Diplomado en Direccin de Proyectos

Taller de Microsoft Project 2010

Sesin 1 Planificacin del Proyecto (I)
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Objetivos de la Sesin
Conocer las principales funcionalidades del MS Project Explicar la creacin del proyecto mediante WBS Chart Pro. Explicar la creacin del proyecto mediante MS Project. Explicar el esquema de planificacin con MS Project.

Contenido de la Sesin
1. Introduccin al MS Project 2010 1. 2. 3. 4. 5. Generalidades Cinta de Herramientas Explorando Vistas Explorando Tablas Conociendo los Informes

2. Planificacin del Proyecto (I). 1. Creacin del proyecto mediante el WBS Chart Pro 2. Creacin del proyecto mediante MS Project 2010 3. Creacin de Calendarios

1. INTRODUCCIN A MS PROJECT 2010

1.1. Generalidades
Explorar el nuevo entorno de MS Project usando: La Cinta de Herramientas. El Diagrama de Gantt. La Escala de Tiempo.

La Cinta

Vista de Escala de Tiempo

rea de Texto del Diagrama de Gantt

rea de Barras del Diagrama de Gantt

Atajos a vistas y Deslizador de Zoom

 Mediante la pestaa Archivo, podr acceder a la vista Backtage , donde podr abrir, guardar, imprimir y establecer opciones de configuracin.

Administrar Cuentas: Utilizable si usa Project Server. Organizador: til para intercambio de elementos entre proyectos.

1.2 Cinta de Herramientas

Los comandos estn colocados en agrupaciones lgicas mediante pestaas en la cinta de herramientas.
Barra de Herramientas de Acceso Rpido

Pestaas principales que organizan los comandos

Botones de comandos

Los grupos que organizan a los comandos lgicamente

1.3 Explorando Vistas

Botn Diagrama de Gantt Ms vistas

Opciones adicionales
Atajos a vistas 9

1.3 Explorando Vistas

Vistas de Tareas

Vistas de Recursos Vistas de Datos Vistas de Paneles

autor.

1.4 Explorando Tablas

Tabla de Entrada Tabla de Costos Tabla de Programacin Tabla de Resumen Tabla de Seguimiento Tabla de Trabajo

Tablas Personalizadas

1.5 Conociendo los Informes

Informes Generales Informes de Actividades Actuales Informes de Costos Informes de Asignaciones Informes de Carga de trabajo Informes Personalizados

Informes
Opcin Informes

Cuadro de dilogo con categoras de informes

Informes Personalizados

2. PLANIFICACIN DEL PROYECTO (I)

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2.1 Creacin del Proyecto mediante WBS Chart PRO)

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WBS Chart Pro

El WBS Chart Pro es una herramienta de la empresa Critical Tools, que permite la creacin del WBS. El WBS Chart Pro ofrece una interfaz directa con MS Project.

Creacin del WBS

En el WBS Chart Pro slo se ingresa los entregables

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Exportar del WBS Chart Pro a MS Project

Con el comando GO TO PROJECT se pasa la informacin al MS Project

Exportar del WBS al MS Project

2.2 Creacin del Proyecto mediante MS Project 2010

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Esquema de la Planificacin
1. CREACIN DEL PROYECTO
Planificacin

Iniciacin

Ejecucin

2. REVISIN Y AJUSTE DEL PROYECTO

3. CONFIGURACIN DE LNEA DE BASE

Cierre
Seguimiento y Control

Pasos para crear el proyecto

1. CREACIN DEL PROYECTO

2. REVISIN Y AJUSTE DEL PROYECTO

3. CONFIGURACIN DE LNEA DE BASE

1. Crear el proyecto. 2. Ingresar entregables. 3. Ingresar tareas. 4. Ingresar tareas repetitivas. 5. Ingresar hitos. 6. Crear calendarios. 7. Definir recursos y costos. 8. Ingresar duraciones a las tareas. 9. Asignar recursos a las tareas. 10. Secuenciar entregables y actividades. 11. Asignar propiedades a las actividades.

Pasos para crear el proyecto

1. CREACIN DEL PROYECTO

2. REVISIN Y AJUSTE DEL PROYECTO

1. Identificacin de la Ruta Crtica. 2. Ajuste del tiempo del proyecto. 3. Ajuste del costo del proyecto. 4. Nivelacin de recursos.

3. CONFIGURACIN DE LNEA DE BASE

Pasos para crear un proyecto

1. CREACIN DEL PROYECTO

2. REVISIN Y AJUSTE DEL PROYECTO

1. Creacin de la lnea base 2. Emitir la Curva de Valor Planeado 3. Auditar la lnea base

3. CONFIGURACIN DE LNEA DE BASE

Informacin de Input de Gestin de Proyectos Informacin necesaria para empezar: Fecha de inicio del proyecto. WBS. Lista de actividades. Lista de hitos.

