Universidad Francisco Gavidia

Microsoft Office Excel 2013 Clase 1

Introduccin a las Hojas Electrnicas

OBJETIVOS

1.

Conocer el entorno de las hojas electrnicas y su estructura. Conocer los conceptos bsicos de las hojas electrnicas. Conocer los cambios que Microsoft ha incorporado en la versin 2013 de Excel

2.

3.

Microsoft Excel 2013

Excel es una aplicacin distribuida por Microsoft Office del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos financieros y contables.

Es una herramienta muy eficaz para obtener informacin con significado a partir de grandes cantidades de datos.

Requerimientos de Hardware y Software

Los requerimientos de hardware de Excel 2013 para su instalacin no son exigentes, se requiere al menos: Un procesador de 1 Ghz, 3 GB de espacio libre en disco para su instalacin, 1 GB de RAM (2 GB para equipos de 64 bits), una tarjeta grfica DirectX 10 o superior, con una resolucin mnima de 1024 x 576.
En cuanto al software, hay que destacar que slo es posible instalar Excel 2013 en el entorno Windows, en versiones: Windows 7, Windows 8, Windows Server 2008 R2 o Windows Server 2012. Por tanto, no es posible instalarlo en versiones anteriores a las sealadas

Principales Caractersticas de Excel 2013

Al abrir Excel 2013, ver los diferentes tipos de plantillas que esta versin ofrece para realizar presupuestos, calendarios, formularios, informes. etc.

Al elegir la plantilla de libro en blanco, ver la ventana de la aplicacin donde comenzar a trabajar con los archivos de Excel. Esta interfaz es muy parecida a la anterior versin de Excel. La gran diferencia est en que ahora es ms simple pero mas funcional

LIBRO en Excel 2013

Un archivo de Excel est compuesto por un conjunto de hojas de clculo; por eso estos archivos se denominan libros.

En la versin 2013, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo, de manera preestablecida lo hace con una sola hoja de clculo, pero podemos aadir la cantidad de hojas que queramos y, luego, tambin eliminar las que no sean necesarias.

Extensin de archivos

Desde la versin 2007, los archivos de Excel se guardan de manera predeterminada con la extensin .XLSX. Las versiones anteriores los almacenaban con el formato .XLS. Por esta razn, si necesitamos compartir un archivo en una computadora que tenga una versin anterior a Excel 2007-2013, podemos almacenarlo con un formato compatible con estas versiones. De este modo, inconvenientes. podremos abrir el libro sin

Entorno de Excel 2013

La Barra de ttulo: Muestra el nombre de la aplicacin (Excel) adems del nombre del archivo actual. Por defecto la barra de ttulo muestra el nombre Libro1 cuando abre Excel 2013. Botones de control: A partir de esta versin, Excel posee tan solo un grupo de botones de operacin Minimizar, Maximizar y Cerrar. Con esta nueva forma de trabajo ahora Excel permite revisar dos archivos diferentes en ventanas diferentes. Es decir que ya no se muestran apiladas Barra de herramientas de acceso rpido:

La Barra de herramientas de acceso rpido se encuentra en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel 2013. Esta Barra de herramientas presenta algunos comandos comunes como: Guardar, Deshacer y Rehacer. Es posible personalizar esta barra de acuerdo con nuestras necesidades, quitando o agregando diferentes comandos.

Cinta de opciones:

Excel 2013 presenta una cinta de opciones que contiene las fichas donde se agrupan las diferentes herramientas para trabajar con una plantilla.
Cada ficha es especfica y est relacionada con un tipo de actividad, accin o elemento; algunas solo aparecen cuando tenemos seleccionado un determinado objeto. Por ejemplo, si seleccionamos una imagen, se activar la ficha Herramientas de imagen.

Barra de frmulas: La Barra de frmulas se encuentra debajo de la cinta de opciones y muestra el contenido de la celda activa. Tiene tres sectores: a la izquierda, el Cuadro de nombres, que presenta la direccin de la celda activa; en el medio, los botones que permiten aceptar o rechazar funciones y, a la derecha, el Cuadro de frmulas, donde insertamos y modificamos tanto las frmulas como el contenido de la celda. Men Archivo: A travs de la ficha Archivo, la primera de la cinta de opciones, accedemos a la Vista Backstage de Excel 2013, es decir, al lugar donde encontramos todas las opciones relacionadas con la administracin de archivos, como guardar, abrir, enviar, imprimir y obtener informacin sobre ellos, entre otras posibilidades.

