EVENTO

KAIZEN

PROMESA DE SERVICIO
PARADIGMAS

KAIZEN #233: BPK- Business Process Kaizen

PARADIGMAS
Integrantes del Equipo:

Rodolfo Silva (Lder) Beatriz Rgules (Vice-lder) Rubn Recio (Vice-lder) Marco A. Castor Silvia Chvez Nicols Czares Carlos Len Claudio de la Garza Humberto Loredo Genaro Gonzlez Antonio Snchez Mauricio Gonzlez Uvaldo Torres Alberto Mariscal

Mejora Continua Programacin Centro de Servicio Finanzas Almacn PT SJ1 Centro de Competencia Femsa Femsa Almacn PT SLP Logstica SLP Recursos Humanos SLP Ventas Bajo Seleccin SLP Ingeniera de Manufactura Asesor: Alfredo Rodrguez Ramos (TBM) Luis Cant 14 al 18 de julio del 2003

Definicin de Objetivos

Reducir el tiempo de surtimiento del 80% de las partidas desde recepcin hasta facturacin del pedido al cliente

Das Calendario (sin transporte)

18 20 15 10 5 0 Actual Objetivo 10

Diagrama de Bloques de Atencin a Clientes

Diagrama de Bloques de Atencin a Clientes

Revisin de Crdito y Autorizacin Asignacin / Armado a PT 2 horas Proveedor de Camin Carga de Transporte

Facturacin

Entrega a Cliente

Si

1 - 3 dias

a 1 dia Revisin de Crestas / Valles de la demanda global.

1 dia

1 - 5 dias Sugerencia del Sist. De produccin / Prioridades.

Requerimiento por escrito del Distribuidor

Centro de Servicio

Captura en el Sistema Oracle

Hay disponibilidad de Inventario ?

No

Consolidar la demanda en el Sist Oracle.

En base al maestro de la demanda se corre en Oracle el MPS Inventario, LMP, Listas / Ruta , Demanda Definicin de los niveles de Inventario

48 horas Generacin de Cedula a Planta para los 15 dias siguientes ( 4 dias )

1 - 8 dias 1 dia

Si

Aprobacin ?

Validar cedula de produccin con Spte. Prodn, Esmaltes / Inspecc / PT

Recepcin de cedula de produccin y validacin en cada Planta

Envo de la cdula de produccin a Planta.

Generacin de la Cedula de Produccin Jobs / Producto / Cantidad

Generacin de Jobs ( Ordenes de Produccin ).

No

1 dia 1 dia

Modificar cantidad y fechas en las sugerecias del Sistema 1 dia

Produccin de PT ( 15 - 28 dias )

Retroalimentacin

Reprogramacin de Cedula

Envo al almacn de PT y recepcin va sistema del producto

Disponibilidad del producto en el modulo de Inv / OM

Simbologa

1 dia

Clientes externos diversos

Centro de Servicio,Planeacin, Cuentas x pagar, Trafico

Planta de Produccin

Los textos que aparecen en negritas representan las actividades que no agregan valor.

Anlisis de situacin actual

Se analizaron tanto el mapa de flujo de proceso como el diagrama de spagheti de las distancias recorridas por el personal involucrado no se encontr rea de oportunidad importante en este ltimo.

Identificacin de Oportunidades de Mejora

Concepto Actividades que agregan valor (horas) Actividades que no agregan valor-necesario (horas) Actividades que no agregan valor (horas) (Das calendario) Lead time (Das calendario laborables) Porcentaje que agrega valor

Antes 2.6 1.6 262.2 11.4 27 0.95%

Tiempo Takt Administrativo vs. Tiempo Ciclo

Lnea Observada: Fecha de clculo: Persona que calcul: Centro de Servicio Tiempo disponible ( min / turno): 17-Jul-03 Tiempo de paro programado Alfredo R. Tiempo Neto de Operacin: 660 150 510 Requerimiento promedio/turno: T. Neto de Op. Tiempo Takt = Req. Prom Cantidad de Celdas iguales Tiempo Takt por Lnea (seg) 480 1.1 1 1.1

