LAURA FERNANDA MEJIA FLOREZ BRANDON MORA TOVAR CINTHIA VILLALBA ROMERO

BENCHMARKING

HISTORIA DEL BENCHMARKING

El Benchmarking nace en Estados Unidos a finales del los aos sesenta, convirtindose en una herramienta de gestin empresarial desde finales de los ochenta en EEUU.
Se trata de una herramienta de autoevaluacin y evaluacin comparativa del rendimiento de la empresa, y por otro el benchmarking se puede utilizar como proceso de aprendizaje organizacional.

BENCHMARKING
Cox y Thompson, 1998 Camp, 1989
Tcnica de mejora operativa

Su aplicacin puede extenderse a todos los mbitos de la empresa

Watson, 1993

Herramienta de gestin estratgica y competitiva

Spendollini, 1992

Filosofa de gestin relacionada con la mejora continua y la autosuperacin

Qu es el benchmarking?
Benchmarking es: Proponerse metas utilizando norma externas y objetivas y aprendiendo de los otros, aprendiendo cunto y , quiz lo mas importante, aprendiendo cmo. En otras palabras el benchmarking es una forma de determinar qu tan bien se desempea una empresa, comparadas con otras.

Definiciones de benchmarking
Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prcticas contra los competidores reconocidos como lderes en su sector(David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation)

Benchmarking es el proceso sistemtico de investigar, identificar, comparar y aprender de las mejores prcticas de otras organizaciones, sean del mismo sector o no, analizando ordenadamente el conjunto de factores que inciden en el xito de las mismas, aprender de sus logros y aplicarlos en nuestros propios procesos de mejora.

CARACTERISTICAS DEL BENCHMARKING

El uso de un mtodo de estudio e investigacin. El desarrollo de un proceso de bsqueda y descubrimiento de informacin. El uso de un mtodo de diseo e implementacin. La identificacin de oportunidades de aprendizaje.

El desarrollo de un proceso de gestin estratgica sostenida y continua. El uso de herramientas para identificar estndares o prcticas de excelencia

APLICACIONES DEL BENCHMARKING

Cuando tenemos la necesidad de mejorar la satisfaccin de nuestros clientes a travs de la mejora de determinados procesos clave, sean de produccin tcnica o de atencin al cliente. Cuando el desarrollo de nuestra planificacin estratgica nos obliga a establecer estndares de servicio y calidad superiores a la media del mercado.

Cuando buscamos establecer mejores prcticas en determinados procesos claves que permitan alcanzar una productividad y rentabilidad superior.

Cuando necesitamos estar permanente informados sobre el nivel competitivo global en materia de determinado proceso o practica de nuestro sector industrial.

CATEGORIAS
BENCHMARKING INTERNO BENCHMARKING COMPETITIVO

BENCHMARKING EXTERNO BENCHMARKIN GENERICO

BENCHMARKING FUNCIONAL

BENCHMARKIN INTERNO
Es un chequeo interno de los estndares de la organizacin, para determinar formas potenciales de mejorar la eficiencia.

BENCHMARKING EXTERNO
1. COMPETITIVO

Es la comparacin de los estndares de una organizacin, con los de otras empresas (competidoras).

2. GENERICO
Consiste en la comparacin de funciones o procesos afines con independencia del sector al que pertenecen sus empresas. Existen funciones y procesos que pueden ser idnticos en empresas de sectores y actividades diferentes.

BENCHMARKING

FUNCIONAL

Comparar los estndares de la empresa con los de la industria a la que pertenece.

FASES DEL PROCESO DE BENCHMARKING

1. PRESENTACIN Y PREPARACIN 2. RECOPILACIN DE DATOS 3. ANALISIS ESTRATEGICO 4.MOTIVACIN Y ADAPTACIN 5.IMPLANTACIN DE ACCIONES MEJORA 6. SEGUIMIENTO + CONTROL PROCESO

