Gestión de Las Comunicaciones

GESTION DE LAS
COMUNICACIONES
Colegio de Ingenieros del Per
Diplomado de Gerencia de
Proyectos Mdulo 4
Trujillo, Setiembre 2010
Ing. Luis Prez Godoy, PMP
Gestin de las comunicaciones
Agenda
Introduccin
Planificar las comunicaciones
Distribuir la informacin
Informar el desempeo
Gestionar las Expectativas de los Interesados
Introduccin
Incluye los procesos requeridos para asegurar la generacin
oportuna y apropiada, la recoleccin, la distribucin, el
almacenamiento y la disposicin final de la informacin del
proyecto.
Proporciona las relaciones fundamentales entre las personas, las
ideas y la informacin necesarias para el xito.
Comunicacin con los Interesados del

Proyecto - Ejemplo
Ej: Alcance, tiempos y
presupuesto
Sponsor
Ej: temas
contractuales
Legal
Construccin
Comunicaciones
Capacitacin
Ej: Productividad
y facilidad de uso
en el producto final
Ej: Cumplir con

Especificaciones
basadas en
Requerimientos
del usuario
Pruebas
Logstica
Ej: Liberacin
de un producto
de calidad
Ej: Implantacin y
Administracin eficaz
Los GP emplean una gran cantidad de tiempo comunicndose con los otros
interesados.
Ing. Luis Prez
Godoy,tiempo
PMP y atencin
5
Debemos optimizar
nuestro

Proyecto - Ejemplo
Autoridad
Vacas Sagradas
Peces Gordos
Ratones
Zorros
Influencia
Los GP emplean una gran cantidad de tiempo
comunicndose con los otros interesados.
Debemos optimizar
nuestro
tiempo y atencin
Ing. Luis Prez
Godoy, PMP
Ejemplo de Anlisis de requisitos de

comunicaciones
En un proyecto el nmero de canales

de comunicacin es n(n-1)/2, donde
n es la cantidad de interesados.
Ejemplo:
Si en el proyecto hay 10 Interesados,

el GP tendr que manejar 45 posibles
canales de comunicacin.
Por lo tanto un componente clave es

determinar y limitar quin se
comunicar con quin, y quin
recibir cul informacin
Esto es parte del planeamiento de las

comunicaciones.

Proyecto - Ejemplo
Me comunico por escrito o
verbalmente?
Le dejo una nota o le
entrego un informe formal?
Se lo comunico
personalmente o por mail?
Qu me habr
querido decir?
Qu significar el
gesto que hizo?
Mensaje
Receptor
Emisor
Fundamentos de la comunicacin:
-Modelo Emisor- Receptor
Y yo que pensaba ir a la
playa a tomar sol
He escuchado que el sol

se va a devaluar.
Modelo bsico de comunicaciones

Mensaje (hay riesgos
de alto impacto)
Emisor (GP)
Medio (? => Memo de

Riesgos)
Receptor (GG)
Mensaje (solicito una

reunin)
El equipo de direccin
del proyecto gasta
gran parte de su
tiempo comunicndose
La reunin implicar una

nueva comunicacin
Una ruptura de las comunicaciones puede afectar negativamente al

proyecto
10
10
Barreras para la Comunicacin

(ruido)
Falta de
informacin
Demasiada
informacin
Falta de apertura y confianza

en las relaciones
Tiempo
Semntica
Vocabulario
Redaccin
Resultados
deseados
Gestin del
Alcance, Tiempo,
Costo, Calidad,
RR HH y
Contratos
Objetivos
del Proyecto
Diferencias culturales
Filtros
Conocimiento de lo
que se quiere decir
Percepciones y
personalidades
11
11
Introduccin
Fundamentos de la comunicacin (continuacin):
-Eleccin de medio:
-
Escrito vs oral,
cara a cara vs. E-mail
Memo vs. Informe
-Estilo de redaccin:
-
Voz activa vs. Voz pasiva,

estructura de la oracin,
eleccin de las palabras.
-Tcnicas de presentacin
-
Lenguaje corporal,
ayudas visuales
-Tcnicas de gestin de reuniones

-
Agenda adecuada,
gestin de conflictos
12
Teora de Comunicacin Efectiva
13
Comunicaciones del Gerente de Proyecto