2 1.8 1.6 1.4 1.2 1 0.8 0.6 0.4 0.2 0

2 1.8 1.6 1.4 1.2 1 0.8 0.6 0.4 0.2 0

9 10 11 12

9 10 11 12

Antes del Kaizen

Cantidad de operadores: Total de Tiempo ciclo de operacin: Comentario general de condicin actual: 10 7

Despus del Kaizen

Personal Optimo = Tiempo Takt
Cantidad de Personal necesario
Tpo Ciclo Op.

7 1 7

Considerando que la gente del Centro de Servicio slo se dedica a recepcin/captura de pedidos, 3 personas se podran dedicar a otras actividades.

Condicin Futura (Mapa de Flujo de Proceso-1)

VA NAV/N NAV 1 min. 1 min. 30 min. 1 min 10 min. 5 min. 5 min.
5 15 min. 1360 min. 10 min. 10 min. 60 min. 1 min.

Distribuidor y/o ventas

Hacer pedido Inicio

Telfono Fax E-mail

Centro de servicio

Recibir pedido (autorizado)

Capturar pedido

Bookear o activar pedido

Pedido autorizado?

Correr asignacin de producto

Dejar asignado

No Avisar va mail o tel. a CxC

Liberar crdito y cobranza

Finanzas

Avisar a Centro de Servicio, no se arma

Trfico

No

Generar el reporte de tonelaje

Analizar reporte y verificar posibles combinaciones

Completar tonelaje mnimo?

Programar trip

Armar trip en ERP de Vitromex

Asignar transporte al trip

1 da Imprimir lista de embarque "trip"

T. I.

Embarques

Condicin Futura (Mapa de Flujo de Proceso-2)

60 min. 1 min. VA NAV/N NAV 10 min. 1 min. 1 min. 2 min. 10 min. 30 min. 1 min 10 min. 8 min. 1 min. 1 min. 5 min. 1 min. 5 min. 30 45 min. 3 min. 10 min. 1430 min. 7 min. 11 min. 1430 min. 3 min. 1 min. 1440 min.

Distribuidor y/o ventas

Hacer pedido Inicio

Telfono Fax E-mail

Centro de servicio

Recibir pedido (autorizado)

Capturar pedido

Bookear o activar pedido

Pedido autorizado?

Correr asignacin de producto

No Llamar a trfico para desarmar la partida encuestin Avisar Desasignar el va mail o Cancelar el pedido tel. a CxC producto y avisar a embarques

Liberar crdito y cobranza

Finanzas

Liberar los pedidos

1 da

Trfico

Asignar transporte al trip

Desarmar partida y completar con otra correcta

Generar el reporte de tonelaje

Imprimir lista de embarque "trip"

Identificar lneas por planta y pallets completos

Tiene pallets incompletos?

No

Autorizar entrada al transportista (tel.)

Asignar lista a montacarguista

Cargar unidad y se llena hoja de confirmacin

Cerrar el trip Problema al cerrar el trip? S Identificar el problema

No

Imprimir factura y ficha

Poner en sobre la documentacin y entregar pa salida

Identificar si es combinado el trip

Embarques

Llamar a C. Servicio para corregir trip No

Lo puede resolver C. de servicio? No

Hablar con C. Servicio en cuestin crdito

Revisar rea de cajas incompletas

Existen cajas incompletas?

1 da

Hablar a T. I.

T. I. resuelve el problema

1 da

T. I.

Avisar embarques de la solucin del problema

Condicin Futura (Mapa de Flujo de Proceso-3)

VA 1 min.

3 min. 30 min.

1 min. 1440 min.

NAV/N NAV

2 min.

1 min.

182 min. 1 min 74 min. 5671 min.

3.03 hrs. 1.23 hrs. 10 min. 94.52 hrs. 98.78 hrs.

