Diseo del

del manual
manual de
de procedimientos
procedimientos operativos
operativos de
de
Diseo
la bodega
bodega central
central de
de una
una distribuidora
distribuidora de
de productos
productos
la
farmacuticos yy de
de consumo
consumo masivo
masivo bajo
bajo los
los
farmacuticos
lineamientos de
de ISO
ISO 9000
9000
lineamientos

CARLOS FERNANDO ROJAS URIBE

Previo a la obtencin del ttulo de:

INGENIERO INDUSTRIAL
Guayaquil-Ecuador
2005

CONTENIDO
1. INTRODUCCION

Objetivos
Descripcin de la empresa
Descripcin del Dpto

2. DIAGNOSTICO

Clientes y Proveedores
Productos y Servicios
Personas y Cultura
Instalaciones y Equipos
Procesos y Tecnologa

3. MARCO TEORICO

Adm. Bodegas, Norma ISO

9000

4. DISEO DE LOS
PROCEDIMIENTOS

Cadena de valor
Procedimientos
Recursos necesarios
Beneficios esperados

5. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

1. INTRODUCCION

Objetivos

1.

INTRODUCCION
Objetivos
Descripcin de la empresa
Descripcin del Dpto.

Disear los procedimientos operativos de la

bodega central, tomando en consideracin los
puntos aplicables de la norma ISO 9000.
Objetivos especficos
Crear procedimientos de trabajo sencillos de entender y que
permitan mejorar las actividades de la bodega.
Proponer mejoras en las operaciones de la bodega y en la gestin
comercial para disminuir costos y mejorar el servicio al cliente.

Descripcin de la empresa

1.

INTRODUCCION
Objetivos
Descripcin de la empresa
Descripcin del Dpto.

Corporacin distribuidora de productos

consumo masivo, farmacuticos y qumicos

Compras

Consumo
Farmacutica
Genricos
Farmacia
Qumica

Contabilidad
Contabilidad
Finanzas
Finanzas
RecursosHumanos
Humanos
Recursos
Sistemas
Sistemas
Contralora
Contralora

Logstica

de

Descripcin del Dpto.

1.

INTRODUCCION
Objetivos
Descripcin de la empresa
Descripcin del Dpto.
Dpto

La tesis se desarrollar dentro de la bodega

central la cual desempea las siguientes
actividades:
Recepcin
Almacenamiento

CONSUMO

Consolidacin de pedidos
Control de inventarios

FARMACEUTICA

Emisin de facturas y Guas

Despachos
Gestin de devoluciones

GENERICOS

2. DIAGNOSTICO

2. DIAGNOSTICO
Clientes y Proveedores
Productos y Servicios
Personas y Cultura
Instalaciones y Equipos
Procesos y Tecnologa

Clientes

Clientes y Proveedores
Distribuidores
Supermercados
Cadenas farmacuticas
Farmacias
Tiendas de barrio
Informales

FARMAC.
$ / Pedido

Unidades / Pedido
$ / unidad pedida

1,201.68

281
$

SKUs / pedido
$ / SKU pedido

CONSUMO

4.27

127.27

1,039
$

9
$

505.97

BODEGA

0.49

590
$

7
$

73.44

918.48

1.56
8

109.30

Proveedores

Clientes y Proveedores

2. DIAGNOSTICO
Clientes y Proveedores
Productos y Servicios
Personas y Cultura
Instalaciones y Equipos
Procesos y Tecnologa

Producto Terminado
Laboratorios extranjeros (FARMACEUTICA y GENERICOS)
Proveedores locales (CONSUMO)
Recibe la bodega Norte y se hacen transferencias parciales
Transporte interno
Dentro de Guayaquil
Transporte externo
Por medio de lneas de transporte a provincias

