I FASE

PROGRAMACION Y ACTOS PREPARATORIOS

ING ROGGER E. CASTAEDA RISCO

LOS ACTOS PREPARATORIOS (I)

Aprobacin del PAC Valor Referencial Disponibilidad Presupuestal

Requerimiento

- Aprobado por el Titular de la Entidad o funcionario con facultades delegadas.

- El usuario debe definir con precisin las CCTT. - Finalidad pblica

- Monto determinado por el OEC como resultado del estudio de posibilidades que ofrece el mercado

- La fuente de financiamiento - La cadena funcional programtica y del gasto - Monto de la certificacin

LOS ACTOS PREPARATORIOS (II)

Aprobacin Expediente de Contratacin

Comit Especial

Aprobacin de Bases

Convocatoria

- Informacin de CCTT - Estudio de posibilidad. que ofrece el mercado - Valor referencial - Disponib. presupuestal - Tipo de proceso - Modalidad de seleccin - Sist. de contratacin, entre otros.

- rgano colegiado - Organiza/ conduce el proceso de seleccin - 3 miembros

- Aprobacin Titular de la Entidad /Delegacin - Es por escrito/ - Visado por el CE. - Estandarizacin

PLAN ANUAL DE CONTRATACIONES (PAC)

Como documento de gestin contiene las contrataciones previstas para el corto plazo (ao fiscal) y busca el cumplimiento de las metas y objetivos previstos en el PIA, POI y PEI.
Asimismo, el PAC como instrumento para la programacin, monitoreo y evaluacin de las contrataciones, repercute en los resultados de gestin.
NO OLVIDAR:
Es Obligatorio, Integral, Pblico y Formal
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ELABORACIN DEL PAC

La elaboracin del PAC comprende 2 etapas:

1 Etapa: En la programacin y formulacin presupuestal.

RESULTADO: Proyecto de PAC

2 Etapa:

Aprobado el Presupuesto Institucional, el OEC revisar, evaluar y actualizar el proyecto del PAC, de acuerdo a montos del Presupuesto Institucional.
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ELABORACIN DEL PAC - 1 ETAPA

1. En esta fase - que se realiza 9 meses antes del ao al que corresponde el PAC -, el Titular de la Entidad seala los plazos internos para que las unidades orgnicas determinen las necesidades de B y S que requerirn para cumplir con las actividades previstas en el proyecto de POI del ao siguiente.

2. Las unidades orgnicas propondrn a travs de un cuadro de necesidades, los B, S y O que requerirn durante el ao, haciendo uso del catlogo nico de b, s y o.
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ELABORACIN DEL PAC - 1 ETAPA

3. Al OEC le corresponde consolidar y ajustar los cuadros de necesidades de las unidades orgnicas y valorizar los costos de los b y s, a travs de datos histricos, cotizaciones, consulta en el SEACE, etc, a fin de darles un valor monetario (valor estimado).

4. Una vez valorizados, dicho cuadro de necesidades ser remitido al rea de presupuesto para que le otorgue el financiamiento respectivo, segn las metas previstas y con las proyecciones de ingresos por cada fuente de financiamiento que cuente la Entidad.
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ELABORACIN DEL PAC - 2 ETAPA

1. Al aprobarse la Ley Anual de Presupuesto, a fines de NOV y publicada en DIC del ao anterior, el proyecto de presupuesto de la Entidad pudo haber sido recortado, generando un menor financiamiento de los procesos de seleccin previstos. En efecto, corresponder realizar ajustes al PIA y al PAC 2. El OEC debe evaluar el PAC del ao vigente, debido a que su ejecucin contractual tendr repercusin, en algunos casos, en el siguiente ao

ELABORACIN DEL PAC - 2 ETAPA

3. El OEC coordinar con planificacin, presupuesto y la unidad orgnica para decidir su financiamiento e inclusin en el POI, PIA y PAC.

4. El Reglamento otorga hasta 15 das hbiles para la aprobacin del PAC despus de la aprobacin del PIA y 5 das hbiles adicionales para su publicacin en el SEACE y en la web de la Entidad.

