GRFICOS EN EXCEL

Curso: EXCEL AVANZADO

QU ES UN GRFICO?

En Excel, un grfico es la manera de representar visualmente unos datos numricos, o los datos de la hoja de clculo. Esa representacin visual puede realizarse de muy diversas formas, pero el objetivo consiste siempre en que la persona que ve el grfico pueda darse cuenta de una sola mirada de la informacin ms importante contenida en los nmeros de los que el grfico procede.

Si comparas una tabla de datos con un grfico creado a partir de ella, podrs comprobar que esto es cierto: mirar el grfico es una forma mucho ms rpida de conocer la informacin ms relevante contenida en unos datos.

90 80 70 60 50 40 1994

30
20 10

1995
1996

RELACIN ENTRE DATOS Y GRFICO

Cuando se crea un grfico, Excel vincula automticamente los datos de la hoja de clculo y el grfico que se ha creado. Esto significa que si se cambia los datos en la hoja de clculo (ya sean valores o rtulos), esos cambios se reflejarn automticamente en el grfico: este tambin cambiar. FRUTAS*MES
90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 CANTIDAD

MANZANA S ENERO 50 FEBRERO 40 MARZO 50

PERAS 70 50 45

NARANJA S 80 70 35

DURAZNO S 90 50 50

MANDARI NA 40 80 60

PARA TRABAJAR CON GRFICOS NECESITAMOS ENTENDER CLARAMENTE DOS CONCEPTOS, SERIE DE DATOS Y PUNTO DE DATOS.
Serie de Datos Puntos de Datos

Una serie de datos es un conjunto de uno o ms valores numricos relacionados entre s. En el ejemplo siguiente cada apartado de gastos representa una serie de datos: (sueldos, publicidad alquiler, etc.).

Son los datos que forman una serie de datos. Si una serie de datos consiste en seis cifras de gastos para los meses de Enero a Junio, la serie tendr seis puntos de datos.

Serie de Datos

Puntos de Datos
100 90

$ 100.00 $ 90.00 $ 80.00 $ 70.00 $ 60.00 $ 50.00 1995 1996 1997 30 20 10 0 80 70 60 50 40 MANZANAS PERAS NARANJAS DURAZNOS MANDARINA TORONJAS

$ 40.00
$ 30.00 $ 20.00 $ 10.00 $-

PARA QUE SIRVE?

La Representacin grfica de los datos de una hoja de clculo permite una mejor comprensin y anlisis de la informacin, entre los diferentes tipos de grficos que Excel ofrece para seleccionar, estn los de barras, reas, columnas, lneas, circulares y en tres dimensiones.

LAS PARTES DE UN GRFICO

El Ttulo del Grfico: Es un texto que lo encabeza. Una Marca de Datos: Es el objeto que se utiliza para representar los datos. Por ejemplo, en un grfico de columnas, las marcas de datos son las columnas; es decir, hay una columna por cada nmero representado. Las Lneas de Divisin: Son lneas horizontales y/o verticales que aparecen al fondo del grfico y que aprecian con ms facilidad los valores que alcanzan las marcas de datos. La Leyenda: Es un cuadro en el que se identifican las marcas de datos (habitualmente, mediante colores).

LAS PARTES DE UN GRFICO

Los Ejes: Son unas lneas perpendiculares que marcan la referencia para el grfico. Normalmente hay dos ejes (en los grficos tridimensionales hay tres). En el eje de abscisas se representan las distintas categoras de los datos. En el eje de ordenadas se representan los valores de los datos. Las marcas de graduacin: Aparecen en los ejes y sirven para determinar el valor del eje en cada punto del mismo. El rea de trazado: Es la zona del grfico donde aparecen las marcas de datos y los ejes. Las Series de Datos: Son los conjuntos de datos que se representan en un grfico.

Eje Ordenada (y)

100

Chart Title
rea de Trazado

Marca de Datos
90 80 70 60 Axis Title 50 40 30 20 10 0

Lneas de divisin

Marca de Graduacin

Series de Datos

Eje Abscisa (x)

FEBRERO 40 50 70 50 80 89 MARZO 50 45 35 50 60 89 ABRIL 50 45 45 35 98 78 MAYO 45 35 50 65 87 84 JUNIO 35 50 89 89 78 50

MANZANAS PERAS NARANJAS DURAZNOS MANDARINA TORONJAS

ENERO 50 70 80 90 40 48

Leyendas

TIPOS DE GRFICOS
Los Grficos de Columnas Los Grficos Circulares

Se utilizan para presentar una serie de datos y mostrar la relacin de estas con el total. Permiten mas de un dato de informacin, y debe contener como mnimo dos de los datos correspondiente.

Se utilizan para presentar una serie de datos y mostrar la relacin de estas con el total. Permiten mximo dos series de datos

CMO CREAR UN GRFICO?

SELECCIONAR EL RANGO

El primer paso para crear un grfico consiste en seleccionar los datos que se quieren representar. Adems, no slo hay que seleccionar datos numricos sino tambin texto, ya que Excel sabe cmo poner ese texto en el grfico. Excel considera que determinados datos del rango que selecciones van a representar determinados rtulos en el grfico.

