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UNIVERSIDAD ALAS PERUANAS

ESCUELA PROFESIONAL DE INGENIERIA DE


MINAS
SEGURIDAD E HIGIENE MINERA
CONTROL DE DATOS Y DOCUMENTOS - CONTROL OPERACIONAL

ALUMNOS:GUTIERREZ PAJARES, A.Jhonatan


Gonzales chaves, Emerson
Longa narro, Miller
Alvarado Saucedo, yovany elizabeth

DEFINICIN

La funcin de control de documentos tiene la


responsabilidad de administrar el flujo y
elalmacenamientode documentos de una
organizacin a travs de diversas funciones y
procesos. Estos incluyen
elmantenimientodearchivosy el uso de una
adecuada distribucin y procedimientos de
revisin.

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El objetivo de este procedimiento es establecer


las medidas necesarias para asegurar que los
documentos que componen el Sistema de
Gestin de Calidad de la empresa sean
adecuadamente
identificados,
emitidos,
revisados, aprobados, distribuidos, utilizados,
conservados y actualizados bajo condiciones
controladas, previniendo el uso no intencionado
de documentos obsoletos. Asimismo, se
establecen las medidas para asegurar que los
registros generados por el Sistema de Gestin
de Calidad sean adecuadamente identificados,
almacenados,
protegidos,
recuperados,
retenidos y dispuestos.

Describir el procedimiento para asegurar el


control de todos los documentos en lo que se
refiere a realizacin, revisin, aprobacin, y

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Unsistemade control de documentos ayuda a una


mejor organizacin en la distribucin de
documentos y otros registros. Este sistema
tambin permite la organizacin para establecer
una metodologa que permita crear con xito y
poner en prctica las polticas y procedimientos.

Significado.

Los documentos representan la mayor parte de la


inteligencia de una organizacin. En consecuencia,
lasempresasdeben
desarrollar
un
enfoque
disciplinado para que estos documentos no se
pierdan o sean robados. De acuerdo al consultor
David Baldwin, un sistema de control de
documentos debe proporcionar "un medio para
gestionar el desarrollo, aprobacin, emisin,
cambio,
distribucin,mantenimiento,
uso,almacenamiento, seguridad, y eliminacin de
documentos".

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Registros.
Documentos.
Es una informacin con su soporte, este puede
papel,disco magntico, ptico o electrnico, etc.

ser

Puede tener incluido diagramas de flujo, tablas, figuras,


planos, grabacionesmagnticas, fotografas, formatos, etc.

Son un tipo de documento, que nos


permiten mostrar las evidencias de las
actividades que realizamos.
Ej.:
-Lista de asistencia llenada.
-Ficha de personal llenada.
-Indicador del Mes de Octubre del rea de
ventas.

Son procedimientos documentados exigidos por norma ISO


9001:2008:

Procedimiento Documentado.

-P. de Control de Documentos.


-P. de Control de Registros.
-P. de Control de Acciones Preventivas.
-P. de Control de Acciones Correctivas.

Significa que el procedimiento debe estar:


-Establecido> Con los responsables.

-P. de Control de Producto No conforme.


-P. de Auditoras internas.

-Documentado> Fsico o Digital.


-Implementado> Puesto en prctica.
-Mantenido>Que se conserve a travs del tiempo.

Existen otros procedimientos que no son exigidos por la


norma, pero que son necesarios para la empresa, ya que les
permitir entender mejor como funcionan los procesos.

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Los requisitos de la normaISO 9001son


generales, cada organizacin deber adaptar estas
exigencias a sus necesidades y particularidades.

Documento Controlado.

Documento sobre el cual existe control y


responsabilidad para informar y suministrar las
actualizaciones que se realicen.
Se profundiza ms este tema en los requisitos
4.2.3 y 4.2.4, de la norma ISO: 9001.

Copia No Controlada.
Es un documento sobre el cual no existe
responsabilidad de comunicar sus cambios y
actualizaciones. Mayormente se generan cuando
se sacan copias de los documentos.
Ejm:
Cuando una persona X, saca copia de un
documento de la empresa para revisarlo en su
casa.
Este documento es una copia no controlada.
Porque puede ser que pasado un tiempo se
cambien algunas actividades y la informacin que
tenga ya no se utilice.