ESQUEMA DE FORMULACIN DEL PAC

PASOS CONCRETOS A SEGUIR:

1. Identificacin de reas usuarias

2. Identificacin de metas especficas por rea usuaria

3. Requerimiento de B, S y O por cada meta especfica

4. Consolidacin de requerimientos

5. Valorizacin segn indagaciones

6. Determinacin de procesos de seleccin

7. Asignacin de Fte. Fto.

8. Conciliacin con el PIA

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EN SINTESIS: ELABORACIN DEL PAC

Segunda Etapa (15 das hbiles despus)

Aprobacin de PIA

Aprobacin

Plan Anual

Consolidacin de cuadro de necesidades

Primera Etapa

Difundir:
Dentro de los 5 das hbiles de aprobado

SEACE
LOCAL Y WEB DE LA ENTIDAD

Usuarios definen requerimientos

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ELABORACIN DEL PAC

Las Entidades deben emplear el Catlogo nico de Bienes, Servicios y Obras que administra el OSCE.

Actualmente se est usando el catlogo de las Naciones Unidas, el mismo que se emplea tambin en las convocatorias.

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CONTENIDO DEL PAC

Todas las contrataciones, con independencia del tipo de proceso de seleccin y/o rgimen legal que las regule.

COMUNICADO N 004-2010-OSCE/PRE Sobre registro obligatorio de procesos de seleccin por encargo llevados a cabo por la Oficina de las Naciones Unidas de Servicios para Proyectos UNOPS

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DIFUSIN DEL PAC

EJECUCIN DEL PAC

El Ministerio competente (PRODUCE) analizar Planes Anuales registrados en el SEACE y los difundir entre MYPES.

A cargo del rgano encargado de las contrataciones.

El PAC estar disponible en el OEC o portal de la Entidad.

En coordinacin permanente con las dependencias involucradas: reas usuarias, presupuesto, comits especiales y permanentes
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MODIFICACIN DEL PAC

Puede ser modificado en cualquier momento, de conformidad con la asignacin presupuestal o en caso de reprogramacin de metas institucionales:
- Para incluir o excluir procesos de seleccin, o, - El valor referencial difiera en ms del 25% del valor estimado y ello vare el tipo de proceso de seleccin.

NO OLVIDAR:

La aprobacin de las modificaciones del PAC es similar al procedimiento de aprobacin y difusin.

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SUPERVISIN Y EVALUACIN DEL PAC

La supervisin es responsabilidad de: El Titular de la Entidad (delegable). La evaluacin mnima es SEMESTRAL. (Esta evaluacin semestral permite corregir y mejorar procesos internos)

Esta supervisin es sin perjuicio de la que corresponde a la Oficina de Auditora o Control Interno de cada Entidad.
OJO:
El Titular de la Entidad podr adoptar medidas correctivas para alcanzar metas y objetivos del POI. Tambin podr disponer el deslinde de las responsabilidades respectivas.
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EL PAC EN EL SEACE

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CONSULTA DE PLANES ANUALES EN EL SEACE

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OBSERVACIONES FRECUENTES EN EL PAC

En el SEACE se viene observando frecuentemente lo siguiente:
1. OPORTUNIDAD: No se convocan los procesos de seleccin en forma oportuna, a pesar de encontrarse previsto en dicho instrumento, lo que contraviene lo dispuesto en el artculo 7 del Reglamento.

2. FRACCIONAMIENTO: Se advierten indicios de fraccionamiento, pues en las distintas versiones del PAC se aprecian contrataciones con el mismo objeto, descripcin y/o tipo de proceso.
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FRACCIONAMIENTO
No se puede fraccionar la contratacin con el objeto de modificar el tipo de proceso de seleccin que corresponda, segn la necesidad anual. EL OEC ser responsable en el incumplimiento de la prohibicin.

El MEF establecer mediante D.S. - previa opinin favorable del MINTRA y Produccin- los sectores destinados a la participacin exclusiva de las MYPES.
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EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
Por qu es necesario contar con un expediente de contratacin? Cul es su Finalidad?
1. Contar con la informacin tcnica, econmica y selectiva que permita a la Entidad obtener una oferta idnea, con la calidad requerida o mejorada y a precio adecuado. 2. Reunir todas las actuaciones del proceso de contratacin, desde el requerimiento del rea usuaria hasta la culminacin del contrato, incluyendo las ofertas no ganadoras. Debe estar bajo custodia del OEC.
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EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
El REA USUARIA es la responsable de definir con precisin las caractersticas, condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obras a contratar, las que deben encontrarse descritas en las especificaciones tcnicas o trminos de referencia.
Debe definir la finalidad pblica de la contratacin. NO aludir a marcas o nombres comerciales, diseos, fabricantes, ni descripcin que oriente la adquisicin o contratacin de marca, fabricante o tipo de producto especfico. EXCEPCION:

ESTANDARIZACION
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EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
FASE INICIAL: Requisitos mnimos para su aprobacin: Requerimientos Tcnicos Mnimos (RTM) debidamente definidos Estudio de Posibilidades que ofrece el mercado

Certificacin de Crdito Presupuestario

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EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
Los RTM comprenden:
Caractersticas tcnicas (la propia Entidad las establece):
Bienes: Especificaciones Tcnicas Servicios: Trminos de Referencia Obras: Expediente Tcnico Normas Reglamentarias:

Otros requisitos:

Reglamentos tcnicos (DISCAMEC) Normas Metrolgicas (INDECOPI) Normas Sanitarias (Salud) Reglamentos sectoriales

Normas tcnicas nacionales e internacionales (tienen por fin prever la calidad de procesos de produccin, etc).

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EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
Debe incluir:
Sistema de contratacin Modalidad de Seleccin Modalidad de ejecucin contractual Disponibilidad Presupuestal Tipo de proceso Resumen ejecutivo En obras y actividades derivadas de proyectos de inversin : Declaracin de viabilidad del SNIP Expediente Tcnico Disponibilidad del terreno

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EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
Aprobado el Expediente de Contratacin, se incorporarn todas las actuaciones que se realicen desde la designacin del Comit Especial hasta la culminacin del contrato. En el caso de los contratos de bienes y servicios, estos culminan con la conformidad de recepcin de la ltima prestacin y el pago correspondiente.

Tratndose de contratos de ejecucin o consultora de obras, ste culmina con la liquidacin y pago correspondiente.
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EXPEDIENTE DE CONTRATACIN
El OEC, tiene a su cargo la custodia y responsabilidad del Expediente de Contratacin, salvo en el perodo que dicha custodia est a cargo del Comit Especial. En su fase inicial, ser aprobado por el Titular de la Entidad u rgano competente (por delegacin).
En proceso declarado desierto: Slo si se ha modificado algn extremo del expediente de contratacin, la siguiente convocatoria contar con nueva aprobacin del expediente.
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ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO

Para determinar:

Valor referencial. Existencia de pluralidad de marcas y postores Posibilidad de distribuir la buena pro. Informacin que pueda servir para establecer factores de evaluacin. Pertinencia de realizar ajustes a las caractersticas y/o condiciones de lo que se va a contratar, entre otros aspectos.
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VALOR REFERENCIAL
El valor referencial es el costo estimado aprobado por la Entidad para la contratacin de bienes, servicios u obras sobre la base de los precios de mercado. El OEC debe determinar el valor referencial. El OEC puede solicitar apoyo que requiera del rea Usuaria, este ltimo est obligado a dar apoyo bajo responsabilidad.

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VALOR REFERENCIAL
Como mnimo se debe emplear dos (02) fuentes:
Presupuestos y cotizaciones actualizadas

Precios Histricos

Estructura de Costos

Precios SEACE, etc.

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VALOR REFERENCIAL

El estudio debe considerar tambin los siguientes aspectos:

Disponibilidad inmediata

Garantas

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VALOR REFERENCIAL
QU DEBE INCLUIR ?
El costo del Bien o Servicio, adems de su margen de comercializacin o utilidad.
Tributos, Seguros, Costos de Transporte al punto de entrega, Inspecciones, Pruebas solicitadas, Costos Laborales y cualquier otro concepto. En casos de servicios de Intermediacin Laboral, el VR debe calcularse respetando todas las normas laborales.
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VALOR REFERENCIAL
ANTIGEDAD: BIENES Y SERVICIOS: 03 meses desde aprobacin del Expediente de Contratacin. CONSULTORA DE OBRA: 06 meses desde aprobacin del expediente de contratacin. OBRAS: 06 meses desde la fecha de determinacin del presupuesto de obra consignada en el expediente tcnico.
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VALOR REFERENCIAL
LMITES:
Objeto del proceso Bienes Valor Referencial (VR) Lmite Inferior Lmite Superior

Es nico, incluye No se ha IGV establecido Es nico, incluye No se ha IGV Establecido

de Es nico, incluye 90% del VR IGV de Es nico, incluye 90% del VR IGV

100% del VR

Servicios

100% del VR

Consultora obras Ejecucin obras

100% del VR

110% del VR

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DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Contenido de la Certificacin Presupuestal:
Fuente de Financiamiento

Monto al cual asciende la certificacin con las anotaciones del caso

Cadena Funcional Programtica y del gasto

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COMIT ESPECIAL
Dos tipos: Comit Especial (ad hoc): Para cada proceso de seleccin, se da en cualquier tipo de proceso, salvo menor cuanta (opcional).

