Microsoft Excel 2003

Roberto Muoz S.
Ingeniero en Informtica Departamento de Computacin Universidad de Valparaso

Abril 2009

Introduccin
Microsoft Excel Es una Hoja electrnica que nos permite construir planillas, cuadros estadsticos, registros de asistencias de notas, entre otros.

Que se puede hacer?

Se pueden insertar y eliminar hojas de clculo, moverlas, copiarlas y cambiarles el nombre simplemente pulsando el botn derecho del ratn cuando est colocado encima de una etiqueta de hoja de clculo. De esta forma, un libro de trabajo puede tener tantas hojas como queramos y podremos llamarlas con el nombre que decidamos.
3

Datos
Microsoft Excel posee: 65536 Filas (1.. 65536 ) 256 Columnas (estn en forma de letras de A hasta IV) Celdas, cada una de ellas son separadas, se identifican por la interseccin de las columnas y filas (ej: A1) Adems puedes trabajar y grabar varias hojas de trabajo en un mismo archivo
4

Propsito
Entregar los conocimientos necesarios para el manejo adecuado del programa Microsoft Excel 2003

Objetivos Especficos
Explicar la terminologa bsica utilizada en Microsoft Excel 2003. Explicar el uso adecuado de las frmulas, funciones, grficas en el programa Microsoft Excel 2003. Definir los pasos necesarios para la manipulacin de fuente, bordes, sombreados, y dems aplicaciones de Microsoft Excel 2003.

Brindar diversas opciones, y trucos para la realizacin de aplicaciones en el manejo de Microsoft Excel 2003.
6

1.- Elementos de Excel

Microsoft Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar, por ejemplo, sumas, clculos de promedios de alumnos formulas probabilsticas o calcular medidas estadsticas.
7

Entorno Microsoft Excel

Barras
1. Barra de Ttulo: Contiene el nombre del documento sobre el que se est trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar, restaurar y cerrar.
9

Barras
2. Barra de Men: Contiene las operaciones de Excel, agrupadas en opciones desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estas opciones. Pero las cosas ms habituales se realizan ms rpidamente a partir de los iconos de las otras barras.
10

Barras
3. Barra Herramientas Estndar: Contiene iconos para ejecutar de forma inmediata algunas de las operaciones ms habituales, como Guardar, Copiar, Pegar, entre otros.

11

Barras
4. Barra de Formato: Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, entre otras.

12

Barras
5. Barra de Formulas Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar tambin.

13

Barras
6. Barra de Etiquetas Nos permite mover por las distintas hojas del libro de trabajo.

14

Barras
7. Barras de Desplazamiento Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

15

2. Utilizando Excel
Movimientos Rpidos

16

Seleccionar Hojas

17

Administrar Hojas de Clculo

Insertar una hoja de Clculo Para agregar una nica hoja de clculo, haga clic en Hoja de clculo en el men Insertar. Para agregar varias hojas de clculo, mantenga presionada la tecla SHIFT y, a continuacin, haga clic en el nmero de hojas que desee agregar al libro abierto. Haga clic en Hoja de clculo en el men Insertar.
18

Administrar Hojas de Clculo

Insertar Celdas Vacas 1. Seleccione el rango de las celdas existentes en el que desea insertar las nuevas celdas vacas. Seleccione el mismo nmero de celdas que desea insertar. 2. En el men Insertar, haga clic en Celdas. 3. Haga clic en Desplazar las celdas hacia la derecha o Desplazar las celdas hacia abajo.
19

Administrar Hojas de Clculo

Insertar Filas

1. Para insertar una nica fila, haga clic en una celda de la fila situada inmediatamente debajo de la posicin en la que desea insertar la nueva fila. Por ejemplo, para insertar una nueva fila por encima de la Fila 5, haga clic en la Fila 5. Para insertar varias filas, seleccione las filas situadas inmediatamente debajo de la posicin en que desea insertar las nuevas. Seleccione el mismo nmero de filas que desea insertar.

2. En el men Insertar, haga clic en Filas.

20

Administrar Hojas de Clculo

Insertar Columnas
1. Para insertar una nica columna, haga clic en la columna situada inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar la nueva. Por ejemplo, para insertar una nueva columna a la izquierda de la Columna B, haga clic en una celda de la columna B. Para insertar varias columnas, seleccione las columnas situadas inmediatamente a la derecha de la posicin en que desea insertar las nuevas columnas. Seleccione el mismo nmero de columnas que desea insertar.
21

2. En el men Insertar, haga clic en Columnas.

Operadores de Clculo de las Formulas

Los operadores aritmticos ejecutan las operaciones matemticas bsicas como suma, resta o multiplicacin; combinan nmeros y generan resultados numricos.

