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COMUNICACIONES
Colegio de Ingenieros del Per
Diplomado de Gerencia de
Proyectos Mdulo 4
Trujillo, Setiembre 2010
Ing. Luis Prez Godoy, PMP
Agenda
Introduccin
Distribuir la informacin
Informar el desempeo
Introduccin
Incluye los procesos requeridos para asegurar la generacin
oportuna y apropiada, la recoleccin, la distribucin, el
almacenamiento y la disposicin final de la informacin del
proyecto.
Proporciona las relaciones fundamentales entre las personas, las
ideas y la informacin necesarias para el xito.
Ej: temas
contractuales
Legal
Construccin
Comunicaciones
Capacitacin
Ej: Productividad
y facilidad de uso
en el producto final
Pruebas
Logstica
Ej: Liberacin
de un producto
de calidad
Ej: Implantacin y
Administracin eficaz
Los GP emplean una gran cantidad de tiempo comunicndose con los otros
interesados.
Ing. Luis Prez
Godoy,tiempo
PMP y atencin
5
Debemos optimizar
nuestro
Vacas Sagradas
Peces Gordos
Ratones
Zorros
Influencia
Los GP emplean una gran cantidad de tiempo
comunicndose con los otros interesados.
Debemos optimizar
nuestro
tiempo y atencin
Ing. Luis Prez
Godoy, PMP
Qu me habr
querido decir?
Qu significar el
gesto que hizo?
Mensaje
Receptor
Emisor
Ing. Luis Prez Godoy, PMP
Fundamentos de la comunicacin:
-Modelo Emisor- Receptor
Y yo que pensaba ir a la
playa a tomar sol
Receptor (GG)
El equipo de direccin
del proyecto gasta
gran parte de su
tiempo comunicndose
10
10
Demasiada
informacin
Semntica
Vocabulario
Redaccin
Resultados
deseados
Gestin del
Alcance, Tiempo,
Costo, Calidad,
RR HH y
Contratos
Objetivos
del Proyecto
Diferencias culturales
Filtros
Conocimiento de lo
que se quiere decir
Percepciones y
personalidades
11
11
Introduccin
Fundamentos de la comunicacin (continuacin):
-Eleccin de medio:
-
Escrito vs oral,
cara a cara vs. E-mail
Memo vs. Informe
-Estilo de redaccin:
-
-Tcnicas de presentacin
-
Lenguaje corporal,
ayudas visuales
Agenda adecuada,
gestin de conflictos
12
13
14
Comunicacin
lateral:
colegas, otros
grupos
funcionales y
clientes
Gerente
de
Proyecto
Comunicacin
lateral: amigos,
grupos sociales
org. Formales e
informales
15
-Comunicacin informal
- Entre grupos informales por razones de intereses, amistad, hobby,
etc.
16
Habilidades de comunicacin
mensaje
EMISOR
RECEPTOR
retroalimentacin
17
Habilidades de Comunicacin
Comunicacin verbal:
- Transmiten informacin, explicaciones e instrucciones
- Es importante la seleccin de las palabras y claridad
de la expresin
- Permite:
- Intercambio oportuno de informacin
- Rpido feedback
- Inmediata sntesis del mensaje
- Cierre oportuno
- Tres estados:
- Introduccin (decir lo que dirs)
- Explicacin (decirlo)
- Resumen (decir lo que usted dijo)
18
Habilidades de comunicacin:
Escucha Efectiva
A
C
T
I
V
L
I
S
T
E
N
19
Habilidades de comunicacin:
Comunicacin Escrita - Ejemplo
Antes de
empezar a
escribir
Enviar el informe.
Durante la
escritura del
informe
20
Habilidades de comunicacin:
Cundo usar la comunicacin oral y escrita - Ejemplos
Oral
Escrita
Mixta
Visin general
Accin inmediata
Accin futura
Directiva, orden
Informe de avance
Reconocimento
PROPSITO
Leyenda:
Nivel de Efectividad
Baja
Reprimenda
Disputa
Media
Alta
21
Habilidades de comunicacin:
Comunicacin no Verbal
Incluye gestos, tono vocal, expresin facial y lenguaje corporal.
Los factores no verbales generalmente tienen mayor influencia en el
impacto total del mensaje que los factores verbales:
Impacto total del mensaje = Palabras (7%) + Tono Vocal (38%) + Expresin Facial
(55%)
22
Probable significado
Agresividad
Impaciencia, aburrimiento
Incertidumbre, riesgo
Incertidumbre con las palabras
o deshonestidad
Inters
Superioridad o confianza
Actitud defensiva
Expectativa
Nerviosismo
23
Agenda
Introduccin
Distribuir la informacin
Informar el desempeo
24
25
26
Herramientas y Tcnicas
1. Anlisis de los Interesados
2. Juicio de Expertos
Entradas
1.
2.
3.
4.
Salidas
1.
2.