TRANSPORTE INTERNO

TRANSPORTE EXTERNO

Costo promedio mensual

$662,07

Costo promedio mensual

Unidades despachadas

269.487

Unidades despachadas

153.307

Costo unitario

$0,0025

Costo unitario

$0,0118

Representa el 0.9% del costo del producto pedido

$1.812,79

2. DIAGNOSTICO
Clientes y Proveedores
Productos y Servicios
Personas y Cultura
Instalaciones y Equipos
Procesos y Tecnologa

Productos y Servicios
CONSUMO
SKUs CONSUMO
Lneas de productos
Volumen unitario

Productos

Embalaje promedio

FARMACEUTICA
260
18
300 cm3
50 un x
caja

SKUs FARMACEUTICA
Lneas de productos

161
7

Volumen unitario

42 cm3

Embalaje promedio

300 un x
caja

Costo unitario

$0,28

Costo unitario

$3,07

Margen unitario

$0.13

Margen unitario

$0.49

2. DIAGNOSTICO
Clientes y Proveedores
Productos y Servicios
Personas y Cultura
Instalaciones y Equipos
Procesos y Tecnologa

Productos y Servicios

Servicio

El lead time promedio es de

6.37 das
No se cumplen horarios de
despacho ni tiempo de
entrega prometido.

FARMACUTICA

CONSUMO

$ 377,327.40

$
109,07
3.32

88,380

223,894

Facturacin ($)

$ 263,973.75

$ 80,371.86

Unidades
facturadas

74,107

195,380

$ 10,454.49

$ 14,418.98

Unidades devueltas

2,419

30,605

(1)

% cumplimiento

84%

87%

(2)

% devoluciones

3%

16%

Pedidos ($)
Unidades pedidas

Devoluciones ($)

Personas y Cultura

2. DIAGNOSTICO
Clientes y Proveedores
Productos y Servicios
Estructura Organizacional
Personas y Cultura
Instalaciones y Equipos
Procesos y Tecnologa

3 personas administrativas
13 personas operativas
Promedio de edad 28 aos
Horario normal 8h00 a 17h00
Promedio de 9.5 hrs de trabajo
entre semana
Promedio de 4 hrs los sbados
Personal tercerizado
Personal sin capacitacin
Liderazgo autocrtico del jefe
de logstica
No hay plan de accin definido

Instalaciones y Equipos

Superficie:
1.302 m2

2. DIAGNOSTICO
Clientes y Proveedores
Productos y Servicios
Personas y Cultura
Instalaciones y Equipos
Procesos y Tecnologa

2. DIAGNOSTICO
Clientes y Proveedores
Productos y Servicios
Personas y Cultura
Instalaciones y Equipos
Procesos y Tecnologa

Instalaciones y Equipos

1 carretilla hidrulica

7 carretillas

Mesa de pedidos Farmacutica

1 camin 5 Ton

Procesos

Procesos y Tecnologa
Ingreso de mercaderas
Ingreso de transferencias
Ingreso de importaciones
Produccin de combos
Despacho a clientes
Liquidacin de facturas de transportistas
Produccin de reenvases
Gestin de devoluciones

2. DIAGNOSTICO
Clientes y Proveedores
Productos y Servicios
Personas y Cultura
Instalaciones y Equipos
Procesos y Tecnologa

Procesos y Tecnologa

2. DIAGNOSTICO
Clientes y Proveedores
Productos y Servicios
Personas y Cultura
Instalaciones y Equipos
Procesos y Tecnologa

Tecnologa
Sistema Expertus en ambiente WINDOWS
Mdulo de Inventario
Mdulo de Cuentas x Cobrar

Gastos mensuales:
Total: $17.426,35
Unitario: $0.0647

3. MARCO TEORICO

3.