PASOS A TENER EN CUENTA

a)

b)

c)

Las celdas de la columna que est a la izquierda de los datos que se seleccionan debern contener texto. Esas celdas se convertirn en los rtulos del eje de categoras. Las celdas de la fila superior del rango que se seleccionan tambin debern contener texto. Esas celdas se convertirn en los rtulos de las series de datos en la leyenda del grfico. El resto de la seleccin debern ser los datos numricos.

NOTA: Debes tener en cuenta que no es necesario que el rango seleccionado sea contiguo. Puedes seleccionar rangos discontinuos, tal y como vers en el siguiente apartado.

ASISTENTE PARA GRFICOS

El Asistente para grficos est compuesto de una serie de cuadros de dilogo que le guan para crear o modificar las configuraciones de un grfico existente. Para crear un grfico incrustado, utilice el botn "Asistente para grficos" o el comando (men INSERTAR, submen Grfico).

PARA CREAR UN NUEVO GRFICO PASO UNO

De acuerdo a la necesidades, puede escoger entre Grficos de Tipo estndar y tipo personalizado, y simultneamente puede observar un botn en la parte inferior de la ventana llamado Presionar para ver muestra.

PASO DOS

En este cuadro de dilogo seleccione los datos que desea graficar en la hoja. El rango puede aparecer. Esta parte del asistente muestra sr los datos estn distribuidos en filas o columnas

PASO TRES

Tiene diferentes carpetas dentro de las que se encuentran:

- Ttulos - Leyenda - Lneas de divisin - Rtulos de Datos - Tabla de datos - Eje

CUARTO PASO
En una hoja nueva: escriba el nombre para la nueva hoja Como objeto en: elija el nombre de una hoja y, a continuacin, haga clic en Aceptar para situar el grfico como un objeto incrustado en una hoja de clculo. Arrastre el cuadro incrustado hasta donde desee situarlo en la hoja de clculo.

EJEMPLO

Seleccione la tabla y haga clic sobre el botn Asistente para Grficos y escoja la opcin Columna Agrupada con Efecto 3D.

TIPOS DE GRFICOS EN EL EJEMPLO

Los Grficos de Columna

Los Grficos Circulares

En el paso 2 seleccione que la serie de datos se distribuyen en Columnas, pulse el botn Siguiente, Como Titulo del Grfico escriba COMPRA DE FRUTAS ANUAL, en el eje de categoras X, escriba AO, y en el eje de valores Y, escriba CANTIDAD. En la carpeta Leyenda elija Abajo en la ubicacin de la leyenda.

En el paso 1 de 4 elija Circular con Efectos 3D, indique que los datos se encuentran en columnas, el titulo, el grfico circular permite mximo dos valores, por los cuales va ir la de frutas por colores y esta clasificada segn porcentaje. En la carpeta Leyenda elija Abajo en la ubicacin, en la carpeta Rtulos de Datos elija Mostrar Porcentaje.

GRFICOS DE BARRA Y GRFICOS CIRCULARES

Los Grficos de Columna
90 80 70 60 MANZANAS 50 PERAS NARANJAS MANZANAS PERAS NARANJAS DURAZNOS MANDARINA 20 10 0

Los Grficos Circulares

1994

40
30

DURAZNOS MANDARINA

1994

1995

1996

TIPOS DE GRFICOS

Columnas: Se puede utilizar para realizar dos tipos de anlisis: el de cambios que los datos en el transcurso de determinado perodo de tiempo y una comparacin entre elementos.

GRFICOS 3D: COLUMNAS APILADAS

Los grficos 3D muestran lo mismo pero en tercera dimensin. Una Variacin especial de estos grficos es el grfico de columnas apiladas, el cual muestra la relacin de cada elemento con el todo. Para ver el efecto de este grfico tenemos dos opciones, ordenar las caractersticas dependiendo de la magnitud de las cifras empezando por las ms pequeas o recurrir las propiedades del grfico para cambiar el orden de las series.

OTROS TIPOS DE GRFICOS

BARRA: Se manejan igual que los de la columna, pero de forma horizontal. LNEA: Muestran las tendencias en los datos a intervalos idnticos. Se usan para realizar comparaciones entre diferentes variables de manera cronolgica.

CIRCULAR: Muestran el tamao proporcional de los elementos que conforman una serie de datos en funcin de la suma de elementos. Esto significa que a travs de este se puede graficar una caracterstica y su valor en forma porcentual.

Se pueden observar las ventas por producto y su participacin en las ventas totales.

Para hacer ms visibles los sectores pequeos, se puede utilizar el tercer subtipo de grfico, agrupndolos como un solo elemento del grfico circular y, a continuacin, mostrndolos en un grfico circular ms pequeos situado junto al grfico principal.

OTROS TIPOS DE GRFICOS

REA: Muestran los cambios en el transcurso del tiempo o la relacin de las partes con un todo de forma porcentual, como en los grficos circulares o de pastel.

ANILLOS: Muestra la relacin de las partes con un todo, pero puede contener ms de una sola serie de datos. Cada anillo de un grfico de anillos representa una serie de datos.