El gerente de proyecto emplea aproximadamente 90% de su
tiempo comunicndose. Incluye:
1. Dirigir el proyecto: dirigir actividades, negociar, hacer presentaciones, etc
2. Participar en reuniones: Comits internos, con el cliente, reuniones de
trabajo
3. Marketing y venta del proyecto
4. Relaciones pblicas
5. Administracin de registros: memos, contratos, reportes,
14
Canales de comunicacin del Gerente

de Proyecto
Comunicacin hacia arriba
Gerencia de lnea, rea
Gerencia General
Comunicacin
lateral:
colegas, otros
grupos
funcionales y
clientes
Gerente
de
Proyecto
Comunicacin hacia abajo:

subordinados
Comunicacin
lateral: amigos,
grupos sociales
org. Formales e
informales
15
Tipos de comunicacin en el proyecto

-Comunicacin interpersonal
- En una comunicacin interpersonal, los factores no verbales tienen
ms influencia que los verbales
- Comunicacin con el pblico y la comunidad

- Comunicacin formal
-
Llevado a cabo mediante los canales formales. Incluyen: plan, propuestas,

cartas. Ms efectiva: escrita
-Comunicacin informal
- Entre grupos informales por razones de intereses, amistad, hobby,
etc.
16
Habilidades de comunicacin
mensaje
EMISOR
RECEPTOR
retroalimentacin
El emisor es el responsable que la informacin sea clara, inequvoca y completa.

El receptor es responsable de comprobar que la informacin sea recibida en forma
completa y entendida correctamente.
La comunicacin tiene varias dimensiones:
Escrita y oral, escuchar y hablar.
Interna (dentro del proyecto) y externa (al cliente, los medios de comunicacin, el pblico, etc).
Formal (informe, resmenes, etc) e informal (memorandos, conversaciones, etc.)
Vertical (hacia arriba y abajo) y horizontal (con los compaeros).
17
Habilidades de Comunicacin
Comunicacin verbal:
- Transmiten informacin, explicaciones e instrucciones
- Es importante la seleccin de las palabras y claridad
de la expresin
- Permite:
- Intercambio oportuno de informacin
- Rpido feedback
- Inmediata sntesis del mensaje
- Cierre oportuno
- Tres estados:
- Introduccin (decir lo que dirs)
- Explicacin (decirlo)
- Resumen (decir lo que usted dijo)
18
Habilidades de comunicacin:
Escucha Efectiva
A
C
T
I
V
Attention (reducir las distracciones)

Concern (preocupacin por la persona, el proceso y los
objetivos del proyecto)
Timing (escoger el momento y tiempo apropiados, cuando
ninguna de las partes est presionada)
Involvement (involucrarse mental y emocionalmente)
Vocal tones (el tono vocal representa el 38% del mensaje)
Eye contact (demuestra que se est prestando atencin)
L
I
Look (observar el lenguaje corporal)
S
T
E
N
Interest (mostrar inters en lo que dice la otra persona)

Summariza (repetir para confirmar y verificar el real
significado del mensaje)
Territory (manejar el espacio apropiadamente, reducir la
distancia apropiadamente)
Empathy (escuchar entre lneas para comprender los
sentimientos)
Nod (asentir para
mostrar que est entendiendo el mensaje)
19
Comunicacin Escrita - Ejemplo
Aspectos bsicos en una comunicacin escrita
Establecer un propsito bsico

Recolectar y organizar el material
Preparar un borrador
Revisar toda la estructura del informe
Antes de
empezar a
escribir
Enviar el informe.
Durante la
escritura del
informe
20
Cundo usar la comunicacin oral y escrita - Ejemplos
Oral
Escrita
Mixta
Visin general
Accin inmediata
Accin futura
Directiva, orden
Informe de avance
Reconocimento
PROPSITO
Leyenda:
Nivel de Efectividad
Baja
Reprimenda
Disputa
Media
Alta
21
Comunicacin no Verbal
Incluye gestos, tono vocal, expresin facial y lenguaje corporal.
Los factores no verbales generalmente tienen mayor influencia en el
impacto total del mensaje que los factores verbales:
Impacto total del mensaje = Palabras (7%) + Tono Vocal (38%) + Expresin Facial
(55%)
Se debe usar con cuidado para no enviar mensajes contradictorios.
22
Habilidades de comunicacin: Lenguaje

corporal - Ejemplo
Lenguaje corporal
Sealamiento (apuntar)
Susurrar, suspirar
Tomarse la cabeza con las
manos
Ocultar, disimular con las manos
Inclinarse hacia delante
Inclinarse hacia atrs con las
manos detrs de la cabeza
Apretar los puos o cruzar los
brazos
Frotarse las manos
Sudor en las manos
Probable significado
Agresividad
Impaciencia, aburrimiento
Incertidumbre, riesgo
Incertidumbre con las palabras
o deshonestidad
Inters
Superioridad o confianza
Actitud defensiva
Expectativa
Nerviosismo
23
Agenda
Introduccin
Identificar a los interesados
24
Identificar a los Interesados