FUNCIONES
Recepcin
Seleccin de rdenes
Despachos
Administracin
PRINCIPIOS:
Mejor unidad de carga
Ocupacin cbica
Minimizar movimientos
Controlar movimientos,
productos y ubicacin
Ambiente seguro
Minimizar costos

ISO 9000

Administracin de bodegas

Marco Terico

MARCO TEORICO
Adm. Bodegas
Norma ISO 9000

PRINCIPIOS APLICABLES:
Organizacin por procesos
Mtricas y objetivos
Sistema documental
Poltica de calidad
Objetivos de calidad
Manual de calidad
Procedimientos
Registros
Satisfaccin de las
necesidades del cliente
Identificacin y trazabilidad

4. DISEO DE LOS
PROCEDIMIENTOS

Cadena de Valor

4. DISEO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Cadena de valor
Procedimientos
Recursos necesarios
Beneficios esperados

Poltica de calidad:
La misin de la operacin es entregar los productos en buen estado y en la cantidad
exacta que piden los clientes, en el lugar y momento en que lo requieran, a un costo
competitivo

PP
rr
oo
vv
ee
ee
dd
oo
rr
ee
ss

Recepcin
y
almacenamiento

Consolidacin
de
pedidos

Despacho
a
clientes

Administracin:
Administracin:
Planificacinde
delalaoperacin,
operacin,
Planificacin
Organizacinde
deactividades,
actividades,
Organizacin
Direccindel
delpersonal,
personal,
Direccin
Controlde
delos
losproveedores
proveedoresyyrecursos
recursos
Control

CC
ll
ii
ee
nn
tt
ee
ss

Procedimientos operativos

4. DISEO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Cadena de valor
Procedimientos
Recursos necesarios
Beneficios esperados

1. RECEPCION Y ALMACENAMIENTO:

SKU 2

SKU 3

SKU 1

1. Estiba, revisin y conteo

Lnea A

2. Transporte

Lnea B

Lnea C

3. Almacenamiento temporal

Procedimientos operativos

4. DISEO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Cadena de valor
Procedimientos
Recursos necesarios
Beneficios esperados

1. RECEPCION Y ALMACENAMIENTO:

Lnea de
productos B

Lnea de
productos C
Lnea de
productos A

CONSUMO:
Almacenamiento de tipo
volumtrico sobre palets
Ubicacin ABC (semestral)

Stock de
reserva

Stock
delantero

FARMACEUTICA:
Stock de reserva (paletizado,
volumtrico, por lote)
Stock delantero (en perchas por lote)

Procedimientos operativos

4. DISEO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Cadena de valor
Procedimientos
Recursos necesarios
Beneficios esperados

2. CONSOLIDACION DE PEDIDOS
CONSUMO

FARMACEUTICA

EGRESO/
EGRESO/
A PEDIDO
PEDIDO
XXX
s
XXX s
XXX
XXX
xcsdsss
A xcsdsss
XXX
XXX
xsdsdsds
xsdsdsds

Cliente B

Cliente A

Zona de despacho
Zona de Revisin
CONSUMO

Zona de revisin
FARMACUTICA

Procedimientos operativos

4. DISEO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Cadena de valor
Procedimientos
Recursos necesarios
Beneficios esperados

3. DESPACHO DE PEDIDOS

Zona de
carga

Primer pedido cargado para

ltimo cliente a entregar

Pedido
xxx

Unidad CONSUMO
Zonas de
despacho

Unidad FARMACUTICA

ltimo pedido cargado para

primer cliente a entregar

Procedimientos operativos

4. DISEO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Cadena de valor
Procedimientos
Recursos necesarios
Beneficios esperados

Indicadores de Gestin
Indicador

Clculo

Frecuenci
a

Valor
actual

Objetivo

% Producto en mal estado

(Unidades en mal estado / Unidades

ingresadas) * 100

Mensual

S.I.

0%

% Exactitud del sistema

(SKUs con diferencias / SKUs en el sistema)

* 100

Semestral

37.1%

0%

% Cumplimiento del
pedido

(Unidades despachadas / Unidades pedidas) *

100

Mensual

86.3%

95 %

Nmero de Devoluciones

Devoluciones en el perodo

Mensual

86

20

% de entregas a tiempo

(Nmero de entregas en la fecha solicitada por

el cliente / Nmero de entregas realizadas
en el perodo)*100

Mensual

S.I.

