Prof.

Pedro Solana Gonzlez

UNIVERSIDAD DE CANTABRIA
Departamento de Administracin de Empresas



PLANIFICACIN DE PROYECTOS

Elaboracin y Seguimiento de Proyectos de Investigacin I
PROGRAMA DE FORMACIN
TRANSVERSAL
Escuela de Doctorado UC (EDUC)

Objetivos de la sesin

Metodologa de trabajo

Fundamentos de la gestin de proyectos

Problemtica de la planificacin de proyectos

Elementos de la planificacin: RR.HH, EDT, hitos

Plan de proyecto: diagramas de Gantt y Red

Control y seguimientos de proyectos

Taller de casos prcticos
NDICE
OBJETIVOS DE LA SESIN

Objetivo general
G1 - Introduciros en los fundamentos y principios de la gestin de proyectos,
y al mismo tiempo ensearos a planificar, administrar y realizar el
seguimientos de Proyectos de I+D+i considerando las actividades a realizar, su
programacin en el tiempo, recursos y costes.

Objetivos especficos
E1 - Que seis capaces de planificar y gestionar proyectos desde un punto de
vista prctico.
E2 - Que aprendis a usar de la herramienta Microsoft Project.
METODOLOGA DE TRABAJO

SESIN TERICA

Planificacin de Proyectos
Estructura de proyecto (EDT), RR.HH, Diagrama de Gantt y Red


TALLER - CASOS PRCTICOS


Usaremos Project 2010.

Prepararemos la planificacin del proyecto de I+D+i y
el plan de trabajo para el Proyecto de Tesis Doctoral


GESTIN DE PROYECTOS
Qu es un proyecto ?

Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con
recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto nico
(Ajenjo, 2000).

Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se especifica un
resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos requisitos de calidad
(acabado) y coste (presupuesto) (Courter, 2000).

Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio
nico Project Management Institute (PMI)
GESTIN DE PROYECTOS
Caractersticas de un proyecto

Buscar alcanzar uno o varios objetivos.
Realizados por personas.
Actividades planificadas, ejecutadas y
controladas.
Disponibilidad limitada de recursos.

Limitado en el tiempo. (Temporalidad)
Resultado nico. (Unicidad)

Los proyectos son temporales y nicos, lo que les diferencia de otras
operaciones o procesos que son continuos y repetitivos.

GESTIN DE PROYECTOS
Algunos ejemplos de proyectos

Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la
organizacin y pueden involucrar desde una sola persona a muchas.

Disear un nuevo producto o servicio.
Desarrollar o redisear un sistema de
informacin.
I+D+i en lneas de investigacin
especficas.
Llevar a cabo un cambio en la estructura / forma de trabajo de una
organizacin.
Implantar una norma: ej. sistema de gestin de I+D+i, calidad, seguridad
de la informacin

GESTIN DE PROYECTOS
Tipos de proyectos

En funcin del objeto del Proyecto
Proyecto de investigacin.
Anlisis.
Estudio de viabilidad.
Proyecto industrial.

De acuerdo con su alcance
Programa / Proyecto / Subproyecto.
GESTIN DE PROYECTOS
Dimensiones del desarrollo de un proyecto
Dimensin tcnica

Depende de la naturaleza del
proyecto y de los
conocimientos tcnicos y
cientficos de jefe de
proyecto y del equipo de
trabajo.
Dimensin humana

Coordinar a un grupo de
personas, donde influirn las
relaciones humanas y el
liderazgo del Director de
proyecto.
Dimensin de gestin

Aplicacin de metodologas y
tcnicas de organizacin y
gestin para alcanzar los
objetivos del proyecto
GESTIN DE PROYECTOS
RR.HH en Proyectos de I+D+i (1)
Personal investigador

El Manual Frascati publicado por la OCDE proporciona una definicin del
investigador o investigadora, que refleja la diversidad de situaciones:

Especialista involucrado en la concepcin o creacin de nuevos
conocimientos, productos, procesos, mtodos, y sistemas, y/o encargado de la
gestin de los proyectos en cuestin

Investigador responsable

Coordinador principal y coordinador de sub-proyecto en proyectos
coordinados
GESTIN DE PROYECTOS
RR.HH en Proyectos de I+D+i (2)
Personal Contratado con cargo a Proyectos de Investigacin
Personal Tcnico de apoyo a la Investigacin

Destinado a la realizacin de actividades tcnico-cientficas en lneas de
investigacin a desarrollar por equipos que tengan un proyecto de I+D, en
convocatorias pblicas de proyectos de investigacin del Ministerio de Ciencia e
Innovacin (MICINN).

