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Adems, un programa como Excel contiene un gran nmero de utilidades para introducir, formatear y presentar total o parcialmente el contenido de las hojas de clculo.
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se abre un nuevo libro de trabajo, que por defecto tiene 3 hojas de clculo, llamadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3.
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En todo momento Excel tiene, para cada libro de trabajo, una hoja de clculo activa (aqulla cuya pestaa aparece resaltada en la parte inferior de la pantalla).
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Introduccin de datos
La forma ms sencilla de introducir datos es seleccionar la celda correspondiente, para que se convierta en celda activa, y a continuacin introducir en ella los datos texto, nmeros, frmulas, ...- mediante el teclado o pegando de una seleccin previamente almacenada en el Portapapeles.
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Primera prctica
Comunidades Autnomas
Andaluca Aragn Asturias (Principado de) Baleares (Islas) Canarias Cantabria Castilla y Len Castilla-La Mancha Catalua Comunidad Valenciana Extremadura Galicia Madrid (Comunidad de) Murcia (Regin de) Navarra (Comunidad Foral de) Pas Vasco Rioja (La) Ceuta Melilla Espaa Total habitantes 7.403.968 1.199.753 1.075.329 878.627 1.781.366 537.606 2.479.425 1.755.053 6.361.365 4.202.608 1.073.381 2.732.926 5.372.433 1.190.378 556.263 2.101.478 270.400 75.694 68.789 41.116.842
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Primera prctica
Lo que hay que hacer: Nombres de campos (columnas) Color de relleno Registros: introduccin de valores de campo Espaa: sumatoria de totales
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Introduccin de datos
Los datos introducidos aparecen tanto en la propia celda como en la Barra de Referencia. Estos datos pueden ser editados -borrar e insertar caracteres, sustituir texto, etc.- de la forma habitual en todas las aplicaciones de Windows. Para desplazarse sobre el texto introducido puede utilizarse el ratn o las flechas del teclado. Tambin la seleccin de una parte del texto se hace del modo habitual.
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Introduccin de datos
Las modificaciones se hacen efectivas al pulsar la tecla Intro o al hacer clic sobre el icono en la Barra de Referencia, o al cambiar de celda activa con las flechas del teclado. Recurdese que pueden introducirse los mismos datos o formatos en varias hojas de clculo simultneamente, tenindolas seleccionadas todas ellas al mismo tiempo.
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Introduccin de datos
Como ya se ha dicho, la seleccin de celdas puede emplearse tambin para introducir datos en un conjunto de celdas de una hoja de clculo. Cuando una zona de la hoja est seleccionada, los datos que se teclean se introducen en la celda activa de dicha zona. Cada vez que se pulsa Intro, la celda activa se traslada de modo automtico a la celda siguiente de la seleccin. Las zonas rectangulares se recorren primero por columnas y luego por filas. Cuando se termina de recorrer toda la seleccin, si se pulsa Intro vuelve a comenzarse otra vez por la primera celda.
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Borrado de celdas
El borrado de celdas puede entenderse de dos formas: 1. Borrado de las celdas con todo su contenido. Se selecciona la zona a borrar y se ejecuta el comando Eliminar del men Edicin. Se abre un cuadro de dilogo que pregunta qu celdas se quiere desplazar -las de la derecha o las de debajo- para que ocupen el lugar de las celdas que van a ser borradas.
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Borrado de celdas
1. Borrado del contenido de las celdas, pero no de las celdas propiamente dichas. Se realiza con el comando Borrar del men Edicin. Se abre un submen en el que hay que especificar qu elementos de las celdas -todo, formatos, contenidos o notas- se quieren borrar. Tambin se pueden borrar los contenidos de toda una seleccin de celdas por medio de la tecla Supr.
Por supuesto el contenido de cada celda individual puede modificarse eligindola como celda activa y operando sobre ella en la barra de frmulas. Las modificaciones no se hacen efectivas hasta que se pulsa Intro.
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Referencias y nombres
Las referencias a celdas se utilizan para referirse al contenido de una celda o grupo de celdas. El uso de referencias permite usar valores de diferentes celdas o grupos de celdas de una hoja de clculo para realizar determinados clculos. Una celda se referencia siempre por su identificador de columna una letra- y de fila -un nmero. Por ejemplo, la celda C21 es la que se encuentra en la interseccin de la fila 21 con la columna C. La referencia de la celda activa se muestra en el cuadro situado a la izquierda de la barra de referencias.
