Victorino Rodrguez

LA DIRECCIN DE REUNIONES


Victorino Rodrguez
LAS REUNIONES SON UN HECHO HABITUAL EN
TODAS LAS ORGANIZACIONES PORQUE:
SON UNA HERRAMIENTA NECESARIA PARA LA
COORDINACIN DE FUNCIONES DE LOS DIFERENTES
PROCESOS Y DEPARTAMENTOS
SON NECESARIAS PARA TOMAR DECISIONES QUE
REQUIERAN EL CONCURSO DE VARIOS MIEMBROS DE
LA ORGANIZACIN
LAS REUNIONES: CONCEPTO ( I )

Victorino Rodrguez
LAS REUNIONES SON UN HECHO HABITUAL EN
TODAS LAS ORGANIZACIONES PORQUE:
SON UNA HRRAMIENTA DE TRABAJO EN EQUIPO
CONSTITUYEN UNA PLATAFORMA FAVORECEDORA DE
LA PARTICIPACIN Y DE LA INNOVACIN Y, EN
CONSECUENCIA, DEL APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL
LAS REUNIONES: CONCEPTO ( II )

Victorino Rodrguez
LA SUSCEPTIBILIDAD ENTRE LOS ASISTENTES. LA FALTA DE
CONFIANZA
EL CONVOCAR LA REUNIN A UNA HORA INAPROPIADA
LAS REUNIONES DEMASIADO LARGAS
EL QUE HAYA DEMASIADOS PARTICIPANTES O ESTN MAL
ELEGIDOS
EL EXCESO DE ENFRENTAMIENTOS CON TENSIONES
PERSONALES
POSIBLES MOTIVOS DE INEFICACIA
EN LAS REUNIONES (I)

Victorino Rodrguez
POSIBLES MOTIVOS DE INEFICACIA
EN LAS REUNIONES (II)
LA FALTA DE UN OBJETIVO CONCRETO Y
CLARAMENTE DEFINIDO A LOGRAR
LA AUSENCIA DE UN ORDEN DEL DA
EL NO TENER INTERS EN EL ASUNTO A TRATAR
EL QUE EXISTAN PARTICIPANTES QUE HABLEN
DEMASIADO (PROTAGONISTAS) Y NO DEJEN
HABLAR A LOS DEMS

Victorino Rodrguez
POSIBLES MOTIVOS DE INEFICACIA
EN LAS REUNIONES (III)
LAS INTERRUPCIONES EXTERNAS
LA FALTA DE PREPARACIN PREVIA DE LA
REUNIN
LA FALTA DE ACUERDOS Y CONCLUSIONES AL
FINAL DE LA REUNIN
LA DISPERSIN, LOS CAMBIOS DE TEMA O EL
SALIRSE DEL MISMO
LA TOMA DE DECISIONES CONFUSAS O
CONTRADICTORIAS

Victorino Rodrguez
VENTAJAS DESVENTAJAS
SI SE CONDUCEN ADECUADAMENTE, SE FOMENTA
LA PARTICIPACIN Y LA COLABORACIN
DE LAS PERSONAS
CONSTITUYEN UN ESPACIO DONDE SE TOMAN
DECISIONES CONSENSUADAS
PUEDEN SER UN IMPORTANTE FOCO DE
CONFLICTOS
SI NO SE EMPLEAN LAS ESTRATEGIAS
ADECUADAS PUEDEN SER UNA PRDIDA
DE TIEMPO

Victorino Rodrguez
REQUISITOS BSICOS
ESTAR PREPARADA TANTO POR EL DIRECTOR DE LA REUNIN
COMO POR LOS PARTICIPANTES
SER NECESARIA SU CONVOCATORIA
Y CELEBRACIN

Victorino Rodrguez
METODOLOGA DE REUNIONES
EL GRADO DE FORMALIDAD
EL NMERO DE
PARTICIPANTES
EL PROPSITO
GRUPO PEQUEO (3-7 MIEMBROS)
GRUPO MEDIANO (8-20 MIEMBROS)
GRAN GRUPO (20-40 MIEMBROS)
ASAMBLEA (MS DE 40 PARTICIPANTES)
ENCUENTRO INFORMAL
ENCUENTRO FORMAL
REUNIONES INFORMATIVAS O DESCENDENTES
REUNIONES CONSULTIVAS O ASCENDENTES
REUNIONES DE TRABAJO O ANALTICAS
REUNIONES DE DECISIN