1. PRESENTACIN Y PREPARACIN
CUIDADO Y DETALLE DE PREPARACIN EVITAR RECURSOS (H,F,T,F)

PRINCIPALES PROCESOS

RESPONSABLES

9 PASOS CLAVES

1.-Seleccionar el proceso clave del estudio y su objetivo 2.-Identificar y asignar la participacin de los clientes 3.-Seleccionar y motivar al coordinador del proceso de BM 4.-Seleccionar al equipo o comit coordinador del proceso 5.-Realizar un proceso de introduccin y entrenamiento 6.-Identificar los principales productos, servicios, clientes

7.-Identificar y seleccionar los Factores Clave de xito

8.-Analizar y definir el flujo del proceso en estudio 9.-Estudiar y establecer los indicadores de resultados

Seleccionar claramente el proceso que ser objeto de Benchmarking e identificar clara y explcitamente el objetivo del estudio

- ALTO IMPACTO EN EL DESEMPEO GLOBAL

-CAUSAS DE INSATISFACCIN DE LOS CLIENTES

-NO SUPONGA UN CAMBIO MUY RADICAL EN LOS ESTANDARES DE SERVICIO

-OBJETIVO ESPECIFICO

Identificar y asegurar la participacin y respaldo de los principales lderes del proceso y/o altos directivos de la organizacin
XITO Y EVALUACIN INTERNA DEL ESFUERZO

- OBTENER UNA APROVACIN FORMAL

-PRESENTAR EL PLAN DE TRABAJO, R FINANCIEROS Y TECNICOS REQUERIDOS

Seleccionar y motivar al coordinador tcnico del proceso

-TECNICAS, TIPOS DE BENCHMARKING, PROCESOS DE INVESTIGACIN DE MERCADO

-UN CUIDADOSO ESTUDIO DEL PERFIL DEL COORDINADOR

-PERMANENTE CONTACTO, ALTO GRADO DE DISPONIBLILIDAD

Seleccionar el equipo coordinador del Benchmarking en la organizacin

-LLEVAR A CABO LA LABOR OPERATIVA

-TAMAO DEL EQUIPO (ALCANCE, OBJETIVO) (4 6) - DEBE INCLUIR PROFESIONALES QUE TENGAN FUNCIONES PROPIAS DE LOS PROCESOS CLAVE DE INVESTIGACIN -(CONOCIMIENTO EN GESTIN DE PROYECTOS, RESPONSABILIDAD EN SU IMPLEMENTACIN, EXPERIENCIA EN FUNCIONES DIRECTIVAS, OBJETIVIDAD Y ANALISIS EN TOMA DE DECISIONES, FLEXIBILIDAD EN TRABAJO EN EQUIPO, HABILIDADES DE COMUNICACIN)

.Llevar a cabo un proceso de introduccin y

entrenamiento.

Identificar los productos y/o servicios clave, sus clientes y necesidades

Identificar y seleccionar los Factores Crticos de xito (FCE) para cada proceso

-IDENTIFICAR EL PROCESO QUE SE CARACTERICE POR EL MAYOR IMPACTO EN EL DESEMPEO DEL REA O INCLUSO DE LA ORGANIZACIN.

-IDENTIFICAR LAS ACTIVIDADES QUE HACEN QUE ESTE IMPACTO SEA PERCIBIDO A NIVEL DEL CONSUMIDOR -CONVERTIR ESTOS FCE EN INDICADORES ESPECFICOS QUE PERMITAN IDENTIFICAR EL TIPO DE ORGANIZACIONES QUE SERN OBJETIVO DE REFERENCIA Y ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN QUE VAMOS A NECESITAR.

Analizar y definir el flujo del proceso a estudiar

- ANALIZAR Y DOCUMENTAR CON EL EQUIPO DE BENCHMARKING Y PARA EL AREA DE MEJORA IDENTIFICADA, EL FLUJO QUE LA COMPONE

Establecer los indicadores de resultados

- ESTABLECER PARA CADA INDICADOR LAS MEDIDAS NECESARIAS SEGN EL PARAMETRO QUE CORRESPONDA (C,C,CT)

-PARAMETROS DE MEDICIN FACILMENTE INTERPETRABLES

-ESTABLECER LINEA DE PARTIDA CLARA PARA HACER COMPARACIONES Y POSTERIORMENTE MEDICIONES DE RESULTADOS

2. FASE DE RECOLECCIN DE DATOS

FUESTES PRIMARIAS: -VISITAS -ENTREVISTAS -ENCUESTAS FUENTES SECUNDARIAS: -BASES DE DATOS -INFORMES -PUBLICACIONES -ESTUDIOS PREVIOS

contactos con otras organizaciones dentro y fuera de la propia industria, a base de entrevistas con directivos clave en determinados procesos