Crear el Proyecto

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Crear el Proyecto
Para crear un proyecto debe ingresar a MS Project 2010

Crear el Proyecto -> Ingresando la Fecha de Inicio

Ingresar Entregables

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1era Opcin: Utilizando la herramienta WBS Chart Pro

2da Opcin: Utilizando MS Project 2010

3era Opcin: Utilizando Microsoft Office Excel

Ingresar Actividades

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Actividadesa MS Project 2010. La definicin de actividad se proporciona de la declaracin del alcance y la estructura de descomposicin de trabajo (EDT).

Los entregables estn divididos en actividades (tareas ms pequeas) de forma que se puedan gestionar y controlar mejor dentro de un proyecto.

Escenario Inicial del Proyecto

Entregables del proyecto

Ingresamos las actividades

Actividades

Aplicando sangra a las actividades

Aplicar sangra para crear tarea resumen (entregables)

Ingresar actividades repetitivas

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Actividad Repetitivaa MS Project 2010.

Una actividad repetitiva sucede con cierta frecuencia en el tiempo. Una actividad repetitiva tiene la misma asignacin de recursos, duracin y cantidad de trabajo. Ejemplos: Reuniones de coordinacin semanal del proyecto. Reuniones de monitoreo de riesgo. Elaboracin del informe de Desempeo del proyecto. Elaboracin del informe de Desempeo del trabajo.

Ingresar actividades repetitivas

Ingresar hitos

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Hito (Milestone)MS Project 2010.

Un hito (Milestone) es un punto referencial que marca un evento importante en el proyecto. Se utiliza para verificar el progreso del proyecto comparndolo contra un evento programado o requerido. Un hito tiene duracin cero. Ejemplos:

Fecha de inauguracin programada. Fecha de inicio de un proyecto relacionado. Fecha contractual requerida de entrega de obra.

Hito

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2.3 CREACIN DE CALENDARIOS

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Informacin de Input de Gestin de ProyectosProject 2010.

Informacin necesaria para empezar: Calendario del proyecto Calendario de recursos Calendario de tareas Lista de recursos del proyecto Costos de los recursos

Tipos de Calendarios
Calendario Base Es un calendario que viene predefinido en MS Project. Es usado como plantilla en la definicin del calendario del proyecto, los calendarios de recursos o los calendarios de tareas. Project proporciona tres tipos de calendario base: 1. Estndar ( 8:00 a.m. a 5:00 p.m., entre semana, con una hora de descanso para el almuerzo) 2. 24 horas 3. Turno de noche.

Tipos de Calendarios
Calendarios Base

Calendario Estndar
Se usan como plantilla para definir

Calendario del Proyecto

Calendario 24 horas

Calendario del Recursos

Calendario Turno Noche

Calendario de Tareas

Creacin del Calendario del Proyecto

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Tipos de Calendarios Calendario del Proyecto

Calendario utilizado para definir la programacin de trabajo predeterminado (valor por default u omisin) para todas las tareas de un proyecto. Por ejemplo, para un determinado proyecto se trabaja en horario normal de 8:00a.m. a 1:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m., siempre y cuando no se especifique algo diferente para algn recurso o actividad especfica.

Crear nuevo calendario del proyecto

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Creacin del calendario del proyecto

Para hacer cambios al calendario creado, haga clic en la ficha Excepciones o Semanas laborales, que se encuentra en la mitad inferior del cuadro de dilogo.

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Creacin de Calendario de Recursos

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Tipos de Calendarios
Calendario de Recurso Calendario utilizado para definir la programacin de trabajo especfica para un recurso determinado. Ejemplo: Se ha contratado un consultor cuya obligacin contractual es trabajar lunes, mircoles, y viernes de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.

Crear Calendario de Recursos: Primera Forma Calendario de Recurso

Primero se crea el calendario de recursos. Luego en la Hoja de Recursos, se asigna al recurso el calendario respectivo, con esto todas las actividades que se le asigne sern programadas de acuerdo a la configuracin del calendario de recurso creado.

Crear Calendario de Recursos: Segunda Forma Calendario de Recurso

Primero se crea el calendario de recursos. Seleccione pestaa Recurso, Grupo Propiedades , haga clic en Informacin del recurso. De la pestaa General, haga clic en Cambiar calendario laboral. En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, escoja el calendario del recurso, luego haga clic en el botn Aceptar.

Crear Calendario de Recursos: Segunda Forma

Creacin del Calendario de Tareas

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Tipos de Calendario Calendario de Tarea

Calendario que se crea cuando deseamos que una tarea se ejecute fuera del tiempo de trabajo del calendario del proyecto y/o del calendario del recurso.

Ejemplos: Estamos usando un calendario base estndar para todo el proyecto pero necesitamos que una tarea especfica se haga en la noche. Una tarea especfica debe realizarse en un da determinado de la semana. Una tarea especfica solo puede realizarse en fin de semana.

Crear Calendario de Tareas

Se crea el calendario de tarea. Se inserta la columna calendario de tareas. Se asigna el calendario de tarea a una actividad especfica.

Caso Prctico Nro. 1

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