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Autor: Ana Carla Mighella

Tema: Qu es y para
qu sirve Excel?

Excel es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto


quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como
Word, Access, Outlook, PowerPoint, ... te resultar familiar utilizar
Excel, ya que muchos iconos y comandos funcionan de forma
similar en todos los programas de Office.
Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros
de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en
cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de nmeros slo tienes que introducirlos
uno debajo de otro, como haras en un papel, colocarte en la celda donde
ir el resultado y decirle a Excel que quieres hacer la suma de lo que tienes
encima (ya veremos ms adelante cmo se hace exactamente, pero es
muy fcil).
Quizs pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora.
Pero piensa qu ocurre si te equivocas al introducir un nmero en una
suma de 20 nmeros, tienes que volver a introducirlos todos; mientras que
en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente
corriges el dato y automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Esta caracterstica de reclculo automtico te permite tambin hacer


simulaciones fcilmente. Por ejemplo, si ests calculando lo que tendrs
que pagar al mes al pedir un prstamo hipotecario, basta que vayas
introduciendo diferentes cantidades en el importe del prstamo para que
veas lo que tendras que pagar en cada caso.

Conceptos bsicos de Excel

Aqu podrs encontrar los conceptos ms bsicos que utiliza


Excel.
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel, es decir, todo lo que hacemos en este programa
se almacenar formando el libro de trabajo.
Los libros de trabajo de Excel tienen la extensin .XLS para que la computadora los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesin de Excel automticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro1.
Un libro de trabajo est formado por varias hojas, en principio constar de 3 hojas aunque el nmero de
stas puede variar entre 1 y 255. Si miras en la parte inferior de la ventana de Excel encontrars las
diferentes hojas del libro de trabajo, cada una de ellas nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...
Los libros de trabajo son una gran herramienta de organizacin, ya que por ejemplo todas las hojas
referidas a un mismo proyecto o trabajo podran agruparse en un slo libro.

Hoja de clculo
La hoja de clculo es una herramienta muy til para todas aquellas
personas que trabajen con gran cantidad de nmeros y necesiten
realizar clculos u operaciones con ellos. Es una gran hoja cuadriculada
formada por 256 columnas y 65.536 filas. Las hojas de clculo estn
formadas por columnas y filas.
Una columna es el conjunto de celdas seleccionadas verticalmente. Cada
columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV.
Cada fila se numera desde 1 hasta 65536 y es la seleccin horizontal de un
conjunto de celdas de una hoja de datos.

Celdas:
La interseccin de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con
el nombre de la columna a la que pertenece y a continuacin el nmero de
su fila, por ejemplo la primera celda pertenece a la columna A y la fila 1
por lo tanto la celda se llama A1.
Cuando el cursor est posicionado en alguna celda preparado para trabajar
con sta, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica porque
aparece ms remarcada que las dems.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa
y columna activa, columna de la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de clculo es el de Rango, que es
un bloque rectangular de una o ms celdas que Excel trata como una
unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Clculo, ya que todo tipo de
operaciones se realizan a base de rangos.

Tipos de Datos

Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que


podemos utilizar en una hoja de clculo.
Nmeros :
Para introducir nmeros puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los
signos especiales + - ( ) / % E e .
Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero
negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-).
Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero
negativo, lo cual es tpico en contabilidad.
El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5
equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
Si al finalizar un nmero se escribe , Excel asigna formato Moneda al nmero
y as se ver en la celda, pero en la barra de frmulas desaparecer dicho
smbolo.
Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como
smbolo de porcentaje.
Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero
para que no se confundan con nmeros de fecha.
Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa
automticamente a anotacin cientfica.
Por defecto los nmeros aparecen alineados a la derecha en la celda.

Fecha u hora :
Para introducir una fecha u hora, no tienes ms que escribirla de la forma en
que deseas que aparezca.
Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas
tambin aparecen alineados a la derecha en la celda.
Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo
ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para
aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango,
necesariamente deberemos introducir el ao completo.
Ejemplos:
1/12/99

1-12-99

2:30 PM

14:30

1/12/99 14:30

12/07/2031

Texto :
Para introducir texto selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede
contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan
reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000
caracteres de texto.
Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn
en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena
nicamente en la primera celda.
El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Frmulas.
Una frmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a
otras celdas, nombres, funciones, u operadores.
Una frmula es una tcnica bsica para el anlisis de datos.
Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo
como *,+,-,Sen,Cos,etc...
En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras
celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de
frmulas y debe empezar siempre por el signo =.