Universidad del Rosario

Especializacin en Revisoria Fiscal

Materia: AUDITORIA DEL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO
Temas:
Conceptos: Definiciones y Objetivos
Aplicaciones
Metodologa
Estudio Ambiental del rea
Estudio de la Gestin Administrativa
Informe de la Auditoria
Ejemplos :
Ventas
Recursos Humanos
Inventarios







Profesor :
Luis Carlos Beltrn Pardo


Bogot D.C. 2006
CONCEPTO DE LA
Auditoria del Control
Interno
Por Auditoria del Control
Interno debe entenderse:
El servicio que presta la
persona encargada
cuando examina ciertos
aspectos administrativos,
con la intencin de hacer
recomendaciones para
incrementar la eficiencia
operativa de la entidad de
por lo general requiere un
equipo multidisciplinario.



OBJETIVO DE LA Auditoria
del Control Interno
El objetivo de la Auditoria del Control Interno
se cumple al presentar recomendaciones que
tiendan a incrementar la eficiencia de las
empresas o entidades a que se practique.

Existen tres niveles en que la Auditoria del
Control Interno puede participar en apoyo a las
empresas o entidades, a saber:

En la emisin de opiniones sobre el estado
actual de lo examinado. (Diagnostico de
obstculos)
En la participacin para la creacin o diseo de
sistemas, procedimientos, etc., interviniendo
en su formacin.
En la implantacin de los cambios e
innovaciones. ( Implantacin de sistemas, etc.)

La Auditoria del Control Interno
persigue:

_ Detectar problemas y
proporcionar las bases para
solucionarlos
.
_ Prever obstculos
a la eficiencia.
_ Presentar recomendaciones
para simplificar el trabajo e
informar sobre obstculos al
cumplimiento de planes y todas
aquellas cuestiones que se
mantengan dentro de primer
nivel de apoyo a la
administracin de las empresas
o entidades, en la consecucin
de la optima productividad del
servicio.


El auditor Operacional, al revisar las
funciones de una empresa o entidad
investiga, analiza y evala los hechos,
es decir diagnostica obstculos de la
infraestructura administrativa que los
respalda y presenta recomendaciones
que tiendan a eliminarlos.

El auditor Operacional hace las veces del
mdico general, que diagnstica las
fallas ( enfermedades) dando pie a la
participacin del especialista, que
puede ser l mismo u otro auditor, el
que promover las soluciones
concretas.



APLICACION DE LA
Auditoria del Control
Interno

O La Auditoria del Control Interno
puede realizarse en cualquier poca y
con cualquier frecuencia; lo
recomendable es que se practique
peridicamente, a fin de que rinda sus
mejores frutos. As, puede prepararse
u programa cclico de revisiones, en el
cual un rea sea revisada cuando
menos cada dos aos, mantenindose
un examen permanente de aquellas
operaciones que requieran especial a
tensin del monto de recursos
invertidos en ellas o por su critica.








METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (I)

DIRECTRICES DE
ACTUACIN

La Auditoria del Control
Interno, tiene que ser
desarrollada por
profesionales
independiente. Sin embargo
el concepto de mantener
una actitud objetiva es
vlido. Esto evitar
influencias o presiones por
parte de las personas que
tienen a su cargo las
operaciones, objeto del
examen.


METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (II)
El auditor Operacional debe precisar si
tiene los conocimientos y experiencia
que requiere el caso particular. Cabe
destacar que por la naturaleza de la
Auditoria del Control Interno, el
auditor, en ocasiones, trabaja en
coordinacin con especialistas de otras
disciplinas; en estos casos, podr
tomar como suya la labor realizada por
otros profesionales y aceptar la
responsabilidad correspondiente
cuando tenga la capacidad de
supervisarla. Adems, deber indicar
claramente en su informe, que se ha
apoyado en el trabajo de otros
profesionales.


METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (III)
El auditor Operacional de las
empresas o entidades deber
obtener evidencia suficiente que
respalde las opiniones o
sugerencias que contenga su
informe; dicha evidencia debe
quedar debidamente documentada
en los papeles de trabajo del
auditor Operacional.

OPERACIONES
En la Auditoria del Control Interno
se define a una operacin como al
conjunto de actividades orientadas
al logro de un fin u objetivo
particular dentro de la empresa o
entidad.


METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (IV)
En el enfoque de trabajo de la Auditoria
del Control Interno, las operaciones que
realiza una empresa o entidad deben
considerarse de manera integral,
independientemente de que, en la
mayora de los casos la ejecucin de una
operacin en particular est asignada a
varios departamentos, oficinas, secciones
o dependencias.

Aunque el enfoque descrito establece el
estudio de las operaciones directamente
y no del personal que las realiza, la
investigacin deber determinar si el
personal encargado de la operacin tiene
capacidad para ejecutarla.

METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (V)

La metodologa se simplifica en
tres pasos fundamentales:

1. FAMILIARIZACION
El auditor debe familiarizarse con
la operacin que se revisara
dentro del contexto de la
empresa o entidad que se esta
auditando a travs del estudio
de:
7 Los problemas especiales
inherentes al ramo de la
actividad en que se desenvuelve
la empresa o entidad y que
inciden en la administracin de
la operacin que se revisa.

METODOLOGIA DE LA
Auditoria del Control
Interno (VI)
7 La infraestructura especfica establecida
para hacer frente a la administracin de
la operacin (planeacin, organizacin,
direccin y control ), y
7 Los antecedentes respecto de deficiencias
detectadas a travs de cartas de
sugerencias u otros informes emitidos en
el pasado por auditores internos,
externos o consultores.

Adems se incluyen algunos lineamientos
que permitirn al auditor Operacional
sistematizar sus esfuerzos para
familiarizarse con la empresa o entidad
en general y con la operacin que se
revisara en general:

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE LA
AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO
Los procedimientos bsicos de auditoria
deben ser realizados al efectuarse las
pruebas y cuya extensin y alcance
dependen de la confianza en el sistema
de control interno de la empresa.
Las preguntas de los cuestionarios para
la revisin y evaluacin del control
interno, se deben disear soportados en
los respectivos procedimientos,
adicionados con sus pruebas de
Auditoria, previa la evaluacin de los
hallazgos, evidencias de cada uno de los
procedimientos aplicables, segn los
alcances de la Auditoria y de las
circunstancias especiales de la empresa.
OBJETIVOS DE LAS PRUEBAS DE
AUDITORIA DEL CONTROL INTERNO
Determinar:

La forma como estn cumpliendo los directivos y
funcionarios sus obligaciones administrativas y las
responsablidades asignadas.
Las conexiones que pueden existir entre los
funcionarios y empleados con otras empresas con
las cuales se negocian.
Las polticas de contratacin de funcionarios y
empleados y las incompatibilidades establecidas.
Si los funcionarios y empleados que manejan
fondos, valores y almacn estn respaldados con
plizas de manejo y cumplimiento y si el monto
de tales seguros y garantas tienen adecuada
cobertura.
Si los activos de la empresa estn
adecuadamente protegidos con plizas de
seguros que cubran los riesgos que estn sujetos
tales bienes.
Si se obtiene el mayor beneficio por la empresa
en cuanto a cobertura de los seguros y el costo
de las primas que se pagan.