Es el proceso que consiste en
identificar a todas las personas u
organizaciones impactadas por el
proyecto, y documentar informacin
relevante relativa a sus intereses,
participacin e impacto en el xito del
mismo.
25
Identificar a los Interesados Flujo de

datos
26
Herramientas y Tcnicas
1. Anlisis de los Interesados
2. Juicio de Expertos
Entradas
1.
2.
3.
4.
Salidas
Acta de Constitucin del Proyecto

Documentos de Adquisicin
Factores Ambientales de la Empresa
Activos de los procesos
de la organizacin
1.
2.
Registro de interesados
Estrategia de Gestin de los
Interesados
27
Identificar a los Interesados Entradas

Entradas
1. Acta de Constitucin del Proyecto
2. Documentos de Adquisicin
3. Factores Ambientales de la Empresa
la cultura y la estructura de la organizacin o de la empresa
las normas gubernamentales o industriales (p.ej.,
regulaciones, normas de productos)
4. Activos de los procesos de la organizacin
las plantillas de registro de interesados
las lecciones aprendidas procedentes de proyectos
anteriores
los registros de interesados de proyectos anteriores
28

Herramientas y tcnicas
1. Juicio de expertos
2. Anlisis de los Interesados
El anlisis de los interesados es un proceso que consiste en
recopilar y analizar de manera sistemtica las informaciones
cuantitativas y cualitativas, a fin de determinar qu intereses
particulares deben tenerse en cuenta a lo largo del proyecto.
Paso 1: Identificar a todos los potenciales interesados en el
proyecto e informacin relevante
Paso 2: Identificar el impacto o apoyo potencial que cada
interesado podra generar, y clasificarlos para definir una
estrategia de abordaje.
Paso 3: Planificar cmo influir en ellos para mejorar su apoyo
y mitigar los impactos negativos potenciales.
29

Herramientas y tcnicas
Modelos de clasificacin de
interesados
La matriz de poder/inters (nivel de

preocupacin)
La matriz de poder/influencia
(participacin activa)
La matriz de influencia/impacto
(capacidad de efectuar cambios en el
proyecto).
El modelo de prominencia: describe
clases de interesados basndose en su
poder (capacidad de imponer su
voluntad), urgencia (necesidad de
atencin inmediata) y legitimidad (su
participacin es apropiada).
Matriz de
Poder/Inters de los
Interesados
30
Identificar a los Interesados Salidas

1. Registro de interesados
La informacin de identificacin
La informacin de evaluacin
La clasificacin de los interesados.
2. Estrategia de Gestin de los Interesados

Interesado
Motivaciones,
expectativas,
intereses
Poder e
influencia
Estrategias para incrementar

apoyo o reducir obstculos
Rol en el
proyecto
31
Agenda
Introduccin
32

Involucra la determinacin de las necesidades de informacin y de
comunicaciones de los interesados del proyecto: qu informacin
necesitar cada uno, cuando la necesitar, cmo le ser entregada
y por quin
La identificacin de las necesidades de informacin de los
interesados en el proyecto y la determinacin de un medio
conveniente para alcanzar esas necesidades son factores
importantes para el xito del proyecto.
33
Determina las necesidades de

informacin y comunicaciones de los
interesados del proyecto
Quin necesita
qu informacin?
Cmo se le dar
la informacin?
34
Cundo la
necesita?
Quin le dar
la informacin?
34
Planificar las comunicaciones Flujo de

datos
35
35

Proceso necesario para determinar las necesidades de informacin y comunicacin
de los interesados en el proyecto
1. Anlisis de requisitos de las comunicaciones
2. Tecnologa de las comunicaciones
3. Modelos de comunicacin
4. Mtodos de comunicacin
Entradas
1.
2.
3.
4.
Interesados
Factores Ambientales de la
Empresa
Activos de los procesos de la
organizacin
Salidas
1.
2.
Plan para la direccin del

proyecto
Actualizaciones a los
documentos del proyecto
36
Planificar las comunicaciones Herramientas

