ACCESS 2010

Access 2010
Access es un completo y demandado programa informtico en entornos de empresa, que permite la creacin y gestin de bases de datos, as como su modificacin, control y mantenimiento. Es un programa que permite organizar y administrar informacin, de forma que los usuarios puedan acceder a los datos y utilizarlos para consultar, analizar, incluir, modificar o recuperar informacin.

BASE DE DATOS
Una base de datos se puede definir como un conjunto de informacin homognea que mantiene una estructura ordenada, y que toda ella se encuentra relacionada con un mismo tema. Es un ejemplo claro de lo que es una base de datos, la agenda de una empresa, en la cual se almacenan una serie de datos (nombre, direccin, telfono, etc.), referentes a cada uno de sus clientes, proveedores o empleados. Para gestionar sta informacin se necesitara crear la base de datos Agenda.

El conjunto de los programas que permiten gestionar estos datos es lo que se denomina Sistema Gestor de Bases de Datos.

BASE DE DATOS
Las bases de datos de Access 2010 tienen la extensin .ACCDB para que el ordenador las reconozca como tal. Casi todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en Tablas. Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos; las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de clientes podamos obtener informacin sobre los pedidos de stos.

INICIAR Y CERRAR ACCESS

Desde el botn inicio, colocar el cursor en Todos los programas, aparecer la lista de los programas que hay instalados en tu ordenador. Localiza Microsoft Office y haz clic en ella, luego pulsa sobre Microsoft Access, y se iniciar el programa.

LA VENTANA DE ACCESS
Barra de ttulo La barra de acceso rpido Cinta de opciones Barra de estado

CREAR UNA BASE DE DATOS

Pestaa Archivo -> Nuevo-> Especificar el nombre de la base de datos y su ubicacin. Access necesita crear y guardar el archivo de base de datos antes de empezar a trabajar. Para cambiar la ubicacin, hacer clic en el cono de la carpeta. Pulsar el botn Crear para crear la base de datos. Automticamente se crea una Base de datos con la extensin *.ACCDB. Por defecto Access abrir una nueva tabla llamada Tabla1 para que puedas empezar a rellenar sus datos.

Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los dems objetos se crean a partir de stas.

CERRAR LA BASE DE DATOS

Pestaa Archivo -> Cerrar Base de datos O, cerrar Access, tambin se cerrar la base de datos.

ABRIR LA BASE DE DATOS

Pestaa Archivo -> Abrir

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

TABLA: es un objeto que se define y utiliza para almacenar datos. Una tabla es una estructura de filas y columnas que alberga informacin o datos de una determinada naturaleza, como por ejemplo una tabla con los datos de los 555 clientes de una empresa (cdigo, nombre, direccin, actividad...); sera en este caso la tabla de clientes. En cada fila tendramos todos los datos de cada cliente, tendramos lo que en trminos de bases de datos se denomina un Registro. En cada columna tendramos todos los datos referidos a un elemento de dicha tabla (todos los nombres, todas las actividades...) a esto se le llama Campo, y en cada campo de cada registro se alberga un Dato.

TABLAS DE DATOS

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

CONSULTAS: Una consulta es un objeto que proporciona una visin personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Existen varios tipos de consultas para seleccionar, actualizar, borrar datos, etc., pero en principio se utilizan para extraer de las tablas los datos que cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, podramos crear una consulta para obtener todos los datos de los clientes cuyo cdigo postal sea 46625.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

FORMULARIOS: Un formulario es el objeto de Access 2010 diseado para la introduccin, visualizacin y modificacin de los datos de las tablas.

OBJETOS DE LA BASE DE DATOS

INFORMES: Un informe es el objeto de Access 2010 diseado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Generalmente se utiliza para presentar los datos de forma impresa.

EL PANEL DE NAVEGACIN
El Panel de navegacin es la herramienta que nos permitir acceder a los diferentes objetos almacenados en nuestra base de datos Access. Como puedes ver en la imagen de la derecha, la vista predeterminada del panel est organizada por tipos de objetos: existe un grupo para las tablas, otro para las consultas, otro para formularios, informes, etc. Podemos ocultar el panel si necesitamos ms espacio de trabajo, como ya hemos dicho, desde el botn <<. Para volver a mostrarlo bastar con volver a pulsar el botn >>(esta vez en el sentido contrario ) o directamente sobre su nombre, en la barra que se mostrar en el lateral izquierdo de la ventana.

EL PANEL DE NAVEGACIN DIFERENTES VISTAS

Haciendo clic sobre se desplegar un men que podemos utilizar para cambiar la forma en que visualizamos los objetos.

DISEAR UNA BASE DE DATOS CREAR TABLAS DE DATOS

Para crear una tabla de datos tenemos que hacer clic en la pestaa Crear. En el grupo Tablas podremos seleccionar estas opciones:
El botn Tabla abre la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y segn el valor que introduzcamos en la columna determinar el tipo de datos que tiene la columna. Vista diseo, permite la definicin de los campos .

DISEAR UNA BASE DE DATOS CREAR TABLAS DE DATOS

Crear una tabla en vista diseo es un mtodo consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendr y otras consideraciones. Otra forma rpida de llegar a la Vista Diseo es haciendo clic en el botn de la barra de estado inferior. T ambin en caso de estar editando una tabla, encontraremos el botn Ver > Vista Diseo, en la pestaa Campos y en la pestaa Inicio.

