SOPORTES CONTABLES Y

REQUISITOS
CONCEPTO. Los soportes de contabilidad son los documentos
que sirven de base para registrar las operaciones comerciales
de una empresa, es por ello que se debe tener un especial
cuidado en el momento de elaborarlos Se elaboran en origina
y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

CLASIFICACIN:
Externos
Internos
Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la
empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.:
facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.
Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la
empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la
misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por
cobranzas, presupuestos, vales

SOPORTES CONTABLES Y REQUISITOS

Todos los soportes contables, para su justificacin

deben contener la siguiente informacin general:
Nombre o razn social de la empresa que lo emite.
Nombre, nmero y fecha del comprobante.
Descripcin del contenido del documento.
Firmas de los responsables de elaborar, revisar,
aprobar y contabilizar los comprobantes.

CONSERVACIN
Los documentos comerciales deben ser conservados por
diez aos contados desde la fecha de emisin del
documento

Recibo de caja o
Comprobante de ingreso
El recibo de caja es un soporte de
contabilidad en el cual constan los ingresos
en efectivo recaudados por la empresa. El
original se entrega al cliente y las copias se
archivan una para el archivo consecutivo y
otra para anexar al comprobante diario de
contabilidad.
El recibo de caja se contabiliza con un dbito
a la cuenta de caja y el crdito de acuerdo
con su contenido o concepto del pago
recibido

 Ejemplo
La Institucin Educativa tcnico Nacionalizado de Samac, recibe en
efectivo el da 10 agosto, el arrendamiento de la tienda escolar.

Recibo de consignacin
bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus

clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el
banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la mquina
registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.
Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y
cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques
de otras plazas.
La Institucin Educativa Tcnica Nacionalizado de Samac el da 11
agosto consigna el banco Agrario de Colombia a la cuenta corriente
No. 1230020-7 la suma de quinientos mil pesos (500.000)

FACTURA DE COMPRAVENTA
La factura comercial es un soporte contable que contiene adems de los datos generales de
los soportes de contabilidad, la descripcin de los artculos comprados o vendidos, los
fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.
Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador,
factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos
copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la
contabilidad.
Los adquirientes de bienes muebles o servicios estn obligados a exigir la factura o
documento equivalente al igual que exhibirlo cuando los funcionarios de la administracin
tributaria debidamente comisionados para el efecto lo exijan
La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:
Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso).
Numeracin en orden consecutivo. (Pre impreso).
Apellidos y nombre o razn social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre
impreso).
Apellidos y nombre o razn social del adquiriente los bienes o servicios.
Fecha de expedicin.
Descripcin especfica o genrica de los artculos vendidos o servicios prestados.
El nombre o razn social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso).
Valor total de la operacin
Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

EJEMPLO: Compra 2 escritorios por 1.293.103, IVA

206.897

CHEQUE

Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada girador,
ordena a un banco llamado girado que pague una determinada
suma de dinero a la orden de un tercero llamado beneficiario.

COMPROBANTE DE PAGO

Llamado tambin orden de pago o comprobante de egreso, es un

soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada
cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la
empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al
comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo
consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del

cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los
soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida,
expresando claramente las transacciones que diariamente se
realizan en una empresa

EJEMPLO: Se gira a la DIAN el pago de las retenciones

practicas durante el mes de julio

NOTA DBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de
facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de
sus obligaciones.
Ejemplo: Por error se liquido un menor valor correspondiente a la pensin del
estudiante Enrique Prez.

NOTA DE CONTABILIDAD
Es el documento que se prepara con el fin de registrar las
operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso
de los asientos de correccin, ajustes y cierre.
EJEMPLO. El Instituto Tcnico nacionalizado de Samac, consigno
al banco la suma de $250.000 y lo registro por valor de
$230.000, Se elabora la nota de contabilidad por la diferencia

COMPROBANTE DIARIO DE
CONTABILIDAD
Es un documento que debe elaborarse previamente

al registro de
cualquier operacin y en el cual se indica el nmero, fecha, origen,
descripcin y cuanta de la operacin, as como las cuentas
afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los
documentos y soportes que lo justifiquen.

EJEMPLO: A la Institucin le fueron consignados la suma de

5.000.000 por concepto de transferencias del Municipio. Recibi
por matriculas y pensin la suma de 1.300.000.

MANEJO DE TESORERA
Es fundamental que los documentos soportes requeridos para la
cancelacin de cada tipo de pago, sea establecido con anterioridad
de manera clara, y oportuna para conocimiento del publico y de
todos los involucrados en el proceso, con el fin de evitar
inconvenientes al momento de radicar la orden de pago, para su
liquidacin, causacin, refrendacin y cancelacin de la misma.
Igualmente tener un conocimiento claro de la normatividad
tributaria vigente para el momento de su liquidacin.
PASOS PARA TRAMITAR UNA ORDEN PAGO.
Que los rubros presupustales estn debidamente aprobados
mediante acuerdo por el consejo directivo de las Instituciones
Educativas para la vigencia.
Certificacin expedida por el rgano competente que el proyecto,
programa, se encuentra matriculado en el banco de programas y
proyectos.

Radicacin de la solicitud de CDP que garantice la

existencia de apropiacin suficiente y Registro
Presupuestal para que los recursos con el financiados, no
sean desviados a ningn otro fin
La Ejecucin de los gastos del presupuesto de las
Instituciones Educativas, se har a travs de PAC
( Programa anual mensualizado de caja)
Recepcionar, radicar, verificar, los soportes requeridos
para elaborar las rdenes de pago.
Liquidar descuentos a las ordenas de pago de acuerdo al
tipo de orden de pago
Efectuar la causacin de la orden de pago
Elaborar comprobante de egreso y el cheque o
transaccin electrnica
Radicar cheques
Entrega de cheques al beneficiario por ventanilla En
caso que no sea retirado el cheque de tesorera , se
debe notificar al beneficiario y si pasado seis meses a
partir de su expedicin no es retirado se anula.
Archivar los comprobantes con sus respectivos soportes.