Anlisis de Requisitos de la informacin:
Resulta en la suma de las necesidades de informacin de los interesados. Se definen
combinando el tipo y formato de la informacin requerida con un anlisis del valor
de esa informacin.
La informacin tpicamente exigida para determinar los requerimientos de
comunicaciones del proyecto incluye:
1.
Organigramas
2.
Las relaciones entre las responsabilidades de la organizacin del proyecto y los

interesados
3.
Las disciplinas, secciones y especialidades involucradas en el proyecto.
4.
La logstica de cuntos individuos sern involucrados en el proyecto y en qu

ubicaciones.
5.
Necesidades de informacin interna y externa (por ejemplo, comunicaciones con

los medios). Estn involucradas la cultura y la estructura de la organizacin.
6.
Informacin de los interesados
37

Tecnologa de comunicaciones:
Factores que influyen
Urgencia de la necesidad de la informacin

la disponibilidad de la tecnologa (comunicaciones),
el personal previsto para el proyecto (experiencia y
especializacin)
la duracin del proyecto
El entorno del Proyecto
38

Modelos de comunicacin:
Retroalimentacin - Mensaje
39

Mtodos de comunicacin:
Comunicacin interactiva
Comunicacin de tipo push (empujar)

Comunicacin de tipo pull (halar)
40
Planificar las comunicaciones - Salidas (1)

Plan para la direccin del proyecto:
Incluye:
Requisitos de informacin de los interesados
Informacin que debe ser comunicada
Persona responsable de comunicar la informacin
Persona o grupo que recibir la informacin
Mtodos o tecnologas usadas: memos, e-mail, carta, etc.
Frecuencia
Proceso de escalamiento
Metodologa para actualizar el plan.
Glosario de la terminologa comn
Diagramas de flujo de la informacin y de trabajo con la posible
secuencia de autorizaciones
Restricciones en materia de comunicacin,
41
Planificar las comunicaciones Salidas (2)

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto
Entre los documentos del proyecto que pueden
actualizarse, se incluyen:
el cronograma del proyecto
el registro de interesados
la estrategia de gestin de los interesados
42
Matriz de Comunicacin
Para qu sirve?
1. Para asegurar el mantener informados a los Interesados (para asegurar una
comunicacin efectiva).
Qu incluye?
1.
2.
3.
4.
5.
Lista de reportes de avance y contenidos.

Documentos de planeacin relevantes y contenidos.
Periodicidad de la distribucin.
Medio de la Distribuir la informacin.
Responsable de emitir el reporte.
Cundo utilizarla?
1. Se disea durante la planeacin y se actualiza a lo largo del proyecto.
43
Matriz de Comunicaciones
Interesado
Rol en el
Proyecto
Reporte
Semanal
Reporte
Mensual
Actas de
reuniones
internas
Actas de
reuniones con
proveedores
Solicitudes de
cambio
Control
presupuestal
Estado de
compras
Evaluacin de
proveedores
Plan del
proyecto
Ejemplo de Matriz de Comunicacin
Sem Men
Consejo
Cliente
@
Directivo
Felipe
Patrocinador
@
Herrera
Juan Ganoza
Gte. del Proyecto * @
Por definir
David
Reategui
Staff interno
Responsable del
cambio
Responsable de
Isabel Valera
Sistemas
Jimena Jara
Responsable de
eventos e imagen
Arquitecto
Diseo
Contratistas y Diseo e
proveedores implementacin
Sem
Sem
Otro Men Men Otro Men
@ e-mail
impreso
* genera la info
@
@
*
*@
*@
@
*
*@
@
*@ *
@
Sem semanal
Men mensual
@
@
44
Informacin requerida por tipo de

interesado
Tipo de
Interesado
Ejecutivo o
estratega
Miembros del
Equipo de
Proyecto
Otros
Interesados
Reportes a recibir
(contenido principal)
Formato requerido
Reporte de resultados
principales
Usar colores
Eventos ms significativos
Frecuencia
de reporte
Mecanismo de
Distribucin
Mensual
Copia impresa va courier
Trimestral
Reuniones "cara a cara"
Semanal
e-mail
Usar diagramas y
grficos
Problemas ms
significativos (incluyendo
su solucin)
Formato resumido
Estado de sus actividades
Estilo check list
Items pendientes
Recursos empleados y
requeridos
Documentacin
detallada y de soporte
(de requerirse)
Estado del proyecto
Artculos
Usar poco texto
Fax
Quincenal
Mensual
Eventos clave
Resmenes
Reporte de resultados
Durante las reuniones de

revisin de estado
Colocar en documentos de
comunicacin
organizacionales tales
como Journals o Noticias
45
Tipos de Informacin - Ejemplos