OBJETIVOS D LOS PAPELES DE
TRABAJO
Basados en los principios de Auditoria
generalmente aceptadas, se debe tener en
cuenta todos los procedimientos que se
consideren necesarios y adems
contribuyen a:
Establecer un plan a seguir con el mnimo
de dificultades.
Facilitar la labor y promover su eficiencia y
desarrollo profesional.
Verificar que no sean omitidos los
procedimientos aplicables en las
circunstancias.
Indicar a los supervisores y encargados, las
pruebas realizadas y las no aplicables o
pendientes de efectuar.
Servir de gua para la planeacin de futuras
auditorias.
Ayudar a controlar el trabajo, desarrollo y a
establecer responsabilidades.
Facilitar la supervisin del trabajo
efectuado y comprobar la ejecucuon del
programa de auditoria.
Controlar los papeles de trabajo, indicando
en el programa el ndice de la cdula o
planilla donde se cumpli el procedimiento
sealado.

ESTUDIO AMBIENTAL
(I)

Se puede obtener informacin
orientadora de gran valor que permita al
auditor diagnosticar las reas criticas. El
grado de profundidad de esta
investigacin inicial ser definido por el
criterio del auditor. Los principales
aspectos a investigar sern:

1. La importancia que para la empresa o
entidad representa la operacin que se
evalua, medida de acuerdo a las
repercusiones financieras que tendra si
se mejorara su eficiencia.

ESTUDIO AMBIENTAL
(II)
2. Indicadores tales como
rotaciones, razones
financieras, etc.
3. Estructura de la
organizacin y polticas
aplicables a la operacin
que se revisa.
4. Reglamentacin estatal y
municipal que rigen las
practicas de manejo de la
operacin.
5. Informacin de la forma
como la competencia
resuelve los problemas de
una operacin similar.

ESTUDIO DE LA GESTION
ADMINISTRATIVA (I)
El auditor deber estudiar su
instrumentacin practica a fin de
conocer, en trminos generales sus
caractersticas y posibles deficiencias. La
evaluacin de esta instrumentacin se
har en detalle en una fase posterior por
lo que en este proceso de familiarizacin
al auditor nicamente le interesa conocer
las caractersticas esenciales de la misma.

1. VISITA A LAS INSTALACIONES
Tiene por objeto observar directamente
cmo se efectan las operaciones e
identificar sntomas de problemas.


ESTUDIO DE LA GESTION
ADMINISTRATIVA (II)
2. INVESTIGACIN Y ANLISIS

El objeto de esta segunda fase de la
metodologa es analizar la informacin y
examinar la documentacin relativa para
evaluar la eficiencia y efectividad de la
operacin en cuestin.

En esta fase se realizan pruebas de detalle
de muy diversa ndole, utilizando
especialmente pruebas selectivas a juicio
del auditor o por medio de muestreo
estadstico.

La utilizacin de estadsticas resulta
particularmente efectiva en esta fase y al
respecto es recomendable que sean
verificadas antes de ser utilizadas.

ESTUDIO DE LA GESTION
ADMINISTRATIVA (III)

El tipo de investigaciones o estudios
que se desarrollen para lograr dicha
informacin puede revestir una gama
muy amplia de posibilidades tales
como: entrevistas formales, revisin de
expedientes, revisin de
documentacin, observaciones
directas, actualizacin de estadsticas,
seguimiento y comparacin de
hallazgos, etc.

ESTUDIO DE LA GESTION
ADMINISTRATIVA (IV)
Cualquiera sea el caso, el auditor
deber cuidar que sus
investigaciones se planeen y
desarrollen de tal manera que en el
menor tiempo necesario obtenga la
informacin ms objetiva posible.
Esta caracterstica comn a cualquier
revisin de eficiencia, debe ser
especialmente cuidada en vista de la
diversidad de criterios existentes
para interpretar los resultados de las
medidas tomadas para administrar.
Consecuentemente el auditor debe
buscar hechos y evitar
distorsionarlos con interpretaciones
e inferencias de cualquier naturaleza
hasta no tener todos los elementos
necesarios para formarse una opinin
de conjunto a fin de que el
diagnstico final sea lo mas objetivo
posible.

ESTUDIO DE LA GESTION
ADMINISTRATIVA (V)

3. DIAGNOSTICO
Una vez estudiada y evaluada
la infraestructura
administrativa se sumarn
los hallazgos y se sealar
la interpretacin que se hace
de ellos, reportndose
aquellos que sean indicios de
notorias fallas de eficiencia.
El auditor debe alejarse del
detalle, y con base en los
hallazgos especficos,
ensayar el resumen de los
de mayor relevancia.

ESTUDIO DE LA GESTION
ADMINISTRATIVA (VI)

FASE CREATIVA:
En esta fase se precisa si los problemas
detectados son congruentes con la realidad de
la empresa o entidad. Esta fase no representa,
de ninguna manera la solucin detallada de los
problemas ( dicha solucin corresponde a un
trabajo de consultora).

Sumados los hallazgos se proceder as:
Ensayar un modelo conceptual de la
estrategia administrativa que ms convenga a
la empresa o entidad para la operacin
estudiada de acuerdo con las circunstancias
que la rodean, o bien compararlos con
modelos ya establecidos;
Precisar la prioridad que debe darse a los
elementos del modelo anterior;
Considerar el costo-beneficio del modelo
diseado.

ESTUDIO DE LA GESTION
ADMINISTRATIVA (VII)
REVERIFICACION DE HALLAZGOS
El modelo desarrollado en
la fase creativa se sujetar
a una nueva verificacin
para separar con mayor
precisin de los hechos de
las interpretaciones y avanzar
hacia el diagnstico
definitivo as:

Comparar el esquema con el modelo vigente y
asegurarse que las diferencias son
importantes;
Listar las excepciones encontradas en la
confrontacin y compararlas con las que se
haban listado al iniciarse la fase creativa;
Ratificar la existencia de los problemas
diagnosticados mediante comentarios con las
personas directamente involucradas;

ESTUDIO DE LA GESTION
ADMINISTRATIVA (VIII)
Asegurarse que se trata de
problemas cuya solucin es
factible porque existen tcnicas
disponibles para ello;
Interrelacionar los problemas
encontrados con los que
pudieran haber detectado en
otras reas y asegurarse que las
alternativas de solucin
propuestas no generarn
mayores o ms complejos
problemas o agravarn los
presentes.


ELABORACION DEL
INFORME
Elaborado el borrador
del informe, el auditor
debe proceder a:
Discusin del borrador
con los involucrados:
Discutir con los
involucrados el borrador
del informe persigue el
doble propsito de
asegurarse de que se
trata de hallazgos reales
y que los involucrados
coinciden con su
existencia precisamente
en la forma en que se
describe en el borrador.
Informe definitivo.



INFORME DE LA AUDITORIA
El informe sobre la Auditoria es el
producto terminado del trabajo realizado
y frecuentemente es lo nico que
conocen los altos funcionarios de la
empresa o entidad de la labor del auditor.

Su contenido debe enfocarse a mostrar
objetivamente, en su caso, los problemas
detectados en relacin con la eficiencia
operativa de la empresa o entidad y con
los controles Operacionales establecidos,
lo que coincide fundamentalmente con la
finalidad del examen realizado. Este
enfoque permitir as mismo, que de la
solucin dada a dichos problemas, surjan
oportunidades que coadyuven al logro de
las mejoras en la eficiencia operativa y en
ltima instancia en la productividad.

NATURALEZA DEL
INFORME (I)
Por las caractersticas de la
Auditoria del Control Interno, el
informe debe tener la naturaleza
equivalente a un diagnstico, en el
cual se plasmen los hallazgos
derivados del trabajo, relacionados
con la eficiencia Operacional y el
efecto y las consecuencias de los
problemas detectados.

