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ADMINISTRACIN ORGANIZACIONAL
Preparado por : Ing. Egidio Cardozo Rojas
Conceptos:
Administracin
DEFINICION DE ADMINISTRACIN
La administracin, es el proceso cuyo objetivo es la coordinacin eficaz de los
recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima
productividad.
ADMINISTRACION
CARACTERISTICAS
La administracin existe y puede ser aplicada dentro de cualquier colectivo o
grupo social.
La administracin constituye un medio para lograr un fin y no un fin en s mismo.
La administracin es un proceso dinmico en el que todas sus fases o etapas
existen en forma simultnea.
La administracin puede ser aplicada a todos los sistemas o subsistemas de la
organizacin.
Los principios administrativos deben adaptarse a las condiciones propias del
grupo social donde se apliquen.
La rigidez en la administracin es inoperante.
Concepto:
ORGANIZACIN
ORGANIZACIN
Propsito y naturaleza de la organizacin.
La estructuracin de las funciones y actividades organizacionales, mediante la generacin
de reas funcionales, puestos y niveles jerrquicos que faciliten la coordinacin del
esfuerzo de todos los miembros de la empresa y propicien mayores niveles de eficiencia
en la distribucin y manejo de los recursos, as como en el logro de los objetivos
organizaciones. Estos emitidos, estn implcito en lo denominado ORGANIGRAMA.
Consiste en:
na
u
e
d
e in
r
ie ac
u
e
q
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e
r pl a
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o
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E s pr e
Su importancia radica:
En su papel como promotora
de la eficiencia administrativa
F.W. TAYLOR
Taylor escribi dos trabajos fundamentales: Administracin de talleres y su
obra ms conocida: Principios de la administracin cientfica. En ellos sugiri
un sistema de trabajo basado en cuatro principios:
Desarrollo de una ciencia de medicin del trabajo de las personas, que
reemplazaba a las viejas prcticas empricas.
1.
HENRY FAYOL
Durante la dcada de 1930, coincidiendo con la crisis mundial desatada en 1929, apareci en
Europa, ms especficamente en Francia, un pensador llamado Henry Fayol, que transformara
el pensamiento administrativo con la idea de que toda organizacin estaba basada en cinco
funciones bsicas: seguridad, produccin, contabilidad, comercializacin y administracin,
adems de catorce principios que deberan ser observados para operar con eficiencia.
La aplicacin de los principios de la administracin cientfica, aunque contribuy a la
generacin de riqueza y promovi la eficiencia en las organizaciones, fue llevada al extremo y
motiv la alianza de los trabajadores y el surgimiento de los primeros sindicatos.
Organizacin Convencional.
.
En los aos 60 y 70 surgen muchas crticas a la teora convencional tales como ver
a la organizacin como: fuente de poder no criticable, ahstorica, por ello surgen
nuevas visiones sobre los Estudios organizacionales
Anteponen:
Lo local a lo universal
Lo particular a lo general
Lo relativo a lo absoluto
El caos al orden
La ambigedad a la claridad
Lo multirracional a la unirracionalidad
Accin al determinismo
Subjetivo a lo objetivo
Confrontacin al consenso
Cualitativo a lo cualitativo
Comprensin a la explicacin
Duda a la afirmacin
Administracin
Estudios organizacionales
Teora de la Organizacin
La Sociologa
La Historia
La Economa Institucionalista
El Psicoanlisis
La Antropologa
La Biologa
La Fsica.
La Tl
La Teora de la organizacin
La Economa
La Psicologa
La Ingeniera
La Ciberntica
La Informtica
Las Matemticas
Teoras
Bases
Administracin Cientfica
(Taylor)
Funcional
(H. Fayol)
Burocrtica
(Weber)
Relaciones Humanas
(Mayo, Follet, Maslow,
Herzberg, Mcgregor)
De los Sistemas
Cooperativos
(Barnard, 1938)
De los Sistemas
(Bertalanffy, Katz, Rosenzweig)
Teoras
Del Comportamiento
(March y Simon, March, Simon )
Poltica
(Selznick, Pfeffer, Croazier)
Desarrollo Organizacional
(Lewin, Mcgregor)
Contingencia
(Burns, Slater, Woodward, Child)
Bases
la mejor forma de organizacin es la que permite
que los empleados de todos los niveles tomen
decisiones y colaboren en el cumplimiento de los
objetivos, de acuerdo a su nivel de influencia y
autoridad.
la mejor forma de organizacin es la que crea
colaciones entre los diferentes grupos de inters
que existen en ella, y gestiona de manera
positiva el conflicto.
la mejor forma de organizacin es la que
promueve el cambio planeado basado en
intervenciones, en las que la colaboracin entre
distintos niveles organizacionales es posible.
la mejor forma de organizacin depende de la
tecnologa, tamao y medio ambiente.
