Introduccin

Es muy comn que al estar trabajando con Excel no aprovechemos al mximo sus recursos, las personas que saben de Excel son ms

productivas en cualquier tipo de empresa en las que estn trabajando.

La hoja de calculo Excel es una aplicacin integrada de Office cuya finalidad es la realizacin de clculos sobre datos introducidos en la misma, as como la representacin de estos valores de forma grafica. Excel tiene muchas aplicaciones y descripciones de comandos y barra de herramientas. La utilizacin de la hoja de calculo, es un poco extenso ya que abarca todos los mtodos y tcnicas bsicas mas importantes que se manejan en Excel, Formatos, tipos de datos, funciones, formulas, hipervnculos, formato condicional, grficos, tablas dinmicas, etc.

1. Que Es Excel? Excel es un programa que permite la manipulacin de libros y hojas de calculo. En Excel, un libro es el archivo en que se trabaja y donde se almacenan los datos. Como cada libro puede contener varias hojas, pueden organizarse varios tipos de informacin relacionada en un nico archivo. Pueden introducirse y modificarse los datos simultneamente en varias hojas de clculo y pueden ejecutarse los clculos basndose en los datos de varias hojas de clculo. Si se crea un grfico, ste puede colocarse en la hoja de clculo con sus datos correspondientes o en una hoja de grfico.

Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos estadsticos. Una hoja de clculo es una especie de tabla cuyas casillas o celdas pueden contener: Texto. Valores numricos, fechas y datos horarios. Formulas o funciones matemticas, que permiten determinar el valor de esta celda en funcin de los valores de otras celdas. Excel puede trabajar simultneamente con un nmero ilimitado de hojas de clculo siempre que la memoria de la computadora lo permita.

Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos uno debajo de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos ms adelante cmo se hace exactamente, pero es muy fcil).

Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Vamos a ver un ejemplo que nos servir para ver ms caractersticas de Excel.

En esta imagen tienes una sencilla factura realizada con Excel. Puedes observar como las columnas se numeran por letras A,B,C,... y las filas por nmeros 1,2,3,... En la columna D se ha calculado el producto de las columnas B y C. En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo de la barra de herramientas puedes ver la frmula que se ha utilizado =D11*0,16 es decir, el producto de lo que hay en la celda D11 multiplicado por 0,16.
As de fcil e intuitivo es Excel. Seguro que ya ests deseando seguir el resto del curso para aprender a utilizarlo.

Descripcin de la pantalla de Excel. En la pantalla de Excel se pueden ver los elementos bsicos que se manejan y tiene una estructura similar a cualquier ventana de Windows y consta de las siguientes barras o componentes: Barra de titulo. Barra de men. Barra de herramientas. Barra de formulas. Barra de propiedades. Hoja de clculo.

PANTALLA DE EXCEL

3.1 Formatos en hojas de clculo. Excel ofrece muchas posibilidades de formatear los nmeros y el texto contenido en las celdas de datos, as como el tamao de las propias celdas, de forma que pueden conseguirse presentaciones de verdadera calidad. A continuacin se describen algunas de estas posibilidades.

3.1.1 Altura de filas y anchura de columnas. Las alturas de las filas y las anchuras de las columnas pueden modificarse de varias maneras: Con el ratn, arrastrando el borde de la cabecera de la fila o de la columna. Sobre el cursor aparece la dimensin de la fila o columna que se esta modificando. Tambin con el ratn, con eleccin automtica de la anchura de la columna de acuerdo con el contenido de sus celdas, dando clic dos veces en el borde derecho de la cabecera de una columna. Seleccionando las filas y/o columnas cuya altura y/o anchura se desea modificar y eligiendo los comandos formato fila o columna, alto o ancho respectivamente. Seleccionando un rango de celdas por ejemplo un titulo y para que quede centrado utilizamos la herramienta combinar y centrar.

2. Conociendo Excel Excel es el ms popular de los programas que manejan libros y hojas de calculo, se estima que esta presente en casi todas las PC del mundo. Por ello la compaa que lo desarrolla (Microsoft) ha venido mejorando las caractersticas y el desempeo de este conocido programa. Pero veamos como es la pantalla inicial de Excel. 3. Barra De Men

En esta barra se encuentran los comandos disponibles para las diferentes tareas que podemos llevar a cabo:

Men Archivo: en este men encontramos comandos que nos van permitir la manipulacin de los archivos que vamos a utilizar. El comando Nuevo permite la creacin de un nuevo documento y podemos seleccionar de una serie de plantillas o documentos existentes para su creacin. Cuando se quiere recuperar un documento que ha sido guardado con anterioridad, debemos utilizar el comando Abrir, all de despliega un cuadro de dialogo, en el cual debemos seleccionar el archivo que se desea abrir. El comando Guardar, permite grabar los cambios a los documentos que estamos modificando. Configurar Pgina, sirve para especificar las caractersticas de las Pginas del documento (tamao, orientacin, etc.). Vista Preliminar le da al usuario una visualizacin previa de cmo el documento va a salir impreso. Imprimir enva el documento a la impresora, dependiendo de la manera que se defina en ese cuadro de dialogo.

