ELABORACION DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Ana Mara Caballero Garca Ing. Industrial Mg. Administracin de Negocios ADEC ATC

Introduccin al Curso

El presente texto est dedicado a pequeos empresarios que requieren un ordenamiento de las funciones que desempean en sus puestos de trabajo, dicho ordenamiento se da a travs de un compendio o resumen denominado:

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El Manual de Organizacin y Funciones debe ser considerado como un instrumento que sirva de gua para el desarrollo del trabajo y en ningn momento debe limitar la iniciativa de los trabajadores, constituyendo por el contrario, una herramienta base para desarrollar las potencialidades de eficacia y eficiencia del personal, dado que las empresas son entes dinmicos, es muy importante mantener constantemente actualizado el manual, en funcin de los cambios que exige el desarrollo de la empresa.
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Si por efectos de cambios en los mtodos o sistemas de trabajo, se modifica el contenido bsico de un puesto, su descripcin de tareas, evaluacin o categorizacin, debemos tambin consignar dicha modificacin, en la estructura orgnica de la empresa.

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OBJETIVO DEL CURSO

Los Participantes conocen, desarrollan y aplican tcnicas bsicas para la elaboracin de un manual de organizacin y funciones de una pequea empresa, optimizando las funciones empresariales.

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CONTENIDO DEL CURSO

CAP. I: CAP. II: CAP. III: CAP. IV: CAP. V: CONCEPTOS GENERALES ORGANIZACIN EN LA EMPRESA LAS FUNCIONES EMPRESARIALES ESTRUCTURA DEL MOF DESARROLLO DEL MOF

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CAPITULO I
CONCEPTOS GENERALES
1.1 Visin Empresarial. 1.2 Misin Empresarial. 1.3 Normas y Reglamentos Empresariales 1.4 El Manual de Organizacin y Funciones.

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1.1 Visin Empresarial

Visin: Las empresas deben tener una visin de crecer en el tiempo, tratando de buscar nuevos mercados o demandas, para la cual debern disponer de un personal calificado, que labore con eficiencia, conozca sus funciones y coordine con la gerencia de la empresa de forma constante los objetivos y metas de la misma, para lo cual la empresa tiene que trabajar ordenadamente.
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1.2 Misin Empresarial

Misin: La misin empresarial es ofrecer a sus clientes un eficiente nivel de servicio, a fin de incrementar su rentabilidad con herramientas administrativas y desarrollar canales de atencin, de acuerdo a las exigencias del mercado, aplicando criterios de alta productividad, eficiencia, calidad y oportunidad.
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1.3 Normas y Reglamentos

Son el conjunto de documentos que dirigen el accionar de la empresa, presentados en forma de compendios o manuales que el empresario tiene la obligacin legal y operativa de implementarlos para una buena administracin y gestin, utilizando los recursos de la empresa en forma eficiente.
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Las normas y reglamentos se dan a travs de los siguientes instrumentos:

a. b. c. d. e. El Estatuto Manual de Organizacin y Funciones EL Reglamento Interno de trabajo Manual de Procedimientos Manual de Calidad
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a. El Estatuto.- Documento legal de toda empresa que da origen a su constitucin y funcionamiento legal. Debe estar registrado en Registros Pblicos, mediante escritura pblica, extendida por un notario.

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b. Manual de Organizacin y Funciones Es un documento interno de trabajo que contiene informacin detallada referente a las funciones que deben realizar todas las personas que laboran en la empresa ya sea funcionario, empleado u obrero. Desde el principal directivo hasta el de menos cargo cualquiera sea la funcin que realiza debe ser escrita en este documento. En el manual de organizacin y funciones se sealan los niveles jerarquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin, asimismo contiene organigramas que describen en forma grfica la estructura de la empresa.

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c. Reglamento Interno de Trabajo.Es un documento que contiene un conjunto de normas que sirven para la administracin integral, dichas normas se sujetan a la legislacin laboral vigente ante la autoridad de trabajo. El reglamento interno debe ser elaborado con participacin de delegados de los trabajadores, la empresa elabora su reglamento de acuerdo a la naturaleza y modalidad del trabajo del personal.
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d. Manual

de Procedimientos

Es el conjunto de directivas internas que la empresa implementa para dinamizar el flujo de los trmites de todos los documentos que son utilizados dentro de la organizacin. El objetivo fundamental es la funcionamiento de las operaciones, la identificacin para el uso inmediato de los documentos y de los puntos de contacto. El manual de procedimientos debe ser de carcter confidencial, no debe ser conocido por la competencia, para evitar que se puedan copiar los inventos y creatividades en los procedimientos.