Comit Especial Permanente: Para procesos de seleccin de Adjudicaciones Directas y opcionalmente de Menores Cuantas.

Cundo no es necesario conformar Comit Especial?

En procesos de AMC (opcional) y en las contrataciones exoneradas.

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COMIT ESPECIAL
Tres miembros: uno del rea usuaria y otro del OEC. Por lo menos 01 debe conocer tcnicamente el objeto de la contratacin. En la designacin debe existir correspondencia entre cada miembro titular y su suplente (efecto espejo). Debe instalarse al da siguiente de la designacin, notificada junto con el Expediente de Contratacin.
NO OLVIDAR:
En la conformacin del Comit Especial Permanente slo se exige que 01 sea representante del OEC.
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COMIT ESPECIAL
NO PUEDEN SER MIEMBROS:

Titular de la Entidad

Funcionarios: Control y fiscalizacin

Funcionarios que aprobaron el expediente, Bases, Comit Especial

Funcionarios, servidores o expertos independientes sancionados.

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COMIT ESPECIAL
Intervencin de miembros suplentes:
Si el titular est ausente, su suplente lo reemplazar, respetndose la conformacin. La Entidad evaluar motivo de ausencia, sin impedir participacin de su suplente.

El miembro titular reemplazado, podr reincorporarse al comit como miembro suplente, previa autorizacin posterior a la evaluacin sealada.
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COMIT ESPECIAL
Cmo se toman las decisiones? Para procesos en general Para Sesionar: Todos Para Adoptar Acuerdos: Unanimidad Mayora

Nota:

Los actos debern figurar en actas suscritas, con las votaciones y la fundamentacin de los votos en contra.
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COMIT ESPECIAL
Debe considerar que:

1. Si duda sobre exactitud de un documento, informar a la OEC para la inmediata fiscalizacin posterior.

2. No suspender el proceso. Comunicar, en su caso, al Tribunal de Contrataciones del Estado.

3. Hay responsabilidad solidaria por cualquier irregularidad imputable por dolo, negligencia o culpa inexcusable.

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COMIT ESPECIAL
COMPETENCIAS: Elaborar las Bases Convocar al proceso Absolver Consultas y Observaciones Evaluar propuestas Otorgar la Buena Pro Declarar desierto el proceso Consultar o proponer las modificaciones de caractersticas tcnicas o del valor referencial Otros actos necesarios
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COMIT ESPECIAL

CAUSALES DE REMOCIN
Caso Fortuito o Fuerza Mayor (Art. 1315 del Cdigo Civil) Cese en el servicio declarado con documento motivado

Los miembros del Comit pueden declinar, renunciar su designacin ?

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BASES
Slo sern aprobados los originales visados en todas sus pginas por miembros del comit o del rgano a cargo. Podrn ser pre-publicadas en el SEACE y en el portal institucional. Se incluir el plazo de ejecucin contractual y el plazo de entrega mximo. Estos sern requerimientos tcnicos de obligatorio cumplimiento.
No olvidar: Uso obligatorio de Bases Estandarizadas (www.osce.gob.pe)
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METODOLOGA DE EVALUACIN
Para Factores de Evaluacin Para Subasta Inversa

Para acreditar cumplimiento de RTM

Se solicitarn los documentos estrictamente necesarios. EVITAR: copias legalizadas, licencia de funcionamiento, etc.

Segn el objeto de contratacin y conforme a los parmetros establecidos por la normativa.

NO se aplicar factores de evaluacin ni bonificacin alguna en la evaluacin de propuestas.

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FACTORES DE EVALUACIN TCNICA

Adquisicin de Bienes
Las mismas que en el anterior Reglamento as como: Mejoras a caractersticas tcnicas y condiciones previstas en las Bases. Experiencia del Postor: monto acumulado en 08 aos, hasta 5 veces el VR, con mx. 20 contrataciones, sin importar nmero de documentos que las sustenten.

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FACTORES DE EVALUACIN TCNICA

Bienes

Cumplimiento de la Prestacin: Certificados o constancias de prestaciones sin incurrir en penalidades. NO mayor de 20 contrataciones.