Men Edicin: Funciones de manipulacin directa de los elementos integrantes del documento, son las encontraremos en este men. Los dos primeros comandos al comienzo de este men permiten deshacer o rehacer acciones que se han realizado al texto. Los comandos Cortar, Copiar, y Pegar tienen un carcter de utilidad bastante notable, ya que permiten con suma facilidad el traslado de elementos de una regin del documento a otra. Borrar como podr suponerse elimina el texto que se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una seleccin de todo el documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo el documento. Los comandos Buscar y Reemplazar permiten la localizacin de una cadena de texto especifica y si se desea ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido para que realice el desplazamiento.

Men Ver: Aqu definimos el aspecto de Excel, para el rea de trabajo y las Barras de Herramientas. En este men existen las opciones de vista, las cuales permiten definir como se ve el documento en el rea de trabajo de Excel. Adicionalmente podemos definir cuales Barras de Herramientas, queremos utilizar en Excel. En la opcin Barra de Herramientas existe un submen, en el cual aparecen las Barras de Herramientas activas, las cuales aparecen con una marca de verificacin. En caso de querer activar alguna otra, solo es necesario hacer clic y activar la marca de verificacin. Podemos, adems, visualizar los encabezados o pies de paginas previamente definidos. Tambin existe un comando de pantalla completa, el cual permite ver el documento sin Barras de Herramientas, sin reglas ni cualquier otro elemento adicional al cuerpo del texto. Finalmente podemos ajustar el Zoom o acercamiento del documento, de acuerdo a porcentajes de acercamiento o de acuerdo a las Pginas que se desee mostrar.

Men Insertar: El men insertar permite la insercin en el documento, de

mltiples y variados elementos como: Celdas, Filas, Columnas, Hojas de Clculo, Grficos, Imgenes, etc. A travs de este men tambin podemos, definir comentarios, hipervnculos, etc.
Men Formato: Mediante este men tenemos acceso a los comandos que nos van a permitir afinar el formato de los elementos componentes del documento, como son: las Celdas, Filas, Columnas, Hojas, etc. Podemos, adems, dejar que Excel le proporcione un formato automtico al documento o escoger entre un estilo entre una galera de estilos de documentos. Men Herramientas: Aqu encontraremos herramientas adicionales de Ortografa y Gramtica, Correccin Automtica, Comparticin de Libros, etc. Puede encontrar tambin herramientas de proteccin de documentos, Generadores de Macros, Personalizacin del Entorno y Asistentes para Bsquedas y otras actividades Adems del las opciones de configuracin y de personalizacin del Excel,

Men Datos: Permite la manipulacin de los datos ingresados a la hoja de calculo. Organiza la informacin de las filas o listas seleccionadas por orden alfabtico, numrico o por fechas. Permite Filtrar o seleccionar slo los elementos que desea mostrar de una lista. Puede tambin mostrar un formulario de datos en un cuadro de dilogo. Puede utilizarlo para ver, cambiar, agregar, eliminar y buscar los registros de una lista o una base de datos. Adems, permite validar, es decir, define qu datos son vlidos para celdas individuales o rangos de celdas; restringe la entrada de datos a un tipo particular como nmeros enteros, nmeros decimales o texto y establece lmites para las entradas vlidas.

Los principales elementos de trabajo son:

Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal. Ttulo de fila: Est siempre a la izquierda y nombra a las filas mediante nmeros desde el 1 hasta el 16,384. Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical. Ttulo de columna: Est siempre arriba y nombra a las columnas mediante letras, que en el caso de Excel van desde la A hasta la IV en total son 256 columnas. Luego de la columna Z viene la AA, AB, AC, etc.; luego de la AZ viene la BA, la BB, la BC, etc.; y as sucesivamente.

Celda: Es la interseccin de una fila y una columna y en ella

se introducen los grficos, ya se trate de texto, nmeros, fecha u otros datos. Una celda se nombra mediante el nombre de la columna, seguido del nombre de la fila. Por ejemplo, la celda que es la interseccin de la fila 29 con la columna F, se denomina F29.

Rango: Los rangos son una referencia a un conjunto de

celdas de una planilla de clculos. Se definen mediante letras y nmeros. Se denomina mediante la celda de una esquina del rango (generalmente la superior izquierda), luego dos puntos y la esquina opuesta. Por ejemplo, al rango que comprende las celdas C4, C5, C6, C7, D4, D5, D6, D7, E4, E5, E6 y E7 se lo denomina C4:E7. En la figura 2 vemos la representacin del rango de ejemplo.