El informe o diagnstico de la
Auditoria del Control Interno no
tiene la finalidad de emitir un
dictamen, no es posible darle tal
alcance.


NATURALEZA DEL
INFORME (II)
El informe de la Auditoria del
Control Interno es distinto al
producto terminado de un
proyecto de consultora en
administracin pues en este
ultimo, el resultado final
implica necesariamente
proporcionar sugerencias
especificas, al diseo de las
formas, procedimientos y
sistemas necesarios, la
instalacin de ellos y
posteriores visitas de
supervisin; todo ello con el
propsito de que las ideas
presentadas funcionen a
plenitud y aporten los
beneficios deseados.


ESTRUCTURA DEL INFORME DE
AUDITORIA (I)
El contenido bsico del informe
normalmente debe incluir los siguientes
tres elementos:
Alcance y limitaciones del trabajo:
Debe ser breve y en ella deben
identificarse los objetivos del trabajo
realizado; las operaciones sujetas a
examen; el criterio de prioridades
establecido; la contratacin especifica, en
su caso; las limitaciones; la participacin
de los profesionales si la hubo, y la
responsabilidad asumida sobre las
labores que hayan realizado.
Situaciones que afecten
desfavorablemente la eficiencia
Operacional (presentar un resumen
jerarquizado.)
ESTRUCTURA DEL INFORME DE
AUDITORIA (II)
Sugerencias para mejorar la eficiencia:
Es conveniente que las sugerencias se
incluyan inmediatamente despus de
que se sealaron las situaciones que
afectan desfavorablemente la eficiencia
de operacin. Dichas sugerencias
podrn ser especificas en los casos en
que se tengan elementos para ello; en
otras ocasiones las recomendaciones
tendrn un carcter general.

Estas recomendaciones deben estar
enfocadas a que se mejore la eficiencia
citando casos especficos en los cuales
puedan modificarse los procedimientos
o criterios, cuantificando en lo posible
los resultados previsibles de un
cambio.

ESTRUCTURA DEL INFORME DE
AUDITORIA (III)
EVALUACIN Y EFECTO DE
LOS PROBLEMAS
El enfoque que conviene dar al informe
debe tender a resaltar objetivamente,
siempre que sea posible, el efecto
cuantificado que provocan las
ineficiencias detectadas, sus causas y
consecuencias.

Generalmente el mencionar en el informe
la causa de la ineficiencia, proporciona
las bases para los cambios que deban
efectuarse para eliminarse.


ESTRUCTURA DEL INFORME DE
AUDITORIA (IV)
RESPONSABILIDAD
La responsabilidad del auditor
Operacional consiste en informar sobre
los problemas detectados y sugerir
posibles soluciones. La implantacin de
las medidas necesarias para solucionar
los problemas detectados, en trminos
generales, queda fuera del alcance del
trabajo de la Auditoria del Control
Interno, incluso en aquellos casos en
que el auditor haya presentado
recomendaciones especificas.

La solucin de los problemas es
responsabilidad directa de las
directivas de la empresa o entidad.
ESTRUCTURA DEL INFORME DE
AUDITORIA (V)

FORMA
Los hallazgos de la Auditoria del
Control Interno pueden irse
comunicando en el curso del examen o
su termino; esta depender en gran
parte de la trascendencia de los
problemas detectados y de la urgencia
de que se apliquen las medidas
correctivas.

Es importante que el resultado de la
Auditoria del Control Interno se
presente invariablemente por escrito.

Debe ser tan verstil como sea
necesario para lograr una adecuada
comunicacin.


RECOMENDACIONES PARA ELABORAR
EL INFORME

* Definir cul es el propsito del informe (
final, parcial, de detalle, de panorama)
* A quin se dirige.
* Qu le interesa al los a los lectores (No
decir lo que se conoce) uso de sntesis
(permite tener una idea general sin leer
todo el informe ).
* Necesidad de seccionar y utilizar
ndices.
* Utilizacin de subttulos ( fijar ideas,
ayudan a memorizar ).
* Los comentarios deben jerarquizarse.
* Las tendencias y las cifras relativas
pueden ser mejores que las estadsticas
y los nmeros absolutos.

* Enfatizar los aspectos ms
significativos que mejoren la operacin
de la empresa o entidad. Cualquier
directivo estar interesado en cambios
de procedimientos que resulten en
reduccin de costos. No estar
igualmente interesados en controles
protectivos.
* Limitar el informe al mnimo necesario.
* Omitir partidas o hechos poco
significativos que no requieran la
atencin de los ejecutivos.
* No esperar que el funcionario conozca
tecnicismos. Escribir el informe en el
leguaje que l est acostumbrado a
usar.
* No hacer crticas que no vayan
acompaadas de sugestiones
constructivas o que no estn
respaldadas por hechos.

* Discutir el informe con todos los
responsables que se vean afectados
por sus observaciones y
recomendaciones.
* En la medida en que sea posible,
obtener el acuerdo de loso
funcionarios afectados poro las
recomendaciones, y en su caso,
presentarlas como sugestiones
conjuntas.
* Si no cuenta con la aprobacin de los
afectados, cuando menos asegrese
que si hay acuerdo a las circunstancias
y hechos que se informan..
* Enviar copias del informe a todos los
encargados de loso departamentos
operativos que se vean afectados, as
como al funcionarios superior
responsable de la operacin auditada.
* No circular material que no contenga el
propio informe.
Auditoria del Control
Interno DE COMPRAS
CONCEPTO Y ALCANCE DE LA
OPERACIN DE COMPRAS

La actividad de compras es el
conjunto de actividades que
desarrollas una empresa o entidad
para adquirir los recursos
necesarios, principalmente de
carcter material para la realizacin
de sus objetivos.

La operacin de compras
comprende entre otras, las
siguientes actividades:


eProponer objetivos, polticas y metas
de compras, aplicarlos y vigilarlos.

eFormular el plan general de compras y
programar adquisiciones de acuerdo
con las necesidades de la empresa o
entidad.

eCoordinar en forma eficiente los
recursos humanos, materiales y
tcnicos que integran la operacin de
compras y proponer los cambios
pertinentes.

eEstablecer y actualizar los registros de
precios y condiciones de compra de los
diversos artculos, que de manera
repetitiva, se requieren en la empresa
o entidad y mantener informacin
histrica de esos artculos.

eRecibir y tramitar las solicitudes y
requisiciones para adquirir los artculos y
servicios de las diversas reas de la
empresa o entidad que lo requieran.
eVigilar que los departamentos que
solicitan la adquisicin de algn articulo
lo hagan cumpliendo con los requisitos
establecidos por la empresa o entidad,
con las especificaciones adecuadas de los
artculos requeridos y con la oportunidad
que permita su abastecimiento normal.
eObtener de diversos proveedores
cotizaciones y otras condiciones de
compra de los artculos y servicios.



eAnalizar las posibilidades y
alternativas en la adquisicin de
cada articulo requerido.

eSeleccionar al proveedor que por
sus condiciones de venta del
articulo requerido, as como las
propias de su empresa o entidad,
garanticen una compra optima al
menor costo y aseguren el
abastecimiento optimo de los
artculos adecuados.

eVigilar que los pedidos fincados se
surtan de acuerdo con lo solicitado
en cantidades, especificaciones,
tiempo, precio y dems condiciones
de entrega.

ePresentar las reclamaciones y en su
caso hacer la devolucin de
artculos surtidos en desacuerdo
con el pedido, aclarar las
responsabilidades de la propia
empresa o entidad y atender
observaciones de cualquier tipo que
presenten los proveedores.
eParticipar en el establecimiento de
las polticas relativas al pago a
proveedores considerando las
condiciones de Tesorera de la
empresa o entidad para aprovechar
al mximo las posibilidades de
negociacin de las compras.
eCoordinar sus actividades con reas
relacionadas, principalmente,
produccin, ventas, almacenes,
control de calidad y tesorera.


