Aplicaciones Informticas

Las funciones en Excel

Funciones estadsticas ms utilizadas
Funciones de bsqueda y referencia
(BuscarV y BuscarH)
Funciones lgicas o condicionales.
Referencias a datos de otras hojas del
mismo libro (internas) y a otros libros
(externas).

Descripcin de la ventana
principal
Barra

Barra de
Office

Barra de
herramientas
de acceso
rpido

de
ttulo

Botones de
control
de la ventana

Cinta
de
opcione
s
Cuadro
de
nombre
s
Punter
o de
celda

Encabez
ado de
columna

Barras de
desplazam
iento

Encabez
ado de
fila

Nombre

Botones

Zoom

Concepto de fila, columna,

celda, libro, hoja y pgina
Fila

Colum
na

Celda

Son las divisiones

horizontales de la hoja de
clculo. Estn identificadas
con nmeros, comenzando
desde 1.
Son las divisiones verticales
de la hoja de clculo. Cada
columna esta identificada
por una letra del alfabeto,
comenzado desde la A.
Es el casillero que se forma por
la interseccin de una fila y
una columna. Las celdas se
identifican con la letra de la
columna y el nmero de la fila
a las que pertenecen: por
ejemplo D4.

Libro

Es el archivo que se
genera al guardarlo y
esta compuesto por un
conjunto de hojas.

Hoja

Cada libro de trabajo

cuenta inicialmente con
tres hojas de clculo, y
cada una de ellas esta
compuesta por planillas o
pginas.

Pgina

La pgina esta formada

por celdas y estas son el
rea de trabajo de la
hoja de clculo donde se
insertan los diferentes
tipos de datos.

Agregar, renombrar y
Agregar eliminar hojas
Para insertar una hoja de clculo da clic en la
pestaa Inicio, despliega el comando
Insertar.

O bien, presiona el botn Insertar hoja de

clculo que se encuentra enseguida de las
hojas iniciales.

Renombrar
Para cambiare el nombre de una hoja se da
doble clic en el nombre inicial y se escribe el
nuevo nombre.

O bien, se selecciona la hoja se presiona

botn derecho del ratn y elige la opcin
cambiar nombre y listo.

Eliminar hojas
Para eliminar una hoja de clculo da clic en la
pestaa Inicio, despliega el comando
Eliminar y elige la opcin Eliminar hoja.

O bien, se selecciona la hoja se da clic

derecho y elige la opcin eliminar del men
contextual.

Desplazamiento entre las

hojas del libro
Para desplazarse entre las hojas slo basta
visualizarla y dar clic en la pestaa o solapa
correspondiente.
Cundo el nmero de
hojas insertadas repasa el rea de
visibilidad se utilizan los botones de
desplazamiento hasta llegar a la hoja
deseada.

Aplicaciones Informticas
Cmo proteger una celda, una hoja
y un libro.
Cmo insertar imgenes, cuadros de
texto, etc.
Cmo importar un archivo a/desde
el formato Excel.
Cmo introducir comentarios en la
hoja de clculo.

Las Funciones en Excel

Las funciones son frmulas predefinidas
o integradas por Excel que realizan
clculos utilizando determinados
argumentos mediante una sintaxis
concreta, simplificando la introduccin
de frmulas complejas, aunque tambin
pueden realizar clculos simples. La
funcin ms utilizada es la de
Autosuma.

Las Funciones en Excel

Podremos introducir funciones desde la
barra de herramientas estndar
(botn fx), o bien, desde el comando
INSERTAR/FUNCION.
Al seleccionar cualquiera de las
funciones de la columna derecha de la
paleta de funciones, aparece en la parte
inferior de la ventana una descripcin
de la utilidad de la funcin, as como
una muestra de su sintaxis.

Las Funciones Estadsticas

ms utilizadas en Excel (I)
Existen varias funciones estadsticas que se
utilizan con mayor frecuencia. stas son las
siguientes:
Funcin Promedio.
=PROMEDIO(Nmero1;Nmero2;......)
Funcin que nos devolver la media aritmtica de los
nmeros o el rango encerrado entre parntesis.
Funciones Mnimo y Mximo
=MAX(Nmeros)=MIN(Nmeros)
devuelven los valores mximo y mnimo

Las Funciones Estadsticas

ms utilizadas en Excel (II)

Funcin Moda.

=MODA(Nmeros)
Proporciona como resultado el valor que ms se repite
en un rango dado.

Funcin Contar y Contara

=CONTAR(Rango)
Cuenta las veces que aparece un elemento numrico
en una lista.
=CONTARA(Rango)
Cuenta las celdas no vacas en un rango dado.

Las Funciones Estadsticas

ms utilizadas en Excel (III)

Funcin Contar.si

CONTAR.SI(Rango)
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con la
condicin dada.

Funcin Mediana

=MEDIANA(Nmeros)
Halla el nmero que se encuentra en medio de un
conjunto de nmeros, es decir, la mitad de los nmeros
es mayor que la mediana y la otra mitad es menor.

Funciones de bsqueda y
referencia
En este caso, elegiremos la Categora
Bsqueda y referencia en el lado izquierdo
de la ventana y BuscarV en el lado derecho.
Al seleccionarlo, Excel nos muestra los
argumentos de la funcin, as como,
progresivamente al ir agregando dichos
argumentos, nos explica lo que significa cada
uno de ellos.

Funciones de bsqueda y
referencia
Cmo encontrar la Funcin
BUSCARV

Funciones de bsqueda y
referencia
La funcin BuscarV busca un valor especfico en
la primera columna de una matriz y nos ser til
siempre que nuestros datos estn ordenados por
columnas. La funcin devuelve el valor buscado
en la misma fila de la columna especificada en
uno de los argumentos.
=BUSCARV(Valor_
buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_columnas;Ordenado)
Argumentos

a) Valor_ buscado: es el valor que se busca en

Funciones de bsqueda y
referencia

b) Matriz_buscar_en: es la matriz de
informacin donde se buscan los datos. Se debe
utilizar una referencia a un rango o un nombre de
rango para referirse a esa matriz.
c) Indicador_columnas: es el nmero de la
columna de la Matriz_buscar_en desde la cual
debe devolver el valor coincidente.
d) Ordenado : ste es un campo opcional. Es un
valor lgico que puede ser VERDADERO o FALSO.

Funciones de bsqueda y
referencia
Si el argumento ordenado es VERDADERO o
se omite, la funcin devuelve un valor
aproximado, es decir, si no encuentra un valor
exacto, devolver un valor inmediatamente
menor que Valor_buscado que encuentre en la
matriz. Si el argumento Ordenado es FALSO,
devuelve el valor buscado y si no encontrara
ningn valor, devolver el valor de error #N/A.
Si queremos que localice un valor exactamente
igual, pondremos entonces, FALSO.

Funciones de bsqueda y
referencia
Argumentos de la funcin
BUSCARV

Funciones de bsqueda y
referencia

En cuanto a la funcin BUSCARH, sta se

utilizar cuando tenemos una matriz ordenada
por filas. Esta funcin buscar un valor en la fila
superior de una tabla o de una matriz de valores y
devolver un valor en la misma columna de la fila
especificada como tercer argumento. La sintaxis
es como sigue:
=BUSCARH(Valor_
buscado;Matriz_buscar_en;Indicador_filas;Ordenado)
Argumentos

Funciones lgicas o
condicionales.

El uso de estas funciones proporciona

flexibilidad, debido a que permiten que una
celda o rango adopte distintos valores en
funcin de cules sean los valores de otras
celdas, ya sean de la misma hoja, de otras
hojas del mismo libro o de libros diferentes. En
su formato ms simple, la sintaxis de la funcin
lgica es:
=SI (condicin;accin 1; accin 2)
Por tanto, el valor que se la asignar a la celda
que contenga esta frmula ser el que derive

Funciones lgicas o
condicionales.

Para construir las condiciones se usan los

operadores lgicos:
>

>=

mayor; mayor o igual;

distinto

<=
igual;

<

menor o igual;

<>
menor;

Excel evala la condicin y devuelve

VERDADERO su la condicin se cumple y
FALSO. en caso contrario.
Se pueden usar nmeros, rtulos o frmulas
para construir condiciones, todo depender del

Funciones lgicas o
condicionales.

El condicional SI puede, a su vez, incluir

funciones condicionales, pudiendo as anidar
(usar una funcin condicional como argumento de
otra funcin condicional) hasta siete veces, de
forma que la flexibilidad a la hora de resolver los
modelos de hoja de clculo es muy amplia.
=SI (condicin 1; SI(condicin 2 ; accin 1, accin 2); accin
V
3)

V
F

Referencias internas y externas.

Referencia interna: En Excel podemos hacer

referencias al contenido de una celda que se

encuentre en otra hoja del mismo libro, a esto
lo llamamos referencia interna. La celda a la
que se hace referencia puede contener
valores, textos, frmulas, etc. y tambin
podrn realizarse operaciones con ellos.
La sintaxis que se escribir en la barra de
frmulas para hacer referencia en cualquier
celda de la Hoja 1 al contenido de la celda A1
de la Hoja 2, por ejemplo:
=Hoja2!A1

Referencias internas y externas.

