PLANEACION

Ctedra de Introduccin a las

Organizaciones

TEST
Cules son los pasos bsicos a seguir en un proceso
de planificacin ?
Cmo diferenciamos la planificacin estratgica de la
planeacin tctica y operativa ?
Para qu es importante analizar el medio ambiente y
los recursos internos de la organizacin ?
Cules son los requisitos o lista de verificacin para
determinar si una situacin planteada es o no es un
objetivo ?
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Organizaciones

Planear Organizar Dirigir Coordinar -

Controlar

El PROCESO ADMINISTRATIVO
Planear, es la primera funcin administrativa; que
sirve de base a las dems.
Definicin es la accin de tomar decisiones para el
futuro. No es un acto, es un proceso.
Al proceso en el que se definen las situaciones que
queremos alcanzar en el futuro, y se disean los
caminos para lograrlo, lo llamamos Planificacin.
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Organizaciones

P
A
S
O
S
N
E
C
E
S
A
R
I
O
S

FUNCIONES
FUNCIONESADMINISTRATIVAS
ADMINISTRATIVAS

Quin soy
Y qu hago?
Para
Dnde
Voy?

Planificar
Planificar

Cmo
Trabajo?
Qu he
logrado

Organizar
Dirigir

Evaluar

Quin soy
Y qu hago?

Diagnstico
Estatutos legales
(ordenanza)
Misin
Visin
Estructura
Organizativa
Proyectos
Personal
convenios

Para
Dnde
Voy?

Objetivo general
Anual
Objetivos
especficos
Proyectos
especficos por
cada objetivo
planteado
Indicadores
Metas

Propuesta Gerencial

Cmo
Trabajo?

Procedimientos
internos.
Manual de cargos
Formatos de proyectos
Registros de
condiciones de
instalaciones
Registro de instancia
debidamente registradas
Medios de evaluacin
Canales de
comunicacin
Medios de
financiamientos
Poblacin
Presupuesto

Qu he
logrado

Indicadores
De gestin
Metas
Productos

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P
L
A
N
I
F
I
C
A
C
I

La planificacin como fase del proceso

Administrativo
La planificacin abarca la
definicin de las metas de una
organizacin, el establecimiento
de una estrategia general para
lograr
esas
metas
y
el
desarrollo de una jerarqua
amplia de los planes para
integrar
y
coordinar
las
actividades. Se relaciona, por
lo tanto, con los fines (qu debe
hacerse) as como tambin con
los
medios
(cmo
debe

IMPORTANCIA
Propicia el desarrollo de la empresa
Reduce los niveles de incertidumbre
Prepara a la empresa para hacer

frente

las

contingencias
Visin del porvenir y un afn de lograr y mejorar las cosas
Condiciones del ambiente que lo rodea
Establece un sistema racional para la toma de decisiones
Reducir riesgos y aprovechar oportunidades
Decisiones basadas en hechos
Establecer un modelo de trabajo
Eficiencia
Control
Rendimiento

PRINCIPIOS
Factibilidad: lo que se planea debe ser
realizable
Objetividad y cuantificacin: basarse
en datos reales, razonamientos
precisos y exactas, y nunca opiniones
subjetivas, especulaciones o clculos
arbitrarios
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PRINCIPIOS
Flexibilidad: establecer mrgenes
respecto a las futuras situaciones
imprevistas
Unidad: todos los planes especficos
de la empresa deben integrarse a un
plan general

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PRINCIPIOS
Cambio estrategias: modificacin de
los cursos de accin (estrategias)
mediante el tiempo

Ctedra de Introduccin a las

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P
L
A
N
I
F
I
C
A
C
I

La planificacin como fase del proceso

Administrativo

ETAPAS Y ELEMENTOS
QU HACER?
MISIONES O PROPSITOS
METAS U OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
POLTICAS
PLANES
PROGRAMAS
PROCEDIMIENTOS
PRESUPESTOS

Pasos de la planeacin
1. Anlisis situacional:
Ambiente interno:
Fortalezas
Debilidades
Ambiente externo:
Oportunidades
Amenazas
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Pasos de la planeacin

2. Establecimiento de objetivos y metas:

Responder a preguntas como:
Dnde se quiere estar?
Qu se desea hacer y cundo?
Etc.
Jerarquizar objetivos: plantear objetivos clave
Objetivos por jerarqua organizacional:
estratgicos, operacionales, generales,
individuales, etc.
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Pasos de la planeacin
3. Desarrollo de premisas:
Pronosticar condiciones internas y externas
en que se operar:
Volumen de ventas? Precios? Productos?
Adelantos tcnicos? Costos? Salarios?
Polticas fiscales? Condiciones sociales? Etc.

