You are on page 1of 5

Contratos internos, la mejor manera de

llegar a acuerdos.
Cuando hablamos de contratos y de la necesidad de cumplirlos, normalmente pensamos en
abogados, firmas, papeleo, pedidos del cliente, condiciones en los tiempos de entrega,
etctera. Sin embargo, hay un tipo de contrato que debemos tener en cuenta, que debemos
aplicar dentro de nuestras empresas, este tambin es importante cumplirlo al cien por ciento,
el no hacerlo, en muchas ocasiones causar estragos negativos, as como un mal ambiente
laboral o lo que es peor,la mala atencin a los clientes.

Qu son los contratos internos?


Son todos aquellos acuerdos que se hacen entre compaeros y equipo de trabajo dentro de la
empresa, esto puede ser verbal o por escrito. Se piensa que estos acuerdos deben ser
llevados de manera informal, sin embargo, debemos formalizarlos y tratarlos como un
contrato interno.

Cuntas veces nos ha pasado lo siguiente:Solicitamos alguna informacin y la respuesta de


nuestros colegas es: te la envo en un ratoy ese rato se vuelve das o semanas; a menos que
sea urgente, ni uno ni otro le dan la debida importancia a tener la informacin a tiempo. Qu
pasa despus? La cadena de excusas o bsqueda de culpables.
Para evitar esto, aqu te dejamos unos sencillos pasos que puedes seguir y que te ayudarn a
que los acuerdos internos los transformes en contratos y sean cumplidos a cabalidad.
1.- Mensaje claro:No siempre se debe considerar que al dar un mensaje la otra persona lo
comprenda al cien por ciento, los distractores como el celulares o el tener en la mente ms
actividades, los mensajes no llegan a ser tan claros como pensamos. En los contratos internos
debemos corroborar con nuestro colega que toda instruccin est clara y entendida.
Despus de una conversacin donde establezcamos los acuerdos, redactemos un correo
electrnico mencionando los puntos que se acordaron, es decir, documentar los acuerdos que
sean relevantes o los que, de no cumplirse en tiempo y forma, podran poner en riesgo algn
punto de la operacin o de la atencin al cliente.

2.- Pocos destinatarios:A quin no le ha pasado que recibe un email donde vienen en el
destinatario varias personas incluyndote a ti? qu debes hacer? Leerlo todo y enterarte que
solo era para tu informacin. Desde mi punto de vista, entre menos emails de este tipo reciba
un lder de departamento, significar que la comunicacin, la relacin entre pares y los
contratos internos se est respetando.
En los contratos internosdirigir un escrito a una persona e involucrados a los que de alguna u
otra manera deben participar en esa accin o estar enterados.
La prxima vez que redactes un email, cercirate de a quienes involucrars, si las personas
que copiaras realmente debern estar enteradas, tus colegas y jefes te agradecern toda la
vida. Si este fuera el caso, donde debes informar y dividir las tareas te recomiendo que en el
cuerpo del correo separa las tareas, utiliza algunos signos, como el de arroba @ y junto a l
coloca el nombre de la persona duea de esa informacin y responsable de la respuesta.
Por ejemplo. @Gerardo. FYI (Para tu informacin) @Jorge. revisa info del cliente.
3.- Fechas lmite: Es importante que al establecer un contrato interno tambin se establezcan
las fechas de entrega, de inicio o de avance. No est permitido decir, te lo envo maana o al
rato tienes la informacin. Lo mejor es establecer fechas definidas y as evitar suposiciones o
malas interpretaciones y tener que escuchar: era para hoy?
Si vemos que el tiempo se acerca y no es posible cumplir con la expectativa marcada,
entonces debemos volver a negociar una nueva fecha. Siempre con la idea de superar
expectativas, si solicitas uno o dos das ms para finalizar, trata te entregarlo antes.

4.- Respuesta:Especialmente cuando interactuamos va correo electrnico, normalmente


uno esperara una respuesta, sin embargo, no siempre pasa. Debemos asegurarnos de no
dejar sin responder los emails, es muy molesto enviar correos electrnicos o solicitar
informacin y que no se reciba respuesta alguna.
Las respuestas deben ser claras, y concretas, no todos tienen el tiempo de leer e interpretar
lo que buscas responder, por tal motivo, siempre una respuesta directa es mejor.

5.- Usa los canales adecuados:No todo se debe tratar por correo electrnico. Las llamadas
telefnicas, las conversaciones uno a uno o las juntas tambin deben usarse para la solucin
de situaciones o de reparticin de tareas, debe existir un balance adecuado y respetar los
tiempos de nuestros colegas.

You might also like