Victorino Rodrguez
MOMENTOS EN LA REUNIN INFORMATIVA
RUEDA DE PRESENTACIN DE DUDAS Y
PREGUNTAS
COMUNICACIN DE LA INFORMACIN POR
PARTE DEL DIRECTOR DE LA REUNIN O RESPONSABLE
DE LA INFORMACIN
CONTESTACIN A LAS DIFERENTES DUDAS
O PREGUNTAS

Victorino Rodrguez
MOMENTOS EN LA REUNIN CONSULTIVA
RUEDA DE PRESENTACIN DE PROPUESTAS
PLANTEAMIENTO DE LA SITUACIN Y
SOLICITUD DE OPINIONES POR
PARTE DEL DIRECTOR DE LA REUNIN AL
RESTO DE PARTICIPANTES
DISCUSIN DEL GRUPO
PRESENTACIN DE CONCLUSIONES POR PARTE
DEL DIRECTOR DE LA REUNIN

Victorino Rodrguez
MOMENTOS EN LA REUNIN ANALTICA
RUEDA DE GENERACIN DE IDEAS
PRESENTACIN DE LA PROBLEMTICA
POR PARTE DEL DIRECTOR DE LA REUNIN
EVALUACIN DE ALTERNATIVAS
PRESENTACIN DE CONCLUSIONES POR PARTE
DEL DIRECTOR DE LA REUNIN
ANLISIS DE LA INFORMACIN

Victorino Rodrguez
MOMENTOS EN LA REUNIN DECISORIA
ELECCIN CONSENSUADA DE LA DECISIN
A IMPLEMENTAR
PRESENTACIN DE LA PROBLEMTICA
POR PARTE DEL DIRECTOR DE LA REUNIN:
DIAGNSTICO DE LA SITUACIN
PLAN DE IMPLEMENTACIN Y SEGUIMIENTO
ULTERIOR
ANLISIS Y DESARROLLO DE LOS CURSOS
DE ACCIN POSIBLES: PROPUESTAS

Victorino Rodrguez
FENMENOS DE UNA REUNIN
CONTENIDO FUTURO PASADO
PROCESO
DISCIPLINA
ARQUITECTURA
CLIMA

Victorino Rodrguez
ROLES PRINCIPALES EN UNA REUNIN
D
DIRECTOR / JEFE
F
FACILITADOR
R
RESTO DE LOS
PARTICIPANTES
A
ANOTADOR

Victorino Rodrguez
CONSIDERACIONES SOBRE LOS ROLES
PRINCIPALES EN UNA REUNIN
F
ES NECESARIO QUE
ALGUIEN ACTE
COMO FACILITADOR?
S
F C
CONVIENE QUE EL
FACILIADOR HAGA
APORTES AL CONTENIDO?
NO
D C
CONVIENE QUE EL
DIRECTOR HAGA
APORTES AL CONTENIDO?
S
F = D
CONVIENE QUE EL
FACILIADOR SEA
EL MISMO DIRECTOR?
NO

Victorino Rodrguez
FASES DEL PROCESO

FASE
DE
PREPARACIN
FASE
DE
REALIZACIN

FASE
DE
EVALUACIN


Victorino Rodrguez
FASE DE REALIZACIN
FASE DE PLANIFICACIN
FASE DE EVALUACIN
Y SEGUIMIENTO

PRECISAR EL OBJETIVO
PREVENIR LOS DETALLES
ORGANIZAR AL GRUPO
PLANIFICAR LA CONVOCATORIA

APERTURA
DESARROLLO
CIERRE
ANLISIS DE LAS ANTERIORES FASES
CON ACUERDO A UN MODELO DE
ACTUACIN
SEGUIMIENTO INMEDIATO
SEGUIMIENTO ULTERIOR
EL PROCESO DE LA REUNIN Y SUS FASES