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Referencias y nombres
Los rangos de celdas se expresan por medio del operador dos puntos (:), que separa la referencia a la primera celda del rango de la de la ltima celda. Por ejemplo, en la figura se muestra una seleccin rectangular cuya referencia es (B2:D3).
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Referencias y nombres
Las referencias mltiples consisten en referencias sencillas separadas por el carcter punto y coma (;). En la figura se muestra una seleccin doble, consistente en dos zonas rectangulares, cuya referencia es (B2:D3;C5:D6). Se pueden introducir tambin referencias a celdas de otra hoja de clculo, introduciendo el nombre de esa hoja antes de la referencia a las celdas, y separndolos por el signo de admiracin (!), por ejemplo: (Hoja1!B5:C6).
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Referencias relativas
Para introducir una frmula en una celda mediante el sistema anterior, con una referencia a otra celda, basta seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda donde se desea introducir la frmula. 2. Teclear un signo igual (=). 3. Sealar con el ratn la celda cuya referencia desea introducir y hacer clic. La direccin de la celda apuntada aparece en la posicin del punto de insercin, en la barra de frmulas. 4. Introducir un operador, por ejemplo el operador suma (+). 5. Si se desea introducir ms referencias celdas en la frmula, basta repetir los pasos 3 y 4 cuantas veces sea necesario.
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Frmulas y funciones
Las frmulas constituyen el ncleo de cualquier hoja de clculo y por tanto de Excel. Mediante frmulas, se llevan a cabo todos los clculos que se necesitan en una hoja de clculo. Las frmulas se pueden utilizar para mltiples usos: desde realizar operaciones sencillas, tales como sumas y restas, hasta complejos clculos financieros, estadsticos y cientficos.
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Frmulas y funciones
Las funciones permiten hacer ms fcil el uso de Excel e incrementar la velocidad de clculo, en comparacin con la tarea de escribir una frmula. Por ejemplo, se puede crear la frmula =(A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8)/8 o usar la funcin AVERAGE(A1:A8) para realizar la misma tarea. Siempre que sea posible, es mejor utilizar funciones que escribir las propias frmulas. Las funciones son ms rpidas, ocupan menos espacio en la barra de frmulas y reducen la posibilidad de errores tipogrficos.
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Frmulas y funciones
Las funciones actan sobre los datos contenidos en una celda o conjunto de celdas de la misma forma que las frmulas lo hacen sobre los nmeros. Las funciones aceptan informacin, a la que se denominan argumentos, y devuelven un resultado. En la mayora de los casos, el resultado es un valor numrico, pero tambin pueden devolver resultados con texto, referencias, valores lgicos, matrices o informacin sobre la hoja de clculo.
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Introduccin de frmulas
La introduccin de una frmula en Excel se puede hacer tanto en la barra de referencias como en la propia celda. La frmula debe empezar con un signo igual (=). A continuacin, la frmula se ir construyendo paso a paso utilizando valores, operadores, referencia a celdas, funciones y nombres. Para introducir una frmula en una celda o en la barra de herramientas, se pueden seguir los siguientes pasos: 1. Seleccionar con el ratn la celda o la zona derecha de la barra de herramientas. 2. Comenzar tecleando el signo igual (=). De esta forma Excel sabe que lo que se va a introducir en la celda activa es una frmula. 3. Teclear valores numricos, referencias a celdas, funciones o nombres, todos ellos separados por los correspondientes operadores (por ejemplo: +, -, *, /). 4. Terminar la introduccin de la frmula pulsando Intro.
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Asistente de Funciones
La mayora de las funciones pueden necesitar uno o ms argumentos. Si la funcin contiene ms de un argumento, stos han de ir separados por el carcter punto y coma (;). Al escribir una funcin no se han de incluir espacios en blanco, a no ser que dichos espacios vayan entre comillas. Para facilitar la comprensin del significado de palabras separadas, se puede incluir un guin o subrayado, como por ejemplo en num_caract.
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Asistente de Funciones
A primera vista el uso de funciones puede parecer difcil, especialmente por las diversas posibles formas disponibles de argumentos. El Asistente de Funciones facilita este trabajo. Este Asistente sirve de gua a travs de todo el proceso de introduccin de una funcin y proporciona una breve explicacin tanto de la funcin como de cada uno de sus argumentos.
