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EXCEL BASICO
INTRODUCCION
CONCEPTOS BASICOS
Conceptos Bsicos
Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones
con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples
sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios.
Arrancar Excel
1) Desde el botn Inicio
Situado , normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar
el cursor y hacer clic sobre el botn Inicio se despliega un men; al colocar el
cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay
instalados en su computador; buscar Microsoft Excel, hacer clic sobre l, y se
arrancar el programa.
CONCEPTOS BASICOS
2) Desde el icono de Excel del escritorio.
CONCEPTOS BASICOS
La Pantalla Inicial y las Barras de Herramientas
Al arrancar Excel aparece una pantalla inicial como sta, vamos a ver sus
componentes fundamentales. As conoceremos los nombres de los
diferentes elementos y ser ms fcil entender el resto del curso.
CONCEPTOS BASICOS
Barras
La barra de ttulo contiene el nombre del documento sobre el que se est
trabajando en ese momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el
nombre provisional Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que
queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para minimizar,
restaurar y cerrar.
CONCEPTOS BASICOS
Los mens desplegables de la barra de mens contienen tres tipos bsicos
de elementos:
a) Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic
sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no
aparece nada o bien aparece la combinacin de teclas para ejecutarlo desde el
teclado. Por ejemplo, en el men Insertar, el comando Columnas.
b) Otro men desplegable. Al situarse sobre ste, se abre un nuevo men a
su lado con ms opciones para que elijamos una de ellas. Se reconocen porque
tienen un tringulo a la derecha. Por ejemplo, en el men Insertar, Imagen.
c) Comando con ventana. Al hacer clic, aparece una ventana que nos
pedir que rellenemos algunos campos y que tendr botones para aceptar o
cancelar la accin. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos
suspensivos. Por ejemplo, en el men Insertar, Grfico...
CONCEPTOS BASICOS
Los diferentes mens de la barra de mens se pueden activar desde el teclado
pulsando Alt + letra subrayada del nombre del comando. Por ejemplo Alt + i
para desplegar el men Insertar.
CONCEPTOS BASICOS
La barra de frmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la
casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la
celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.
La barra de etiquetas nos permite movernos por las distintas hojas del libro de
trabajo.
Lasbarras de desplazamiento permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja
de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra
arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.
La barra de tareas de Windows contiene el botn Inicio, iconos para arrancar
algunos programas, como Internet Explorer, etc. y tambin un botn por cada
documento de Excel que tengamos abierto, de forma que podemos pasar de un
documento a otro haciendo clic en estos iconos. Esta barra no pertenece a
Excel, sino a Windows como su propio nombre indica.
CONCEPTOS BASICOS
Tipos de Datos
En una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir
son:
VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente
en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.
FRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes,
referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica
bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los
datos de las hojas de clculo como *, +, -, Sen, Cos, etc... En una frmula se
pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe empezar siempre
por el signo =.
CONCEPTOS BASICOS
Introducir datos
En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, nmeros o
frmulas. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes:
1.-Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos.
2.-Teclear los datos.
Aparecern en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Frmulas, como
puedes observar en el dibujo siguiente:
CONCEPTOS BASICOS
3.- Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres
mtodos que le explicamos a continuacin:
INTRO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y adems la celda activa
pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor para introducirlo en la celda y
adems la celda activa cambiar dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si
pulsamos FLECHA DERECHA ser la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIN: Es el botn
de la barra de frmulas, al hacer
clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa
seguir siendo la misma.
Si antes de introducir la informacin cambia de opinin y desea restaurar el
contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del
teclado o hacer clic sobre la Caja de Cancelacin
de la barra de frmulas.
As no se introducen los datos y la celda seguir vaca.
CONCEPTOS BASICOS
Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est
escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin.
Si an no se ha validado la introduccin de datos y se comete algn error, se
puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carcter
situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se
puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada
de datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seguiremos los
siguientes pasos:
1.
2.
Activar la Barra de Frmulas pulsando la tecla F2 o ir directamente a la
barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.