Victorino Rodrguez
LA FASE DE PREPARACIN

FASE
DE
PREPARACIN
FASE
DE
REALIZACIN

FASE
DE
EVALUACIN


Victorino Rodrguez
LA PREPARACIN DE NUESTRA REUNIN. . .
SUPONE UNA INVERSIN EN EFICACIA

Victorino Rodrguez
ELEMENTOS A TENER EN CUENTA EN LA PREPARACIN
OBJETIVO: Garantizar una buena comunicacin y cumplimiento
de responsabilidades analizando las desviaciones de produccin y
calidad para definir acciones de mejora y prevenir su repeticin
TEMARIO : Responsabilidades, instrucciones operativas,
listado de incidencias y problemas
PARTICIPANTES : Responsables de RRHH-Produccin-Calidad
y Jefes de Equipo
DURACIN: 1-2 horas segn temas a tratar
LUGAR: sala de reuniones oficinas centrales
Calendario de reuniones : para reuniones normales se
planifica 1 / 3 semanas, para reuniones especiales cuando surge el
problema

Victorino Rodrguez
LA FASE DE REALIZACIN
FASE
DE
PREPARACIN
FASE
DE
REALIZACIN
FASE
DE
EVALUACIN

Victorino Rodrguez
FASES DE LA REUNION
APERTURA: Exposicin de las desviaciones de produccin y/o
calidad encontradas en seguimiento interno o reclamacin de cliente
DESARROLLO : Trabajo en equipo aplicando la metodologa de
resolucin de problemas
CIERRE : Registrar las conclusiones y resultados para mantener
activo un Manual de desviaciones con sus posibles causas y posibles
soluciones

Victorino Rodrguez
LA VALORACIN DE NUESTRA PROPIA ACTUACIN

E SI ESTAMOS ORIENTADOS A LA MEJORA CONTINUA, DEBEMOS DE EXAMINAR
DETENIDAMENTE NUESTRAS INTERVENCIONES CON EL OBJETO DE PODER
INTRODUCIR LAS MEJORAS Y AJUSTES OPORTUNOS AL PROCESO
E LA VALORACIN SUPONE SUMAR EFICACIA A NUESTRAS PRXIMAS REUNIONES


EL PROCESO SE COMPLETA CON



PORQUE APRENDEMOS DE NUESTROS ERRORES PERO, PARA APRENDER DE ELLOS:
1. HAY QUE TOMAR CONCIENCIA DE ELLOS Y VALORARLOS
2. HAY QUE RECORDARLOS
3. HAY QUE EVITARLOS

Victorino Rodrguez
MODULO 2:
TRABAJO EN EQUIPO

Victorino Rodrguez

PLANIFICAR (PLAN)




REALIZAR (DO)


COMPROBAR (CHECK)


ACTUAR (ACT)
MEJORA CONTINUA
IDENTIFICAR EL PROBLEMA
ANALIZAR EL PROBLEMA
IDENTIFICAR LAS CAUSAS
PLANIFICAR LA SOLUCIN ADECUADA
CONFIRMAR LOS RESULTADOS
IMPLANTAR LA SOLUCIN
ESTANDARIZAR LA SOLUCIN
METODOLOGA DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
METODOLOGA DE RESOLUCIN DE PROBLEMAS
1) DEFINIR EL PROBLEMA Y PONER EN MARCHA ACCIONES
CONTENEDORAS.

OBJETIVO: Hay que especificar el problema u oportunidad de
mejora seleccionada en trminos cuantificables, dejando claro:
Sus sntomas (evidencias de la existencia de un problema).
Los objetivos a alcanzar en la resolucin del problema.

METODOLOGA DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
1) DEFINIR EL PROBLEMA Y PONER EN MARCHA ACCIONES
CONTENEDORAS.

PROCESO: Habr que recoger todo tipo de informacin que permita
responder a preguntas como: Qu ocurre, dnde ocurre, desde
cundo ocurre, cmo se ha resuelto hasta ahora, cul es el
impacto econmico o en el negocio.
Hay que tener en cuenta que:
la definicin del problema debe ser lo bastante clara para
distinguirlo de otros que haya en la organizacin parecidos.
La definicin de objetivos no debe indicar causas, culpables o
soluciones predeterminadas.

