Informtica

MICROSOFT EXCEL

Elementos de Excel
Barra de Ttulo Barra de Frmulas y datos Barra de Mens

Barra De Herramientas Estndar Barra De Herramientas Formato

Celda activa

Celda E5

Columna E

Fila 5

Barras de Desplazamiento

Rango B14 : C16

Hoja activa

Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel. Tiene como extensin .XLS. Cada libro puede contener varias hojas (hasta 255). Los datos o frmulas estn contenidos en celdas, que se identifican mediante una letra de columna y un nmero de fila. Un rango de celdas es un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una unidad

Desplazamiento por hojas y libros

MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 ltima celda con datos Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+ INICIO CTRL + FIN (FIN o CTRL)+ FLECHA ARRIBA (FIN o CTRL) + FLECHA ABAJO (FIN o CTRL) + FLECHA IZQUIERDA

ltima celda de la fila activa

(FIN o CTRL) + FLECHA DERECHA

Para moverse entre hojas, utilizar las pestaas o los botones. Tambin CTRL + AVPAG y CTRL + REPAG

Tipos de datos
Constantes: valores que se introducen directamente en la celda. Por ejemplo: 25, 10, Enero, Ventas, 25/10/2003. Las constantes pueden ser nmeros, fechas y texto. Se pueden aplicar diferentes formatos: negrita, porcentaje, nmero especfico de decimales, etc.

Frmulas: Se utilizan para calcular valores a partir de los introducidos en otras celdas. Las frmulas comienzan siempre con el signo igual (=). Excel evala la frmula y visualiza el resultado de la misma en la celda. Cuando selecciona una celda que contiene una frmula, sta (la frmula) se visualiza en la barra de frmulas, mientras que el resultado de la misma se muestra en la propia celda. P. ej. =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Funciones: Son frmulas predefinidas que realizan clculos tiles, como la media de una serie de valores o la diferencia entre das entre dos fechas. Las funciones no se pueden editar

Cmo introducir datos?

1. Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. 2. Teclear los datos. Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas. 3. Para aceptar el valor en la celda: o INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. o TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. o CUADRO DE ACEPTACIN: Est en la barra de frmulas. Al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda, sin cambiar la celda activa. 4. Si se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, pulsar la tecla Esc, hacer clic sobre el Botn de Cancelacin o en el botn

Cmo modificar datos?

Si no se ha validado la introduccin de datos: 1. Utilizar la tecla Retroceso, borrando carcter a carcter. Si ya se ha validado la entrada de datos: 1. Seleccionar la celda adecuada. 2. Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma. 3. Modificar la informacin. 4. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin. Si se quiere borrar el contenido: 1. Seleccionar la celda o celdas y pulsar Supr

Cmo seleccionar celdas?

Seleccin de una columna clic clic Seleccin de una fila Seleccin de un rango de celdas Arrastrar sin soltar

Aadir a una Seleccin: Pulsar CTRL sin soltar clic

Seleccionar la hoja entera

ctrl

Copiar y pegar celdas

A) Con las opciones de la barra de mens. 1. Marcar la celda o rango de celdas a copiar. 2. Activar la opcin de la barra de mens Edicin/ Copiar. 3. Situar el cursor en la celda de destino. 4. Activar la opcin de la barra de mens Edicin/ Pegar. Las acciones Edicin/ Copiar y Edicin/ Pegar se pueden ejecutar haciendo un clic sobre los botones de la barra estndar.

B) Con las opciones del men de contexto.

El men de contexto aparece cuando se hace clic con el botn secundario del ratn. (Botn derecho) Con Pegado especial se controla si se quieren pegar datos, frmulas, etc.

C) Con el ratn. Arrastrar y soltar, pinchando en el cuadradito.

D) Con el teclado. Ctrl+C y Ctrl+V

Rellenar series automticamente

Numricas Fecha Texto (meses, das de la semana) Personalizada Mtodo:
1. Seleccionar los dos primeros datos de la serie
1. Pinchar en el cuadrado negro y arrastrar sin soltar hasta completar la serie 1. Segn se avanza, Excel nos indica el ultimo valor que rellenar si soltamos el botn del ratn

Referencias relativas
Cuando introducimos una frmula en una celda, por defecto Excel entiende que debe utilizar una referencia relativa, de tal forma que si copiamos una celda que contiene una frmula y la pegamos, la frmula sea la mas adecuada.

