LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

MAGSTER HORACIO CHARRES

INTRODUCCIN
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. Para que el sistema de informacin pueda operar debe contar con el hardware necesario. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.

DEFINICIONES
Dato, Informacin y Sistema: En ocasiones los trminos dato e informacin Se utilizan como sinnimos, lo cual es un error. Dato puede ser un nmero, una palabra, una imagen en el mbito cotidiano se utiliza un plural datos, los cuales son la materia prima para la produccin de informacin. Informacin, por su parte, son datos que dentro de un contexto dado tiene un significado para alguien. Finalmente, sistema es el mecanismo por el cual se generar informacin.

Datos

Sistema

Informacin

Materia Prima

Fbrica (sistema)

Lmpara (producto)

Definicin de un Sistema de Informacin

Un Sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio. En un sentido amplio, un sistema de informacin no necesariamente incluye equipo electrnico (Hardware). Sin embargo, en la prctica se utiliza como sinnimo de sistema de informacin computarizado.

Estos elementos son de naturaleza diversa y normalmente incluyen: El equipo computacional, es decir, el hardware necesario para que el sistema de informacin pueda operar. Lo constituye las computadoras y el equipo perifrico. El recurso humano que interacta con el sistema de informacin esta formado por las personas que utilizan el sistema. Los datos o informacin fuente que son introducidos en el sistema, son todas las entradas que este necesita para generar como resultado la informacin que desea. continua

 Los programas q estn ejecutados por la computadora, y producen diferentes tipos de resultados Las telecomunicaciones que son bsicamente hardware y software. Procedimientos que incluyen las polticas y reglas de operacin. Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de informacin. A Continuacin se definen cada una de estas Actividades. continua

 Entrada de informacin. La entrada es el proceso mediante el cual el sistema de informacin toma los datos que requiere para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas.

Almacenamiento de informacin. El almacenamiento es una de las actividades o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la sesin o Proceso anterior.
continua

 Procesamiento de informacin. Es la capacidad del sistema de informacin para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecidas.
Salida de informacin. La salida es la capacidad de un sistema de informacin para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Es importante aclarar que la salida de un sistema de informacin puede constituir la entrada a otro sistema de informacin o mdulo.

continua

ENTRADAS Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente etc. Polticas de Crdito: Lmite de crdito, plazo de pago, etc. Facturas (interfase automtica) pagos, depuraciones, etc.

ALMACENAMIENTO Movimientos del mes (pagos,depuraciones) Catlogo de Clientes, facturas.

PROCESO Clculo de antigedad de saldos, Clculo de intereses moratorios, Clculo del saldo de un cliente.

SALIDAS Informe de pagos Estados de cuenta Plizas contables (interfase automt.) Consulta de saldos en pantalla de una terminal.

TECNOLOGAS DE INFORMACIN
Tecnologas (TI), del ingles IT (informacin technology) este termino hace referencia a todas aquellas tecnologas que permiten y dan soporte a la construccin y operacin de los sistemas de informacin.

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN

Durante los prximos aos, los sistemas de informacin cumplirn tres objetivos bsicos dentro de las organizaciones: 1. Automatizar los procesos operativos. 2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones. 3. Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.

Entrada de Datos

Reportes e Informes

PROCESO

Interfase Automtica de entrada

Almacenamiento

Interfase Automtica de Salida

Clientes
Sistemas Sistemas de apoyo a las decisiones estratgicos (Nivel gerencial y altos ejecutivos) Sistemas transaccionales (Nivel operativo)

Proveedores
Sistemas

estratgicos

Sistemas

Estratgicos

Competencia

A continuacin se mencionan las principales caractersticas de estos tipos de sistemas de informacin. Sistemas Transaccionales. Sus caractersticas: A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra, debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin. Con frecuencia son el primer tipo de sistemas de informacin que se implanta en las organizaciones. Muestran una intensa entrada y salida de informacin; sus clculos y procesos suelen ser simples y poco complejos. continua