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Asistente de Funciones
Para insertar una funcin con sus argumentos en una hoja de clculo se puede seguir el siguiente proceso: 1. Seleccionar la celda en la que desee introducir la funcin (celda activa). 2. Hacer clic sobre el botn Asistente de Funciones para mostrar el cuadro de dilogo que se muestra en la siguiente diapositiva. En este cuadro de dilogo se debe elegir la funcin que se desea utilizar. En cuadros de dilogo posteriores se podrn elegir los argumentos.
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Asistente de Funciones
Descripcin de lo que se quiere hacer. Categoras de funciones Lista de funciones de una categora Descripcin de la funcin
Si la funcin deseada no aparece entre las ms recientemente utilizadas y no se est seguro de la categora a la que pertenece, se selecciona la categora Todas.
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Asistente de Funciones
4. Despus de seleccionar la funcin deseada se clica en el botn Aceptar y se siguen las instrucciones del Asistente de Funciones en el siguiente cuadro de dilogo que aparece, que permite definir los argumentos. 5. Al completar este cuadro se hace clic en el botn Aceptar para completar la funcin e insertarla en la celda activa.
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Asistente de Funciones
En la barra de referencia, aparece la paleta de frmulas de la figura, que permite elegir la funcin a utilizar, consultar su sintaxis y muestra el resultado obtenido a medida que se introducen los argumentos. Por supuesto una funcin puede llamar a otras funciones. De ordinario esto se hace sustituyendo uno de los argumentos de la funcin principal por una llamada a la otra funcin, al estilo habitual en matemticas y en muchos lenguajes de programacin.
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Edicin de funciones
Despus de haber introducido funciones en una frmula, existe la posibilidad de modificarlas o editarlas. Para editar las funciones usando el Asistente de Funciones se pueden seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar la celda que contiene la funcin. 2. Hacer clic en el botn Asistente de Funciones. Aparecer el Asistente de Funciones mostrando la primera funcin que aparezca en la frmula contenida en la celda activa. 3. Cambiar los argumentos que se desee en esa primera funcin de la frmula. 4. Cuando se acaben de realizar los cambios, hacer "clic" en Finalizar. Si hay alguna otra funcin que se desee editar en la misma frmula, hacer "clic" en Siguiente. 5. Repetir los pasos 3 y 4 para cada funcin que se desee editar.
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Edicin de funciones
Para editar funciones manualmente se puede proceder del siguiente modo:
1. Seleccionar la celda que contiene la frmula (celda activa). 2. Pulsar F2 para editar en la barra de frmulas o bien hacer clic sobre dicha barra para insertar el cursor en el lugar adecuado. 3. Elegir el argumento o trmino de la frmula que se desee modificar. 4. Introducir el nuevo argumento o modificar el anterior tecleando, arrastrando, pegando un nombre o insertando una funcin. 5. Terminar haciendo clic en OK.
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Esta barra tiene tres campos de seleccin (fuentes, estilos y tamaos de letra) y diversos botones con opciones de formateado. Para saber para qu sirve cada botn, basta colocar el cursor sobre l y esperar un par de segundos. La descripcin de para qu sirve el botn aparece en la parte inferior del mismo.
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Para eliminar un esquema de modo automtico basta seleccionar el comando Datos/Agrupar y esquema/Borrar esquema.
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Para eliminar un nivel de esquema debe procederse en sentido opuesto: se seleccionan las filas o columnas con la informacin detallada y se elige el comando Datos/Agrupar y esquema/Desagrupar.
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Visualizacin de esquemas
La verdadera utilidad de los esquemas reside en la posibilidad de expandir y contraer la informacin mostrada en la hoja de clculo, para trabajar en cada momento con el nivel de detalle que sea necesario. Para manejar los diferentes niveles de detalle, se pueden seguir los pasos que a continuacin se indican:
1. Seleccionar una celda en la fila o columna resumen que se quiera mostrar u ocultar. 2. Ejecutar el comando Datos/Agrupar y esquema/Ocultar o mostrar detalle. Esto mismo puede hacerse por medio de los pequeos botones con nmeros o con signos (+) o (-) que aparecen en las barras situadas encima y a la izquierda de la hoja de clculo.