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e. Manual de Calidad: El propsito de este manual es brindar evidencia integral a todos los clientes, proveedores y empleados sobre los controles especficos estn implementados para asegurar la calidad del producto/servicio. Este manual tambin rige la creacin de documentos relacionados con la calidad. Este manual debe contener y estar en armona con los otros manuales de la empresa.

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1.4 El MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

Es un instrumento normativo que da dinmica a la administracin establecindose en forma detallada cada una de las funciones de los rganos y cargos sujetndose a:

1.- La estructura Orgnica 2.- El ordenamiento Jerrquico. 3.- Las relaciones de autoridad y responsabilidad.

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MOF Solo existir orden, si cada trabajador, cumple con sus funciones que se encuentran descritas en el M.O.F. Los trabajadores no deben realizar funciones no asignadas, si no sujetarse a normas establecidas por el rgano directivo de ms nivel de la empresa.
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1.4.1 Conceptos Bsicos

Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma ordenada y sistemtica informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones, organizacin y procedimientos de los rganos de una institucin, as como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institucin.

NORMAS

MANUAL DE ORGANIZACIN Y FUNCIONES

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

MANUAL DE CALIDAD

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Organizacin: Es la estructura orgnica de una empresa, de acuerdo a una disposicin o arreglo de los puestos de trabajo. Funcin: Es el desempeo de un puesto de trabajo, de acuerdo a las indicaciones efectuadas por una jefatura inmediata.

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1.4.2 Objetivo del MOF

El Manual de Organizacin y Funciones (MOF) tiene por objetivo: 1. Facilitar el proceso de seleccin del personal. 2. Conocer el perfil de los puestos de trabajo dentro de la organizacin de la empresa, para identificar las necesidades de capacitacin y desarrollo del personal. 3. Precisar las funciones de cada puesto de trabajo para deslindar responsabilidades , evitar duplicidad de funciones y detectar omisiones.

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4. Servir de base en la calificacin de mritos y la evaluacin de puestos. 5. Propiciar la uniformidad en el trabajo. 6. Permitir el ahorro de tiempo y esfuerzos en el trabajo evitando duplicidad de funciones. 7. Sirve de gua para el personal nuevo que se integra a la empresa. 8. En trminos generales proporciona el mejor aprovechamiento de los Recursos Humanos.
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1.4.3 Ventajas del MOF

Facilita la toma de decisiones. Evita conflictos de autoridad. Se conocen las responsabilidades. Es claro y sencillo til en toda organizacin Contribuye a mantener la disciplina en la empresa.

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CAPITULO II
ORGANIZACIN EN LA EMPRESA
2.1 Organigrama. 2.2 Jerarquas. 2.3 Estructura Organizacional. 2.4 Responsabilidades. 2.5 Tipos de Autoridad

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Organizacin en la Empresa

La organizacin en la empresa, es un proceso de la administracin, que crea la estructura orgnica de la empresa, establece los niveles de autoridad y responsabilidad, y define las funciones administrativas, actividades, deberes, obligaciones y atribuciones que corresponden a cada parte (o departamento) de la Empresa, as como el nivel de cada trabajador; todo ello acorde con los objetivos de la empresa.
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2.1 Organigrama
Es la representacin grfica de una Empresa y este nos seala:

El tipo de organizacin. La composicin de los niveles jerrquicos o autoridad. La composicin de las reas orgnicas y sus dependencias. Las lneas de coordinacin.

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Simbologa :

Unidad

Unidad doble

Lnea de autoridad
--------------------

Unidad
Proyectada

Lnea Externa -------------------Lneas de coordinacin ADEC ATC

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--------------------

2.2.1Tipos de Organigrama :
Se clasifican en : a) Por su presentacin Geomtrica

Verticales Horizontales. Escalar Circular

b)

Por su disposicin:
Estructurales Nominales
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a) Por su presentacin Geomtrica : Verticales (Tipo clsico) : Representan con toda facilidad una pirmide jerrquica, ya que las unidades se desplazan, segn su jerarqua de arriba a abajo en una graduacin jerrquica descendente.