Es necesario analizar el impacto que el problema est teniendo en
la gestin de la empresa. Si es muy grave es necesario adoptar
acciones contenedoras.
METODOLOGA DE RESOLUCIN DE PROBLEMAS
METODOLOGA DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
METODOLOGA DE RESOLUCIN DE PROBLEMAS
2) IDENTIFICAR Y PRIORIZAR LAS CAUSAS RAIZ DEL PROBLEMA.

OBJETIVO:
Identificar las causas que siendo significativas sobre el problema
son controlables, es decir, se puede actuar sobre ellas.

PROCESO: Para conseguir lo anterior es necesario:
Estudiar en profundidad el problema y los sntomas, hasta
adquirir un conocimiento suficiente del problema.
Formular las posibles causas.
Contratar la veracidad de cada una de las posibles causas con
pruebas y evaluar la contribucin de cada causa, al
problema, pues los problemas suelen responder a ms de
una causa.
METODOLOGA DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
METODOLOGA DE RESOLUCIN DE PROBLEMAS
3) DEFINIR LA SOLUCIN AL PROBLEMA.

OBJETIVO: Disear de forma completa, la solucin ms adecuada para
eliminar o minimizar el problema objeto de estudio.

PROCESO: No suele haber una solucin nica, por lo que no hay que
descartar otras soluciones que pudieran ser vlidas. Para lograr una
solucin optimizada es necesario:
Listar todas las posibles soluciones a las causas detectadas (si se
recogen todas las ideas).
Evaluar las diferentes soluciones con el fin de optimizar la
solucin final.

METODOLOGA DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
METODOLOGA DE RESOLUCIN DE PROBLEMAS
3) DEFINIR LA SOLUCIN AL PROBLEMA.

Disear en detalle la solucin ms idnea:
Nuevos procesos
Nuevas instalaciones o modificaciones.
Personal y recursos necesarios, etc.
Disear el sistema de control de la nueva situacin para medir
los resultados alcanzados. Hay que definir:
Parmetros a controlar y estndares de funcionamiento.
Procedimientos de actuar para el control y ante
desviaciones.
Recursos necesarios para el sistema de control.
Comprobar la eficacia de la solucin diseada mediante
pruebas piloto.

METODOLOGA DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
METODOLOGA DE RESOLUCIN DE PROBLEMAS
4) IMPLANTAR LA SOLUCIN Y CONFIRMAR RESULTADOS.
OBJETIVO: Que la solucin diseada se aplique de forma
sistemtica y con xito.

PROCESO: La implantacin efectiva depende de:
La cooperacin del personal implicado en la implantacin.
El conocimiento de los implicados de que es necesario hacer
para lograr la mejora.
Disponibilidad de recursos para la implantacin.
METODOLOGA DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
Qu es un grupo?
El grupo:
Es algo ms que una mera suma de personas.
Es un todo formado por personas en interaccin.
Es una entidad en s misma.
Conforma a los sujetos integrados en ella de forma
especial.
GRUPO=CONJUNTO DE PERSONAS REUNIDAS
QUE ES UN EQUIPO DE TRABAJO?

Victorino Rodrguez
EQUIPO
DE
TRABAJO
GRUPO
SOLIDARIO
IDENTIFICADO
CON
CULTURA
EMPRESARIAL

- Ideologa comn
- Compaerismo
- Mutua colaboracin
- Eficiente
QUE ES UN EQUIPO DE TRABAJO?

Victorino Rodrguez
Definicin:
Conjunto de personas con funciones diferentes y
complementarias, unidas por fines comunes y con un
firme sentimiento de pertenencia al equipo y conciencia
de sus deberes respecto al mismo.
QUE ES UN EQUIPO DE TRABAJO?

Victorino Rodrguez
DOS FACTORES
para el BUEN FUNCIONAMIENTO y EFICACIA del equipo:
CLIMA
SOLIDARIDAD
INTERNA
QUE ES UN EQUIPO DE TRABAJO?