Obligatorias
Informativas
De venta
Status: Informes y
actualizaciones
Sesiones para poner en

conocimiento
Newsletter con sesgo

positivo
Reuniones con el Comit

Directivo
Entregables impresos
colocados en un
repositorio comn
Conferencias telefnicas y
video conferencias con
stakeholders remotos
Intercambios uno-auno con los

stakeholders clave en
forma permanente
Informacin disponible
en un website
Informes requeridos por la

autoridad
Informes requeridos por la
gerencia
Road shows para

explicar el proyecto y
sus beneficios
Testimoniales de
terceros respecto al
valor recibido
46
Agenda
Introduccin
47
Implica poner a disposicin de los interesados en el proyecto la
informacin necesaria de manera oportuna. Incluye implementar
el Plan para la direccin del proyecto, como as tambin
responder a requerimientos inesperados de informacin.
48
Distribuir la informacin Flujo de datos
49
Proceso donde se pone a disposicin de los interesados toda la informacin
necesaria en forma oportuna.
2. Herramientas para la
distribucin de la informacin
Entradas
1.
2.
3.
Plan para la direccin

del proyecto
Informes de desempeo
Activos de los procesos
de la organizacin
Salidas
1. Actualizaciones de los Activos
de los procesos de la
organizacin
Lecciones aprendidas
Registros del proyecto
Informes del proyecto
Presentaciones
Comunicaciones de /a los
interesados
50
Herramientas y tcnicas:
Mtodos de comunicacin
Reuniones
Tecnologa para
teleconferencia
Mensajera
instantnea
Software para trabajo

colaborativo
Pasos de autorizacin:
Paso 3: Director
Paso 2: Director de
compras
Paso 1: Sra. Smith
Paso 1: Sr. Jones
51
Herramientas y tcnicas: Herramientas

para la distribucin de la informacin
Impresos
Software de Gestin
de Proyectos
Bases de datos Software de Flujos de

Aprobacin
electrnicas
Pasos de autorizacin:
Paso 3: Director
Paso 2: Director de
compras
Conocimiento
Paso 1: Sra. Smith
Paso 1: Sr. Jones
El reto est en que los

miembros del equipo
registren la informacin
que se genera en el
proyecto
52
Distribucin de las comunicaciones

Salidas
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organizacin
1. Notificaciones a los interesados: Cambios aprobados, estado del proyecto
2. Informes del Proyecto: Informes de estado (semanal, mensual, etc), informe de cierre
(relatorio)
3. Presentaciones del Proyecto: Kick Off meeting (interno, cliente), Presentacin de
relatorio
4. Retroalimentacin de los interesados
5. Registros de Proyecto: cartas, memos,
6. Documentacin sobre Lecciones aprendidas
53
Agenda
Introduccin
54
Gestionar las Expectativas de los

Interesados
Considera gestionar las comunicaciones para
satisfacer las necesidades de informacin de
todos los interesados y resolver polmicas con
ellos.
Aumenta la probabilidad de que el proyecto no se
desve, mejora la capacidad para trabajar juntos, y
limita las interrupciones.
El responsable es el gerente del proyecto.
55

Interesados Flujo de datos
56

Interesados
Proceso donde se gestiona las comunicaciones para satisfacer los requerimientos de los
interesados y resolver problemas con ellos.
2. Habilidades personales
3. Habilidades de gestin
Entradas
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Salidas
Interesados
Plan para la direccin del
proyecto
Registro de incidentes
Registro de cambios
Activos de los procesos de la
organizacin
1. Actualizaciones a los Activos

de los procesos de la
organizacin
2. Solicitudes de cambio
3. Actualizaciones a los
documentos del proyecto
4. Actualizaciones al Plan para la
Direccin del Proyecto
57

