu a uma determinada aula sair da empresa? Quando voc excluir o registro desse funcionrio, apagar tambm as informaes sobre as horas de crdito da aula. Uma maneira melhor seria criar tabelas separadas para Funcionrios, Aulas e Treinamento realizado, da seguinte forma: Cdigo 1 2 Tabela de Funcionrios Nome Endereo
Felipe Betina Rua B Rua C

Telefone
421-1981 422-5020

3 4 5 6 Cdigo Aula C1 C2 C3 Cdigo Funcionrio 1 2 3 4 5 6

Nelson Marta Jlio Soraia

Rua Z Rua Y Rua X Rua K

422-8080 421-9090 422-7070 422-8584

Tabela Aula Aula Liderana Atendimento Direito Tabela Treinamento Data Aula
15/06/80 15/08/01 15/07/00 15/07/01 15/07/01 15/06/00

Horas 3 2 5 Passou?
Sim Sim Sim No Sim Sim

C1 C2 C3 C3 C2 C1

EXEMPLO NOTAS FISCAIS

Arquivo de Notas Fiscais : NumNF, Srie, Data emisso, Cod do cliente, Nome do cliente, Endereo do cliente, CGC do cliente, Relao de mercadorias vendidas (onde para cada mercadoria temos: Cdigo da mercadoria, Descrio da mercadoria, Quantidade vendida, Preo de venda e Total da venda desta mercadoria) e Total geral da nota. Analisando a estrutura acima, observamos que existem vrias mercadorias em uma nica Nota fiscal, sendo portanto elementos repetitivos que devero ser retirados. Arquivo de Notas Fiscais : NumNF, Srie, data emisso, Cod do cliente, Total Geral da Nota Arquivo de vendas : NumNF, Cdigo da mercadoria, Quantidade vendida e Total da venda desta mercadoria Arquivo de mercadorias : Cdigo da mercadoria, Descrio da mercadoria, Preo de venda Arquivo de clientes : Cod do cliente, Nome do cliente, Endereo do cliente e CGC do cliente

TABELAS
Para criar tabelas com mais flexibilidade, necessrio que voc deixe de lado a ajuda dos assistentes e crie ela no modo estrutura.

Tipos e formatos de dados

Todo campo precisa ter um tipo, de modo que o Access saiba lidar com o seu contedo. Aqui esto os tipos que voc pode escolher: Texto Digitao livre, que pode incluir nmeros, letras e smbolos. Um campo texto pode conter at 255 caracteres. Memorando Pode-se digitar uma quantidade quase infinita de texto (64 caracteres) Nmero Um nmero simples. O Access no permite texto neste tipo de campo. Data/Hora Simplesmente uma data/hora Moeda Um nmero formatado como uma quantidade em dinheiro AutoNumerao O Access preenche automaticamente um nmero consecutivo para cada registro Sim/No A resposta a uma pergunta do tipo falso/verdadeiro. Ela pode conter um dentre esses dois valores : Sim ou No, Verdadeiro ou Falso, Ativado ou Desativado. Alm do tipo de campo, cada campo possui opes de formatao que voc pode definir. Existem muitas para cada tipo de campo, mas veja as mais importantes: Tamanho do campo O nmero mximo de caracteres que um usurio pode inserir nesse campo (aplica-se a campo texto) Formato Uma lista suspensa de formatos disponveis para esse tipo de campo. Voc tambm pode criar formatos personalizados

 Casas Decimais Para campos numricos, voc pode definir o nmero padro de casas decimais que um nmero apresentar Valor padro Voc digita para ele um valor padro. Caso queira mudar no novo registro s digitar o novo valor. Aplicase para CEP. Requerido Escolha Sim ou No para dizer ao Access se um usurio poder deixar esse campo em branco ao inserir um novo registro.

Definindo uma chave primria

Quase toda tabela deve ter pelo menos um campo que tenha um valor exclusivo para cada registro. Esse campo identificador exclusivo conhecido como chave primria. Este, normalmente, um nmero de cdigo, pois a maioria dos outros campos poderia ser igual para mais de um registro (por exemplo, duas pessoas podem ter o mesmo nome).