CONCEPTOS BASICOS
La Barra de Estado cambiar de Listo a Modificar.
En la Barra de Frmulas aparece el punto de insercin o cursor al final de la
misma.
3.
Modificar la informacin.
4.
CONCEPTOS BASICOS
Guardar un Libro de Trabajo
Cuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo
en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier
operacin posterior sobre ste, tendremos que almacenarlo en alguna unidad
de disco, esta operacin se denomina Guardar.
Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos.
Un mtodo consiste en almacenar el archivo asignndole un nombre:
1 Selecciona el men Archivo
2 Elija la opcin Guardar como...
CONCEPTOS BASICOS
CONCEPTOS BASICOS
3 En el recuadro Guardar en hacer clic sobre la flecha de la derecha para
seleccionar la unidad donde va a grabar su trabajo.
Observe como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la
unidad seleccionada.
4 Haga doble clic sobre la carpeta donde guarda el archivo.
5 En el recuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que quiere ponerle a
su archivo.
6 Hacer clic sobre el botn Guardar.
CONCEPTOS BASICOS
Cerrar un Libro de Trabajo
Una vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l
para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un
documento recibe el nombre de Cierre del documento. Se puede cerrar un
documento de varias formas.
Una de ellas consiste en utilizar el men Archivo
1 Seleccione el men Archivo.
2 Elija la opcin Cerrar. Si esta opcin no se encuentra, recuerde el botn
para ampliar el men.
En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no
almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de
dilogo:
CONCEPTOS BASICOS
CONCEPTOS BASICOS
Abrir un Libro Existente
Si queremos recuperar algn libro de trabajo ya guardado, la operacin se
denomina Abrir.
Existen varias formas para abrir un archivo ya existente.
Una de ellas consiste en utilizar el men:
1 Seleccione la opcin Abrir del men Archivo.
Aparecer el cuadro de dilogo siguiente:
2 Hacer clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en.
CONCEPTOS BASICOS
3 Elija la unidad deseada,
haciendo clic sobre sta.
En el recuadro inferior, aparecern
las distintas carpetas de la unidad
elegida.
4 Hacer doble clic sobre la carpeta
donde se encuentra el archivo a
recuperar.
Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en, y ahora en
el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta.
5 Hacer clic sobre el archivo deseado.
6 Hacer clic sobre el botn Abrir.
Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn
Aceptar.
3.
3.
2.
3.
4.
5.
Elija la opcin deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas
queremos que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la seleccin.
Fjese como desde aqu tambin le permite aadir filas o columnas enteras.
6.
3.
2.
3.
2.
3.
4.
Elija
la
opcin
deseada
dependiendo de cmo queremos que se
realice la eliminacin de celdas.
Desplazando las celdas hacia la izquierda
o hacia la derecha.
5.
2.
3.
4.
2.
3.
Elija la opcin Cortar, si esta opcin no aparece, sitese primero sobre el
botn para ampliar el men.
4.
Seleccione las celdas donde quiere que se siten las celdas
cortadas.
5.
6.
Elija la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitese primero
sobre el botn para ampliar el men.
2.
2.
3.
4.
Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botn del ratn y
mantenindolo pulsado, arrstrelo hasta donde quiere copiar el rango.
5.
rango
6.
2.
3.
Elija la opcin Copiar, si esta opcin no aparece, sitese primero sobre
el botn para ampliar el men.
4.
5.
6.
Elija la opcin Pegar, si esta opcin no aparece, sitese primero sobre el
botn para ampliar el men.
2.
3.
4.
Manteniendo pulsada CTRL, pulsa el botn del ratn y
mantenindolo pulsado, arrstrelo hasta donde quiere copiar el rango.
5.
Suelte el botn del ratn cuando est donde quiere copiar el rango
6.
2.
3.
Pulse el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstrelo hasta
donde quiere copiar el rango.
4.
Suelte el botn del ratn cuando est donde quiere copiar el rango.
2.
3.
Elija la opcin Grfico... Si esta opcin no aparece, sitate primero
sobre el botn para ampliar el men.
5.
