Introduccin a MS Excel

Parte 1.

GENERALIDADES
1.0 Diferencias entre una hoja (Spreadsheet) y una base de datos (Data base). de clculo

Una hoja de clculo (tambin conocida como (Worksheet), no es otra cosa mas que un arreglo de filas y columnas que nos permiten realizar operaciones matemticas con eficiencia y exactitud. Es decir, desde operaciones aritmticas hasta la ejecucin de complicadas frmulas financieras o de ingeniera.

GENERALIDADES

En este ejemplo, podemos observar el uso de Excel para la elaboracin de una factura. Dnde podemos sumar, restar, multiplicar etc.

GENERALIDADES
Por su lado, Microsoft Access es un administrador de informacin, es decir, nombres, direcciones, telfonos, listas de canciones (y archivos de msica), fotos, recetas de cocina y dems datos que NO NECESARIAMENTE requieren de un tratamiento matemtico o estadstico, sino de organizacin y control.
En este otro ejemplo, podemos observar los datos de un empleado con todo y foto, hecha en Access
Nombre Apellido Su cargo El nombre de su jefe La fecha en que lo contrataron Y hasta su extensin

GENERALIDADES
Es muy comn la confusin de que en una hoja de clculo se pueden administrar bases de datos, lo cual no siempre es conveniente dados los lmites de las caractersticas que Excel presenta en este aspecto. Lo cierto es que mientras Excel es una herramienta para trabajos contables, de ingeniera, estadsticos, para realizar presupuestos o gastos personales una base de datos nos permite administrar agendas, directorios, registrar los pacientes en una clnica o controlar la correspondencia que ingresa a una oficina.

COMPONENTES DE EXCEL

Parte 1.1

COMPONENTES DE LA VENTANA DE EXCEL

Cada vez que ingresamos a Excel (en este caso versin 2000), nos aparece una pantalla como esta: La cual consta de los siguientes elementos:

COMPONENTES DE LA VENTANA DE EXCEL

Esta pgina de ejemplo puede o no coincidir con lo que aparece en tu computadora. Una razn es que hubo cambios en las barras de men en las versiones 1997, 2000 y tambin 2003; por otro lado, hubo un enorme cambio a partir de 2007 cuando sali el men de listn o cinta de opciones.

COMPONENTES DE LA VENTANA DE EXCEL

La barra de ttulo
Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Al crear un libro nuevo se le asigna un nombre provisional, por ejemplo, Libro1 hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

La barra de men
Contiene las operaciones de Excel agrupadas en opciones desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estas opciones. Sin embargo, las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuacin. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el SLO el libro actual.

La barra de herramientas estndar

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales contenidas en la barra anterior: Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir y Buscar. Tambin tenemos conos para trabajar con frmulas y datos de Excel, tales como Cortar, Copiar y Pegar; aqu se encuentra el icono Hipervnculo, Auto suma y ordenar datos.

COMPONENTES DE LA VENTANA DE EXCEL

La barra de formato
Contiene las operaciones ms comunes para edicin de textos: negritas, cursiva, tipo de fuente, centrar, justificar, color de la fuente. Otras funciones tiles son la de Cantidad de decimales y porcentajes.

La barra de frmulas
Nos muestra la ubicacin de la celda activa, es decir, las coordenadas (X,Y) de la casilla donde estamos situados, as como el contenido de la misma. Asimismo aqu se pueden introducir datos y se despliegan las frmulas (ya que en las celdas slo aparecern datos.

Barras de etiquetas y de desplazamiento

La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo e identificar- las con nombres. Las barras de desplazamiento horizontal y vertical (la que se muestra es slo la horizontal) permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla.

COMPONENTES DE LA VENTANA DE EXCEL

Celda Columna

Fila

Rango

COMPONENTES DE LA VENTANA DE EXCEL

Campo Registro

En este ejemplo, al encontrarse la informacin ordenada en filas y columnas, denominamos CAMPO a un conjunto de datos nico (en este ejemplo es el conjunto de todos los nmeros telefnicos). As, un REGISTRO est integrado por un grupo de campos que le dan SENTIDO a la informacin, esto es, Una persona con nombre y apellido que tiene un correo electrnico, que tiene tal telfono, etc.