La falta decalidad de los datoses uno de los


principales problemas a los que se enfrentan los
responsables de sistemas de informacin y las
empresas en general, pues representa claramente
uno de los problemas "ocultos" ms graves y
persistentes en cualquier organizacin.
En efecto, una buenacalidad de datos es el activo
corporativo ms potente, ya que permite acelerar
el crecimiento y administrar de mejor manera los
costos y las iniciativas para obtener mejores
rentabilidades.

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Las empresas que le dan importancia a la calidad


de sus datos, les permiten obtener beneficios
claves para agregar valor al negocio y
diferenciarse del resto de sus competidores,
otorgando:

Minimizar los riesgos en sus proyectos,


especialmente
en
los
relacionados
con
Tecnologas de la Informacin.
Ahorro de tiempo y recursos, haciendo un mejor
uso de la infraestructura tecnolgica y sistemas
para explotar su informacin.
Toma de decisiones de negocio oportunas, en
base a informacin confiable, validada y limpia.
Adaptacin a estndares o regulaciones
internacionales sobre el manejo de informacin,
permitiendo
facilidad
al
momento
de
ejecutarlas.
Mejorar la confianza, buenas relaciones e
imagen de la empresa antes sus clientes frente

Cmo explicar documentos confidenciales y no


confidenciales.
Una parte importante del funcionamiento de una
organizacin es la confidencialidad. Mientras que
algunos documentos se hacen para el uso pblico,
hay miles de archivosque deben mantenerse
apuertascerradas. Hay muchas razones para esto.
Por ejemplo, un empleado no querr que su
informacin mdica sea pblica y una empresay
no quiere que el mundo sepa acerca de las
transacciones o actividades potenciales. La
informacin
confidencial
contenida
en
los
documentos confidenciales hace que sea fcil de
diferenciar de aquellos documentos benignos y no
confidenciales. Si eres un gerente frente a un
nuevo empleado, es imprescindible que aclares
qu documentos son privados y cules no lo son.
De lo contrario, se podra provocar que la

QU SON LOS SISTEMAS DE TRAZABILIDAD?


Como mencionamos en artculos anteriores,el
trmino trazabilidad se refiere al seguimiento de los
productos en toda la cadena productiva, incluyendo la
logstica y distribucin de la mercadera hasta los
puntos de venta. Para ello se utilizan los denominados
Sistemas de Trazabilidad, que mediante la obtencin
de
informacin
precisa,permiteaumentar
la
productividad, mejorar el servicio y reducir los costos
ligados
a
los
procesos
empresariales.
Esto es posible gracias a lautilizacin de
herramientas de software especializado para el
rastreo de los productos,que permite generar y
obtener informacin mediante la estandarizacin
realizada a travs de loscdigos de barra, y
confluyendo los datos a una base de datos.
Cabe destacar que un eficaz sistema de
trazabilidaddeber estar compuesto por una serie

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es aquel documento que no tiene validez o ha perdido vigencia por
haber sido sometido a actualizacin. Este documento debe ser
desincorporado e identificado adecuadamente con un sello que indique
DOCUMENTO OBSOLETO.
Los documentos obsoletos solo se conversan, en caso de ser
necesario y solo son usados como soporte fsico para evidenciar el
historial de cambios sugeridos en el documento. Estos documentos
se identifican con el sello DOCUMENTO OBSOLETO en la primera
hoja.
Los delegados de calidad de los centros de investigacin y
estaciones experimentales y el coordinador nacional de calidad a
nivel central deben asegurar la destruccin de la documentacin
obsoleta del sistema de gestin de calidad

Control de documentacin:
Deben ser:

Acceso a los documentos


Debe estar:

Localizados
La documentacin debe estar disponible para quien la
Actualizados
necesite
Revisados y aprobados
Dar acceso a informacin, no necesaria para alguien
Disponibilidad de las versiones vigentes
pueda crear desordene incrementar la probabilidad de
Retirar los documentos obsoletos
confusin.
Documentacin legible, con fecha de revisin y
fcilmente identificable, mantenida en orden
conservada por un periodo especifico

Se pretende manejar los documentos obsoletos de


manera magntica para evitar la acumulacin de papel.
Para esto se tiene una disposicin que dice que los
documentos obsoletos deben tener la leyenda
"Documento obsoleto" (pero actualmente no se est
cumpliendo y la idea es que se empiece a cumplir).
Actualmente se estn conservando documentos en medio
impresos y en el computador del rea de calidad existe
una carpeta electrnica llamada documentos obsoletos.