Qu frmula sera la mas adecuada en C5?

Al copiar la celda B5 y pegarla en C5, no se copia =B2+B3 sino =C2+C3

Referencias absolutas
Sin embargo, puede ocurrir que en una frmula sea necesario mantener el valor de la celda cuando se copie y pegue. Entonces utilizaremos el smbolo $, delante del n de fila y delante de la letra de la columna.
Qu frmula sera la mas adecuada en C2?

Qu frmula se pegar en C3 cuando copiemos C2?

Seras capaz de averiguar que frmula habramos pegado sino hubiramos utilizado referencias absolutas?

Resumen de referencias a celdas

Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula. Referencias relativas. Se basan en la posicin relativa de la celda que contiene la frmula y de la celda a la que hace referencia. Si cambia la posicin de la celda que contiene la frmula, se cambia la referencia. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automticamente. Si se copia una frmula de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automticamente de =A1 a =A2 Referencias absolutas. Se utiliza el smbolo $, p. ej. $A$1. Al copiar la frmula, siempre se referir a la celda A1 Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa: $A1, B$1. Si se copia la frmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1. La tecla F4 permite pasar de un tipo a otro de referencia
Frmula copiada con referencia relativa

Frmula copiada con referencia absoluta

Frmula copiada con referencia mixta

Cmo dar formato a las celdas?

Alto de filas y Ancho de columnas
o o

Cursor entre separacin de fila/columna. Doble clic autoajusta al contenido Seleccionando varias filas o columnas, cambiar el tamao de una todas afecta por igual a todas las seleccionadas Men contextual Barra de herramientas de formato Seleccionar celdas ya formateadas. Hacer clic o doble clic en Seleccionar celdas a formatear

Formato de letra / nmero

o o o o o

Copiar formato

Cmo utilizar frmulas y funciones?

Operadores: +, -, *, /, ^ Comenzar tecleando =, y despus la frmula La direccin de las celdas se puede introducir pinchando en ellas con el ratn, incluidos los rangos. Las funciones estn predefinidas. Operan sobre argumentos y devuelven un resultado El botn realiza la suma , promedio, etc. de los datos de la fila o columna adyacentes Existe un Asistente para funciones que se activa pinchando al lado de la barra de frmulas Al hacer doble clic sobre la celda que contiene la frmula o funcin, se rodean con marcos de diferentes colores los argumentos 1. Clculo de la media con una frmula

2. Clculo de la media con una funcin

Elementos de un grfico
rea del grfico rea de trazado Lneas de divisin principales

Series

Eje de valores

Leyenda

Eje de categoras

Haciendo doble clic o pulsando el botn derecho del ratn en cualquier elemento se puede modificar su formato, incluso cambiar el tipo de grfico.

Cmo creamos un grfico?

Seleccionar los datos Pulsar asistente para grficos Elegir el tipo de grfico Seguir las indicaciones del asistente. Importante indicar si las series estn en filas o en columnas

Cmo utilizar datos de Excel en Word para crear informes?

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Los datos deben estar en formato de lista (en columnas), con los ttulos de la columna en la primera fila. Los rtulos de columna se utilizarn para especificar dnde se incluirn los datos al combinar correspondencia. Abrir la barra Combinar correspondencia 1. Abrir origen de datos: Fichero de Excel que contiene los datos en el cuadro de dilogo. 2. Elegir Destinatarios de combinar correspondencia. Hacer clic en la izquierda para seleccionar las filas con datos que se quieren incluir 3. Escribir el texto FIJO que se quiera incluir. En los lugares en que se desee que cambien automticamente los datos (P. ej. el nombre), pinchar en Insertar campos combinados y seleccionar el campo adecuado (NOMBRE). 4. Para alternar entre ver el nombre del campo o ver el dato pinchar en Ver datos combinados 5. Para ver como van cambiando los datos, pinchar en