Un procedimiento ms simple es tener abiertos

ambos libros simultneamente y cuando
queramos introducir la referencia externa,
pulsamos con el ratn encima de ella,
cambiando de libro activo, por lo que se
escribir automtica y correctamente esta
referencia.
Referencia externa: es la referencia a una celda

o rango de otros libros o a un nombre definido

en otro libro.

Referencias internas y externas.

Su sintaxis empieza por una comilla sencilla ('),

la ruta donde se encuentra almacenado el libro
en cuestin, el nombre de dicho libro y su
extensin entre corchetes, el nombre de la hoja,
otra comilla simple, el smbolo de admiracin (!)
y el rango de celdas que se deseen referenciar.
'RUTA[NOMBRELIBRO.xls]NOMBRE HOJA'!RANGO

Cmo proteger una celda, una

hoja...

En Excel es posible proteger una hoja, una

celda o un libro por varios motivos, por
ejemplo:
a) Para evitar que, accidentalmente,
modifiquemos el contenido de la hoja,
libro o celda en cuestin.
b) Para evitar que otras personas puedan
introducir y/ modificar datos o borrar
frmulas muy complejas.
c) Para evitar que otras personas puedan
acceder a los datos contenidos en una
hoja de clculo. Esta opcin se activa

Cmo proteger una celda, una

hoja...

-Para limitar el acceso a una hoja de

clculo se utilizan los siguientes
comandos:
MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/PROTEGER
HOJA
Aqu tenemos dos opciones:
1. NO poner contrasea y darle a ACEPTAR. En
este caso, para poder acceder de nuevo a
la hoja de clculo y modificarla bastar con
realizar la siguiente operacin mediante los
comandos:

Cmo proteger una celda, una

hoja...

2. Incluir una contrasea. En este caso,

tendremos que colocar una contrasea, la
cual tendremos que escribirla dos veces. De
este modo, la hoja no ser visible a no ser
que introduzcamos la contrasea.
-Para proteger un libro de Excel
La proteccin de los libros de Excel permite
restringir la modificacin de la estructura de
un libro,pero no restringe el acceso al
contenido de las hojas de clculo que s
pueden modificarse. Esta opcin se activa
mediante los comandos:
MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/PROTEGER

Cmo proteger una celda, una

hoja...

Tambin podemos colocar, opcionalmente, una

contrasea. A travs de esta contrasea ser
posible modificar la estructura del libro.
De la misma forma, se puede desactivar la
proteccin mediante los comandos:
MENU/HERRAMIENTAS/PROTEGER/DESPROTEGE
R LIBRO
Si le hemos puesto contrasea, la pedir y a
partir de all, una vez desprotegido, se podr
modificar la estructura y/o ventanas del libro.

Cmo proteger una celda, una

hoja...

-Para proteger determinadas celdas de

una hoja de clculo
Cuando trabajamos con una hoja de clculo
constantemente, sucede que utilizamos
frmulas, plantillas, etc., las cuales en
muchos casos no deseamos que sean
modificadas, por nosotros accidentalmente o
por otros usuarios de la misma.
De esta forma, cuando protegemos una HOJA
DE CLCULO, estamos protegiendo TODAS

Cmo proteger una celda, una

hoja...

Esto es as porque Excel trae, por defecto, la

opcin de proteger todas las celdas de una
hoja cuando activamos la proteccin de
hojas.
Sin embargo, para desproteger las celdas que
NO contengan frmulas, o que podrn ser
modificadas, antes de proteger la hoja
deberemos desactivar la opcin de
proteccin que contiene mediante los
comandos:
MENU/FORMATO/CELDAS/PROTEGER

Cmo proteger una celda, una

hoja...

Esto lo realizaremos para cada celda o

conjunto de celdas que queramos
desproteger,es decir, que se desean o
puedan ser modificadas posteriormente por
cualquier usuario.
Por lo tanto, esta operacin deber realizarse
en las celdas que contengan datos que
puedan variar y ANTES de proteger la hoja.

Cmo insertar imgenes,

cuadros de texto...

En una hoja de clculo tambin podemos

introducir imgenes ya sea desde archivo,
prediseadas, de Word Art y autoformas.
Para insertar imgenes en la hoja de clculo
se utilizan los siguientes comandos:
MENU/INSERTAR/IMAGEN
Y seleccionamos qu tipo de imagen
deseamos insertar.

Cmo insertar imgenes,

cuadros de texto...

Si la imagen a insertar est dentro de un

archivo, habr que especificar la ubicacin
de ste.
La primera carpeta que se abre es la de Mis
imgenes, pero puede desplegarse la
pestaa donde dice Buscar en y
seleccionar la ubicacin correcta de la
imagen.
Para insertar las imgenes prediseadas que
trae Office, dibujos, cuadros de texto etc. lo

Cmo insertar imgenes,

cuadros de texto...

