FASE MECANICA

PLANEACIN
ORGANIZACIN

FASE DINAMICA

DIRECCIN CONTROL

PROSESOS ADMINISTRATIVOS
La administracin est enfocada en lograr todos los

objetivos establecidos y para conseguir esto lo hace por medio de una estructura a travs del esfuerzo humano coordinado y otros recursos. Se han establecido los procesos de administracin que estn conformados por la planeacin, organizacin, direccin y control los cuales simplifican el trabajo al establecer principios, mtodos y procedimientos para lograr mayor rapidez y efectividad de la empresa.

PLANEACION
Es la determinacin de los objetivos y

la eleccin de los cursos de accin que se han de seguir, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIN.
La planeacin es necesaria para lograr metas u objetivos concretos. Es necesario planificar para

ejercer el control sobre los pasos y recursos que han de utilizarse en el desarrollo de las operaciones propias de la empresa. Se planifica para lograr los resultados en corto, mediano y largo plazo, tambin para minimizar los riesgos, reducir los costos y lograr un carcter de permanencia de la empresa, es decir carcter de durabilidad en el tiempo. PASOS DE LA PLANEACION.
Establecer objetivos. Desarrollar premisas. Identificar alternativas. Comparacin de alternativas a la luz de las metas deseadas. Eleccin de una alternativa. Elaboracin de planes de apoyo. Expresin numrica de los planes a travs del presupuesto.

TIPOS DE PLANES. Objetivos Polticas Procedimientos Objetivos: Son los fines hacia los cuales se dirige una actividad. Representa no solo el objetivo final de la planeacin sino tambin hacia el que se encamina la organizacin, la integracin del personal, la direccin y el control. Polticas: Las polticas tambin son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o requerimientos generales que guan o causan el pensamiento para la toma de decisiones, esta es esencial porque conduce las actividades hacia los fines y objetivos. Procedimientos: Los procedimientos son planes que establecen un mtodo obligatorio para realizar las actividades futuras, son series cronolgicas de accin requerida.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACION.

Ventajas: Las actividades se realizan con un orden y un propsito. Seala la necesidad de cambios futuros. Proporciona una base para el control. Estimula la realizacin de las tareas programadas. Obliga a la visualizacin del conjunto.
Desventajas: La planeacin est limitada por la exactitud de la informacin y de los hechos futuros. La planeacin cuesta mucho dinero. La planeacin tiene barreras psicolgicas. La planeacin ahoga la iniciativa. La planeacin demora las acciones.

ORGANIZACIN
Es agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes sealados.

Se debe asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisar y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa. ETAPAS DE LA ORGANIZACIN: Divisin del trabajo: Jerarquizacin, Departamentalizacin, Descripcin de funciones Coordinacin: Se sincronizan los recursos y los esfuerzos del grupo IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACION. Es de carcter continuo; jams se puede dar por terminada, dado que la empresa y sus recursos estn sujetos a cambios constantes, lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organizacin.
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos de cualquier tipo de empresa. Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades eficientemente con un mnimo esfuerzo. Evita la lentitud y logra eficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incremento de la productividad. Reduce o elimina la duplicacin de esfuerzos. delimita funciones y responsabilidades.

PROCESOS DE LA ORGANIZACIN.
La estructura tiene que reflejar objetivos y planes, porque de ellos se derivan las actividades. Debe reflejar la autoridad de que dispone la administracin de una empresa. La autoridad en una organizacin es el derecho socialmente determinado para ejercer juicio; como tal est sujeto a cambio. La estructura de la organizacin, al igual que cualquier plan debe reflejar su ambiente. Puesto que la organizacin se integra de personas, los agrupamientos de actividades y las relaciones de autoridad de una estructura organizacional deben considerar las limitaciones y las costumbres de las personas.

EL PROCESO DE ORGANIZACIN CONSISTE EN ALGUNOS PASOS:

Establecer los objetivos de la empresa. Formular polticas y planes de apoyo. Identificar y clasificar las actividades necesarias para lograrlos. Agrupar esta actividad de acuerdo con los recursos humanos y materiales disponibles, y la mejor forma de usarlos, segn las circunstancias. Delegar en el jefe de cada grupo la autoridad necesaria para desempear las actividades. Vincular los grupos en forma horizontal y vertical, mediante relaciones de autoridad y flujos de informacin.

