Konsep Protokol

DAN
Etiket Sosial

azmail77
PROTOKOL
Perkataan protocol dikatakan berasal
daripada bahasa Yunani iaitu protokollen
yang menggabungkan dua kata dasar,
protos bermakna yang pertama
koll bermakna pelekat

Pelekat yang pertama merujuk sehelai

kertas yang ditampilkan pada dokumen
undang-undang untuk membuktikan
kesahihan.

azmail77
 PROTOKO
L
SATU SISTEM SOPAN SANTUN YANG
PERLU DIAMALKAN DALAM
PERHUBUNGAN RASMI DAN IA JUGA
MERUJUK KEPADA SEGALA PERATURAN
YANG PERLU DIPATUHI DALAM
MENGANJURKAN MAJLIS-MAJLIS RASMI

azmail77
Pengendalian
Majlis Rasmi
Penyediaan senarai jemputan
Susunan keutamaan
Susunan tempat duduk
Tertib di meja makan
Susunan bendera

azmail77
 Penyediaan Senarai
Jemputan
Jenis-jenis senarai jemputan
1. Ringkasan senarai senarai kategori tetamu
dan bilangannya bagi mengelakkan tertinggal
nama
2. Senarai nama nama tetamu mengikut kategari
masing-masing dan tidak perlu mengikut
senarai keutamaan. Ditulis secara terperinci.
3. Senarai keutamaan senarai tetamu mengikut
keutamaan dan hanya ditulis jawatan dan nama
sahaja
azmail77
 Jenis-jenis senarai jemputan
4. Senarai jawapan penandaan jumlah
kehadiran
5. Senarai kehadiran senarai terakhir yang
mengandungi senarai tetamu yang
menjawab untuk hadir (disiapkan 2-3
bulan sebelum majlis). Penyambut tetamu
akan menggunakan senarai ini untuk
menjalankan tugasnya. Nombor kerusi
tetamu biasanya dalam senarai ini.
azmail77
 Susunan keutamaan
Susunan keutamaan ialah garis
panduan yang diadakan dengan
tujuan untuk memberi
penghormatan dan penghargaan
yang sewajarnya kepada seseorang.
Penghormatan ini termasuklah cara
membuat panggilan hormat dan
susunan tempat duduk dalam
sesuatu majlis tertentu dan perkara-
perkara yang berkaitan dengannya.
azmail77
Asas pertimbangan bagi menentukan
susunan keutamaan
1. Pegawai-pegawai perkhidmatan kerajaan
- bermula daripada DYMM Paduka Baginda
Yang di-Pertuan Agong dan YAB Perdana
Menteri sehingga kepada pegawai kerajaan di
peringkat tertentu. Asas ini adalah berpandukan
(a) Jenis jawatan
(b) Gred jawatan
(c) Gaji
(d) Darjah kebesaran
2. Orang awam
- Asas yang diambil kira ialah:
(a) Kedudukan dalam masyarakat
(b) Darjah kebesaran
azmail77
 Anugerah Darjah
Kebesaran
Anugerah kebesaran ini merupakan sesuatu yang
dianugerah atau dihadiahkan raja yang
memerintah sesebuah negeri atau negara atau
kerajaan. Anugerah merupakan pujian secara lisan
atau tulisan dalarn bentuk watikah/sijil atau bentuk
replika seperti keris atau pedang atau dalam
bentuk bintang atau pingat.

azmail77
Susunan taraf keutamaan bagi anugerah
Persekutuan yang telah ditetapkan
mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun
1982 adalah seperti berikut:
1. Seri Pahlawan Gagah Perkasa S.P.
2. Drjh Yg Maha Utama Kerabat D.K.M
Draja Msia
3. Darjah Utama Seri Mahkota D.M.N.
Negara
4. Seri Maharaja Mangku Negara S.M.N.
5. Seri Setia Mahkota Malaysia S.S.M.
6. Darjah Bakti D.B.
7. Panglima Mangku Negara P.M.N.
8. Panglima Seri Mahkota P.S.M.
9. Panglima Setia Diraja
azmail77 P.S.D.
11. Johan Mangku Negara J.M.N
12. Johan Setia Mahkota J.S.M.
13. Kesatria Mangku Nerata K.M.N.
14. Ahli Mangku Negara A.M.N.
15. Pingat Pangkuan Negara P.P.N
16. Bentara Setia Diraja B.S.DD
17. Panglima Gagah Berani P.G.B
18. Jasa Perkasa Persekutuan J.P.P
19. Pingat Tentera Udara P.T.U.
20. Pingat Kebaktian P.B
21. Pingat Khidmat Bakti P.K.B
22. Pingat Perkhidmatan Am P.P.A
23. 24. Kepujian Perutusan K.P.K
Keberanian
25. Pingat Perkhidmatan Setia
azmail77 P.P.S
 Pemilihan Tempat Majlis
Beberapa perkara perlu diambil kira smasa
pemilihan
sesuatu tempat bagi mengadakan rasmi.
Antaranya ialah:

1. Jenis majlis seperti Sukan Tahunan, Majlis Ucapan

dan Penyampaian Hadiah, Perasmian
Perkhemahan Unit Beruniform dan sebagainya.
2. Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi.
3. Sesuai dan berdekatan dengan majlis yang akan
diadakan, contohnya Majlis Ucapan dan
Penyampaian Hadiah dilaksanakan dalam dewan.
4. Mempunyai kemudahan asas yang cukup seperti
elektrik, kerusi meja, tandas, tempat dif dan
sebagainya. azmail77
 Tertib Di Meja Makan
Perbuatan yang perlu dielakkan :
Bercakap dengan mulut yang penuh dengan makanan
Mengunyah gula-gula getah sambil bercakap
Mencelah perbualan orang lain
Bercakap dengan nada yang tinggi
Berbisik-bisik sesama teman
Menggunakan bahasa asing yang tidak difahami orang lain
Mencungkil gigi, mengorek hidung atau telinga
Menghirup sup atau minum dengan mengeluarkan bunyi
Berjenaka berlebihan/ perbualan berbentuk lucah
Meletakkan barang peribadi di atas meja
Berbedak,bergincu atau menyikat rambut
Mengambil makanan secara berlebihan di meja makan secara
buffet
Berpakaian tidak sesuai

azmail77
 Susunan Bendera
Susunan bendera berbeza antara satu majlis
dengan majlis yang lain.
Tedapat tiga peraturan susunan bendera
dilaksanakan berpandukan sesuatu majlis.
Susunan bendera tersebut dilaksanakan
mengikut aturan seperti berikut:
1 - dikibarkan pada tiang.
2 - dalam perarakan.
3 - dibentangkan di belakang pentas.

azmail77
CARA MENGIBARKAN BENDERA PADA
TIANG
Sekiranya dua bendera dikibarkan di majlis
peringkat persekutuan yang diadakan dalam
negeri, maka susunannya adalah seperti berikut:

Sekiranya dua bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri

yang
diadakan dalam negeri berkenaan, maka susunannya adalah
seperti berikut:

azmail77
3-
Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat
negeri, contohnya bendera Malaysia, bendera
negeri dan bendera badan, syarikat atau lain-lain,
maka susunannya adalah seperti berikut:

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat

persekutuan yang
diadakan dalam negeri, contohnya bendera
persekutuan, bendera
negeri dan bendera badan/ syarikat atau lain-lain,
maka susunannya
adalah seperti berikut:

azmail77
 Jika semua bendera negeri dan
persekutuan dikibarkan dalarn
sesuatu majils rasmi, tatacara
susunannya hendaklah disemak
dengan Jabatan Penerangan kerana
kekananan DYMM/TYT adalah berbeza
dari semasa ke semasa. Penyusunan
bendera tersebut bergantung pada
kekananan DYMM/TYT.

azmail77
 Peranan Pengerusi
Majlis/Juruacara
Ciri-ciri Pengerusi Majlis/Juruacara
1 - Berbahasa dengan lancar, teratur dan sebutan yang jelas.
2 - Pengerusi/juruacara tidak perlu mengulas isi-isi ucapan
yang disampaikan oleh tetamu kehormat. Kadangkala
didapati pengerusi/juruacara mengulas isi-isi ucapan
yang disampaikan sehingga mengambil masa yang lama
bagi mengulasnya.
3 - Berani dan tegas.
4 - Bersedia menerima teguran dan pandangan orang lain.

Tugas Utama
1. Mengawal majlis
2. Membuat pengumuman
3. Memberi panduan kepada tetamu atau kepada yang
mengambil bahagian
azmail77
 Penyediaan teks ucapan
Teks yang baik berukuran A4,
Satu mukasurat bagi 1 pengumuman
Cara menyelaknya adalah ke atas atau ke kiri

Kandungan teks perlu mengandungi:

Nama majlis

Mukasurat

Bilangan pengumuman

Panduan (QUE) syarat untuk memulakan

pengumuman
Masa

Pengumuman (ANN) teks pengumuman

Penyediaan teks selalunya untuk :