El manejo de equipos, instalaciones y dems infraestructuras de I+D.
El apoyo a la actividad investigadora en general.

Ej: Tcnicos de laboratorio, Personal informtico, etc.
Becarios FPI y FPU

El programa FPI "Formacin de Personal Investigador": las becas otorgadas
por un proyecto de I+D+i que ha solicitado dicha posibilidad al Ministerio.

El Ministerio valora en la solicitud: Inters cientfico y calidad del proyecto; CV
solicitante; CV Director de la tesis doctoral; actividad investigadora del grupo investigador
en los ltimos cinco aos y nota media ponderada del expediente acadmico.

El programa FPU "Formacin de Personal Universitario" se convocaba
anualmente por el Ministerio de Educacin espaol y su objetivo es ayudar a la
formacin de futuros doctores de universidad.

Los criterios de seleccin: mejores expedientes, inters del proyecto de tesis, currculo del
Director de tesis y la produccin del grupo investigador.
GESTIN DE PROYECTOS
RR.HH En Proyectos de I+D+i (3)
GESTIN DE PROYECTOS
Conocimientos y habilidades de direccin de proyectos
Conocimientos

Planificacin
Organizacin
Seleccin de personal
Tcnicos
Habilidades

Comunicacin efectiva
Influencia en la organizacin
Liderazgo
Negociacin y gestin de
conflictos
Resolucin de problemas

GESTIN DE PROYECTOS
Direccin de programas y gestin del portafolio

Un Programa es el conjunto de proyectos relacionados cuya direccin se
realiza de manera coordinada.
Un Portafolio es un conjunto de proyectos
o programas que se agrupan para facilitar su
gestin efectiva.
Los proyectos o programas del portafolio no
tienen por que ser interdependientes o
estar directamente relacionados.

GESTIN DE PROYECTOS
Proyectos consolidados y subproyectos

Los Subproyecto son componentes de un proyecto principal, que son
considerados como proyectos y dirigidos como tales.
En proyectos muy grandes se utilizan
jerarquas de subproyectos.

A menudo los subproyecto se
contratan a:
- Una empresa externa.
- Otra unidad funcional dentro de la
organizacin.
GESTIN DE PROYECTOS
Ciclo de vida del proyecto
Las distintas fases por las que de forma secuencial y en el tiempo pasa el
Proyecto, desde la idea inicial hasta la finalizacin de todas las actividades.

En general podemos
hablar de.
Concepcin.
Planificacin.
Implementacin.
Finalizacin.
GESTIN DE PROYECTOS
Ciclo de vida del proyecto
La transicin de una fase a otra, normalmente implica alguna forma de
transferencia tcnica.

Los productos entregables de una fase
se revisan para verificar si estn
completos, si son exactos y se aprueban
antes de iniciar el trabajo de la
siguiente fase.

GESTIN DE PROYECTOS
Es ms alto,
y por tanto ms riesgo
de no cumplir
con los objetivos,
al inicio del proyecto.

La certeza de terminar
con xito aumenta
gradualmente a medida
que avanza el proyecto.



Nivel de
Incertidumbre
Las fechas representan el
flujo de informacin.
Procesos de la direccin y gestin de proyectos
Procesos de
iniciacin
Procesos de
planificacin
Procesos de
control
Procesos de
ejecucin
Procesos de
cierre
GESTIN DE PROYECTOS
Nivel de
actividad
Tiempo
Evolucin del nivel de actividad de los procesos
GESTIN DE PROYECTOS
GESTIN DE PROYECTOS
Es bajo al comienzo,
alcanza su
nivel mximo en las fases
intermedias,
y cae rpidamente a la
finalizacin del proyecto.

Nivel de
Coste y Personal
GESTIN DE PROYECTOS
Evolucin de costes y personal en el proyecto
Gestin DE PROYECTOS
La direccin de proyectos

Es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo,
recursos o costes.

Se distinguen tres etapas principales:

Creacin del plan de proyecto
La divisin del proyecto en tareas.
La programacin de las tareas en el tiempo.
Gestin y seguimiento del proyecto
Seguimiento del progreso de las tareas.
La comunicacin con el equipo.
Cierre del proyecto
GESTIN DE PROYECTOS
Tringulo de objetivos del proyecto

Los tres factores que determinan un proyecto son:

1) El Tiempo que se refleja en la programacin del proyecto.
2) El Dinero que se recoge en el presupuesto.

Recursos humanos, equipamiento y materiales.

3) El mbito del proyecto que incluye:

Los objetivos y tareas del proyecto.
El trabajo necesario para realizarlo.