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Ejem: Organigrama Tipo Vertical

Gerente General

Sub Gerente

Administracin

Ventas

Produccin

Finanzas

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Horizontales (De izquierda a derecha) : Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan las estructuras con una distribucin de izquierda a derecha. Ejm:
Gerencia

Sub Gerencia

Administ.

Ventas

Produccin

Finanzas

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Escalar : Este tipo de organigrama no utiliza recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, si no lneas encima de los cuales se colocan los nombres. Cuando una lnea sale en sentido vertical de una lnea horizontal, muestra la autoridad de esta ltima.
Gerente General Sub Gerente Administracin

Ventas Produccin Finanzas

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Circular o concntrico : Los niveles jerrquicos se muestran mediante crculos concntricos de una distribucin de adentro hacia fuera. Este tipo de organigrama es recomendado por la prctica de las relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinacin que traducen los organigramas verticales.
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Ejem: Organigrama Tipo Circular

Ventas

Produccin

Administrador General

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b) Por su disposicin:
Estructural: Suministran informacin detallada de todas las reas de la empresa, incluyendo los niveles asociativos y ejecutivos.

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Ejem: Organigrama Estructural

Empresa Agro Industrial S.A.C
Accionistas

Nivel Asociativo
Secretaria

Directorio

Gerencia General

Asesor Legal

Administrador

RR.PP

Personal

Compras

Nivel Ejecutivo

Ventas

Produccin

Finanzas Presupuesto y Planeamiento Financiero Lavado y Seleccin Contabilidad

Investigacin de mercados Publicidad y Promocin

Control de Calidad

Ventas

Procesamiento

Contabilidad de Costos

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Envasado

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Nominales o Generales.- Se limita a nominar las unidades de mayor importancia, se les denomina generales por ser los ms comunes.
Gerencia

Administracin

Produccin

Ventas

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Funcionales.- Se utiliza para mostrar una unidad de la estructura en forma analtica o ms detallada, son complementos de los organigramas estructurales donde se detallan las funciones de cada puesto de trabajo.

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2.2 Jerarquas

El proceso de organizacin establece la forma como se va a relacionar las personas dentro de la empresa, en consecuencia solo cubre el aspecto de colocar cada persona de acuerdo a las condiciones y necesidades del cargo que se ha creado, y a la capacidad y especialidad requerida por el mismo. Esto hace que se establezca las jerarquas o niveles de autoridad dentro de la organizacin de la empresa, expresada en dependencias o jefaturas de reas de trabajo. La jerarqua podra definirse como el status o rango que posee un trabajador dentro de una empresa.
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2.3 Estructura Organizacional

La estructura de la organizacin posee dos grandes divisiones: La vertical, que revela la agrupacin de las actividades y los deberes en unidades estructurales que dan origen a los niveles, y la horizontal que representan los niveles de autoridad y responsabilidad, para lo cual se debe conocer los rganos de la empresa cuyos entes principales son:

Alta Direccin. rganos de apoyo rganos de asesora. rganos de lnea

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2.4 Responsabilidades
La Responsabilidad es el compromiso, obligacin y deber que tiene un miembro integrante de una empresa con las tareas o funciones asignadas por su nivel jerrquico superior. El Empresario debe delegar responsabilidades a sus empleados de manera clara y precisa, recalcndole los objetivos de la Empresa como la mayor productividad, ventas, hacer crecer el negocio y beneficiara en general a todos los integrantes de la Empresa. Para que el Empresario incremente sus habilidades de direccin y responsabilidad.
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Responsabilidades
Debera :

No debera :

Ser consciente Ser justo y honesto. Crear entusiasmo. Animar a las preguntas. Confiar en ellos mismos. Mantener una puerta abierta. Escuchar atentamente. Reconocer las diferencias individuales. Establecer ejemplos personales. Mostrar consideracin por los trabajadores.
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Ser autocrtico. Ser excesivamente exigente. Ser irracional. Ocultar la verdad. Desestimar las iniciativas. Ser argumentativo. Desalentar las ideas Pensar por los empleados. Fracasar al dar las instrucciones. Tener favoritismo. Reprender a un empleado frente a otros. Tener mentalidad estrecha

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Simulacin : Delegando Responsabilidades

Responsabilidad
1.- Informe semanal produccin

Grupo 1

Grupo 2

Grupo 3

Eleccin del grupo

2.- Inventario de insumos y productos terminados 3.- Investigacin de mercado

4.- Proyeccin de ventas mensuales

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2.5 Autoridad
Concepto: Es el poder, mando o jerarqua que tiene una persona integrante de un rgano o departamento de la empresa sobre otra que est subordinada.