Victorino Rodrguez
CLIMA
COHESIN COOPERACIN
+
QUE ES UN EQUIPO DE TRABAJO?

Victorino Rodrguez
LA VIVENCIA DE PERTENENCIA al equipo se
produce a travs de 3 mecanismos:
La satisfaccin de las necesidades y
expectativas de los miembros.
Una comunicacin interna eficaz.
Relaciones afectivas positivas entre los
miembros.
CLIMA
QUE ES UN EQUIPO DE TRABAJO?

Victorino Rodrguez
CLIMA
LAS NORMAS: todo grupo establece normas
que regulan su funcionamiento.
1.- Normas vlidas para el medio social al que
pertenece el grupo.
2.- Sistema propio de valores: regula el
comportamiento individual de los miembros,
encaminado al logro de objetivos.
QUE ES UN EQUIPO DE TRABAJO?

Victorino Rodrguez
SOLIDARIDAD INTERNA
Es esencial la cooperacin entre los miembros del
equipo.
La cantidad y calidad del trabajo de cada uno depende
del de los dems.
Cada integrante del equipo ha de ser capaz de
responsabilizarse del trabajo de todos sus compaeros,
para apoyarlo y reforzarlo y para asumir, colectivamente,
las deficiencias y errores cometidos.

QUE ES UN EQUIPO DE TRABAJO?

Victorino Rodrguez
APOYO MUTUO
EXIGE
SUPERAR
INTERESES
INDIVIDUALES
ATENDER
A UN
INTERS
COMN
CONDICIONES BASICAS

Victorino Rodrguez
COMPRENSIN DE LOS OBJETIVOS DE LA
ORGANIZACIN
OBJETIVOS
DE LA
ORGANIZACIN
Elemento de
unidad de accin
Comprensin e
identificacin
CONDICIONES BASICAS

Victorino Rodrguez
TRATAMIENTO DE LAS DIFERENCIAS
En todo equipo pueden surgir:
Roces,malentendidos, desacuerdos.
Diferencias de opinin, criterio y modos
de hacer.
Preferencias.
Distintas actitudes.
Estilos antagnicos.
CONDICIONES BASICAS

Victorino Rodrguez
TRATAMIENTO DE LAS DIFERENCIAS
Consecuencias:
Tirantez en las relaciones.
Desconfianza.
Bloqueo en la
comunicacin.
Falta de apoyo mutuo.
Necesidad
de
tratamiento
adecuado
CONDICIONES BASICAS

Victorino Rodrguez
TRATAMIENTO DE LAS DIFERENCIAS
Desacuerdos
- Hay que optimizarlos.
- Expresin de pticas diferentes.
- Buscar el enriquecimiento del grupo.
- Reconducirlos hacia un consenso.
SOLUCIONES
CONDICIONES BASICAS

Victorino Rodrguez
Feed-back
- Es imprescindible poseer informacin sobre las
consecuencias de nuestras acciones.
- La retroalimentacin acerca de la conducta social es escasa
y fragmentaria.
- El equipo debe ser informado acerca de sus progresos y
debe percibir la informacin.
CMO DESARROLLAR EL TRABAJO EN
EQUIPO

Victorino Rodrguez
NECESIDAD Y FUNCIONES DE UN MODERADOR
REGLAS BSICAS PARA CONDUCIR UNA REUNIN
C No competir con los dems miembros: si aporta sus ideas,
tender a favorecerlas.
- No conviene que el moderador intervenga en la discusin.
- Si sus conocimientos son superiores, deber intervenir al final
del debate.
CNo manipular: cualquier intento que se realice por persuadir o
vender la idea propia, se notar y el grupo se pondr a la
defensiva.
CMO DESARROLLAR EL TRABAJO EN
EQUIPO

Victorino Rodrguez
NECESIDAD Y FUNCIONES DE UN MODERADOR
REGLAS BSICAS PARA CONDUCIR UNA REUNIN
CUtilizar la escucha activa: intentar entender los razonamientos y
sentimientos del interlocutor.
- Utilizar el parafraseo: mostramos inters y nos aseguramos de
que le hemos comprendido.
CEvitar que nadie se ponga a la defensiva: escuchar sus puntos
de vista invitndole a desarrollar a fondo sus argumentos.
- Evitar negativismos: si alguien desea contradecir los argumentos
de otro, primero que resalte los puntos en que est de acuerdo
para proseguir con los aspectos negativos.
CMO DESARROLLAR EL TRABAJO EN
EQUIPO