DIRECCIN
Es el aspecto interpersonal de la administracin que implica guas a los individuos que integran la organizacin para que unan sus esfuerzos a fin de que funcionen efectivamente para el logro de los objetivos. Proceso que influye sobre las personas para lograr que contribuyan a los propsitos de la organizacin.

IMPORTANCIA DE LA DIRECCION. La direccin es transcendental porque:

Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante la planeacin y la organizacin. A travs de ella se logra las formas de conducta ms deseable en la estructura organizacional. La direccin eficiente es determinada en la moral de los empleados y consecuentemente, en la productividad. Su calidad refleja el logro de los objetivos, la implementacin de mtodos de organizacin y en la eficacia de los sistemas de control. A travs de ella se busca un mejor ambiente de trabajo para lograr mejores resultados.

ELEMENTOS DE LA DIRECCION. Motivacin al personal Utilizar un liderazgo efectivo Mantener un excelente sistema de comunicacin MOTIVACIN AL PERSONAL: La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que la ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o patrones esperados. Mltiples son las teoras que existen en relacin con la motivacin, pero todas pueden agruparse en dos grandes tendencias: Teoras de contenido. Teoras de aprendizaje o del enfoque externo.

Teoras de contenido. Estas tratan de especificar lo que impulsa la conducta del trabajador; tambin son conocidas como teoras de explicacin interna; han sido las de mayor difusin, por ello se les llama tambin teoras tradicionales; explican la conducta con base en procesos internos. Jerarqua de las necesidades: Establece que la naturaleza humana posee, en orden de predominio, cuatro necesidades bsicas y una de crecimiento que le son inherentes.

Bsicas Fisiolgicas. Aquellas que surgen de la naturaleza fsica, como la necesidad de alimento, reproduccin, etc. De seguridad. La necesidad de no sentirse amenazado por las circunstancias del medio. Amor o pertenencia. Los deseos de relaciones afectivas con las dems personas. De estimacin. La necesidad de confianza en si mismo, el deseo de fuerza, logro, competencia y la necesidad de estimacin ajena, que se manifiesta en forma de reputacin, prestigio, reconocimiento, atencin, importancia, etc.

Teoras del enfoque externo Llamadas tambin del aprendizaje o de la modificacin del sentido organizacional, parten del la conducta observable en las organizaciones, as como sus consecuencias, son la clave para explicar la motivacin; relacionan los efectos que ejerce el ambiente sobre la comportamiento de los individuos.

UTILIZAR UN LIDERAZGO EFECTIVO El liderazgo, o supervisin, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante l se imprime la dinmica necesaria a los recursos humanos, para que logren las metas. De una supervisin efectiva dependern: La productividad del personal para lograr los objetivos. La buena relacin entre jefe-subordinado. La correccin de errores. El cumplimiento de la motivacin y del marco formal de disciplina. Por lo tanto, el liderazgo est ligado con la supervisin y, de acuerdo con los diversos estilos de liderazgo que existan en la empresa, variar el grado de eficiencia y productividad dentro de la misma. MANTENER UN EXCELENTE SISTEMA DE COMUNICACIN La comunicacin es un aspecto clave en el proceso de direccin. La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se transmite y recibe informacin en un grupo social. El ejecutivo para poner en marcha sus planes, necesita sistemas de comunicacin eficaces; cualquier informacin desvirtuada origina confusiones y errores, que disminuyen el rendimiento del grupo y que van en detrimento del logro de los objetivos.

La comunicacin consta de tres elementos bsicos: Emisor, en donde se origina la informacin. Transmisor, a travs del cual fluye la comunicacin. Receptor, que recibe y debe entender la informacin. Cualquier mnima falla en esta red de comunicacin implica la alteracin de la informacin. Con el fin de facilitar el entendimiento de la comunicacin, se mencionara su clasificacin ms sencilla:
Formal. Aquella que se origina en la estructura formal de la organizacin y fluye a travs de los

canales organizacionales. Informal. Surge de los grupos informales de la organizacin y no sigue los canales formales, aunque se puede referir a la organizacin. Este tipo de comunicacin es de gran importancia, ya que por su carcter no formal puede llegar a influir mas que la comunicacin formal e, inclusive, ir en contra de esta; el administrador debe tratar de lograr que los canales de comunicacin formal se apoyen en las redes informales. Estos dos tipos de comunicacin a su vez pueden ser: Vertical. Cuando fluye de un nivel administrativo superior, a uno inferior, o viceversa: quejas, reportes, sugestiones, ordenes, instrucciones. Horizontal. Se da en niveles jerrquicos semejantes: memorndum, circulares, juntas, etc. Verbal. Se transmite oralmente. Escrita. Mediante material escrito o grfico.