PASOS A SEGUIR:

1.-Desarrollar criterios para la investigacin de las fuentes 2.-Dirigir una investigacin y revisin de literatura 3.-Identificar organizaciones como socios para investigar 4.-Revisar los aspectos ticos y legales del protocolo de BM 5.-Disear la estrategia para realizar la recoleccin de datos 6.-Dirigir bsqueda de informacin primaria con los partners 7.-Contactar a los socios y preparar la informacin 8.-Repasar y dirigir la agenda de visitas a los socios

3. FASE ANLISIS ESTRATEGICO Y ESTUDIO DE DIFERENCIAS

REVISIN Y ANLISIS DE DATOS
TOMA DE DECISIONES

CAMBIOS Y AJUSTES EN LOS PROCESOS INTERNOS DE LA ORGANIZACIN

PROBLEMATICAS PLANTEADAS

ACTIVIDADES CLAVE
1.-Determinar si los datos son tiles para el objetivo 2.-Identificar y determinar caractersticas de los procesos 3.-Organizar y reordenar los datos que den diferencias 4.-Estandarizar los datos de indicadores de desempeo 5.-Comparar resultados y proyectar el futuro desempeo 6.-Aislar procesos y evaluar frente a las mejores practicas 7.-Resumir los mtodos utilizados 8.-Seleccionar metas para corregir brechas de desempeo 9.-Incorporar el anlisis de la cultura y la estructura de la organizacin durante el anlisis y seleccin de mejores prcticas seleccionadas

4. FASE DE MOTIVACIN Y ADAPTACIN

ADOPTACIN Y ADAPTACIN

ESTA ES LA FASE DE TRABAJO MS DURO EN TODO EL PROCESO, PUES ES LLEVAR LAS MEJORES EXPERIENCIAS Y POTENCIALES APRENDIZAJES DETECTADOS EN OTRAS ORGANIZACIONES, AL INTERIOR DE LA PROPIA

Los principales pasos a seguir seran:

1.-Obtener apoyo institucional a las propuestas de cambio 2.-Desarrollar el plan de mejora derivado del proceso de BM 3.-Crear un comit de coordinacin y direccin del cambio 4.-Comunicar el plan de cambio a todos los afectados

5. FASE DE IMPLANTACIN DE LAS ACCIONES DE MEJORA

1.OBTENER LOS RECURSOS REQUERIDOS PARA LA DEBIDA IMPLEMENTACIN DE LAS MEDIDAS DE MEJORA DERIVADAS DEL PLAN - Saber identificar y hacer tangibles los beneficios que obtendra la organizacin con el aporte de los recursos necesarios para desarrollar el plan de mejora o cambio. - Organizar el equipo de cambio o implementacin con personas directamente implicadas con los procesos que sern objeto de transformacin. - Explicar claramente el impacto de los nuevos procesos en el cierre de la brecha existente entre en desempeo actual y desempeo deseado (superior). - Comparar objetivamente los costos de los nuevos procesos proyectados respecto a los actuales, en materia de ganancias en cuanto a mejoras en la calidad, satisfaccin de usuarios, posicionamiento y prestigio institucional.

2.Implementar el Plan de Mejora

TENER LA TOTAL CERTEZA DE INICIAR LA IMPLEMENTACIN, CUANDO YA TODO EL PROCESO EST DEBIDAMENTE INFORMADO Y COMUNICADO AL INTERIOR Y TOTALIDAD DE LA ORGANIZACIN.

-DEFINIR UNA AGENDA

-CONTROLAR DIRECTAMENTE EL DESARROLLO DE LA IMPLEMENTACIN, EVITANDO SORPRESAS.

6.FASE DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE RESULTADOS

1.-Controlar e informar de los progresos y dificultades 2.-Verificar y ajustar los requerimientos estratgicos 3.-Identificar nuevas oportunidades para nuevos procesos