Mantenimiento y Seguridad Industrial Costos de Operacin

Ing. Marcos Villanueva Cornejo

QU SON LOS COSTOS DE MANTENIMIENTO?

Son los diferentes gastos que se deben hacer en una empresa, para lograr que el departamento de mantenimiento funcione eficientemente. El control del presupuesto debe ser manejado por el departamento de mantenimiento en coordinacin con el departamento de contabilidad. El movimiento del presupuesto est ligado de manera directa a las demandas y a los planes de de la organizacin.

PORQU HAY QUE CONTROLAR LOS COSTOS DE MANTENIMIENTO

Porque un ingeniero en mantenimiento es un administrador de los recursos productivos. El proceso administrativo incluye:
Planeacin Organizacin Integracin Ejecucion Control

EL ENFOQUE GERENCIAL

GERENCIAR ACTIVOS A TRAVES DE SU ENTERO CICLO DE VIDA, ES UN DESAFO MAYOR Y UNA TAREA ESENCIAL PARA OPTIMIZAR EL RETORNO DE LOS ACTIVOS

MANTENIMIENTO CENTRADO EN EL NEGOCIO

Vivimos en una sociedad espantosamente dinmica, inestable y evolutiva. Correr serios riesgos quien quedar esperando para ver lo que ocurre. La adaptacin a esta realidad ser, cada vez ms, una cuestin de supervivencia.

Vivimos una crisis financiera internacional que est afectando todos los sectores productivos. Por lo tanto es el momento en que se debe ser ms creativo, particularmente en el rea de mantenimiento a la cual toca la oportunidad para viabilizar la continuidad del negocio. Lourival Tavares
Presidente del comit Panamericano de Ingeniera en Mantenimiento

QU ES EL MANTENIMIENTO CENTRADO EN EL NEGOCIO?

Estrategias empresariales de mantenimiento para:

Disminucin de costos (mano de obra, materiales y contratacin)

Mejorar confiabilidad operacional de los equipos o de la gestin de los activos (tiempo operacional, desempeo de la calidad, etc.)

MANTENIMIENTO Y PRODUCTIVIDAD INDUSTRIAL

El mantenimiento surge como la nica funcin operacional que influye y mejora los tres ejes determinantes, del rendimiento (performance) industrial al mismo tiempo, es decir: costo, plazo y calidad de productos y servicios

Costos

Funcin Pivotante

Plazos

Calidad

EFECTOS DE NO MODERNIZARSE
La no modernizacin de las empresas genera costos indirectos relacionados con: 1. Prdida continua de la competitividad, ya que los parmetros de medicin estn cambiando (lamentablemente este hecho no es fcil de cuantificar). 2. A medida que pasa el tiempo, se vuelve ms difcil enfrentar los cambios tecnolgicos exigidos por la modernizacin. 3. Se pierde el sentido de urgencia que requiere la gestin en un ambiente mutante y ultra competitivo. 4. Esto causa confusin, prdida del rumbo.

CUL ES LA MEJOR ESTRATEGIA DE MANTENIMIENTO?

El mtodo de mantenimiento ms eficaz es el que utiliza la combinacin correcta de todos los mtodos disponibles:

MANTENIMIENTO POR TIEMPO

MANTENIMIENTO POR CONDICIN

MANTENIMIENTO POR RUPTURA

EL PUNTO OPTIMO DE MANTENIMIENTO

En la evaluacin del punto ptimo de mantenimiento, se constata que el costo total del mantenimiento es influido por el costo de mantenimiento regular (costo de reparacin) y por el costo de la falla (prdida de produccin). Tambin se puede ver como la relacin costo-beneficio.
La estrategia ptima de mantenimiento, es aquella que minimiza el efecto conjunto de los componentes del costo, o sea, identifica el punto, donde el costo de reparacin es an menor que el costo de la prdida de produccin.