Teoras Modernas
La poblacin Ecolgica
(Hannan y Freeman)
Institucional
(Di Maggio, Powell, Meyer, Rowan )
Bases
la mejor forma de organizacin es la que
consigue adaptarse al entorno y seguir operando
con eficiencia.
la mejor forma de organizacin es la que
considera e integra a las personas que la hacen
funcionar.
la mejor forma de organizacin es la que
minimiza los costos de transaccin.
la mejor forma de organizacin es la que
gestiona ms racionalmente sus recursos y
capacidades.
la mejor forma de organizacin es la que
gestiona la variabilidad catica de la
organizacin a travs de su complejidad.
Las bases conceptuales con las cuales fueron construidas las teoras difieren mucho, como un
recurso final en pos de la claridad, todas las teoras han sido evaluadas con base en tres
categoras de anlisis:
Su grado de complejidad: es decir, la manera en que la teora es til para entender las
interacciones entre los agentes organizativos.
Su universalidad: entendiendo por ello el grado de generalizaciones que tiene la teora y la
posibilidad de ser aplicada, independientemente del tamao, tecnologa y medio ambiente, a
distintos tipos de organizacin.
El determinismo de sus conceptos: entendiendo por ello la manera en que sus principios pueden
ser medidos con claridad y replicados con iguales resultados.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad.
El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas
sucesivas e interrelacionadas entre s, a travs de las cuales se efecta la
administracin.
PROCESO ADMINISTRATIVO
FASE
PLANEACIN
MECNICA O
ESTRUCTURAL
ORGANIZACIN
FASE
OPERATIVA O
DIRECCIN
O
EJECUCIN
DINMICA
CONTROL
Propsitos
Objetivos
Estrategias
Polticas
Programas
Presupuestos
Procedimientos
Divisin del trabajo
Coordinacin
Jerarquizacin
Departamentalizacin
Descripcin de funciones.
Toma de decisiones
Integracin
Motivacin
Comunicacin
Supervisin
Establecimiento de estndares
Medicin
Correccin
Retroalimentacin
PROCESO ADMINISTRATIVO
A D M IN IS T RA CIO N
M ECA N ICA
D IN A M ICA
PLA N EA CIO N
O RG A N IZA CIO N
D IRECCIO N
CO N TRO L
Q U E S E Q U IERE H A CER?
Q UE SE VA A HACER?
CO M O SE VA A HACER?
VER Q UE SE HAGA
CO M O SE HA
REA LIZA D O ?
PROCESO ADMINISTRATIVO
PLANEACIN
Qu se quiere
Hacer?
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACIN
PROPSITOS
MISIN
INVESTIGACIN
PREMISAS
INTERNAS/EXTERNAS
OBJETIVOS
MEDIBLES CUANTITATIVAMENTE
CLAROS, PRECISOS Y ESPECFICOS
ALCANZABLES
ESTRATEGIAS
POLTICAS
PROGRAMAS
PRESUPUESTOS
PROCEDIMIENTOS
ORGANIZACIN
CONCEPTO:
IMPORTANCIA
Los fundamentos bsicos que demuestran la importancia de la organizacin son:
Es de carcter continuo.
Es un medio a travs del cual se establece la mejor manera de lograr los
objetivos del grupo social.
Suministra los mtodos para que se puedan desempear las actividades
eficientemente, con un mnimo de esfuerzos.
Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e
incrementando la productividad.
Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.
Ing. Egidio Cardozo R - 2014
PRINCIPIOS
Del Objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organizacin
deben relacionarse con los objetivos y propsitos de la empresa.
Especializacin: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a
PRINCIPIOS
Paridad de Autoridad y Responsabilidad: A cada grado de responsabilidad
conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha
responsabilidad.
Unidad de Mando: Este principio establece que al determinar un centro de autoridad
y decisin para cada funcin, debe asignarse un slo jefe, y que los subordinados no
debern reportar a ms de un superior, pues el hecho de que un empleado reciba
rdenes de dos o ms jefes slo ocasionar fugas de responsabilidad, confusin e
ineficiencia.
PRINCIPIOS
Difusin: Para maximizar las ventajas de la organizacin, las
obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad,
deben publicarse y ponerse, por escrito, a disposicin de todos
aquellos miembros de la empresa que tengan relacin con las mismas.
Amplitud o Tramo de Control: Hay un lmite en cuanto al nmero de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que
ste pueda realizar todas las funciones eficientemente.
PRINCIPIOS
De la coordinacin: Las unidades de la organizacin siempre debern mantenerse en
equilibrio.
