Universidad Francisco Gavidia

Microsoft Office Excel 2007 Clase 3

Creacin de libros de trabajo Edicin de entrada de datos
Objetivo:
Guiar a los estudiantes en el proceso de creacin y uso de libros de trabajo.

Creacin de un libro
Cuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos crear otro libro nuevo, la operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona la ficha Archivo y elija la opcin Nuevo.

O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U. Excel crear un nuevo libro automticamente agregndole como nombre Libro2. (si tenemos abierto Libro1)

Creacin de un libro a partir de una plantilla

Vamos a conocer y manejar con ms precisin las opciones disponibles en Excel 2010 a la hora de empezar un libro de trabajo, como puede ser el uso de plantillas como modelos que usaremos para la creacin de libros de trabajo.
Una plantilla es un modelo de libro que puede servir como base para muchas hojas de clculo. Puede incluir tanto datos como formatos. Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas: Seleccionar la ficha Archivo. Elegir la opcin Nuevo Hacer clic sobre la opcin Plantillas de ejemplo.

Creacin de un libro a partir de una plantilla

Aparecern las plantillas instaladas, si no lo estuviesen habra que volver a instalar Excel2010 con las opciones de plantillas activadas. - Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Extracto de facturacin u Hoja de asistencia. - Hacer clic sobre el botn Crear. Excel cargar la plantilla con formato predeterminado y slo quedar que usted ajuste los datos. Al guardar nuestro modelo, nos aparecer el cuadro Guardar como para guardar la plantilla como un libro comn y disponer siempre de la plantilla original.

Crear plantillas
Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que sern comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla. Seleccionar la ficha Archivo. Elegir la opcin Guardar como... Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo. En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opcin Plantilla de Excel.

Hacer clic sobre el botn Aceptar. Excel 2010 cambia automticamente a la carpeta de plantillas, para que su nueva plantilla est siempre disponible cuando la necesite .

Seleccin de celdas
Para poder introducir datos en una hoja debe identificar la celda en la que desea escribir los datos. Esto se conoce como seleccionar la celda. Puede seleccionar una nica celda, una fila, una columna, y grupos de celdas adyacentes y no adyacentes. Para seleccionar una nica celda, basta con hacer clic en ella. Cuando una celda est seleccionada, tiene un borde negro alrededor y esa celda se convierte en la celda activa, como se muestra en la ilustracin siguiente.
Como observar en la figura mostrada, la celda activa es la B6.

Seleccin de celdas
Cuando selecciona una celda, el texto de su propio selector de fila (el botn de color gris que hay en el extremo izquierdo de su fila) y su selector de columna (el botn gris situado en la parte superior de su columna) aparece en negrita.
Esa caracterstica hace que sea ms fcil ver las coordenadas de fila y columna de la celda seleccionada. Adems, la direccin de celda aparece en el cuadro de nombres.

Seleccin de celdas
Puede seleccionar una nica fila o columna de la hoja si hace clic en el selector de fila o de columna correspondiente.

Seleccin de un rango de celdas

Un rango suele estar identificado por las referencias de su primera y ltima celda, con un signo de dos puntos entre ellas. Por ejemplo, el rango vertical que va desde la celda A1 hasta la celda A9 se identifica como A1:A9. Del mismo modo, el rango horizontal que va desde la celda C3 hasta la celda G3 se identifica como C3:G3. Los rangos que ocupan un bloque de columnas y filas se identifican por las direcciones de las celdas situadas en las esquinas superior izquierda e inferior derecha de ese bloque, como se muestra en la ilustracin siguiente.

Qu rango es? C5:F9

Seleccin de un rango de celdas

Para seleccionar un rango de celdas, arrastre el puntero del mouse sobre ellas. Cuando selecciona un rango de celdas, la primera celda elegida se convierte en la celda activa. La celda activa es blanca y el rango de celdas es de color azul. En este ejercicio seleccionar un grupo de celdas adyacentes en la hoja actual. 1 Haga clic en la celda E3, mantenga presionado el botn del mouse, arrastre el puntero del mouse hacia abajo hasta la celda E12 y suelte el botn del mouse. Se seleccionar el rango E3:E12 y E3 seguir siendo la celda activa. 2 Haga clic en la celda A5, mantenga presionada la tecla Mays y haga clic en la celda H16. Se seleccionar el rango y A5 seguir siendo la celda activa.

Para seleccionar varios rangos de celdas no adyacentes, seleccione el primer rango, mantenga presionada la tecla Ctrl y seleccione los dems rangos que desee.

3 Haga clic en la celda F17, mantenga presionada la tecla Mays y presione cuatro veces la tecla de flecha hacia abajo. Se seleccionar el rango de celdas F17 a F21 (que se denomina F17:F21).

Empezar a escribir
Vamos a imaginar que est creando una lista de nombres de vendedores.
Tabulador Enter

La lista tambin incluir las fechas de las ventas y su importe.

Por lo tanto, necesitar los ttulos de columna siguientes: Nombre, Fecha e Importe.

Empezar a escribir
Vamos a imaginar que est creando una lista de nombres de vendedores.
Tabulador

Enter

La lista tambin incluir las fechas de las ventas y su importe.