0.13 das AV

5 min. 0.05 das NAV/N

5 min.

3.94 das NAV 4.12 das Total

Distribuidor y/o ventas

Hacer pedido Inicio

Telfono Fax E-mail

Centro de servicio

Recibir pedido (autorizado)

Capturar pedido

Bookear o activar pedido

Pedido autorizado?

Correr asignacin de producto

No Avisar va mail o tel. a CxC

Finanzas

Liberar los pedidos

Hablar a Embarques para avisar la liberacin

Liberar crdito y cobranza

1 da

Trfico

Generar el reporte de tonelaje

Identificar si es combinado el trip

Es camin No combinado entre plantas? S Enviar a la planta con lo que se combin

Enviar a cliente Fin

Embarques

T. I.

Clculo de Tiempos

Concepto Despus Actividades que agregan valor (horas) 3.03 Actividades que no agregan valor-necesario (horas) 1.23 Actividades que no agregan valor (horas) 94.5 (Das calendario) Lead time (Das calendario laborables) Porcentaje que agrega valor 4.12 9.8 3.10%

Peridico Kaizen
Responsable del Fecha Fecha xito Compromiso Realizacin Humberto Loredo Conseguir formatos (Embarques, Trfico) Genaro Gonzlez 16-Jul 17-Jul Beatriz Rgules Alberto Mariscal Conseguir formatos (+ Trfico, Finanzas) Rubn Recio 16-Jul 17-Jul Marco Castor Nicols Czares Conseguir formatos (Portal) 16-Jul 16-Jul Mauricio Gonzlez Actividades Colocar el formato estndar del pedido en el Nicols Czares portal (re-diseo) Rubn Recio Presentar ante los gerentes de desarrollo Mauricio Gonzlez comercial el nuevo formato 9-Ago 16-Jul 17-Jul 0 1 En Marcha En Marcha En Marcha Hecho Hecho Das Atraso 1 1 0 Estatus % Avance 2 Cerrado # # 100% Cerrado # # Cerrado Cerrado Cerrado Cerrado Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Cerrado Cerrado Cerrado Cerrado 100% 100% # # # # # # # # 100% 100% 75% # # # # # # # # # # #

Problema

Estatus 1 Hecho Hecho Hecho

Falta de estandarizacin en el formato de centro de servicio Falta de estandarizacin en el formato de centro de servicio

Demora en autorizacin de pedidos Facultar a los gerentes de desarrollo comerMauricio Gonzlez especiales (2 das) cial para autorizar plazos y descuentos Demora en pedido telefnico Cotizar reconocedor de voz y link con Oracle Clarificar promesa de servicio Existencia en el sistema de pedidos Procedimiento para evitar captura pedidos de clientes morosos que causan clientes morosos y avisar a CS liberacin demoras Rubn Recio Rubn Recio Claudio de la Garza Rubn Recio Marco Castor

9-Ago

9-Ago 16-Jul 16-Jul

Ejemplo Kaizen Implementado

Equipo: 233

Area del Proyecto: Recepcin de pedido a embarques

Nombre de Kaizen: Reducir el tiempo de surtimiento de pedidos utilizando BPK

Operacin Problema Medidas Implementadas Resultados

Aprobacin de pedidos con condiciones especiales

Actualmente autorizado exclusivamente por el Director Comercial

Se propone delegar la autorizacin de dichos pedidos a los Gerentes de Desarrollo Comercial

Reducir el tiempo del proceso de 2 das a 10 minutos

Antes del Kaizen

Despus del Kaizen

Ejemplo Kaizen Implementado

Equipo: 233

Area del Proyecto: Recepcin de pedido a embarques

Nombre de Kaizen: Reducir el tiempo de surtimiento de pedidos utilizando BPK

Operacin Problema Medidas Implementadas Resultados

Armado de trips

Tiempo invertido por el centro de servicio en el armado de camiones

Transferir el armado de los Trips a FEMSA (logstica)