Interesados Entradas
Plan para la direccin del proyecto: Requisitos y expectativas de los
interesados permiten identificar objetivos de comunicacin.
1. Requerimientos de comunicacin de los Interesados, incluyendo formato,
contenido, y nivel de detalle.
2. Responsables de comunicar la informacin.
3. Persona o grupo receptor de la informacin.
4. Mtodos o tecnologa usada.
Activos de los procesos de la organizacin:

1.
2.
3.
4.
Los requisitos de comunicacin de la organizacin

Los procedimientos para la gestin de incidentes
Los procedimientos de control de cambios
La informacin histrica relativa a proyectos anteriores
58

Interesados Herramientas y tcnicas
Mtodos de comunicacin: Estn identificados en el plan de
comunicaciones. Mtodo ms efectivo: reuniones cara a cara.
Otras opciones; llamadas telefnicas, e-mail.
Habilidades Interpersonales:
El director del proyecto recurre a habilidades interpersonales
adecuadas para gestionar las expectativas de los interesados. Por
ejemplo:
1. Generar confianza
2. Resolver conflictos
3. Escuchar de manera activa
4. Superar la resistencia al cambio
59

Interesados Herramientas y tcnicas
Habilidades de gestin:
La gestin es el acto de dirigir y controlar a un grupo de
personas, con el propsito de coordinar y armonizar el grupo para
permitirle lograr un objetivo ms all del alcance del esfuerzo
individual.
Las habilidades de presentacin

La negociacin
Las habilidades de redaccin
La oratoria
60

Interesados Salidas
Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la
Organizacin:
Entre los activos de los procesos de la organizacin
que pueden actualizarse, se incluyen:
Las causas de los problemas
El razonamiento subyacente a las acciones
correctivas elegidas
Las lecciones aprendidas a partir de la gestin de
las expectativas de los interesados
61

Interesados Salidas
Actualizaciones a los Documentos del Proyecto:
Estrategia de gestin de los interesados. Por ejemplo,
puede establecerse que un interesado tiene necesidades
de informacin adicionales.
Registro de interesados.
Registro de incidentes. Cuando se solucionan o hay
nuevos
62
Agenda
Introduccin
63
Incluyen la recoleccin y Distribuir la informacin del desempeo para
proporcionar informacin sobre como estn usndose los recursos a fin de
lograr los objetivos del proyecto:
Informes de situacin. Dnde est el proyecto ahora.
Informes de desempeo. Lo que el equipo del proyecto ha logrado.
Pronsticos. Predicciones sobre el estado y el avance futuros del
proyecto.
Informacin sobre Alcance, Cronograma, Costos, y la Calidad.
64
Generalmente provee informacin sobre el desempeo
en el alcance, cronograma, costos y calidad.
Algunos proyectos requieren tambin informacin sobre

riesgos y adquisiciones.
EDT
ALCANCE LINEA BASE
Lista de Actividades
Recursos
CRONOGRAMA LINEA BASE
PRESUPUESTO LINEA BASE
Costos
65
Informar el desempeo Flujo de datos
66
1.
2.
3.
4.
Anlisis de variacin
Mtodos de proyeccin
Mtodos de comunicacin
Sistemas de informes
Entradas
1. Informacin sobre el desempeo
del trabajo
2. Mediciones del desempeo del
trabajo
3. Proyecciones del presupuesto
4. Plan para la Direccin del Proyecto
5. Activos de los procesos de la
organizacin
Salidas
1. Informes de desempeo
2. Solicitudes de Cambio
3. Actualizaciones a los Activos de
los procesos de la organizacin
67
Informar el desempeo - Entradas

Informacin sobre el desempeo del trabajo :
el estado de los entregables
el avance del cronograma
los costos incurridos
Activos de los Procesos de la Organizacin

Las plantillas para informes,
Las polticas y procedimientos que definen las medidas y los
indicadores que se utilizarn,
Los lmites de variacin definidos por la organizacin.
68
Informar el desempeo - Entradas

Mediciones del Desempeo del Trabajo:
Por ejemplo:
El desempeo real del cronograma frente al planificado
El desempeo real de los costos frente al planificado
El desempeo tcnico real frente al planificado
69
Informar el desempeo - Herramientas