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Tipos de Autoridad
Corresponde a los rganos de decisin, ejercer la autoridad, las mismas que estn establecidas por normas legales que rigen cada empresa. Tenemos 2 tipos:

Nivel Asociativo y Nivel Ejecutivo

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Autoridad a Nivel Asociativo: Corresponde a los rganos eminentemente se decisin, formado por los dueos, socios o accionistas de la empresa, las mismas que estn establecidos por normas legales que rigen cada empresa.
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Autoridad a Nivel Ejecutivo: Esta por debajo del nivel asociativo y su denominacin ejecutivo obedece a que es encargado de ejecutar las decisiones tomadas a nivel asociativo. Este nivel est compuesto por personal estable y permanente en la empresa, siendo su mxima expresin el Gerente General o administrador general.
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CAPITULO III
LAS FUNCIONES EMPRESARIALES
3.1 reas en la empresa (Operativa y Administrativa). 3.2 Tipos de Funciones. 3.3 Actividades Funcionales.

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Las Funciones Empresariales

Concepto: Son los desempeos o acciones de las diferentes reas o departamentos de la organizacin de una empresa.

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3.1 AREAS EN LA EMPRESA

Para la disposicin de las diferentes reas del nivel ejecutivo de la empresa, se deben agrupar en tres opciones que son: Departamentos de lnea, asesora y apoyo.
Departamento de mas alto nivel ejecutivo

Departamentos de asesoria

Departamentos de apoyo

Departamentos de lnea ADEC ATC 50

DEPARTAMENTOS DE LINEA: Son aquellas funciones bsicas y principales en una empresa. Es el caso concreto del departamento de ventas, produccin y finanzas y administracin. DEPARTAMENTOS DE ASESORIA: Est constituido por personal altamente especializado, y que dentro de su campo es la mxima autoridad tcnica. Los especialistas de estos departamentos estn para dar una opinin, un consejo, que pueden o no aceptarlo los ejecutivos. Ejemplos tpicos de departamentos de asesora, el de departamento de asesora legal, departamento de asesora tributaria, el departamento de relaciones pblicas.

En las pequeas empresas, la contabilidad generalmente es un departamento de asesora.

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DEPARTAMENTOS DE APOYO: Son departamentos que apoyan a los departamentos de lnea para que estos trabajen mas eficientemente. Ejemplo la secretaria, personal, almacn de insumos y productos terminados, servicios de limpieza, compras, de mantenimiento etc.

Una vez definido la departamentalizacin de la empresa, as como su organigrama estructural, deber indicarse en forma resumida las funciones generales que se le est asignando a cada departamento, este, servir de base para elaborar el manual de organizacin y funciones, lo cual permitir a su vez conocer con que calidad y especializacin de personal se cuenta en la empresa, y saber a su vez si dicho personal requiere capacitacin para mejorar su eficiencia y productividad en su funciones especificas.

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3.2 Tipos de Funciones

a)FUNCIONES BASICAS :
Son las funciones mnimas que un departamento debe cumplir para su operatividad.
Ejemplo.- El administrador de una pequea empresa para funcionar, tiene que abrir su negocio y atender al pblico. b)FUNCIONES GENERALES : Son las funciones que tienen por comn ejecutar las reas internas de la empresa. Ejemplo.- El departamento de compras cotiza los pedidos de materiales solicitados por el departamento de produccin

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c)FUNCIONES ESPECIFICAS Son las funciones definidas para un fin determinado. Ejemplo.- El departamento de ventas ejecuta una investigacin de mercado para la introduccin de un nuevo producto como las galletas dietticas para ser comercializado en la Ciudad de chimbote.

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3.3 Actividades Funcionales

Se refiere a las actividades que realiza cada rea o departamento de la estructura orgnica de la empresa, la misma que indica en forma resumida a quien supervisa y a su vez a quien reporta la informacin peridica que la empresa lo requiera, dichas actividades funcionales pueden ser descritas en una hoja resumen.