95%

Mensual

$0.074

Controlar y
Reducir

Costo unitario

Costo total del perodo / (Unidades

despachadas Unidades devueltas)

Recursos necesarios

4. DISEO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Cadena de valor
Procedimientos
Recursos necesarios
Beneficios esperados

3 mulas hidrulicas por $1,200

2 carretillas-bandeja por $600

Inversin de $2,000
200 Etiquetas de identificacin
por $200

2 despachadores FARMAC. y 3
despachadores CONSUMO

Beneficios esperados

Orden
Prdidas de productos a 5%
Exactitud del inventario de 90%
Cumplimiento de pedidos de 95%
Incremento de ventas de $100,000 mensuales
Reducir a 20 devoluciones mensuales
Entregas a tiempo de un 95%
Ambiente organizado y controlado
Controlar y reducir costo unitario

4. DISEO DE LOS PROCEDIMIENTOS

Cadena de valor
Procedimientos
Recursos necesarios
Beneficios esperados

5. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

Conclusiones

5. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

Las principales deficiencias de la operacin son:

Baja disponibilidad de stock.

Impuntualidad en los despachos y tiempo de entrega
Cumplimiento de los pedidos entre 84 y 87%
Devoluciones entre 3 y 16%

Para mejorar una operacin descontrolada es necesario primero

garantizar una consistencia y uniformidad en las distintas
actividades de trabajo, lo cual se obtendr diseando
procedimientos operativos
Los principios elegidos para disear el procedimiento de recepcin
y almacenamiento son recibir e ingresar solamente los productos
que estn en buen estado. En la unidad Consumo se eligi un
almacenamiento volumtrico con ubicacin ABC. En Farmacutica
se eligi mantener un stock de reserva con almacenamiento
volumtrico separado por lotes y un stock delantero con
almacenamiento en perchas.

5. CONCLUSIONES

5. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

Los principios elegidos para disear el procedimiento de

consolidacin de pedidos son ubicar y tomar nicamente los
productos solicitados y en la cantidad indicada, seguir una ruta
que permita reducir movimientos utilizando medios de transporte
que maximicen la unidad de carga. En Consumo se sigue una ruta
arrancando por las lneas tipo C, luego las B y finalmente las A, el
medio de transporte es la mula hidrulica. En Farmacutica se
deber recorrer todas las perchas con una carretilla-bandeja.
Sealizar los bultos.
Los principios elegidos para disear el procedimiento de despacho
son cargar los productos de tal manera que no se daen durante el
transporte. Cargar los productos de tal manera que permita la
eficiencia de los despachos.
Los beneficios esperados son:
Reduccin de costos y un mejor nivel de servicio de la funcin
logstica de la corporacin en disponibilidad de stock, cumplimiento
de despachos y tiempo de entrega.

Recomendaciones

5. CONCLUSIONES Y
RECOMENDACIONES

Se recomienda hacer una encuesta semestral a los clientes similar a la

realizada para la presente tesis. Esto permitir medir los resultados de la
implementacin de los procedimientos e identificar mejoras posibles
dentro de la operacin.
Capacitar al personal de la bodega en los productos y en operaciones de
bodega para que aumente la eficiencia de su trabajo y propongan mejoras
a la operacin.
Establecer pedidos mnimos para disminuir costos y acordar con el rea
comercial (posterior a un anlisis de tiempos), el lead time de la funcin
logstica para prometer un perodo concreto a los clientes, el cual les
permitir hacer una mejor reposicin de stock.
Revisar las tasas de rotacin de los productos por lneas para disminuir el
efecto financiero corporativo causado por el inventario de la bodega.
Analizar un posible rediseo de las instalaciones de la bodega para
mejorar la organizacin y accesos a las zonas, principalmente de los
productos de la unidad de negocio Farmacutica.
Se recomienda un seguimiento de los procedimientos planteados para
determinar su real efecto dentro de la empresa.

GRACIAS POR SU ATENCION!