En la ilustracin se muestra el proceso de escribir la informacin y pasar de celda a celda: 1. Escriba Nombre en la celda A1 y presione TAB. A continuacin, escriba Fecha en la celda B1, presione TAB y escriba Importe en la celda C1.

Empezar a escribir
Vamos a imaginar que est creando una lista de nombres de vendedores.
Tabulador

Enter

La lista tambin incluir las fechas de las ventas y su importe.

En la ilustracin se muestra el proceso de escribir la informacin y pasar de celda a celda: 2. Despus de escribir los ttulos de las columnas, haga clic en la celda A2 para empezar a escribir los nombres de los vendedores. Escriba el nombre y presione ENTER para mover la seleccin hacia abajo de la columna una celda, a A3. A continuacin escriba el siguiente nombre, etc.

Escribir fechas y horas

Excel alinea el texto en el lado izquierda de la celdas y las fechas en el lado derecho. Para escribir una fecha en la columna B, la columna Fecha , debe usar una barra oblicua o un guion para separar las partes: 12/01/2012 o 12-01-2012. Excel reconocer ambas como una fecha.

Izquierda alineada

Derecha alineada

Si necesita escribir una hora, escriba los nmeros, un espacio y, despus, a o p, por ejemplo, 9:00 p. Si slo escribe el nmero, Excel reconoce una hora y la escribe como a.m.

Escribir nmeros
Otros nmeros y cmo se escriben

Para escribir fracciones, deje un espacio entre el nmero entero y la fraccin. Por ejemplo, 1 1/8.
Para escribir slo una fraccin, escriba un cero delante, por ejemplo, 0 1/4. Si escribe 1/4 sin el cero, Excel interpretar el nmero como una fecha, 1 de mayo. Si escribe (100) para indicar un nmero negativo mediante los parntesis, Excel lo mostrar como 100.

Introduccin de nmeros en una hoja

Una entrada numrica contiene alguna combinacin de los dgitos 0 a 9 y, opcionalmente, los siguientes caracteres especiales.
Caracter + -o() $ % Se utiliza para Indicar un valor positivo Indicar un valor negativo Indicar un valor monetario Indicar un porcentaje

/ .
, Eoe

Indicar una fraccin Indicar un valor decimal

Separar los dgitos de la entrada Mostrar la entrada (exponencial) en notacin cientfica

Formas rpidas de escribir datos

A continuacin se muestran dos funciones ahorradoras de tiempo que puede usar para escribir datos en Excel: Autocompletar y Autorrellenar.

Autocompletar: escriba unas cuantas letras en una celda y Excel podr rellenar los caracteres restantes.

Autorrellenar: escriba una o ms entradas en un intento de serie y, a continuacin, ample dicha serie. Reproduzca la animacin para ver Autorrellenar en accin.

Desplazamiento entre hojas

Como se ha explicado al principio de esta leccin, cada libro de Excel consta de hojas individuales. Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos mtodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja. Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltimas hojas.

Asignar nombre y guardar un libro

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre: Haz clic la ficha Archivo y elija la opcin Guardar como. Las hojas de Excel se guardan con la extensin .xlsx, pero podemos guardarlas con otra extensin, utilizando siempre la opcin Guardar como.

Apertura de un libro
Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se denomina Abrir. Para abrir un libro existente seleccione la opcin Abrir de la ficha Archivo.

Lo nico que faltar ser localizar en su equipo el archivo de Excel.

Cambio de nombre a una hoja

De manera predeterminada, las hojas de todos los libros de Excel se nombran Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Del mismo modo que asignar un nombre nico a su libro le ayuda a recordar su contenido, cambiar el nombre de una hoja puede recordarle su contenido. Qu debemos hacer?. 1 Haga doble clic en la ficha de la hoja Hoja1. Se seleccionar Hoja1 dentro de la ficha.

Escriba Directorio y presione Entrar. Aparecer Directorio en la ficha de la hoja.

Vista preliminar e impresin de una hoja

Cuando ha terminado de trabajar con una hoja, puede obtener una vista preliminar de ella e imprimir su contenido. Antes de imprimir una hoja, tambin puede obtener una vista preliminar de la misma. La ventana Vista preliminar muestra una vista a pgina completa del archivo tal y como se imprimir, de forma que pueda comprobar el formato y el diseo general antes de imprimirla realmente.

Cierre de un libro y salida de Excel

Puede quitar un libro de la ventana si cierra el libro o sale de Excel. Al cerrar el libro actual Excel sigue en ejecucin, mientras que al cerrar se sale del programa Excel. Una vez guardado un libro en el disco duro, puede quitarlo de la pantalla si cierra la ventana del libro. Si el libro no se ha guardado, Excel le preguntar si desea guardarlo antes de cerrar la ventana. Cuando haya terminado de utilizar Excel, tiene que cerrarlo mediante comandos de Excel. Nunca apague el equipo mientras haya un programa en ejecucin. En este ejercicio cerrar un libro y saldr de Excel. 1 Haga clic en Archivo y luego en la opcin Cerrar 2 Excel tambin cierra el libro si usted elije la opcin Salir.

Muchas gracias!