Disponer de ms tiempo para el servicio a clientes

Antes del Kaizen

Despus del Kaizen

Ejemplo Kaizen Implementado

Equipo: 233

Area del Proyecto: Recepcin de pedido a embarques

Nombre de Kaizen: Reducir el tiempo de surtimiento de pedidos utilizando BPK

Operacin Problema Medidas Implementadas Resultados
Agilizar el tiempo de solucin y autorizacin del pedido y eliminar la asignacin del producto a pedidos de clientes con saldos vencidos. De 3 das a 1 minuto

Captura de pedido

Captura de pedidos de clientes con saldos vencidos, lo que provoca largo tiempo de espera antes de su liberacin

Se modific sistema para bloquear la captura de pedidos de clientes con saldos vencidos

Antes del Kaizen

Despus del Kaizen

Ejemplo Kaizen Implementado

Equipo: 233

Area del Proyecto: Recepcin de pedido a embarques

Nombre de Kaizen: Reducir el tiempo de surtimiento de pedidos utilizando BPK

Operacin Problema Medidas Implementadas Resultados

Asignacin de camiones

Exceso de tiempo para conseguir camiones en el rea de transporte

Adoptar la metodologa del trabajo de Femsa Logstica

Reducir el tiempo del proceso de 3 das a 1 da

Antes del Kaizen

Despus del Kaizen

Ejemplo Kaizen Implementado

Equipo: 233

Area del Proyecto: Recepcin de pedido a embarques

Nombre de Kaizen: Reducir el tiempo de surtimiento de pedidos utilizando BPK

Operacin Problema Medidas Implementadas Resultados

Programacin de embarques

Falta de secuencia programada por el rea de embarques

Se implementa el sistema de programacin de carga por cita

Optimizar el tiempo de embarque y el uso de recursos. Asegurar con el cumplimiento de entrega al cliente

Antes del Kaizen

Despus del Kaizen

Ejemplo Kaizen Implementado

Equipo: 233

Area del Proyecto: Recepcin de pedido a embarques

Nombre de Kaizen: Reducir el tiempo de surtimiento de pedidos utilizando BPK

Operacin Problema Medidas Implementadas Resultados

Liberacin de pedido por crdito

Facultar a embarques para Camiones ya cargados con resolver problemas producto son bloqueados por directamente con crdito su crdito. liberacin sin tener que recurrir al centro de servicio

Reducir el tiempo del proceso

Antes del Kaizen

Despus del Kaizen

Ejemplo Kaizen Implementado

Equipo: 233

Area del Proyecto: Recepcin de pedido a embarques

Nombre de Kaizen: Reducir el tiempo de surtimiento de pedidos utilizando BPK

Operacin Problema Medidas Implementadas Resultados

Falta de comunicacin e Se instituye sistema de Garantizar el control de los indicadores de eficiencia que indicadores de muestreo del tiempos de carga de pedidos le permitan a los proceso, as como juntas de a embarque de camiones, y el involucrados controlar los revisin mensuales entre resolver oportunamente los tiempos de carga de pedido a FEMSA logstica y embarques contratiempos embarque de camiones

Antes del Kaizen

Despus del Kaizen

Hoja de Monitoreo de los Pedidos

Centro de Servicio Trfico Embarques
Fecha de Inicio: Hora de Inicio: Pedido:

Paso

Actividad
Capturar Pedidos < 31 min (pedido de 20 a 25 lneas) Liberar Pedidos < 10 min Asignar Pedidos < 5 min Generar Reporte de Tonelaje < 5 min Analizar Reporte de tonelaje < 15 min Armar trip < 24 horas naturales Enviar via E-mail a Trfico < 1 min Asignar Transporte < 120 min

Fecha Hora Trmino: Trmino:

Causas de Retraso

Ejecutor

4.12 das ideal para pedido con inventario

Enviar via E-mail Informacin a embarques < 1 min Imprimir lista de embarque < 1 min Espera de transportista < 24 horas naturales Cargar el camion < 45 min Facturacin < 7 min Total