En el se detallan: Datos del puesto de trabajo, Requisitos del puesto, Actividades, Condiciones para cumplir las actividades, Periodicidad y tiempo de reportes, Escala jerrquica. Responsabilidad
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Datos del puesto de trabajo: Los datos depende del tipo de empresa y de lo que se quiera informar. Ejemplo: Nombre de la Empresa: Departamento: rea: Nombre del Puesto: Rgimen laboral. Nombre del Trabajador Cdigo del trabajador
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Requisitos del Puesto: Los requisitos dependen de lo que la empresa tenga como objetivo, principios y valores. Algunos aspectos a considerar seran los siguiente: Caractersticas Psicolgicas: Memoria imaginacin, etc Caractersticas Sociales o culturales: Especialidad: conocimiento en temas especficos Habilidades: o adiestramiento necesario Nivel de estudios: o grado de instruccin. Experiencia mnima: o experiencia en puestos similares Condiciones fsicas: Depende del puesto Ejm. si alguien tiene que estar mucho tiempo parado deber alguien que pueda realizar este trabajo, si alguien tiene que inspeccionar usando el sentido de la vista no podra ser una persona daltnica Otros que la empresa considere conveniente.
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Actividades: Psicomotriz Intelectuales Comunicacin Fsicas. Razonamianto

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Condiciones para el puesto: Si debe estar mucho tiempo parado. No daltnico si son para control de calidad. Ser gil para trabajar en la altura, si es un trabajo de riesgo.

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Reportes y tiempo de entrega: Determinar si el puesto requiere que se realicen informes y cual es el perodo de tiempo para su entrega.

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Autoridad o Escala jerrquica: Todo trabajador depende de alguien y en algunos casos, ellos tienen personal a su cargo. Esto debe estar claro en el MOF.

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Responsabilidades: Establecer si el trabajador es responsable de algn personal, materiales, herramientas, equipos, u otros.

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Ejemplo. Departamento: Administracin Nombre del Puesto: Administrador Nombre del trabajador : Pedro Reyes Ruiz. Requisitos del puesto : Capacidad de liderazgo, emprendedor, visin, reflexivo, comunicativo, capacidad de mando. Actividades funcionales : - Planificacin de las actividades de las diferentes reas de la empresa. - Controlar el cumplimiento de las metas y objetivos trazados para la empresa. - supervisar las compras, ventas, produccin, y stock de productos terminados e insumos. - Delegar responsabilidades con metas y objetivos. - orientar la direccin del trabajo en cada rea promoviendo la productividad y eficiencia Lnea de autoridad : Reporta directamente al dueo o socios de la empresa. Supervisa : Departamento de ventas, produccin y finanzas.

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CAPITULO IV Estructura del Manual de Organizacin y Funciones

4.1 Diseo del Manual de Organizacin y Funciones. 4.2 Contenido del Manual.

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4. Estructura del Manual de Organizacin y Funciones

CONCEPTO Es la configuracin del Manual de Organizacin y Funciones que se expresa en su diseo o presentacin y el contenido del mismo.

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4. Estructura del Manual de Organizacin y Funciones

Todo manual de Organizacin y funciones debe ser de las siguiente forma:
4.1 Diseo del M.O.F 4.2 Contenido del M.O.F

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4.1 Diseo del M.O.F

El proyecto del M.O.F debe ser un resumen o compendio claro y preciso sin redundancias por cada puesto de trabajo que existe en la empresa. Es por ello que en su elaboracin deben participar todos los trabajadores y luego someterlo a una aprobacin para que sea un reglamento formal dentro de la empresa.

Generalmente es presentado en papel blanco de tamao A4 con impresiones ntidas y anillado.

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MOF: Aprobacin La aprobacin del manual de organizacin y funciones depende de cmo est constituida la empresa. Si esta tiene un solo dueo la aprobacin estar a cargo del propietario, cuando es una sociedad de socios o de los directivos de la empresa, dependiendo de lo que diga el estatuto.