METODOLOGIA
1. FAMILIARIZACIN

-El auditor debe familiarizarse en lo
particular con la operacin de
compras, llevando a cabo un
estudio general de sus objetivos,
polticas, organizacin, ubicacin de
la operacin de compras en el flujo
de las operaciones.
-Estudiar los expedientes de
Auditoria e informes y cartas de
recomendaciones o sugerencias
cuando esto sea aplicable.


VISITA A LAS INSTALACIONES
- Inspeccionar las instalaciones de
compras, incluyendo las reas de
recepcin, almacenaje, etc.


2. INVESTIGACIN Y ANLISIS

ANLISIS FINANCIERO Y DE
INFORMACIN OPERATIVA

- Analizar la informacin existente
relativa a compras, tanto de carcter
interno como externo.
- Deber analizarse si el tipo de
estadsticas que la empresa o entidad
mantiene es adecuado a sus
necesidades.

- Estudiar las cifras estadsticas y
proyecciones de compra, tanto en
unidades como en valores.
- Comparar los datos de compras con las
de ejercicios anteriores y de ser posible
con los de entidades similares. Se
considera de utilidad elaborar cuadros
comparativos con cifras internas y
externas, razones financieras y otros
datos relativos tales como condiciones,
precios de algunos artculos, etc.



ENTREVISTAS
Elaborar
cuestionarios y guas
de entrevistas que
permitan conocer como
se realiza la operacin
de compras. Estas
entrevistas debern
hacerse tanto con las
personas que deciden
las polticas de compras
como con las que las
ejecutan, as como con
las que tienen a su
cargo actividades
relacionadas con las
compras.

EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN E
INVESTIGACIONES ESPECIFICAS.

+ Estudiar los diversos registros, formas,
archivos relativos a compras,
proveedores, requisiciones, anlisis de
precios, condiciones de compra,
estadsticas, anlisis de casos
significativos, etc.
+ Comprobar la validez de los datos
obtenidos en las etapas anteriores, en
los anlisis estadsticos y en las
entrevistas. Analizar los programas de
Auditoria interna y de ser posible los
papeles de trabajo que origine para
detectar reas en las que se puede
sugerir algunos procedimientos
adicionales que permitan asegurarse que
las polticas establecidas para llevar a
cabo las compras se cumplen
adecuadamente.

+ Preparar diagramas de flujo que
muestren la secuencia de la operacin,
lo cual facilita la localizacin de
aspectos susceptibles de mejorarse.
+ Cuantificar el posible efecto de
cambios en algunos artculos,
materiales y en los mtodos de
compra. Investigar si la empresa o
entidad opera con base en algn
presupuesto de compras en cuyo caso
deber estudiarse ste; analizar sus
variaciones principales y obtener una
explicacin sobre los mismos.

+ Conviene investigar si se
tiene establecida una
poltica de rotacin de
compradores cuando el
volumen de las compras
permita esta practica. As
mismo deber
investigarse si se tiene
una adecuada
supervisin del personal
que efecta directamente
las compras.
+ Revisar los mtodos de
trabajo, manuales de
procedimientos,
instructivos y formas en
uso que regulen la
operacin de compras.

RESUMEN Y DISCUSIN
PREVIA DE LOS PROBLEMAS
DETECTADOS

_ Estudiar la informacin obtenida
para sugerir cambios en los
procedimientos que puedan mejorar
la eficiencia en la operacin de
compras.
_ Resumir las observaciones hechas y
los resultados de las investigaciones
que permitan captar de alguna
omisin en el trabajo desarrollado.


ELABORACIN DEL INFORME
_ Elaborar los informes.

INFORME

Aspectos concretos sobre los que
puede informarse en una
Auditoria del Control Interno de
compras:

Inexistencia de polticas u
objetivos para la operacin o
falta de vigilancia sobre las
mismas.
Uso adecuado de presupuestos
establecidos como base de
control para la operacin de
compras.

Falta de coordinacin
con departamentos
directamente
relacionados con la
operacin de compras.
Falta de definicin de
lneas de autoridad o
fallas en la
organizacin del
personal que atiende
las compras.
Falta de definicin de
lneas de autoridad o
fallas en la
organizacin del
personal que atiende
las compras.

Desconocimiento de los
proveedores o fabricantes de los
artculos que se compren.
Ausencia de registros para
control de las alternativas de
abastecimiento de algn articulo
(archivo de proveedores).
Inadecuado control del personal
de compras.

Auditoria del Control
Interno DE VENTAS DE
SERVICIOS
CONCEPTO Y ALCANCE DE LA
OPERACIN DE VENTAS

Es el conjunto de actividades que realiza
una empresa o entidad para satisfacer las
necesidades y deseos de los clientes,
atendiendo al mismo tiempo sus
objetivos econmicos. Este concepto no
sacrifica el objetivo de servicios para
satisfacer al paciente, por el inters de
alcanzar utilidades, ni viceversa ;
pretende un equilibrio adecuado entre
ambas finalidades que permita la
obtencin de rendimientos razonables y
dar al paciente lo que requiere.






La operacin de ventas
comprende las siguientes
actividades :

OProponer los objetivos y aplicar
las polticas establecidas para
ventas, dentro de los objetivos
generales de la empresa o
entidad y vigilar su cumplimiento.
Especficamente los objetivos
pueden estar relacionados con el
nivel de servicio, las ganancias,
la determinacin de precios, el
tipo de productos, la distribucin,
etc. Las polticas pueden referirse
al volumen y frecuencia de las
ventas, las zonas, las
remuneraciones al personal de
ventas, etc.

O Coordinar en forma eficiente los
elementos materiales, tcnicos y
humanos que integran la operacin
de ventas y proponer los cambios
pertinentes.
O Planear las actividades para que se
presten los servicios adecuados, en
el lugar que se necesite,
oportunamente, y a los precios
correctos.
O Identificar las necesidades de los
clientes en la empresa o entidad y
coordinar con los dems
departamentos involucrados la
posibilidad de satisfacerlas
adecuadamente.
O Conocer las caractersticas de sus
competidores y las condiciones de
servicio que ofrecen.

O Participar en el establecimiento de las
listas de precios.
O Persuadir al paciente de que adquiere
los servicios de la empresa o entidad y
establecer las condiciones de pago.
O Participar en el establecimiento de las
polticas de crdito y respetar su
cumplimiento.
O Vigilar la correcta secuencia del
servicio desde el momento en que el
paciente solicita el servicio, hasta que
este culmina, con oportunidad y a
satisfaccin del paciente.
O Coordinar la operacin de ventas con
la operacin de publicidad para
incrementar la efectividad de ambas.

