Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria

CURSO BASICO DE
EXCEL 2002 XP
PROFESOR
LEONARDO CASANOVA M.
MERIDA
DICIEMBRE 2003

Instituto Iberoamericano de Derecho Agrario y Reforma Agraria

Qu es EXCEL?
Es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con
nmeros organizados en una cuadrcula.
Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden
introducir nmeros, letras y grficos.

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Operacin
suma

En Excel no es muy traumatizante si nos equivocamos al

introducir un dato, simplemente corregimos el dato y
automticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

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Celda E7

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INICIO DEL PROGRAMA

El programa EXCEL se inicia de forma similar a programa PowerPoint, o a
los programas de Microsoft Office, por lo tanto ya debemos estar
familiarizados con este tema.
Desde el Botn de inicio Todos los Programas Microsoft EXCEL.

Cuando se ha ejecutado
recientemente.

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PANTALLA INICIAL
Barra de ttulo

Barra de Mens

Barra de Formato

Barra de Herramientas

Barra de Frmulas
Panel de Tareas

Barras de
Desplazamiento
Barra de Etiquetas

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Barra de Ttulo
En la Barra de ttulo aparece el nombre de la hoja con la cual
estamos trabajando. Si es la primera sesin de trabajo de una
nueva hoja de clculo, como aun no se ha archivado ni se le ha
asignado nombre, el programa le asigna el nombre provisional
[Libro 1].

Barra de Mens

donde aparecern todas las opciones de las diferentes operaciones que podemos
realizar con EXCEL. Estos mens son desplegables y han sido agrupados de
acuerdo a sus funciones.

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Barra de Herramientas

Aparecen en forma de iconos los comandos ms utilizados como

copiar, pegar, alinear texto etc., y las funciones propias de EXCEL.

Barra de Formato
Contiene las operaciones ms comunes sobre formatos, como poner en negrita,
cursiva, elegir tipo de fuente, alinear texto, formato de cuadros, etc.

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Barra de Formulas
Nos muestra el contenido y la operacin de la celda activa.

Barra de Etiquetas
Nos indica la hoja activa y nos permite desplazarnos entre las diferentes hojas de
trabajo del libro de trabajo.

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Barras de Desplazamiento
Nos permiten los desplazamientos vertical y horizontal a
lo largo de toda la hoja de clculo.

Panel de Tareas
El panel de tareas es sensible al contexto,
esto quiere decir que mostrar informacin
diferente segn lo que estemos haciendo en
el momento de abrirlo.

Lista de Paneles
disponibles
en la barra de tareas

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Ayudante de Office
Es un grfico animado que nos ayuda en determinadas
ocasiones cuando detecta que necesitamos ayuda, por
ejemplo si ve que vamos a crear una hoja de clculo nos
ofrecer ayuda para ello, etc.

Qu es Esto?
Al hacer clic con el ratn sobre la ayuda Qu es
esto?, aparecer una flecha con signo de
interrogacin que al posicionarla sobre algn
elemento de la pantalla de EXCEL y hacer clic con
el ratn, aparecer una breve descripcin del
comando.

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La tecla F1 del Teclado o el Botn

de la Barra de Herramientas .

Al utilizar cualquiera de estas dos formas, aparecer en la esquina inferior

derecha de la pantalla una ventana animada de ayuda desde la cual podremos
buscar, mediante preguntas directas la ayuda necesaria.

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Escribir Pregunta desde la Barra de Men

Esta opcin es similar a la anterior. Para hacer uso de la misma, activamos la
celda con el ratn, escribimos la palabra o palabras relacionadas con el tema
solicitado y presionamos [ENTER].
Aparecer una pantalla con los diferentes temas relacionados con nuestra
pregunta.
Al seleccionar una de las opciones que aparecen en pantalla, por ejemplo
[Mover o copiar celdas], aparecern las diferentes opciones posibles con
dicho comando.
De esta forma podemos desagregar la informacin hasta encontrar la ayuda

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Inicio de trabajo con ECXEL

Crear un Documento. Para crear un nuevo libro de trabajo con ECXEL se debe
elegir dentro del men archivos la opcin [Nuevo], o seleccionar de la barra de
herramientas el icono de la pgina en blanco.

Guardar Documento Si esta creando el documento EXCEL y an no le ha

dado nombre, EXCEL le asigna por defecto el nombre libro1. Los archivos
EXCEL tienen la extensin .xls.
Si el documento ya tiene nombre, se puede guardar directamente desde el
men archivo > Guardar o desde la barra de herramientas seleccionando el
icono

Abrir Documento Para abrir un documento existente se selecciona en la

barra de mens la carpeta Archivos Abrir [Ctrl + A] y aparecer el siguiente
cuadro de dilogo con el navegador de Windows:

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Ubicamos el archivo a utilizar en la carpeta correspondiente y hacemos clic en abrir.