Las Gerencias, jefaturas o responsables son poseedores del manual, para su custodia, control y hacer conocer al personal el cumplimiento o implementacin en las reas correspondientes de la empresa. Sin embargo cada trabajador debe tener por escrito las funciones inherentes al cargo que ocupa en la empresa.
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4.2 Contenido del M.O.F

El contenido del manual varia segn la naturaleza de las actividades de las empresas, pero generalmente presenta el siguiente ndice :

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Contenido del M.O.F:

Resolucin y aprobacin por el rgano de mas nivel. Introduccin del M.O.F Los objetivos del M.O.F La finalidad del M.O.F Organigrama general Organigrama estructural Cuadro orgnico de cargos Descripcin de las funciones de las unidades orgnicas y de cada puesto de trabajo generado en la empresa.

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Contenido del M.O.F

a) Resolucin y aprobacin por el
rgano de mas nivel. Indica que el M.O.F debe ser refrendado por los representantes del ms nivel de la Empresa, autorizando con una resolucin o acta interna de la Empresa, la aprobacin para la utilizacin de la misma. Generalmente en la grande y mediana Empresa son refrendados por el Directorio, que representan a los accionistas y en la Pyme son refrendados por el propietario o propietarios de la misma.

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b) Introduccin del M.O.F.

Indica en forma resumida con que fines ha sido elaborado el M.O.F, las relaciones que entre propietarios y jefes de rea se van a lograr al implementar el M.O.F, logrando un buen desenvolvimiento de todo el equipo humano que laboran en las diferentes reas, una buena conduccin de la empresa y por ende una administracin moderna para as construir una evidente expresin del funcionamiento de la organizacin, constituyndose un instrumento til para la gestin de la empresa.

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c) Los Objetivos del M.O.F En esta parte debe indicar el objetivo bsico del M.O.F que es el ordenamiento y sistematizacin de las funciones que corresponden a cada uno de los niveles, la identificacin de las tareas asignadas al cargo que desempean y una adecuada evaluacin y control.
d) La finalidad del M.O.F El M.O.F debe indicar que tiene por finalidad establecer y regular la organizacin interna, determinando las funciones generales de su estructura y las funciones especficas para su optimo funcionamiento.

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e) El Organigrama General
Describe en forma grfica y general la composicin de las reas de la empresa a nivel ejecutivo.
Gerencia General

Secretaria

Asesor Legal Asesor Contab.

Administracin

Produccin
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Ventas

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f) Organigrama Estructural Describe en forma grfica y detallada la estructura de las diferentes reas de la empresa a nivel ejecutivo y asociativo, en dicho organigrama se describe los puestos de trabajo y los nombres respectivos del total del personal de la empresa.

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Organigrama Estructural Empresa: GUIVAR S.A.C

Propietarios Lus Gonzles Maria Vargas Gerente General Jos Rodrguez Secretaria Diana Ros Asesor Legal Lus Mndez Asesor Contable Pedro Delgado

Administrador Jorge Carrera

--------------- Jefe de Produccin--------------Rogelio Fiestas

Jefe de Ventas Ademir Estrada

Compras Lus Lpez

Caja Karen Milla

Operador 1 Operador 2 Lus Bazn Carlos Tapia ADEC ATC

Vendedor 1 Jorge Ruiz

Vendedor 2 Carlos Li 76

g) Cuadro Orgnico de Cargos Indica la cantidad de personal que se dispone en los puestos de trabajo por reas de trabajo y en forma general
CUADRO ORGANICO DE CARGOS rgano de alta Direccin Cdigo P Cargo Propietarios Nro. Plazas 02

GG

Gerente General Sub Total :

01 03

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rgano de Staff - rgano de Apoyo

Cdigo
S Secretaria Sub Total :

Cargo

Nro. Plazas
01 01

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rgano de Staff - rgano de Asesora

Cdigo AL Cargo Asesor Legal Nro. Plazas 01

AC

Asesor Contable
Sub Total :

01
02

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rganos Operativos - rganos de Lnea

Cdigo
AD CO CA JP OP-1 OP-2 JV VE-1 VE-2 Compras Caja Jefe de produccin Operador 1 Operador 2 Jefe de ventas Vendedor 1 Vendedor 2 Sub Total :

Cargo
Administrador

Nro. Plazas
01 01 01 01 01 01 01 01 01 09

Total :

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h) Descripcin de las funciones de las unidades orgnicas: Describe las funciones de los rganos de alta direccin, rganos de staff (apoyo y asesora) y rganos de lnea.