O Realizar promociones de servicios.
O Llevar registro de los clientes que
incluya su historia, necesidades
presentes y otras caractersticas
convenientes.
O Preparar el pronostico de ventas.
O Someter a la direccin de la empresa o
entidad el presupuesto de ventas y
una vez aprobado, explicar
peridicamente las variaciones que se
tengan.
O Establecer las estadsticas necesarias,
para tener informacin oportuna y
suficiente que permita reaccionar
adecuadamente ante las exigencias del
mercado.

OSeleccionar y promover servicios
con mejores mrgenes.
O Adiestrar al personal de ventas
en la obtencin de sus objetivos,
cumpliendo las polticas de
comercializacin y crdito y su
aplicacin.

OBJETIVO DE LA
Auditoria del Control
Interno DE VENTAS
DE SERVICIOS
Tiene el objetivo de examinar ciertos
aspectos administrativos que
constituyen el conjunto de
actividades que comprende el
concepto y alcance de la operacin
de venta servicios de, con el
propsito de detectar problemas o
deficiencias en los controles
Operacionales, existente o en la
realizacin misma de las
actividades, de cuya solucin
pueden surgir disminuciones de
costos o aumentos de la eficiencia
operativa.


METODOLOGIA
1. FAMILIARIZACIN

Familiarizacin general con el entorno
econmico, poltico social y legal en el
que acta la empresa o entidad y con la
operacin de ventas, mediante estudios
de sus objetivos, sus polticas, su
estructura orgnica, sus sistemas, su s
procedimientos y sus practicas, que
permitan la ubicacin de ventas en el
flujo de operacin.

Debe llevarse a cabo investigando las
caractersticas y la estratificacin de los
siguientes aspectos :


Estudio de los expedientes de
Auditoria, informes y cartas de
recomendaciones o sugerencias,
cuando esto sea aplicable.

Los servicios que ofrece la
empresa o entidad, los mercados
que surte, sus competidores, la
proporcin del mercado que
absorbe, sus canales de
distribucin, el numero promedio
de clientes que maneja, etc.
Las caractersticas de los
servicios : De demanda
permanente, estacional o de
moda, etc.
La poltica para la determinacin
de precios.

La poltica de crdito que se tenga
establecida.
La poltica de publicidad establecida.
Los clientes importantes que se tengan
y, en su caso, el grado de dependencia
de la empresa o entidad de alguno o
algunos de ellos.

Estudio de los expedientes de
Auditoria, informes y cartas de
recomendaciones o sugerencias,
cuando esto sea aplicable.

VISITAS A LAS INSTALACIONES
Inspeccin de las instalaciones del
departamento de ventas y de los
dems departamentos vinculados.

2. INVESTIGACIN Y ANLISIS
ANLISIS FINANCIERO Y DE
INFORMACIN OPERATIVA






Anlisis de la informacin existente,
tanto de carcter interno como
externo, relativo a ventas, con objeto
de evaluar su importancia en el
conjunto de operaciones de la empresa
o entidad, comparacin de las ventas
con las efectuadas con aos
anteriores, apreciando su tendencia y
aplicacin de razones financieras.

ENTREVISTAS



Elaboracin de guas de entrevista y
cuestionarios que permitan conocer
como se realiza la operacin de
ventas, tendientes a investigar si se
efectan eficientemente. Es muy
conveniente la elaboracin de
diagramas de flujo que muestren
grficamente la secuencia de la
operacin, los cuales pueden
complementarse con memorandos
descriptivos de ella.

ENTREVISTAS
Entrevistas con los responsables
de la ejecucin de las ventas y
con los de los departamentos
relacionados con ellas,
verificando el cumplimiento de
las polticas que la empresa o
entidad tenga establecidas. En
algunos casos es conveniente
realizar encuestas o celebrar
entrevistas con clientes,
comisionistas, agencias de
publicidad y dems elementos
externos que estn relacionados
con la prestacin de los servicios.

EXAMEN DE LA
DOCUMENTACIN



C Estudio de los diversos registros, archivos
y formas existentes para comprobar su
funcionabilidad.


C Precisar si los responsables de la
ejecucin del servicio tienen presentes los
objetivos a lograr, los cuales deben ser
congruentes con el objetivo general de la
empresa o entidad y estar aprobados por
la direccin.

EXAMEN DOCUMENTAL


CVerificacin de la existencia de
presupuestos detallados de
ventas, por lo menos en los
principales servicios, que sirvan de
base para preparar los dems
presupuestos. Estos presupuestos
deben surgir de propsitos que se
basen en investigaciones de
mercados, en la experiencia de los
responsables primarios de la
operacin de ventas y estar de
acuerdo con los objetivos fijados
para ella.

EXAMEN DE LA
DOCUMENTACION
E Verificacin de la vigencia de un
sistema por el cual los responsables
de los objetivos les informan sobre
las causas de desviaciones y su
justificacin y medidas correctivas
adoptadas al respecto.
E Seleccin de los servicios mas
importantes de la empresa o
entidad y determinar :
^ Si su mercado, su promocin y
publicidad estn de acuerdo a los
estudios y planes precios, as como
con el canal de distribucin
previsto.

^ Su vida probable ; su penetracin en el
mercado ; su posicin frente a la
competencia.
^ Respecto a productos que acusen una
tendencia descendente en ventas, la
previsin de servicios sustitutos, de
diversificacin y/o simplificacin.
^ Los funcionarios y/o departamentos
que intervienen en la determinacin
del precio y los factores que se
consideraron para fijarlos :
disposiciones legales, competencia y
costos de produccin, distribucin,
inversin en inventarios, en cuentas
por cobrar, en activo fijo, etc.
^ Si los incentivos son congruentes con
el rendimiento de los productos.
^ La utilidad marginal que aportan por
unidad vendida

^ La forma en que interviene ventas en
la determinacin de los niveles de
inventarios y en el impulso de la
realizacin de servicios de lento
movimiento y obsoletos.
E Determinacin del volumen de
devoluciones y servicios no surtidos y
en caso de ser importantes,
seleccionar un periodo y definir su
tendencia, los principales servicios que
las provocan, la causa, lo que ha
hecho la empresa o entidad por
impedirlos, los efectos que han tenido
en el paciente, el conocimiento que de
esto tiene el responsable de las ventas
y sus puntos de vista al respecto
E Revisin de los costos de los canales
de distribucin, en comparacin con
los volmenes de ventas de cada una ;
determinacin de si tales costos se han
fijado con base en estudios formales y
evaluacin.

E Conocimiento de la
preparacin del
personal que
ejecuta los servicios
para tener una idea
general de la forma
como se atienden
los servicios.
Tambin es til
conocer si hay una
adecuada
distribucin de las
cargas de trabajo y
de las funciones,
acordes con la
capacidad del
personal de ventas.

DIAGNOSTICO
RESUMEN Y DISCUSIN PREVIA DE
LOS PROBLEMAS DETECTADOS

Discusin de las recomendaciones con los
interesados. Este trabajo debe
desarrollarse a medida que progresa el
examen y tiende a aprovechar la
experiencia, afinar la interpretacin del
auditor y hacer participe a los afectados,
en la labor creativa.
Elaboracin de informes al usuario, para
lo cual es recomendable hacer una
recapitulacin de los resultados obtenidos
para detectar omisiones y jerarquizar
hallazgos.


DIAGNOSTICO
Finalmente, en la metodologa
ser necesario utilizar un proceso
de comprobacin continua de la
informacin obtenida de las
diversas fuentes y, siempre que
sea posible, la cuantificacin del
efecto de los problemas
detectados y/o de los posibles
cambios en los mtodos de
ventas que procuren mayor
eficiencia que los establecidos en
la empresa o entidad.


