Systme de gestion des connaissances

Systme dimagerie documentaire

Benjamin Barthelet Pierre-Philippe Paquette

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Plan

Introduction La gestion des connaissances

Dfinition Cycle de vie de la connaissance Diffusion de la connaissance : Imagerie et publication sur le Web

Gestion lectronique des documents (GED) Objectifs poursuivis par limagerie documentaire Avantages Inconvnients tapes de mise en uvre Facteurs de succs Solutions offertes sur le march tude de cas Conclusion
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Introduction
Selon certains thoriciens, la connaissance et le savoir forment un actif aussi important voire plus que les actifs physiques et financiers. La connaissance rend lentreprise plus concurrentielle Le succs de lentreprise dpend de sa capacit recueillir, produire, maintenir et diffuser les savoirs Ncessit de tirer profit de ces ressources grce une gestion des connaissances efficace

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La gestion des connaissances

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Dfinition

Processus actif de gestion et doptimisation systmatique des bases de connaissances dune organisation. (Laudon & Laudon)

La gestion des connaissances est le procd par lequel les organisations identifient, rassemblent et partagent la connaissance de leurs propres employs et dautres compagnies plutt que de rinventer la roue chaque fois.
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Dfinition

Valorisation de la comptence de lorganisation, par la capitalisation des connaissances en sappuyant sur les NTIC et sur des mthodes de travail en groupe

3 types de connaissance
Connaissance interne structure (savoir) Connaissance extrieure Connaissance interne informelle (tacite, savoirfaire)

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Cycle de vie de la connaissance

4 tapes
Cration des connaissances Mobilisation et codification des connaissances Mise en commun des connaissances Diffusion des connaissances

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Cycle de vie de la connaissance

Cration
% qui a accs la connaissance

Mobilisation / Codification

Mise en commun

Diffusion

Systmes pour le travail intellectuel

Systmes dintelligence artificielle Systmes de soutien du travail de collaboration

Systmes de bureautique

Temps
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Gestion lectronique des documents

GED ou ECM (Enterprise Content Management) Ensemble d'outils et de techniques qui permettent de dmatrialiser, classer, grer, stocker et diffuser des documents La GED apporte

un accs slectif, la capacit de dcentraliser les traitements, la scurit (verrouillage daccs, limitation de la circulation de loriginal), des conomies importantes : temps de recherche, un nouveau potentiel : lenrichissement des comptences de lorganisation.
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Gestion lectronique des documents

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Systme dimagerie documentaire

Systme qui convertit les documents et les images en forme numrique, quon peut stocker en mmoire. (Laudon & Laudon) Systme qui rcupre, traite, et stocke limage numrise dun document Suppression de la version papier, qui reprsente 85% de linformation dune entreprise
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Systme dimagerie documentaire

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Tmoignage

Le prsident de Walters Gardens, Inc nous parle du systme dimagerie documentaire implant dans sa socit depuis 3 ans par

Document Imaging Solutions, Inc

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Objectifs de limagerie documentaire

1.

Recueillir linformation sous forme numrique Garder au sein de lorganisation son savoirfaire et ses connaissances Pouvoir les diffuser aux personnes concernes

2.

3.

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Avantages
1.

conomie de temps
Meilleur contrle sur les documents et sur leurs modifications Rduction des cots

2.

3.

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Avantages
4.

Augmentation de lefficience organisationnelle

Possibilit de partager linformation entre les dpartements Possibilit de partager linformation travers Internet

5.

Augmentation du niveau de service la clientle

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Avantages

Mais surtout :

Conservation des connaissances aussi bien tacites quexplicites au sein de lorganisation

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Inconvnients
1.

Peut coter trs cher

2.
3. 4.

Difficult dimplantation
Difficult lire et modifier les documents Dpendance envers le systme dimagerie documentaire Possible problme de scurit
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5.

tapes de mise en uvre

1.

Analyse et planification Acceptation du projet

2.

3.

Achat des systmes et des outils informatiques

Implantation du systme dimagerie documentaire
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4.

Implantation du systme
1. 2.

Installation Faire des tests du systme individuel avec les autres systmes de lentreprise Former les utilisateurs

3. 4. 5.

Mettre jour la documentation

Convertir les fichiers
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Implantation du systme
6.

Modifier les procdures existantes Passer de lancien systme au nouveau systme Maintenance du systme Mise jour frquente des backup

7.

8.

9.

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Facteurs cls de succs

1.

tre certain davoir besoin du systme dimagerie documentaire Les gestionnaires et les employs

2.

Avoir la bonne quipe Implication de tous et support appropri Bonne communication

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Facteurs cls de succs

3.

Changement organisationnel

reconfiguration des processus organisationnels

4.

Intgration de limagerie documentaire

Support technique

5.

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Solutions offertes sur le march

Le march de limagerie documentaire

Document Imaging Solutions DocImage Docubase Kodak

Peu de socits spcialises Les solutions dimagerie documentaire sont offertes par les socits spcialises dans la GED
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Solutions offertes sur le march

Les systmes dimagerie documentaire sont indissociable des systmes de GED Le march de la GED
Les huit premiers diteurs du march mondial de la gestion de contenu Editeurs
IBM
Documentum Open Text Vignette Hummingbird Staffware Interwoven FileNet

Part de march 2003

20%
14% 9% 7% 7% 6% 4% 4% Source Wintergreen Research

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tude du cas Bouygues Tlcom

Parmi les premiers oprateurs mondiaux :

couverture internationale tendue plus de 180 pays

Bilan 2003
7 millions de clients 7 000 collaborateurs 3 283 millions d'euros de chiffre d'affaires 16,3% de part de march en France

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tude du cas Bouygues Tlcom

Objectif

Accder linformation en temps rel

La facturation : principal support client En 2002

Mise en place de Docubase Systems Gestion et consultation de lensemble des factures 10 millions de pages entrent chaque mois dans le systme 3 000 utilisateurs dclars 500 accs simultans 15 000 consultations par jour
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Rsultats

Amlioration de la relation client Identification rapide de son profil de consommation

Un des outils informatique adopt pour limiter le recours au papier dans le cadre de la politique de dveloppement durable

750 000 feuilles de papier conomises

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Conclusion

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Merci de votre attention

Questions ?

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Bibliographie

Sites web utiliss

http://solutions.journaldunet.com/dossiers/webcon tent/sommaire.shtml http://solutions.journaldunet.com/0210/021014_pa norama_portails.shtml http://www.docubase.com http://www.lentreprise.bouyguestelecom.fr http://www.developpementdurable.bouyguestele com.fr Les systmes dinformation de gestion (Laudon & Laudon)

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Difficult de lecture

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