Ntese que al lado de la opcin abrir aparece [Ctrl + A], esto significa que
presionando la tecla CONTROL simultneamente con la tecla A, se puede efectuar la
misma operacin sin necesidad del ir a la barra de mens.
Otra forma de abrir un documento existente es seleccionando el icono
de la barra de herramientas.

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Alimentando de datos la hoja de clculo

Para introducir informacin en una celda, se selecciona la celda deseada
haciendo clic sobre ella, luego se introduce el dato y finalmente se
confirma la operacin de cualquiera de las siguientes maneras:

Haciendo clic en otra celda cualquiera

Seleccionando el icono
que aparece en la barra de frmulas
Pulsando la tecla [RETORNO] o [INTRO] o [ ] del teclado segn
sea el caso.

En caso de querer introducir una frmula, esta debe comenzar con el signo igual
(=).

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A manera explicativa introduciremos datos en las columnas A hasta la E.

En la columna A

Apellido
En la columna B

Nombre
En la columna C

Nota del primer parcial

En la columna D

Nota del segundo parcial

En la columna E

Promedio de notas
Frmula

Texto
Texto
Numrico
Numrico

Clic Aqu par

a ver el ejem
plo

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Cortar, Copiar y pegar

Estas funciones constituyen herramientas tiles para manejar datos y hacer
operaciones en EXCEL.
Estas operaciones se pueden ejecutar directamente desde la barra de
herramientas mediante los iconos
Con la opcin Cortar, quitamos los datos de una o varias celdas
para mudarlos a una localizacin diferente.
La opcin Copiar es similar a la de cortar solo que no borra los
datos de las celdas de origen.
La opcin Pegar nos permite ubicar los datos seleccionados en las
opciones anteriores en las celdas de inters.

Tambin podemos realizar estas operaciones desde

la barra de mens, opcin Edicin.

Pegado Especial

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Pegado Especial
Es una funcin complemento de la opcin Pegar, al
seleccionarla aparece:

En caso de valores

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En el caso de imgenes o archivos grficos

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Mover (otra forma de cortar y pegar)

Supongamos que en nuestro ejemplo nos interese colocar primero el
nombre y luego el apellido.
Para realizar esta operacin se deben seguir los siguientes pasos:
Colocar el cursor en la celda 1A o en cualquier celda de la columna A
Ir a la Barra de Mens y seleccionar [Insertar] [Columnas]. Esta opcin
insertar una nueva columna A desplazando las anteriores un lugar hacia la
derecha.
Seleccionar las celdas 1C a 8C manteniendo presionado el botn izquierdo
del ratn.

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FORMATOS
Desde la Barra de Formatos podemos dar formato al tipo de letra, tamao de la
fuente, calidad, posicin, etc.
Celdas
En el men Formato Celdas

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Formato Fila, Columna, Hoja,

etc.

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Clculos y Frmulas
Una de las caractersticas mas resaltantes de EXCEL es la facilidad de
efectuar clculos los cuales se realizan mediante frmulas.
Las frmulas pueden hacer referencia a valores o celdas. Cuando en una frmula
se hace referencia a celdas, el resultado se actualizar automticamente al
modificar la celda referenciada.
En EXCEL se pueden realizar clculos con ms de 300 funciones predefinidas las
cuales estn clasificadas en las siguientes categoras; financieras, de tiempo,
matemticas y trigonomtricas, estadsticas, de bsqueda y referencia, base de
datos, texto, lgicas, informacin y las definidas por el usuario.

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Grficos
EXCEL cuenta con una poderosa herramienta para crear y representar grficos.
A fin de ilustrar el proceso de creacin de un grfico representaremos el siguiente
grfico correspondiente a la Tasa de Subempleos por Sexo Segn Grupos de Edad.
TASA DE OCUPACIN POR SEXO, SEGN GRUPOS DE EDAD
GRUPOS DE EDAD
10-14
15-19
20-24
25-29
30-34
35-39
40-44
45-49
50-54

TOTAL
92,4
91,7
84,7
87,7
90,6
94,8
95,0
96,3
96,0

HOMBRES
93,2
91,2
87,7
89,0
92,2
95,6
97,8
96,1
95,8

MUJERES
91,1
92,8
78,1
86,0
88,5
93,8
90,9
96,6
96,2

55-59
60-64

94,2
96,3

94,1
94,6

94,6
98,8

65 y ms

97,1

95,4

99,7

Fuente: DGEEC. EIH 2000/1

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IMPRESIN
EXCEL dispone de diferentes opciones para la impresin de
documentos propios del programa.

Se debe definir el rea de impresin y

configurar la pgina para la impresin. Todo
este proceso se puede hacer desde la Barra
de Mens opcin Archivo.

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