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Ejm: Accionistas
rganos de Alta Direccin Descripcin de funciones de los accionistas : Empresa : GUIVAR S.A.C Departamento : Accionistas Denominacin : Junta General de Accionistas Responsables : Sr. Alberto Guillen Sra. Mara Vargas Autoridad y relacin: Reporta a : Ninguna Supervisa a : Ninguna Coordina con : propietarios o accionistas.
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FUNCIONES BASICAS:

En cumplimiento al estatuto, tiene las siguientes funciones:

Convocar a reuniones ordinarias y extraordinarias en cumplimiento al estatuto, para evaluar la buena marcha de la Empresa y de sus negocios. Convocar a reunin una vez al ao dentro de los tres meses siguientes a la terminacin del ejercicio econmico anual, con el objeto de aprobar la gestin de la sociedad, las cuentas del ejercicio anterior y el plan de conduccin de negocios para el prximo ejercicio.

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Aprobar y desaprobar las cuentas y el balance general de cada ejercicio anterior y los dems actos y acciones que la Ley y el estatuto le confiere. Transferir sus acciones a otro accionista y/o a terceros de acuerdo al estatuto. Modificar la estructura social, de acuerdo al estatuto. Disolver y liquidar la empresa, de acuerdo al estatuto. Aumentar o disminuir el capital y/o incorporacin de nuevas acciones a la sociedad. Decidir sobre las dems asuntos que requiera la sociedad.

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Ejm: Gerencia General

Descripcin de funciones de la Gerencia General : Empresa : GUIVAR S.A.C Departamento : Gerencia General Denominacin : Gerente General Responsable : Sr. Jos Rodrguez Autoridad y Relacin: Reporta a : Junta General de Accionistas Supervisa a : Secretaria, Administrador, Jefe de Produccin y Jefe de Ventas. Asesorado por : Asesor Legal y Asesora Contable.
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FUNCIONES BASICAS: Dirigir y representar legalmente a la empresa ante entidades pblicas y privadas, para lo cual tendr una vigencia de poder otorgado por los propietarios, la misma que deben ser efectuada por un notario pblico y inscrita en los registros pblicos. Aprobar, supervisar los crditos a los clientes. Girar cheques, aceptar letras, autorizar sobregiros bancarios. Presentar el plan de trabajo, para una mejor conduccin de la empresa, formulando y proponiendo planes de desarrollo. Supervisar las reas de trabajo a su cargo y convocar a reuniones de trabajo, para recoger opiniones en beneficios de la buena marcha empresarial.

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Adquirir artculos requeridos por la empresa, en la cantidad debida, pactando el precio y forma de pago, de acuerdo al presupuesto aprobado. Atender a los clientes potenciales. Formular y aprobar las cuentas contables, asi como velar la presentacin oportuna de estas. Administrar el flujo del efectivo en caja. REQUISITOS PARA EL CARGO. Profesional universitario a fin. Capacitacin permanente. Experiencia laboral de un mnimo de 5 aos.

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ORGANOS DE APOYO
Descripcin de funciones : Empresa : GUIVAR S.A.C Departamento : Secretara Denominacin : Secretaria Responsable : Srta. Diana Ros. Autoridad y Relacin: Reporta a : Gerencia General. Tiene autoridad : Ninguno Coordina con : Gerente General
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FUNCIONES BASICAS: Apoyar a la Gerencia General. Ejercer una buena imagen personal. Formular pedidos de los requerimientos vigentes a los proveedores. Efectuar el seguimiento de las rdenes de compra a los proveedores para una apertura de despacho. Recepcionar la documentacin y pasar a los departamentos que corresponden llevando un registro. Tipear documentos internos y externos de la Empresa. Clasificar, archivar y registrar adecuadamente la documentacin de la Empresa, teniendo en orden y al da los registros de correspondencia.

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REQUISITOS PARA EL CARGO. Profesional tcnico en secretariado ejecutivo. Conocimiento del idioma ingles en nivel bsico. Certificados en secretariado computarizado. Capacitacin permanente. Experiencia laboral de un mnimo de 3 aos.

