Recopilacin y anlisis de documentos

Recopilacin y anlisis de documentos

Consiste en obtener una descripcin lo ms detallada posible de la forma como se desarrollan las operaciones que integran el sistema en estudio. Se trata de comprender, no de reunir una extensa coleccin de hechos que desafan cualquier tipo de anlisis. En esta parte del trabajo, el analista debe permanecer muy alerta para obtener la informacin que pueda ser de utilidad para el proyecto; adems, debe vislumbrar la manera de hacerla llegar hasta l para utilizarla en forma ptima.

Recopilacin y anlisis de documentos

Se rene informacin general para obtener una perspectiva ms amplia de las operaciones de la empresa. El planificador deber familiarizarse con la estructura sobre la que se apoyar el nuevo sistema. Comprender informacin sobre: a)Historia y estructura. Esta informacin incluye las razones para empezar la empresa, incorporaciones y ampliacin o reduccin de lneas de productos o servicios, crecimientos fsico, nmero de empleados. Las fuentes de informacin sern entre otras: Entrevistas con la alta administracin. Reportes anuales. Copias de discursos administrativos acerca del negocio. Manuales de orientacin a empleados. Revistas y registros de inversiones internas. Registros biogrficos como "Quin es quin en el comercio y en la industria"

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b)Antecedentes de la empresa. Incluye material que muestra la demanda de bienes y servicios de la empresa, desarrollos tecnolgicos importantes, tendencias de crecimiento, estadsticas comparativas y volmenes de ventas. Las fuentes de informacin sern: Revistas de la industria. Revistas tcnicas. Estadsticas del departamento de comercio. Reporte comparativos de ventas. Entrevistas con la administracin de ventas.

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c)Metas u objetivos de la empresa. Es necesario obtener informacin en este aspecto para asegurarse que el rendimiento del nuevo sistema se amolda a los objetivos globales del negocio. Antes de que empiece el estudio detallado de operaciones, es responsabilidad de planificador determinar en la administracin cules cambios futuros intervendrn principalmente en los objetivos del negocio, y afectarn en forma directa en sus procedimientos. d)Normas y prcticas. Las normas y prcticas son las formas en las cuales la administracin ejecuta los objetivos de la empresa.

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e) Reglamentos gubernamentales. Se deber determinar desde un principio aquellas reglamentaciones que puedan imponer reglas severas en el proyecto del sistema final. Las leyes en vigor no son las nicas reglamentaciones que podrn afectar el nuevo sistema.

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La observacin es muy til cuando el analista necesita ver de primera mano como se manejan los documentos, como se llevan a cabo los procesos y si ocurren los pasos especificados. Saber que buscar y como guiar su significado, tambin requiere de experiencia. Los observadores con experiencia captan quien utiliza los documentos y si encuentran dificultades. Tambin estn alertas para detectar documentos o registros que no se utilizan.

OBSERVACION DEL AMBIENTE FISICO

Esto revela mucho acerca de sus requerimientos de informacin. Significa examinar las oficinas de los tomadores de decisiones.