INFORME
Falta de definicin, de
objetivos para la operacin
de ventas y carencia de
polticas ; incumplimiento
con objetivos y polticas ;
falta de vigencia.
Fallas en la estructura
orgnica del departamento
de ventas
Descoordinacin con otros
departamentos
relacionados con la
operacin de ventas.
Desconocimiento del
mercado y de la
competencia.

Ausencia de estudios de
mercado en el
lanzamiento de nuevos
servicios.
Perdida de penetracin en
el mercado.
Inexistencia de listas de
precios.
Inadecuado sistema de
remuneraciones .
Carencia de un sistema
integral de informacin.
Estadsticas de servicios,
por los criterios de
clasificacin necesarios en
la empresa o entidad.

Determinacin de lneas y/o servicios
improductivos con precios bajos y/o
deficiente estructura de los costos.
Presupuestos inexistentes y/o
inadecuados. Falta de explicacin de
desviaciones.
Incentivos inadecuados en funcin al
volumen de usuarios y falta de
informacin sobre los costos relativos.
Sistemas y distribucin inadecuado.
Servicios y/o lneas con mrgenes de
utilidad poco satisfactorias.

Auditoria del Control Interno DE
LA el ADMINISTRACION DE
RECURSOS HUMANOS
La importancia de la
administracin de recursos
humanos como una de las
actividades administrativas
bsicas esta sealada por la
necesidad de contar con el
nmero de personas
adecuadamente calificadas para
lograr eficientemente las metas
de una empresa o entidad.








CONCEPTO Y ALCANCE DE LA
ADMINISTRACION DE RECURSOS
HUMANOS
La administracin de recursos
humanos es el conjunto de
actividades encaminadas a
planear y reclutar el personal
necesario a la empresa o
entidad ; establecer las bases
de remuneracin mas
adecuadas ; manejar con
efectividad las relaciones
entre la empresa o entidad y
los empleados y de estos
entre si ; entrenar y
desarrollar al personal y
cuidar que este cuente con
los servicios requeridos para
el desarrollo de sus
actividades dentro de la
empresa y a la satisfaccin de
sus necesidades como
individuos.


La administracin de recursos
humanos abarca por lo menos las
siguientes actividades:

Contratacin y despido de personal,
que incluye las operaciones de
reclutamiento, seleccin, preparacin
inicial de nuevos empleados,
promociones y despido.
Administracin de sueldos y salarios,
que implica la clasificacin de
empleados y obreros conforme a su
experiencia y la fijacin de los sueldos
correspondientes a cada categora; el
sealamiento de los procedimientos de
evaluacin para la determinacin de
mritos; el establecimiento de
incentivos y compensaciones
adicionales y las polticas para su
otorgamiento.

Relaciones industriales, actividad
encaminada al estudio y mejoramiento
de comunicaciones entre el personal y de
ste con la alta direccin de la empresa
o entidad; la negociacin de los
contratos colectivos y otras relaciones
con el sindicato; el cuidado y promocin
de la disciplina necesaria al buen y
eficiente funcionamiento de la empresa o
entidad y la continua investigacin de
fallas e implantacin de instrumentos
que mejoren la eficiencia del personal.

Organizacin, capacitacin y
desarrollo, que implican
coordinar con la alta gerencia, la
definicin de la organizacin (que
incluye descripcin de puestos) y
las necesidades de capacitacin y
desarrollo del personal;
establecer y vigilar programas de
desarrollo tendientes a que el
personal pueda asumir mayores
responsabilidades y recibir el
entrenamiento necesario para
fortalecer su capacitacin
tcnica.

Servicio a empleados, que
involucra servicios mdicos,
facilidades de trabajo al personal,
instalaciones, mtodos
adecuados de proteccin y
seguridad industrial, as como los
servicios que permitan
esparcimiento, etc.
Vigilancia del rgimen legal,
actividad tendiente a cuidar del
cumplimiento de las disposiciones
laborales y fiscales relacionadas
con las percepciones del
personal.



OBJETIVO DE LA Auditoria del
Control Interno DE LA
ADMINISTRACION DE RECURSOS
HUMANOS
El objetivo de la Auditoria
del Control Interno de la
Administracin de
Recursos Humanos es
examinar crticamente, las
actividades y
subactividades indicadas
en el apartado anterior,
con la finalidad de definir
problemas que estuviesen
obstaculizando la
eficiencia en su manejo.


METODOLOGIA

1. Familiarizacin:
El auditor debe familiarizarse con la
Administracin de Recursos
Humanos de la empresa o entidad
que est examinando a travs del
estudio de (1) los problemas
especiales inherentes al ramo de la
actividad econmica en que se
desenvuelve y que inciden en el
manejo de su personal; (2) la
infraestructura especfica
establecida para la
Administracin de
Recursos Humanos
(planeacin,
organizacin,
direccin y control)
y (3) los
antecedentes
respecto de
deficiencias habidas,
a travs de cartas
de sugerencias u
otros informes
emitidos en el
pasado por
auditores internos,
externos o
consultores.



LINEAMIENTOS QUE PERMITEN AL
AUDITOR SISTEMATIZAR SUS
ESFUERZOS PARA
FAMILIARIZARSE CON EL
PROCESO DE ADMINISTRACION
DE RECURSOS HUMANOS




A. Estudio Ambiental:

En esta fase puede llegarse a obtener
informacin orientadora de gran vala que
permita al auditor diagnosticar las reas
crticas. El grado de profundidad en esta
investigacin inicial ser definido por el
criterio del auditor o Asesor:


La importancia que, en materia de
costos, representa el personal de la
empresa o entidad. Un indicativo de
este aspecto es el porcentaje de
ventas representado por las nminas
y el costo de las prestaciones al
personal.
Los resultados obtenidos en el manejo
del personal, indicadores de los
resultados son: La rotacin de
personal (por departamentos, por tipo
de separacin, etc.,); ausentismo,
puntualidad, quejas, paros de trabajo,
tiempos perdidos en paros, nmeros
de demandas laborales, accidentes de
trabajo, etc.
Los programas establecidos, formales
e informales, relativos a seleccin,
reclutamiento, entrenamiento,
desarrollo, evaluacin de puestos, etc.

Las polticas fijadas por la alta
gerencia, tanto explcita como
implcitamente para la Administracin
de Recursos.
La filosofa que la gerencia tiene en
materia de Administracin de Recursos
Humanos, sus valores prioritarios,
metas y objetivos.
La forma en que se ha interrelacionado
la filosofa administrativa de la
gerencia con las polticas y programas
y las explicaciones factibles de los
problemas continuos que la propia
administracin haya observado.
La reglamentacin laboral, estatal y
municipal que rigen las prcticas del
manejo de personal.
La forma en que la competencia
resuelve sus problemas de
Administracin de Recursos Humanos.




B. Planeacin:





El auditor deber estudiar la forma en
que la administracin resuelve los
siguientes problemas:

-Previsin de las necesidades de
personal a corto y mediano plazo.
-Planeacin coordinada de la
administracin de sueldos con las otras
actividades (finanzas, produccin, etc.)
-Previsin de problemas con el sindicato
y el personal de confianza a travs de
instrumentos que permitan su
inmediato sealamiento (relaciones
personales, cajas de sugerencias, etc.)