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Visualizacin de esquemas
Por supuesto cuando un esquema tiene detalles ocultos, la hoja de clculo sigue conteniendo la misma informacin, aunque a diferentes niveles. Se pueden crear grficos de slo los datos visibles de un esquema o con todos los datos de la hoja. Se puede indicar a Excel que use slo los datos visibles o bien todos los datos -incluidos los no visibles- a la hora de confeccionar un grfico. Para que por defecto se emplee una u otra de estas dos opciones, hay que seguir los pasos siguientes:
1. Crear un grfico en la propia hoja y hacer clic dos veces sobre l, de forma que los mens de grficos correspondientes estn accesibles. 2. Elegir el comando Herramientas/Opciones. 3. Seleccionar la ficha Grfico. 4. Seleccionar o deseleccionar la opcin Trazar celdas visibles solamente. En la mayora de los casos, esta opcin estar ya seleccionada 5. Hacer clic en Aceptar.
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Visualizacin de esquemas
Para determinar manualmente que slo se quiere trabajar con las celdas visibles, se debe mostrar primeramente el esquema de manera que contenga los niveles de detalle y resumen que sean necesarios. Posteriormente hay que seleccionar las celdas con las que quiere trabajar y elegir el comando Edicin/Ir a/Especial; en el cuadro de dilogo resultante seleccionar la opcin slo celdas visibles y hacer clic en aceptar para concluir.
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Otra forma bastante ms rpida y fcil de indicar los mrgenes es a travs de la Vista Preliminar donde es posible modificar estos valores grficamente con el ratn.
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Diagramas y grficos
Excel puede crear grficos a partir de datos previamente seleccionados en una hoja de clculo. El usuario puede incrustar un grfico en una hoja de clculo, o crear el grfico en una hoja especial para grficos. En cada caso el grfico queda vinculado a los datos a partir de los cuales fue creado, por lo que si en algn momento los datos cambian, el grfico se actualizar de forma automtica. Los grficos de Excel contienen muchos objetos -ttulos, etiquetas en los ejes, etc.- que pueden ser seleccionados y modificados individualmente.
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A continuacin aparece el primero de una serie de cuadros de dilogo del Asistente para Grficos, cuyas indicaciones deben seguirse para terminar creando el grfico deseado.
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Con esta ltima opcin, se accede de nuevo a la hoja de trabajo en la que aparecen los datos seleccionados rodeados por un contorno circulante, adems de una ventana que refleja las referencias de las celdas elegidas cada vez que cambia la seleccin.
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Muestra u oculta los ejes principales del grfico. Eje de categoras (X): Muestra el eje de categoras (x).
Automtico: Muestra los datos del eje seleccionado como eje de categoras predeterminado (x), incluso si los datos tienen formato de fecha. Categora: Muestra los datos del eje seleccionado como eje de categoras predeterminado (x), incluso si los datos tienen formato de fecha. Escala de tiempo: Muestra el eje de categoras con un eje de escala de tiempo (x), incluso si los datos del eje no tienen formato de fecha. Las marcas de graduacin de escala de tiempo estn regularmente espaciadas en el eje X, basndose en las unidades de tiempo principales y secundarias.
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Como objeto en: Haga clic en Como objeto en, haga clic en un nombre de hoja en dicho cuadro y, a continuacin, haga clic en Aceptar para colocar el grfico como un objeto incrustado en una hoja de clculo. Arrastre el grfico incrustado a la posicin que desee en la hoja de clculo.
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En esta barra est el botn Tipo de grfico, que da paso a un men desplegable donde es posible elegir el tipo de grfico deseado. Adems, Excel tiene una barra de herramientas de dibujo, denominada Dibujo. Con esta barra se pueden realizar dibujos geomtricos sencillos sobre la propia hoja de clculo.
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Grficos combinados
Los grficos combinados permiten representar 2 ms series de datos con formatos diferentes sobre un mismo grfico. Por ejemplo se puede dibujar sobre un mismo grfico dos series usando columnas para representar una serie y lneas para la otra. De esta manera se facilita la comparacin entre ellas y es posible investigar posibles interacciones entre los dos conjuntos de datos. Un grfico combinado tambin puede utilizarse en el caso de necesitar dos ejes de abscisas diferentes, normalmente debido a rangos de escala muy diferentes.
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Grficos combinados
Para introducir un grfico combinado se construye inicialmente un grfico del mismo tipo para todas las series. Tras colocarlo en la hoja, se selecciona la serie que se quiere representar con otro tipo de grfico (haciendo clic sobre cualquier punto de ella) y se hace clic con el botn derecho y se elige Tipo de grfico. Se abre de nuevo la primera ventana del Asistente para Grficos, pudiendo elegir el tipo de grfico que se va a aplicar a la serie seleccionada. Igualmente, se puede utilizar el Tipo de grfico de la barra de herramientas de grficos.
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Grficos combinados
Si se desea introducir un nuevo eje para facilitar la lectura de los datos del nuevo grfico, se selecciona la serie representada en ste y se abre el men Formato->Serie de datos seleccionada. Desde aqu se accede a la ventana de la figura y en el apartado Eje se elige la opcin Eje secundario.
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Una vez definidos los encabezamientos de la tabla, los datos o registros pueden definirse de varias formas. Quizs el mtodo ms fcil sea el visto anteriormente para introducir datos en una hoja de clculo. De todas formas el mtodo ms seguro de introducir datos (el menos propicio a cometer errores) es la ficha de datos generada automticamente por Excel.
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Ordenacin de datos
Excel puede ordenar segn distintos criterios y con gran facilidad los datos de una lista, base de datos o columnas de una hoja de clculo. Al ordenar estos elementos, los datos se pueden organizan de forma ascendente o descendente, siguiendo un orden numrico o alfabtico. Al elegir el comando Datos/Ordenar, Excel muestra el cuadro de dilogo mostrado en la figura. Entre los elementos que se incluyen en dicho cuadro de dilogo, merece destacar las claves de ordenacin, el tipo de ordenacin a seguir y la presencia o no de encabezamientos.
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Ordenacin de datos
Excel puede usar diferentes campos como criterios para la ordenacin de la lista. Cada uno de ellos se especifica en las diferentes opciones para criterios que aparecen en los cuadros desplegables de la figura. Los botones de opcin Ascendente y Descendente determinan en qu sentido se va a realizar la ordenacin: ascendente (de la A a la Z) o descendente (de la Z a la A). Las celdas en blanco siempre son las ltimas, independientemente del orden que se haya seleccionado. La prioridad que se aplica es la siguiente: Nmeros (del ms negativo al ms positivo), texto, valores lgicos (FALSE, TRUE), valores ERROR y por ltimo las celdas en blanco. Tambin puede indicar si quiere que se tenga en consideracin o no el tipo de letras (maysculas o minsculas) durante la ordenacin.
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Ordenacin de datos
Para ordenar una lista o base de datos, se pueden seguir estos pasos:
1. Seleccionar las celdas que va a ordenar. 2. Ejecutar el comando Datos/Ordenar. 3. Si la lista o base de datos tiene encabezamientos en la fila superior (y se han seleccionado junto con los datos), seleccionar el botn de opcin fila de encabezamiento. As se evita que estos nombres sean ordenados junto con los dems datos. 4. Ejecutar el comando Ordenar por e introduzca el nombre de la columna que se quiera utilizar primero. Esta columna se llama primer criterio. Si la columna no tiene un nombre, se utiliza la letra que la identifica.
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Ordenacin de datos
5. Seleccionar el orden Ascendente o Descendente . 6. Se pueden aplicar hasta tres criterios de ordenacin, segn se muestra en el cuadro de dilogo Ordenar. Es tpico utilizar estos tres criterios para ordenar nombres de personas alfabticamente: primero por el primer apellido, despus por el segundo y finalmente por el nombre. 7. Hacer clic en Aceptar.
Si lo que quiere es ordenar una lista de izquierda a derecha en vez de arriba a abajo, se sigue un procedimiento anlogo al descrito anteriormente, pero antes hay que hacer clic en el botn Opciones, para poder cambiar el sentido de la ordenacin.
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Bsqueda de registros
La bsqueda de datos en una lista o base de datos implica definir los criterios que se han de utilizar para realizar dicha bsqueda. El resultado ser el conjunto de todos aquellos registros que satisfagan las condiciones expresadas en dichos criterios.
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Filtros automticos
En Excel los filtros automticos proporcionan un acceso rpido a la gestin de listas de datos. Con operadores tan simples como seleccionar y hacer clic, se pueden filtrar o eliminar rpidamente aquellos datos que no se desea ver o imprimir. A diferencia de la ficha de datos, los filtros automticos muestran los datos en la misma hoja de clculo. Los datos que no cumplen los criterios que se han especificado, simplemente no se muestran; los restantes registros permanecen visibles en la hoja de clculo. Antes de seleccionar un filtro automtico, hay que asegurarse de que no hay ya otro activado. Esto se puede comprobar mirando si existe o no una marca de activacin al lado de la opcin Datos/Filtro/Autofiltro. En caso de que exista, el filtro anterior se debe desactivar antes de volver a empezar volviendo a elegir ese comando.