22

Operadores de Lgicos de las Formulas

Los operadores de comparacin contrastan dos valores y generan el valor lgico VERDADERO o FALSO.

23

Operadores de Referencia
Los operadores de referencia combinan rangos de celdas para los clculos.

24

Referencias
Una referencia son coordenadas que tienen una o varias celdas en la hoja de clculo, las cuales se forman de acuerdo al nombre de la celda.

Ejemplo: la referencia D8 se refiere a la celda que est en la columna D y la fila 8. Hay dos tipos de referencia: absolutas y relativas. La diferencia de una y otra se observan al copiarlas o moverlas de posicin.
25

Absolutas
Es aquella que representa una direccin especfica y cuando la frmula se copia, se conserva la frmula ntegra. La referencia absoluta se determina colocando un signo de pesos ($) antes de la letra de la columna y antes del nmero de la fila. Ejemplo: $D$3.

26

Relativas
Esta se localiza relativamente, de acuerdo a la posicin en que se encuentre la celda donde se escribi la frmula. Es decir, indica a la hoja de clculo la distancia de celdas hacia abajo, arriba, izquierda y derecha.

27

Copiar Formulas
Se realiza igual que para copiar una celda. En este caso, no se copia el valor absoluto, sino la frmula y se modifica en consecuencia.

28

Funciones
Es una frmula predefinida por Excel 2003 que opera sobre uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda introducida.

29

Funciones
La sintaxis de cualquier funcin es: =nombre_funcin(argumento1; argumento2;...;argumentoN)

30

Funciones
Siguen las siguientes reglas: 1) Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. 2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. 3) Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. 4) Los argumentos deben de separarse por ";". Ejemplo: =SUMA(A1:C8)

El operador " : " nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

31

Funciones
Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden tener funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

32

Funciones Lgicas
Son Funciones que nos permiten "preguntar" sobre el valor de otras y actuar segn la respuesta obtenida.

33

Funcin SI
La funcin SI nos permite realizar una pregunta lgica, la cual pueda tener dos posibles resultados Verdadero o Falso, y actuar de una u otra forma segn la respuesta obtenida.

34

Funcin SI
Estructura:
SI(Pregunta lgica; Accin en caso verdadero; Accin en caso falso).

Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento sern las acciones que se realizarn en caso de que la respuesta a la pregunta lgica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros argumentos son los nicos obligatorios para esta funcin.
35

Funcin SI
Ejemplo:
=SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad")

36

Funcin Y
Suele utilizarse conjuntamente con la funcin Si. Nos permite realizar en lugar de una pregunta varias. Y slo se realizar el argumento situado en la parte verdadero del Si en el momento que todas las respuestas sean verdaderas.

37

Funcin Y
Estructura: Y(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

38

Funcin Y
Ejemplo: En la celda A1, introduciremos la edad y en la A2 la estatura de la persona medida en centmetros. En la celda A3 aparecer el texto "Puede pasar" si la edad es mayor de 16 aos y mide ms de 150. En el caso que alguna de las dos condiciones no se cumplan, aparecer el texto "NO puede pasar".
=SI(Y(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar")

NOTA: Toda la funcin Y(...) se escribe dentro del primer argumento de la funcin Si.

39

Funcin O
Esta funcin tambin se suele utilizar conjuntamente con la funcin Si. Con ella tambin podremos realizar varias preguntas dentro del Si y la parte que est en el argumento reservado para cuando la pregunta es verdadera, slo se realizar en el caso que cualquiera de las respuestas a las preguntas dentro de la O sea verdadera.
40

Funcin O
Ejemplo: Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos pasar si la persona es mayor de 16 aos O mide ms de 150. De esta manera con que se cumpla una de las dos aparecer el texto "Puede pasar". El nico caso que aparecer "NO puede pasar", ser cuando las dos preguntas no se cumplan.
=SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede pasar")
41

Funcin Contar.Si
Esta funcin nos permitir contar cuantas celdas diferentes de blanco de un rango cumplen con un criterio determinado.

