AUDITORAS

9 de octubre 2012

Katia Bravo Bendez

Marco referencial

ISO 19011:2011
Directrices para la auditora de los sistemas de gestin

Comentarios previos

Cambios respecto a la primera edicin

2002 Alcance a Sistemas de Gestin de la Calidad y ambiental -------------2011 Alcance se da a cualquier sistema de gestin Se ha introducido mtodos remotos de auditora y el concepto de riesgo Los procesos de determinacin de competencias y de evaluacin han sido fortalecidos. Se adicion la confidencialidad a los principios de auditora

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Definicin

Auditora: Proceso sistemtico independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna.

Evidencia de la Auditora Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra informacin que son pertinentes para los criterios de la auditora y que son verificables.
Criterios de Auditoria

Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.

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Hallazgos de auditora

Resultados de la evaluacin de la evidencia de auditora recopilada frente a los criterios de auditora.

Conclusiones de la auditoria

Resultado de una auditora que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditora y todos los hallazgos de la auditora.
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No conformidad
Incumplimiento de un requisito

TIPOS DE AUDITORA
AUDITORIA DE PRIMERA PARTE AUDITORIA DE SEGUNDA PARTE AUDITORIA DE TERCERA PARTE

Auditora interna

Auditora legal a proveedore s

Para
certificaci n

Principios de auditora

Integridad Debido cuidado profesional Confidencialidad Independencia Enfoque basado en evidencias

I. Gestin del programa de auditora

1. PLANIFICAR

4. ACTUAR

2. EJECUTAR

3. VERIFICAR

Planificacin
Procedimiento Programa

Planificacin

Establecer la periodicidad Alcance de la auditora Identificar los procesos que sern auditados Seleccionar, evaluar y comunicar responsabilidades del equipo auditor Asegurar los recursos e infraestructura : Presupuesto aprobado, competencias equipo, Gestin de riesgos

Planificacin
Objetivo: Medir la eficacia del SGC de los procesos x de la carrera de Educacin 2012 Responsables: Equipo auditor Procesos Mes 1 P E P E P E P E Proceso D x x Proceso C X Proceso B X X Proceso A Periodicidad Mes 9 X Recursos humanos, infraestructura Recursos

Ejecutar

Comunicacin de la auditora plan de auditora.

Plan de auditora

Ejecutar
Ejecucin del plan de auditora Reunin de apertura Reuniones con los responsables de los procesos Revisin de los hallazgos Reunin de cierre

Ejecutar
Ejecucin del plan de auditora
Reunin de apertura Reuniones con los responsables de los procesos Revisin de los hallazgos Reuniones del equipo auditor, Reunin de cierre

Ejecutar

Elaboracin del informe de auditora Seguimiento del informe Cierre del informe

VERIFICAR
Seguimiento de la ejecucin del programa de acuerdo a lo planificado.

ACTUAR

Establecer planes de mejora en funcin de los resultados.

II. LOS AUDITORES

SELECCIN

Seleccin

Perfil

Competencia

Conocimientos de los sistemas de gestin de calidad. Conocimiento de la disciplina especifica. Conocimientos y habilidades especficas del sector - Por ejemplo: Sector aeroespacial

Seleccin

Comunicacin de las responsabilidades

Funciones del auditor lder
Definir los requisitos de cada actividad de la auditora. Cumplir con los requisitos aplicables a la auditora. Planificar la auditora, preparar los documentos de trabajo y dar instrucciones al equipo auditor. Revisar la documentacin del Sistema de Gestin para determinar su adecuacin. Informar al auditado acerca de las no conformidades. Informar claramente y sin retrasos indebidos de los resultados de la auditora.

SELECCIN DEL EQUIPO AUDITOR

Atributos personales

tico, imparcial, sincero, honesto y discreto De mentalidad abierta Diplomtico Observador Perceptivo Verstil Tenaz, persistente Decidido Seguro de s mismo Sin temor a ser impopular

SELECCIN DEL EQUIPO AUDITOR

Mente Cerrada Argumentador Indisciplinado Prejuicioso Obstinado Deseo de gustar a todos Tmido Incapaz de comunicarse Impaciente Acepta todo por las apariencias Ingenuo

Desempeo durante las auditoras

Desempeo durante las auditoras

Revisar documentos:

Plan de auditora Listas de verificacin

Desempeo durante las auditoras

Aplicar la metodologa de capacitacin seleccionada

Revisin de registros Entrevistas: presenciales, remotas con aplicacin de tecnologas de informacin y comunicacin. Observacin Retroalimentacin

Comportamiento durante la entrevista

Hablar con las personas que ejecutan las tareas Comunicar inmediatamente las deficiencias / no conformidades encontradas Las seis palabras fundamentales del auditor Cmo Dnde Cundo Qu Porqu Quin

Ser preciso con las anotaciones

Auditoras de Sistemas de Gestin segn la Norma ISO 19011 Formas de preguntar

Preguntas efectivas : preguntas abiertas Estimular al auditado a conversar Mustreme los tipos de informes que tiene Cmo se hace?

Dnde archiva sus registros?

Evitar preguntas las no preguntas "Veo que hacen un entrenamiento para todos los operadores de los terminales de cmputo, no es verdad?"

RECORDAR
Slo una pregunta cada vez Esperar hasta lograr la respuesta No tener miedo de hacer preguntas sencillas Hablar claro y de forma llana Mirar al interlocutor Lenguaje adaptado al nivel del interlocutor Reformular la pregunta si no se ha entendido Preguntar al trabajador, no al gua

- Aspectos claves El auditor debe: Permanecer seguro Administrar el tiempo adecuadamente

No dejarse conducir o engaar

Ser detallista y eficiente Evitar apartarse del tema

Evitar saturarse

Actitudes que debe evitar el auditor :

Ser controvertido Ser negativo, indisciplinado Ser crtico Caer en disputas Discutir personalidades

Comparar al auditado
Ser sarcstico