Introduccin

Qu es y para qu sirve Excel?

Es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Para sumar una serie de nmeros solo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima.

Por ejemplo:

Arrancar Excel

Desde el botn Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla.

Coloca el cursor y haz clic sobre el botn Inicio se despliega un men. Al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador. Buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre l, y se arrancar el programa.

Desde el icono de Excel del escritorio

Elementos bsicos de Excel

La pantalla inicial

Las barras

Barra de Titulo: Contiene el nombre del documento

sobre el que se est trabajando en ese momento. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.

Las Barras

La Barra de mens: Contiene las operaciones de

Excel, agrupadas en mens desplegables. Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos de elementos:
a) b) c)

Comandos inmediatos. Otro men desplegable. Comando con ventana.

Comandos Inmediatos

Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el men Edicin, el comando Copiar.

Otro men desplegable

Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen.

Comando con ventana

Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedir que rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico...

Tip
Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando.

Por ejemplo Alt + i para desplegar el men Insertar.

Mens Inteligentes

La barra de mens tiene un nuevo comportamiento "inteligente", que consiste, bsicamente, en mostrar slo los comandos ms importantes y los que el usuario va utilizando. Para acceder al resto de los comandos hay que situarse sobre el ltimo botn y obtenemos el men completo, aquellos comandos que no aparecan antes estn en un color ms claro. Al utilizar un comando que no est en el men inicial, este comando se incorpora a partir de ese momento al men.

Barra de herramientas estndar

Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como:

Guardar Copiar Pegar

etc.

Barra de Formato

Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc. Hay operaciones que no estn disponibles en un determinado momento. Se identifican porque tienen el color atenuado. Por ejemplo, si no hay nada seleccionado, tanto el icono Cortar como el comando Cortar aparecen con el color ms claro.

Barra de Frmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.

Barra de Etiquetas

Nos permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla. Simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

Conceptos de Excel

Libro de Trabajo: Es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa se almacenar formando el libro de trabajo. Un libro de trabajo est formado por varias hojas. En principio constar de 3 hojas aunque el nmero de stas puede variar entre 1 y 255, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2,...

Conceptos de Excel

Hoja de clculo: Es una herramienta muy til para todas

aquellas personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten realizar clculos u operaciones con ellos.

Es como una gran hoja cuadriculada formada por 256 columnas y 65.536 filas. Cada columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C. Cada fila se numera desde 1 hasta 65536.

Conceptos de Excel

Celda: Es la interseccin de una columna y una fila y se

nombra con el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de su fila.

Por ejemplo: La primera celda pertenece a la columna A y la

fila 1 por lo tanto la celda se llama A1.

Celda Activa: Se denomina as cuando el cursor esta

posicionado en alguna celda preparado para trabajar con sta; y se identifica porque aparece ms remarcada que las dems.

Conceptos de Excel

Rango: Es un bloque rectangular de una o ms celdas

que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de operaciones se realizan a base de rangos.

Movimiento rpido en la hoja

Movimiento

Teclado

Celda A1 Primera Celda de la columna activa

Celda Abajo Flecha Tan solo una pequea parte de la hoja es abajo visible en la Arriba Flecha arriba hoja, la ventana Celda de documento en un momento dado. Nuestra mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que Celda Derecha Flecha Derecha las visibles el rea de la pantalla y es necesario moverse Celdaen Izquierda Flecha Izquierda por el documento rpidamente. Pantalla Abajo AvPag Cuando no est abierto ningn men, las teclas activas para Pantalla Arriba RePag poder desplazarse a travs de la hoja son: Ctrl + Inicio Fin + Flecha Arriba

ltima Celda de la columna activa Primera Celda de la fila activa ltima Celda de la fila activa

Fin + Flecha Abajo Fin + Flecha Izquierda o Inicio Fin + Flecha Derecha

Movimiento rpido en la hoja

Otra forma rpida de moverse por la hoja cuando se sabe con seguridad a la celda donde se desea ir, es con el comando Ir a... que se encuentra en el men Edicin.

Selecciona el men Edicin. Abrir el men para visualizar las opciones ocultas con el botn.. Haz clic sobre la opcin Ir a... Escribe en el recuadro Referencia, la direccin de la celda a la que quieres desplazarte. Haz clic en Aceptar.

Tip
En cualquier caso, siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

Movimiento rpido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas. En este caso tenemos 5 hojas de clculo, siendo la activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.

Movimiento rpido en el libro

Tambin se puede cambiar de hoja utilizando los botones de la izquierda: Para ir a la Hoja1. Para ir a la hoja anterior a la que nos encontramos. Para ir a la hoja siguiente a la que nos encontramos. Para ir a la ltima hoja

Movimiento rpido en el libro

Tambin se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser: Movimiento Teclado

Hoja Siguiente Hoja Anterior

Ctrl + AvPag Ctrl + RePag

Introducir Datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes :
1.

2.

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos. Teclear los datos.

Introducir Datos

Los datos aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como puedes observar en la siguiente imagen:

Introducir Datos

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los siguientes mtodos:

INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo. TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha. CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn de la barra de frmulas, al hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguir siendo la misma.

Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin de la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda seguir vaca.

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Modificar datos

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los siguientes pasos:

Seleccionar la celda adecuada. Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la misma.

Modificar la informacin. Pulsar INTRO o hacer clic sobre el Cuadro de Aceptacin.

Tip
Para restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, hay que pulsar la tecla Esc o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin de la barra de frmulas.
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Tipos de datos

Los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:

VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto. FRMULAS, es decir, una secuencia formada por : valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Operaciones con archivos

Las operaciones referentes a archivos son:

Abrir Nuevo Guardar Guardar como Cerrar.

Guardar un libro de trabajo

Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar.