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CONFERENCISTA
ESTRUCTURA DE LA PRESENTACION
OBJETIVOS
Dar a conocer a los participantes, lineamientos, herramientas y procedimientos
de orden Legal, administrativo y contable que se aplican para la clasificacin, registro y control de los bienes pblicos Identificar compromisos de las reas de almacenes e inventarios y contabilidad. TEMAS PRINCIPALES A TRATAR
-La Gerencia de los Recursos Pblicos( POA POAI- PLAN COMPRAS- PTO.) -Manejo del Almacn, Tcnicas de Almacenamiento -Funciones y Responsabilidades del Gerente de Almacn -Normatividad en el manejo de bienes pblicos. -Clasificacin de los bines (Consumo, Devolutivo, Consumo controlado, Comodato, Custodias, Traslados, Traspaso, Transferencia, Alta, Baja, Ingreso Egreso, Bines Muebles, Inmuebles, Servibles, Inservibles, obsoletos, Etc.) -Procesos de adquisicin - Proceso de Enajenacin -Movimientos originados por ingresos y egresos de bienes -Reclasificacin de bienes de devolutivos a consumo -Interrelacin de las reas de almacenes e inventarios con el rea contable -Baja de Activos Fijos Toma fsica de Inventarios -Responsabilidades Administrativas, Fiscales y Disciplinarias ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PLANTA Y EQUIPO EN LAS -Mapa re Riesgos - Cancelacin de saldos contable por Baja PROPIEDAD, de Bienes. ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO
ALMACEN
Es el lugar donde reciben y se guardan o almacenan ordenada y tcnicamente las mercancas, materias primas, materiales, productos terminados, bienes, etc. Para luego ser suministrados a las dependencias que conforman una entidad para el desarrollo normal de sus operaciones y obtener el logro de los objetivos propuestos.
Almacenamiento bajo techo: Se deben almacenar los materiales que por su forma, volumen, valor, actividad de entrega y salida lo requiera
CONTROL FISICO DE LA MERCANCIA CON EL FIN DE VERIFICAR QUE LAS CANTIDADES EN EXISTENCIAS COINCIDAN CON LOS REGISTROS DE CONTABILIDAD POR AGRUPACION Y SUBCUENTA.
APLICACIN DE LAS NORMAS DE ORGANIZACIN, CONTROL Y SEGURIDAD Y ASEGURAMIENTO. CONFORMACIN DE LOTES Y UBICACIN EN EL AREA DE DESPACHO ORIENTAR TODAS LAS ACTIVIDADES HACIA LA EFICIENTE CUSTODIA Y MANEJO DE LOS BIENES EN DEPOSITO ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO
Tcnicas de almacenamiento
1. En estantera: Calcular la capacidad y resistencia de la estantera para soportar y sostener los materiales, teniendo en cuenta que la capacidad la determina la resistencia del piso, la altura disponible al techo, la capacidad del alcance del equipo de manipulacin y la altura media de la carga en los entrepaos. Los materiales ms pesados, voluminosos y txicos, se deben almacenar en la parte baja. 2. En apilamiento ordenado: Se debe tener en cuenta la resistencia, estabilidad y facilidad de manipulacin del embalaje
ORGANIZACIN INTERNA
1. Pasillos: Los pasillos, hasta donde sea posible, deben ser rectos y conducir directamente a las salidas, deben existir el menor nmero de cruces posibles. Los mismos deben ser situados donde existe la mayor iluminacin y visibilidad. Pasillos entre los materiales almacenados y los muros del almacn. Dejar un pasillo peatonal perifrico de 70 cm. a 100 cm.,, lo que facilita realizar inspecciones, prevencin de incendios y defensa del muro contra los derrumbes. Los pasillos interiores longitudinales y transversales deben tener dimensiones apropiadas al tipo de manipulacin y al equipo a utilizar en esta maniobra. Los pasillos de circulacin de marcados deben estar constantemente libres de obstculos
ORGANIZACIN INTERNA
2. Demarcacin: Pintar una franja de 10 cm., con pintura amarilla en los pasillos, en las zonas de almacenamiento y en las reas de ubicacin de los equipos de control de incendios y primeros auxilios. 3. Sealizacin: Colocar carteles y/o avisos en los sitios de ubicacin de los equipos de control de incendios y de primeros auxilios, en salidas de emergencia, en sitios y elementos que presenten riesgos como columnas, reas de almacenamiento de materiales peligrosos y otros. Permitir el fcil acceso a los extintores y dems equipos de lucha contra incendio, vlvulas, interruptores, cajas de fusibles, tomas de agua, sealizaciones, instalaciones de seguridad tales como botiqun, etc.
Almacenamiento de Materiales
1. Los materiales se deben depositar en los lugares destinados para tal fin. 2. Identificar cada tem dentro de las Bodegas con una tarjeta de Registro de Inventario, donde consten el cdigo, nombre, identificacin por proveedor y contratos, y datos pormenorizados del bien 3. Las pilas de materiales no deben entorpecer el paso, estorbar la visibilidad no tapar el alumbrado. 4. No se deben almacenar materiales que por sus dimensiones sobresalgan de las estanteras, y en caso de que esto ocurra (lo cual se debe evitar) se debe sealizar convenientemente. 5. Se debe cubrir y proteger el material cuando ste lo requiera. 6. Respetar la capacidad de carga de las estanteras, entrepisos y equipos de transporte 7. Para recoger materiales, no se debe trepar por las estanteras. Utilizar las escaleras adecuadas. 8. Al almacenar materiales comprobar la estabilidad de los mismos 9. Las pilas de materiales que puedan rodar, tambores, deben asegurarse con cuas, tacos o cualquier otro elemento que impida su desplazamiento.
Almacenamiento de Materiales
10. Evitar pilas demasiado altas 11. Para bajar un bulto de una pila, no colocarse delante de ella, sino a un costado. 12. Las filas de cajas se deben colocar perfectamente a nivel. Cuando se apile un cierto nmero de cajas no se debe colocar de modo que coincidan los cuatro ngulos de una caja con los de la inferior. 13. Para el almacenamiento de productos en sacos deben inspeccionarse cuidadosamente el espacio previsto para el su depsito para ver si existen clavos, vidrios, etc., que puedan perforar o desgarrar los mismos. Las bocas de los sacos deben estar dirigidas hacia la parte interior de la pila. 14. Utilizar, siempre que se pueda, medios mecnicos para el movimiento de materiales 15. En suelos inclinados o combados, las cargas deben ser bloqueadas apropiadamente para evitar vuelcos. 16. Si los materiales son txicos, corrosivos, inflamables, explosivos, polvorientos o de mal olor, se debe advertir y proteger al personal expuesto.
Presupuesto y su tramite de planeacin, preparacin, elaboracin, presentacin, discusin, modificacin aprobacin y expedicin (Ley 111/96) Plan Operativo Anual ( POA ) Plan Operativo Anual Inversiones (P O A I) Plan de Compras (P C) Seleccin de Proveedores Proceso de Adquisicin de Bienes Pblicos Ingresos de Bienes Suministros Altas Bajas Traslados Transferencias Traspasos Comodatos Custodias Clasificacin de Bines P- Pta y Eq. Bienes por adhesin y bienes por destinacin
Elementos Devolutivos en Servicio Elementos No explotados Elementos retirados Elementos Depreciados Semovientes Inmuebles Muebles Bienes beneficio y uso publico Construcciones en curso Bienes en transito Bienes Pendientes de legalizacin Comodatos Custodias
ca
stema Financiero
sumo inmediato,
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ilidades Fiscales
Verbal de
por
FUNCIONES ALMACENISTA
Recibir, almacenar y entregar los bienes, materiales, materias primas y productos terminados, previa autorizacin de funcionario competente. Elaborar oportuna y correctamente los comprobantes de ingreso y egreso, con base en documento soporte debidamente autorizado. Suministrar los elementos a las dependencias. Proteger los elementos contra daos, deterioros robo, mermas, etc. Confrontar que los elementos que recibe o entrega concuerden con las caractersticas y especificaciones tcnicas que figuran en los documentos soportes.
FUNCIONES ALMACENISTA
Controlar las existencias a travs de tarjetas de krdex, registros sistematizados o listados debidamente elaborados y verificados por los grupos de apoyo. Realizar los trmites para la baja de bienes inservibles. Elaborar los boletines diarios de entradas y salidas. Conformar y rendir la cuenta mensual de movimientos del almacn, con destino a Contabilidad, Contadura y Contralora. Reportar la lista de todos los bienes a la compaa aseguradora y verificar que queden debidamente amparados.
Mantener vigente la pliza que lo ampara como funcionario de manejo. Las dems que le asigne la ley, los reglamentos y procedimientos internos establecidos.
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO
Articulo 354: Cre la figura del Contador General de la Nacin, otorgndole entre otras, las funciones de: () uniformar, centralizar y consolidar la Contabilidad Pblica, elaborar el Balance General y determinar las normas contables que deben regir en el pas, conforme a la Ley.
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DELEGAR. Reasignar funciones en un subordinado. Se delegan funciones pero la Responsabilidad. DESCONCENTRAR. Traslado de titularidad o
ejercicio de competencias propias hacia otro rgano jerrquicamente dependiente en sentido descendente.
DESCENTRALIZAR. Se transfiere:
Poder, Recursos, Conocimiento y Competencia. De un gobierno central hacia autoridades que No son Jerrquicamente subordinadas.
APARECEN EXPRESIONES PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO - ACTIVOS FIJOS. OTROS ACTIVOS - SUMINISTROS, SOFTWARE, CARGOS DIFERIDOS
Ingreso de Bines
Egreso de Bienes
CONTABILIDAD
Baja de Bienes
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PRESUPUESTO
TESORERIA
CONTABILIDAD
COMPRAS Y CONTRATACION
INFORMACION DE LA ENTIDAD
RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACION DE BIENES
EJECUCION PROYECTOS
INVENTARIOS
GESTION DOCUMENTAL
Identificacin Macroprocesos
1. Gestin Financiera
2. Administracin
de propiedad
planta y equipo
1.1 Presupuestal
1.2 De Tesorera
1.3 Contable
2.1 Compras
2.2 Almacenamiento
2.3
Gestin de Inventarios
1.1.1 Planeacin del presupuesto 1.1.2 Ejecucin presupuesto ingresos 1.1.3 Gestin del PAC
1.2.1 Registro de Ingresos 1.2.2 Registro de Egresos
1.3.1 Analizar, asesorar, mantener plan de cuentas 1.3.2 Elaborar registros contables 1.3.3 Validar y cerrar informacin contable
2.1.1 Bsqueda de proveedores 2.1.2 Definicin de Necesidades 2.1.3 Evaluacin y seleccin de Proveedores
2.2.1 Recepcin y revisin tcnica de los bienes 2.2.2 Entrega de bienes a los
2.3.1
Actualizacin de Inventarios
2.3.2 Control y Seguimiento de Inventarios
solicitantes
2.2.3 Subproceso 3
Administrativo
Identificacin Individual Descripcin Ubicacin Fsica Responsable Uso Custodia Estado de conservacin Propiedad.
Contable
Plan General de la Contabilidad Buscar que la clasificacin, movimiento y registros contables se realicen conforme a sus caractersticas y atendiendo las cuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pblica
Bienes de Consumo Bienes Devolutivos Bienes totalmente depreciados Costo < a 2 salarios mnimos Bienes costo < 0.5 SMMV Bines de consumo inmediato
Cargos Diferidos Activos Fijos Cuentas de orden Deprecian en el periodo Consumo controlado ADMINISTRACION Y CONTROL LOS BIENES Registrar directamente enDE Gasto PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS
ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO
.- BIENES EN PODER DE TERCEROS (COMODATOS O CUSTODIA) .- BIENES RECIBIDOS DE TERCEROS (COMODATOS O CUSTODIA RECIBIDOS) .- RESPONSABILIDADES EN PROCESO ADMINISTRATIVAS O FISCALES .- INTAGIBLES SOFTWARE EN DEPOSITO Y EN SERVICIO
1970: INTAGIBLES
197008: SOFTWARE 19700801: SOFTWARE EN BODEGA 19700802: SOFTWARE EN SERVICIO
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO
ACTIVIDADES DE CLASIFICACION ELEMENTOS DE CONSUMO QUE REQUIEREN CONTROL ADMINISTRATIVO CIRCULAR 067 DE 2006
SON LOS BIENES QUE INGRESAN AL ALMACEN QUE POR SU VALOR DE ADQUISICION CONTABLEMENTE SALEN AL GASTO PERO QUE ADMINISTRATIVAMENTE DEBEN TENER UN CONTROL POR PARTE DEL AREA DE ALMACEN E INVENTARIOS. NO REQUIEREN DE UNA FICHA INDIVIDUAL DE ACTIVO. SE PUEDEN CONTROLAR CON REGISTROS EN CUENTAS DE ORDEN EJEMPLO: BIENES CUYO COSTO DE ADQUISICION SEA INFERIOR A MEDIO SALARIO MINIMO MENSUAL VIGENTE. HOY ($257.500.oo). LLAMADOS CONSUMOS CONTROLADOS
No es obligatorio el registro en Cargos diferidos elementos de consumo que son suministrados para un consumo inmediato, cuando su aplicacin y beneficio son simultneos.
A discrecin de lo que determine procedimientos internos de cada entidad. los
REGISTRO DE ELEMENTOS PARA ESTUDIOS E INVESTIGACIONES El almacn no es una instancia de control para la verificacin de ejecucin de convenios y proyectos. El almacn es centro administrativo para el manejo de los bienes de la entidad.
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INMUEBLES
MUEBLES
LOCOMOCION PROPIA
NUEVOS
VIAS DE COMUNICAION, RIOS, LAGUNAS MARES, REPRESAS, PLAZAS PUBLICAS PARQUES, MONUMENTOS, BIBLIOTECAS, ETC.
RENOVABLES
NO RENOVABLES
OBSOLETOS USADOS
SON AGOTABLES
SERVIBLES RECUPERABLES INSERVIBLES
MUEBLES
INMUEBLES
PLANTACIONES
LOCOMOCION PROPIA
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ACTIVIDADES DE CLASIFICACION
ELEMENTOS DEVOLUTIVOS ACTIVOS FIJOS PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO
DEBEN IDENTIFICARSEN Y CLASIFICARSEN DE ACUERDO CON SU NATURALEZA EN BIENES DEPRECIABLES Y NO DEPRECIABLES, REGISTRARSEN POR EL COSTO HISTORICO O DE ADQUISICION MAS LAS INVERSIONES NECESARIAS PARA PONERLOS EN FUNCIONAMIENTO
LOS BIENES RECIBIDOS EN CAMBIO, DACION EN PAGO, PERMUTA, DONACION O TRASPASO SE DEBEN INGRESAR CON EL COSTO DADO POR UN AVALUO TECNICO EL COSTO DE ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIONES QUE AUMENTEN SU VIDA UTIL, AMPLIEN LA CAPACIDAD, MEJOREN LA CALIDAD CONSTITUYE UN MAYOR VALOR AL ACTIVO
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INMUEBLES
Cdigo civil colombiano Art.. 686 los define como aquellos bienes que no se pueden transportar de un lugar a otro, como las tierras, las minas, fincas, posos, yacimientos, etc. Inmuebles por adhesin los que se adhieren permanentemente al suelo de un inmueble como las edificaciones, los puentes, tneles, tuberas, etc. Siempre y cuando pertenezcan al mismo dueo del inmueble. Inmuebles por destinacin. El Art.. 658 del C.C. los define como las cosas que estn permanentemente destinadas al uso, cultivo y beneficio de un inmueble y que pueden adems separarse sin detrimento. Ejemplo: lozas de un pavimento, tubos de las caeras, prensas, las calderas, etc.
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OTROS ACTIVOS
COMPRENDE LOS BIENES Y DERECHOS TANGIBLES E INTANGIBLES QUE POR SUS CARACTERISTICAS Y NATURALEZA NO SE ENCUENTRAN CLASIFICADOS EN LAS DEMAS CUENTAS DEL ACTIVO TALES COMO BIENES ENTREGADOS A TERCEROS, RESPONSABILIDADES EN PROCESO E INTANGIBLES
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1636: PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO EN MANTENIMIENTO: Registra los bienes que requieren mantenimiento preventivo y correctivo 1637: PROPIEDADES PLANTA Y EQUIPO NO EXPLOTADOS: Registra los bienes muebles devueltos al almacn y los inmuebles que no estn en uso o explotacin.
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INGRESOS POR DEVOLUCION DE BIENES EN USO O REINTEGRADOS INGRESOS POR ALTA BIENES Donacin Sobrantes de inv. Nacimientos Desmantelamiento
INGRESOS AL ALMACEN
INGRESOS POR CUSTODIAS
EGRESOS DE BIENES
ORIGEN DE LOS EGRESOS
CONSUMO
SUMINISTRO
DEVOLUTIVO
DEVOLUCION
TRASPASO ENTRE ALMACENES MISNA ENTIDA PUBLICA. TRANSFEFENCIA ENTRE ENTIDADES PUBLICAS
FUNCIONARIOS
CATASTROFE DONACION
DESMANTELAMIENTO.
TRANSLADO
DEPENDENCIAS
SUBASTA
MERMA O ROTURA
MUERTE
DESTRUCCION
PERDIDA
PROCESO PARA LA ADQUISICION DE ELEMENTOS DE CONSUMO. CARGOS DIFERIDOS O BIENES DE CACTERISTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMUN UTILIZACIN
734/2012
3.2.1.2 Decreto 734/2012. SIN CONSIDERAR LA CUANTIA DEL CONTRATO, SIEMPRE DEBE HACERSE POR EL PROCEDIMIEANTO DE SUBASTA INVERSA, COMPRA POR ACUERDO MARCO DE PRECIOS O AQUISICION A TRAVES DE BOLSA DE PRODUCTOS EN FORMA Electrnica o Presencial Con asignacin de las Responsabilidades y un vez expedida la reglamentacin correspondiente
3.2.1.1.1 Decreto
ES UNA PUJA DINAMICA REALIZADA PRESENCIAL O ELECTRONICAMENTE MEDIANTE LA REDUCCION SUCESIVA DE PRECIOS DURANTE UN TIEMPO DETRMINADO. SE TENDRA COMO CRITERIO DE EVALUACION EL MENOR PRECIO. 3.2.1.1.2 Ley 734/2012 LAS SUBASTAS PODRAN TENER LUGAR POR ITEMS, POR LOTES O CONJUNTO DE BIENES AGRUPADOS, CON EL FIN DE SER ADQUIRIDOS COMO UN TODO. SI EL PROPONENTE SIN JUSTA CAUSA NO SUSCRIBE EL CONTRATO ADJUDICADO QUEDARA INHABILITADO PARA CONTRATAR CON EL ESTADO POR 5 AOS. Pargrafo 3.2.1.1.2 LA SUBASTA INVERSA PRESENCIAL SE HARA CON LA PRESENCIA DE TODOS LOS PROPONENTES Y POR ESCRITO
Proceso de Adquisicin de B. y S. de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin Art. 3.2.1.1.4 CONTENIDO DE LA PROPUESTA INICIAL. Los proponentes presentaran una propuesta completa, incluyendo la informacin sobre: La capacidad jurdica, las condiciones de experiencia, capacidad financiera y organizacin de los proponentes. Una propuesta inicial de precio, la cual slo ser abierta el momento del inicio de la puja. Si los proponentes no hacen nuevas posturas, dicho precio inicial se considerar su propuesta final.
SUBASTA ELECTRNICA. Tendr lugar en lnea a travs del uso de recursos tecnolgicos siempre que se cuente con la infraestructura tecnolgica para ello o utilizando la estructura del SECOP o contratando con terceros su realizacin.
PROCEDIMIENTO EN LA PRESENCIAL. Los las ofertas se harn con la presencia fsica de los proponentes y por escrito. Art. 3.2.1.1.8 Decreto 734/2012 Se abrir los sobres y se comunicar cual es el mas favorable. Se harn lances que mejoren la menor de las ofertas. Los lances se harn en sobres y formularios suministrados. Se recogen los sobres con las nuevas propuestas. Se verifica y se da a conocer el menor precio. Se repetir el proceso anterior hasta que no hayan mas propuestas. Una vez adjudicado el contrato la entidad har publico el resultado del certamen incluyendo la identidad de los proponentes-
1.- Publicacin de una invitacin por un trmino no inferior a 1 da que sealara el objeto a contratar, el presupuesto, las condiciones tcnicas exigidas 2.- Trmino para presentar oferta no inferior a un da. 3.- Aceptacin de la oferta a la que ofertara el menor precio y cumpliera con las condiciones exigidas. 4.- La comunicacin de la aceptacin junto con la oferta constituyen el contrato celebrado
Artculo 3.5.2 Decreto 734/2012 Estudios Previos. La entidad elaborar un estudio previo simplificado que
contendr:
1. La sucinta descripcin de la necesidad que pretende satisfacer con la contratacin.
4. El valor estimado del contrato justificado sumariamente, as como el plazo de ejecucin del mismo.
5. El correspondiente certificado de presupuestal que respalda la contratacin. disponibilidad
1. El objeto 2. Plazo de ejecucin 3. Forma de pago 4. Las causales que generaran el rechazo de las ofertas o la
declaratoria de desierto del proceso. 5. El cronograma del proceso especificando la validez mnima de las ofertas que se solicitan, as como las diferentes etapas del procedimiento a seguir, incluyendo las reglas para expedir adendas a la invitacin y para extender las etapas previstas. 6. El lugar fsico o electrnico en que se llevar a cabo el recibo de las ofertas. En el caso de utilizar medios electrnicos deber observarse lo previsto en la Ley 527 de 1999. 7. Requisitos habilitantes: Se indicar la manera en que se acreditar la capacidad jurdica.
Sin perjuicio de lo anterior, cuando el estudio previo lo justifique de acuerdo a la naturaleza o las caractersticas del contrato a celebrar, as como su forma de pago, la entidad tambin podr exigir para la habilitacin de la oferta, la verificacin de la capacidad financiera de los proponentes. No se verificar en ningn caso la capacidad financiera cuando la forma de pago establecida sea contra entrega a satisfaccin de los bienes, servicios u obras. Pargrafo. En todo caso la verificacin de los requisitos enunciados en el numeral 7 del presente artculo se har exclusivamente en relacin con el proponente con el precio ms bajo, para lo cual, se tendrn en cuenta las reglas de subsanabilidad establecidas en el artculo 2.2.8 del presente decreto. En caso de que ste no cumpla con los mismos, proceder la verificacin del proponente ubicado en segundo lugar y as sucesivamente. De no lograrse la habilitacin, se declarar desierto el proceso. Adicional a lo anterior, se observar el procedimiento establecido en el artculo 2.2.10 del presente decreto, con relacin a la propuesta de menor precio cuando se d la hiptesis establecida en dicha disposicin. En caso de que se rechace la oferta, la entidad podr optar por adjudicar el contrato a quien haya ofertado el segundo mejor precio y as sucesivamente o por declarar desierto el proceso.
Artculo 3.5.6 Inaplicabilidad de reglas de otras modalidades de seleccin. En virtud de lo establecido en el pargrafo 2 del
artculo 94 de la Ley 1474 de 2011, en desarrollo de los procesos de seleccin de mnima cuanta las entidades estatales se abstendrn de aplicar reglas y procedimientos establecidos para las dems modalidades de seleccin, as como de adicionar etapas, requisitos o reglas a las expresamente establecidas en la citada norma y en el presente reglamento Artculo 3.5.7 No obligatoriedad de garantas. Las garantas no sern obligatorias en los contratos a que se refiere el presente captulo. En el evento en el cual la entidad las estime necesarias, atendiendo a la naturaleza del objeto del contrato y a la forma de pago, as lo justificar en el estudio previo de conformidad con lo establecido en el artculo 7 de la Ley 1150 de 2007.
BAJA DE BIENES
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO
BAJA DE BIENES
Es el proceso mediante el cual la administracin decide retirar definitivamente un bien, tanto fsica, como de los registros contables e inventarios que forman parte del patrimonio de la entidad, por no estar en condiciones de prestar servicio alguno, por el estado de deterioro o desgaste natural en que se encuentra, por no ser necesario su uso o por circunstancias, necesidades o decisiones administrativas y legales que lo exijan, tales como haber sido entregado a otra entidad en calidad de traspaso, vendido o permutado, entre otros. Por ejemplo
Baja de Bienes por Venta Martillo Baja de Bienes por Venta Directa Baja de bienes inservibles - Destruccin Baja de Bienes por Traspaso a otras entidades pblicas. Baja de Bienes por Traslado de recursos informticos al programa Computadores para Educar Baja por Permuta Baja por Sacrificio o Muerte de Semovientes Baja por desmantelamiento para aprovechamiento de partes. Baja por Catstrofes
BAJA DE BIENES
Es de aclarar, que de acuerdo con lo establecido por la Ley 734/02 Cdigo Disciplinario nico Artculo 48, Son faltas gravsimas: Numeral 51Adquirir directamente o por interpuesta persona bienes que deban ser enajenados en razn de las funciones de su cargo, o hacer gestiones para que otros los adquieran.
BAJA DE BIENES SERVIBLES NO UTILIZABLES
Es la salida definitiva de aquellos bienes que se encuentran en condiciones de seguir prestando un servicio por uno o ms periodos, pero que la entidad no los requiere para el normal desarrollo de sus actividades. En la categora de bienes servibles no utilizables se agrupan aquellos bienes que ya han cumplido con la funcin principal para la cual fueron adquiridos o que han perdido utilidad para la entidad, siendo susceptibles nicamente de traspaso a otra entidad pblica, aprovechamiento por desmantelamiento, venta, permuta o dacin en pago.
BAJA DE BIENES INSERVIBLES En esta categora se agrupan aquellos bienes que no pueden ser reparados, reconstruidos o mejorados tecnolgicamente debido a su mal estado fsico o mecnico o que una inversin de reparacin resultara antieconmica para la entidad.
Igualmente en este grupo, quedaran reclasificados aquellos bienes que habiendo sido clasificados inicialmente obsoletos para la entidad con opcin de traspaso, venta o permuta, deban ser declarados inservibles a partir de un nuevo anlisis y concepto tcnico; donde se demuestra que despus de agotados los procedimientos de traspaso o enajenacin, las entidades o posibles interesados en obtener el bien decidieron retirar la oferta. Inservibles por dao total o parcial: En este grupo se consideran aquellos elementos que ante su dao o destruccin parcial o total, su reparacin o reconstruccin resulta en extremo onerosa para la entidad Inservibles por deterioro histrico: Son aquellos bienes que ya han cumplido su ciclo de vida til, y debido a su desgaste, deterioro y mal estado fsico originado por su uso, no le sirven a la entidad. Inservibles por salubridad: Son aquellos bienes que deben destruirse por motivos de vencimiento o riesgo de contaminacin, caso los medicamentos o los alimentos. El mal estado en que se encuentran no los hace aptos para el uso o consumo y atentan contra la salud de personas o animales y contra la conservacin del medio ambiente.
c) d) e)
f) g)
1. Area Administrativa 2.
El almacenista enva a la parte administrativa la relacin de los bienes inservibles para destruccin, detallando su descripcin, cantidad, valor unitario, valor en libros. Totalizado por grupos de inventarios Designa a un comit de peritos para efectuar Inspeccin ocular ( No deben ser funcionarios del rea de almacn e inventarios) Efecta la Inspeccin ocular de los bienes considerados como inservibles
COMIT DE PERITOS
3.
4. 5.
Elabora el Acta de inspeccin ocular relacionando los bienes e incluyendo recomendacin sobre la forma en que se deben destruir Con base el acta de inspeccin ocular el ordenador del gasto autoriza la baja definitiva de bienes inservibles para la destruccin y elaboran La Resolucin de Baja de los bienes.
Efecta la destruccin de los elementos, elaborando Acta de destruccin. Los bienes destruidos deben ser retirados de los depsitos y arrojados a la basura o destruirlos aplicando los protocolos y las normas de salubridad. Elabora comprobante de baja y procede a descargarlos de los inventarios Efecta los asientos contables para cancelar los saldos y retirarlos del patrimonio de la Entidad
Representante Legal
6. Area Administrativa
7. 8.
9.
Baja de bienes por catstrofe o Siniestro Es procedente dar de baja los bines que se han destruido por catstrofes o siniestros, desde el punto de vista contable, sin responsabilidad en proceso contra el funcionario encargado de la custodia de esos elementos que han sido objeto de este tipo de in sucesos siempre y cuando esto sea certificado por una autoridad competente. Concepto 02741 de mayo de 1999
BAJA DE BIENES MUEBLES A TITULO GRATUITO ENTRE ENTIDADES PUBLICAS Realizar inventario DE LOS BIENES QUE YA NO ESTEN UTILIZANDO O
NECESITANDO LOS QUE PODRAN SER OFRECIDOS INICIALMENTE A TITULO GRATUITO A TODAS LAS ENTIDADES PUBLICAS DE CUALQUIER ORDEN, MEDIANTE PUBLICACION EN SU PAGINA WEB DEL ACTO ADMINISTRATIVO QUE CONTENGA EL INVENTARIO.
LA ENTIDAD PUBLICA INTERESADA EN LA ADQUSICIN POR ENAJENACION A TITULO O TRANSFERENCIA, DEBERA MANIFESTARLO POR ESCRITO DENTRO DE LOS 30 DIAS CALENDARIO CONTADOS A PARTIR DE LA FECHA DE PUBLICACION DEL INVENTARIO, SEALANDO QUE ESOS BINES LOS NECESITA PARA EL CUMPLIMIENTO DE SUS FUNCIONES Y LAS RAZONES QUE JUSTIFICAN SU SOLICITUD. SI EXISTE DOS O MAS MANIFESTACIONES DE INTERES, SE ENTREGAR A QUIEN PRESENTO PRIMERO SU INTERES. DETERMINADA LA ENTIDAD, SE REALIZARA UNA ACTA DE ENTREGA QUE SUSCRIBIRAN LOS REPRESENTANTES LEGALES DE AMBAS ENTIDADES Y LOS BIENES SE ENTREGARAN LOS BIENES EN UN TERMINO NO MAYOR A 30 DIAS CALENDARIO CONTADOS A PARTIR DE LA SUSCRIPCIAON DEL ACTA DE ENTREGA..
Acta de Entrega.
Registro Contable.
COMO BIENES TRANSFERIDOS PARA QUIEN ENTREGA (DB Y PARA LA ENTIDAD QUE RECIBE EN BIENES RECIBIDOS (CR)
1. 2.
Dirige una solicitud al Ordenador del Gasto solicitando traspaso o transferencia a ttulo gratuito los bienes que no esta utilizando Verifica la existencia y el estado en que se encuentran los bienes y genera relacin pormenorizada detallando los bienes por agrupaciones de inventarios, con las indicaciones de: descripcin, cantidad, costo Histrico, saldos en las cuentas valuativas, vida til restante, saldo en libros, proveedor, placa, serial, entidad aseguradora, etc. Estudia la solicitud y de acuerdo a la disponibilidad y al concepto de la parte administrativa; la aprueba o la rechaza, respondiendo por escrito a la entidad solicitante. Enva la solicitud y copia de la respuesta del Ordenador del Gasto al rea de almacn e inventarios
Parte Administrativa
3.
Representante Legal
4.
Dentro de la "agenda nacional de conectividad, el salto a Internet" se enmarca el programa nacional, computadores para educar aprobado por documento COMPES 3063 del 23 de diciembre de 1999, el cual tiene como objetivo recolectar y reacondicionar equipos de cmputo dados de baja por entidades pblicas y empresas privadas y, distribuirlos sin costo alguno a las instituciones educativas de todo el Pas, especialmente las reas mas apartadas de la geografa nacional. Quedando incluido en el Decreto 2324 de noviembre del 2000 y en la Directiva Presidencial 02 de 2001.
PROCEDIMIENTO POR LA PERDIDA DE BIENES PUBLICOS 1. 2. 3. Parte Administrativa 4. 5. Da aviso a la parte Administrativa de la perdida, hurto o robo del bien. Presenta denuncia ante autoridad competente del hurto o robo. Informar al Representante Legal sobre el hecho Designa a un funcionario para efectuar Inspeccin Ocular (En los casos que amerite) Informar a la Aseguradora y solicitar reposicin del bien Efecta Inspeccin en el lugar de los hechos y levanta un acta y presenta un informe sobre los hechos relevantes
Funcionario Designado
6.
7.
Representante Legal 8. 9.
Evala la situacin y determina que tipo de investigacin debe adelantarse segn el grado de la falta.
Autoriza la baja de bienes por perdida y el registro en la cuenta de responsabilidades en proceso. Proyecta acto administrativo designando a un funcionario Investigador
ADMINISTRACION Y CONTROL DE LOS BIENES PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN LAS ENTIDADES Y ORGANISMOS DEL ESTADO
Funcionario Investigador
Parte Administrativa
13. Si se determina que la falta es grave, la Entidad dar traslado del proceso a quin corresponda (Disciplinaria o Penal) 14. En caso de pago, reintegro o exoneracin, descarga el saldo de la cuenta de Responsabilidades en Proceso
15. En caso de que el proceso se envi a la Contralora, trasladar a la cuenta de Responsabilidades Fiscales.
ENAJENACION BIENES DEL ESTADO CAP VII SECCION 3.7.1.1 DECRETO 734/2012 REGLA GENERAL CONVOCATORIA PUBLICA
mbito de aplicacin Art. 3.7.1.1 Decreto 734/2012 Modalidades de seleccin Art. 3.1.1 Principios que se deben aplicar Formas de enajenacin: Directa sobre cerrado o subasta publica o por medio de Intermediarios Art. 3.7.1.2. Estudios previos y convocatoria Art.3.7.1.3 Aviso de convocatoria publica de enajenacin de los B. Muebles Contenido del Pliego de condiciones Art. 3.7.1.4 Publicidad del proceso SECOOP, Art.3.7.1.5 mas los del Art. 2.2.5 que son 19 Actos y la Publicacin en la Pagina Web Lista de los Bines a ser enajenados El Precio Mnimo de venta.
MODALIDADES DE ENAJENACION
DIRECTA POR OFERTA EN SOBRE CERRADO. 1. PUBLICACION EN EL SECOP DE LA CONVOCATORIA PARA LA ENEJENACION DE
BIENES QUE PRETENDE NEGOCIAR EN FORMA DIRECTA. CON EL AVISO DE CONVOCATORIA SE PUBLICARA EL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES, INDICANDO EL LUGAR EN DONDE SE PUEDEN CONSUTAR LOS ESTUDIOS Y DOCUMENTOS PREVIOS Y SE PUBLICARA EL LISTADO DE LOS BINES A ENEJENAR. 2. RECIBIDAS Y RESPONDIDAS LAS OBSERVACIONES AL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES, LA ENTIDAD EXPEDIRA EL ACTO ADMINITRATIVO DE APRTUTA Y LO PIBLICAR EN EL SECOP JUNTO CON EL PLIEGO DEFINITIVO. 3. RECIBIDAS LAS OFERTAS LA ENTIDAD HARA LA VERIFICACION DE REQUISITOS HABILITANTES DE LOS OFERENTES, RESULTADO SE PUBLICARA EN EL SECOP JUNTO CON EL LISTADO DE LOS BIENES SOBRE LOS CUALES SE RECIBIERON PROPUESTAS. 4. APERTURA DE LAS OFERTAS ECONMICAS DE LOS PROPONETES HABILITADOS EL DIA, FECHA, HORA Y LUGAR SEALADOS EN EL PLIEGO DE CONDICIONES, SE INFORMARA LA MEJOR OFERTA RECIBIDA EN SOBRE CERRADO, CON EL FIN DE PERMITIR POR UNA SOLA VEZ QUE LOS ASISTENTES LA MEJOREN. 5. SURTIDO LO ANTERIOR, LA ENTIDAD ADJUDICAR EL BIEN O BIENES AL PROPONENTE QUE HAYA OFERTADO EL MEJOR PRECIO.
MECANISMOS DE ENEJENACION ENAJENACION DIRECTA A TRAVES DE SUBASTA PUBLICA. 1. CON LOS OFERENTES HABILITADOS DE MANERA PRESENCIAL O ELECTRONICA EN EL DIA, HORA Y LUGAR SEALADOS EN EL PLIEGO. 2. EL MAYOR PRECIO OFRECIDO POR LOS PARTICIPANTES HABILITADOS EN SUS OFERTAS SERA EL VALOR INICIAL CON QUE SE COMENZARA LA SUBASTA. 3. EL BIEN SERA ADJUDICADO AL PARTICIPANTE QUE HAYA OFERTADO EL MAYOR VALOR A PAGAR, SI TRANSCURRIDO EL TIEMPO SEALADO EN EL PLIEGO, NO SE LOGRA UNA POSTURA MEJOR. EL PLIEGO DE CONDICIONES PODRA SEALAR EL NRO MAXIMO DE POSTURAS QUE PUEDE REALIZAR CADA PARTICIPANTE, ASI COMO UN VALOR MINIMO DE MEJORA DE LAS MISMAS Y DEMAS ASUSNTOS PROPIOS DEL PROCEDIMIENTO.
MECANISMOS DE ENAJENACION
A TRAVES DE PROMOTORES = BANCA DE INVERSION, MARTILLO, BOLSA
DE BIENES Y PRODUCTOS AGROPECUARIOS, COMMODITES U PROFESIONALES IDONEOS. 1. LA VENTA SERA SIEMPRE A TRAVES DE SUBASTA PUBLICA O MEDIANTE EL MECANISMO DE DERECHO PRIVADO QUE SE CONVENGA CON EL INTERMEDIARIO. SE ESEPTUA LA ENAJENACION A TRAVES DE LA SOCIEDAD CENTRAL DE INVERSIONES CISA. 2. A LOS INTERMEDIARIOS LES SERAN APLICABLES LAS INHABILIDADES E INCOPATIBILIDADES Y EL REGIMEN DE CONFLICTO DE INTERESES. 3. PARA EL AVALUO DE LOS BIENES, LOS INTERMEDIARIOS SE SERVIRAN DE LOS EVALUADORES DEBIDAMENTE INSCRITOS EN EL REGISTRO NACIONAL DE EVALUDADORES QUIENES RESPONDERAN SOLIDARIAMENTE CON AQUELLOS. 4. REQUISITOS DE LA OFERTA O POSTUA. EL OFERENTE DEABERA CONSIGNAR EL 20% DEL PRECIO MINIMO DE VENTA COMO REQUISITO HABILITANTE PARA PARTICIPAR EN LA PUJA Y QUE SE IMPUTAR AL PRECIO. LOS OFERENTES NO SELECCIONADOS SE LES DEVOLVERA EL VALOR CONSIGNADO SIN INTERESES. UNA VEZ RECIBIDA LA OFERTA NO PODRAN RETRACTARSE, DE HACERLO O INCUMPLIR LAS CONDICIONES DE PAGO O FORMA DE DOCUMENTOS U OTRO REQUISITO DEL NEGOCIO JURIDICO, PERDERA EL VALOR DE LO CONSIGNADO QUE SE ENTIENDE COMO GARANTIA DE SERIEDAD DE LA OFERTA.
LA ENTIDAD PUBLICA PODRA ENAJENAR SUS BIENES A TITULO ONEROSO CON LA CENTARAL DE INVERSIONES S.A. CISA. MEDIANTE UN CONTRATO INTERADMINISTRATIVO EN EL CUAL SE ESPITULARAN LAS CONDIONES DE VENTA. SE ACORDARA ENTRE LAS PARTES APLIANDO LOS MEDIOS DE VALORACION ADOPTADOS POR LA JUNTA DIRECTIVA DE ESTA, DE ACUERDO A LA NATURALEZA DEL BIEN. PARA BIENES INMUEBLES Y MUEBLES EL MODELO DE VALORACION DE CISA, PARTIRA DEL AVALUO COMERCIAL Y EL PECIO MINIMO DE VENTA.
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INVENTARIOS DE BIENES
Es la verificacin fsica de los bienes o elementos en los Almacenes o bodegas, depsitos, farmacias, dependencias, a cargo de usuarios, con el fin de confrontar las existencias reales o fsicas, contra los saldos registrados en la bodega, oficina de control de Inventarios y cuentas contables. Esta confrontacin se realiza mediante la prctica de pruebas representativas de los bienes por cada cuenta, dependencia o responsable, efectuado por lo menos una vez al ao. Los inventarios o tomas fsicas deben realizarse con el propsito de verificar, clasificar, analizar y valorizar los bienes propiedad de la entidad, en cumplimiento de lo establecido por los Organismos de Control, la Contadura General de la Nacin, que disponen velar por el registro permanente y valorizado de los bienes muebles, Propiedades, Planta y Equipo devolutivos, consumo, servibles o inservibles, en servicio o en bodega, recibidos y entregados a terceros, que conforman el patrimonio de las entidades, de acuerdo con las normas vigentes en lo referente a las operaciones que afectan el manejo del inventario.