Requisitos de la comunicacin efectiva: Una buena comunicacin implica la existencia de los siguientes requisitos: Claridad. La comunicacin debe ser clara; para ello, el lenguaje en que se exprese y la manera de transmitirla, debe ser accesibles para quien va dirigida. Integridad. La comunicacin debe servir como lazo integrador entre los miembros de la empresa, para lograr el mantenimiento de la cooperacin necesaria para la realizacin de los objetivos. Aprovechamiento de la organizacin informal. La comunicacin es ms efectiva cuando la administracin utiliza la organizacin informal para suplir canales de informacin de la organizacin formal. Moderacin. La comunicacin debe ser la estrictamente necesaria y lo mas concisa posible, ya que el exceso de informacin puede accionar burocracia e ineficiencia. Difusin. Preferentemente, toda la comunicacin formal de la empresa debe efectuarse por escrito y pasar solo a travs de los canales estrictamente necesarios, evitando papeleo excesivo. Evaluacin. Los sistemas y canales de comunicacin deben revisarse y perfeccionarse peridicamente.

CONTROL
Es la funcin administrativa que evala el desempeo, aplicando si es necesario medidas correctivas, de manera que el desempeo tenga lugar de acuerdo con los planes. Es la medicin y la correlacin del desempeo con el fin de asegurar que se cumplan los objetivos de la empresa.

IMPORTANCIA DEL CONTROL. El control es esencial para llevar un buen desempeo del objetivo a las metas que se persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carcter, ya que a travs de dicha funcin se logra lo planeado; el control nunca debe ser un obstculo o impedimento, es una necesidad administrativa.

PROCESOS DEL CONTROL. El proceso bsico de control sin importar donde se encuentra ni lo que controle, comprende algunos pasos: Establecimiento de estndares Debido a que los planes son los puntos de referencia con respecto a los cuales los administradores establecen los controles , el primer paso lgico en el proceso de control seria elaborar planes. Los estndares son simples criterios de desempeo, se trata de puntos seleccionados en todo un programa de planeacin en lo que se realizan mediciones del desempeo para que los administradores puedan conocer como van las cosas, de tal forma que no necesiten supervisar cada paso de ejecucin de los planes. Medicin del desempeo aunque este tipo de medicin no siempre resulta practico , la medicin del desempeo con los estndares debera hacerse , idealmente , en forma anticipada con el fin de que las desviaciones se detecten antes de que ocurran y se eviten mediante las acciones apropiadas.

Correccin de las desviaciones Los administradores saben exactamente donde se tiene que aplicar las medidas correctivas en la asignacin de las tareas individuales o de grupos. La correccin de las desviaciones es el punto en el que el control se puede ver como una parte del sistema completo de administracin y se puede relacionar con las de ms funciones administrativas. TIPOS DE CONTROL. Control preliminar: se ejerce previamente a la accin Control concurrente: vigilar las actividades corrientes para asegurar su cumplimiento Control de retroalimentacin: accin a posteriori concentrando la atencin sobre los resultados para controlar las actividades futuras. TECNICAS DE CONTROL. Presupuesto: ingresos, egresos, tiempo, espacios, materiales Estado Financiero: estado de resultados, balance general y flujo efectivo Punto de equilibrio FACTORES A CONTROLAR. Cantidad Tiempo Costo Calidad

BENEFICIOS
PERMITE QUE LA EMPRESA ESTE ORIENTADA HACIA EL UTUTRO REDUCE RIESGOS FACILITA LA TOMA DE DECISIONES PROPICIA EL CRECIMIENTO DE LA EMPRESA

GRACIAS