-Anticipacin de las
necesidades de
desarrollo de personal
(Inventario de
ejecutivos).
-Programas de
entrenamiento.
-Anticipacin de las
necesidades de
mantenimiento de las
instalaciones que
representan servicios al
personal, instalaciones,
sistemas de seguridad
industrial, etc.




C. Organizacin:






] Estructura de organizacin del
Departamento de Recursos Humanos y
relaciones de autoridad con otros
departamentos.
] Lneas de autoridad y responsabilidad
de los encargados de las actividades
clave (reclutamiento, contratacin y
terminacin de empleo, mantenimiento
de registros de personal,
administracin de sueldos,
adiestramiento y desarrollo,
negociacin de contratos, etc.

] Coordinacin entre el Departamento de
Recursos Humanos y los
Departamentos de operacin en
cuanto a planeacin y programacin
de las necesidades de la fuerza de
trabajo; determinacin de las normas
de competencia y habilidad del
personal; polticas de evaluacin,
ascensos, y aumentos de sueldo y
preparacin y mantenimiento de
descripcin de labores.
] Niveles jerrquicos y aptitud aparente
de los empleados y funcionarios
encargados del Departamento de
Recursos Humanos.




D. Direccin:

Son indicios de la calidad
directiva de la Administracin
de Recursos Humanos:

a) Ejecucin de las
subactividades bsicas en
cuanto a: oportunidad y
eficacia.
b) Respaldo de la alta gerencia
a los programas
establecidos.



E. Control:

Esta fase permite comparar lo
planeado con lo ejecutado,
comprende:

I. Procedimiento de definicin
de las polticas de personal.
II. Procedimientos para
establecer:
Niveles de remuneracin.
Escalas de sueldos
Aumentos por mritos y
escalafn.
Sistema de pago de
incentivos.
Evaluacin de personal.
Capacitacin y desarrollo.
Utilizacin de fuerza de
trabajo.
Reclutamiento.
Seleccin y contratacin.
III. Programas de
simplificacin y distribucin
de cargas de trabajo.
IV. Procedimientos
presupuestarios para la
revisin de lo realizado por el
Departamento de Recursos
Humanos.
V. Valor que tiene como
control el contenido de los
informes clave tales como:
Necesidades y disponibilidad
de la fuerza de trabajo.
Anlisis de costos de
nominas con variaciones
clasificadas por causas y
responsables.
Rotacin de empleados.
Tiempo perdido y
ausentismo.
Costos de tiempo extra.
Datos de eficiencia de
empleados.
Comparaciones con los
niveles de sueldos y salarios
de la industria.
Otros.
VI. Forma, oportunidad, grado
de detalle, frecuencia de
distribucin y periodos
cubiertos por los informes
que se elaboran para que los
responsables de la
Administracin de Recursos
Humanos comparen lo
planeado con lo ejecutado y
tengan elementos para
tomar decisiones.





Visita a lugares en que
labora el personal.


En empresas o entidades de
gran magnitud, deber
visitarse, por lo menos, las
instalaciones en las que
trabaja la mayora de los
empleados y hacerse
observaciones sobre:
1. Apariencia de la salubridad y
situacin de las instalaciones.
Mtodos de seguridad, luz,
ventilacin, instrumentos de
trabajo, etc.
2. Relaciones entre jefes y
subordinados y de estos
entre si, etc.


2. Investigacin y anlisis.
Estudiados el ambiente en que
se desenvuelve la
Administracin de Recursos
Humanos y la infraestructura
administrativa (planeacin,
organizacin, direccin y
control), el objetivo de esta
fase es analizar la
informacin y examinar la
documentacin relativa para
evaluar su efectividad
practica. El desarrollo de
programas especficos,
hechos a la medida de las
circunstancias que rodean a
la empresa o entidad, son de
gran utilidad al auditor para
la sistematizacin de esta
fase.


Anlisis de informacin
cuantitativa y examen de la
documentacin.

El auditor deber asegurarse
de que las estadsticas sobre
las que basara sus
conclusiones (rotacin de
personal, ausentismo, etc.)
estn elaboradas
correctamente.

Si la empresa o entidad carece
de informacin respecto de
la competencia, o de las
estadsticas necesarias para
evaluar lo satisfactorio del
reclutamiento, el
entrenamiento, o alguna de
las otras subactividades de la
Administracin de Recursos
Humanos el auditor deber
efectuar los estudios e
investigaciones necesarias
para obtener elementos de
juicio suficientes.

El tipo de investigaciones o
estudios que se desarrollen
para lograr dicha informacin
puede revertir una gama
muy amplia de posibilidades
tales como:
* Entrevistas con el personal.
* Revisin de expedientes de
personal.
* Investigaciones en las
Cmaras de Comercio o
Industria a las que pertenece
la empresa o entidad.
* Actualizacin de estadsticas.
* Seguimiento y comparacin
de programas de
entrenamiento y desarrollo.
* Otras.

El auditor deber cuidar que
sus investigaciones se
planeen y desarrollen de tal
manera que en el menor
tiempo necesario, obtenga la
informacin mas objetiva
posible. Consecuentemente,
el auditor debe buscar
hechos y evitar
distorsionarlos con
interpretaciones e inferencias
de cualquier naturaleza hasta
no tener todos los elementos
necesarios para formarse
una opinin del conjunto, a
fin de que el Diagnostico
Final sea lo mas objetivo
posible.
Entrevistas.
Esta es una de las tcnicas de
mayor uso en una Auditoria
del Control Interno de
Recursos Humanos. En esta
fase deber cuidarse:

A. Planear las entrevistas
necesarias para obtener
informacin sobre la
ejecucin practica de las
polticas y procedimientos
estudiados en la fase de
familiarizacin.
B. Desarrollar cuestionarios y
seleccionar las tcnicas de
encuesta mas apropiados al
tipo de evidencia que se
desea recopilar a fin de
determinar el tamao de
muestra y oportunidad de la
entrevista.
C. Efectuar entrevistas con el
personal ejecutivo que
administra las
subactividades, as como con
el personal de lnea a travs
de:
1. Platicas informales.
2. Encuestas tcnicamente
dirigidas que permitan la
obtencin de una opinin
significativa del personal.


Recapitulacin de Hallazgos.
Una vez estudiada y evaluada
la infraestructura
administrativa, se sumarn
los hallazgos y se sealara la
interpretacin que se hace
de ellos, resaltando aquellos
que sean indicios de notorias
fallas de eficiencia. El auditor
deber alejarse del detalle y,
con base en los hallazgos
especficos, centrarse en los
de mayor relevancia.

Discusin del borrador con
los involucrados.
Debe discutirse el borrador del
informe con os involucrados
con objeto de:
1. Asegurarse de que se trata
de hallazgos reales.
2. Que los involucrados
coinciden con su existencia,
precisamente en la forma en
que se describe en el
borrador.

Uno de los objetivos de esta
discusin es convencer a los
involucrados a fin de que
hagan frente comn con el
auditor al presentar el
diagnostico definitivo a la
direccin.

3. DIAGNOSTICO (I)

Informe Definitivo.
Algunos ejemplos de hallazgos que
podran hacerse en el curso de una
Auditoria del Control Interno de la
Administracin de Recursos Humanos y
que serviran de base para la elaboracin
del informe final son:

No se cuenta con un plan que permita
pronosticar las necesidades (cantidad y
calidad del personal.
La escala de sueldos establecida para
remunerar al personal es inadecuada.

