You are on page 1of 25

AUDITORIAS INTERNAS EN LOS

SISTEMAS DE GESTIÓN DE CALIDAD. ISO 9001:2008

NORMA DE REFERENCIA: NTC-ISO 19011:2002

GONZALO NARVÁEZ BENJUMEA


INSTITUTO TECNOLOGICO METROPOLITANO

Medellín, mayo de 2010


Objetivo:

Proporcionar los elementos


conceptuales y metodológicos
que permitan realizar con
eficiencia y eficacia las
auditorias internas en los
diferentes procesos de trabajo
de la compañía en el ámbito del
SGC.
CONTENIDO TEMÁTICO:
• Conceptualización
• La auditoría como proceso
sistemático
• Recomendaciones
• ¿Cómo agrega valor la auditoría?
• Consejos para los Auditados
• Taller de aplicación
PARA REFLEXIONAR

Las auditorías son una herramienta


de gestión efectiva usada para
examinar procesos y actividades y
determinar si se ajustan a las
normas y procedimientos, y si
existen oportunidades de mejora.
AUDITORÍA = AUDIRE = ESCUCHAR

Abastecimiento Energético Regional: Retos y Perspectivas


CONCEPTUALIZACIÓN BÁSICA
AUDITORÍA:
ESCUCHAR=OBSERVAR=ANALIZAR=CONCLUIR

• Evaluación sistemática del desempeño de un sistema


con respecto a un criterio establecido y aceptado por la
norma.

• Revisión Independiente, llevada a cabo para comparar


algunos aspectos del Desempeño de la Gestión del
negocio con un estándar de excelencia.

• Proceso de verificación Sistemático y documentado


de obtención y evaluación objetiva de evidencias para
determinar si las actividades especificadas, los
acontecimientos, las condiciones, los sistemas de
gestión o la información sobre las materias que se
auditan cumplen con criterios estándares o patrones.
AUDITORIA COMO PROCESO SISTEMÁTICO

El propósito de las auditorias como


proceso es verificar por medio de
CRITERIOS DE AUDITORIA, examen y
evaluación de EVIDENCIA DE LA
AUDITORIA, que los controles están
documentados, implantados
efectivamente y que alcanzan los
requisitos establecidos, cuyos
resultados se presentan como
HALLAZGOS DE AUDITORIA, los cuales
hacen parte de las conclusiones de la
¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA?
Definición:

“Procesosistemático, independiente y
documentado para obtener evidencia y evaluarla
objetivamente, con el fin de determinar en qué grado se
cumplen los criterios de la auditoría”

ISO 19011:2002
Desglose de la definición de auditoría:
Sistemático: No aleatorio. Las auditorías usualmente son una
actividad planificada y programada.

Independiente: Los auditores deben ser independientes del área


auditada
Documentado: El proceso de auditoría ha sido publicado como un
procedimiento escrito.
Evidencia: Evidencia objetiva

Evaluarla objetivamante: Comparar la evidencia con los


criterios de auditoría, usando hechos antes que percepciones subjetivas,
opiniones y sentimientos.
Criterios de la auditoría: Los requisitos presentes de acuerdo
con el tipo de auditoría (legales, organización, partes interesadas).

Se cumplen: Ocurren realmente.


ELEMENTOS DE LA AUDITORÍA INTERNA

Conjunto de políticas,
objetivos,
CRITERIOS
procedimientos o DE AUDITORÍA
requisitos utilizados
como referencia. Registros, declaraciones
(ISO 9000; 3.9.3)
EVIDENCIA o cualquier otra
información pertinente
DE AUDITORÍA a los criterios y son
verificables (ISO 9000;
3.9.4)+
Resultados de la
evaluación de la HALLAZGOS
evidencia recopilada DE AUDITORÍA
frente a los criterios
(ISO 9000; 3.9.5)
Resultados de una
CONCLUSIONES auditoría tras considerar
los objetivos de la
DE AUDITORÍA auditoría y todos los
hallazgos (ISO 9000;
3.9.6)
LA AUDITORÍA
AUDITORÍA COMO PROCESO

ENTRADAS PROCES SALIDAS


O
SISTEMÁTICO,
CRITERIOS INDEPENDIENTE
HALLAZGOS Y
DE Y DOCUMENTADO
CONCLUSIONES
AUDITORÍA
EVIDENCIAS

Conjunto de políticas, Objetivo específico: Registros,


procedimientos o Determinar declaraciones de
requisitos cumplimiento hechos o información
(externos o internos) verificables.
Mejoras de Valor
LA AUDITORÍA
IMPORTANCIA DE LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Política Planificación Implementació Verificación Revisión SG Exitoso


n

X Planificación Implementación Verificación Revisión Sin Rumbo

Política
X Implementación Verificación Revisión Ineficacia

Política Planificación X Verificación Revisión Ineficiencia

Política Planificación Implementación


X Revisión Desconocimiento

Política Planificación Implementación Verificación


X Estancamiento
LA AUDITORÍA
ETAPAS DE LA AUDITORÍA

ELABORAR Y
REALIZAR REUNIÓN
PREPARACIÓN ENTREGAR
DE APERTURA
INFORME

REALIZAR
ELABORAR PLAN
TRABAJO DE SEGUIMIENTO
DE AUDITORÍA
CAMPO

PREPARAR LISTAS REALIZAR


DE REUNIÓN DE
VERIFICACIÓN CIERRE

PREAUDITORÍA AUDITORÍA POST-AUDITORÍA


LA AUDITORÍA
¿QUIÉNES INTERVIENEN?