Anclar archivos: La opcin Abrir de la Vista Backstage muestra en la seccin Libros recientes, en forma predeterminada, los ltimos archivos utilizados. Si necesitamos tener algn archivo a mano, podemos anclarlo a la lista de Libros recientes para que est siempre visible.

Para ello hacemos clic con el botn derecho del mouse sobre el archivo y seleccionamos Anclar a la lista. La lista admite un mximo de 25 archivos, pero podemos especificar la cantidad que queremos visualizar.

Barra de estado: La barra de estado se ubica en la parte inferior de la ventana de la aplicacin. En el sector izquierdo muestra informacin sobre el estado de una celda seleccionada:

rea de trabajo:

En la parte central de la ventana de la aplicacin encontramos el rea de trabajo, es decir, el sector donde introduciremos datos, realizaremos operaciones y aplicaremos todas las utilidades del programa. En esta seccin identificaremos sus componentes, aprenderemos a trabajar con el zoom y a desplazarnos por las hojas de clculo.

La herramienta Zoom: El Zoom nos permite acercar o alejar la hoja de clculo junto con su contenido. Es muy til, por ejemplo, cuando tenemos una gran cantidad de informacin en la hoja y solo visualizamos una parte de ella en la pantalla, pero precisamos ver la totalidad. Para esto, debemos reducir el porcentaje de zoom. En cambio, cuando deseamos ver de modo claro el contenido de una o varias celdas, podemos hacer un acercamiento aumentando el porcentaje.

Entre las novedades de la Barra de herramientas de acceso rpido est el comando Modo Mouse/Toque. Esta herramienta permite adaptar la interfaz de Office 2013 para que pueda usar los dedos en lugar del mouse o viceversa. Recuerde que su pantalla debe tener caracterstica multitoque para trabajar.

Hoja electrnica

La intersercin de una fila y una columna se le denomina Celda, y en Excel una celda tiene un ancho por defecto de 11 caracteres. Para identificar una celda especfica en Excel debemos ubicar sus coordenadas (fila/columna) y a esto se le conoce como referencia de celda, Ejemplo celda A1. Podr notar que en la referencia de celda primero se coloca la letra de la columna y luego el nmero de la fila. La celda que tengamos seleccionada se le llama Celda Activa y se puede identificar por sus bodes resaltados.

Rango

Conjunto de celdas identificadas por una celda inicial y una final, separadas por dos puntos.

Ejemplo A1:A12

Referencia a celdas
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de clculo e indica a Microsoft Excel en qu celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una frmula.

Referencia a celdas

En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de clculo en una frmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias frmulas. Tambin puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vnculos.

Para hacer referencia a una celda, escriba la letra de la columna seguida del nmero de fila. Ejemplo A1, hace referencia a la celda tomando la interseccin de la columna A y la fila 2.

Insertar una columna

Primera opcin: Haga clic derecho en la columna Posterior a la columna que contenga datos y a continuacin haga clic en la opcin Insertar.

Segunda opcin: En el grupo Celdas de la ficha Inicio elija el botn Insertar y a continuacin haga click en la opcin Insertar columnas de hoja. Tenga en cuenta que en ambos mtodos, el contenido de la columna donde haya dejado el marcador de celdas se mover hacia la derecha dando espacio a la nueva columna recin insertada.

Insertar Filas
Ahora puede agregar una o mas filas a la hoja de clculo para adicionar mas datos a su hoja. Estos datos se incluirn entre dos filas de datos que generalmente ya existen.

Primera opcin: Haga clic derecho sobre el nmero de fila posterior a la fila con datos y a continuacin elija la opcin Insertar.

Excel mover el contenido de la fila seleccionada hacia abajo, es decir; la fila seleccionada tomar el nmero de fila siguiente al actual.

Insertar Filas
Segunda opcin: Ubique el marcador de celdas sobre cualquiera de las celdas de la fila posterior.

Dentro de la ficha inicio localice el grupo Celdas y luego haga clic en el comando Insertar. Por ltimo seleccione la opcin Insertar filas de hoja.

Modificar y dar formato a los datos

Las operaciones para aplicar formato y modificar los datos se realizan con los comandos de los grupos incluidos en la ficha Inicio .

Por ejemplo, los ttulos de columna resaltarn ms si estn en negrita. Para ello, seleccione la fila de los ttulos y, a continuacin, en la ficha Inicio , dentro del grupo Fuente , haga clic en Negrita.

Gracias!