 Tiene la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, que atravs de ellos se cargan las grandes bases de informacin para su posterior utilizacin. Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son visibles y palpables. Son fcilmente adaptables a paquetes de aplicacin que se encuentran en el mercado, ya que automatizan los procesos bsicos que por lo general son similares o iguales en otras organizaciones.
continua

 Sistemas de apoyo a las decisiones. Sus Caractersticas: Suelen introducirse despus de haber implantado los sistemas transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos constituyen su plataforma de informacin. La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la alta administracin en el proceso de toma de decisiones. Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de informacin. No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen continua

los ingresos del proyecto de inversin. Suelen ser sistemas de informacin interactivos y amigables, con altos estndares de diseo grafico y visual, ya que estn dirigidos al usuario final. Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivas y estructuradas, as como no repetitivas y no estructuradas. Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de Informtica.

Los sistemas de apoyo a las decisiones se pueden clasificar en: DSS (decision support systems), sistemas de apoyo a la toma de decisiones. GDSS (group decision support systems), sistemas de apoyo a la toma de decisiones de grupo. EIS (executive information systems), sistemas de informacin para ejecutivos. EDSS (expert decision support systems), sistemas expertos de apoyo a la toma de decisiones.

DSS

GDSS

EIS

EDSS

Sistemas de Informacin transaccionales

BASE DE DATOS ORGANIZACIONAL

Sistemas de Informacin transaccionales

CAPTURA Y PROCESAMIENTO DE TRANSACCIONES

 Sistemas estratgicos. Sus caractersticas son: Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones. Sin embargo, este tipo de sistemas puede llevar a cabo dichas funciones. Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado. Tpicamente, su forma de desarrollo se basa en incrementos y a travs de su evolucin dentro de la organizacin. continua ...

 Su funcin es lograr ventajas que los competidores no poseen, tales como ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. Otra caractersticas es que las ventajas que se logran a travs de estos sistemas no son eternas, es decir existen un periodo de vigencia similar al tiempo en que tardan los competidores en alcanzar las diferencias o ventajas obtenidas por el sistema de informacin estratgico (SIE). Apoyan el proceso de innovacin de productos y procesos dentro de la empresa, debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una forma de hacerlo es innovando productos.

LOS SISTEMAS INTEGRALES DE ADMINISTRACIN

Sistema SAP R/3

Un sistema de la naturaleza de SAP R/3 se puede considerar obviamente como transaccional, pero tambin tiene un sentido estratgico, pues un sistema integral de administracin puede ofrecer servicios o productos diferenciados al cliente, lo cual se puede convertir en la base de competencia favorable para la compaa que posea este recurso de informacin, como por ejemplo, ventajas en servicios, atencin a clientes, etctera. contina

Los Componentes del SAP R/3 son: Ventas y Distribucin: apoya los procesos de venta y facturacin. Materiales: apoya las actividades de abastecimiento de materiales para produccin. Produccin: planificacin y control de produccin. Calidad: apoyo al control de calidad. Mantenimiento: planificacin y ejecucin de actividades de mantenimiento. continua

 Recursos Humanos: la planificacin y control total del personal. Finanzas: contabilidad en general. Contralora: movimientos de costos e ingresos. Activos Fijos: control y evaluacin de activos fijos. Sistema De Proyectos: administracin de proyectos. Workflow: enlaza los diferentes mdulos de R/3. Soluciones Por Sector: conecta los mdulos de R/3 con funciones especiales para industrias especficas.

continua

Los factores que han propiciado el xito de SAP R/3 son: Que es un sistema abierto. Tiene una total integracin en datos y aplicaciones. Es un sistema para todas las operaciones empresariales, con procesamiento interactivo. Y, tiene presencia a nivel mundial.