Cliente Auditado
Organización o Organización que
persona que es auditada
solicita una
auditoría.

Equipo auditor
Auditor (persona competente)
Auditor líder
Experto técnico (conocimiento o experiencia
específicos)
LA AUDITORÍA
CICLO P H V A

AJUSTAR Determinar
políticas
PLANEAR
metas
Tomar acción y objetivos
apropiada
Métodos para
alcanzar metas
Normalizar

Verificar los Dar educación


efectos de la capacitación
ejecución
Realizar el

VERIFICAR HACER
trabajo
CONCEPTOS IMPORTANTES
El concepto de evidencia se asocia frecuentemente con la
expresión hallazgo;

Pero el hallazgo aún no permite determinar “objetivamente”


la conformidad o no frente a algún elemento del Sistema de
Gestión de Calidad.

La evidencia es la base de juicio del auditor y consiste en


una disposición mental de éste, y por esa razón, el proceso
de obtención de la evidencia es complejo.

Podemos identificar 3 clases de evidencias durante un proceso


de auditoría interna:

» Evidencia documental
» Evidencia testimonial
» Evidencia física
SELECCIÓN DE AUDITORES

AUDITOR:
AUDITOR Persona con la competencia para llevar a
cabo una auditoría (ISO 9000; 3.9.9)

Competencia: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes


AMIGOS DEL AUDITOR
• Todo auditor cuenta con seis honestos sirvientes cuyos
nombres son:
• Dónde
• Qué
• Cuándo
• Cómo
• Porqué
• Quién

• Acompañados de uno llamado “muéstrame”

Con el fin de evitar respuestas con un simple “si” o “no”

Abastecimiento Energético Regional: Retos y Perspectivas


PREGUNTAS A REALIZAR
• ¿Cómo cumple usted con la Política de Gestión?
• ¿Quién es el representante de la Gerencia?
• ¿Qué entrenamiento ha recibido? ver el registro de entrenamiento
• ¿Qué procedimientos usted sigue? ver el procedimiento
• ¿Qué hace usted con el producto no conforme?
• ¿Cómo identifica los problemas?
• ¿Qué registros hace usted? examinar algunos registros
• ¿De dónde proviene su trabajo? ver plan de trabajo, orden de
actividades, entre otros.
• ¿Cómo hace para saber qué es aceptable?
• ¿Qué hace cuando descubre que un instrumento de medida está
descalibrado?

Abastecimiento Energético Regional: Retos y Perspectivas


Plantilla con fondo / logo y “claim inferior ” abajo

CONSIDERACIONES IMPORTANTES
PREGUNTAS SOBRE LA NORMATIVA

•¿Cómo ha sido identificada la aplicación de la norma


legal en la entidad?
•¿Qué medios existen para consultar la norma legal?

•¿Cómo se ha verificado el cumplimiento de la norma


legal en la entidad?
•¿En caso de incumplimiento, qué acciones se han
tomado?
•¿Cómo se asegura la entidad de la vigencia de las
normas legales aplicables?
Abastecimiento Energético Regional: Retos y Perspectivas
RECOMENDACIONES
REDACCIÓN DE NO
CONFORMIDADES
Al redactar la No Conformidad debe tenerse en cuenta siempre:

1.El requisito que se incumple.


2.La Norma o documento de la organización donde está expresado el requisito
3.Las evidencias que soportan la No Conformidad.

Se debe redactar teniendo en cuenta los siguientes elementos:


•Naturaleza ó hecho (descripción de la percibido y observado en el sitio),
•Evidencia (datos que respaldan la existencia o veracidad de algo) y la
•No conformidad (incumplimiento del requisito)

Abastecimiento Energético Regional: Retos y Perspectivas


RECOMENDACIONES
REDACCIÓN DE NO CONFORMIDADES, EJEMPLO

El señor Gómez operaba la unidad generadora de energía


controlando variables críticas con equipos sin calibración.

Calibración Comparado con:


semestral Plan de calibración

HECHO Equipos sin calibración

EVIDENCIA La unidad generadora funcionando con


equipos sin cumplir plan de calibración
CRITERIO Calibración semestral de equipos

Abastecimiento Energético Regional: Retos y Perspectivas


EJEMPLO continuación

• La calibración de los equipos debe hacerse cada


seis meses, sin embargo el 04 de abril a las 11:25
p.m. la unidad generadora operaba controlando
variables críticas con equipos descalibrados.

Abastecimiento Energético Regional: Retos y Perspectivas


¿CÓMO AGREGAR VALOR MEDIANTE LA
AUDITORÍA?
• Enfocarse en los procesos, más que en los procedimientos.
• Enfocarse más en los resultados que en los registros.
• Evaluar la implementación de los 8 principios.(cliente,
líder, personal, procesos, sistema, mejora, decisiones,
proveedores)
• Hacer preguntas aplicando el PHVA
• Evaluar la eficacia de los procesos
• Identificar problemas
• Aumentar el desempeño de la Organización
¿CÓMO AGREGAR VALOR MEDIANTE LA
AUDITORÍA?
• Identifica oportunidades de mejora que orienta el
aumento del desempeño
• Identifica posibles áreas de riesgo.
• Recolectar evidencias durante la auditoría.
• Auditar los procesos de la alta dirección.
• Auditar de la competencia del personal y de las acciones
adoptadas.
• Definición del alcance del Sistema.
CONSEJOS PARA AUDITADOS

• Sea cooperativo y atento


• Entienda la pregunta
• Conteste sólo lo preguntado
• No responda lo que no es de su área
• Sea capaz de buscar los registros
• No ofrezca información no solicitada
• No dé opiniones

You might also like