CONVENCIONES
En una hoja de clculo pueden introducirse cuatro tipos de datos:

Una celda puede contener hasta 255 caracteres; por lo tanto, cuando se escriba texto extenso en una celda, ste invadir la(s) celda(s) vaca(s) de la derecha, pero se cortar cuando se escriba algo en ellas.

CONVENCIONES
Cuando se escribe informacin en las celdas, Excel asigna automticamente una alineacin para los datos, de la siguiente forma: OPERADORES Los operadores nos permiten realizar operaciones con la informacin contenida en las celdas.

CONVENCIONES
OPERADORES (continuacin). USO DE OPERADORES:

sto es una FRMULA

sto es una FUNCIN

CONVENCIONES
OPERADORES (continuacin).

Es decir :

CONVENCIONES
Al escribir frmulas o funciones en MS Excel es MUY IMPORTANTE tener cuidado con el uso de los parntesis. Ya que cuando se usan, Excel calcula primero las expresiones dentro de ellos y luego usa esos resultados para resolver el resto, tal y como se muestra en el siguiente ejemplo:

Esto quiere decir que si escribiramos: =2+(5*8) el resultado tambin sera 42 ya que Excel realiza primero las multiplicaciones y/o las divisiones y luego las sumas y/o restas cuando NO HAY PARENTESIS.

FRMULAS Y FUNCIONES
FRMULAS
Las frmulas nos permiten ejecutar clculos numricos con valores o cantidades que existen en una o varias celdas, en cualquier parte de nuestro libro de Excel e incluso en celdas de otros libros de nuestro Disco Duro. Las frmulas se componen de valores, referencias de celdas, funciones y operadores, que se escribe dentro de una celda, y produce un valor nuevo a partir de otros ya existentes. En este ejemplo podramos colocar en la celda A10 la frmula: =A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9, pero esto mismo resultara muy complicado si en lugar de 5 celdas hubiese que sumar 100 o 600 En lugar de esa frmula, utilizamos la funcin =SUMA(A3:A9) que realizar exactamente la misma operacin; sumar el rango de celdas A3:A9. Es decir que =A3+A4+A5+A6+A7+A8+A9 es lo mismo que escribir =SUMA(A3:A9).

Frmulas y funciones (continuacin).

Las funciones son herramientas de clculo que ejecutan operaciones de forma simplificada. Las funciones en MS-Excel estn agrupadas en las siguientes categoras: Financieras Fecha y hora Matemticas y trigonomtricas Estadsticas Bsqueda y referencia Base de datos Texto Lgicas Informacin Las funciones pueden variar dependiendo la versin de Excel.

Algunos ejercicios.
NOTA. Es importante decir que estos ejercicios estn tomados de un texto en espaol de Espaa, y all la separacin decimal es con COMA no con PUNTO, es decir que ellos escriben 3,5 (tres coma cinco) y nosotros en Mxico escribimos 3.5 (tres punto cinco). Copia las siguientes expresiones en las celdas que se indican.

Operaciones con rangos.

En muchas ocasiones necesitaremos efectuar operaciones con grupos de celdas. Para ello, disponemos de al menos dos procedimientos: - Para seleccionar un rango puedes usar el ratn o bien desplazarte utilizando las flechas del teclado manteniendo pulsada la tecla < (es > la tecla que se usa para escribir en maysculas (o SHIFT). - Si lo que quieres es seleccionar celdas o rangos no contiguos debes proceder del siguiente modo: en primer lugar selecciona el primer grupo de celdas contiguo usando lo dicho en el punto anterior; a continuacin mantienes pulsada la tecla de <Ctrl> y seleccionas los dems rangos. Para seleccionar una fila o columna completa, basta con hacer clic en la(s) letra(s) o nmero que las identifica.

Operaciones con rangos (continuacin).

Una vez seleccionado un conjunto de celdas podemos: Copiarlo en otro lugar con la opcin Edicin-Copiar, desplazndonos a la nueva posicin y eligiendo Edicin-Pegar. Moverlo a otro lugar con las opciones Edicin-Cortar, desplazndonos a la nueva posicin y eligiendo de nuevo EdicinPegar. Borrarlo pulsando la tecla <Supr>, en cuyo caso el bloque borrado no quedar almacenado en el portapapeles.