10

11

12

13

Mtricos

1a. Semana 10 Pedidos Diarios Monitorear el promedio semanal

2a. Semana 10 Pedidos Diarios Monitorear el promedio semanal

3a. Semana 5 pedidos Diarios Monitorear el promedio semanal

4a. Semana 5 Pedidos Diarios Monitorear el promedio semanal

5a. Semana 3 Pedidos Diarios Monitorear el promedio semanal

6a. Semana 3 Pedidos por Mes Monitorear el Promedio Mensual

Se requiere disear una mecnica de monitoreo automtica para obtener el tiempo de facturacin de todos los pedidos (Pedir un reporte de tiempos de Oracle)

Ejemplos de estandarizacion de trabajo Nuevo

Bitcora de viaje Clientes por regin Errores de captura y parametrizacin en el sistema Formato pedido Hoja de monitoreo de pedidos Polticas de carga Poltica de captura de pedidos Procedimiento de captura de pedido en pallets Procedimiento de captura de detenidos Procedimiento Femsa-Centro de Servicio

Tableros QCDS en Centro de Servicio y Embarques Planta

Plan de Capacitacin Kaizen BPK 233

Objetivo

Comunicar y desplegar la forma ptima del proceso de recepcin facturacin de los pedidos de cliente para cumplir la promesa de servicio de Vitromex a sus distribuidores 80% de las partidas facturadas en 10 das calendario a Jul 03 89% de las partidas facturadas en 10 das calendario a Dic 03 94% de las partidas facturadas en 10 das calendario a Jul 04 Lograr que todo el personal involucrado, administre y reaccione al indicador a conseguir Jefe de Centro de Servicio Ejecutivos de Centro de Servicio 10 personas Jefatura de Cobranza (Finanzas) 7 personas Jefes de Almacn Plantas 5 Personas Facturistas de Plantas Montacarguistas de Plantas Personal FEMSA relacionado Representantes de Ventas (GDC y GTV) Personal de Planeacin y Programa Antecedentes de la necesidad del Kaizen (material del Kaizen 233) y situacin actual Mapa de Proceso rediseado Procedimientos: o Cambios en el Portal de Clientes (Formato de Pedido) o Poltica de Carga de Trailer o Comunicacin entre C. de Servicio-FEMSA (Completar tonelaje mnimo por TRIP) o Comunicacin entre Finanzas Centro de Servicio Administracin Rutinaria (creacin de tablero QCDS, mtodo de medicin y seguimiento en cada localidad) Rubn Recio: ejecutivos C. Servicio, personal relacionado Saltillo y personal FEMSA Marco Castor: personal relacionado Finanzas Mxico - Saltillo Silvia Chvez / Carlos Paz: personal relacionado en San Jos I y II Humberto Loredo / Marco Polo Hernndez: personal relacionado en SLP Mauricio Gonzlez: Gerentes de Ventas (simplificando la profundidad de tema) 2 horas de exposicin discusin abierta Se permite la incorporacin de ideas de mejora y modificacin de la documentacin generada ~+2 horas para Comprobar o hacer ejercicio prctico de los nuevos procedimientos

Dirigido a

Temas a transferir (materiales de exposicin)

Instructores Recomendados

Agenda

Fechas lmite

Semana del 21 25 de Julio 03 Saltillo Martes 22 de Julio SLP Mircoles 23 de Julio SJ I y II Jueves 24 de Julio

Plan de Seguimiento
ACTIVIDAD 21-25 JULIO 28-1 AUG 4-8 AUG 11-15 AUG 18-22 AUG 25-29 AUG PARTICIPANTES NICOLAS CAZARES

COLOCAR FORMATO DE PEDIDO EN EL PORTAL CAPACITAR SALTILLO CAPACITAR SJ1 Y SJ2 CAPACITAR SLP MONITOREAR 50 PEDIDOS POR SEMANA