Si no est visible, puede activarse mediante

los siguientes comandos:
MENU/VER/BARRA DE HERRAMIENTAS
Y activamos la opcin DIBUJO.

Cmo importar un archivo

a/desde el formato de Excel

Una de las prestaciones del paquete Office

consiste en la compatibilidad entre las
diferentes aplicaciones que lo componen.
Por ejemplo, se pueden importar archivos
desde Word a Excel. Por ejemplo, tenemos
una tabla en Word y queremos trasladarla a
Excel para realizar clculos con su
contenido. Lo nico que tenemos que hacer
es copiar la tabla en el portapapeles y
pegarla en la hoja de clculo con el pegado

Cmo importar un archivo

a/desde el formato de Excel

Mediante estos comandos:

MENU/EDICION/PEGADO ESPECIAL
Tambin se podra realizar la operacin contraria
si tenemos un archivo de Excel y lo pasamos
a Word.
Se acta de la misma manera, copiando la tabla
en el portapapeles y luego para copiarlo en el
Word, nos situamos en la hoja y le damos a
pegado especial, en este caso,

Cmo importar un archivo

a/desde el formato de Excel

Tambin existen otros formatos de pegado

especial.
Al pasar un documento de Excel a Word:
Si pegamos como Hoja de Clculo de Microsoft
Excel Objeto estaramos pegando todo el libro
dentro de la hoja de word, con lo cual,
podramos modificar cualquier dato o frmula
desde all, sin necesidad de volver a la hoja
de clculo original, modificarla y repetir la
opercin de Copiar y Pegado Especial.

Cmo importar un archivo

a/desde el formato de Excel

Si pegamos como Texto sin formato, se copia

solo el texto, sin formato de fuentes, ni de
tablar, ni colores...
Si pegamos como Imagen, se copia como si
fuera una foto, con lo cual no se podr
modificar ningn parmetro del documento.
Si pegamos como mapa de bits es tambin una
formato de imagen mejorada. Ocupa
muchsima memoria y espacio en disco, pero
la imagen es exactamente igual a la que se

Cmo importar un archivo

a/desde el formato de Excel

Al pasar un documento de Word a Excel:

Si pegamos como Objeto Documento Microsoft
Word estaremos copiando, dentro de la hoja
de clculo, el mismo documento pero en
formato word, con lo cual se podr acceder a
cambiar cualquier dato del mismo desde la
hoja de clculo, sin tener que ir al documento
original. El problema es que generalmente
este formato ocupa ms espacio en disco.

Cmo importar un archivo

a/desde el formato de Excel

Al pasar un documento de Word a Excel:

Si pegamos como Imagen (metarchivo
mejorado), se copia como una imagen
vectorial, lo cual, a la hora de utilizar
impresoras de alta resolucin queda mejor
que el mapa de bits, ocupando mucho menor
espacio en disco. No se podr modificar
ningn parmetro del documento con este
formato.

Cmo importar un archivo

a/desde el formato de Excel

Al pasar un documento de Word a Excel:

Si pegamos con Formato HTML se inserta el
contenido del portapapeles con formato de
hipertexto (igual que el que se utiliza para
las pginas web)
Finalmente, si pegamos como Texto Unicode o
Texto, insertaremos como texto, sin
conservar el aspecto de tabla, fuentes, etc.

Cmo introducir comentarios en

la hoja de clculo.

Podemos introducir comentarios en una hoja

de clculo para:
Explicar el contenido de una celda, el
resultado de una frmula, etc.
Introducir o agregar notas referentes al
contenido de las celdas, para aclarar o
explicar lo que queramos, con respecto a ese
trabajo.

Cmo introducir comentarios en

la hoja de clculo.

Para introducir comentarios debemos situarnos

en la celda donde queramos introducirlo y
luego:
Utilizar los comandos:
MERNU/INSERTAR
Y hacemos clic en Comentario
utilizar el botn derecho del ratn y hacer
clic en Insertar Comentario.

Cmo introducir comentarios en

la hoja de clculo.

Nos aparece entonces un cuadro de texto en

color amarillo, el que debemos rellenar con
las aclaraciones o comentarios pertinentes.
La celda en la cual se ha introducido un
comentario quedar marcada de color rojo
en el extremo superior derecho y en cuanto
nos situemos encima con el cursor aparecer
el comentario.
El comentario podr estar siempre visible si,
situndonos sobre la celda que lo contiene,
le damos con el botn derecho del ratn a

Cmo introducir comentarios en

la hoja de clculo.

Para ocultar el comentario y hacerlo slo visible

cuando pulsemos sobre l, habremos de
hacer clic en Ocultar comentario.