Alguno de los factores suele ser ms determinante, mientras que los otros en
ocasiones pueden ser ms flexible.

Cada uno de los factores influye en los dems.
PLANIFICACIN DE PROYECTOS
Project como herramienta de planificacin

Project almacena los detalles del proyecto en su base de datos: tareas,
recursos humanos, tiempos, hitos, etc. Controla la programacin y calcula los
costes mediante la creacin de un plan de proyecto.

Trabaja en cierta forma como una hoja de clculo, muestra los resultados
inmediatamente.

* Utiliza columnas para introducir la informacin del proyecto: el
nombre de las tareas, su duracin, etc.


Diagrama de Gantt
Muestra informacin de las tareas en columnas y un grfico de barras.
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de seguimiento
El grfico de barras refleja el avance de las tareas.
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red
Representacin esquemtica de las actividades del proyecto y de sus
relaciones lgicas o dependencias.

No representan la escala temporal (como hacen los diagramas de Gantt). Hay
tres tipos:

Diagrama PDM - Precedence Diagramming Method
Diagrama ADM - Arrow Diagramming Method
Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red
Diagrama PDM
Precedence Diagramming Method

Las actividades estn representadas
sobre los nodos.
Diagrama ADM
Arrow Diagramming Method

Las actividades estn
representadas sobre las flechas
No representan la escala temporal (como hacen los diagramas de Gantt).
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red
Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique

Tcnica para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto, el tiempo para
completar cada tarea, y el tiempo mnimo para completar el proyecto total.











Se consideran tres estimaciones ponderadas para cada nodo, la optimista a, la pesimista b
y la normal m; siendo la duracin ms probable: t = (a + 4m + b) / 6.
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

Diagrama de red en Project
Project representa cada tarea como un cuadro (nodo) conectado con las
tareas dependientes.








Cada nodo refleja la Fecha de inicio, la Fecha de
finalizacin, la Duracin de la tarea y si est completada
o bien est aun en curso.
MEMORIA TCNICA DEL PROYECTO: CRONOGRAMA

SOFTWARE LIBRE DE GESTIN DE PROYECTOS
http://www.ganttproject.biz/download
http://www.kmkey.com/productos/software_gestion_proyectos
OPENPROJ Project Management
http://sourceforge.net/projects/openproj/
Planner
https://live.gnome.org/Planner/Downloads
Project Management
ELABORACIN DE UN PLAN DE PROYECTO
Cmo planificar un proyecto ?


Determina los recursos humanos disponibles.
Establece las fases y tareas.
Programa el desarrollo de las tareas en el tiempo:


* Fecha de comienzo y fin de las tareas / Duracin.
* Dependencias entre tareas.


Asigna los recursos a las tareas.
Planifica los resultados a alcanzar como hitos del proyecto.
Realiza consideraciones como:


* Limitaciones de disponibilidad y horario de los recursos.
* Interrupciones en das festivos y vacaciones.
Revisa el progreso de las tareas
El cumplimiento de las tareas e hitos del proyecto en tiempo y la
sobreasignacin de tareas a los recursos.
Las rutas crticas, tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que
el proyecto finalice en la fecha programada.
Gestiona a tu equipo de trabajo
Establece una comunicacin leal y efectiva con el equipo de trabajo y
evala si existen problemas entre los miembros del equipo.
Establece reuniones de seguimiento
Quien debe asistir / convocatoria con orden del da detallado, hora
comienzo y finalizacin.
Prepara la reunin / acta de moderador y no abordes temas que no sean
los propios de la reunin / concreta los acuerdos y haz un acta de la reunin.


CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
1) Elabora un plan de proyecto
2) Evala y optimiza el plan hasta estar satisfecho
Antes de iniciar el proyecto y de forma peridica durante su ejecucin,
debes evaluar y ajustar el plan del proyecto.
3) Revisa las rutas crticas, el progreso de las tareas y el
cumplimiento de hitos
Es importante detectar a tiempo los retrasos o posibles problemas.
4) Controla los costes y el presupuesto
El avance de las tareas y las revisiones del proyecto pueden provocar
desajustes en el presupuesto.
5) Cierra el proyecto adecuadamente
Evaluando las lecciones aprendidas y las mejores prcticas.
RESUMEN

Prof. Pedro Solana Gonzlez


UNIVERSIDAD DE CANTABRIA
Departamento de Administracin de Empresas



PLANIFICACIN DE PROYECTOS

Elaboracin y Seguimiento de Proyectos de Investigacin I
PROGRAMA DE FORMACIN
TRANSVERSAL
Escuela de Doctorado UC (EDUC)