SISTEM FAIL

Mentadbir persatuan
beberapa perkara berkaitan

Mengurus kewangan
Surat menyurat
Menyimpan fail
Mengadakan mesyuarat
Menentukan matlamat persatuan
supaya dapat dilaksanakan
Sistem fail dan surat menyurat bagi
sesebuah persatuan sangat penting untuk
melicin dan melancarkan perjalanan
persatuan. Tujuan diadakan sistem fail
adalah untuk ;

a) Memudahkan sesuatu rekod dicari

apabila diperlukan tanpa
membuang masa
b) Memastikan maklumt dan rekod
tidak hilang , mudah disediakan dan
disimpan
Sistem fail utama digunakan oleh agensi,
sekolah dan persatuan, iaitu:
Pengelasan fail mengikut abjad
Pengelasan fail mengikut perkara
Pengelasan fail mengikut angka
Pengelasan fail mengikut tempat dan
kawasan
Beberapa jenis surat rasmi yang biasa bagi
sesebuah persatuan di peringkat sekolah,
diantaranya ialah

a) Surat panggilan mesyuarat

(mesyuarat agong/ Jawatankuasa/
Tergempar).
b) Surat perhubungan / pemberitahuan.
c) Surat memohon mengadakan
lawatan.
d) Surat memanggil penceramah
 Perkara perkara asas dalam
surat rasmi, antaranya ialah
a) Logo, nama dan alamat sekolah/persatuan.
b) Nama jawatankuasa tertinggi persatuan (jika
kepala surat dicetak khusus)
c) Nombor fail (rujukan kami dan rujukan tuan)
d) Tarikh
e) Alamat penerima
f) Mengadap atau membuka surat
g) Perkara (tujuan surat itu ditulis)
h) Kandungan surat (seringkas mungkin)
i) Ucapan terima kasih dan penghargaan
j) Cogan kata (jika perlu)
k) Yang menurut perintah / yang menjalankan tugas
l) Tandatangan
m) Nama dan jawatan
Internet mempunyai
kemampuan penyiaran ke
seluruh dunia tanpa batasan
dan sempadan. Internet
merupakan sebuah
infrastruktur informasi global
 Kelebihan penggunaan e-mel dalam
komunikasi seharian berbanding dengan
komunikasi lama. Antaranya;

a) E-mel sangat mudah dan cepat sampai

b) E-mel tidak perlu respons spontan seperti
telefon
c) Si penerima e-mel boleh melakukan tugas-tugas
biasa tanpa digangu oleh e-mel
d) Membolehkan komunikasi secara bertulis
dilakukan
e) E-mel boleh dihantar kepada banyak penerima
f) Bentuk komunikasi yang lebih jelas dan
mengurangkan beberapa halangan komunikasi
 Cara menggunakan e-mel ialah:
a) Melancarkan perisian e-mel, jika terdapat e-mel
baharu, ia akan memaklumkan kepada anda
b) Pilih e-mel yang hendak dibaca dan baca e-mel
dalam peti e-mel
c) Balas kepada penghantar atau kirim mesej
orang lain
d) Simpan mesej untuk kegunaan masa depan
e) Karang e-mel baharu (ini tindakan pertama
yang anda boleh lakukan)
f) Kirim e-mel
 Tugasan 1 (Individu)- 10%
1) Senaraikan ciri-ciri penting sesuatu fail
2) Huraikan format umum dan perkara-
perkara asas yang perlu dicatat dalam
sesuatu surat rasmi serta kemukakan
satu contoh surat rasmi.
3) Tulis surat jemputan mesyuarat
jawatankuasa persatuan yang anda
sertai.
SEKIAN TERIMA KASIH