DOCUMENTACIO

N DE SISTEMAS
DE GESTION DE
LA CALIDAD

4. GENERALIDADES
JERARQUICA
DISTRIBUCION

FACILITA

CONSERVACION

ENTENDIMIENTO
DIFIERE DE UNA
EMPRESA A OTRA

La extensin de la documentacin
PROCESOS
Identificacin
Secuencia
Interaccin
TAMAO
Y TIPO

COMPLEJIDAD

COMPETENCIA
DEL PERSONAL

DOCUMENTACIN

4.2

PROPOSITOS Y BENEFICIOS

Entre otros se presentan los siguientes:

a) describir el sgc de la organizacin.
b) proveer informacin para grupos de funciones
relacionadas;
c) comunicar a los empleados el compromiso de la
direccin con la calidad;
d) ayudar a los empleados a comprender su
funcin
dentro de la organizacin.

e) facilitar el entendimiento mutuo entre los

empleados y la direccin;
f) proveer una base para las expectativas del
desempeo del trabajo;
g) declarar la forma en que se llevarn a cabo las
actividades para lograr los requisitos especificados;
h) proveer evidencia objetiva de que los requisitos
especificados

POLITICA DE CALIDAD Y SUS OBJET

DEBEN ESTAR
DOCUMENTADOS EN

DOCUMENTO
INDEPENDIENTE

MANUAL DE
CALIDAD

4.4 Manual de la Calidad

El manual de calidad no tiene
formato determinado

Es conveniente que identifique las

funciones gerenciales, cubra brevemente
todos los requisitos aplicables de la norma
del sistema de calidad seleccionado.
4.2 (5)

CONTENIDO DE UN : Manual de la C

. 5 P R O C E D I M I E N T O S D O C U M E N TA D O

describen actividades que competen a

funciones diferentes, mientras las
instrucciones de trabajo generalmente
aplican a las tareas dentro de una funcin

CONTENIDO

ttulo;
propsito;
alcance;
responsabilidad y autoridad;
descripcin de actividades;
registros;
anexos;
revisin, aprobacin y modificacin;
identificacin de los cambios.

. 5 P R O C E D I M I E N T O S D O C U M E N TA D O
Procedimiento Documentado para controlar:

Aprobacin,
revisin y
actualizacin

Documentos
obsoletos

Identificacin de
cambios y
estado vigente

Documentos de origen
externo y distribucin

Disponibilidad

Legibilida
d

Estructura Documental
Clientes,
Alta gerencia
Responsable

Responsables

Operadores

MANUAL
DE
CALIDAD

Deber hacer?
Como hacer?

PROCEDIMIENTOS

INSTRUCCIONES

Saber hacer?

FORMATOS, INFORMES, NORMAS...

DOCUMENTO CONTROLADO

Aquel en el cual su distribucin y

su actualizacin estn reguladas

DOCUMENTO NO CONTROLADO
Es aquel del que no hay necesidad de
informar a su poseedor en el momento
de una actualizacin.

CARACTERSTICAS DE UN
DOCUMENTO CONTROLADO
Escritura clara y legible
Codificado
Fecha de emisin
Hojas numeradas
Firmas del o los responsables
Leyenda documento controlado
Nmero de revisin o versin

DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS
ENTREGA DEL DOCUMENTO EN
LOS SITIOS NECESARIOS PARA
SU APLICACIN

CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

RECOLECCIN DE LOS
DOCUMENTOS CONTROLADOS
QUE HAN SIDO ACTUALIZADOS
O QUE SU USO NO ES PERTINENTE EN EL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
Forma especfica para llevar a cabo una
actividad o un proceso que se encuentra en
un medio de soporte como:
Papel
Disco magntico, ptico o electrnico
Fotografa o muestra maestra
O una combinacin de stos

PARTES DE UN PROCEDIMIENTO
DOCUMENTADO
ENCABEZADO

CUERPO

PIE DE PAGINA

Encabezado
Logo de la empresa
Ttulo
Cdigo
Paginacin
Fecha de emisin
Versin

Cuerpo
Objetivo
Alcance
Definiciones
Responsables
Procedimiento
Registros
Documentos de referencia
Anexos

Reglas para la Documentacin

1. Realismo
2. Evitar el exceso de detalles
3. Emplear grficos y
diagramas de flujo
4. Usar referencia a otros
documentos
5. Utilizar modelos cuando sea
apropiado
6. Aprovechar la documentacin
existente

4.6 INSTRUCTIVOS DE TRABAJO

QU ES UN INSTRUCTIVO?
ES UN DOCUMENTO QUE EN
ESENCIA, RESPONDE A:
Cmo se hace el trabajo?

Son documentos en los que se

define
especficamente
una
secuencia
paso a
paso de la actividad a desarrollar,
por
ejemplo:
un
instructivo
para
calibrar un
equipo; un mtodo de anlisis
qumico;
la
aplicacin
de
un
mtodo
estadstico
especfico
a
una
poblacin
determinada;
la
puesta
en
operacin de un equipo.

4.7 FORMULARIOS

4.11 Control de Registros

Procedimiento Documentado para
controlar:

Identificacin

Legibilidad Recuperacin

Disposicin
Proteccin

Almacenamiento

Tiempo de retencin

GENERALIDADES
Registro:

Documento

que

proporciona resultados conseguidos

o

evidencia

de

actividades

efectuadas (ISO 9000:2005)

Registros controlados
Registros no controlados

CONTROL DE REGISTROS
Todos los registros que se definan en los requisitos
de la norma y en los procedimientos documentados.
Caractersticas a controlar
Identificacin:
Nombre del formato y cdigo.
Legibilidad: Caracterstica que
garantiza la lectura inequvoca
de la informacin.

CONTROL DE REGISTROS
Caractersticas
a
controlar
Almacenamiento: Lugar de
almacenamiento o conservacin
del registro

Proteccin: Condiciones que

permiten asegurar el buen estado
de los registros.

CONTROL DE REGISTROS
Caractersticas a controlar
Medidas
establecidas para acceder con
facilidad a los registros de
calidad. Forma de Archivo.
Recuperacin:

RECUPERACIN
Acceso: Funcionarios autorizados

Clasificacin: Modo especifico de

catalogar los registros
Ejemplo:
Por clase de documento
Por departamento
Por trabajo o proyecto
Por requisito de la norma
Por equipo
Por proveedor

RECUPERACIN
Indexar: Orden que se les da a los registro
despus de ser clasificados

Ejemplo:

Por orden cronolgico

(fecha y hora)
Por orden alfabtico
Por orden numrico
Por orden alfanumrico