| a | CONGRESO NACIONAL E DE GERENCIA DE PROYECTOS PMI 2007 Metodologia para la implementacién efectiva de una PMO (Project Management Office) Jestis Dominguez Project Management & Business Consulting Group Session 2 — Track B eaP OL PMICepuloPeraAgenda 1. Entorno actual de las empresas 2. Importancia de las PMOs 3. Niveles de Madurez de una PMO 4. Aspectos claves en la implementacién de una PMO 5. Metodologfa para la implementacién de una PMO aP.L am PMI CapitloPesi 4Entorno actual de las empresas ~ = _ Proyectos no alineadosa ~~ Jasestrategias dela ~.\_ compaiiia . . x x x Conflictos inte’ entre recursos dé! proyecto 1 1 Resistenciay alcambio 4 ’ Be os 277 Nohay linea de carrera en proyectos . . s s Bajo compromiso def ~ | personalen proyectos ~~ i Falta apoyo ejecutivo TOUR « a I DREEEION DE pROVECTOS~ Qué es una PMO? Una oficina de gestién de proyectos (Project Management Office) es una unidad de la organizacién encargada de centralizar y coordinar la gestién de proyectos a su cargo. A través del soporte en la iniciacién, planeacién, ejecucion, control y cierre de los proyectos Cultura de Gerencia de Proyectos \ 2 FOF proy2 Proy4 a 440. at PMI CepuloPendImportancia de las PMO * Mejora la alineacién de los proyectos * Mejora los ciclos de con los objetivos estratégicos duraci6n de los proyectos Fin Real MM Fin Pianificado 72, * Reduce los costos de entrega de los PY ry proyectos. pe * Gestiona pro activamente los riesgos y problemas. | a | QR ereme Tol Seen PMICapitlo Pera ee.Importancia de las PMO * Mejora la definicion y gestién del alcance del proyecto. * Provee mas oportunidades para re usar conocimiento. * Mejora la precisién de los tiempos y costos estimados. * Mejora la comunicacién con los clientes e involucrados. * Mejora la gestién de los recursos y las personas. & Eibsiinoe aot aNiveles de madurez de la PMO 3 | soi 5 Sa Nivel 4 Nivel 3 Madurez b Nivel 2 Nivel 4 ce Disenoy Implementacién Funcionamiento. Cambio cultural * _DesarrclloPiloto Global Total i eP.1 PaECapiote PendAspectos Claves en la implementacién de una PMO * La implementacién de una PMO es un proyecto de cambio organizacional por lo que antes de empezar el proyecto se debe realizar una fase de toma de conciencia de parte del personal de proyectos. * La metodologia se tabajard con los jefes de proyectos mds experimentados de la organizacién para facilitar el despliegue general a través de la creacién de un comité de Gerentes de Proyectos. * La metodologia debe estar compuesta por un ntimero limitado de entregables por cada etapa, facil de usar y donde el valor de cada uno de ellos pueda ser percibido por sus usuarios. Ejecucién = aPE PMICepiuto PendAspectos Claves en la implementacién de una PMO * La comunicaci6n es el mejor aliado de una implementacién de PMO. Durante el proyecto defina presentaciones masivas y reuniones de consultas periédicas para aclarar cualquier duda de parte del personal. = * El éxito de la gestién de los proyectos no depende solo de los cael jefes de proyectos, involucre a todo el personal que participa en los =e proyectos de tal manera que sientan que su contribucién es parte de lasolucién. ao * Asegure el apoyo ejecutivo de alto nivel, de lo contrario no realice el proyecto ep) Oo screeners PMICapmloPertAspectos Claves en la implementacién de una PMO *Laimplementacién de su PMO debe ser considerada como un proyecto y gestionado formalmente (inicio, planificacién, ejecucién y control, cierre). * Planifique la metodologia de “ ea ran implementacién de la PMO y su z| ome na proceso de maduracién. = aS | pi 2s Ne | a 2007 2008" 201 * Al poner en prdctica la metodologia desarrollada