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Pasos de la planeacin
4. Identificacin de cursos de accin
alternativos:
Es necesario identificar las mejores
alternativas de accin
Examinar sus ventajas y desventajas

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Pasos de la planeacin
5. Evaluacin de las alternativas:
Evaluar los distintos cursos alternativos de
accin a la luz de las premisas establecidas
(paso 3) y las metas que se desea alcanzar
(paso 2) de acuerdo con el entorno que
enfrenta la empresa (paso 1)

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Pasos de la planeacin
6. Seleccin de un curso de accin:
Se toma una decisin
Se elige el que se pueda considerar como el
mejor curso de accin

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Pasos de la planeacin
7. Formulacin de planes de apoyo:
Se elaboran planes derivados en apoyo al
plan bsico
Por ejemplo: plan de compra de equipo, plan
de compra de materiales, plan de
capacitacin, etc.

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Pasos de la planeacin
8. Presupuestacin:
Los planes se trasladan a cifras a travs de
los presupuestos:
Presupuestos de ventas, de gastos de
operacin, de efectivo, estados financieros,
inversiones de capital, entre otros

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Fases de la Planificacin
Determinacin de Objetivos a
alcanzar
2. Toma de decisiones
3. Elaboracin de planes
4. Acciones empresariales
1.

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Determinacin de Objetivos
Es la primera actividad: saber adnde
pretendemos llegar.
Los objetivos son la expresin de una
situacin que queremos vivir en el futuro.
Lista de verificacin: ser especfico, ser
realista, ser verificable, tener un plazo, incluir
metas intermedias, plantear un desafo y
plantear un compromiso.
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Red de Objetivos en la Organizacin

Jerarqua de objetivos algunos son ms
importantes y predominan.

Objetivos organizacionales
Objetivos de la divisin
Objetivos del departamento
Objetivos operacionales

El resultado es una red jerrquica e integrada

que orienta la accin de la organizacin en
direccin de los objetivos organizacionales.
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Desdoblamiento de los objetivos

A
M
P
L
I
T
U
D

Objetivos organizacionales
Polticas
Directrices
Metas
Programas
Procedimientos
Mtodos
Normas

Menor

DETALLE
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Mayor

Toma de decisiones
Debemos tomar decisiones para conseguir
los objetivos fijados. Ello implica un proceso
de comparar alternativas posibles y elegir las
ms adecuadas.
Diagnstico Alternativas posibles
Evaluacin de alternativas Seleccin
Ejecucin (Resultados)
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Seleccin de una alternativa

Experimentacin

Experiencia

Cul
alternativa
seleccionar?
Investigacin
y anlisis
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Decisin
tomada

Certidumbre, incertidumbre y
riesgo
Certeza: Cuando se conocen los efectos
que generar cierta accin
Riesgo: El efecto de la decisin se
conoce solo en trminos de
probabilidades
Incertidumbre: Se desconocen los
efectos futuros de las decisiones
presentes
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Diferentes Tipos de Planeacin

Consideramos dos o ms tipos, de acuerdo a
una jerarqua de la planeacin:

Planificacin estratgica es la planeacin

ms amplia. Tiene que ver con los objetivos
organizacionales y la estrategia.
Planificacin tctica realizada a nivel
departamental.
Planificacin operativa realizada para cada
actividad, ms detallada y de corto plazo.
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HABILIDADES Y NIVELES
ADMINISTRATIVOS

Planificacin Estratgica
Est definida en la cpula estratgica.
Abarca a la organizacin en su totalidad
Est proyectada a largo plazo, efectos y
consecuencias en el futuro.
Implica analizar y comprender el medio
ambiente (Oportunidades vs Amenazas).
Implica analizar los distintos factores internos
(Fortalezas vs Debilidades)
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Planificacin Operativa
Est definida en el centro operativo para cada
tarea o actividad.
Detalles necesarios para incorporar los planes
estratgicos en las operaciones diarias de la
empresa.
Pueden ser para actividades recurrentes o no
recurrentes.
Proyectado para el futuro inmediato.
Metas especficas; muestra actividades por
separado.
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Clases de Planes