Majlis perasmian Majlis perpisahan Majlis keraian
azmail77
Majlis Perasmian / Penutup
Sebahagian besar majlis rasmi adalah
tertumpu kepada majlis perasmian dan
majlis penutup sesuatu aktiviti atau acara.
Pengacaraan majlis rasmi bagi majlis
perasmian atau penutupan sesuati acara
perlu dirancang dan dikelolakan dengan
baik dan sempurna.
Atur cara majlis perasmian atau penutup
hendaklah dirancang dan disusun secara
teliti mengikuti urutan yang betul. Masa
ditentukan bagi setiap acara.
Kebiasaannya, majlis perasmian atau
penutup dicetak secara khusus dalam
buku cenderahati. azmail77
 Apabila mengadakan majlis perasmian
atau penutup pada waktu pagi hari-hari
biasa (kecuali hari Jumaat), majlis
hendaklah dimulai pada pukul 9.00 pagi.
Apabila mengadakan majlis pada waktu
petang hari-hari biasa majlis hendaklah
dimulai pada pukul 3.00 petang dan tamat
lebih kurang pukul 6.00 petang.
Majlis rasmi yang diadakan pada hari
Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum
jam 12.15 tengah hari atau selewat-
lewatnya 12.30 tengah hari, Majlis yang
diadakan pada sebelah malam hendaklah
bermula selepas jam 9.00 malam dan
ditamatkan sebelum jam 12.00 malam.
azmail77
 Majlis Perpisahan
Majlis perpisahan perlu diadakan sebelum guru
bertukar atau bersara, apabila melibatkan pertukaran
guru ke negeri lain atau persaraan.
Beberapa peringatan yang perlu diambil kira semasa
mengendalikan majlis perpisahan. Antaranya ialah:
1 - Satu Jawatankuasa Pengelola hendaklah dibentuk bagi
membincangkan beberapa perkara penting seperti
pemilihan tempat, menu, atur cara majlis, penubuhan
Jawataricuasa Kecil (jamuan, hadiah, juruacara,
jemputan, sambutan, persiapan tempat) dan
sebagainya. Selepas itu, semua jawatankuasa bertindak
mengikut peranan yang dipertanggungjawabkan.
2 - Jamuan perpisahan boleh diadakan di hotel, restoran
tertentu, di sekolah dan sebagainya yang sesuai dengan
majlis, bilangan penyertaan, kewangan dan masa.
Kebiasaannya, jamuan nasi diadakan dalam majlis ini
selain ucapan. azmail77
3 - Kad/surat jemputan perlu diedarkan kepada
mereka yang bertukar atau bersara. Surat ini
juga perlu menyatakan sama ada suami/isteri
mereka dijemput sama dalam majlis tersebut.
4 - Urusetia perlu menetapkan jenis pakaian
semasa mengedar surat/kad jemputan.
Kebiasaannya, makan malam bagi majlis
perpisahan, lelaki hendaklah berpakaian batik.
5 - Apabila berlaku pertukaran beberapa orang
guru pada suatu masa dan majlis perpisahan
akan diadakan bagi meraikan mereka,
juruacara hendaklah berbincang dengan
pengetua/guru besar sama ada semua guru
yang bertukar perlu dijemput memberi ucapan
atau hanya seorang wakil sahaja yang akan
berucap.

azmail77
6 - Juruacara hendaklah memaklumkan
terlebih dahulu pihak yang akan berucap
dalam majlis tersebut seawal mungkin.
Peringatan ini supaya mereka dapat
bersedia bagi merangka teks/isi ucapan
dalam majlls tersebut dan membuat
persediaan mental.
7 - Antara tetamu dalam majlis perpisahan
ini ialah guru-guru yang bertukar atau
bersara. Mereka yang bertukar
seharusnya duduk semeja bersama-sama
dengan tetamu kehormat (jika ada),
pengetua/guru besar dan penolong
kanan. azmail77
 Majlis Keraian
Majlis diadakan bagi meraikan mereka yang
berjaya dalam sesuatu bidang dan sebagai
mengucapkan terima kasih dan penghargaan.
Kebiasaannya, dalam majlis keraian diadakan
jamuan nasi atau jamuan separuh berat serta
ucapan. Beberapa peralatan perlu difikirkan
untuk mengadakan majlis keraian ini, iaitu:
1 - Penubuhan Jawatankuasa Pengelola bagi
mengendalikan majils ini seperti pemilihan
tempat, atur cara majlis, jamuan dan
sebagainya.
2 - Jawatankuasa mengambil kira perbelanjaan
dan sumber kewangan.
3 - Jawatankuasa Pengelola menyenaraikan
tetamu jemputan dan kehormat yang perlu
dijemput dalam majlisazmail77
tersebut.
4 - Menentukan mereka yang berucap
(sebaik-baiknya antara dua atau tiga
orang sahaja yang berucap).
5 - Juruacara hendaklah memberitahu
kepada mereka yang akan berucap
terlebih dahulu sebelum majlis
bermula supaya mereka bersedia
dengan teks/isi penting ucapan.
6 - Juruacara juga boleh mengambil
biodata individu yang diraikan dan
membacanya dalam majlis itu (jika
perlu).
azmail77