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Filtros automticos
En la figura aparece una tabla con datos correspondientes a 5 personas ficticias. Para crear un filtro automtico en una lista, no hay ms que seleccionar los datos que forman la lista y ejecutar el comando Datos/Filtro/Autofiltro. Como se observa en la figura, los nombres de campo que estn como encabezamientos de la columnas pasan a ser listas desplegables que permiten realizar la seleccin.
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Filtros automticos
En el caso de que la base de datos o lista est formada por distintos campos, y que se haya aplicado a cada uno de ellos un filtro automtico, el resultado final equivale a realizar una operacin lgica Y o AND entre todas las condiciones. Slo se mostrarn aquellos registros que cumplan todas las condiciones expresadas en cada uno de los filtros.
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Filtros automticos
Si para un campo determinado no se quiere imponer ninguna condicin, se selecciona la opcin Todas en el men desplegable. Seleccionando la opcin Personalizar en el men desplegable de la figura se abre el cuadro de dilogo de la figura ms abajo, en el cual se pueden elegir dos condiciones relacionadas mediante AND o OR, y basadas cada una de ellas en los operadores relacionales que se muestran en la figura.
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Filtros automticos
Si en un momento dado se quieren mostrar de nuevo todos los registros, olvidndose por tanto de las condiciones expresadas en cada uno de los filtros automticos, se selecciona el comando Datos/Filtro/Mostrar todo. Con el comando Datos/Filtro/Filtro avanzado se tiene acceso a otras posibilidades ms avanzadas que no sern explicadas aqu.
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Para qu sirven?
Tiene ms datos de los que necesita? Desea ver las tendencias y los modelos de un vistazo? En ese caso, los informes de tablas dinmicas son la solucin. Permiten crear en cuestin de segundos nuevas vistas de los datos de hojas de clculo. Cientos o miles de fragmentos de informacin van encajndose y revelan el significado de los datos.
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Para qu sirven?
Las tablas dinmicas de datos facultan la gestin interactiva de resmenes de datos obtenidos a partir de:
listas de datos, grupos de rangos que proceden de una o varias hojas de trabajo y bases de datos de procedencia externa.
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Para qu sirven?
Poseen rtulos de campos interactivos, cuya disposicin en la hoja es variable segn las decisiones puntuales adoptadas por el usuario. Permiten analizar rpidamente resmenes informativos con varias posibilidades de visibilidad de los datos. Es posible crear grficos asociados a las tablas dinmicas.
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Tablas dinmicas
Bsicamente, una tabla dinmica consta de una serie de filas y columnas dotadas de una organizacin un tanto especial. Los componentes de una tabla dinmica reciben el nombre de campos y elementos. Los campos son entidades abstractas de datos, del tipo Nmero, Apellido1, Apellido2, etc., que pueden verse en la lista de datos ilustrada por la diapositiva siguiente. Por su parte, los elementos son las instancias de dichos campos (por ejemplo, Martn, De Miguel, Fernndez, etc., para el campo Apellido1). En una tabla dinmica los elementos pueden estar constituidos por resmenes compendiados de los elementos fuente (sumas, promedios, etc., de los datos numricos de los campos de una lista, un rango o una fuente externa).