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LA CLAVE: PLANIFICACIN!
Con la planificacin se logra: 1. La eliminacin de desperdicios 2. El establecimiento de estrategias por equipo y del aumento de la capacidad. 3. Disponibilidad y confiabilidad de los equipos. El resultado son una serie coherente de estrategias de mantenimiento, continuamente monitoreadas y ajustadas, con el objetivo de minimizar los costos totales.

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QUIENES PARTICIPAN EN LA EJECUCIN PRESUPUESTARIA

Cabe agregar, que el mantenimiento ejecuta el presupuesto, mientras que la contabilidad supervisa y controla la informacin. El control de los centros de costos de mantenimiento, debe ser vigilado por el propio departamento de mantenimiento. Lo ms conveniente es un control mixto entre mantenimiento y contabilidad.

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CUL ES LA RESPONSABILIDAD DE MANTENIMIENTO EN CUANTO A LOS COSTOS?

Es el encargado de distribuir y ejecutar racionalmente el presupuesto.

Suministrar la informacin necesaria para el control .

Mantener la confiabilidad y contabilidad de la informacin. Brindar reportes ajustados al gasto real, que justifiquen su gestin.

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OBJETIVOS DE UNA ESTRUCTURA DE CONTROL DE COSTOS

Relacionar histricamente los costos.

Analizar el comportamiento del gasto.

Suministrar informacin a los mandos superiores sobre el desempeo del departamento. Facilitar la elaboracin del presupuesto y desglose de los planes de trabajo.

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En la gestin financiera los ndices de gestin deben incluir los siguientes 5 tpicos, que a su vez tienen tres subcomponentes.

COSTOS DE MANTENIMIENTO DE CLASE MUNDIAL

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COSTOS DE MANTENIMIENTO DE CLASE MUNDIAL

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ELEMENTOS DE COSTO
Los costos de mantenimiento se pueden dividir en:

Costos directos
Costos indirectos

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OTROS DATOS RELACIONADOS CON COSTOS DE MANTENIMIENTO

Relacin de costos mto-produccin. Costos de capacitacin de personal mto. Capital inmovilizado en repuestos Capital invertido en equipos Todos deben ser estandarizados y calculados periodicamente presentados en forma de grficos comparativos, para analisis y sugerencias. No obstante si quiere reducir costos NO debe tener como tributo el desgaste del equipo, la reduccin del desempeo de los equipos, o la introduccin de riestos a la seguridad del trabajo. Lourival Tavares, Administracin Moderna del Mantenimiento .

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COSTOS DIRECTOS
Son los que resultan de manera directa de la ejecucin de un trabajo. Ejemplos 1. Mano de obra: mecnicos, electricistas y personal de mantenimiento, mano de obra ordinaria y extraordinaria. 2. Repuestos. 3. Materiales cuantificables. 4. Terceros.

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COSTOS INDIRECTOS
Este tipo de gastos, no resultan de la ejecucin de un trabajo especfico. Son ms amplios y son manejados en forma global en la empresa. Tipos: 1. Gastos fijos de mantenimiento. 2. Gastos variables de mantenimiento. 3. Gastos generales de la empresa, asociados al mantenimiento. 4. Adems, se incluyen mano de obra indirecta, como supervisores, gerentes, operadores, pertenecientes al departamento de mantenimiento.

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COSTOS INDIRECTOS
Gastos fijos de mantenimiento Amortizacin de maquinaria y equipos. Mano de obra indirecta, para supervisin, capacitacin y direccin de mandos medios de mantenimiento.

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COSTOS INDIRECTOS
Gastos variables de mantenimiento Renovacin de herramientas. Materiales no cuantificables, que no se pueden cargar en forma especifica a un trabajo determinado. Consumo de energa. Lubricantes, si son difciles de cargar a un trabajo especfico.

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COSTOS INDIRECTOS
Gastos generales de mantenimiento Son los costos que se asignan al departamento de mantenimiento por labores de direccin, jefatura, utilizacin de servicios dentro de la empresa. Por ejemplo, telecomunicaciones, espacio fsico, etc.