Victorino Rodrguez
NECESIDAD Y FUNCIONES DE UN MODERADOR
REGLAS BSICAS PARA CONDUCIR UNA REUNIN
CCuidar que todos participen: procurar que los ms pasivos
intervengan y los ms habladores no monopolicen la discusin.
Conseguir que los miembros trabajen con sincronizacin.
=
CMO DESARROLLAR EL TRABAJO EN
EQUIPO

Victorino Rodrguez
SOPORTE DOCUMENTAL
Caractersticas que debe reunir el Soporte Documental.

Clasificacin o codificacin.
Elaboracin, modificacin y aprobacin.
Distribucin.
Seguimiento

NO
HERRAMIENTAS DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
HOJA DE RECOGIDA DE DATOS
QU ES:

Es un impreso, en forma de diagrama o tabla, preparada por
anticipado para registrar datos de manera sencilla y ordenada. Una
buena hoja de recogida de datos debe evitar posteriores dudas e
interpretaciones confusas de los datos recogidos.

Se utilizan tanto para analizar las causas de los problemas como
para controlar los procesos.
HERRAMIENTAS DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
HOJA DE RECOGIDA DE DATOS
PARA QU SIRVE:
Ayudar a comprender una situacin real.
Analizar problemas.
Controlar procesos.
Regular los medios con los que contamos para proporcionar el
servicio: calculando el tiempo que destinamos a un cliente,
medios tcnicos a nuestro alcance, etc.
Aceptar o rechazar el servicio prestado.
A menudo se representa la informacin recogida en las hojas de
recogida de datos en grficos para poder realizar un anlisis eficaz.
HERRAMIENTAS DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
HOJA DE RECOGIDA DE DATOS
CMO PREPARAR UNA HOJA DE RECOGIDA DE DATOS
1. Definir objetivos.
2. Eleccin de la hoja de recogida de datos.
3. Decidir qu hay que chequear.
4. Disear la hoja de recogida de datos. (datos a registrar, ttulo,
elemento a chequear, cuando, donde, quin, ...).
5. Registro de datos: Smbolos, letras, nmeros,...
6. Calcular y cuadrar los resultados de la inspeccin: sumas, valores
totales, parciales, medias, proporciones, etc.
7. Examinar la hoja: analizar la informacin que nos proporciona la
hoja.
HERRAMIENTAS DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
QU ES:

Es una tcnica de anlisis que consiste en ir preguntando
Por qu? hasta encontrar una respuesta definitiva.
El nmero 5 tiene carcter orientativo.

LOS 5 POR QU
HERRAMIENTAS DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
LOS 5 POR QU
PARA QU SIRVE:

Solucionar problemas.
Encontrar la causa raz que origina el problema.
Atacar a la irracionalidad, la inconsciencia y el despilfarro.
Ajustar el producto o servicio a los requisitos solicitados por el
cliente.
Reducir tiempos de espera.
Reducir necesidad de transporte.
Reducir el tiempo de proceso.
Eliminar existencias con el correspondiente aumento de
espacio.
Eliminar movimientos innecesarios.
Reducir productos o servicios defectuosos.
HERRAMIENTAS DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS

Victorino Rodrguez
LOS 5 POR QU
CMO SE APLICA:

1. Identificar el problema o cuestin que se quiere mejorar.
2. Preguntar Por qu?
Hacer una primera pregunta y una vez obtenida la respuesta
volver a preguntar por qu?
Las respuestas a cada por qu deben ser contrastadas con
datos.
3. Encontrar la causa origen
Cuando ya no hay respuesta al Por qu? hemos encontrado la
causa raz.
4. Atacar la causa
Estudiar la posibilidad de eliminar la causa origen del problema.
HERRAMIENTAS DE RESOLUCION DE
PROBLEMAS