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GESTION DE LAS

COMUNICACIONES

Uno de cada cinco proyecto fracasa por ineficiencia en


las comunicaciones

Es el rea que incluye los


procesos
necesarios
para
asegurar la generacin, recogida,
distribucin,
almacenamiento,
recuperacin y destino final de la
informacin del proyecto en
tiempo y forma

Todas las personas involucradas


en
el
proyecto
deben
comprender como afectan las
comunicaciones
al
proyecto
como un todo.

Las habilidades de comunicacin estn relacionadas


con las comunicaciones de la direccin de proyectos,
pero no son lo mismo. El arte de las comunicaciones
es un tema amplio, e incluye una gran cantidad de
fundamentos, entre ellos:
1. Modelos emisor receptor. Barreras a la
comunicacin
2. Eleccin del medio. El medio elegido para las
actividades de comunicacin depender de la
situacin.
3. Estilo de redaccin. Voz activa vs voz pasiva,
estructura de las oraciones y eleccin de las
palabras.
4. Tcnicas de presentacin. Lenguaje corporal y
diseo de ayudas audiovisuales.
5. Medio. El mtodo usado para transmitir el
mensaje

Mensaje

Codificar
Emis
or
Decodifica
r

Medio

Ruido

Decodifica
r
Recepto
r

Ruido

Comentarios Mensaje

Codificar

En toda comunicacin tenemos que tener en cuenta diferentes


dimensiones:
Interna, con el equipo de trabajo/proyecto, yExterna, con el
cliente/usuarios/proveedores
Formal vs. Informal. Informes, presentaciones, documentos vs.
correos electrnicos, conversaciones de pasillo o telefnicas
.
Vertical, hacia los distintos niveles de la estructura organizativa,
yHorizontal, entre los compaeros.
Oficial y No Oficial. Comunicacin con organismos oficiales o
interna de la compaa, y comunicacin con compaeros,
colaboradores.
Escrita vs. Oral.
Verbal vs No Verbal. A veces le prestamos poca atencin a la
comunicacin no verbal pero, como nos comportamos ante un
blog.zyncro.com/2013/06/06/la-importancia-de-la-comunicacin-en-la-gestin-deinterlocutor
(actitud, postura, comportamiento, distracciones),

Planificacin de las comunicaciones


Determina las necesidades de
informacin y comunicacin de los
interesados, ejemplo: quien necesita la
informacin, cuando la necesitara, como
le ser suministrada y por quien.

Herramientas y tcnicas
1. Organigramas
2. Relaciones entre las responsabilidades
de la organizacin del proyecto y los
interesados.
3. Disciplinas, departamentos y
especialidades involucradas en el
proyecto
4. Logstica de cuantas personas estarn
involucradas en el proyecto y en que
ubicaciones
5. Necesidades de informacin interna.
6. Necesidades de informacin externa

Que se espera?
1. Requisitos de comunicacin de los interesados
Informacin que debe ser comunicada, incluidos
formato, contenido y nivel de detalle
2. Persona responsable de comunicar la
informacin
Persona o grupos que recibirn la informacin
3. Mtodos o tecnologas usadas para transmitir
la informacin, como memorandos, correo
electrnico y/o comunicados de prensa
4. Frecuencia de la comunicacin, ejemplo:
semanal
Proceso de escalamiento, identificando los plazos
y la cadena de mando (nombres) para el
escalamiento de polmicas que no pueden
resolverse a un nivel inferior del personal

Que se espera?
5. Proceso de escalamiento, identificando los
plazos y la cadena de mando (nombres) para el
escalamiento de polmicas que no pueden
resolverse a un nivel inferior del personal
6. Mtodo para actualizar y refinar el plan de
gestin de las comunicaciones a medida que el
proyecto avanza y se desarrolla
7. Glosario de terminologa comn

Por qu falla la comunicacin en un


proyecto?
Algunas de las causas ms comunes son:
. Informacin errnea, incompleta,
excesiva, . . inconsistente o sesgada.
. Interlocutor no vlido.
. Manejo de los tiempos inadecuados.
. Medios de transmisin incorrectos.
. Falta de claridad.

Estructura de un plan de
comunicaciones
1. Introduccin
2. Confidencialidad de la informacin
3. Interesados en el proyecto y requerimientos
de comunicaciones, ejemplo: Sponsor, gerente
del proyecto, equipo funcional, proveedores, etc.

Requerimientos de informacin de los


interesados
No.

Interesados
Quin?

Informacin
Qu?

Plazos
Cundo?

Quien?

Medio
Cmo?

Quincenal

Gerente del proyecto

Comit Gerencial
Acta Formal
escrito

Costos del proyecto


1

Riesgos financieros
detectados
Avances del proyecto
Costos del Proyecto
Avance del proyecto
Riesgos
Gerente del Proyecto
Contratistas
Solicitud de cambios
Solicitud de recursos
Costos de
subcontratacin
Avance del proyecto
Riesgos
Asistente del proyecto Evaluaciones de
desempeo del equipo
Costos de nmina
Solicitud de cambios
Solicitud de recursos
Sponsor

Semanal

Asistente del proyecto


Jefe tcnico
Jefe tcnico
Jefe de compras
Gerente del proyecto
Gerente del proyecto

Comit de
proyectos Acta
Formal escrito

Asistente del proyecto


Jefe tcnico
Jefe tcnico
Semanal

Comit de
proyectos
Acta
Jefe de recursos humanos
Formal escrito
Jefe de recursos humanos
Gerente del proyecto
Gerente del proyecto

4. Tipos de informacin a manejar en el proyecto


5. Medios de comunicacin y formatos:
. Correos Electrnicos
. Convocatorias
. Carteleras
. Actas
. Informe de control de Avance semanal
. Informe de control quincenal
. Documentos
Para cada uno de stos medios hay que definir su
alcance y limitaciones

Hay que definir la programacin de las


reuniones del proyecto, ejemplo:
COMITES DEL PROYECTO
COMIT
COMIT
GERENCIAL
COMIT DE
OBRAS

Sponsor

Opcional:
Requerid
o:

Asistente
Gerente de del
Proyecto
proyecto

Jefe de
Recursos
Humanos

Jefe de
Compras

Jefe Tcnico

Asesor

Mtodos para recolectar, almacenar y distribuir la


informacin
1. Proceso de Comunicaciones
Se debe informar a las partes involucradas en el proyecto y a los responsables del desarrollo
del proyecto, cualquier tema relacionado con el mismo.
Ejemplo: Se aclara que para aquellos comunicados que sean oficiales y formales
(entregables o documentos que afecten el desarrollo del proyecto) se deben seguir las
siguientes recomendaciones:
La documentacin puede ser entregada personalmente, ser enviada por mensajera o por
correo electrnico; en el momento de la entrega, se debe registrar la fecha y firma de
recibido. Todas las direcciones de correo deben habilitar la funcin de mostrar un aviso
cuando el destinatario reciba y lea el correo electrnico.

2.

Backup Documental

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