La estructura organizacional debe propiciar la armona y la adecuada sincronizacin de
los recursos que integran la empresa, para cumplir con los objetivos generales. Todas
las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo
comn; en esta forma, la organizacin funcionar como un sistema armnico en el que
todas sus partes actuarn oportuna y eficazmente, sin ningn antagonismo.
Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere
mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales
que se pueden implantar en un organismo social; las ms usuales son:
Lineal o militar
Funcional o de Taylor
Lineo - Funcional
Estaf
Por comits
TECNICAS DE ORGANIZACION
Son las herramientas necesarias para
llevar a cabo una organizacin racional,
son indispensables durante el proceso de
organizacin y aplicables de acuerdo con
las necesidades de cada grupo social. Las
principales son:
Organigramas
Manuales
ORGANIGRAMAS
Por su objeto
Estructurales: muestran solo
la estructura administrativa
Funcionales: indican en la
grfica las unidades y sus
relaciones, las principales
funciones de los
departamentos
Especiales: se destaca alguna
caracterstica
Por su rea
Por su contenido
Departamentales: representan la
organizacin de un departamento o
seccin.
Analticos: ms detallados y
tcnicos
ORGANIGRAMAS
Vertical
D ir e c t o r G e n e r a l
S u b d ir e c t o r
M e d ic in a
E n fe r m e r a
O d o n t o lo g a
S e r v ic io s d e D ia g n s t ic o
Medicina
Horizontal
Director
General
Enfermera
Odontologa
Circular
Servicios de
Diagnstico
DIRECCION
CONCEPTO
La ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional,
mediante la gua de los esfuerzos del grupo social a travs de la
motivacin, comunicacin y la supervisin.
PRINCIPIOS DE DIRECCIN
De la armona del Objeto o Coordinacin de Intereses. La direccin ser
eficiente en tanto se encamine hacia el logro de los objetivos generales de la
empresa.
Impersonalidad de Mando. La autoridad y su ejercicio (el mando), surgen como una
necesidad de la organizacin para obtener ciertos resultados; por esto, tanto los
subordinados como los jefes deben estar conscientes de que la autoridad que emana
de los dirigentes surge como un requerimiento para lograr los objetivos, y no de su
voluntad personal o arbitrio.
De la supervisin directa. Se refiere al apoyo y comunicacin que debe
proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecucin de los planes, de
tal manera que stos se realicen con mayor facilidad.
PRINCIPIOS DE DIRECCIN
ETAPAS DE LA DIRECCION
Direccin
Toma de
Decisiones
Supervisin
Comunicacin
Integracin
Motivacin
TOMA DE DECISONES
Al tomar decisiones es necesario:
Definir el Problema: Para tomar una decisin es bsico definir perfectamente cul es el
problema que hay que resolver y no confundirlo con los colaterales.
Analizar el Problema: Una vez determinado el problema es necesario desglosar sus
componentes, as como los componentes del sistema en que se desarrolla a fin de poder
determinar posibles alternativas de solucin.
Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor nmero posible de alternativas
de solucin, estudiar las ventajas y desventajas que implican, as como la factibilidad de
su implementacin, y recursos necesarios para llevarlas a cabo de acuerdo con el marco
especfico de la organizacin.
Toma de decisiones
Elegir entre alternativas. Una vez evaluadas las diversas alternativas, elegir la ms
idnea para las necesidades del sistema, y la que reditue mximos beneficios;
seleccionar, adems, dos o tres ms para contar con estrategias laterales para casos
fortuitos.
Aplicar la decisin: Consiste en poner en prctica la decisin elegida, por lo que se
debe contar con un plan para el desarrollo de la misma. Dicho plan comprender: los
recursos, los procedimientos y los programas necesarios para la implantacin de la
decisin.
INTEGRACION
Comprende la funcin a travs de la cual el administrador elige y se allega, de los
recursos necesarios para poner en marcha las decisiones previamente establecidas
para ejecutar los planes. Comprende recursos materiales as como humanos; estos
ltimos son los ms importantes para la ejecucin.
Etapas.
Reclutamiento. Obtencin de los candidatos para ocupar puestos de la empresa.
Seleccin. Mediante la utilizacin de ciertas tcnicas, elegir entre los diversos
candidatos al ms idneo para el puesto.
Introduccin o induccin. Articular o armonizar adecuadamente al nuevo elemento
con los objetivos de la empresa.
Capacitacin o desarrollo.
Lograr el desenvolvimiento e incremento de las
capacidades del personal, para lograr su mxima eficiencia.
Ing. Egidio Cardozo R - 2014
MOTIVACION
La motivacin es la labor ms importante de la direccin, a la vez que la
ms compleja, pues a travs de ella se logra la ejecucin del trabajo
tendiente a la obtencin de los objetivos, de acuerdo con los estndares o
patrones esperados. Mltiples son las teoras que existen en relacin con
la motivacin, pero se pueden agrupar en dos tendencias:
Teoras de Contenido
COMUNICACION
La comunicacin puede ser definida como el proceso a travs del cual se transmite y
recibe informacin de un grupo social.