Nmero: La vemos en la figura. Se utiliza generalmente para especificar el tipo de dato que se va a ingresar. Estos tipos de datos pueden ser: General, Nmero, Moneda, Contabilidad, Fecha, Hora, Porcentaje, Fraccin, Cientfica, Texto, Especial o Perzonalizada.

Sobre gustos no hay nada escrito

Para cambiar el formato de la celda o rango seleccionado, hay que seleccionarlo y luego ir al men Formato y elegir la opcin Celdas. Aparecer un cuadro de dilogo llamado Formato de celdas, el cual posee seis fichas:

Alineacin: Obviamente posee opciones referentes a la alineacin de los datos ingresados en la celda o rango, medida generalmente en grados. Fuente: En esta ficha podemos especificar opciones acerca de la fuente en que se van a visualizar los datos seleccionados, ya sea el estilo, la fuente propiamente dicha, el tamao, el tipo de subrayado, el color y varios efectos ms. Tambin podemos ver como en todas las dems fichas la muestra de lo que estamos haciendo.. Casi todos los comandos que estn en esta ficha, los podemos encontrar en la barra de herramientas Formato

Bordes: Se utiliza para definir el tipo de lnea y el color de todos los bordes (internos y externos) que posee el rango seleccionado. Tramas: Se utiliza para definir el fondo de la celda o rango seleccionado (generalmente un color).

Proteger:
Posee unas opciones con respecto a la proteccin del rango o celda seleccionados, o sea, que se puedan o no ingresar datos.

7. Barra de herramientas estandar La barra de Herramientas Estndar, permite llevar a cabo algunos de los comandos que existen en la
barra de men, pero solamente con un solo clic en uno de los iconos. Para mostrarla u ocultarla, haga clic en el men Ver, luego ubique la opcin Barra de herramientas y haga clic sobre la opcin Estndar. Esta compuesta por los siguientes botones:

Botn Funcin Nuevo: Este botn permite la creacin de un nuevo documento de Excel. Haga clic sobre l y de inmediato se creara un nuevo documento en blanco. Abrir: Para recuperar un documento que ha sido guardado previamente, haga clic sobre este botn y ubique la posicin del documento que quiere recuperar. Guardar: Proporciona un nombre a un documento nuevo y posteriormente lo graba en la ubicacin que usted especifique. Si el documento ya haba sido grabado previamente, entonces graba los cambios realizados al documento. Imprimir: Enva el documento activo a la impresora con las configuraciones realizadas en la opcin Imprimir del men Archivo.

Vista Preliminar: Muestra el documento tal cual como saldr impreso. Haga clic para activar la Vista Preliminar, para terminar presione el Botn Cerrar. Ortografa y Gramtica: Revisa los errores ortogrficos y gramaticales del documento activo.

Cortar:
Permite realizar la accin de cortado en un elemento seleccionado. La misma funcin del comando Cortar del men Edicin.

Copiar:
Permite realizar la accin de copiado en un elemento seleccionado. La misma funcin del comando Copiar del men Edicin.

Pegar:
Permite realizar la accin de Pegado en un elemento seleccionado. La misma funcin del comando Pegar del men Edicin.

Copiar Formato:
Copia el formato de un objeto o texto seleccionados y lo aplica al objeto u hoja en el que haga clic. Para copiar el formato a ms de un elemento, haga doble clic y luego haga clic en todos los elementos a los que desee dar formato.

Deshacer: Invierte el ltimo comando o elimina la ltima entrada que haya escrito. Para invertir varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuacin, haga clic en las acciones que desee deshacer. Rehacer: Invierte la accin del comando Deshacer. Para rehacer varias acciones al mismo tiempo, haga clic en la flecha ubicada al lado y a continuacin haga clic en las acciones que desee rehacer. Insertar hipervnculo: Inserta o modifica el hipervnculo que se especifique.

Autosuma:
Agrega nmeros automticamente con la funcin SUMA. Excel sugiere el rango de celdas que se va a agregar. Si el rango sugerido no es el correcto, arrastre el rango que desee y, a continuacin, presione la tecla ENTRAR.

Orden ascendente:
Ordena los elementos seleccionados comenzando por la primera letra del alfabeto, el nmero menor o la fecha ms antigua, mediante la utilizacin de la columna que contenga el punto de insercin. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenacin, stas permanecern vigentes.

Orden descendente:
Ordena los elementos seleccionados comenzando por la ltima letra del alfabeto, el nmero mayor o la fecha ms reciente, utilizando la columna que contenga el punto de insercin. Si anteriormente se establecieron otras opciones de ordenacin, stas permanecern vigentes.

Asistente para grficos:

Inicia el Asistente para Grficos, que le indicar los pasos necesarios para crear un grfico incrustado en una hoja de clculo o modificar un grfico existente.