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CAUSAS QUE GENERAN DIFERENTES INVENTARIOS CON LOS QUE REPORTA CONTABILIDAD (PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO) Sistemas independientes sin interfase a Contabilidad Procedimientos que no estn claramente establecidos
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Procesos y procedimientos para corregir deficiencias. Manual adoptado para el manejo, control y clasificacin los inventarios.
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CONTENIDO MINIMO DEL ACTA. Lugar y fecha; Nombre de la entidad; Dependencia o bodega donde se encuentran ubicados los bienes; datos del funcionario o responsable de su uso o custodia; datos de la fianza: nmero, cuanta, compaa aseguradora y vigencia (si a ello hubiere lugar); Informacin de los funcionarios que acompaan el proceso, de Control Interno o el delegado por la administracin, descripcin o nombre de los bienes; codificacin o nmero de placa; unidad de medida; saldos segn registros en krdex o en el sistema de control de bienes;
Adicional al inventario anual obligatorio, la entidad podr realizar inventarios rotativos o de verificacin de forma peridica que le permitan mantener actualizadas las cifras que componen su patrimonio y controlar los bienes en especial los que se encuentran en servicio.
3.- Faltantes No Justificados: Cuando existan elementos que no sea procedente o viable su compensacin, en el informe final de inventario se dejar constancia del hecho, para que el Responsable del Almacn traslade oficialmente al comit de inventarios el resultado de las averiguaciones y la informacin o descargos iniciales presentados por el usuario o responsable del bien, documentacin sta, que ser tenida en cuenta por el comit para evaluar cuantitativa y cualitativamente el grado de responsabilidad y se fuere del caso, de dar traslado a la oficina de investigaciones disciplinarias o a quien haga sus veces al interior de la entidad para lo de su competencia. 4.- Compensaciones; Las compensaciones de faltantes, con sobrantes que se presenten simultneamente, se realizarn previa autorizacin del Representante Legal o del funcionario que l delegue para tal fin o del comit de inventarios. En tal evento debe existir similitud entre los elementos en cuanto a caractersticas fsicas, tcnicas, clase, modelo, precio, etc., que hubieran podido originar confusin en los recibos o salidas de los bienes. Para registrar la incorporacin de sobrantes y la eliminacin de faltantes, debern producirse los comprobantes de entrada y salida en forma simultnea 6.- Responsabilidades; De conformidad con la ley, es deber de los servidores pblicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente segn los fines a que han sido destinados y responder por la conservacin de documentos, tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administracin, rendir oportunamente cuenta de su utilizacin y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administracin, en relacin con el manejo de bienes.
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SALDOS DE LA CUENTA DE CONTABILIDAD CON ALMACEN INVENTARIOS 7. Revisar los saldos reportados por Contabilidad en Balance contra los saldos y soportes de Almacn e Inventarios.
EL CONTROL DE ESTOS ELEMENTOS SE EJERCER A TRAVS DEL GRUPO DE INVENTARIOS EL CUAL TENDR EN CUENTA LOS SIGUIENTES MECANISMOS: INVENTARIO SISTEMATIZADO DE BIENES CARPETAS POR DEPENDENCIAS SISTEMA INTERNO DE IDENTIFICACION DE LOS BIENES INDIVIDUAL Y POR DEPENDENCIA PRUEBAS SELECTIVAS DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO PROGRAMAS GENERALES DE INVENTARIOS FISICOS DE DEVOLUTIVOS EN SERVICIO.
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RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDADES ADMINISTRATIVAS EN PROCESO INTERNAS Para los Funcionarios que no son gestores
RESPONSABILIDADES EN PROCESO FISCALES Para los Funcionarios que son gestores
Son todos aquellos funcionarios de manejen o administren bienes o fondos de la Nacin. VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9 (Sentencia C840 de 2001-Corte Constitucional). Representante de la entidad, Tesorero Jefe de presupuesto, Jefe de la oficina jurdica, Jefe de planeacin, Almacenista entre otros.
CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA ES A QUIEN LE CORRESPONDE ESTABLECER LA RESPONSABILIDAD QUE SE DERIVE DE LA GESTIN FISCAL; IMPONER SANCIONES PECUNIARIAS; RECAUDAR SU MONTO EJERCER LA JURISDICCIN COACTIVA. VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.9. PUDIENDOLO EFECTUAR POR EL PROCEDIMIENTO VERBAL DE RESPONSBILIDAD FISCAL ART. 97 LEY 1474/2011 ESTATUTO ANTICORRUPCION SERVIDORES PUBLICOS QUE NO SON GESTORES FISCALES
VER CONCEPTO 80112 EE 31877 PAG.15
LAS ENTIDADES ASUMEN LA INVESTIGACIN DISCIPLINARIA. (VER CONCEPTO 80112 EE 31877) PAG.15 EL RESARCIMIENTO DE LOS PERJUICIOS CAUSADOS AL ERARIO POR LA PRDIDA, DAO O DETERIORO DE BIENES, POR VA DISCIPLINARIA, SOLO PROCEDE MEDIANTE LA DEVOLUCIN, REPARACIN O RESTITUCIN VOLUNTARIA DEL BIEN, QUE REALICE EL SERVIDOR PBLICO, (NO A TITULO DE SANCIN), LO CUAL PRODUCE EFECTOS EN LA GRADUACIN DE LA
PROCESOS DE RESPONSABILIDAD
Concepto 1686 / Julio 2003 Contralora General de la Repblica el numeral 22 del artculo 34 de la Ley 734/02, prescribe dentro de los Deberes de los servidores pblicos entre otros; Responder por la conservacin de los tiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administracin y rendir cuenta oportuna de su utilizacin. Entonces es importante puntualizar sobre la responsabilidad que le asiste al servidor pblico, respecto de los bienes asignados para el ejercicio de sus funciones o confiados a ste para su guarda, custodia y administracin. En caso de prdida, hurto o extravo de los bienes, le corresponde a la administracin la recuperacin de los mismos, y al servidor pblico la responsabilidad personal pertinente. Por ende, la administracin pblica est obligada a recuperar los bienes perdido o extraviados, en forma gil y oportuna.
EL PROCESOS DE RESPONSABILIDAD
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