NO OLVIDAR: Para la asignacin de puntaje, ver frmula sugerida por OSCE, contenida en las Bases estandarizadas.
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FACTORES DE EVALUACIN TCNICA

Servicios en General

Factores Referidos al Postor

Experiencia:
Monto facturado en un perodo de hasta 08 aos No mayor a 5 Veces el Valor Referencial Mximo 10 servicios

Cumplimiento del servicio: Certificados o constancias que acrediten haber brindado el servicio sin incurrir en penalidades. Mximo 10.

Factores Referidos al Personal Mejoras a las condiciones previstas en las Bases Otros, tales como: equipamiento, infraestructura.
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FACTORES DE EVALUACIN TCNICA

SERVICIOS DE CONSULTORA
Experiencia en la actividad Hasta 15 aos

Hasta 5 Veces el Valor Referencial

Mximo 10 servicios Experiencia en la Especialidad Hasta 10 aos Hasta 2 Veces el Valor Referencial

Mximo 10 servicios

Personal Propuesto Mejoras a las condiciones previstas en las Bases Factores Referidos al Objeto de la convocatoria Cumplimiento del Servicio: Certificados o constancias que acrediten haber brindado el servicio sin incurrir en penalidades. Mx 10 servicios
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FACTORES DE EVALUACIN TCNICA

Obras (Licitaciones y ADP)

Experiencia en obras en general:

Ejecutados hasta en los ltimos 10 aos

Hasta 5 Veces el Valor Referencial Experiencia en obras similares:

Ejecutados hasta en los ltimos 10 aos

Por un mximo acumulado equivalente al Valor Referencial. Cada obra 15% del VR

Factores Referidos al Personal Propuesto.

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FACTORES DE EVALUACIN TCNICA

Obras (Licitaciones y ADP)
Cumplimiento de ejecucin de Obras: Certificados o constancias por ejecucin de obras sin penalidad. Mximo 10

EXPERIENCIA DEL POSTOR

El servicio presentado para acreditar experiencia en la especialidad, sirve para acreditar experiencia en la actividad.

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OPINIONES OSCE

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OPININ N 094-2011/DTN
Es posible que la aprobacin de expediente de contratacin y las Bases de una AMC que deriva de otro proceso de seleccin por declaratoria de desierto (licitacin pblica, concurso pblico o adjudicacin directa) sean aprobados por quien haya sido facultado para dicha aprobacin; o debe ser aprobado por la instancia que aprob el expediente de contratacin y las Bases del proceso de seleccin original?

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OPININ N 007-2012/DTN
En los procesos de seleccin a convocarse en la Amazona, es legalmente correcto que las bases deben establecer un valor referencial considerando el IGV, y otro valor referencial sin considerar el IGV?

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OPININ N 004-2011/DTN
Se design un Comit Especial Permanente para llevar a cabo los procesos de seleccin de Adjudicaciones Directas de la Entidad, para el actual ejercicio presupuestal. Uno de los miembros titulares de dicho Comit (contratado bajo el rgimen del D. Leg. 728), hace uso de su periodo vacacional, debidamente autorizado, la consulta es si a su retorno le corresponde de forma automtica asumir sus funciones en calidad de titular en el Comit Especial para los nuevos procesos de seleccin a convocarse, an cuando el miembro reemplazante contina laborando normalmente?
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OPININ N 004-2011/DTN Dado que un Comit Especial Permanente es designado para un ejercicio fiscal por el plazo de un (01) ao, periodo en el cual, por diversas razones miembros titulares y suplentes pueden estar ausentes, antes, durante y/o despus de ocurrido los sendos Procesos de Seleccin, es necesario que, para cada reincorporacin se requiera una autorizacin de la Entidad?

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OPININ N 048-2011/DTN
Cmo subsanar la participacin del Comit Especial si al final quedan dos miembros y los dems no quieren participar?

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OPININ N 010-2012/DTN

CONSIDERANDO QUE LA EXPERIENCIA DE POSTOR NO ES

CONDICION TECNICA MINIMA, SOLICITO A OSCE SE SIRVA CONFIRMAR SI ES POSIBLE ACREDITAR DICHA LA EXPERIENCIA, TRATNDOSE DE CONTRATACION DE BIENES, DE MANERA DISTINTA QUE LA ESTABLECIDA POR EL REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO. CONCRETAMENTE, A TRAVS DE LA PRESENTACION DE UNA DECLARACION JURADA QUE PRECISE TANTO EL BIEN OBJETO DE VENTA COMO LO FACTURADO Y COBRADO POR ESTA, SIN OBSERVACIONES NI CUESTIONAMIENTOS POR PARTE DEL ADQUIRIENTE.

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