De tal manera vista, la comunicacin en una empresa comprende mltiples
interacciones que abarcan desee conversaciones telefnicas informales hasta los
sistemas de informacin ms complicados. Su importancia es tal, que algunos autores
sostienen que es casi imposible determinar todos los canales que transmiten y reciben
informacin en una organizacin
SUPERVISION
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal forma que las actividades se
realicen adecuadamente.
El liderazgo o supervisin, es de gran importancia para la empresa, ya que mediante
l imprime la dinmica necesaria a los recursos humanos, para que logran los
objetivos.
En esta funcin confluyen todas las etapas de direccin anteriormente estudiadas, y
su importancia radica en que una supervisin efectiva depender:
La productividad del personal para lograr objetivos
La observancia de la comunicacin
La relacin entre jefe - subordinado
La correccin de errores.
La observancia de la motivacin y del marco formal de disciplina
Ing. Egidio Cardozo R - 2014
CONTROL
CONCEPTO:
Es la funcin del proceso administrativo, mediante la cual se avala, mide o supervisa la
ejecucin de los planes para detectar y regular desviaciones con el fin de establecer
las medidas correctivas necesarias conforme a los objetivos de la empresa en
condiciones de eficiencia y eficacia.
CONTROL
De lo anterior se desprende:
Relacin con lo planteado: El Control siempre existe para verificar el logro de los
objetivos establecidos en la PLANEACIN.
Medicin: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.
Detectar desviaciones: Una de las funciones inherentes al control es la de
descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecucin y la PLANEACIN.
Establecer medidas correctivas: Mediante retroalimentacin, el control provee y
corrige los errores, de manera que se hagan los ajustes en los planes
Ing. Egidio Cardozo R - 2014
PRINCIPIOS BASICOS
(CONTROL)
RETROALIMENTACIN
MEDICIN DE
RESULTADOS
CORRECCIN
ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
Son unidades de medida que sirven como modelo, gua o patrn con base en la cual se
efecta el control. Hay tres tipos de estndares en cuanto al mtodo: estndares
estadsticos, estndares fijados por apreciacin y los estndares tcnicamente
elaborados. Los hay cuantitativos y cualitativos. Los estndares cuantitativos son
fsicos, de costo, de capital, de ingreso, de programas; los cualitativos son de
evaluacin de la actuacin, curvas de comportamiento, perfiles.
MEDICION DE RESULTADOS
Los estndares sirven para establecer unidades de medida definidas segn el
problema presente. Es de utilidad en los sistemas de informacin, pues la
efectividad del control depende en buena parte de la informacin recibida cuyas
caractersticas (confiable, fluida, consistente, vlida), deben ser importantes.
Una vez efectuada la medicin, se comparan los resultados obtenidos con los
estndares preestablecidos, determinndose as las desviaciones.
CORRECCION
Es funcin del personal ejecutivo, desarrollar la accin correctora con base en el
anlisis de las causas que ocasionaron las desviaciones. Es un proceso de
retroalimentacin entre el control y la planeacin lo que permite aumentar la calidad
en la accin correctora.
RETROALIMENTACION
Es importante en el proceso de control, ya que a travs de la retroalimentacin, la
informacin obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo. Para ello
es necesario, que el sistema de informacin sea funcional y eficiente, pues de esta
manera se retroalimenta ms rpidamente el proceso de control-planeacin.
INFORMES
PROYECTADOS
PLAN DE DESARROLLO
ESTADOS
FINANCIEROS (BAL
GENERAL, PyG)
NDICES/RAZONES/
INDICADORES
TABLEROS DE MANDO
INFORMESREALES/EJECUTADOS
PLAN DE DESARROLLO
CUMPLIDO
ESTADOS FINANCIEROS
(BAL GENERAL, PyG)
NDICES/RAZONES/
INDICADORES
TABLEROS DE MANDO
MEDIDAS
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PE V
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LANEACIN
TOMAR DECISIONES
CAMBIAR LA PLANEACIN Y
SU INFORMACIN
JECUCIN
MODIFICAR
CAMBIAR
MODERNIZAR
RETROALIMENTAR
ARIACIN
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CONCLUSIONES
RECOMENDACIN
INFORMES DE EJECUCIN
CARACTERISTICAS
Refleja la naturaleza de
estructura organizacional.
Oportunidad
Accesibilidad
Ubicacin Estratgica.
la
FACTORES
El control comprende cuatro factores que
son:
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad.
CLASES
Control de Produccin.
Control de Calidad.
Control de Mercados
Control Financiero
Control Presupuestal
Control Contable
Control de recursos Humanos