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Con el control de los costos mantenimiento puede:

CONTROL DE COSTOS DE MANTENIMIENTO

1. Cuantificar el costo de su gestin y manejo de ndices de gestin. 2. Manejar costos por reas y determinar puntos de mayor consumo. 3. Del anlisis de los costos, se pueden tomar decisiones (utilidad del control de costos). 4. Tomar decisiones y hacer las modificaciones respectivas en equipos, procedimientos, personal, con un adecuado anlisis y manejo del presupuesto. Recuerde que lo que no se puede medir, no se puede administrar.

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 Es un desglose del presupuesto por el objeto de gasto, que hay en el departamento de mantenimiento. responde a donde lo va a gastar.

CENTROS DE COSTO

Facilita la tarea de cargar los costos y va unida a la organizacin y desglose de gastos existentes en la empresa.
Mantenimiento puede ser un centro de costo dentro de la contabilidad de la empresa, debido a que este departamento tiene asignado un cdigo presupuestario. Se pueden hacer centros de costos por reas de la empresa.
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 Responde a en que lo va a gastar Son los tipos de gastos que se cargan en los centros de costos. Nuevamente el tema de codificacin vuelve a ser til, pues las mquinas representadas por su cdigo, son objetos de gasto de mantenimiento.

TIPOS DE GASTOS

El hecho de no contar con un sistema de clasificacin de costos, favorece la asignacin de costos, en forma general, lo que dificulta el anlisis y la toma de decisiones.

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CLASIFICACIN DE LAS LABORES DE MANTENIMIENTO

Para efectos del control de costos, los tipos de mantenimiento se pueden considerar como centros de costo. Mantenimiento Preventivo Mantenimiento Correctivo Mantenimiento Programado Mantenimiento Extraordinario Mantenimiento General (miscelneos, mto. civil, plomeria, ect.) Operacin de mquinas Entrenamiento
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DOCUMENTACIN Y MANEJO DE INFORMACIN DE COSTOS

Considera los documentos y procedimientos que se deben aplicar, para el manejo eficiente de los costos, se puede recoger informacin sobre los gastos y donde deben ser cargados una vez que se han generado. Las rdenes de trabajo y las requisiciones de la bodega, son utilizadas en la clasificacin de costos. La informacin de costos, tambin puede manejarse en forma grupal por grupo de tareas, para conocer el costo total de un determinado trabajo, quizs sea un poco menos detallado, pero siempre cumpliendo los objetivos del control de costos.
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TIPOS DE BODEGA
Bodega tipo A: entrega cantidades exactas de materiales cuantificables que se usaran en un trabajo. El costo se carga al trabajo especifico.

Bodega tipo B: entrega una cantidad mayor a la necesaria. Este costo no se puede cargar a un trabajo especifico, pues se asignaran gastos que no se han generado.

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DOCUMENTOS Y TIPOS DE TRABAJOS

Dependiendo del tipo de trabajo a realizar, de deben disear y aplicar documentos que ayuden a controlar los costos generados. Documentos utilizados: Orden de trabajo: se registran costos de mano de obra directa o indirecta.

Requisicin de bodega: se registran costos de materiales y repuestos, cuantificables y no cuantificables. En la requisicin de bodega, se anota el numero de OT.
Si no se quiere ser tan detallado, los costos se pueden agrupar por grupos de trabajos, pero sin perder el control.

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CONTRATACIN DE TERCEROS
Se refiere a la contratacin de personas o empresas ajenas a la empresa, para hacer un trabajo especficos y algunas veces con una especialidad que no se cuenta en la empresa. Los costos por este tipo de servicios son recogidos por medio de una factura, con el detalle del trabajo realizado. Igualmente, se pueden hacer por trabajos especficos o por grupos de trabajos. Mantenimiento debe indicar a contabilidad, donde ser deben cargar este tipo de gastos.