DISEAR UNA BASE DE DATOS CREAR TABLAS DE DATOS

En la columna Nombre Del Campo se definen los campos que componen la tabla, se utiliza una lnea para cada campo, as en la primera lnea (fila) de la rejilla definiremos el primer campo de la tabla y as sucesivamente. Al lado derecho del nombre del campo se debe especificar el tipo de dato del campo. En la parte inferior tenemos dos pestaas, General y Bsqueda, para definir las propiedades del campo, es decir, caractersticas adicionales del campos que estamos definiendo.

TIPOS DE DATOS
A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qu tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo. Los diferentes tipos de datos de Access 2010 son: Texto: permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dgitos y caracteres especiales. Su longitud mxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier nmero que no se utilice en clculos, como nmeros de telfono o cdigos postales.

TIPOS DE DATOS
Memo: se utiliza para textos de ms de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud mxima de 65.536 caracteres. Nmero: para datos numricos utilizados en clculos matemticos. Dentro del tipo nmero la propiedad tamao del campo nos permite concretar ms. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar nmeros sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales.

TIPOS DE DATOS
Fecha/Hora: para la introduccin de fechas y horas desde el ao 100 al ao 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numricos utilizados en clculos matemticos en los que estn implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. Access recomienda utilizar el tipo Moneda para impedir el redondeo de cifras en los clculos.

TIPOS DE DATOS
Autonumeracin: nmero secuencial (incrementado de uno a uno) nico, o nmero aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumeracin no se pueden actualizar.
S/No: valores S y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (S/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado).

TIPOS DE DATOS
Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de clculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, grficos, imgenes, sonidos u otros datos binarios. Si trabajas con bases de datos creadas con otras versiones de Access, los archivos insertados como objeto OLE seguirn funcionando perfectamente. Pero si lo que ests haciendo es crear una nueva base de datos, es interesante que no utilices este tipo de datos, porque a partir de la versin 2007 empez a considerarse obsoleto y a utilizar, en su lugar, el tipo Datos adjuntos que veremos ms adelante.

TIPOS DE DATOS
Hipervnculo: texto o combinacin de texto y nmeros almacenada como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Datos adjuntos: Puede adjuntar archivos de imgenes, hoja de clculo, grficos y otros tipos de archivos admitidos, a los registros de la base de datos de forma similar a como adjunta archivos a los mensajes de correo electrnico. Los campos de datos adjuntos ofrecen mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE, y utilizan el espacio de almacenamiento de manera ms eficaz.

TIPOS DE DATOS
Calculado: Un campo calculado es un campo cuyo valor es resultado de una operacin aritmtica o lgica que se realiza utilizando otros campos. Por ejemplo podra ser un campo Total que calcula su valor multiplicando Precio * Cantidad en una lnea de pedido. Asistente para bsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente para bsquedas y al salir del Asistente, Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores seleccionados en l.

DISEAR UNA BASE DE DATOS CREAR TABLAS DE DATOS LA CLAVE PRINCIPAL

Antes de guardar la tabla tendremos que asignar una clave principal. La clave principal proporciona un valor nico para cada fila de la tabla y nos sirve de identificador de registros de forma que con esta clave podamos saber sin ningn tipo de equivocacin el registro al cual identifica. No podemos definir ms de una clave principal, pero podemos tener una clave principal compuesta por ms de un campo. Para asignar una clave principal a un campo, seguir los siguientes pasos: Hacer clic sobre el nombre del campo que ser clave principal. En la pestaa Diseo de Herramientas de tabla, hacer clic sobre el botn Clave principal del grupo Herramientas.

DISEAR UNA BASE DE DATOS CREAR TABLAS DE DATOS LA CLAVE PRINCIPAL

A la izquierda del nombre del campo aparecer una llave indicndonos que dicho campo es la clave principal de la tabla. Si quieres que el sistema se encargue automticamente de generar los valores del campo que es clave principal, puedes definirlo con el tipo de datos Autonumeracin. Si queremos definir una clave principal compuesta (basada en varios campos), seleccionar los campos pulsando simultneamente la tecla CTRL y el campo a seleccionar y una vez seleccionados todos los campos hacer clic en el botn anterior .

DISEAR UNA BASE DE DATOS CREAR TABLAS DE DATOS LA CLAVE PRINCIPAL

Importante: Recordar que un campo o combinacin de campos que forman la clave principal de una tabla no puede contener valores nulos y no pueden haber dos filas en la tabla con el mismo valor en el campo/s clave principal. Cuando intentemos insertar una nueva fila con valores que infrinjan estas dos reglas, el sistema no nos deja crear la nueva fila y nos devuelve un error.

DISEAR UNA BASE DE DATOS CREAR TABLAS DE DATOS

Guardar una Tabla Clic sobre el botn Guardar de la barra de Acceso Rpido. Escribir el nombre de la tabla.
IMPORTANTE
Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadro de dilogo avisndonos de ello, y preguntndonos si queremos que Access cree una, si le decimos que S nos aade un campo de tipo auto numeracin y lo define como clave principal. Si le decimos que No se guarda la tabla sin clave principal ya que una clave principal en una tabla es conveniente pero no obligatorio.

DISEAR UNA BASE DE DATOS CREAR TABLAS DE DATOS

Cerrar una Tabla Clic derecho sobre la pestaa con el nombre de la tabla y seleccionar Cerrar en el men emergente.