para la organizacién, seleccione un grupo de proyectos donde los involucrados puedan percibir el valor que esté generando a la organizaci6n. eaP.E PMICapiulePesdrp\M} eI @,) ¢< Qué pasos debo seguir ? aP.)1 ad vilaMetodologia para la implementacién de una PMO Ry eee oc {Qué sequiere personal dela lograr? necesidadde! = cambio aP) 1. PMICepiote Pend 7 Mida tas variables de valor TOUR « Banden ox Provecros ~Metodologia para la implementacion de una PMO é 1. Definir Objetivos: Se declaran los objetivos que se Zoben] Quiere lograr con la implementacion de la PMO. Estos compromiso] Objetivos deben estar alineados a los abjetivos &isen=| estratégicos de la organizacion. Dojetinos 2. Gestionar el cambio: Crear cultura de proyectos en una “ organizacion a través de una PMO, requiere ser trabajado como * un proyecto de cambio organizacional 3. Obtener compromiso del sponsor: Esto sera clave para él sostenimiento del proyecto a lo largo de su gestién, recuerde que en las primeras etapas el valor de una PMO aun no se percibe en forma tangible. Pe, £ I Qex 4 DIRECCION DE PROYECTOS aP’ ‘1 —— PMI Capie PersMetodologia para la implementacién de una PMO OPM: Organizacional Project ‘Management Maturity Model aP. 1. PMI Capi Peni Mejores Practicas Proyecto Portafolio 4. Evaluacién de practicas actuales: A través de una evaluacion de la madurez de gerencia de proyectos, se conocera el estado actual de mejores practicas usadas por la organizacin y esto permitira planificar detalladamente las mejores practicas necesarias para desarrollar posteriormente la metodologia de gestin de proyectos para la empresa. Estado de mejora de los procesos Estandarizado ControladaMetodologia para la imi piseemacion de una PMO 5. Implementacién PMO: Se capturan las necesicades y expectativas de los involucrados para definir el tipo de PMO ideal para la organizacién. Luego de esto definiremos los roles y funciones de la PMO, asi como los tipos y tamafios de proyectos a administrar con la metodologia Bieta (0) Cabanas * Mejorar calidad de procesos | = Contratar Project de gestin Managers lie essa * Definr y Mejorar estandares a | « Gestionar Project utilizar Managers +Propordenar soporte y gulas | « Formar Project No influye en las proyectos i aed para eluso de esténdares Managers de la empresa + Vigllar él sequimiente Willian Casey y Wendi Peck: ety PP, r I “Choosing the Right PMO Setup” QE sn DE PROVECTOS ad . —= PMICapinlePestMetodologia para la implementacion de una PMO ? 5. Implementacién PMO - Funciones PMO f T I I 1 Metodologiay || Entrenamiento y a Auditorfa y Soporte Mentoria Rasteion (QA) Consultoria Eee + PISBEEOE E ~Audtort Een. Goes" fecal Reean — pauearony + Plantilas Enirenamiento Sante Oe ce Peleccion y Prorizacion ; Fstandares ~Entrenamiemo: | la Metadologia Pry ~Sequimiento del eae EM ren, Gan ceed *Centicacion PMP Assurance) rare : Sequimento bost- Iocion de beneticios rOpUESIOS Cultura de Gerencia de pigyectos peacion de proy ror & an PMICaptuloFestMetodologia para la implementacién de una PMO “-} &. Implementacién PMO - Roles “Roles y responsablidades Se Directorde Oficina de | «Reuniones de seguimiento ai portafotio Deen Proyectos + Sponsoren Gestion de Proy. +Cultura de Proyectos ‘Administrador del Portafolio Gestor de Proyectos a Pojean Jefes de Proyectos *Valida los cronogramas de proyectos grandes y de ato riesgo. *Mantiene la Metodologia de GP +Leccones aprendidas +Entrenamiento y tutoria +Pravee consuttoria al personal de gestién de proyectos acerca dela metodologia. *Evaluaciones del desemperio @P’.1 PMI Capinle Feb + Administra el portafolio de proy. + Alinea las estrategias de negocio + Administra ls capacicad instalsda Ge los recursos del personal de proyectos, + Realiza un sequimiento post producciin de beneticios. + Dirige el desarcallo en forma dplima del proyecto. * Elabora y controla el plan de proy. + Comunica y Mitiga fiesgos y prob. + Revisa el avance del proyecto + Revisa y valids entregables de proy. + Identifica riesgos y problemas + Realize el manitoreo de! cronograma, SoBe rns =Metodologia para la implementaci6n de una PMO ) 5. Obtener aprobacién de la Alta Gerencia: La reunion de aprobacién del proyecto de implementacién de la PMO que se realice con|a alta gerencia debe estar acompafiada de la presentacién de un puto | plan de proyecto donde se tenga claro el alcanee, los costos, el Obener pmbacién| tiempo, los riesgos durante el perfodo que dure el proyecto. Plan del Proyecto Rlesgos ey mp) d. O22, ~-- PI CapialoPess = xMetodologia para la implementacion de una PMO 6. Implementacion de la metodolagia de gestién de proyectos: El desarrollo dela metodolagia de gestién de prayectos deberd ser -estdndar y customizada a las necesidades de la organizaci6n La metodologia debe ser facil de entender y usar por parte de las gerentes de proyectos ya que permitird tener consistencia y mayor efectividad en la gestion de las proyectos. Asimismo, debe tener el minima de formatos necesarios y debe estar integradoa las actuales buenas practicas de gestion de proyectos que la organizacién tenga vigante. ca amp ror TOUR 3. ey i ERREEEION oF pRovECTOS ais Perens ll cesiore > seMetodologia para la implementacién de una PMO ’ 6. Infraestructura - Métricas Infraestructura: Como parte de esta etapa, debe desarrollarse una estructura de cirectories de los proyectos y/o la organizaci6n de los mismosen un sistema EPM con el que disponga la organizacion Métricas: Permitiré evidenciar en forma temprana la salud de los proyectos, los mecanismos de seguimiento de métricas con un comité de seguimiento que tome decisiones en base a estos indicadores aseguraré al éxito de los proyectos. Como resultados de este seguimiento se puede incrementar los recursos de un proyecto, cambiar al alcance de otro, incluir nuevos proyectos, despriorizar otros, etc. ProjactHenith SFlortBr ese) RES Peovecros ‘PMI Capitulo Fert iMetodologia para la implementacién de una PMO 7. Proyecto Piloto: Durante el despliegue de la metodologiade gestion de proyectos se identifica uno 0 dos proyectos pilotos con los que se pone en prueba la metodologia desarrollada, asi mismo se pone en practica las funciones e infraestructura dela PMO. fr] a) =|) @ *Melodologia + Soporte *Direciorios -Variacién Casto + Entrenamiento + Comunicaciones *Variacién Tiempo Revision + otros Funciones Infraestructura MétricasMetodologia para la implementacién de una PMO 7. Aseguramiento de la Calidad (QA): Para quele culturade proyectos sea sostenida en el tiempo es importante contar con un proceso de aseguramiento del uso de la metodologia de proyectos; por ello se debera contar conun mecanismo de revisian de cumplimiento de las pracicas de la meiodologia. El encargado de liderar el proceso de Q/A sera la PMO Procesos = series | PES | “Sem || neenoree | ree Proyectos Aula virtual, vw x “Biblioteca nine | ae “ramenes ovine | v7 x Detect Etsy 8. Despliegue general: Finalmente se procede al despliegue total dela metodologia entrenando 2 los Ejecutivos, Gerentes de proyectos, jefes de proyectosy otres recursos involucrados en los proyectosContact Information Organizacién: Project Management & Business Consulting Group * Cell: (01) 90 00 17 67 ee * Email: jdominguez@pmbcg.com we jesus_dc2@yahoo.es * Session 2—Track B eP.. 1. PMICayitle Pes