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Ejemplo
Nmero 1 Apellido Marn Nombre Angel Sede Vigo Fecha-Ingreso 1-ene-90 Categora Administrativo Departamento Financiero Salario 3.210.000
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De Miguel
Fernndez Villamanta Olabarra Daz Alvarez
Jos
Fernando
Vigo
Albacete
1-ene-90
1-ene-90
Comercial
Administrativo
Ventas
Financiero
5.380.000
3.500.000
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5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Asuncin
Felipe Sal Rosa Nuria Enrique Jos Juan Lorenzo Felicidad Reyes
Albacete
Vigo Albacete Albacete Albacete Vigo Albacete Vigo Vigo Vigo Vigo
1-ene-90
1-mar-90 15-jun-90 15-jun-90 1-ene-91 1-ene-91 1-ene-91 1-jun-91 1-oct-91 25-nov-91 1-ene-91
Tcnico
Comercial Comercial Tcnico Administrativo Directivo Administrativo Directivo Comercial Directivo Comercial
Personal
Ventas Ventas Personal Personal Ventas Financiero Direccin Ventas Personal Ventas
4.100.000
5.680.000 6.000.000 4.000.000 2.900.000 12.500.000 3.850.000 14.000.000 5.800.000 9.500.000 5.500.000
Subirats
Segura Lpez-Gil Alcalde Ruiz Arozamena Garca Martnez Fernndez Sotillos Alvarez Gutirrez Cauce
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Segundo
Laureano Ana Cesar Sonsoles Gerardo
Albacete
Albacete Vigo Albacete Albacete Albacete
1-ene-91
14-ene-91 14-ene-91 15-oct-91 15-ene-92 25-abr-92
Administrativo
Comercial Comercial Administrativo Administrativo Directivo
Financiero
Ventas Ventas Personal Financiero Direccin
3.500.000
5.340.000 5.340.000 3.425.000 3.250.000 14.000.000
Indicar el tipo de fuente desde la cual se construir la tabla dinmica. En nuestro ejemplo, activar la casilla de opcin Lista o base de datos de Microsoft Excel. Apretar el botn Siguiente para continuar, dando paso al segundo panel del Asistente de tablas dinmicas.
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Se mostrar ante nosotros el cuadro de diseo del asistente de tablas dinmicas, tal como lo habamos dejado (diapositiva 164). Arrastremos al rea DATOS el botn Apellido, para obtener el resultado de la figura y pulsamos el botn Terminar.
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Redefinicin de totales
Seleccionar el campo de subtotales incluido en la celda A35. Invocar el men contextual (botn derecho del ratn) y elegir el mandato Configuracin de campo.
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Redefinicin de totales
En el cuadro de la figura adjunta, elegir el valor Mx en el recuadro Resumir por. Pulsar Aceptar, para obtener el resultado que ilustra la figura siguiente:
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Redefinicin de totales
En vez de la suma de salarios, obtenemos para cada categora el salario mximo del empleado ms favorecido.
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Agrupacin de elementos
Seleccionaremos los rtulos de ambas columnas (en el ejemplo mostrado, las celdas D26 y E26. Elegiremos Datos/ Agrupar y esquema/ Agrupar. Se crear as un grupo con las dos columnas titulado Grupo1. Variaremos este rtulo, escribiendo Direccin Comercial en la celda D26.
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Agrupacin de elementos
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Agrupacin de elementos
Si se efecta una doble pulsacin sobre la celda D26, las dos columnas agrupadas se reunirn en una sola. De nuevo una doble pulsacin muestra las dos columnas en paralelo. Finalmente, para eliminar la agrupacin realizada, seleccionaremos las celdas implicadas y aplicaremos el mandato Datos/ Agrupar y esquema/ Desagrupar.
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Agrupacin de elementos
Para explicar cmo agrupar (por aos, trimestres, meses, horas, minutos, etc.) elementos de fecha y hora en una tabla dinmica, retomaremos la lista de datos inicial y construiremos una nueva tabla dinmica: Seleccionando cualquier campo de la lista. Elegimos Informe de tablas y grficos dinmicos del men Datos. Indicando en el primer panel del Asistente para tablas dinmicas que la fuente desde la cual se construir la tabla es una lista o base de datos de Microsoft Excel y apretando Siguiente para continuar.
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Agrupacin de elementos
Aceptando la propuesta de rango que aparece en el segundo panel del Asistente para tablas dinmicas. Pulsaremos Siguiente para continuar. Definiendo la estructura de la tabla hasta obtener el resultado mostrado por la figura. Pulsaremos el botn Siguiente.
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Agrupacin de elementos
En la tabla resultante, la informacin resulta poco til tal como se presenta en la figura, al figurar las fechas completas de ingreso de todas las personas inscritas en el archivo. Convendra agrupar dichas fechas, por ejemplo, por aos naturales.
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Agrupacin de elementos
Actuaremos para ello del siguiente modo:
Seleccionaremos una celda de la columna de fechas. Invocaremos el mandato Datos/ Agrupar y esquema/ Agrupar. Obtendremos as el cuadro de dilogo que ilustra la figura adjunta. En dicho panel, elegiremos la opcin Aos en el recuadro Por. Al apretar el botn Aceptar, obtendremos el resultado que ilustra la figura siguiente:
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