Programas consideracin de actividades y del

marco temporal. Relacionados con el tiempo.
Presupuestos expresin monetaria de los
programas. Relacionados con el dinero.
Proyectos programas especficos.
Polticas son guas para las decisiones.
Procedimientos son instrucciones para una accin.
Relacionados con los mtodos.
Reglas medidas especficas para situaciones
dadas. Relacionados con los comportamientos.
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Misin - Visin
Para comprender la planificacin estratgica,
debemos definir algunos conceptos que influirn en
este tipo de planificacin:
Visin

Misin

Planeamiento Estratgico

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Misin - Visin
Visin se define con los siguientes
elementos:

Propsito principal de la empresa

Su futuro
Definicin de mercados a atender
Valores, conductas y actitudes deseadas
Escenarios esperados
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Misin - Visin
Misin la declaracin de la misin incluye:

Que es lo que hacemos (cul es el negocio)

En dnde lo hacemos (cul es el mercado)
Para quin lo hacemos (que necesidad satisfacemos
y cmo lo hacemos)

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Misin - Visin
Ejemplo de una consultora internacional instalada en
nuestro pas (1):

Visin: Ser reconocidos como la firma profesional

que presta, en todas las reas de actuacin, los
servicios de la ms alta calidad
Misin: Aportamos valor basados en el conocimiento
y la experiencia de nuestros profesionales, en
beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y
nuestra comunidad

(1) KPMG Uruguay tomado el 15/6/05 de su sitio web: www.kpmg.com.uy

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Principios de administracin aplicados a

la Planificacin
Definicin del objetivo la finalidad de
la planificacin es determinar quin,
cmo y cuando se alcanzar la idea o el
objetivo.
Flexibilidad en la planeacin la
planeacin es permanente; debe tener
flexibilidad y corregir defectos durante el
desarrollo.
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C
A
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A
C
T
E
R

S
T
I
C
A
S

La planificacin es un proceso permanente y continuo: no se agota

en ningn plan de accin, sino que se realiza continuamente en la
empresa.
La planificacin est siempre orientada hacia el futuro: la
planificacin se halla ligada a la previsin.
La planificacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al
establecer esquemas para el futuro, la planificacin funciona
como un medio orientador del proceso decisorio, que le da mayor
racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier
toma de decisin.
La planificacin busca seleccionar un curso de accin entre varias
alternativas: la planificacin constituye un curso de accin
escogido entre varias alternativas de caminos potenciales.
La planificacin es sistemtica: la planificacin debe tener en
cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar
la organizacin como totalidad.
La planificacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se
suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso
administrativo.
La planificacin es una tcnica de asignacin de recursos: tiene
por fin la definicin, el dimensionamiento y la asignacin de los
recursos humanos y no humanos de la empresa, segn se haya
estudiado y decidido con anterioridad.

Principales caractersticas de la
Planeacin - I

Es un proceso permanente y continuo

Est siempre orientado hacia el futuro
Busca la racionalidad en la toma de
decisiones
Busca seleccionar un curso de accin entre
varias alternativas
La planeacin es sistmica considera
sistemas y subsistemas que la conforman
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Principales caractersticas de la
Planeacin - II

La planeacin es repetitiva, es un proceso

que forma parte de otro mayor
Es una tcnica de asignacin de recursos
Es cclica, permite evaluacin y medicin
para establecer nueva planeacin
Es una funcin del proceso que interacta
con las dems
Es una tcnica de coordinacin e integracin
Es una tcnica de cambio e innovacin
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Anlisis FODA

Anlisis ambiental Oportunidades y Amenazas

Anlisis:
De la industria y el mercado
De los competidores
Poltico y regulatorio
Social aspectos sociales y grupos de inters
De recursos humanos
Macroeconmico
Tecnolgico
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Anlisis FODA

Anlisis de recursos internos Fortalezas y

Debilidades
Anlisis:
Financiero
Evaluacin de recursos humanos
De comercializacin y marketing
De operaciones
De otros recursos internos administracin, I + D,
compras, informtica
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