DIAGNOSTICO (II)
Existe un grave problema de
comunicacin entre jefes y
subordinados que hace peligrar
la productividad y buena
marcha de la empresa o
entidad.
La capacitacin y desarrollo de
la gerencia media,
prcticamente no existe.
Las instalaciones y servicios a
empleados son deficientes, lo
que deteriora la productividad.
La filosofa para manejar
personal, dada la alta rotacin
habida, es inadecuada.


Auditoria del Control Interno DE LA
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
CONCEPTO Y ALCANCE DE LA
ADMINISTRACIN DE
INVENTARIOS

La administracin de inventarios es el
conjunto de actividades que
desarrollan los gerentes de una
empresa o entidad para asegurar las
existencias ( insumos, suministros,
etc.) para la prestacin de servicios en
la calidad y oportunidad necesarias, a
costos ptimos.

Actividades bsicas que integran la
administracin de inventarios:

DE INVENTARIOS ACTIVIDADES DE
LA ADMINISTRACION (I)
1 Incluir los objetivos, estructura
organizacional, polticas y procedimientos
de la administracin de inventarios,
dentro de los objetivos generales de la
entidad y vigilar su cumplimiento.
1 Definir las actividades y funciones que
integran la operacin y asignar los
recursos materiales y humanos
necesarios.
1 Coordinar en forma eficiente los
elementos materiales, tcnicos y
humanos que integran la administracin
de inventarios.
1 Planear y efectuar oportunamente los
requerimientos de materiales.

ACTIVIDADES DE LA
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
(II)
1 Establecer los niveles de inventarios
adecuados que aseguren la existencia de
materiales en la calidad, cantidad y
oportunidad necesarias.
1 Establecer y vigilar el sistema de
almacenaje de existencias para la
salvaguarda, custodia, distribucin,
acomodo y movimiento de materiales, as
como la optima utilizacin de reas de
almacenaje.
1 Disear la documentacin para controlar
los movimientos de existencias y definir
el flujo de las mismas.
1 Implantar sistemas de costos y mtodos
de valuacin para el registro contable de
inventarios.

ACTIVIDADES DE LA
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
(III)
1 Definir la forma,
oportunidad, grado de
detalle y frecuencia de los
informes necesarios.
1 Implantar procedimientos
presupuestarios para
comparar sistemticamente
con los resultados reales y
detectar y corregir
oportunamente las
desviaciones.
1 Implantar sistemas de
informacin que permitan
conocer los costos de
ordenar, reponer y mantener
los inventarios.

ACTIVIDADES DE LA
ADMINISTRACION DE INVENTARIOS
(IV)
1 Establecer medidas de
control para identificar
oportunamente
inventarios de lento
movimiento y obsoletos.

1 Coordinar actividades con
reas relacionadas como
compras, ventas, control
de calidad y finanzas para
vigilar e incrementar la
productividad.



Objetivo de la Auditoria del Control
Interno a los Inventarios de la
Empresa
Consiste en examinar las
actividades que la integran, con el
propsito de identificar problemas,
deficiencias y oportunidades de
mejorar los controles Operacionales
existentes, a fin de incrementar su
eficiencia operativa.



METODOLOGIA
1. FAMILIARIZACIN

Objetivos, polticas, sistemas y
procedimientos relacionados con los
Inventarios.
Estructura organizacional de las reas
y departamentos correlacionados,
directa o indirectamente, con la
administracin de inventarios.
Caractersticas de los servicios de la
empresa o entidad y del mercado.
Importancia de los inventarios en
relacin con la situacin financiera de
la empresa o entidad y del costo de
ventas en relacin a los resultados de
operacin de la misma.

) Recomendaciones o
sugerencias de
Auditoria o
revisiones
anteriores.

) Las instalaciones de
la empresa o
entidad, para
inspeccionar la
ubicacin y
caractersticas de
las instalaciones
destinadas a las
actividades
relacionadas con
los inventarios.


INVESTIGACION Y ANALISIS
ANLISIS DE INFORMACIN
FINANCIERA Y OPERATIVA






; El auditor deber obtener la informacin
necesaria para formarse un juicio de la
situacin Operacional de los inventarios.
; Deber efectuar anlisis comparativos
de la informacin recaudada, con
periodos anteriores y de ser posible con
otras empresas o entidades.



ENTREVISTAS

Conocer al detalle
como se llevan a cabo
las diferentes
actividades
relacionadas con la
operacin de los
inventarios.
Enterarse de las
polticas de inventarios
con el personal que
ejecuta las actividades
y con personal de otras
reas relacionadas.



EXAMEN DE DOCUMENTACION E
INVESTIGACIONES ESPECIFICAS

- Analizar los manuales de sistemas y
procedimientos y asegurarse de su
actualizacin y cumplimiento.
- Estudiar los diversos registros, archivos y
formas existentes, para comprobar su
funcionalidad.
- Evaluar la forma, oportunidad, grado de
detalle, periodicidad, destino y utilidad de
los informes que se elaboran.
- Elaborar en su caso, diagramas de flujo
que muestren grficamente la secuencia
que sigue la operacin en sus distintas
fases.

- Investigar los procedimientos
presupuestarios existentes, para
comparar resultados reales y detectar
posibles desviaciones.
- Analizar las ventas y desventajas,
tanto del punto de vista financiero
como fiscal, de los diferentes sistemas
de costos y mtodos de valuacin de
inventarios, en comparacin con los
que utiliza la entidad.
- Estudiar las cargas de trabajo de cada
actividad y determinar exceso o
necesidad de recursos humanos.
- Determinar los costos administrativos
del manejo y control de inventario y
evaluar su razonabilidad.

- Investigar las tcnicas
de almacenaje y
funcionabilidad de las
mismas.
- Comprobar lo
adecuado de las
medidas de seguridad.
- Determinar la
suficiencia de
coberturas de seguros
que protejan a los
inventarios en casos
de siniestros.
- Identificar exceso o
necesidad del espacio
para almacenar,
movimiento y
distribucin de
mercancas.
- Estudiar fianzas e
incidencias.


DIAGNOSTICO
RESUMEN DE OBSERVACIONES Y
DISCUSIN PREVIA
1. Conceptualizar la oportunidades de
mejoras encontradas y evaluarlas en
su conjunto, considerando lo
siguiente:
7 Asegurar que se trate de problemas
cuya solucin es factible.
7 Cuantificar o estimar el impacto que
tienen en la operacin y resultados de
la empresa o entidad.
7 Interrelacionar los problemas
identificados con los hallazgos en otras
reas operativas.
7 Considerar el costo- beneficio de los
cambios o mejoras a seguir.
7 Asignar a las recomendaciones
prioridades para la implantacin.

2. Discutir las recomendaciones con los
interesados, a fin de obtener sus
puntos de vista, aprovechar su
experiencia y afinar la interpretacin
del auditor.

3. Preparar el informe



INFORME
Falta de definicin, carencia o
cumplimiento de objetivos y polticas
para la operacin de inventarios.
Fallas en la estructura orgnica del
departamento de inventarios.
Deficiencia en el control fsico y/o
contable de los inventarios.
Falta de planeacin de requerimientos
de insumos.


Niveles de inventario
optimo, alto costo en la
administracin de los
mismos.
Inadecuada coordinacin
del reas de inventarios
con otras reas.
Desconocimiento del
costo de ordenar, reponer
y mantener el inventario.
Inadecuada informacin
para toma de decisiones.
Inadecuadas medidas de
seguridad, aseguramiento
y fianzas.
Falta de manuales de
operacin.