Anlisis de Variacin:
El anlisis de variacin es un examen a posteriori de las causas
de las diferencias entre la lnea base y el desempeo real.
Mtodos de Proyeccin
Mtodos de series de tiempo. Emplean datos histricos como
base para la estimacin de resultados futuros.
Mtodos causales/economtricos. identificar los factores
subyacentes que pueden influir en la variable que se est
proyectando.
Mtodos de juicio. proyecciones compuestas, las encuestas, la
tcnica Delphi, la elaboracin de escenarios, la proyeccin
tecnolgica y la proyeccin por analoga.
Otros mtodos. simulacin, las proyecciones probabilsticas y
las proyecciones Ensamble.
70
Informar el desempeo - Herramientas y

tcnicas: Mtodos de comunicacin
Reuniones de revisin de estado
Son eventos programados

regularmente para
intercambiar informacin
sobre el proyecto.
Es el marco adecuado para

informar y tomar decisiones.
Se pueden tener en
diferentes frecuencias y a
distintos niveles. Ejemplos:
Reuniones de Comit
Operativo: semanalmente.
Reuniones de Comit
Ejecutivo: mensualmente.
71
Informar el desempeo - Herramientas

Sistemas de Informes:
Un sistema de informes suministra una herramienta estndar
para que el director del proyecto registre, almacene y distribuya a
los interesados informacin relativa a los costos, al avance del
cronograma y al desempeo del proyecto.
72
Informar el desempeo - Salidas

Informes de desempeo:
Incluyen entre otros
El anlisis del desempeo pasado

El estado actual de los riesgos e incidentes
El trabajo completado durante el perodo reportado
El trabajo que deber completarse durante el siguiente perodo
de reporte
El resumen de los cambios aprobados en el perodo
Los resultados del anlisis de variacin
La conclusin proyectada del proyecto
73

Control de Proyectos
ESTADO DE RESULTADOS
EXPRESADO EN US$
MENSUAL
REAL
PPTO
Nueva
ACUMULADO
Real / Ppto
REAL
PPTO
Real / Ppto
Proyeccion
Ppto.
Nueva Proy / Ppto

US$.
INGRESOS
99,125
91,010
9%
1,331,845
1,259,086
6%
2,298,860
2,203,141
95,719
4%
BIENES Y SUBCONTRATAS
MANO DE OBRA
AMORTIZ. DE LA INVERSION
GASTOS GENERALES
-2,818
-68,786
-3,974
-1,685
-515
-67,680
-3,582
-990
447%
2%
11%
70%
-40,870
-886,109
-51,347
-12,687
-38,658
-878,056
-50,144
-13,266
6%
1%
2%
-4%
-49,320
-1,595,542
-121,083
-31,057
-43,808
-1,584,761
-93,125
-23,166
-5,512
-10,781
-27,958
-7,891
13%
1%
30%
34%
TOTAL COSTO DE VENTAS
-77,262
-72,767
6%
-991,012
-980,124
1%
-1,797,002
-1,744,860
-52,142
3%
MARGEN CONTRIBUCION
GASTOS GENERALES INDIRECTOS
DEPREC. Y AMORTIZACION
INGRESOS/GASTOS FINANCIEROS
GASTOS FINANC. POR FIANZAS
UTILIDAD BRUTA
21,863
-9,271
18,243
-8,732
20%
6%
340,833
-118,921
278,962
-117,615
22%
1%
501,858
-212,552
458,281
-209,383
43,577
-3,168
10%
2%
809
809
3,779
3,779
17,241
17,241
13,401
10,321
225,690
165,126
306,547
266,139
40,408
15%
MARGEN CONTRIBUCION / INGRESOS

UTILIDAD BRUTA / INGRESOS
22.06%
13.52%
20.05%
11.34%
25.59%
16.95%
22.16%
13.11%
21.83%
13.33%
20.80%
12.08%
30%
37%
74

INGRESO vs COSTO
ACUMULADO
1,000
INGRESO vs COSTO
MENSUAL
140
900
120
800
100
MILES DE US$
600
500
400
300
80
60
40
200
20
100
Di
c
Oc
t
Ag
o
Ju
n
Ab
r
Fe
b
Di
c
Oc
t
PERIODOS (EN MESES)
PERIODOS (EN MESES)

COSTO PPTO
COSTO REAL
INGRESO NUEVA PROY.
Ag
o
Ju
n
Ab
r
Di
c
Oc
t
Ag
o
Ju
n
Ab
r
Fe
b
Di
c
Oc
t
Ag
o
Ju
n
Ab
r
Fe
b
0
Fe
b
MILES DE US$
700
COSTO NUEVA PROY.

