Microsoft Excel

Lic. Patricia de Luna Hurta

Qu es Excel?
Programa del tipo hoja de clculo u hoja electrnica. Una hoja de clculo permite efectuar clculos sencillos y complejos con rapidez y precisin. Adems permite modelar o simular situaciones con el objeto de efectuar anlisis sobre las mismas.

Ejecucin del programa

1.Clic en el Botn Inicio 2. Seleccionar Todos los Programas 3. Clic en Microsoft Excel Nos mostrara la ventana de Bienvenida de Microsoft Excel.

Bienvenida

Interface de Excel

Las caractersticas generales de Excel 2007 son:

En cuanto a la capacidad de datos Excel 2007 permite explorar ms cantidad de datos ya que admite 1.048.576 de filas por 16.384 columnas, comparado con las 65536 filas por 256 columnas de Excel 2003.

Salir del Excel 2007

Para cerrar Excel 2007, puede usar cualquiera de las siguientes opciones:
1. Hacer clic en el botn cerrar 2. Pulsar la combinacin de teclas ALT+F4. 3. Hacer clic sobre el Botn de Office y elegir la opcin Salir de Excel

Conceptos bsicos
Libro. Es el archivo creado en Excel. Al grabar se le asigna un nombre y el propio Excel le da la extensin .xlsx Un libro puede tener muchas hojas en funcin de la memoria disponible (el nmero predeterminado es 3) Hoja de Clculo. Es una Matriz formada por 16,384 columnas y 1048,576 filas. Es aqu donde se colocan los datos que vamos calcular, ordenar o hacer referencias.

Celda.
Es la interseccin de una Columna con una fila. La celda almacena informacin, la cual puede ser un texto, un nmero, una fecha, una hora, una frmula, una funcin, o cualquier otro objeto. Las celdas se identifican por su Direccin, la cual consta de una letra (columna) y un nmero (fila). En el grafico la celda activa es C6.

Celda

 Puntero de Celda. Es el rectngulo brillante que nos indica sobre que celda nos encontramos. Puede moverse a cualquier celda de la hoja. En la parte inferior derecha posee un cuadro de relleno que permite copiar y llenar series. Etiquetas. Muestra la Hoja activa del total de hojas que componen el libro de Excel. En la imagen la hoja activa es la Hoja 1.

Puntero

 Ayuda Para activar la Ayuda de Excel podemos pulsar F1 o hacer clic en el botn de la cinta de opciones. Aparece la siguiente ventana:

Tipos de datos (constantes y frmulas)

Se pueden introducir dos tipos de datos en las hojas de clculo de Excel:
1. Constantes: Son valores que se introducen directamente en la celda. Por ejemplo: 25, 10, Enero, Ventas, 25-12-98. Las constantes pueden ser nmeros, fechas y fragmentos de texto. 2. Frmulas: Son una secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones y/u operadores. Las frmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Excel evala la frmula y visualiza el resultado de la misma en la celda. Cuando selecciona una celda que contiene una frmula, sta (la frmula) se visualiza en la barra de frmulas, mientras que el resultado de la misma se visualiza en la propia celda.

Los comandos para Crear, Guardar y Abrir

hacer clic en este botn se despliega el siguiente men: En donde: a. Crea un nuevo libro en blanco b. Abre un libro existente c. Guarda el libro actual d. Lista de ltimos libros utilizados.

Los botones de la Barra de Herramientas de Acceso Rpido:

O las siguientes combinaciones de teclas: Crear un Libro: Ctrl + U Abrir un Libro: Ctrl + A Guardar un Libro: Ctrl + G

Operaciones con Hojas

La manera ms sencilla de moverse a travs del libro de trabajo es utilizar los botones de desplazamiento, que aparecen en la siguiente figura

O para insertar o Shift + F11 Para eliminar seleccionamos la hoja a eliminar hacemos clic con el botn derecho del mouse y seleccionamos eliminar, tambin ah podemos cambiar el nombre de la hoja

Ingreso de datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros, fechas, horas o frmulas. Texto Digitar el texto deseado, pulsar Enter o flechas de direccin para ingresar el dato en la celda. La barra de frmulas mostrar el contenido. Si el texto ingresado se ve mutilado, esto se debe a que la celda es muy angosta.

Nmeros
Digitar los valores tal como deban mostrarse, pulsar Enter o flechas de direccin para ingresar el valor. No digitar los separadores de miles (coma o punto). La barra de frmulas mostrar el nmero ingresado. Para valores decimales, utilice el punto del teclado numrico. Para que un nmero se considere texto, utilice un apstrofe como primer carcter.

Frmulas
Toda frmula debe iniciarse con el signo igual (=), suma (+) Puede contener constantes y/o direcciones de celda La barra de frmulas muestra la expresin matemtica, la celda muestra el resultado

Modificar ancho de Columnas

Seleccionar la columna o columnas a modificar Ubicar el puntero del Mouse en el borde derecho de la columna, el puntero cambia de cruz blanca a flecha de doble sentido. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar el ancho.

1. Ficha Inicio, Grupo Celdas, Formato Ancho de Columna 2. Digitar el nuevo ancho

Modificar alto de Filas

Utilizando el Mouse: Seleccionar la fila o filas a modificar Ubicar el puntero del Mouse en el borde inferior de la fila, notar que el puntero cambia de cruz blanca a flecha de doble sentido. Arrastrar el borde para disminuir o aumentar la altura.

 Un mtodo rpido de ajustar el alto o ancho, es realizando un doble clic en la lnea divisoria de los encabezados.

Comentarios
los comentarios nos permitirn documentar el libro de trabajo, por ejemplo podemos indicar de dnde procede el dato, qu frmula se ha aplicado, etc., tal como lo apreciamos en el grfico
1. Clic derecho en la celda que tendr el comentario 2. Opcin Insertar comentario 3. Digitar el contenido (puede aplicar formatos), para terminar seleccione otra celda (La esquina superior

Formato Condicional
En los casos anteriores, se han aplicado atributos de manera "directa", sin interesar el contenido de la celda o su procedencia. En el formato condicional, los atributos debern aplicarse de manera automtica, dependiendo del contenido de la celda. Por ejemplo, se tiene el siguiente caso:

1. Seleccionar las celdas C3:C6 2. Ficha Inicio, Grupo Estilos, Formato Condicional 3. Definir los criterios apropiados

Formato condicional