42

Funcin Contar.Si
Estructura:
CONTAR.SI(Rango de datos; Criterio o condicin)

43

Funcin Contar.Si
Ejemplo: En una lista de datos en los que aparece el estado final de los alumnos cursaron la ctedra de Informtica Educacional, queremos saber cuantos de ellos Aprobaron. Para ello simplemente deberemos introducir la funcin: =CONTAR.SI(A3:A15;Aprobado")
44

Funcin Redondear Ms
Esta funcin redondea un valor con una cantidad de nmeros decimales, pero siempre por la cota superior.

45

Estructura:
REDONDEAR.MAS(Valor; Nmero decimales)

46

Redondear.Mas
Ejemplo: =REDONDEAR(3,96;1) en este caso como resultado tendremos un valor con 2 decimales, pero redondeado haca arriba (cota superior): 4

47

Truncar
Esta funcin convierte un nmero decimal a uno entero quitando los nmeros decimales. Tambin podemos ver una cantidad de decimales que deseemos, pero en ningn momento redondea, simplemente recorta.

48

Truncar
Estructura: =TRUNCAR(Valor; Nmero decimales)

49

Truncar
Ejemplo: Si escribimos la funcin =TRUNCAR(4,56) obtendremos como resultado: 4. Si tenemos la funcin =TRUNCAR(4,56;1), obtendremos como resultado 4,5
50

Aleatorios
Esta funcin nos devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1. Slideshare.net/robmunoz

51

Aleatorios
Estructura: =ALEATORIO()

52

Aleatorios
Ejemplo: Encontrar un valor aleatorio entre 1 y 10, deberemos escribir esta funcin:

53

Aleatorios
=ENTERO(ALEATORIO()*10)+1. Tenemos que tener en cuenta que la funcin aleatorio slo nos encuentra valores decimales entre el 0 y el 1. Si lo multiplicamos por 10, de esta forma podremos tener valores entre el 0 y el 9, al sumarle uno obtendremos valores entre el 1 y el 10. Para quitar los decimales utilizamos la funcin Entero.
54

Valor Absoluto
Esta funcin nos devuelve el valor absoluto de una cantidad, dicho de otra forma, nos devuelve el valor sin signo.

55

Valor Absoluto
Estructura: =ABS(Valor)

56

Valor Absoluto
Ejemplo: La funcin =ABS(-1) nos devolver como valor 1. Si operamos con este valor ser exactamente igual que si estamos trabajando con un nmero positivo. As si realizamos esta operacin =ABS(-1)+2 el valor obtenido ser 3.

57

Mltiplo Superior
Redondea un valor al mltiplo ms prximo que le indicamos. En esta funcin siempre se buscar el mltiplo hacia arriba y siempre a valores enteros.

58

Mltiplo Superior
Estructura: =MULTIPLO.SUPERIOR(Nmero; Mltiplo)

59

Valor Absoluto
Ejemplo: Si deseamos conocer el entero mltiplo de 4 ms cercano al 5 deberemos escribir la siguiente funcin:

=MULTIPLO.SUPERIOR(5;4), Nos devolver un 8.

60

Vinculacin
El aspecto de los vnculos difiere segn cual sea el origen de los datos:

61

Vinculacin
- Si provienen de la hoja actual nicamente se inserta el nombre de la celda (por ejemplo C5). - Si los datos se encuentran en otra hoja del mismo libro entonces primero se inserta el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamacin invertido y finalmente el nombre de la celda (por ejemplo Hoja1!C5).

62

Vinculacin
- Si el origen es un libro diferente entonces se presentan dos situaciones distintas. Cuando el libro de origen est abierto, el vnculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de clculo, un signo de exclamacin y el nombre de la celda (por ejemplo, [Datos.xls]Hoja1!C5).

63

Vinculacin
Si el libro de origen est cerrado, el vnculo incluye toda la ruta de acceso (por ejemplo `C:\Docencia\ [NotasHist.xls]Notas!C5).

64

Tablas Dinmicas
Una tabla dinmica nos permite modificar mica nos permite modificar el aspecto de una lista de elementos de una forma ms simple, cmoda y resumida. Adems, podemos modificar su forma, y mover campos de lugar, en el caso que lo necesitemos.
65

Tablas Dinmicas

Para crear tablas dinmicas debemos de tener previamente una tabla de datos preparada
Como realizarlo.
http://www.slideshare.net/robmunoz/tablas-dinmicas

66