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PUBLICACIN DE RESULTADOS
Es un reporte que detalla en que se ha gastado el presupuesto, basado en los estados financieros suministrado por el departamento de contabilidad. Sirven para comparar los resultados y anlisis de rendimiento del departamento. Usualmente se envan reportes mensuales, pero eso puede variar de una empresa a otra. La informacin histrica debe ser archivada, pues es parte del historial de costos de la empresa.

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 Es un plan de gasto, relacionado con las metas propuestas, el presupuesto debe ser realista, justificado y no basado en conjeturas. La planificacin y visin a largo plazo, son excelentes herramientas, en el diseo de planes de trabajo anuales y favorece la asignacin presupuestaria al departamento de mantenimiento. Con una buena planificacin, la ejecucin del presupuesto, brinda los resultados esperados.

PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO

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PRESUPUESTO DE MANTENIMIENTO
El presupuesto es una expresin financiera de la planificacin; a travs de el se materializan las metas propuestas. Debe ser un reflejo de los planes de trabajo. Usualmente los presupuestos tienen un periodo de ejecucin de un ao.

Cuando el presupuesto no se ejecuta, no se materializan las metas, los trabajos no se cumplen y comienzan los problemas para mantenimiento.

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ELABORACIN DEL PRESUPUESTO

Es una labor conjunta y participativa del departamento. Lo usual es que los presupuestos sean por perodos anuales. No es bueno usar el mismo del ao anterior y sumarle la inflacin, porque las metas cambian, las personas y hasta el entorno interno y externo. El presupuesto debe tener nuevas ideas, planes y sistemas que se van a poner en prctica en el ao que se esta presupuestando.

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COMO OPTIMIZAR LOS COSTOS EN EL MANTENIMIENTO?

Analicemos beneficios y perjuicios: Comprando productos baratos. Lubricantes de menor calidad y duracin. Reparando piezas en vez de sustituirlas. Disminuyendo inventarios. Limitando el consumo. Alterando equipo de medicin e indicadores. Generalizando el uso de productos. En mantenimiento muchas veces lo caro no es lo que cuesta la reparacin, sino lo que se deja de producir y los efectos que esto causa, en imagen, calidad, servicio, satisfaccin y compromisos con los clientes.

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COMO OPTIMIZAR LOS COSTOS EN EL MANTENIMIENTO?

Las reas donde podra reducirse los costos son las siguientes: 1. Uso de materiales y reparaciones alternos para mantenimiento 2. Modificar los procedimientos de inspeccin. 3. Revisar procedimientos de mantenimiento, haciendo ajustes en tamao de cuadrillas. 4. Redisear los procedimientos de manejo de materiales y la distribucin del taller. 5. Equipos y herramientas alternas. 6. Estndares de tiempo alternos para los trabajos.

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TRMITES DE COMPRAS
Procedimiento: Necesidad y especificacin de tcnicas. Autorizacin.

Consulta presupuestaria.
Cotizacin. Adjudicacin.

Recibo de mercadera.

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MANTENER UNA BUENA BASE DE DATOS

Un sistema de costos genera una gran cantidad de informacin, de ah la importancia de apoyarse en herramientas informticas para la gestin de costos de mantenimiento. Este sistema debe proveer informacin para el anlisis, planear, controlar y medir. Y principalmente para toma de decisiones. A su vez esta base de datos debe ser mantenida y actualizada.

El objetivo final es cuantificar el costo de la funcin de mantenimiento.

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DONDE COMPRAR?
Es importante contar con una base de datos de proveedores que contribuyan en: Garanta. Respaldo de repuestos y servicios. Precio. Tiempo de entrega. Conocimiento de los equipos y la planta. Calidad de los productos. Certificaciones.

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RECUERDE! Lo que lo que no se puede medir, no se puede administrar ni controlar!

Por eso es importante:
Que como ingeniero en mantenimiento cuente con una adecuada estructura administrativa que permita:

Planear objetivos.
Organizar polticas. Ejecutar procedimientos. Controlar programas y presupuestos
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