Una vez elegido el tipo de grfico, en el recuadro de la derecha, elija
un subtipo.
6.
Si pulsas sobre el botn Presionar para ver muestra y lo mantienes
pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro grfico
segn los datos seleccionados en el paso 1.
7.
En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la
parte inferior del cuadro de dilogo
8.
En el recuadro Rango de datos aparecer el rango seleccionado en el
primer paso.
9.
Selecciona la opcin Filas o Columnas dependiendo de cmo estn
introducidas en la hoja de clculo cada serie de datos.
11.
En el recuadro Serie aparecer cada serie de datos representada en
nuestro grfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,
12.
En el recuadro Valores estar el rango de celdas donde se
encuentran los datos a representar para esta serie de datos. stos aparecen
segn la seleccin realizada en el paso 8.
17.
En la primera ficha Ttulos, escribir en el recuadro Ttulo del grfico el
nombre que deseamos que aparezca en la parte superior
18.
Escribe en el recuadro Eje de categoras el ttulo que le queremos
asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).
19.
Escribe en el recuadro Eje de valores el ttulo que le queremos
asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).
20.
Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del grfico.
21.
Activa el Eje de categoras si deseas que se visualice, en nuestro caso,
el eje X.
22.
Junto con el eje de categoras podremos especificar la escala utilizada
para ver los rtulos
Estas opciones slo tienen sentido en caso de que los rtulos del eje sean fechas.
Con la opcin Categora slo aparecern en el eje las fechas de los rtulos, y con
las otras opciones aparecern todas las fechas entre los distintos rtulos.
24.
(X).
25.
Activa o desactiva cualquiera de los tipos de lneas del eje de valores (Y).
26.
Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del grfico.
28.
Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejar elegir
entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba,
Derecha, Izquierda.
29.
Haz clic sobre la ficha Rtulos de datos, para seguir con las opciones
del grfico.
36.
Haz clic sobre la opcin En una hoja nueva si deseamos que nuestro
grfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A
continuacin podrs especificar cmo deseas que se llame la nueva hoja.
37.
Selecciona el grfico.
2.
3.
Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta
donde desees colocar el grfico.
4.
Selecciona el grfico.
2.
Sita el puntero del ratn sobre cualquiera de los indicadores
alrededor del cuadro del grfico (como si se deseara cambiar de tamao
una ventana).
3.
Pulsa el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrstralo hasta
la posicin deseada.
4.
2.
3.
Selecciona la orientacin del
papel, vertical u horizontal. (En la
impresora se colocar el papel siempre
de la misma forma).
4.
En el recuadro Escala nos permitir indicarle si deseamos que la
salida a impresora venga determinado por un factor de escala (100%, 50%,
200%,...) o bien ajustando automticamente la hoja en un nmero de
pginas especfico (una pgina de ancho por 1 de alto, y as se imprimira en
una sola hoja,...).
6.
En esta ficha podrs modificar los mrgenes superior, inferior, derecho
e izquierdo de las hojas a imprimir. Por defecto stos estn a 0.
7.
Si la hoja tiene encabezado o pie de pgina, tambin nos permite
indicar a cuntos centmetros del borde del papel queremos que se site.
8.
Si desea que su salida tenga centradas las hojas tanto vertical como
horizontalmente, Excel nos lo realizar automticamente activando las casillas
Horizontalmente y/o Verticalmente.
9.
13.
En el recuadro Imprimir podr activar cualquiera de las siguientes
opciones
2.
Elegir la opcin Imprimir... Si esta
opcin no se encuentra en el men,
situarse primero sobre el botn para
ampliar el men.
3.
En el recuadro Impresora, aparecer el nombre de la impresora con la
que se supone que se va a imprimir.
4.
En el recuadro Imprimir, podr indicar si desea imprimir Todo el libro, o
slo la Hojas activas (seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Seleccin para
imprimir slo los objetos seleccionados de la hoja.
5.
En el recuadro Intervalo de pginas, tendremos que indicar si deseamos
imprimir Todas las pginas, o bien slo un rango, especificndolo a continuacin.
6..
FIN
MUCHAS GRACIAS