RADIALES: Permiten realizar una comparacin entre diferentes variables a la vez. En los grficos radiales, cada categora tiene su propio eje de valores con epicentro en el punto central. Las lneas conectan todos los valores de las mismas series. Este grfico es utilizado para evaluar el avance de un producto de acuerdo a sus caractersticas o para realizar una comparacin entre las caractersticas de diferentes elementos.

OTROS TIPOS DE GRFICOS

SUPERFICIE: Resultan de utilidad cuando se desea buscar las combinaciones ptimas (en el sentido matemtico de optimizacin), entre dos conjuntos de datos. CONO, CILINDRO Y PIRMIDE: Son idnticos a los de columnas, pero lo que cambia es la forma de cada una de las columnas. COTIZACIONES: Bsicamente esta relacionado con el manejo accionario. Este grfico muestra el Mximo, el mnimo y el valor de cierre. Tambin puede utilizarse para datos cientficos, como por ejemplo para indicar cambios de temperatura. GRFICO DE PARETTO: Muestra en forma ordenada el grado de importancia y/o influencia que tienen los diferentes factores en un determinado problema, sobre l, teniendo en cuenta la frecuencia con que ocurre cada uno de dichos factores.

GRFICO DE PARETTO
No debe haber espacio entre columnas, la lnea debe iniciar en el borde la primera columna y se deben trazar lneas que corten el eje de porcentaje (segundo eje Y) en un 80% y su representacin en el eje X. Todo esto se consigue a travs de las opciones de formato del grfico, de donde se obtiene: PARETTO POR QUEJAS

MODO GRFICO
Es la variacin de las diferentes opciones cuando se da la integracin de un grfico. Con el Asistente, puede ser muy fcil la elaboracin de un grfico, sin embargo existen algunos complicados que no se entienden fcilmente o cuando el grfico no concuerda con lo que queremos, es necesario saber como editar el grfico a travs de los mens, especificando un rango distinto de la hoja de clculo, cambiando su orientacin o colocando rtulos que no aparecen.

CAMBIAR TIPO DE GRFICO

Si desea cambiar el tipo de grfico haga clic sobre el grfico, cuando aparezca el men grfico elija la opcin Tipo De Grfico, luego aparecer el cuadro de dilogo Tipo de Grfico y seleccione en esta ventana el tipo de grfico que ms le agrade. Tambin puede modificar el Tipo de Grfico utilizando la Barra de herramientas Grfico.

AGREGAR DATOS A UN GRFICO

Para agregar datos, haga clic sobre el grfico, observe que el rango de datos que se seleccion para elaborar el grfico aparece encerrado en cuadro de colores. Para ajustar el rango simplemente arrastre el cuadro para seleccionar los datos que desea agregar.

DAR FORMATO A UN GRFICO

Una vez creado un grfico puede darle otro formato, es decir, cambiar los bordes, los diseos y el color del rea del grfico, a travs de la barra de herramientas, o en Modo Grfico, a travs del men grfico.

ENFOQUE PARA UN GRFICO 3D

Seleccione el grfico y luego elija la opcin Vista en 3D del men GRFICO y aparecer el cuadro de dilogo Vista en 3D.

Las flechas de Elevacin se utilizan para especificar el alto desde el que desee ver el grfico. El cuadro Giro permite rotar el grfico respecto al eje vertical. Escriba un valor (en grados) en el cuadro Perspectiva para controlar la vista de la profundidad del grfico.

CREAR UN GRFICO RPIDAMENTE

Crear un grfico en Excel es un procedimiento mas sencillo y rpido en las versiones actualizadas como la 2007 y la 2010. En primer lugar hay que seleccionar los datos que se quiera representar en el grfico y luego pulsar la tecla F11 lo cual lo dirige al Diseo del Grfico, o simplemente en Insertar, seleccionar Grficos, aparece una ventanilla de Insertar Grficos.

GRFICO

BSICO

En la primera opcin, Excel te muestra una hoja nueva que contiene un grfico de columnas, el cual representa los datos que has seleccionado en la hoja. A este grfico automtico que crea Excel con slo pulsar una tecla se le denomina grfico bsico.

INSERTAR GRFICO

En la segunda opcin el proceso se dirige a la seleccin del tipo de grfico directamente, es decir la seleccin si es columna, lnea, circular, barra, rea con sus respectivas figuras en 3D. Es crear un grfico en la propia hoja de clculo, en lugar de hacerlo en una hoja de grficos independiente.

GRFICO INCRUSTADO
1.

2.

3. 4.

Seleccionar el rango de datos de la misma manera que has hecho hasta ahora. Ejecutar el comando Insertar > Grfico. Entonces aparecer el cuadro de dilogo. Asistente para grficos paso 1 de 4. Hacer clic en Terminar para dar por buenas todas las opciones por omisin que ofrece el Asistente. El grfico aparecer incrustado en la hoja de clculo.

PARTES DE UN GRFICO

Se pueden modificar al gusto personal del usuario del programa segn la composicin en diversas partes del grfico, a partir del grfico bsico que crea Excel. Por tanto, para poder manipular grficos es imprescindible conocer cules son esas partes.