PLAN REAL PLAN REAL PLAN REAL PLAN REAL PLAN REAL

21-Jul 22-Jul 23-Jul 24-Jul

Ruben Recio/Marco Castor/Femsa Silvia Chavez/Carlos Paz Humberto Loredo/Marco Polo

Ruben Recio

REVISION DE AVANCES

PLAN REAL

28-Jul

04-AUG

Ruben Recio/Silvia Chavez/ Femsa/Marco Castor/Humberto Loredo/Beatriz Regules

MONITOREAR 25 PEDIDOS POR SEMANA

PLAN REAL

Ruben Recio

REVISION DE AVANCES

PLAN REAL

11-AUG

18-AUG

Ruben Recio/Silvia Chavez/ Femsa/Marco Castor/Humberto Loredo/Beatriz Regules

MONITOREAR 15 PEDIDOS POR SEMANA

PLAN REAL

Ruben Recio

REVISION DE AVANCES

PLAN REAL

25 AUG

Ruben Recio/Silvia Chavez/ Femsa/Marco Castor/Humberto Loredo/Beatriz Regules

Resultados Obtenidos en Kaizen

Tiempo Administrativo (das)

20 15 10 10 5 0
Actual Objetivo Estimado Prueba 1

18

4 hrs 26 min

4 hrs 56 min

Impacto reduccin de 17.7das 98.3%

0.25

0.3

Resultados Obtenidos en Kaizen

Concepto
Actividades que agregan valor Actividades que no agregan valor-necesario Actividades que no agregan valor Nmero de decisiones Nmero de transferencias Nmero de demoras Lead time (Das calendario) Tiempo que no agregan valor-necesario (horas) Tiempo que no agregan valor (horas) Tiempo que agrega valor (horas) Porcentaje que agrega valor Personal ptimo C. Servicio (captura pdido clientes)

Antes Despus Diferencia Impacto 11 18 15 15 79 9 18 1.6 262.2 2.6 0.95% 10 11 15 7 7 47 4 4.12 1.23 94.5 3.03 3.10% 7 0 3 8 8 32 5 13.88 0.37 167.7 0.43 2.15% 3 16.7% 53.3% 53.3% 40.5% 55.6% 77.1% 23.1% 64.0% 16.5% 2.15% 30.0%

Objetivos Kaizen a 30 Das

Actividades

Responsable del Fecha xito Compromiso 17-Jul

Fecha Realizacin

Das Atraso 1 -

Estatus 1 Retraso En Marcha En Marcha En Marcha En Marcha En Marcha En Marcha En Marcha En Lmite

Enviar comunicado que se deben de enviar Beatriz Rgules a finanzas ambas fichas junto con la factura (Planta, Carlos Gil, Marco Castor) Establecer poltica comercial para avisar a Mauricio Gonzlez clientes captura pedido Marco Castor/Silvia Capacitar al personal involucrado Chvez/Femsa/Rub n Recio/Humberto Monitoreo del tiempo de surtimiento Seguimiento al programa Tablero QCDS (seguimiento) Centro de Servicio Tablero QCDS (seguimiento) Embarques Presentar a Gerentes relacionados Disear procedimiento para no hacer modificaciones en trips ya cargados Rubn Recio Beatriz Rgules Rubn Recio Rubn Recio Humberto Loredo Manuel Monge Rubn Recio

Estatus 2 Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto Abierto

% Avance 75% 75%

1-Ago 25-Jul 25-Ago 25-Ago 7-Ago 24-Jul 30-Jul 21-Jul

Conclusiones

El objetivo es lograble desde que en pruebas simuladas se obseva la factibilidad de poder llegar a 4 o 5 das calendario Observamos una muy buena integracin del equipo que va ejecutar este nuevo proceso Es altamente importante el seguimiento y control gerencial Este evento es una excelente base para mejoras posteriores (optimizacin de inventarios, reduccin de burocracia interna, etc.)