Incluindo e excluindo campos nas tabelas

Antes de inserir dados na sua tabela, voc precisa ter certeza absoluta de que incluiu todos os campos de que voc precisar. Porque, se voc incluir um campo mais tarde, pode ter de voltar e inserir um valor nesse campo para cada registro que j foi inserido. Alm disso, se voc mudar o tamanho do campo, corre o risco de perder dados que j foram inseridos. Lembre que a incluso de um novo campo com o seu tipo de dado na estrutura da tabela. Se voc notar que no precisa de um ou mais campos que j tenha criado, agora a hora de livrar-se deles. Caso contrrio, voc incluir informaes desnecessariamente em cada registro, as quais nunca sero utilizadas. Cuidado ao excluir campos depois que tiver comeado a inserir registros na sua tabela. Quando voc exclui um campo, todas as informaes

armazenadas para desaparecem.

cada

registro

nesse

campo

tambm

Exerccio : Crie um banco de dados para armazenar todas as informaes de sua agenda eletrnica.

FORMULRIOS
O melhor mtodo para a entrada de dados criar um formulrio. Com o formulrio voc pode alocar tanto espao quanto seja necessrio para cada campo e inserir informaes em vrias tabelas ao mesmo tempo. Existem trs maneiras de criar um formulrio: Autoformulrios oferecem formulrios muito simples e genricos, que contm todos os campos de uma tabela simples. O Assistente de formulrio o ajuda a criar um formulrio, acompanhando uma srie de caixas de dilogo e escolhendo os campos e o estilo para o formulrio A criao de um formulrio a partir do zero oferece uma grade de layout em que voc coloca os campos. Esse o modo mais difcil e mais trabalhoso.

Criando campos especiais de entrada de dados

Existem alguns tipos de controle, mas ns vamos estudar os principais que so: Caixa de listagem: Apresenta uma lista a partir da qual voc pode escolher um item

 Caixa de combinao: Semelhante a uma caixa de listagem, mas voc pode digitar outras entradas alm das que aparecem na lista. Grupo de opes: Oferece-lhe opes para escolher (mas voc s pode escolher uma) Boto de comando Realiza alguma funo quando voc clica nele, como iniciar outro programa, imprimir um relatrio, salvar o registro, fechar formulrio. Tudo isso atravs de assistentes, ento no precisa de preocupao. s utilizar o cone de ferramentas.

Caixa de listagem ou caixa de combinao

Uma caixa de listagem ou de combinao pode ser muito prtica se voc tiver de digitar valores repetidos em um campo. Por exemplo, se voc tiver de inserir o nome de uma das suas 12 filiais toda vez que usar um formulrio, pode achar mais fcil criar uma caixa de listagem contendo o nome das filiais; depois voc clica para selecionar a partir da lista. Com uma caixa de listagem, a pessoas que realiza a entrada de dados est limitada s escolhas preestabelecidas que aparecem. Uma caixa de combinao til quando uma caixa de listagem for apropriada, mas possvel que, ocasionalmente, uma entrada diferente seja necessria. Por exemplo, se a maioria dos seus clientes vem de um dentre seis estados, mas ocasionalmente voc recebe um cliente de outro estado, voc pode usar uma caixa de combinao. Durante a entrada de dados, voc poderia escolher o estado pela lista quando for apropriado e digitar um novo estado quando ele no estiver presente na lista.

Criando um grupo de opo

Um grupo de opo til se voc tiver algumas poucas escolhas para uma entrada de campo e nunca inclui nada alm dessas poucas escolhas. Por exemplo, se voc estiver registrando os resultados de um teste de mltipla escolha, a resposta da questo 5 sempre A, B, C ou D, e nunca outra coisa.

Botes
Navegao por registros Voc pode incluir botes de comando que movem os usurios para o registro seguinte, anterior, primeiro ou ltimo Operaes com registro - Voc pode criar botes que excluem, duplicam, imprimem, salvam ou desfazem um registro Operaes com formulrio Botes de comando podem imprimir um formulrio, abrir uma pgina, fechar o formulrio e outros.

CONSULTAS
Uma consulta um modo mais formal de classificar e filtrar. Elas permitem que voc especifique: quais campos deseja ver, em que ordem devem aparecer, critrios de filtro, etc..