INGRESO PPTO
INGRESO REAL
COSTO PPTO
COSTO REAL
INGRESO NUEVA PROY.
COSTO NUEVA PROY.

INGRESO PPTO
INGRESO REAL
75

EVOLUCION DEL MARGEN DE CONTRIBUCION PROYECTADO
50.00%
45.00%
40.00%
43.56%
43.27%
40.79%
39.21%
37.07%
31.31%
30.58%
29.95% 29.67% 30.05%
28.02%
27.66%
27.38%
27.25%
26.96%
26.90%
35.00%
30.00%
25.00%
20.00%
15.00%
10.00%
5.00%
Presupuesto
Real
r
Ab
b
Fe
c
Di
t
Oc
o
Ag
n
Ju
r
Ab
Fe
0.00%
76

Control de plazos
CONTROL DEL PLAZO : MAYO (13/02/2009)
PROYECTOS
SISTEMA SAB PARA MGS
Aplica Control
de Plazo
Si/No ?
Si
Fecha de
Entrega
15/10/2008
Ampliacion
Riesgo
Nueva Fecha Alerta
de Plazo
Gerencia de
de Entrega
Roja
Si/No ?
Divisin
Si
22/01/2009
Comentarios
Alto
Se ha informado al Cliente del Atraso a la fecha y el Proyectado. Se ha

solicitado la asignacion del Lider Usuario a dedicacion exclusiva del
Proyecto para poder cerrar ASAP la fase de Incepcion. Se han
cumplido con entregar los 3 tomos del Analisis con toda la informacion
disponible
MTC
Si
01/12/2008
Si
31/05/2009
Alto
El 08/02/2009 se retir al personal del MTC , en el momento se tiene

identificado el Gap Funcional (brecha entre las bases y lo que hoy
requiere el MTC ), se mantiene la comunicacin buscando un eventual
acuerdo que permita cerrar el proyecto , en paralelo se est evaluando
alternativas de negociacin con soporte legal .
CPSAA-DESPACHOS
Si
09/03/2009
Si
18/05/2009
Medio
El 09/02/2009 se pas a Produccin . An esta en proceso de firma el

Acta de aceptacin por las pruebas . En abril se addend soporte
mensual hasta el 18 de Mayo con un recurso por $ 4800.
ORGANIZACIN Y MEJORAS A
LA GESTION DE VENTAS
Si
31/12/2008
Si
Cerrado
Bajo
Proyecto Cerrado - Periodo Abril.
77
Proyecciones
Las proyecciones se actualizan y se vuelven a emitir

basados en la informacin de desempeo que se
obtiene conforme se ejecuta el proyecto.
Esta informacin trata del desempeo pasado y

podra impactar al proyecto en el futuro.
Bsicamente son el EAC y ETC.
78

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GESTION DE LAS

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Ej: Cumplir con

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En un proyecto el nmero de canales

Si en el proyecto hay 10 Interesados,

Por lo tanto un componente clave es

Esto es parte del planeamiento de las

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La reunin implicar una

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Canales de comunicacin del Gerente

Comunicacin hacia abajo:

Tipos de comunicacin en el proyecto

- Comunicacin con el pblico y la comunidad

Llevado a cabo mediante los canales formales. Incluyen: plan, propuestas,

Ing. Luis Prez Godoy, PMP

El emisor es el responsable que la informacin sea clara, inequvoca y completa.

Ing. Luis Prez Godoy, PMP

Ing. Luis Prez Godoy, PMP

Attention (reducir las distracciones)

Eye contact (demuestra que se est prestando atencin)

Look (observar el lenguaje corporal)

Interest (mostrar inters en lo que dice la otra persona)

Aspectos bsicos en una comunicacin escrita

Establecer un propsito bsico

Ing. Luis Prez Godoy, PMP

Ing. Luis Prez Godoy, PMP

Se debe usar con cuidado para no enviar mensajes contradictorios.

Ing. Luis Prez Godoy, PMP

Habilidades de comunicacin: Lenguaje

Ing. Luis Prez Godoy, PMP

Identificar a los interesados

Planificar las comunicaciones

Gestionar las Expectativas de los Interesados

Ing. Luis Prez Godoy, PMP

Identificar a los Interesados

Ing. Luis Prez Godoy, PMP

Identificar a los Interesados Flujo de

Ing. Luis Prez Godoy, PMP

Identificar a los Interesados

Acta de Constitucin del Proyecto