En la carpeta electrnica "Documentos


obsoletos" van los archivos de los
documentos que son obsoletos o los que
pasan a ser obsoletos, pero estos archivos
contienen en el encabezado la leyenda
"Documento controlado"

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La seguridad no es un tema secundario, es la base fundamental de


cualquier compaa que quisiera alcanzar el xito. La seguridad y la
produccin van de la mano, no se mejora la productividad tomando
atajos o siendo desordenados inseguros, se mejora creando una operacin
segura, trabajando cumpliendo los estndares y procedimientos.

La correcta ejecucin de un trabajo, desde el punto de vista de calidad y


seguridad, requiere denir el mtodo paso a paso, responsables y
requisitos que se deben cumplir. Para esto se requiere de un anlisis y
planicacin del trabajo a realizar. Para la generacin de estndares se
revisan las actividades a realizar, los recursos necesarios para su
ejecucin, se identican los riesgos y se denen tareas crticas de manera
de eliminar los riesgos o establecer condiciones para controlarlos durante
la ejecucin de los trabajos.

OBJETIVOS DEL
APRENDIZAJE
Definir correctamente los
estndares de seguridad
Capacitar al trabajador en los
ncleos fundamentales mediante
la metodologa de Momentos
Sinceros
Seleccionar los estndares
prioritarios que orienten la
verificacin de las acciones de
seguridad y la observacin de los
comportamientos.

LOS ESTNDARES DE
SEGURIDAD
Son niveles de referencia aceptados
que contienen las condiciones mnimas
de seguridad que deben estar
implcitas en los procedimientos y
mtodos de trabajo.
SISTEMAS
DE
CONTROL

Patrones de
comportamiento
seguro

LOS ESTNDARES DE
SEGURIDAD
Necesarios

Concretos

Claros

Actualizables

Deben contener
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Mensajes positivos
Conductas o efectos de las
conductas

PROCEDIMIENTOS PARA
ELABORAR ESTNDARES
DE SEGURIDAD
Seleccionar los oficios o puestos de
trabajo a estudiar
Realizar el anlisis de las tareas
que componen el oficio
Generar un espacio para su
discusin con los trabajadores y
supervisores

PROCEDIMIENTOS PARA
ELABORAR ESTNDARES
DE SEGURIDAD
Seleccionar los problemas a corregir
y elaborar plan de accin
Construir los estndares con la
participacin de los trabajadores
Someter los estndares a la
aprobacin del personal tcnico de
Salud Ocupacional o de las
directivas

PARA EL CUMPLIMIENTO DE
LOS ESTNDARES DE
SEGURIDAD SE REQUIERE:

Capacitar y entrenar
a los trabajadores
con una metodologa
participativa

Elaborar un
proceso de gestin
basado en el
comportamiento

SISTEMAS DE GESTIN EN
SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO


OBJETIVO
La prevencin de los accidentes y
daos para la salud relacionados con
el trabajo, o - lo que es equivalente la reduccin al mnimo
razonablemente factible de los
riesgos inherentes al trabajo.

SALUD

Salud no solamente
signifca la ausencia de
enfermedades,
accidentes o
discapacidad, sino un
estado ptimo de
bienestar fsico, psquico
y social.

RIESGO Y PELIGRO
Peligro: cualquier cosa
que puede causar dao

Riesgo: La probabilidad
de que alguien sea
lesionado por el peligro

PELIGROS
Peligro = cualquier cosa
que puede causar dao
Ej. escaleras

= un peligro

gente subiendo
o bajando

= situacin
peligrosa
(persona
interactuando
con el peligro)

tropezn o
resbalar

= evento
peligroso
(expone a una
persona

CICLOS DE IMPLEMENTACIN
Dividir el proceso en fases.
1 fase. Desarrollar los elementos del
sistema.
2 fase. Integracin entre los elementos del
sistema y otras funciones de SST.
3 fase. Integracin con otras funciones
organizacionales.

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A
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C
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