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Ejm: Asesora
ORGANOS DE ASESORIA
Descripcin de funciones : Empresa : GUIVAR S.A.C Departamento : Asesora Contable. Denominacin : Asesor Contable Responsable : Sr. Pedro Delgado. Autoridad y Relacin: Reporta a : Gerente General Supervisa a : Ninguno Coordina con : Gerente General
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FUNCIONES BASICAS: Preparar y declarar los pagos mensuales a la SUNAT, antes de la fecha de su vencimiento, evitando pago de intereses y/o multas. Preparar el balance anual para la rendicin de cuentas de la empresa a la Gerencia General, que a su vez lo deriva a los accionistas de la Empresa. Llevar los libros contables de la empresa al da en forma ordenada. Preparar las documentaciones y anexos solicitadas mediante requerimientos, esquelas y cartas por la SUNAT y presentarlas de manera oportuna. REQUISITOS PARA EL CARGO. Ttulo Universitario de Contador Pblico Colegiado. Estudios adicionales en contabilidad Tributaria Capacitacin permanente. ADEC ATC Experiencia laboral mnima de 5 aos

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Ejm: Jefe de Ventas

Descripcin de funciones : Empresa : GUIVAR S.A.C Departamento : Jefatura de Ventas. Denominacin : Jefe de Ventas Responsable : Sr. Ademir Estrada Autoridad y Relacin: Reporta a : Gerente General Supervisa a : Vendedor 1 Vendedor 2 Coordina con : Administrador y Jefe de Produccin

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FUNCIONES BASICAS: Atender con la cordialidad del caso anticipndose a las necesidades de los clientes, por los productos que brinda la empresa. Utilizar fluidamente la base de datos para una rpida informacin que brinda la empresa. Elaborar documentos (facturas, boletas) con el nombre exacto de la venta efectuada o servicio prestado a los clientes. Mantener buena presencia, mostrar seguridad al momento de hablar, tener optimismo y ambicin por vender. Mantener orden, disciplina, obediencia y colaboracin. Otras funciones que le asigne el Jefe inmediato.
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REQUISITOS PARA EL CARGO. Ttulo Profesional Universitario o Tcnico. Conocimientos de computacin, programas bsicos Capacitacin permanente. Experiencia laboral mnima de 2 aos

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CAPITULO V Desarrollo de Manual de Organizacin y Funciones

5.1 Aplicacin prctica - Ejercicio

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5.1 Aplicacin Prctica

Instrucciones: Los participantes dialogan sobre cada una de sus empresas y eligen una de modelo para el trabajo grupal. Los participantes analizarn su organizacin, determinando su estructura organizacional.
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Productos a entregar por el grupo, en ppelografo

Productos a entregar por el grupo, en ppelografo.

Breve descripcin de la empresa seleccionada. Elaborar el organigrama estructural. Elaborar el cuadro orgnico de cargos Elaborar la descripcin de las funciones de un puesto de trabajo.(Elegir: un rgano de alta direccin, o de apoyo, o de asesora, o de lnea).

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Exposicin de trabajos en 10 minutos por grupo. Absolver preguntas de los participantes y del Facilitador.

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a. Breve descripcin de la empresa

Nombre Del Grupo:_____________________________________ a. Breve descripcin de la empresa: Nombre de la empresa:_________________________

Tipo de organizacin:___________________________________ Actividad principal: _____________________________________ N trabajadores: _______________ N RUC:________________

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b. Organigrama estructural:

Ejemplo:

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c. Cuadro Orgnico de cargos

Cdi go Nombre del Puesto o cargo
Sub total

Nro. Plaza

rgano de Alta Direccin

rgano de apoyo

Sub total

rgano de Asesora ( Externo) Asesor Legal Asesor Tributario Asesor en Gestin rgano de Lnea

Sub total

Sub total

TOTAL

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d. Descripcin de las funciones de las unidades orgnicas.

1.
rgano de:________ Datos Generales:
Nombre de la empresa Departamento Nombre del puesto Cdigo del puesto Rgimen Laboral :_____________________ :_____________________ :_____________________ :_____________________ :_____________________

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2.

Autoridad y Responsabilidad: Autoridad:

Reporta a Supervisa a Coordina con :_____________________ :_____________________ :_____________________ :_____________________ :_____________________

Responsabilidad

:_________________

__________________________________________ __________________________________________

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3.

Descripcin de las Funciones:

-Resumen del puesto: __________________________________________ __________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ - Funciones bsicas o especficas: a)___________________________________ b)___________________________________ c) etc.

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4.

Condiciones de Trabajo:
-Riesgos: __________________________________________ __________________________________________ ___________________________________________ ___________________________________________ - Proteccin necesaria: __________________________________ ___________________________________

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Gracias y xitos.
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