Evolucin de los Sistemas de Informacin

En primer lugar se implantan los sistemas transaccionales, posteriormente, se introducen los sistemas de apoyo a las decisiones . Por ltimo, se desarrollan los sistemas estratgicos que dan forma a la estructura competitiva de la empresa.
En la dcada de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la Escuela de Negocios de Harvard, desarrollo una teora que influy sobre el proceso de planeacin de los recursos y las actividades de informtica. continua...

Segn Nolan, la funcin de la informtica en las organizaciones evoluciona a travs de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuacin: Etapa De Inicio: comienza con la adquisicin de la primera computadora y normalmente se justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles, sus primeras aplicaciones son los sistemas transaccionales. Su administracin es pequea y consta de un operador y /o un programador. Finaliza con la implantacin del primer sistema de informacin. continua

 Etapa De Contagio o Expansin: las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto de los sistemas transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio. El pequeo departamento es promovido a una categora superior, donde se contrata personal especializado y nacen otros puestos tales como analista de sistema, analista -programador, programador de sistemas. Adems, los analistas son asignados a las reas funcionales de los usuarios, con el fin de desarrollar nuevas aplicaciones. continua

 Etapa De Control o Formalizacin: en esta etapa las aplicaciones estn orientadas a facilitar el control de las operaciones del negocio para otorgarles mayor eficiencia. En esta etapa se inician el desarrollo y la implantacin de estndares de trabajo dentro del departamento, tales como estndares de documentacin, control de proyectos, desarrollo y diseo de sistemas. Posteriormente, personal con habilidades administrativas y preparado tcnicamente se integra a la organizacin del departamento de sistemas. continua

 Etapa de Integracin: la integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado directo de la centralizacin del departamento de sistemas bajo una sola estructura administrativa. Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas administradores de base de datos y lenguajes de cuarta generacin permiten la integracin.

 Etapa De Administracin De Datos: en esta etapa la informacin es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios. Es necesario administrar los datos en forma apropiada, es decir almacenarlos y mantenerlos en forma apropiada para que los usuarios puedan utilizarla fcilmente. El usuario de la informacin adquiere la responsabilidad de la integridad de la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

 Etapa De Madurez: al llegar a esta etapa, se introducen las aplicaciones desarrolladas en la tecnologa de base de datos y se logra la integracin de redes de comunicaciones con estaciones de trabajo en lugares remotos, a travs del uso de recursos computacionales. Se perfeccionan muchos de los controles implantados en las etapas anteriores, y se es menos rgido en la aplicacin de los mismos.

Tendencias futuras
El uso de la tecnologa de informacin en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro ser an mayor. Las principales tendencias respecto a los sistemas de informacin son las siguientes: La tecnologa de informacin se usar como parte de la estrategia corporativa. Las empresas de ms xito sern manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratgicas de manera creativa. continua

 La tecnologa ser parte del trabajo en equipo de las empresas. Ser utilizada para reducir el trabajo, mejorar la calidad y dar mejores servicios a los clientes. Se utilizar la tecnologa de Internet para crear Intranets en las corporaciones como plataforma de divulgacin de informacin, facilitar la creacin de oficinas virtuales para las personas que requieren estar en diferentes localidades, lo cual permitir el uso del correo electrnico y de conferencias por computadoras y facilitara la comunicacin global.

CONCLUSIONES
El mayor de los activos de una compaa hoy en da es su informacin, representada en su personal, experiencia, conocimiento, innovaciones (patentes, derechos de autor, secreto comercial). Para poder competir, las organizaciones deben poseer una fuerte infraestructura de informacin, en cuyo corazn se sita la infraestructura de la tecnologa de informacin.

De tal manera que el sistema de informacin se centre en estudiar las formas para mejorar el uso de la tecnologa que soporta el flujo de informacin dentro de la organizacin. Las tecnologas de la informacin, las comunicaciones y los sistemas de informacin son las herramientas muy poderosas que pueden ser utilizadas por las empresas para competir mejor en el entorno tan turbulento en el que se desenvuelven las organizaciones.

GRACIAS.