Registro de interesados
Estrategia de Gestin de los
Interesados
27
28
29
Matriz de
Poder/Inters de los
Interesados
30
Motivaciones,
expectativas,
intereses
Poder e
influencia
Rol en el
proyecto
31
Agenda
Introduccin
Distribuir la informacin
Informar el desempeo
32
33
Quin necesita
qu informacin?
Cmo se le dar
la informacin?
34
Cundo la
necesita?
Quin le dar
la informacin?
34
35
35
Herramientas y Tcnicas
1. Anlisis de requisitos de las comunicaciones
2. Tecnologa de las comunicaciones
3. Modelos de comunicacin
4. Mtodos de comunicacin
Entradas
1.
2.
3.
4.
Registro de interesados
Estrategia de Gestin de los
Interesados
Factores Ambientales de la
Empresa
Activos de los procesos de la
organizacin
Salidas
1.
2.
36
Organigramas
2.
3.
4.
5.
6.
37
38
Retroalimentacin - Mensaje
39
40
41
42
Matriz de Comunicacin
Para qu sirve?
1. Para asegurar el mantener informados a los Interesados (para asegurar una
comunicacin efectiva).
Qu incluye?
1.
2.
3.
4.
5.
Cundo utilizarla?
1. Se disea durante la planeacin y se actualiza a lo largo del proyecto.
43
Matriz de Comunicaciones
Interesado
Rol en el
Proyecto
Reporte
Semanal
Reporte
Mensual
Actas de
reuniones
internas
Actas de
reuniones con
proveedores
Solicitudes de
cambio
Control
presupuestal
Estado de
compras
Evaluacin de
proveedores
Plan del
proyecto
Sem Men
Consejo
Cliente
@
Directivo
Felipe
Patrocinador
@
Herrera
Juan Ganoza
Gte. del Proyecto * @
Por definir
David
Reategui
Staff interno
Responsable del
cambio
Responsable de
Isabel Valera
Sistemas
Jimena Jara
Responsable de
eventos e imagen
Arquitecto
Diseo
Contratistas y Diseo e
proveedores implementacin
Sem
Sem
@ e-mail
impreso
* genera la info
@
@
*
*@
*@
@
*
*@
@
*@ *
@
Sem semanal
Men mensual
@
@
44
Ejecutivo o
estratega
Miembros del
Equipo de
Proyecto
Otros
Interesados
Reportes a recibir
(contenido principal)
Formato requerido
Reporte de resultados
principales
Usar colores
Eventos ms significativos
Frecuencia
de reporte
Mecanismo de
Distribucin
Mensual
Trimestral
Semanal
Usar diagramas y
grficos
Problemas ms
significativos (incluyendo
su solucin)
Formato resumido
Items pendientes
Recursos empleados y
requeridos
Documentacin
detallada y de soporte
(de requerirse)
Artculos
Fax
Quincenal
Mensual
Eventos clave
Resmenes
Reporte de resultados
45
Informativas
De venta
Status: Informes y
actualizaciones
Entregables impresos
colocados en un
repositorio comn
Conferencias telefnicas y
video conferencias con
stakeholders remotos
Informacin disponible
en un website
Testimoniales de
terceros respecto al
valor recibido
46
Agenda
Introduccin
Distribuir la informacin
Informar el desempeo
47
Distribuir la informacin
Implica poner a disposicin de los interesados en el proyecto la
informacin necesaria de manera oportuna. Incluye implementar
el Plan para la direccin del proyecto, como as tambin
responder a requerimientos inesperados de informacin.
48
49
Distribuir la informacin
Proceso donde se pone a disposicin de los interesados toda la informacin
necesaria en forma oportuna.
Herramientas y Tcnicas
1. Mtodos de comunicacin
2. Herramientas para la
distribucin de la informacin
Entradas
1.
2.
3.
Salidas
1. Actualizaciones de los Activos
de los procesos de la
organizacin
Lecciones aprendidas
Registros del proyecto
Informes del proyecto
Presentaciones
Comunicaciones de /a los
interesados
50
Herramientas y tcnicas:
Mtodos de comunicacin
Reuniones
Tecnologa para
teleconferencia
Mensajera
instantnea
Paso 2: Director de
compras
51
Software de Gestin
de Proyectos
Paso 2: Director de
compras
Conocimiento
Paso 1: Sra. Smith
52
53
Agenda
Introduccin
Distribuir la informacin
Informar el desempeo
54
55
56
Herramientas y Tcnicas
1. Mtodos de comunicacin
2. Habilidades personales
3. Habilidades de gestin
Entradas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Salidas
Registro de interesados
Estrategia de Gestin de los
Interesados
Plan para la direccin del
proyecto
Registro de incidentes
Registro de cambios
Activos de los procesos de la
organizacin
57
58
59
60
61
62
Agenda
Introduccin
Distribuir la informacin
Informar el desempeo
63
Informar el desempeo
Incluyen la recoleccin y Distribuir la informacin del desempeo para
proporcionar informacin sobre como estn usndose los recursos a fin de
lograr los objetivos del proyecto:
Informes de situacin. Dnde est el proyecto ahora.
Informes de desempeo. Lo que el equipo del proyecto ha logrado.
Pronsticos. Predicciones sobre el estado y el avance futuros del
proyecto.
Informacin sobre Alcance, Cronograma, Costos, y la Calidad.
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Informar el desempeo
Generalmente provee informacin sobre el desempeo
en el alcance, cronograma, costos y calidad.
EDT
ALCANCE LINEA BASE
Lista de Actividades
Recursos
Costos
Ing. Luis Prez Godoy, PMP
65
66
Informar el desempeo
Herramientas y Tcnicas
1.
2.
3.
4.
Anlisis de variacin
Mtodos de proyeccin
Mtodos de comunicacin
Sistemas de informes
Entradas
1. Informacin sobre el desempeo
del trabajo
2. Mediciones del desempeo del
trabajo
3. Proyecciones del presupuesto
4. Plan para la Direccin del Proyecto
5. Activos de los procesos de la
organizacin
Salidas
1. Informes de desempeo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones a los Activos de
los procesos de la organizacin
67
68
69
70
Se pueden tener en
diferentes frecuencias y a
distintos niveles. Ejemplos:
Reuniones de Comit
Operativo: semanalmente.
Reuniones de Comit
Ejecutivo: mensualmente.
71
72
73
PPTO
Nueva
ACUMULADO
Real / Ppto
REAL
PPTO
Real / Ppto
Proyeccion
Ppto.
INGRESOS
99,125
91,010
9%
1,331,845
1,259,086
6%
2,298,860
2,203,141
95,719
4%
BIENES Y SUBCONTRATAS
MANO DE OBRA
AMORTIZ. DE LA INVERSION
GASTOS GENERALES
-2,818
-68,786
-3,974
-1,685
-515
-67,680
-3,582
-990
447%
2%
11%
70%
-40,870
-886,109
-51,347
-12,687
-38,658
-878,056
-50,144
-13,266
6%
1%
2%
-4%
-49,320
-1,595,542
-121,083
-31,057
-43,808
-1,584,761
-93,125
-23,166
-5,512
-10,781
-27,958
-7,891
13%
1%
30%
34%
-77,262
-72,767
6%
-991,012
-980,124
1%
-1,797,002
-1,744,860
-52,142
3%
MARGEN CONTRIBUCION
GASTOS GENERALES INDIRECTOS
DEPREC. Y AMORTIZACION
INGRESOS/GASTOS FINANCIEROS
GASTOS FINANC. POR FIANZAS
UTILIDAD BRUTA
21,863
-9,271
18,243
-8,732
20%
6%
340,833
-118,921
278,962
-117,615
22%
1%
501,858
-212,552
458,281
-209,383
43,577
-3,168
10%
2%
809
809
3,779
3,779
17,241
17,241
13,401
10,321
225,690
165,126
306,547
266,139
40,408
15%
22.06%
13.52%
20.05%
11.34%
25.59%
16.95%
22.16%
13.11%
21.83%
13.33%
20.80%
12.08%
30%
37%
74
1,000
INGRESO vs COSTO
MENSUAL
140
900
120
800
100
MILES DE US$
600
500
400
300
80
60
40
200
20
100
Di
c
Oc
t
Ag
o
Ju
n
Ab
r
Fe
b
Di
c
Oc
t
Ag
o
Ju
n
Ab
r
Di
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Ju
n
Ab
r
Fe
b
Di
c
Oc
t
Ag
o
Ju
n
Ab
r
Fe
b
0
Fe
b
MILES DE US$
700
COSTO PPTO
COSTO REAL
INGRESO NUEVA PROY.
75
43.56%
43.27%
40.79%
39.21%
37.07%
31.31%
30.58%
29.95% 29.67% 30.05%
28.02%
27.66%
27.38%
27.25%
26.96%
26.90%
35.00%
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
Presupuesto
Real
r
Ab
b
Fe
c
Di
t
Oc
o
Ag
n
Ju
r
Ab
Fe
0.00%
76
Aplica Control
de Plazo
Si/No ?
Si
Fecha de
Entrega
15/10/2008
Ampliacion
Riesgo
Nueva Fecha Alerta
de Plazo
Gerencia de
de Entrega
Roja
Si/No ?
Divisin
Si
22/01/2009
Comentarios
Alto
MTC
Si
01/12/2008
Si
31/05/2009
Alto
CPSAA-DESPACHOS
Si
09/03/2009
Si
18/05/2009
Medio
ORGANIZACIN Y MEJORAS A
LA GESTION DE VENTAS
Si
31/12/2008
Si
Cerrado
Bajo
77
Proyecciones
78